juga terlihat dengan menunjukkan adanya hubungan yang terjalin baik dan sikap ramah tamah antara sekretaris dengan pegawai bagian lainnya maupun dengan tamu-tamu dekan.
C. Syarat-Syarat Sekretaris
Sekretaris yang peranannya sebagai pembantu pimpipnan dalam organisasi atau instansi harus memiliki syarat-syarat tertentu agar sekretaris dapat melaksanakan peranannya dengan
sebaik-baiknya, mengingat tugas sekretaris sangat luas dan memerlukan kreatifitas yang cukup tinggi.
Pada dasarnya syarat-syarat untuk menjadi sekretaris Saiman, 2005:26 adalah sebagai berikut :
1. Syarat Kepribadian
Yaitu sifat-sifat yang dimiliki oleh seseorang yang menajdi sekretaris, seperti sifat penyabar, simpatik, bijaksana, penampilan yang baik, ramah, pandai bergaul, dapat
dipercaya serta memegang teguh rahasia.
2. Syarat Bahasa dan Pengetahuan Umum
Yaitu mengusai bahasa Indonesia dan beberapa bahasa asing dengan baik, secara lisan maupun tertulis serta memiliki pengetahuan tentang perkembangan yang berkaitan
langsung maupun tidak langsung dengan pekerjaan kesekretariatan seperti dibidang sosial kemasyarakatan, ekonomi, politik, dan hukum secara umu dalam rangka untuk
kelancaran, pelaksanaan tugasnya.
3. Syarat Pengetahuan Khusus
Yaitu pengetahuan tertentu yang sesuai jabatan dan tugas sekretaris sesuai dimana tempat dimana ia bekerja. Biasanya syarat pengetahuan khusus ini harus ditempuh melalui
pendidikan yang sifatnya formal. 4.
Syarat Skill dan Teknik Kesekretariatan Yaitu kemampuan seorang sekretaris yang langsung berhubungan dengan tugas
kesekretarisannya. Hal ini meliputi seperti kemampuan mengetik, mengefaks, mengarsip dan stenografi.
5. Syarat Praktek
Yaitu kemampuan dalam melaksanakan tugas sehari-hari sekretaris seperti menerima tamu, telepon, e-mail dan membuat agenda atau jadwal kegiatan pimpinan.
Berdasarkan syarat tersebut maka dengan demikian peranan sekretaris terhadap kelancaran pelaksanaan tugas dan tanggungjawab pimpinan atau kepala kantor sangat besar,
sehingga pada saat ini jabatan seorang sekretaris merupakan jabatan yang menuntut kemampuan profesional yang tinggi.
Syarat-syarat sekretaris dekan pada Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai berikut : 1.
Sekurang-kurangnya mempunyai latar belakang pendidikan Diploma III. 2.
Kemampuan berbahasa Indonesia dengan baik dan mengusai bahasa asing yaitu bahasa Inggris yang dapat menunjang kelancaran aktivitas fakultas.
3. Memilliki kepribadian yang sifatnya perhatian atas pekerjaannya, sabar, ramah,
penampilan diri yang baik, pandai bergaul, setia, dapat dipercaya dan cermat bekerja.
4. Memiliki Skill dan Praktek yakni keahlian dalam mengetik, koresponden, bertelepon,
mengaplikasikan komputer dan internet, filling, dan faximile. Berdasarkan syarat-syarat standar yang telah ditetapkan oleh Fakultas Ekonomi USU
untuk menjadi sekretaris Dekan sudah sangat baik dan kenyataannya Sekretaris Dekan pada saat ini telah melewatimemenuhi syarat-syarat tersebut yang mana saat ini sekretaris Dekan
memilki pendidikan S2 Sekretaris Public Relation dan S1 Sekretaris Koresponden. Selain itu, sekretaris Dekan juga sudah mampu dan sangat fasih dalam keterampilan
berkomunikasi Bahasa Inggris dan menggunakan program e-mail dengan baik dalam melakukan hubungan kerja sama yang membantu peningkatan mutu pendidikan dengan
pihak luar fakultas.
D. Tugas dan Tanggungjawab Sekretaris
