a. Nama, lambang, urutan instansi tertinggi, kedudukan dan alamat instansi harus jelas tanpa singkatan
sesuai peraturan terkait dan ditutup dengan garis penutup.
b. Tanggal surat: Penulisan tanggal surat dinas, tidak perlu didahului
nama kota karena sudah tercantum dalam alamat instansi pada kepala surat. Nama bulan tidak boleh
disingkat atau ditulis dengan angka. Tahun juga ditulis lengkap, tidak disingkat dengan tanda koma
diatas. Ditulis di kanan sebaris dengan nomor surat
Contoh: 20 Mei 2006.
Nomor surat
Kata nomor ditulis lengkap dan diikuti tanda titik dua. Garis miring yang
digunakan pada nomor dan kode surat tidak didahului dan tidak diikuti spasi.
Kemudian angka tahun ditulis lengkap tidak diikuti tanda baca apapun.
Contoh : Nomor : 269H.23.1.FBDT2008
e. Lampiran Kata lampiran ditulis lengkap dan diikuti tanda titik
dua, kemudian dicantumkan jumlah dan nama barang yang dilampirkan, serta tidak diikuti tanda baca
apapun. Penulisan jumlah yang dilampirkan dengan huruf, kecuali jumlah kata bilangan lebih dari dua
kata. Diketik dibawah nomor
Contoh : Lampiran: dua puluh lembar atau lampiran : 21 lembar
Apabila tidak ada yang dilampirkan, maka kata lampiran tidak perlu dicantumkan.
f. Hal surat Cukup mencantumkan kata hal, karena lebih
singkat. Pokok surat yang dicantumkan diawali huruf kapital pada setiap kata dan tidak perlu
digaris bawahi. Diketik dibawah lampiran
Contoh : Hal : Laporan Pelaksanaan Pemusnahan Arsip
h. Isi surat h. Isi surat
Singkat, bahasa baku, menyesuaikan perihal surat Singkat, bahasa baku, menyesuaikan perihal surat
Terdiri pendahuluan, isi pokok, dan penutup. Terdiri pendahuluan, isi pokok, dan penutup.
Awal kalimat pendahuluan isi surat dinas diketik di Awal kalimat pendahuluan isi surat dinas diketik di
bawah dan sejajar dengan alamat tujuan. bawah dan sejajar dengan alamat tujuan.
1. Surat dinas ditujukan kepada nama jabatan pada 1. Surat dinas ditujukan kepada nama jabatan pada
unit organisasi yang dituju bukan instansi unit organisasi yang dituju bukan instansi
2. Surat dinas yang ditujukan kepada Pejabat 2. Surat dinas yang ditujukan kepada Pejabat
PemerintahPejabat Negara ditulis dengan urutan PemerintahPejabat Negara ditulis dengan urutan
sebagai berikut : sebagai berikut :
a. Nama jabatan; b. Alamat; c. Kota diikuti Kode Pos. a. Nama jabatan; b. Alamat; c. Kota diikuti Kode Pos.
Contoh : Yth. Rektor Unsoed Contoh : Yth. Rektor Unsoed
Jalan Dr. Soeparno Grendeng Karagwangkal Jalan Dr. Soeparno Grendeng Karagwangkal
di di
Purwokerto 53122 Purwokerto 53122
Apabila menggunakan sapaan Ibu, Bapak, Sdr, diikuti Apabila menggunakan sapaan Ibu, Bapak, Sdr, diikuti
dengan nama orang dan tidak diikuti dengan gelar dengan nama orang dan tidak diikuti dengan gelar
i. Penandatanganan surat. Nama jabatan diketik dibagian kanan bawah, diakhiri
