24
C . Sistem Informasi Akuntansi Pada Siklus Pengeluaran
Siklus pengeluaran terdiri dari transaksi pemerolehan barang atau jasa. Barang yang diperoleh perusahaan dapat berupa aktiva tetap dan surat berharga
yang akan digunakan untuk menghasilkan pendapatan dalam jangka waktu lebih dari satu tahun atau sediaan dalam surat berharga yang akan dikonsumsi atau
digunakan untuk menghasilkan pendapatan dalam jangka waktu 1 tahun atau kurang. Jasa yang diperoleh perusahaan dapat dibagi menjadi 2: yang
menghasilkan manfaat 1 tahun atau kurang jasa personel, bunga, asuransi, iklan dan jasa yang menghasilkan manfaat lebih dari 1 tahun aktiva tidak berwujud.
Sedangkan menurut Bodnar dan Hopwood 2003: 141 “Siklus pengeluaran mencakup fungsi-fungsi yang diperlukan dalam perolehan barang dan jasa yang
digunakan untuk menjalankan operasi. Siklus pengeluaran mencakup perolehan barang untuk dijual kembali atau digunakan dalam produksi, perolehan jasa-jasa
perorangan, dan perolehan aktiva dan peralatan”. Siklus pengeluaran melibatkan beberapa aktivitas yang berhubungan
dengan pembelian bahan mentah, persediaan barang, peralatan dan jasa. Kegiatan ini termasuk mengidentifikasikan dan mendokumentasikan semua pengeluaran
uang, menyiapkan order pembelian, menerima kiriman barang dan persediaan.
1. Aktivitas Sistem Pembelian dan Pengeluaran Kas
Sistem pembelian pada umumnya menggunakan sistem batch. Berikut ini adalah rangkaian aktivitas yang dilakukan pada sistem pembelian.James Hall, 2001:
211 menyatakan bahwa
Universitas Sumatera Utara
25
a. Departemen Pemrosesan Data: Langkah 1 Proses pembelian dimulai dalam departemen pemrosesan data, dimana
fungsi kontrol persediaan dilakukan. Ketika persediaan dikurangi oleh penjualan ke pelanggan atau digunakan dalam produksi, sistem
menentukan jika item-item yang dipengaruhi dalam file buku besar persediaan telah sampai pada titik pemesanan kembali. Jika demikian,
pencatatan dilakukan di file permintaan pembelian terbuka. Setiap pencatatan record dalam file permintaan terbuka menunjukkan item
persediaan terpisah yang harus diisi kembali stoknya. Record tersebut berisi nomor item persediaan, keterangan item, jumlah yang dipesan,
dan harga unit standar, dan nomor pemasok dari pemasok utama. b. Departemen Pembelian
Departemen pembelian menyiapkan pesanan pembelian menjadi lima bagian, salinan-salinan tersebut ke pemasok, departemen utang dagang,
penerimaan, pemrosesan data, dan disimpan dalam departemen pembelian sendiri. Untuk menghindari terjadinya kesalahan pembelian,
maka prosedur pemesanan yang lebih efisien dapat diterapkan yang pertama sistem ini menyiapkan dokumen pesanan pembelian dan
mengirimkannya ke departemen pembelian untuk diperiksa dan ditanda tangani. Agen pembelian kemudian mengirimkan pesanan pembelian
yang sudah disetujui ke pemasok dan mendistribusikan salinannya ke pemakai internal lainnya. Yang kedua mempercepat proses pesanan
dengan mendistribusikan pesanan pembelian langsung ke pemasok dan
Universitas Sumatera Utara
26
pemakai internal, dengan demikian tidak melewati departemen pembelian. Yang ketiga menunjukkan rekayasa teknologi. Metode ini
tidak memproduksi dokumen fisik pesanan pembelian atau pesanan penjualan.Melainkan, sistem komputer dari perusahaan penjual dan
pembeli dihubungkan oleh jalur telekomunikasi khusus. c. Departemen Pemrosesan Data: Langkah 2
Pesanan pembelian digunakan untuk menciptakan record pesanan pembelian terbuka dan untuk mentransfer record korespondensinya
dalam file permintaan pembelian terbuka ke file permintaan pembelian tertutup.
d. Pemrosesan Data: Langkah 3 Departemen pemrosesan data menjalankan pekerjaan batch yang meng-
update file buku besar pembantu persediaan dari laporan penerimaan dan memindahkan tanda “dalam Pemesanan” dari record persediaan.
Sistem ini menghitung total batch dari bukti tanda terima persediaan untuk prosedur update buku besar umum dan kemudian menutup record
korespondensi dalam file pesanan pembelian terbuka ke file pesanan pembelian tertutup.
e. Utang Dagang Ketika petugas administrasi utang dagang menerima faktur pemasok, ia
merekonsiliasikannya dengan dokumen pendukung yang sebelumnya ditempatkan dalam file penundaan utang dagang. Petugas itu kemudian
Universitas Sumatera Utara
27
menyiapkan satu voucher, menyimpannya dalam file voucher terbuka, dan mengirimkan salinan voucher itu ke pemrosesan data.
2. Aktivitas Sistem Pembayaran Gaji
