i. Penandatanganan surat. Nama jabatan diketik dibagian kanan bawah, diakhiri
dengan tanda baca koma , Nama jabatan penanda tangan ditulis dengan huruf
kapital pada setiap awal kata, tanpa diberi tanda baca apapun lengkap dengan gelar akademik.
Nama jabatan ini tidak perlu di tulis lengkap karena nama unit organisasi sudah dicantumkan lengkap pada
kepala surat. Penulisan nama pejabat penanda tangan surat, ditulis dengan huruf kapital pada setiap awal
kata. Sedangkan NIP ditulis dengan huruf Kapital namun tanpa diikuti tanda baca apapun.
contoh: Dekan,
Tanda Tangan Nama Pejabat
NIP ………….
i. Tembusan Kata tembusan diikuti tanda baca titik dua tanpa
digarisbawahi dan tidak perlu menggunakan kata kepada Yth, disampaikan kepada Yth, dan tidak perlu
menambah kata sebagai laporan atau arsip. Sebutan ibu, bapak dan sdr digunakan apabila diikuti dengan
nama orang. Contoh :
Tembusan : 1. Rektor Universitas Jenderal soedirman sebagai
laporan 2. dst.
atau Tembusan : 1. Bapak Nama Pejabat
SURAT KEPUTUSAN
kebijakan dan merupakan pelaksanaan peraturan yang lebih tinggi atau yang
sederajat, yang bersifat mengikat secara individual dan konkrit, serta berlaku
untuk jangka waktu tertentu. Contohnya keputusan di bidang
kepegawaian, penetapan tim kerja
Memo dan nota dinas: surat khusus yang dipakai antarpejabat di
lingkungan suatu lembaga. Pemakaian memo tersebut berbeda dengan memo
pribadi.
Memo pribadi dipakai oleh perseorangan dan dapat dikirim kepada siapa saja asal
orang yang dituju sudah kenal baik dengan pengirim memo pribadi itu.
MEMO DAN NOTA DINAS MEMO DAN NOTA DINAS
Memo: Memo merupakan singkatan dari kata
memorandum yang berasal dari kata memory yang berarti ingatan.
Nota: Istilah nota berasal dari kata note yang
berarti catatan.
Persamaan Memo dan Nota:
- digunakan untuk keperluan intern lembaga - tidak perlu dicantumkan
identitas lembaga, cukup nama lembaga
Lebih fleksibel dalam format dan isi surat
Memo Memo
-
vertikal ke atas vertikal ke atas
atau atau
ke bawah, ke bawah,
horizontal horizontal
-
Fungsi Fungsi
mengingatkan mengingatkan
Nota Nota
-
Vertikal ke bawah, Vertikal ke bawah,
horizontal horizontal
-
Fungsi Fungsi
menjabarkan menjabarkan
secara rinci isi secara rinci isi
surat surat
keputusan atau keputusan atau
surat instruksi surat instruksi
yang yang
dianggap perlu dianggap perlu
ditindaklanjuti ditindaklanjuti
Perbedaan Memo dan Nota
TAMBAHAN TAMBAHAN
TAPI TAPI
PENTING PENTING
Keamanan Keamanan
Dibaca orang tertentu petugas tutup mulut Dibaca orang tertentu petugas tutup mulut
Kecepatan dn Ketepatan Kecepatan dn Ketepatan
Cepat selesai Cepat selesai
Tepat isi, klasifikasi, konsep de el el Tepat isi, klasifikasi, konsep de el el
Pertanggungjawaban Pertanggungjawaban
Isi, format, prosedur, keabsahan, kewenangan Isi, format, prosedur, keabsahan, kewenangan
Keterkaiatan Keterkaiatan
Harus diarsip Harus diarsip
Pembakuan Pembakuan
Bentuk, nomor, penandatanganan sesuai Bentuk, nomor, penandatanganan sesuai
instansi instansi
Pada prinsipnya pimpinan tertinggi yang Pada prinsipnya pimpinan tertinggi yang
berhak menandatangani surat berhak menandatangani surat
Jika berhalangan dapat diwakilkan atas dasar Jika berhalangan dapat diwakilkan atas dasar
pelimpahan wewenang yang dinamakan pelimpahan wewenang yang dinamakan
BERTINDAK ATAS KUASA BERTINDAK ATAS KUASA
Ada beberapa bentuk Ada beberapa bentuk
Mis. Mis.
Atas nama a.n. Atas nama a.n.
Urusan bagian u.b. Urusan bagian u.b.
Atas nama a.n. Atas nama a.n.
apabila pimpinan melimpahkan wewenangnya apabila pimpinan melimpahkan wewenangnya
kepada bawahannya untuk menandatangani kepada bawahannya untuk menandatangani
surat, pelimpahan wewenang semacam ini surat, pelimpahan wewenang semacam ini
harus memenuhi ketentuan : harus memenuhi ketentuan :
- pelimpahan wewenang harus dalam bentuk - pelimpahan wewenang harus dalam bentuk
tertulis. tertulis.
- menteri wewenang yang dilimpahkan harus - menteri wewenang yang dilimpahkan harus
merupakan tugas dan tanggung jawab pejabat merupakan tugas dan tanggung jawab pejabat
yang menerima pelimpahan wewenang. yang menerima pelimpahan wewenang.
- tanggung jawab sebagai akibat - tanggung jawab sebagai akibat
penadatanganan surat tetap ada ditangan penadatanganan surat tetap ada ditangan
pimpinan yang melimpahkan wewenang. pimpinan yang melimpahkan wewenang.
untuk beliau u.b. untuk beliau u.b.
Sebutan untuk beliau digunakan jika pejabat yang diberi Sebutan untuk beliau digunakan jika pejabat yang diberi
wewenang itu melimpahkan kembali wewenang wewenang itu melimpahkan kembali wewenang
tersebut kepada pejabat dibawahnya. Pelimpahan tersebut kepada pejabat dibawahnya. Pelimpahan
wewenang semacam ini harus memenuhi ketentuan : wewenang semacam ini harus memenuhi ketentuan :
- pelimpahan wewenang harus mengikuti urutan hanya - pelimpahan wewenang harus mengikuti urutan hanya
sampai dua tingkat struktur dibawah pejabat pemberi sampai dua tingkat struktur dibawah pejabat pemberi
wewenang yang pertama. wewenang yang pertama.
- Materi yang ditangani merupakan tugas dan tanggung - Materi yang ditangani merupakan tugas dan tanggung
jawabnya. jawabnya.
- Dapat dipergunakan oleh pejabat yang ditunjuk - Dapat dipergunakan oleh pejabat yang ditunjuk
sebagai pemangku jabatan sementara Pjs. atau yang sebagai pemangku jabatan sementara Pjs. atau yang
mewakili. mewakili.
- Tanggung jawab berada pada pejabat yang telah diberi - Tanggung jawab berada pada pejabat yang telah diberi
kuasa. kuasa.
Contoh penggunaan atas nama a.n. Contoh penggunaan atas nama a.n.
a.n. Dekan a.n. Dekan
Kategori