dengan surat keterangan dari dokter yang menyatakan bahwa karyawan tersebut memang sakit adanya,
Cuti khusus Cuti yang diberikan kepada karyawan karena pernikahan, melahirkan,
kemalangan, atau hal-hal yang sifatnya dianggap sangat mendesak.
E. Dokumen Yang Digunakan
Ada beberapa dokumen, formulir dan catatan-catatan yang digunakan oleh PT. Bank SUMUT dalam sistem penggajian ini, antara lain:
1. Kartu Jam Hadir Kartu jam hadir adalah dokumen yang digunakan sebagai pencatat
waktu. Kartu ini berisi pengenal karyawan, bagaimana dia bekerja, jam masuk dan jam keluar pada pagi hari, siang hari, malam hari dan pada
saat karyawan lembur, 2. Laporan Absensi Atau Bukti Kehadiran Buku Asisten,
3. Slip Gaji Dan Upah
Slip gaji dan upah adalah lembaran yang mencantumkan jumlah gaji dan upah pokok, tunjangan tunjangan, potongan-potongan dan jumlah gaji
dan upah bersih karyawan. Lembar ini harus ditandatanagani karyawan pada saat mengambil gaji dan upah,
4. Daftar Lembur Karyawan Setiap slip gaji yang menyatukan permohonan untuk mendapatkan iziz
lembur dari bagian yang berwenang disetujui yang membuat jam lembur dan yang diperlukan untuk kerja lembur, maka dibuat daftar lembur
Universitas Sumatera Utara
karyawan, izin ini harus disetujui oleh pimpinan, 5. Buku Harian
Buku harian merupakan buku yang mencatat semua transaksi yang berhubungan gaji dan upah karyawan,
6. Surat Kesepakatan Kerja Surat kesepakatan kerja ini merupakan bukti bahwa karyawan adalah
bahagian dari perusahaan. Dokumen ini memuat identitas karyawan dan jabatan. Surat ini ditandatangani oleh karyawan yang berarti telah
disetujui.
F. Prosedur Penggajian Dan Pengupahan
1. Prosedur penggajian yang dilakukan oleh PT Bank SUMUT adalah sebagai berikut:
a. Prosedur Pencatatan Waktu Hadir Pencatatan waktu hadir dilakukan pada bagian operasional dengan
menggunakan sistem finger scan yang di isi secara otomatis dengan langsung masuk ke komputer pencatat waktu. Bagi karyawan tetap
memperoleh gaji pada setiap bulan yang jatuh pada tanggal yang sudah di tentukan pada tanggal 25 akhir bulan. Daftar hadir ini juga
berfungsi untuk menentukan apakah karyawan bekerja di perusahaan dalam jam biasa hari kerja atau jam lembur sehingga menentukan
karyawan menerima gaji saja atau menerima tunjangan lembur. b. Prosedur Pembuatan Daftar Gaji Dan Upah
Surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru,
Universitas Sumatera Utara
kenaikan pangkat bagi karyawan, pemberhentian karyawan, daftar gaji sebelumnya adalah merupakan sumber data yang dipakai untuk
pembuatan daftar gaji dan upah berupa potongan PPh 21. Perhitungan PPh pasal 21 dicantumkan dalam daftar gaji.
c. Prosedur Pembayaran Gaji Dan Upah Fungsi personalia dan fungsi akuntansi. Fungsi personalia yang
menghitung perhitungan gaji dan melaporkan kepada fungsi akuntansi untuk mengeluarkan sejumlah uang. Pembayaran gaji karyawan
dilakukan lewat rekening bank. 2. Prosedur pengupahan yang dilakukan oleh PT Bank SUMUT adalah
sebagai berikut: a. Prosedur Pencatatan Waktu Hadir
Pencatatan waktu hadir dilakukan pada bagian personalia dengan menggunakan mesin sistem clock card yang diisi secara otomatis
dengan menggunakan mesin pencatat waktu time recorder machine. Bila karyawan tidak masuk kerja maka ada potongan-potongan yang
mengurangi gaji. Daftar hadir ini juga berfungsi untuk menentukan apakah karyawan bekerja di perusahaan dalam jam biasa hari kerja
atau jam lembur sehingga menentukan karyawan menerima gaji saja atau menerima tunjangan lembur.
b. Prosedur Pembuatan Daftar Gaji Dan Upah Surat – surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru,
kenaikan pangkat bagi karyawan, pemberhentian karyawan, daftar gaji
Universitas Sumatera Utara
sebelumnya adalah merupakan sumber data yang dipakai untuk pembuatan daftar gaji dan upah. Fungsi personalia juga menghitung
potongan gaji dan upah berupa potongan PPh 21 pasal 21. perhitungan PPh pasal 21 dicantumkan dalam daftar upah.
c. Prosedur Pembayaran Upah Prosedur pembayaran upah sama dengan prosedur pembayaran gaji
hanya saja dalam pengupahan tidak melakukan distribusi biaya upah. Berikut ini diuraikan sistem penggajian yang merupakan sistem
pembayaran atas jasa yang diserahkan oleh karyawan yang gajinya bulanan Oleh karna itu dalam sisten penggajian tanda terima gaji karyawan
dibuktikan dengan penandatanganan oleh karyawan saat pengambilan slip gaji, sehingga setiap karyawan hanya dapat melihat gajinya masing-
masing. Informasi gaji merupakan informasi pribadi yang bersifat rahasia. Bagan sistem penggajian dapat dilihat pada gambar di bawah:
Bagian Pencatat Waktu
Mulai
Time Membuat
Finger record
scan daftar
hadir
Bagian pencatat waktu melihat kehadiran karyawan hanya melalui komputer dengan finger scan yang di sediakan perusahaan agar mempermudah melihat time
record dan membuat daftar hadir karyawan yang akan di buat oleh bagian pencatat waktu.
Universitas Sumatera Utara
Bagian Gaji dan Upah
Pada bagian gaji dan upah setelah mendapatkan daftar hadir yang telah di serahkan oleh bagian pencatat waktu membuat daftar gaji dan kemudia input gaji
ke rekening masing-masing karyawan.
G. Pengendalian Intern Gaji Dan Upah