Aktivitas Sistem Pemrosesan Penjualan

17

1. Aktivitas Sistem Pemrosesan Penjualan

Sistem penjualan biasanya menggunakan sistem real-time. Sistem real- time memproses transaksi secara individual pada saat peristiwa ekonomi muncul karena record tidak dikumpulkan dalam batch, tidak terdapat jeda waktu antara muncul peristiwa ekonomi dan pencatatannya. Banyak prosedur manual dan dokumen dari sistem yang lama digantikan dengan terminal komputer. Sistem ini menyediakan masukan dan keluaran secara real-time dimana transaksi batch hanya mempengaruhi beberapa induk file saja. Prosedur Update a. Prosedur penjualan pada pemrosesan secara real-time Petugas penjualan menerima order dari pelanggan dan memproses setiap transaksi pada saat itu juga. Menggunakan terminal komputer yang terhubung untuk menjalankan program inquiryedit, petugas melaksanakan tugas-tugas seperti yang dijelaskan dibawah ini dalam mode real-time: 1. Pemeriksaan pemberian kredit dilaksanakan dengan melakukan akses langsung pada file kredit pelanggan. File ini berisi informasi seperti batas kredit pelanggan, saldo saat ini, tanggal terakhir pembayaran, dan status kredit saat ini. Berdasarkan atas kriteria yang diprogram, permintaan kredit dari pelanggan diterima atau ditolak. 2. Jika persetujuan kredit disetujui, petugas kemudian melakukan akses pada file induk persediaan dan melakukan pengecekan ketersediaan persediaan. Sistem mengurangi persediaan dengan jumlah kuantitas barang yang Universitas Sumatera Utara 18 dijual untuk menggambarkan keakuratan dan keadaan dari persediaan di gudang dan yang tersedia untuk dijual. 3. Sistem secara otomatis mengirim pesan elektronik ke gudang dan surat jalan ke dapartemen pengiriman, dan mencatat catatan penjualan pada file penjualan yang belum selesai. Struktur dari file ini mencakup field TUTUP yang membuat nilai T atau Y untuk mengindikasikan status pesanan . Catatan yang sudah dikirimkan mempunyai status tutup yang berisi nilai Y sehingga pelanggan sudah dapat ditagih. Field ini akan digunakan untuk menjadi identifikasi catatan pada prosedur batch. Nilai normal field ini pada saat catatan dibuat adalah T. Nilai itu berubah pada saat barang telah dikirimkan ke pelanggan. Petugas penjualan dapat menentukan status pesanan untuk menjawab pertanyaan pelanggan dengan melihat catatan tersebut. b. Prosedur Pegudangan Terminal komputer petugas pegudangan mencetak dokumen pengeluaran barang yang dikirim secara elektronik. Kemudian petugas mengambil barang dan mengirimkannya, bersama dengan salinan dari dokumen pengeluaran barang, ke dapartemen pengiriman. c. Dapartemen pengiriman Petugas pengiriman melakukan prosedur pencocokan barang, dokumen pengeluaran barang, dan dokumen pada terminal komputer. Petugas kemudian menentukan kurir dan menyiapkan barang-barang untuk dikirimkan. Dari terminal komputer, petugas mengirimkan dokumen surat Universitas Sumatera Utara 19 jalan pada komputer pusat yang berisi tanggal pengiriman dan biaya pengiriman. Petugas pengiriman melakukan update pada catatan pesanan penjualan yang belum selesai secara real-time dan membeikan nilai Y pada field TUTUP sehingga menutup pesanan penjualan. Prosedur Update File Induk Pada akhir hari, program update batch melakukan pencarian pada file pesanan penjualan yang belum selesai untuk memberikan tanpa tutup, dan melakukan update pada file induk file berikut ini: File induk pembantu piutang, file induk kontrol persediaan, file induk penjualan,file kontrol piutang, dan file induk harga pokok penjualan. Ingat kembali bahwa pada file pembantu persediaan telah di-update sebagai bagian dari prosedur real-time. Program batch menyiapkan dan mengirimkan tagihan pelanggan dan memindahkan catatan penjualan yang sudah selesai ke file pesanan penjualan yang sudah selesai, dimana sama dengan jurnal penjualan.

2. Aktivitas Sistem Penerimaan Kas