3. Harus terdapat budget atau standar atau norma kerja dan tarif gaji yang memadai.
4. Secara periodik dan surprise harus dilakukan pengamatan atau pembayaran gaji dan upah dan pencatatan kehadiran.
5. Harus ada prosedur yang baik mengenai pembayaran gaji. 6. Dikembangkan pengawasan fisik ketiga oleh karyawan sendiri mengenai
kabenaran gaji yang diterimanya dengan prestasi yang diberikan. 7. Untuk mengembangkan internal check yang baik, sistem pencatatan absensi
menggunakan absensi. 8. Tunjangan dan potongan berikutnya penjumlahan telah benar dan telah
melalui pengecekan. 9. Sedapat mungkin petugas kas meneliti tiap karyawan yang akan mengambil
gaji baik mengenai orangnya maupun tanda tangannya. 10. Harus dicek bahwa karyawan yang tercantum di dalam daftar gaji itu,
memang berhak untuk dicantumkan dalam daftar gaji. 11. Perlu dicek bahwa potongan-potongan yang dilakukan dari gaji adalah benar
dan dapat dipertanggung jawabkan.
D. Bagian yang Terlibat dalam Penggajian dan Pengupahan
Bagian-bagian yang terlibat dalam penggajian dan pengupahan yang memegang peranan penting dalam menunjang berhasil atau tidaknya suatu
struktur pengendalian intern, karena di dalamnya tercakup tindakan, kebijaksanaan, dan prosedur yang mencerminkan sikap keseluruhan
Universitas Sumatera Utara
manajemen puncak, dewan direksi, komisaris, dan pemilik satuan usaha terhadap pengendalian dan kepentingannya terhadap satuan usaha tersebut.
Unsur lingkungan pengendalian merupakan unsur yang bersifat umum dan berlaku untuk semua siklus kegiatan perusahaan termasuk penggajian dan
pengupahan. Pemisahan fungsi yang berkaitan dengan penggajian dan pengupahan
pada PT Bank SUMUT adalah: 1. Fungsi Penerimaan Dan Pemberhentian Karyawan
Penerimaan dan pemberhentian karyawan dilakukan oleh bagian personalia. Jika ada bagian yang memerlukan pegawai maka bagian tersbut
membuat suatu permintaan kepada bagian personalia, dengan membuat suatu formulir yang berisikan karyawan yang dibutuhkan, tingkat
kecakapan, kapan dibutuhkan, dan bagian mana yang membutuhkan. Pekerjaan yang terdapat pada perusahaan ini terdiri dari dua golongan
besar yaitu pegawai staff dan pegawai no staff. Penerimaan pegawai dilakukan dengan dua cara yaitu mengangkat orang dari dalam perusahaan
dan menerima dari luar. Mencari pegawai dari dalam perusahaan yaitu memilih pegawai yang
dianggap mampu dari pegawai yang ada dalam perusahaan berdasarkan promosi dari kepada bagiannya. Mencari pegawai dari luar perusahaan
dibenarkan apabila ada lowongan dan sesuai dengan anggaran tahunan yang telah ditetapkan. Perekrutan pegawai dari luar dilakukan melalui
surat lamaran, seleksi, wawancara, dan psikotest.
Universitas Sumatera Utara
Surat lamaran yang termasuk harus melampirkan : •
Surat permohonan •
Photo Copy Ijazah Terakhir •
Photo Copy KTP •
Pas Photo •
Daftar Riwayat Hidup Sesuai dengan kebijakan perusahaan, penerimaan pegawai staff harus
menjalani masa percobaan sebelum diangkat menjadi pegawai penuh. Lama masa percobaan yang ditetapkan oleh perusahaan bagi setiap
pegawai tersebut adalah 3 bulan, namun bila pegawai yang bersngkutan dianggap belum mampu masa percobaan akan ditambah kembali oleh
perusahaan selama 3 bulan, dan begitu seterusnya. Pengangkatan pegawai dilakukan melalui surat pengangkatan yang
dibuat oleh bagian personalia yang diketahui oleh direksi. Surat tersbut dikirim ke bagian pegawai tersbut ditempatkan, bagian keuangan dan
disimpan oleh bagian personalia sebagai arsip. Pemberhentian pegawai dapat dilakukan atas dasar :
• Diberhentikan karena merugikan bank, misalnya : melanggar peraturan, pencurian, tidak hadir dalam waktu melebihi batas yang ditetapkan dan
lainnya, •
Permohonan sendiri, pegawai bersangkutan mengajukan surat permohonan berhenti kepada bagian personalia dan karyawan tersebut
diberikan pesangon sesuai peraturan Depnaker,
Universitas Sumatera Utara
• Pensiun, telah sampai usia 55 tahun atau dengan permohonan pensiun.
