3.4.2. Struktur Organisasi
Struktur organisasi dapat diartikan sebagai pembagian tugas dan fungsi atau unit-unit yang ada mulai dari tingkat yang paling
tinggi sampai ketingkat yang paling rendah dalam suatu organisasi. Berdasarkan Peraturan Menteri Agama RI Nomor 3 Tahun
2006 tentang organisasi dan tata kerja Kementerian Agama dalam melaksanakan tugas PIKMAS bertanggung jawab kepada Sekretaris
Jenderal, sebagaimana bagan organisasi berikut :
Gambar 3.3. Struktur Organisasi SEKJEN Kementerian Agama RI
BIRO PERENCANAAN
BIRO KEPEGAWAIAN
SEKRETARIAT JENDERAL
BIRO KEUANGAN DAN BMN
BIRO ORGANISASI DAN
TATA LAKSANA
BIRO UMUM BIRO HUKUM DAN
KERJASAMA LN
PUSAT KERUKUNAN
UMAT BERAGAMA PUSAT INFORMASI
KEAGAAAN DAN KEHUMASAN
Gambar 3.4. Struktur Organisasi PIKMAS Kementerian Agama RI
3.4.3. Uraian Tugas dan Fungsi
1. Pusat Informasi Keagamaan dan Kehumasan
Tugas : a.
Menyelenggarakan pelayanan dan pembinaan informasi keagamaan dan kehumasan berdasarkan kebijakan Sekretaris Jenderal.
b. pembinaan sistem informasi keagamaan dan kehumasan.
SUBBID HUBUNGAN LEMBAGA RESMI
DAN MEDIA MASSA SUBBID
MANAJEMEN JARINGAN
SUBBID STANDARDISASI
DAN KOMUNIKASI DATA
SUBBID PENERANGAN
MASYARAKAT
SUBBID
ANALISA DATA
SUBBID PENYELENGGARAAN
WEBSITE BIDANG
KEHUMASAN BIDANG
PENGEMBANGAN ANALISA
DATA KEAGAMAAN SUBBAG
TATA USAHA
BIDANG PENYELENGGARAA
N SISTEM JARINGAN DAN APLIKASI
PUSAT INFORMASI KEAGAMAAN DAN
KEHUMASAN
c. Perencanaan, pembinaan dan pengembangan sistem dan jaringan
serta penyelenggaraan informasi keagamaan. d.
Pembinaan dan pengembangan serta pengolahan dan penyajian data keagamaan;
e. Pelayanan kehumasan, penyampaian informasi keagamaan kepada
masyarakat; f.
Pelaksanaan pelayanan tata usaha dan rumah tangga pusat g.
Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris Jenderal. 2.
Bidang Kehumasan Fungsi :
a. Pembinaan hubungan antar departemen dan lembaga negara
b. Pengumpulan, pengolahan dan penyusunan bahan kebijakan dan
pelaksanaan kegiatan departemen untuk informasi kepada masyarakat.
c. Pembinaan hubungan kerjasama media massa dan pembinaan
jabatan pranata kehumasan. Tugas :
a. Melaksanakan pembinaan dan pelaksanaan hubungan antara
lembaga resmi, penerangan masyarakat, dan kerjasama media massa serta pembinaan jebatan fungsional pranata kehumasan
berdasarkan sasaran, program dan kegiatan yang ditetapkan oleh Kepala Pusat.
Bidang Kehumasan terdiri dari : 1.
Subbidang Hubungan Lembaga Resmi dan Media Massa Tugas : melakukan penyiapan bahan dan pelaksanaan pembinaan
hubungan kerjasama antar departemen, lembaga negara dan media massa.
2. Subbidang Penerangan Masyarakat
Tugas : melakukan penyiapan bahan dan kodifikasi kebijakan dan kegiatan untuk informasi kepada masyarakat serta pembinaan
pranata kehumasan. 3.
Bidang pengembangan dan Analisis Data Keagamaan Tugas :
Melaksanakan perencanaan, pembinaan dan pengembangan sistem dan analisa data keagamaan berdasarkan sasaran, program dan
kegiatan yang ditetapkan oleh kepala pusat. Fungsi :
a. Pelaksana standarisasi dan komunikasi data;
b. Penganalisaan data keagamaan;
c. Pembinaan ketenagaan dan penilaian jabatan fungsional pranata
komputer dan statistisi; d.
Perencanaan, pengelolaan dan pengembangan website.
4. Bidang Pengembangan dan Analisa Data Keagamaan terdiri dari :
1. Subbidang Standarisasi dan Komunikasi Data
Tugas : melakukan penyiapan bahan dan pelaksanaan penyusunan standarisasi instrumen, kodifikasi dan komunikasi serta penyiapan
bahan perencanaan data serta pengintegrasikan dan pengembangan database.
2. Subbidang Analisa Data
Tugas : melakukan penyiapan bahan dan pelaksanaan pengolahan, penyimpanan, dan penganalisaan serta penyajian data dan
informasi keagamaan. 5.
