b. Buku agenda kembar Adalah buku agenda yang dipergunakan mencatat surat masuk dan surat keluar
secara sendiri-sendiri.
Tabel 2.Contoh Format Buku Agenda Masuk No.
Tanggal Terima
Nomor Agenda
Pengirim Surat
Isi Ringkasan
Ket. Tanggal
Nomor 1.
5 Agustus 2015
001 PT Sejahtera, Jln.
Raya Bogor,
KM.29 Jakarta 2 Agustus
2015 002AV
III15 Pesanan 25
Pc Komputer
-
2. 7 Agustus
2015 002
PT Sejahtera, Jln. Raya
Bogor, KM.29 Jakarta
7 Agustus 2015
005PVI II15
Pengiriman 25
Pc Komputer
-
Tabel 3. Contoh Format Buku Agenda KeluarBuku Verbal No.
No. Verbal
Tanggal Surat
Tanggal Kirim
Dikirim Kepada Isi
Ringkasan Ket.
Instansi Alamat
1. 001
7 Agustus 2015
09 Agustus 2015
PT Indah
Amerta Jalan
Raya Bandung, No.
15, Bandung Pengiriman
30 buah AC -
2. 002
9 Agusus 2015
9 Agustus
2015 Kantor
Pajak Jln.
TMP Kalibata,
Jakarta Pengiriman
25 Pc
Komputer -
c. Buku Agenda Berpasangan Adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar
dalam satu buku. Halaman sebelah kiri untuk mencatat surat masuk dan halaman sebelah kanan untuk mencatat surat keluar.
Tabel 4. Contoh Format Buku Agenda Berpasangan
Tgl. Teri
ma No.
Agenda Diterima
Dari Tgl.N
o. Surat Masuk
Isi Surat
Lamp. Diter
uskan ke
Ket. No.
Tgl. Surat
Dikirim kepada
Isi Surat
Lamp Ket.
4. Alur Pengurusan Surat Masuk Sistem Buku Agenda
Bagan 1. Alur Pengurusan Surat Masuk Sistem Buku Agenda
a. Penyortiran
Penyortiran adalah kegiatan memilah-milah surat untuk diolah lebih lanjut. Tujuan penyortiran surat adalah:
1. Untuk mengetahui volume atau banyaknya surat masuk, 2. Untuk menentukan prioritas penanganannya,
3. Untuk mempermudah pengawasan.
b. Pembukaan Sampul Surat
Surat dibuka dengan peralatan yang sesuai Hand Opener. Lalu cocokkan alamat dalam dan alamat pada amplopnya, Apabila data alamat pada amplop berbeda
dengan isi surat, amplopnya disatukan di belakang surat dengan stapler. Periksa kelengkapan surat, apabila lampiran surat tidak lengkap informasikan kepada
pengirim surat.
c. Pemberian Tanggal Dan Pemeriksaan Lampiran
Setelah isi amplop dikelurarkan, sebelum dicatat kedalam buku agenda, terlebih dahulu harus dibubuhkan stempel agenda pada ruang kosong dibagian atas
halaman pertama dari surat tersebut.Stempel agenda harus memuat tanggal penerimaan surat, hari dan jam penerimaan surat, nomor agenda, tanggal surat
diteruskan dan tanda tangan petugas agenda. PENYORTIRAN
PEMBUKAAN SAMPUL SURAT
PEMBERIAN TANGGAL DAN PEMERIKSAAN LAMPIRAN
MEMBACA, MEMBERI GARIS BAWAH DAN MEMBUAT CATATAN
PENTING
PENGANGGENDAAN SURAT PENGARAHAN SURAT
MASUK PENGGANDAAN SURAT
MASUK
PENDISTRIBUSIANPENYA MPIAN SURAT
PENYIIMPANAN SURAT
Setelah stempel dibubuhkan, kegiatan selanjutnya adalah pemeriksaan kelengkapan surat, seperti kesesuaian nomor surat dengan nomor amplop, alamat,
lampiran.
d. Membaca, Memberi Garis Bawah Dan Membuat Catatan PentingMemberi Tanda
Setelah selesai diberi cap, surat kemudian dibaca sampai selesai dan menggaris bawahi kata-kata atau kalimat yang dianggap penting. Sehingga memudahkan
pimpinan dalam menindaklanjuti surat tersebut.
e. Pengagendaan Surat
Merupakan kegiatan mencatat surat ke dalam buku agenda dengan cara memberi nomor urut surat tersebut.
f. Pengarahan Surat
Pengarahan surat biasanya dituliskan pada lembar disposisi. Disposisi adalah catatan berupa saran tanggapaninstruksi setelah surat dibaca oleh pimpinan.
Disposisi dibedakan atas 2 macam: 1. Disposisi langsung adalah disposisi yang langsung ditulis pada lembaran surat.
2. Disposisi tidak langsung adalah disposisi yang dituliskan pada lembaran tersendiri lembaran disposisi
Gambar 1. Lembar Disposisi
Rahasia Penting
Biasa
No. Agenda Tanggal
: :
Perihal Tanggal
Asal :
: :
InstansiInstruksi Diteruskan kepada
1. 2.
3. 4.
5.
Catatan