2. Fungsi Pencatatan Waktu Hadir Pencatatan waktu hadir bagi pegawai baik pegawai staff maupun nonstaff
dikantor direksi dilakukan oleh bagian personalia. Pencatatan daftar hadir dilakukan secara terbuka, artinya seluruh karyawan dapat melihat daftar
hadir tersebut.Jika ada karyawan yang sakit harus cepat diberitahu kepada pihak yang berkepentingan.Jika tidak ada pemberitahuan maka karyawan
tersebut dianggap mangkir.Dari dokumen ini dapat diketahui apakah karyawan bekerja penuh, lembur, atau mangkir.Sehingga dapat diketahui
jumlah gaji dan upah yang diterima oleh karyawan. 3. Fungsi Pembuatan Daftar Gaji Dan Upah
Berdasarkan daftar hadir, daftar lembur, dan dokumen lainnya yang dibuat oleh bagian personalia, maka diadakan perhitungan gaji dan upah
ditambah dengan tunjangan-tunjangan, dan unsur-unsur penambah gaji dan upah lainnya, dan dikurangi dengan potongan-potongan yang mengurangi
gaji dan upah. Fungsi ini dilaksanakan oleh taxation section, dimana salah satu bagian dari accounts department departemen akuntansi ini juga
bertanggung jawab membuat daftar gaji dan upah dan juga mencatat semua yang berhubungan dengan gaji dan upah.
4. Fungsi Pembayaran Gaji Dan Upah Fungsi pembayaran gaji dan upah dilakukan oleh Account
Administration Section. Salah satu bagian dari Account Department ini mengeluarkan sejumlah dana berdasarkan daftar gaji dan upah yang dibuat
Universitas Sumatera Utara
oleh Taxation section dan otorisasi dari Director Accounts Direktur Keuangan. Pembayaran gaji dan upah dilakukan pada tanggal 25 setiap
bulannya.Pembayaran gaji pegawai staff dan non staff dilakukan dikantor oleh Account Administration Section dimana setiap pegawai mengambil
gajinya masing-masing di rekening tabungan. 5. Fungsi Akuntansi
Dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan, fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam
hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah karyawan misalnya utang gaji dan upah karyawan .
Adapun Faktor-faktor yang mempengaruhi basarnya gaji dan upah pada PT Bank SUMUT Cabang Medan Iskandar Muda adalah:
Kemampuan Dan Kesediaan Perusahaan Apabila kemampuan dan kesediaan perusahaan untuk membayar
semakin baik maka tingkat gaji dan upah akan semakin besar. Tetapi sebaliknya jika kemampuan dan kesediaan perusahan untuk membayar
kurang maka tingkat gaji dan upah relative kecil. Produktivitas Kerja Karyawan
Jika produktivitas kerja karyawan baik dan makin banyak maka kompensasi akan semakin besar. Sebaliknya kalau produtivitas kerjanya
buruk serta sedikit maka gaji dan upahnya kecil. Pemerintah Dengan Undang-Undang dan Keppres
Pemerintah dengan undang-undang dan keppres menetapkan besarnya
Universitas Sumatera Utara
batas gaji dan upah minimum. Posisi Jabatan Karyawan
Karyawan yang menduduki jabatan lebih tinggi akan menerima gaji lebih besar. Sebaliknya karyawan yang menduduki jabatan yang lebih
rendah akan memperoleh gaji yang lebih kecil. Prosedur perhitungan Gaji dan Upah pada PT. Bank SUMUT dilakukan
dengan prosedur yaitu: Perhitungan gaji untuk karyawan yang berlaku pada PT. Bank SUMUT :
Gaji pokok : Rp. xxx
Tunjangan Jabatan : Rp. xxx
Tunjangan Keahlian : Rp. xxx
Lembur : Rp. xxx
Total Gaji Kotor :
Rp. xxx
Potongan Uang makan : Rp. xxx Bon-bon
: Rp. xxx PPh
: Rp. xxx
Total Gaji Bersih : Rp. xxx
Fasilitas-fasilitas lain yang bisa menambah pendapatan karyawan misalnya:
a. Uang Makan Uang yang dibayarkan kepada karyawan sebagai fasilitas tambahan setiap
bulanya.
