Phase No.
Nama Proses Input
Uraian Proses Output
form yang
tersedia ubah
pada tabel
list ekspedisi
dipilih untuk
ditampilkan kedalam form
yang tersedia
Mengubah data
yang telah
diperbarui Menulis
memperbarui data
Mengubah data yang
telah diperbarui
Data diperbarui
kedalam tabel ekspedisi
laporan 3
Menampilkan list
data pendisposisian
Memilih tab
daftar pendisposisian
Menampilkan data-data
pendisposisian pada
tabel ekspedisi
Interface data- data
pendisposisian yang
telah dilakukan.
Mencetak laporan
ekspedisi Memilih
menu cetak Menampilkan
form laporan Interface
laporan ekspedisi
3.3.3 Context Diagram
Context diagram yang dirancang untuk membangun aplikasi manajemen surat ini terdiri dari beberapa stakeholder diantaranya Bagian Sekretaris , Kepala Dinas,
internal, eksternal. Context diagram dapat dirancang dengan mengacu pada aliran data yang terdapat didalam system flow yang telah dibuat. Dengan adanya context
diagram ini memberikan gambaran mengenai kebutuhan aliran data aplikasi manajemen surat.
Adapun data yang mengalir dari context diagram ini bermula dari surat yang yang telah dikirim oleh pihak internal maupun eksternal, lalu melakukan pendataan,
pendistribusian pendisposisian,
diarsipkan, melakukan
penyusutan suratpenghapusan surat, hingga pengiriman surat keluar. Untuk lebih jelasnya
mengenai gambaran aliran data dapat dilihat pada Gambar 3.13.
Gambar 3.13 Context Diagram
3.3.4 Data Flow Diagram
Proses yang ada pada Data Flow Diagram ini merupakan proses yang diambil dari system flow berdasarkan masing-masing fungsi dimana didalam
fungsi tersebut terdapat beberapa proses. Data Flow Diagram ini akan menjelaskan secara detil dari proses-proses tersebut. Data Flow Diagram yang
telah dirancang ini merupakan hasil dari decomposed pada context diagram membentuk sub sistem level 0.
Pada level 0 Data Flow Diagram memiliki 3 fungsi yang didapatkan dari analisa dan berpedoman pada aturan SOP yang telah berlaku. Adapun fungsi yang
ada pada Data Flow Diagram ini berupa administrasi surat masuk dan konsep naskah dinas internal maupun eksternal, administrasi surat keluar internal maupun
eksternal, dan pengiriman surat keluar. Data Flow Diagram level 0 ini terdapat Suatususunan tabel dari database yang nantinya akan digunakan sebagai media
penyimpanan data-data yang bersangkutan. Penjelasan singkat mengenai Data Flow Diagram level 0 ini adalah sistem
akan dimulai dari pengirim surat baik ituberasal dari internal maupun pihak eksternal. Surat yang masuk akan disimpan kedalam database untuk dilakukan
pengelolaan surat. Kemudian pencatatan kedalam buku agenda masuk dan mengisi disposisi untuk dibagikan ke Tujuansurat. Ketika surat telah didistribusi
dan mendapatkan otorisasi maka surat yang telah jadi akan disimpan kedalam database kemudian diberikan kode nomor pada surat. Selain ituterdapat menu
penyusutan dan pengelolaan surat keluar. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada
Gambar 3.14 .
Gambar 3.14 Data Flow Diagram Level 0
a Level 1 Administrasi Surat Masuk dan Konsep Naskah Dinas Internal dan Eksternal
Pada level 1 ini merupakan decomposed dari level 0, dari level 1 akan diketahui secara detail dari proses-proses besar yang terdapat didalam fungsi
administrasi surat masuk internal maupun eksternal. Terdapat 6 proses besar dari fungsi ini diantaranya yaitu menulis surat, mendata surat, mendistribusikan surat,
mengarsipkan surat, melakukan penyusutan surat, dan mengelola data. Adapun
gambar data flow diagram level 1 dari fungsi ini dapat dilihat Gambar 3.15.