Bidang Penyelengaraan Sistem Jaringan dan Aplikasi Tugas :
a. Melaksanakan pembinaan, pengembangan dan pengelolaan sistem
informasi keagamaan dan jaringan komunikasi data serta penyelenggaraan website berdasarkan sasaran, program dan
kegiatan yang ditetapkan oleh Kepala Pusat. Fungsi :
a. Pengembangan aplikasi penyelenggaraan telematika
b. Perencanaan, pembinaan dan koordinasi bidang pengembangan
jaringan informasi, layanan informasi dan website; c.
Pelaksaan pemeliharaan dan pengembangan manajemen sistem jaringan informasi dan komunikasi;
d. Perencanaan, pengelolaan dan pengembangan website.
6. Bidang Penyelenggaraan Sistem Jaringan dan Aplikasi terdiri dari :
1. Subbidang Manajemen Jaringan
Tugas : melakukan penyiapan bahan dan pelaksanaan perencanaan, pengelolaan dan pengembangan sistem jaringan.
2. Subbidang Penyelenggaraan Website
Tugas : melakukan penyiapan bahan dan pelaksanaan perencanaan, pengelolaan dan pengembangan sarana dan prasarana jaringan
informasi dan sistem komunikasi serta pembinaan, website dan jabatan fungsional pranata komputer.
7. Subbagian Tata Usaha
Tugas : Melakukan pelayanan penyelenggaraan tata usaha dan rumah tangga pusat.
BAB IV ANALISA DAN PEMBAHASAN
4.1. Fase Perencanaan Syarat-syarat
Sebagaimana telah diuraikan pada bab sebelumnya, fase ini adalah fase identifikasi tujuan, syarat-syarat dan kebutuhan sistem untuk
menyelesaikan permasalahan-permasalahan yang ada.
4.1.1. Tujuan Sistem
Sistem ini bertujuan untuk membantu pihak Humas Depag RI untuk menentukan jadwal kegiatan dengan metode algoritma
genetika dalam mencari solusi agar tidak terjadi kegiatan yang bentrok.
4.1.2. Syarat-syarat Informasi
Pengembangan sistem penjadwalan kegiatan ini harus memenuhi syarat-syarat yang meliputi kelengkapan data, software
dan hardware.
Kelengkapan data
yang digunakan
untuk pengembangan sistem penjadwalan kegiatan tersebut adalah :
1. Data Pembicara
2. Data Kegiatan
3. Data Ruang
4. Data Shift
Sedangkan kelengkapan software dan hardware yang digunakan untuk pengembangan sistem penjadwalan kegiatan
tersebut adalah :
Software
1. Windows XP
2. Microsoft Visual Studio.NET
3. MySQL
4. SAP Crystal Report
Hardware
a. Prosesor setara pentium III keatas
b. Memory minimal 128MB
c. Monitor dengan resolusi 1024 x 768
d. Keybord dan Mouse
e. Printer
4.1.3. Analisa Kebutuhan Sistem
Proses pembuatan jadwal kegiatan pada Humas Departemen Agama RI selama ini masih secara manual menggunakan Microsoft
Excel. Banyaknya jumlah pembicara, kegiatan-kegiatan dan ruang merupakan hal yang penting dan berpengaruh dalam pembuatan
jadwal kegiatan. Sehingga jika masalah ini dilakukan secara manual, maka membutuhkan waktu yang cukup banyak serta membutuhkan
tingkat ketelitian yang tinggi.
4.1.4. Sistem Penjadwalan yang Berjalan
Dalam mengatur penjadwalan kegiatan, bidang Humas Kementerian Agama memiliki beberapa prosedur yang berlaku,
antara lain : 1.
Proses pembuatan jadwal kegiatan mengenai penetapan waktu, kegiatan-kegiatan, penempatan ruangantempat dilakukan oleh
staf bidang Humas, sedangkan kesiapan menjadi pembicara dilakukan oleh Sub bagian Tata Usaha.
2. Data yang digunakan adalah nama pembicara, nama kegiatan,
waktu kesediaan pembicara, jumlah ruangan yang tersedia. Dalam penulisan tugas akhir ini, penulis hanya akan
menganalisa sistem penjadwalan yang ada di bidang Humas. Ada beberapa pihak yang terlibat dalam proses pembuatan dan
penyusunan penjadwalan ini yaitu staf bidang Humas, dan Kepala Bidang Kehumasan.
Tahapan-tahapan dalam membuat penjadwalan kegiatan adalah : 1.
Staf humas mendata semua kegiatan dan menentukan waktu kegiatan, serta mendata jumlah ruangantempat yang akan
digunakan. 2.
Data yang telah diolah di staf Humas diserahkan kepada Kepala Bidang Humas, untuk memberikan persetujuan semua kegiatan
yang akan dilaksanakan serta membuat laporan jadwal kegiatan dengan menggunakan Microsoft Excel.
Kategori