19
jalan pada komputer pusat yang berisi tanggal pengiriman dan biaya pengiriman. Petugas pengiriman melakukan update pada catatan pesanan
penjualan yang belum selesai secara real-time dan membeikan nilai Y pada field TUTUP sehingga menutup pesanan penjualan.
Prosedur Update File Induk
Pada akhir hari, program update batch melakukan pencarian pada file pesanan penjualan yang belum selesai untuk memberikan tanpa tutup, dan
melakukan update pada file induk file berikut ini: File induk pembantu piutang, file induk kontrol persediaan, file induk penjualan,file kontrol piutang, dan file
induk harga pokok penjualan. Ingat kembali bahwa pada file pembantu persediaan telah di-update sebagai bagian dari prosedur real-time. Program batch
menyiapkan dan mengirimkan tagihan pelanggan dan memindahkan catatan penjualan yang sudah selesai ke file pesanan penjualan yang sudah selesai,
dimana sama dengan jurnal penjualan.
2. Aktivitas Sistem Penerimaan Kas
Sebagaimana yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa sistem akuntansi kas terdiri dari metode dan catatan yang diciptakan untuk mengidentifikasikan,
menghimpun, menganalisis, mengelompokkan, mencatat, dan melaporkan transaksi yang berhubungan dengan kas selama satu periode akutansi.
Kas yang merupakan aktiva yang paling likuid, sangat peka terhadap pengendalian. Kas mencakup mata uang dan kertas-kertas berharga seperti cek.
Dalam sebagian besar bisnis, cek menggantikan sejumlah besar uang tunai.
Universitas Sumatera Utara
20
Transaksi-transaksi kas juga dapat berlangsung elektronis secara total, sehingga tidak melibatkan mata uang maupun cek.
Tujuan dasar setiap aplikasi penerimaan kas adalah meminimalkan kemungkinan kerugian. Prosedur-prosedur seperti penyimpanan segera
penerimaan kas, sentralisasi penanganan kas, penyelenggaraan kas minimal dan pencatatan segera atas transaksi-transaksi kas merupakan teknik-teknik
pengendalian yang mendasar. Perlindungan fisik seperti : register kas, kotak penyimpanan, pencarian segera atas cek, dan akses terbatas terhadap area kas,
merupakan hal-hal yang juga sangat umum diperlukan”. Tahap paling kritis dalam penerimaan kas adalah pembuatan dokumentasi bukti penerimaan kas. Jika
catatan telah dibuat, maka kas tergantung pada pengendalian kas. Sesuai dengan catatan tadi, jika ada kesalahan maka akan sulit ditemukan. Dalam pencatatan
transaksi penerimaan kas ini dikenal buku jurnal penerimaan kas sebagai media pencatatan. Pada umumnya penerimaan kas perusahaan yang utama adalah dari
penjualan tunai dan penerimaan hasil penagihan, disamping itu memang terdapat juga sumber penerimaan kas lainnya, misalnya pinjaman dari kreditur, pendapatan
bunga, penjualan aktiva, dan sebagainya. Prosedur penerimaan kas melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan agar transaksi penerimaan kas tidak terpusat
pada satu bagian saja. Hal ini perlu agar dapat memenuhi prinsip-prinsip internal kontrol yang baik.
Sistem peneriman tunai biasanya menggunakan sistem batch. Tidak seperti transaksi penjualan, dimana kecendrungan untuk selesai dalam satu hari,
penerimaan tunai merupakan kejadian yang berbeda. Cek dan dokumentasi
Universitas Sumatera Utara
21
pembayaran dokumen pemberitahuan pembayaran diterima dari penerimaan dokumen dalam bentuk batch. Seperti juga, penyetoran dari penerimaan tunai
biasanya dilakukan sekali pada akhir hari. Karena karakteristik tersebut, beberapa perusahaan melihat tidak adanya keuntungan yang signifikan untuk menerapkan
prosedur kas secara real-time.
Prosedur Update
a. Ruang Penerimaan Dokumen Ruang penerimaan dokumen memisahkan cek dengan dokumen
pembayaran dan menyiapkan daftar pembayaran. Cek dan salinan dari daftar pembayaran dikirimkan ke departemen penerimaan tunai. Dokumen
pembayaran dan salinan daftar pembayaran diteruskan ke departemen. b. Departemen Penerimaan Tunai
Petugas penerimaan kas mencocokkan cek dan daftar pembayaran dan menyiapkan slip setoran bank. Melalui terminal computer, petugas
membuat catatan jurnal dari total penerimaan tunai. Petugas kemudian mengarsipkan dokumen pembayaran dan satu salinan dari slip setoran
bank. Pada akhir hari, petugas akan menyetorkan uang tersebut ke bank. c. Departemen Piutang
Petugas departemen piutang menerima dan mencocokkan dokumen pembayaran dan daftar pembayaran. Melalui terminal komputer, petugas
membuat transaksi penerimaan tunai untuk setiap dokumen pembayaran. Petugas kemudian mengarsipkan dokumen pembayaran dan daftar
pembayaran.
Universitas Sumatera Utara
22
d. Departemen Pemrosesan Data Pada akhir hari, program batch akan melakukan proses pencocokkan
antara file jurnal dengan file transaksi penerimaan tunai, dan melakukan update pada rekening pembantu piutang dan rekening kontrol buku besar
umum Piutang-kontrol dan Kas. Proses ini menggunakan metode akses langsung ke file seperti yang sudah diterangkan sebelumnya. Akhirnya,
sistem membuat daftar transaksi dimana akan dilakukan pencocokkan dengan daftar pembayaran oleh petugas departemen piutang. James Hall,
2001
Universitas Sumatera Utara
23
Gambar 2-3 Flowchart Sistem Penerimaan Kas Berbasis Komputer Sumber : James Hall 2001 :220
Universitas Sumatera Utara
24
C . Sistem Informasi Akuntansi Pada Siklus Pengeluaran
Siklus pengeluaran terdiri dari transaksi pemerolehan barang atau jasa. Barang yang diperoleh perusahaan dapat berupa aktiva tetap dan surat berharga
yang akan digunakan untuk menghasilkan pendapatan dalam jangka waktu lebih dari satu tahun atau sediaan dalam surat berharga yang akan dikonsumsi atau
digunakan untuk menghasilkan pendapatan dalam jangka waktu 1 tahun atau kurang. Jasa yang diperoleh perusahaan dapat dibagi menjadi 2: yang
menghasilkan manfaat 1 tahun atau kurang jasa personel, bunga, asuransi, iklan dan jasa yang menghasilkan manfaat lebih dari 1 tahun aktiva tidak berwujud.
Sedangkan menurut Bodnar dan Hopwood 2003: 141 “Siklus pengeluaran mencakup fungsi-fungsi yang diperlukan dalam perolehan barang dan jasa yang
digunakan untuk menjalankan operasi. Siklus pengeluaran mencakup perolehan barang untuk dijual kembali atau digunakan dalam produksi, perolehan jasa-jasa
perorangan, dan perolehan aktiva dan peralatan”. Siklus pengeluaran melibatkan beberapa aktivitas yang berhubungan
dengan pembelian bahan mentah, persediaan barang, peralatan dan jasa. Kegiatan ini termasuk mengidentifikasikan dan mendokumentasikan semua pengeluaran
uang, menyiapkan order pembelian, menerima kiriman barang dan persediaan.
1. Aktivitas Sistem Pembelian dan Pengeluaran Kas
