Fase Perencanaan Syarat-syarat ANALISA DAN PEMBAHASAN

4.1.4. Sistem Penjadwalan yang Berjalan

Dalam mengatur penjadwalan kegiatan, bidang Humas Kementerian Agama memiliki beberapa prosedur yang berlaku, antara lain : 1. Proses pembuatan jadwal kegiatan mengenai penetapan waktu, kegiatan-kegiatan, penempatan ruangantempat dilakukan oleh staf bidang Humas, sedangkan kesiapan menjadi pembicara dilakukan oleh Sub bagian Tata Usaha. 2. Data yang digunakan adalah nama pembicara, nama kegiatan, waktu kesediaan pembicara, jumlah ruangan yang tersedia. Dalam penulisan tugas akhir ini, penulis hanya akan menganalisa sistem penjadwalan yang ada di bidang Humas. Ada beberapa pihak yang terlibat dalam proses pembuatan dan penyusunan penjadwalan ini yaitu staf bidang Humas, dan Kepala Bidang Kehumasan. Tahapan-tahapan dalam membuat penjadwalan kegiatan adalah : 1. Staf humas mendata semua kegiatan dan menentukan waktu kegiatan, serta mendata jumlah ruangantempat yang akan digunakan. 2. Data yang telah diolah di staf Humas diserahkan kepada Kepala Bidang Humas, untuk memberikan persetujuan semua kegiatan yang akan dilaksanakan serta membuat laporan jadwal kegiatan dengan menggunakan Microsoft Excel. 3. Subbag tata usaha PIKMAS menerima laporan jadwal kegiatan dan mencocokkan kesediaan waktu pembicara satu dengan pembicara yang lain. 4. Setelah itu, Penjadwalan kegiatan di cetak untuk disimpan sebagai dokumentasi humas. Penjadwalan kegiatan yang telah di cetak ini diterapkan selama periode tahunan. Tabel 4.1. Flowchart sistem penjadwalan yang berjalan

4.1.5. Alternatif Penyelesaian Masalah

Dengan melihat permasalahan yang ada, maka berikut ini adalah usulan solusi atas masalah yang dihadapi : Pengembangan Sistem Informasi Penjadwalan Kegiatan dengan Metode Algoritma Genetika. Pembuatan aplikasi ini memberikan keuntungan sebagai berikut : 1. Staf bidang Humas menjadi lebih mudah untuk membuat jadwal kegiatan dengan menggunakan menu-menu yang terdapat dalam software aplikasi. 2. Terdapat database untuk sistem yang baru, sehingga data – data yang dibutuhkan untuk penjadwalan kegiatan menjadi lebih terstruktur. 3. Meningkatkan efektifitas dengan cara mengurangi kesalahan manusia human error.

4.1.6. Sistem Penjadwalan Yang Diusulkan

Pada Sistem yang akan diusulkan terdapat 3 pengguna sistem, yaitu: user ka_bid yang memiliki akses pada sistem ini hanya untuk melihat laporan-laporan data pembicara, data kegiatan, dan jadwal kegiatan. Yang kedua ialah admin sebagai administrator untuk mengelola semua data. Yang ketiga adalah user staf humas yang memiliki hak akses untuk sistem ini antara lain untuk menginput data-data pembicara, data kegiatan, data ruang dan menginput data jadwal yang telah ditentukan. Tabel 4.2. Flowchart sistem penjadwalan yang diusulkan

4.1.7. Perbandingan Sistem

Dalam tahap ini, penulis melakukan analisa untuk mendapatkan perbandingan pada sistem yang berjalan, sistem dari literature sejenis, dan sistem yang diusulkan. Tabel 4.3. Perbandingan Sistem NO Sistem berjalan Literature sejenis Sistem usulan 1. Penyimpanan data menggunkan Microsoft Excell Penuyimpanan data menggunakan Microsoft Access Penyimpanan data menggunakan basis data MySQL 2. Tidak adanya analisa mengenai pelaporan data pembicara, kegiatan, ruang, maupun data jadwal kegiatan. Analisa sistem dilanjutkan hingga sampai proses pembuatan jadwal Sistem penjadwalan menggunakan metode algoritma genetika untuk mencari solusi yang lebih optimal 3. Pembuatan jadwal masih manual Adanya sistem penjadwalan yang dapat membantu dalam pembuatan jadwal Sistem aplikasi yang diusulkan dapat lebih baik dari sebelumnya karena menggunakan program terbaru, dan tampilannya lebih menarik.

4.2. Workshop Design Fase Perancangan

Dalam fase ini, penulis secara aktif berinteraksi dengan pengguna untuk menggunakan prototype sistem.

4.2.1. Desain Sistem Algoritma Genetika

Adapun desain sistem algoritma genetika yang digunakan adalah menentukan teknik penyandian, melakukan fungsi fitness, menentukan prosedur inisialisasi, pembangkitkan populasi awal, evaluasi, kriteria optimasi tercapai, seleksi, melakukan penyilangan crossover, mutasi, dan menentukan generasi terakhir.

4.2.1.1. Teknik Penyandian

Kromosom individu Kesediaan waktu Pembicara terdiri dari 3 gen yang meliputi : a. Variabel Pembicara : Gen 1 b. Variabel Kegiatan : Gen 2 c. Variabel Hari : Gen 3 a. Variabel Pembicara Variable pembicara Gen1 merupakan Id pembicara yang diambil dari data pembicara pada Kehumasan Kementerian Agama RI. Variabel ini di sandikan disimbolkan dengan Character yang direpresentasikan dalam struktur tabel pembicara pada database. b. Variabel Kegiatan Variabel kegiatan Gen2 merupakan Id kegiatan yang diambil dari data kegiatan pada bagian Humas Kementerian Agama RI. Variabel ini di sandikan disimbolkan dengan Character yang direpresentasikan dalam struktur tabel kegiatan pada database. c. Variabel Hari Variabel Hari Gen 3 merupakan nama hari yang berisikan waktu kesediaan dari kegiatan-kegiatan pada Kehumasan Kementerian Agama RI. Variabel ini disandikan disimbolkan dengan number yang direpresentasikan dalam struktur tabel Hari pada database. Contoh : a. Variabel Pembicara : Gen 1 Pembicara Id_Pembicara Nama_Pembicara Gelar Jabatan Biro Bidang PM01 Suryadharma Ali Drs. H. Menag Menteri Agama - PM02 Masyuri AM Drs. H. M.Pd Kabiro PIKMAS - PM03 Afrizal Zein Drs. H. M.Si Kabag PIKMAS kehumasan PM04 Suparmin Drs. H. M.Pd Kabag PIKMAS Pengembangan dan analisa keagamaaan PM05 Ferimeldi Pi.d Kabag PIKMAS Penyelenggaraan SIS,Jar dan aplikasi b. Variabel Kegiatan : Gen 2 Kegiatan Id_Kegiatan Nama_ Kegiatan Uraian _Kegiatan K100 Rapat Koordinasi Antar Lembaga pemerintahan