Kondisi dan Gambaran Umum Objek Observasi

2.1 Kondisi dan Gambaran Umum Objek Observasi

Toko Gadgetanda merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang penjualan alat komunikasi khususnya smartphone dan aksesorisnya, perusahaan ini merupakan salah satu dari pelopor perusahaan lainnya yang sejenis, yang berkonsentrasi pada penjualan barang-barang kepada konsumen atau toko sejenis.

Pada awal berdiri, toko Gadgetanda tidak mengalami kendala yang berarti dalam menjalankan usahanya, ini dikarenakan jumlah barang dagangan Toko Gadgetanda belum begitu banyak, sehingga proses pembukuan dan pendokumentasian data dilakukan dengan cara menuliskan pada faktur, form dan laporan harian, setelah itu data transaksi disimpan pada file Spreed Sheet. Seiring berjalannya waktu, toko Gadgetanda mengalami perkembangan yang terus meningkat, jumlah permintaan barang terus bertambah yang menyebabkan toko

Gadgetanda mengalami kesulitan dalam melakukan pembukuan dan pendokumentasian data transaksi, sehingga muncul kendala sebagai berikkut :

3. Proses pencatatan data pembelian, penjualan dilakukan dengan cara menuliskannya pada faktur kemudian dicatatat kembali dalam sebuah form laporan harian setelah itu data transaksi tersebut disimpan dalam sebuah file spreed sheet dengan penyimpanan file yang tidak sistematis. Proses tersebut memerlukan waktu yang tidak singkat selain itu pada data transaksi-transaksi tersebut sering terjadi kesalahan pencatatan, akibatnya informasi persediaan barang menjadi tidak tepat dan akurat.

4. Pengelolaan dan pengontrolan informasi mengenai persediaan barang masih dilakukan dengan cara mencari pada file spreed sheet yang berisi catatan data transaksi-transaksi yang terjadi. pengolahan data pemesanan, pembelian, penjualan, dan persediaan barang yang terdapat pada toko Gadgetanda memungkinkan petugas menunda–nunda tugas yang diberikan. Akibatnya informasi persediaan barang tidak dapat disajikan pada saat dibutuhkan.

Atas dasar permasalahan tersebut, kepala toko merasa perlu mengadakan perombakan dalam proses bisnis perusahaan dan memutuskan untuk melakukan pengolahan data transaksi secara terkomputerisasi dengan menggunakan aplikasi khusus dengan harapan dapat meningkatkan kinerja dari perusahaan, meminimalisir kesalahan yang terjadi, serta sirkulasi persediaan barang dan distribusi barang berjalan dengan baik.

2.1.1 Struktur Organisasi

Toko Gadgetanda dikepalai oleh seorang kepala toko yang sekaligus merupakan pendiri dan pemilik perusahaan. Dalam melakukan kegiatan operasional, kepala toko mempekerjakan tiga orang karyawan, dengan tugas dan fungsi yang sama dibawah pengawasan kepala toko, sehingga dalam melakukan tugasnya tiga karyawan tersebut bekerja sama. Tugas dan wewenang masing- masing karyawan tidak terdefinisi dengan jelas, sehingga toko Gadgetanda tidak Toko Gadgetanda dikepalai oleh seorang kepala toko yang sekaligus merupakan pendiri dan pemilik perusahaan. Dalam melakukan kegiatan operasional, kepala toko mempekerjakan tiga orang karyawan, dengan tugas dan fungsi yang sama dibawah pengawasan kepala toko, sehingga dalam melakukan tugasnya tiga karyawan tersebut bekerja sama. Tugas dan wewenang masing- masing karyawan tidak terdefinisi dengan jelas, sehingga toko Gadgetanda tidak

Berikut ini merupakan gambaran struktur organisasi pada toko Gadgetanda.

Gambar 3.1 Gambaran Struktur Organisasi Toko Gadgetanda

2.1.2 Tugas dan Wewenang

Berikut ini merupakan uraian tugas dan wewenang setiap bagian atau unit yang terlibat dalam proses bisnis perusahaan berdasarkan gambaran struktur organisasi toko Gadgetanda :

1. Kepala Toko Kepala toko mempunyai kekuasaan penuh untuk mengatur kegiatan operasional perusahaan. Tugas dan wewenang kepala toko, antara lain sebagai berikut :

a. Menetapkan kebijakan perusahaan.

b. Merancang dan menetapkan program kerja perusahaan.

c. Mengawasi kegiatan operasional perusahaan.

d. Mewakili perusahaan pada kegiatan pertemuan yang diselenggarakan oleh Pemasok.

e. Menuntukan Barang yang akan dijual di toko.

2. Bagian Administrasi Bagian administrasi bertanggung jawab atas pendokumentasian setiap kegiatan transaksi- transaksi perusahaan. Tugas dan wewenang bagian administrasi antara lain sebagai berikut :

a. Bertanggung jawab terhadap kepala toko.

b. Melakukan pemesanan barang, pembelian dan meretur pada pemasok.

c. Melakukan pembayaran kepada pemasok sesuai dengan catatan pembukuan dan rincian tagihan dari pemasok.

d. Melakukan pembukuan atas setiap transaksi yang terjadi baik dengan pemasok maupun dengan konsumen.

e. Mengontrol persedian barang.

f. Membuat Laporan pembelian, penjualan, persedian barang, retur, keuangan.

3. Bagian Penjualan Bagian penjualan bertanggung jawab atas terjaganya hubungan harmonis antara konsumen dengan perusahaan mengenai penjualan barang. Tugas dan wewenang Bagian pemasaran antara lain sebagai berikut :

a. Bertanggung jawab terhadap kepala toko.

b. Melakukan penawaran, promosi barang kepada konsumen.

c. Melakuakn penjualan barang baik pada konsumen atau toko lain.

d. Melayani keluhan konsumen.

e. Melakukan kegiatan promosi untuk mendapatkan konsumen baru.

f. Melaporkan data transaksi penjualan harian kepada bagian administrasi.

4. Bagian Teknisi Bagian teknisi bertanggung jawab atas terjaganya hubungan harmonis antara konsumen dengan perusahaan mengenai keluhan konsumen pada hal hal yang teknis. Tugas dan wewenang bagian teknisi antara lain sebagai berikut : 4. Bagian Teknisi Bagian teknisi bertanggung jawab atas terjaganya hubungan harmonis antara konsumen dengan perusahaan mengenai keluhan konsumen pada hal hal yang teknis. Tugas dan wewenang bagian teknisi antara lain sebagai berikut :

b. Menangani keluhan konsumen.

c. Melakukan perbaikan barang bila terjadi kerusakan.

d. Membantu konsumen dalam pengoperasi barang.

e. Melaporkan data transaksi perbaiakan dan retur harian kepada bagian administrasi.