Universitas Sumatera Utara
b. Transportasi Uang yang dibayarkan setiap bulan sebagai tambahan pendapatan bagi
karyawan. c. Lembur Overtime
Upah yang dibayarkan kepada karyawan apabila bekerja melebihi jam kerja normal yang telah disebutkan diatas. PT. Bank SUMUT membagi lemburnya
atas 2 jenis yaitu: Lembur Biasa yaitu lembur dilakukan pada hari kerja dari hari senin sampai dengan hari jum’at dan Lembur Khusus adalah lembur yang
dilakukan pada hari libur yaitu hari sabtu dan hari minggu. d. Bonus
Bonus adalah pendapatan yang diberikan perusahaan kepada karyawan apabila perusahaan mendapatkan keuntungan pada satu tahun fiskal, besarnya
pemberian bonus ini ditetapkan sesuai dengan kebijakan perusahaan dengan tujuan untuk memicu semangat kerja dan produktifitas karyawan sehingga para
karyawan bisa bekerja dan termotivasi untuk dapat bekerja dengan lebih baik lagi.
e. Premi Insentif Pendapatan yang diberikan kepada keryawan, karena karyawan tersebut
menunjukan kedisiplinan yang baik dengan datang tepat waktu setiap harinya dan mematuhi semua peraturan perusahaan dengan semestinya.Premi
dibayarkan 10 dari gaji pokok selama sebulan. f. Tunjangan-Tunjangan
• Tunjangan Hari Raya
Universitas Sumatera Utara
Tunjangan yang diberikan kepada karyawan yang merayakan hari besar agamanya.Besarnya adalah satu bulan gaji dan diberikan 2 minggu
sebelum hari raya. • Tunjangan Kesehatan
Perusahaan memberikan kepada karyawan asuransi jiwa. Jadi setiap karyawan sudah mendapatkan jaminan biaya kesehatan.
Pembayaran gaji karyawan dilaksanakan setiap tanggal 25 setiap bulannya. Adapun besarnya gaji yang diterima setiap karyawan yang bekerja selain
berdasarkan jenjang jabatanya adalah sesuai dengan Upah Minimum Propinsi UMP yang telah ditetapkan oleh pemerintah daerah.
Jadwal kerja perusahaan adalah sebagai berikut Masuk Kerja Pukul
: 08.00 – 13.00 Istirahat
: 13.00 – 14.00 Masuk Kembali
: 14.00 – 17.00
Hari kerja aktif adalah 5 lima hari dalam satu minggu yaitu mulai hari senin sampai dengan hari jum’at dan libur pada hari sabtu dan minggu, serta hari libur
yang telah ditetapkan pemerintah atau ada hari libur khusus yang dibuat oleh perusahaan.
PT Bank SUMUT juga memberikan cuti khusus terhadap karyawannya untuk tidak bekerja dan akan tetap mendapatkan gaji penuh. Cuti tersebut
meliputi: Cuti sakit
Cuti yang diberikan kepada karyawan karena sakit. Cuti ini harus disertai
Universitas Sumatera Utara
dengan surat keterangan dari dokter yang menyatakan bahwa karyawan tersebut memang sakit adanya,
Cuti khusus Cuti yang diberikan kepada karyawan karena pernikahan, melahirkan,
kemalangan, atau hal-hal yang sifatnya dianggap sangat mendesak.
E. Dokumen Yang Digunakan
