a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan RKAT Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian. b.
Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan. c.
Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan. d.
Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan. e.
Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan perlengkapan.
f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.
g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
E. Kinerja Usaha Terkini
Setiap Perguruan Tinggi Negeri mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan Perguruan Tinggi Negeri, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga
pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua
karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja. Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang
bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelengarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan
berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat
berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya.
Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia SDM yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isra’ Mi’raj,Dll sehingga para civitas
akademika selalu memilki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang maha Esa.
F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain : 1.
Persiapan kuliah mahasiswa semester genapganjil. 2.
Perkuliahan semester genapganjil. 3.
Ujian mid semesterujian semester genap ganjil. 4.
Wisuda mahasiswa.
BAB III PEMBAHASAN
A. Pengertian Sekretaris
Pengertian sekretaris dapat ditinjau dari dari beberapa segi. Dari segi asal kata, istilah sekretaris berasal dari kata secretum dalam bahasa Latin yang berarti rahasia. Kata
secretum kemudian berubah menjadi kata secretarie dalam bahasa Perancis, secretary dalam bahasa Inggris, dan akhirnya menjadi kata secretaries dalam bahasa Belanda. Jadi,
menurut asal usul katanya sekretaris berarti seorang petugas yang diberi kepercayaan untuk menyimpan rahasia.
Sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan pekerjaan detail kepala atau pimpinannya Wursanto, 2004:1.
Sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat menyurat termasuk menyiapkan bagi seorang pejabat penting atau instansi Saiman,
2005:25. Sekretaris adalah seorang pembantu pimpinan yang bertugas menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat atau korespondensi, menerima tamu,
mengingatkan pimpinan tentang kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya serta melakukan tugas-tugas lainnya yang berkaitan dengan peningkatan efektivitas kerja
pimpinan M. Braum dan Ramon, 2006:1. Sesuai dengan kedudukan, wewenang, dan tanggungjawabnya sekretaris dapat dibedakan
menjadi dua macam Sunarto, 2006:4 yaitu :
1. Sekretaris Organisasi
Yaitu sekretaris yang bertugas sebagai office karena secara formal menjalankan fungsi manajer yang ruang lingkupnya meliputi semua aspek kegiatan kantor.
2. Sekretaris Pimpinan Sekretaris Pembantu Pimpinan
Yaitu seorang sekretaris dengan status kepegawaian, tetapi tidak berkedudukan sebagai manajer dan hanya berperan sebagai pembantu pimpinan untuk memperingan,
memperlancar, dan mempermudah tugas pekerjaan pimpinan, dengan tugas yang berhubungan dengan telephoning, korespondensi, filling, pendiktean, pembuatan
perjanjian, dengan tamu untuk kepentingan pimpinan, membuat agenda kegiatan pimpianan, dan pekerjaan ketatausahaan lainnya atas perintah pimpinan.
Sekretaris yang dibahas dalam hal ini adalah sekretaris pimpinan sekretaris pembantu pimpinan. Kedudukan sekretaris dekan pada Fakultas Ekonomi USU berada
dibawah dan bertanggungjawab langsung kepada dekan. Sekretaris dekan pada Fakultas Ekonomi USU terdiri dari 2 dua orang.
Kedudukan sekretaris pertama berfungsi sebagai sekretaris yang menangani korespondensi atau surat menyurat dalam membantu dekan untuk memperingan,
memperlancar dan mempermudah tugas pekerjaan dekan yang berhubungan dengan telephoning, faximile, membuat surat keluar dan mengarsip surat.
Kedudukan sekretaris kedua berfungsi sebagai public relation dalam membantu dekan untuk memperingan, memperlancar, dan mempermudah tugas pekerjaan dekan
yang berhubungan dengan telephoning, faximile, menyiapkan acara seminar, memproses program dekan, dan menyiapkan rapat dekan dengan Tamu dekan dari luar negeri.
