23
dalam bidang sekretaris, misalnya korespondensi, mengetik, menerima dikte, dan sebagainya.
e. Sekretaris Senior
Sekretaris Senior adalah sekretaris yang memiliki masa kerja, pengalaman kerja, kemampuan, dan prestasi kerja sebagai sekretaris yang
mandiri, tidak tergantung pada perintah pimpinan. Dan mampu mengatasi berbagai masalah yang dihadapi sehingga benar-benar mampu
menunjukan diri sebagai seorang sekretaris yang profesional.
D. Ruang Lingkup Tugas Sekretaris
Tugas seorang sekretaris adalah membantu pimpinan dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan teknis, tetapi cukup penting artinya bagi
pimpinan. Seorang pimpinan akan sangat memerlukan bantuan sekretaris dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor, seperti menerima tamu,
menerima telepon, mengambil dikte dan mengurus surat-menyurat, dan sebagainya. Karena itu seorang pimpinan mengharapkan bahwa bantuan yang
diberikan oleh sekretaris dalam melaksanakan pekerjaannya dapat dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab.
Dalam melaksanakan tugasnya, seorang sekretaris adalah seorang yang berdiri sendiri. Kemungkinan sekali dia tidak mempunyai seseorang yang
mengawasi pekerjaannya. Wursanto 2006:16, umumnya pekerjaan sekretaris dikelompokkan
dalam 8 kriteria:
24
1. Tugas-tugas Rutin, yaitu tugas-tugas yang dikerjakan sehari-hari tanpa
perintah pimpinan. Tugas ini meliputi : -
Menyusunmembuat surat -
Menata arsip -
Mengurus dan mengendalikan surat -
Menerima dan melayani tamu -
Menerima dan melayani telepon -
Mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan -
Mempersiapkan laporan 2.
Tugas-Tugas Khusus, yaitu tugas yang diperintahkan langsung oleh pimpinan kepada sekretaris dengan penyelesaian secara khusus. Tugas ini
meliputi : a.
Mengkonsep surat perjanjian kerja sama dengan relasi b.
Menyusun surat-surat rahasia atau confidential c.
Menyusun acara pertemuan bisnis 3.
Tugas-tugas Istimewa, yaitu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan. Tugas ini meliputi :
a. Tugas yang menyangkut keperluan pimpinan
b. Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada
para relasinya c.
Menghadiri rapat-rapat dinas,sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan bisnis
4. Tugas Resepsionis
25
Tugas ini meliputi : a.
Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon
b. Menerima tamu yang akan bertamu dengan pimpinan
c. Mencatat janji-janji untuk pimpinan
5. Tugas Keuangan
Tugas ini meliputi : a.
Menangani urusan keuangan pimpinan b.
Menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan menyediakan dana keperluan sehari-hari
6. Tugas Sosial :
Tugas ini meliputi : a.
Mengurus kegiatan seputar kantor b.
Mengatur penyelenggaran resepsi untuk kantor pimpinan beserta mengurus undangannya
7. Tugas Insidental
Tugas ini meliputi : a.
Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, pidato atau persyaratan pimpinan
b. Mengoreksi bahan cetakan yang dikonsep pimpinan
c. Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan
8. Tugas Sekretaris dalam Bussiness Meeting
Tugas ini meliputi :
26
a. Menentukan waktu dan tempat
b. Menyediakan peralatan yang diperlukan saat meeting
c. Mempersiapkan makanan dan minuman
Berdasarkan website pln.go.id, adapun tugas sekretaris di PT. PLN Persero Pembangkitan Sumatera Bagian Utara adalah :
1. Membina hubungan dengan investormitra bisnis dan anak
perusahaan. 2.
Menyusun rencana kegiatan dan anggaran serta mengevaluasi kebijakan dibagian kesekretariatan.
3. Memberikan masukan dan analisis atas perkembangan usaha serta
mewakili perusahaan dalam rangka pengembangan dan kinerja sama operasi perusahaan.
4. Memantau kepatuhan distrik, unit, dan bagian terhadap hukum dan
praturan undang-undang. 5.
Membina dan menjalin hubungan dengan instansi luar seperti Instansi pemerintahan, BUMN, swasta, media massa dan masyarakat
dalam rangka mengumpulkan dan mempublikasikan informasi.
E. Persyaratan Sekretaris
