4. Memiliki Skill dan Praktek yakni keahlian dalam mengetik, koresponden, bertelepon,
mengaplikasikan komputer dan internet, filling, dan faximile. Berdasarkan syarat-syarat standar yang telah ditetapkan oleh Fakultas Ekonomi USU
untuk menjadi sekretaris Dekan sudah sangat baik dan kenyataannya Sekretaris Dekan pada saat ini telah melewatimemenuhi syarat-syarat tersebut yang mana saat ini sekretaris Dekan
memilki pendidikan S2 Sekretaris Public Relation dan S1 Sekretaris Koresponden. Selain itu, sekretaris Dekan juga sudah mampu dan sangat fasih dalam keterampilan
berkomunikasi Bahasa Inggris dan menggunakan program e-mail dengan baik dalam melakukan hubungan kerja sama yang membantu peningkatan mutu pendidikan dengan
pihak luar fakultas.
D. Tugas dan Tanggungjawab Sekretaris
Tugas sekretarsis dari masa ke masa semakin berkembang. Pada mulanya sekretaris adalah petugas yang diberi kepercayaan untuk menyimpan rahasia. Kemudian tugas
sekretaris bertambah, yakni menangani surat-surat pejabat pimpinan yang meliputi surat- surat pribadi atau surat-surat rahasia. Selanjutnya tugas sekretaris ini diperluas sebagai tata
usaha lainnya, seperti : menerima dan menjawab telepon, memelihara dokumen, menyusun jadwal kegiatan pimpinan, menyusun agenda rapat, dan sebagainya.
Sekretaris pada saat ini adalah orang yang membantu dalam segala hal agar pimpinan dapat bertindak secara efektif dalam melaksanakan tugas kepemimpinannya dengan baik.
Untuk itu sekretaris yang handal harus mengenal ruang lingkup tugasnya.
Pada dasarnya tugas sekretaris dapat dibagi menjadi tiga kelompok Sunarto, 2006:13 yaitu sebagai berikut :
1. Tugas Rutin
Yaitu tugas yang dilakukan setiap hari sesuai dengan prosedur yang sudah mapan atau praktek yang sudah lazim, tanpa perlu menunggu perintah atau mencari waktu khusus untuk
melaksanakannya. Tugas sekretaris rutin tersebut meliputi : pembuatan surat-surat keluar, pengurusan surat-surat masuk, arsip, menerima telepopn serta menelepon, menyusun jadwal
kegiatan pimpinan, menerima dan melayani tamu dan menyiapkan laporan rapat.
2. Tugas Pelaksanaan Instruksi
Yaitu tugas yang diperintahkan oleh pimpinan. Tugas itu diperintahkan karena tidak termasuk ke dalam kelompok tugas rutin dan harus dikerjakan ditengah-tengah kerja rutin.
Tugas-tugas itu meliputi : berkaitan dengan rapat yang tidak rutin, perjalanan dinas, dan proyek khusus.
3. Tugas Kreatif
Yaitu tugas yang muncul terinspirasi dalam diri sekretaris sendiri dan dimaksudkan agar bantuan yang diberikan kepada pimpianan dapat lebih berarti dan bermutu. Tugas kreatif ini
meliputi : perencanaan kerja, pengelolaan waktu, dapat berhubungan dengan pengaturan menyangkut ruang dan penyediaan peralatan kerja, peningkatan kepribadian dan
pengaetahuan. Sedangkan secara umum tugas-tugas sekretaris Saiman, 2005:41 meliputi hal-hal
sebagai berikut :
1. Menerima dikte dari pimpinan.
2. Melaksanakan korespondensi meneriam dan mengirim surat-surat, termasuk telepon dan
fax bagi sekretaris pribadi. 3.
Menyimpan arsip-arsip yang dinilai penting. 4.
Menerima tamu-tamu pimpinan 5.
Membuat jadwal pertemuan dan perjanjian-perjanjian pimpinan dengan teman relasi maupun kegiatan lainnya.
6. Menyiapkan bahan-bahan keterangan kepada pimpinan dalam rapat maupun kegiatan
lainnya. 7.
Bertindak sebagai perantara antara pimpinan dan bawahan. 8.
mengatur rapat-rapat dan seminar pimpinan dengan bawahan maupun dengan relasi. 9.
Menemani pimpinan dalam pertemuan penting. 10.
Menyusun pidato-pidato untuk pimpinan.
E. Pelaksanaan Tugas Dan Tanggungjawab Sekretaris Pada Fakultas Ekonomi USU