Berdasarkan analisis dan pemahaman tersebut maka sekretaris dekan merupakan orang yang berperan penting dalam membantu tugas-tugas dekan dan diharapkan mampu
memperlancar tugas dekan dengan kemampuan dan keterampilan yang dia miliki.
B.Peranan Sekretaris
Peranan sekretaris adalah memperlancar tugas-tugas pimpinan untuk mencapai tujuan organisasi Hardiana, 2000:7. Ada beberapa peranan sekretaris dalam membantu
pelaksanaan tugas-tugas pimpinan adalah sebagai berikut : i.
Pusat Informasi Sebagai pusat informasi sekretaris di dalam kantor paling tidak harus mengetahui bagian
yang ditanganinya sendiri, sebagai contoh sekretaris harus mengetahui tentang surat-surat. Sekretaris sebagai pusat informasi mempunyai peran sebagai berikut:
1. Peran Strategi
Yaitu peran yang diharapkan dapat memberikan pengaruh positif pada status performance perusahaan jangka panjang sehingga tercapai melalui kelancaran arus
informasi baik dari dalam maupun luar perusahaan,misalnya sebagai penjaga rahasia. 2.
Peran Teknis Yaitu peran yang diharapkan dapat meningkatkan kinerja pimpianan. Aktivitas
sekretaris yang menyalurkan informasi kepada pimpinan secara jelas dan akurat akan sangat membantu dan memfasilitas pimpinan untuk menjalankan fungsinya dengan baik.
3. Peran Pendukung
Yaitu peran yang diharapkan dapat memberikan pengaruh positif kepada anggota organisasi lainnya yang dapat dicapai dengan pendistribusian informasi.
ii. Penerima Telepon
Sebagai suatu penerima telepon sekretaris harus dapat mengetahui cara berkomunikasi dengan baik, dapat mendengarkan dengan baik dan mengerti percakapan yang dilakukan
dan dapat menerima pesan yang disampaikan oleh si penelpon dengan baik. iii.
Resepsionis Sebagai resepsionis sekretaris harus mengetahui cara menerima tamu dengan baik yakni
tetap berlaku sopan, tanpa membeda-bedakan apakah tamu tersebut datang atas dasar perjanjian dan tamu yang tanpa perjanjian.
iv. Perantara atau Penghubung
Sebagai perantara atau penghubung sekretaris harus mampu mengkomunikasaikan suatu informasi dengan baik dari pimpinan maupun dari pegawai, mengetahui saat yang tepat untuk
memberitahukan informasi, maupun menyampaikan segala sesuatu, baik itu laporan, naskah dan keluhan dari pegawai.
Adapun Peranan Sekretaris Dekan pada Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai berikut : a.
Pemberi Informasi Dalam hal ini peranan sekrataris sebagai pembantu dekan yakni memperlancar tugas-
tugas dekan dengan memberikan informasi mengenai jadwal dan program kegiatan dekan. Antara lain :
• Memberikan informasi mengenai jadwal perjalanan Dinas Dekan ke luar kota.
• Memberikan informasi kepada Dekan mengenai acarakegiatan yang akan dilakukan,
pesawat terbang dan hotel tempat menginap. •
Mempersiapkan dokumen yang akan dibawa oleh Dekan selama melakukan perjalanan Dinas ke luar kota.
• Mengingatkan kembali pada Dekan tentang jadwal yang akan dihadirinya.
