3.2.1 Analisa Pada Fungsi Administrasi Surat Masuk dan Konsep Naskah Dinas Internal dan Eksternal
Proses analisa ini berTujuanuntuk mengetahui proses-proses mana saja yang seharusnya diperbaiki atau proses yang membutuhkan adanya sistem baru. Jika
dilihat pada document flow diatas, sebagian besar proses yang ada membutuhkan penanganan sistem baru mulai dari surat masuk, pendataan, penyimpanan,
pendistribusian, dan pengiriman. Dari beberapa analisa proses diatas, maka dapat ditarik Suatukesimpulan
maka dalam melakukan pengelolaan surat masuk dari internal dan eksternal dibutuhkan Suatusistem terkomputerisasi yang dapat membantu bagian Sekretaris
dalam administrasi surat menyurat.
3.2.2 Analisis Fungsi Admininitrasi Surat Keluar Internal dan Eksternal
Proses administrasi surat keluar untuk internal dan eksternal rata-rata perhari mencapai 150 surat keluar yang harus dikirim. Hasil analisa proses ini menyimpulkan
bahwa pada proses pemberian kode penomoran surat masih sulit dilakukan, mengingat terdapat lima kombinasi kode penomoran surat. Petugas juga harus
memperbanyak surat sesuai dengan tembusan untuk diarsipkan, sehingga akan membutuhkan hardcopy surat yang cukup banyak untuk disimpan.
Maka dari hasil analisa diatas dibutuhkan penyederhanaan proses pada pemberian kode dengan cara otomasi. Terkait dengan proses pengarsipan akan
menggunakan teknologi komputerisasi sebagai tempat untuk penyimpanan surat
sehingga surat yang akan disimpan dalam bentuk softcopy dan tidak membutuhkan tempat penyimpanan surat gudang.
3.2.4 Analisis Pada Fungsi Pengiriman Surat Keluar
Proses pencatatan pada buku ekspedisi dan proses pelaporan yang dilakukan masih bersifat manual. Untuk pembuatan laporan pengiriman surat penting kepada
atasan, petugas harus memilah terlebih dahulu dan menggolongkan surat berdasar jenis surat penting. Hasil analisa proses diatas didapatkan Suatusolusi dengan cara
membuat proses pencatatan dan pembuatan laporan dapat dilakukan pada teknologi komputerisasi. Sehingga proses pencatatan akan langsung tersimpan didalam
database, begitupula untuk proses pembuatan laporan secara otomasi akan mudah dilakukan berdasarkan dari data-data surat yang telah tercatat dalam database.
3.3 Solusi Permasalahan