Analisis Sistem Informasi persediaan Barang
2.2 Analisis Sistem Informasi persediaan Barang
Bagian ini membahas dan menguraikan sistem informasi yang terjadi pada toko Gadgetanda baik secara narasi maupun menggunakan alat bantu Flowmap, menjabarkan dokumen-dokumen yang mengalir dan entitas yang terlibat dalam sistem informasi persediaan barang pada toko Gadgetanda.
2.2.1 Uraian Prosedur
Berikut ini merupakan uraian prosedur sistem, yang sedang berjalan pada toko Gadgetanda, secara narasi :
6. Proses Penjualan
a. Konsumen melakukan permintaan barang pada bagian penjualan.
b. Bagian penjualan mengecek persediaan barang yang diminta oleh konsumen dan terdapat dua kemungkinan yaitu
a. Permintaan barang konsumen tidak tersedia pada persediaaan barang maka permintaan tidak terpenuhi. Bagian penjualan mengembalikan permintaan pada konsumen.
b. Permintaan barang tersedia pada persediaaan barang maka permintaan terpenuhi. Apabila barang terpenuhi maka bagian penjualan membuat faktur penjualan sebanyak dua rangkap. Lembar pertama diserahkan pada konsumen, lembar kedua diserahkan pada bagian administrasi.
c. Bagian penjualan akan membuat laporan harian penjualan pada saat transaksi terakhir telah selesai dan dilaporan tersebuat diserahkan pada bagian administrasi.
d. Bagian Administrasi akan mengecek faktur barang dan laporan penjulan harian jika sesuai maka akan diinputkan pada file Spreed Sheet penjualan dan dicatatat pada file Spreed Sheet persediaan barang dan mengurangi persediaan barang yang telah terjual.
7. Proses Pemesanan Bagian administrasi akan melakukan pencarian persediaan barang yang kosong.lalu akan membuatkan PO (Purchase Order) dari data persediaan barang kosong tersebut lalu dikirim ke pemasok.
8. Proses Pembelian
a. Pemasok akan memberikan faktur pembelian barang
b. Bagian Administrasi mengecek kesesuaian data faktur pembelian dengan data pemesanan barang. Jika tidak sesuai maka akan dikembalikan pada pemasok dan jika faktur pembelian sesuai maka bagian adminstrasi akan memcatatat transaksi pembelian pada file Spreed Sheet pembelian dan menambar persediian barang pada file Spreed Sheet persediaan barang.
9. Proses Retur Bagian teknisi menerima faktur penjualan kemudian dilakuakan pengecekan antara faktur penjualan dengan barang yang akan di retur, Apabila sesuai maka akan dibuatkan faktur retur barang. Faktur retur barang diberikan pada bagian administrasi.
10. Pada akhir bulan, bagian administrasi mengerjakan tugas bulanannya antara lain :
a. Mengecek data persedian barang dan mencetaknya untuk dijadikan acuan dalam kegiatan stock of name bulanan.
b. Membuat Laporan persedian barang berdasarkan hasil stock of name dan menyerahkan hasilnya kepada kepala toko.
c. Membuat Laporan pembelian barang berdasarkan data pembelian barang dan menyerahkan hasilnya kepada kepala toko.
d. Membuat Laporan penjualan barang berdasarkan data penjualan barang dan menyerahkan hasilnya kepada kepala toko
2.2.2 Analisis Dokumen
Analisis Dokumen dilakukan untuk mengetahui dokumen-dokumen apa saja yang digunakan dan dihasilkan sistem informasi persedian barang pada toko Gadgetanda.
1. Dokumen Masukan Dokumen masukan atau Dokumen Input merupakan dokumen yang diterima oleh sistem dari pihak terkait dan dapat menjadi masukan untuk proses selanjutnya, Dokumen Input terdiri dari :
a. Nama Dokumen : Permintaan barang Deskripsi
: Merupakan masukan permintaan barang pada toko Sumber
: konsumen
Tujuan
: Bagian penjualan
Frekuensi
: Setiap terjadi permintaan
Volume
: Setiap hari
Item Data
: Nama barang, Type, Warna
Hasil Analisa : Dokumen belum sesuai dengan kebutuhan sistem Hasil Analisa
: Dokumen sudah sesuai dengan kebutuhan sistem
b. Nama Dokumen : Faktur pembelian Deskripsi
: Tanda Bukti pembelian barang dari pemasok dan dijadikan sebagai dasar untuk perhitungan persedian barang.