dt kons ep
dt jenis dt kategori
dt agenda mas uk dt s urat
dt s urat dt template
[data s urat terkirim Eks ] [dt kriteria]
[dt tipe]
[data s urat m as uk eks ] [data s urat m as uk Kp]
[data s urat m as uk int] [data s urat m as uk]
Internal
Eks ternal Kepala
TU Bag TU
6 template
16 agenda m as uk
3 kriteria
4 tipe
5 jenis
2 kategori
8 s urat
7 unggah
1.1
Menulis Surat
+
Eks ternal 17
kons ep nas kah
dt kons ep dt kons ep
dt dis pos is i dt dis pos is i
dt tipe dt baju s urat
dt baju s urat dt detil oto
dt detil oto dt otoris as i
dt otoris as i dt agenda mas uk
dt s urat
[dt s urat] [laporan s urat]
[data s urat dis pos is i] [data s urat otoris as i]
[data kons ep nas kah dinas ]
[dt s uratbaju] [dt jenis ]
[data laporan] [laporan kons ep nas kah dinas ]
[laporan s urat mas uk] [data s urat permohonan otoris as i]
[data agenda mas uk ] Bag TU
Bag TU Bag TU
Bag TU Bag TU
Bag TU Bag TU
Bag TU 12
otorisas i 12
otorisas i 13
detil otoris as i 13
detil otoris as i 19
baju s urat 19
baju s urat 16
agenda m as uk
4 tipe
5 jenis
17 kons ep
nas kah 17
kons ep nas kah
8 s urat
8 s urat
7 unggah
1.2
Mendata Surat
+
Kepala TU
14 dis pos is i
14 dis pos is i
8 s urat
Gambar 3.15 DFD Level 1 Administrasi Surat Masuk dan Konsep Dinas Internal
dan Eksternal
dt s urat dt dis pos is i
dt dis pos is i dt us er
dt us er dt template
dt s urat oto dt s urat ds t
dt s urat ds t
[dt kategori] [dt s urat]
[data dis pos is i] [data s urat otoris as i Kp]
[data laporan Kp] [data pencarian s urat]
[data has il otoris as i int] [data pencarian s urat]
[data s urat otoris as i int] [data has il otoris as i Kp]
[data s urat dis pos is i Kp] [laporan nas kah kons ep dinas Kp]
[laporan s urat mas uk Kp] Kepala
TU Kepala
TU Kepala
TU Kepala
TU Kepala
TU Kepala
TU
Internal Internal
Kepala TU
Internal 14
dis pos is i 14
dis pos is i 6
template
1 us er
1 us er
2 kategori
8 s urat
8 s urat
8 s urat
8 s urat
1.3
Mendis tribus ikan Surat
+
Internal 7
unggah
dt s urat dt kategori
dt jenis dt kriteria
dt tipe dt jadwal s us ut
dt jadwal s us ut dt s urat
dt s urat dt tipe
dt jenis dt kategori
dt kriteria
dt s urat dt s urat
dt us er dt s urat
[data s urat]
[dt folder]
[dt s urat keluar] [dt s urat keluar]
[data penyus utan] [data ars ip]
data cari s urat data cari s urat
[data cari s urat] Bag TU
Bag TU Bag TU
15 s urat keluar
15 s urat keluar
23 jadwal s us ut
23 jadwal s us ut
20 folder
8 s urat
8 s urat
8 s urat
1.4
Mengars ipkan Surat
+
1.5
Menyus utk an Surat
+
Bag TU
7 unggah
2 kategori
4 tipe
3 kriteria
5 jenis
1 us er
7 unggah
2 kategori
5 jenis
4 tipe
3 kriteria
Gambar 3.16 DFD Level 1 Administrasi Surat Masuk dan Konsep Dinas Internal
dan Eksternal
b Level 1 Administrasi Surat Keluar Internal dan Eksternal Pada level 1 ini merupakan decomposed dari level 0 administrasi surat
keluar internal dan eksternal, dari level 1 berikut ini terdapat 4 proses diantaranya yaitu menyimpan surat, mencetak surat keluar, menampilkan form laporan surat
keluar, mencetak laporan surat keluar. Adapun gambar data flow diagram level 1
dari fungsi ini dapat dilihat pada Gambar 3.17.
data laporan surat keluar [dt folder]
[dt surat keluar] [dt surat]
[dt kategori] [dt jenis]
[dt tipe] [dt kriteria]
data surat keluar
data surat keluar data surat keluar
[data surat keluar] [data surat keluar]
[dt surat keluar] [dt agenda keluar]
[dt agenda keluar] [data agenda keluar]
[laporan surat keluar]
[laporan surat keluar Kp] Bag TU
Kepala TU
Bag TU
Bag TU
3 kriteria
4 tipe
5 jenis
2 kategori
8 surat
15 surat keluar
15 surat keluar
20 folder
18 agenda keluar
18 agenda keluar
2.1 Menyim pan Surat
Keluar
2.2 Mencetak Surat
Keluar 2.3
Menampilkan Laporan Surat Keluar
2.4 Mencetak Laporan
Surat Keluar Bag TU
Gambar 3.17 DFD Level 1 Administrasi Surat Keluar Internal dan Eksternal
c Level 1 Pengiriman Surat Keluar Level 1 pengiriman surat keluar merupakan proses yang berkaitan dengan
data yang ada didalam buku ekspedisi. Data-data yang ada pada buku ekspedisi ini nantinya akan dibuatkan laporan kepada atasan. Adapun proses yang terdapat
pada level 1 pengiriman surat keluar ini berupa proses menyimpan data ekspedisi, mengubah data ekspedisi, menampilkan form laporan dan mencetak laporan
ekspedisi. Berikut gambar dari level 1 pengiriman surat keluar dapat dilihat pada
Gambar 3.18
.
[laporan eks pedis i] [dt eks pedis i]
dt eks pedis i dt eks pedis i
[dt kategori] [dt eks pedis i]
data laporan eks pedis i [dt kriteria]
[dt folder] [dt s urat keluar]
[dt s urat]
[dt tipe] data eks pedis i
data eks pedis i data eks pedis i
[data eks pedis i]
[dt jenis ]
[laporan eks pedis i Kp] Kepala
TU Bag TU
22 eks pedis i
8 s urat
15 s urat keluar
20 folder
3 kriteria
4 tipe
5 jenis
3.1 Menyimpan Data
Eks pedis i
3.2 Mengubah Data
Eks pedis i
3.3
Menampilkan Laporan EKs pedis i
3.4 Mencetak Laporan
Eks pedis i 2
kategori 22
eks pedis i
Gambar 3.18
DFD level 1 Pengiriman Surat Keluar
3.3.5 Entity Relationship Diagram