Apabila Dekan tidak ada di tempat, ternyata ada surat yang sangat penting dan perlu diketahui segera oleh Dekan, maka sekretaris segera memberitahukan informasi tersebut
dengan mengirimkan surat tersebut kepada alamat yang dituju dengan perkiraan beliau akan menerima surat tersebut tepat pada waktunya, dan apabila ternyata Dekan berada di luar
negeri maka informasi tersebut dapat diberitahukan melalui e-mail atau fax. Seorang sekretaris juga harus menyiapkan time table yang berfungsi sebagai pengingat
semua jadwal Dekan, agar Dekan tidak lupa jadwal apa saja yang harus dikerjakannya pada kurun waktu satu minggu. Sekretaris bertugas untuk mengatur jadwal tersebut agar tidak
bersinggungan antara jadwal yang satu dengan jadwal yang lainnya. Biasanya seorang sekretaris tidak selalu mereview jadwal Dekan setiap harinya. Karena semua jadwal Dekan
yang akan di kerjakannya telah dicatat didalam time table, tapi apabila Dekan lupa akan jadwalnya pada hari itu, maka sekretaris harus segera mengingatkan Dekan tentang
jadwalnya tersebut.
Dengan adanya pelaksanaan peranan sekretaris sebagai pemberi informasi tersebut maka dapat meningkatkan kinerja pimpinan dan dapat memberi pengaruh yang positif pada status
dan performance Fakultas Ekonomi USU untuk jangka panjang. b.
Penerima Telepon Dalam hal ini peranan sekretaris dapat menerima informasi yang disampaikan melalui
telepon dengan baik serta menyampaikan informasi kembali melalui telepon tersebut dengan benar tanpa mengurangi atau menambahi.
Antara lain : •
Menerima dan menjawab telepon. •
Mencatat pesan-pesan yang disampaikan oleh penelepon. Dalam hal ini sekretaris sudah menjalankan peranannya dengan baik, karena sekretaris
dalam menerima telepon selalu menganggap bahwa yang menelpon adalah seseorang yang penting dan yang harus dilayani dengan tata cara menelpon yang baik.
c. Resepsionis
Peranan sekretaris resepsionis yang dilaksanakan pada Fakultas Ekonomi USU adalah dapat menerima tamu yang datang tanpa membeda-bedakan apakah tamu yang datang atas
dasar perjanjian atau tanpa perjanjian.
Hal yang harus dilakukan antara lain : •
Menyambut tamu dengan sikap sopan dan ramah tamah.
• Mencatat nama tamu, jabatan, serta maksud dan tujuannya.
• Apabila tamu yang datang telah mengadakan perjanjian terlebih dahulu, sekretaris bisa
mengantar tamu tersebut bertemu dekan, atau jika Dekan sedang ada tamu, maka tamu tersebut dipersilahkan menunggu di lobi.
• Apabila tamu yang datang tanpa mengadakan perjanjian terlebih dahulu, sekretaris
harus meminta beberapa keterangan dari tamu tersebut sebelum ia dapat menentukan tamu tersebut dapat bertemu pimpinan atau tidak.
d. Perantara atau Penghubung
Sekretaris dekan pada Fakultas Ekonomi USU berperan sebagai penghubung antara dekan dengan pegawai. Dalam hal ini sekretaris harus mengadakan hubungan yang baik
dengan bagian lain, karena mereka juga membutuhkan bantuan bagian lain untuk dapat membantu dalam hal menyelesaikan pekerjaan mereka.
Antara lain : •
Membantu pegawai dari bagian kepegawaian yang memerlukan nomor surat keluar dari fakultas dan tanggal untuk keperluan membuat surat tentang kenaikan pangkat
dosen. •
Begitu juga sebaliknya, jika sekretaris Dekan memiliki keperluan dengan masalah keuangan atau dana untuk keperluan membeli snack tamu dekan yang datang dari
luar organisasi atau fakultas, maka sekretaris dekan berhubungan atau melalui perantara dengan bagian keuangan.
Dari uraian tentang peranan sekretaris dekan pada Fakultas Ekonomi USU sudah dapat melaksanakan peranan atau fungsinya sebagai sekretaris dekan dengan baik. Dalam hal ini
juga terlihat dengan menunjukkan adanya hubungan yang terjalin baik dan sikap ramah tamah antara sekretaris dengan pegawai bagian lainnya maupun dengan tamu-tamu dekan.
C. Syarat-Syarat Sekretaris