Sumber
: Pemasok
Tujuan
: Bagian administrasi
Frekuensi
: Setiap terjadi pembelian barang
Volume
: 1 Minggu sekali
Item Data : No faktur, Tanggal, Nama pemasok, Alamat pemasok, No telp, Jumlah barang, Nama barang, Harga, Total.
Hasil Analisa : Dokumen sudah sesuai dengan kebutuhan sistem
c. Nama Dokumen : Laporan penjualan harian Deskripsi
: Merupakan akumulasi dari faktur penjualan yang dijadikan sebagai bahan untuk update stock Sumber
: Bagian penjualan
Tujuan
: Bagian administrasi
Frekuensi : Pada saat transaksi penjualan berakhir. Volume
: Setiap hari
Item Data : Tanggal penjualan, No faktur, Keterangan,
Jumlah barang, Harga, Total
Hasil Analisa : Dokumen sudah sesuai dengan kebutuhan sistem
2. Dokumen Keluaran Dokumen Keluaran atau Dokumen Output merupakan dokumen yang
dihasilkan oleh sistem untuk pihak luar atau pihak terkait dan dapat dijadikan sebagai bahan pengambilan keputusan, Dokumen Output terdiri dari :
a. Nama Dokumen : Laporan Persediaan barang Deskripsi
: Sisa persediaan barang dari hasil stock of name dijadikan sebagai pemberitahuan kepada kepala toko mengenai persedian barang perbulan dan nilai nominalnya
Sumber
: Bagian administrasi
Tujuan
: kepala toko
Frekuensi
: bulanan
Item Data : Kode barang, Nama barang, Serial Number,
Jumlah, harga , total.
Hasil Analisa : Dokumen sudah sesuai dengan kebutuhan sistem.
b. Nama Dokumen : Laporan penjualan Deskripsi
: Laporan penjualan barang periode bulanan dijadikan sebagai dasar pengambilan keputusan untuk membuat rencana pemasaran pada periode yang akan datang,
dan sebagai bahan untuk membuat laba rugi. Sumber
: Bagian administrasi
Tujuan
: Kepala toko
Frekuensi
: Bulanan
Item Data : Periode bulan, Nama barang, Jumlah terjual, total
Penjualan, grand total.
Hasil Analisa : Dokumen sudah sesuai dengan kebutuhan sistem.
c. Nama Dokumen : Laporan pembelian Deskripsi
: Laporan pembelian barang digunakan untuk mengetahui jumlah pengeluaran toko, dan sebagai bahan untuk membuat laba rugi.
Sumber
: Bagian administrasi
Tujuan
: Kepala toko
Frekuensi
: Bulanan
Item Data : Periode bulan, Nama barang, Jumlah beli, harga, total
pembelian , grand total.
Hasil Analisa : Dokumen sudah sesuai dengan kebutuhan sistem.
2.2.3 Analisis Entitas
Didalam sistem terdapat entitas-entitas yang saling berinteraksi melalui suatu aktifitas tertentu baik secara langsung maupun tidak langsung, suatu entitas dapat berupa orang, unit, atau pihak terkait yang berinteraksi dengan sistem.
Setiap entitas dapat bertindak sebagai pemberi masukan (input), pemroses data atau pengolah data, atau penerima keluaran (output).
Entitas dapat didefinisikan sebagai pihak-pihak terkait yang berkepentingan atas berjalannya suatu proses dalam sebuah sistem. Entitas yang terlibat secara langsung dalam proses pengolahan data dikelompokan kedalam entitas dalam, sedangkan entitas yang tidak terlibat dalam proses pengolahan data dan bertindak memberi masukan (input) atau menerima keluaran (output), dikelompokan kedalam entitas luar.
1. Entitas Luar, terdiri dari : Pemasok, Kepala toko, dan konsumen
2. Entitas Dalam, terdiri dari : Bagian administrasi, Bagian penjualan, Bagian teknisi
2.2.4 Flowmap berjalan sistem persediaan barang
Diagram 3.1 Flowmap Sistem Berjalan Toko Gadgetanda