EVALUASI SISTEM ADMINISTRASI OPERASIONAL GUDANG DALAM RANGKA MENINGKATKAN EFEKTIVITAS DAN EFISIENSI GUDANG BAHAN BAKU DAN BARANG JADI PADA PT. WIDYA DUTA GRAFIKA SURAKARTA

(1)

commit to user

EVALUASI SISTEM ADMINISTRASI OPERASIONAL GUDANG DALAM RANGKA MENINGKATKAN EFEKTIVITAS DAN EFISIENSI

GUDANG BAHAN BAKU DAN BARANG JADI PADA PT. WIDYA DUTA GRAFIKA SURAKARTA

( STUDI KHUSUS PRODUK LKS )

TUGAS AKHIR

Disusun Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Mencapai Derajat Sarjana Ahli Madya Program Studi D3 Manajemen Industri

Disusun Oleh :

Abdul Azis F3508052

PROGRAM STUDI D3 MANAJEMEN INDUSTRI FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SEBELAS MARET 2011

(2)

commit to user

iii

HALAMAN PERSETUJUAN

Judul Tugas Akhir : Evaluasi Sistem Administrasi Operasional Gudang

Dalam Rangka Meningkatkan Efektivitas dan Efisiensi Gudang Bahan Baku dan Barang Jadi Pada PT. Widya

Duta Grafika Surakarta (Studi Khusus Produk LKS)

Telah disetujui oleh Dosen Pembimbing Tugas Akhir untuk dijadikan topik dalam penulisan Tugas Akhir mahasiswa Program Studi D3 Manajemen Industri Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret.

Surakarta, April 2011

Dosen Pembimbing

_{Drs. M. Amien Gunadi MP}

NIP 19561023 198601 1 001

(3)

commit to user

Halaman Pengesahan

Telah disetujui dan diterima dengan baik oleh tim penguji Tugas Akhir Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret guna melengkapi tugas – tugas dan memenuhi syarat – syarat untuk memperoleh gelar Ahli Madya Manajemen Industri.

Surakarta, April 2011 Tim Penguji Tugas Akhir

1. Adnan Effendi, SE (...)

NRP. 350 800 001 Penguji

2. Drs. M. Amien Gunadi, MP (...)

(4)

commit to user

MOTO DAN PERSEMBAHAN

MOTTO :

-_{Dimana ada kemauan disitu pasti ada jalan (dan tentunya tidak cukup}

dengan sekedar berkata saja namun perlu ada manifestasi sebagai tindak lanjutnya). Jangan menunda-nunda sampai besok apa yang dapat kita lakukan hari ini.

-_{Hari esok adalah pembayaran atas apa yang kita lakukan hari ini.}

Penulis Persembahkan untuk : 1. Ayahanda dan ibunda tercinta. 2. Kakak – kakaku terima kasih buat

semua motivasinya.

3. Bagi siapa saja yang mencari ilmu dengan hati yang tawadlu.

4. Teman – teman Mi 2008 5. Almamaterku

(5)

commit to user

KATA PENGANTAR

Syukur Alhamdulillah penulis panjatkan kepada Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan

Tugas Akhir ini dengan judul “Evaluasi Sistem Administrasi Operasional

Gudang Dalam Rangka Meningkatkan Efektivitas dan Efisiensi Gudang Bahan Baku Dan Barang Jadi Pada PT. Widya Duta Grafika Surakarta (Studi Khusus Produk LKS)” dengan lancar.

Pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan Tugas Akhir ini, khususnya kepada :

1. Bapak Prof. Dr. Bambang Sutopo, M. Com, Ak selaku Dekan Fakultas

Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta.

2. Ibu Intan Novela, SE, Msi selaku ketua Program Studi Diploma 3

Manajemen Industri Universitas Sebelas Maret Surakarta.

3. Bapak Drs. M. Amien Gunadi, MP selaku dosen pembimbing dengan

penuh kesabaran bersedia membimbing, mengarahkan dan memberi saran selama penyusunan tugas akhir sehingga terselesaikan dengan baik.

4. Bapak dan Ibu dosen Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret

Surakarta, semoga ilmu yang didapat penulis menjadi berkah dan bermanfaat untuk hidup dan masa depan.

5. Segenap karyawan PT. Widya Duta Grafika yang telah meluangkan

waktu, memberi data dan informasi bagi penulis.

6. Ayahanda dan ibunda tercinta yang dengan sabar memberikan

dorongan moral, semangat dan doanya serta dukungan materi yang sangat berarti.

(6)

commit to user

vii

7. Kakak – kakak tercinta (Mas Aries, Mba Neli, Mba Ika, Mas Ies, Mas

Arif, Mas Jefri, Mba Fitri, Mba Evi), dan keponakan penulis (Zian & Fristi) terimakasih atas support dan doanya.

8. Keluarga di karanganyar, terimakasih sudah menjadi rumah kedua

penulis.

9. Kekasihku tersayang (yeni) dan keluarganya, terimakasih atas dorongan

moral, semangat dan bantuannya yang sangat berarti.

10. Sahabat - sahabat terbaik seperti : wahyu, adit, ahmad, vian, andreas, wahid, agung, yudi, niken, paramita dan yuli (semoga kita menjadi orang sukses...amien)

11. Teman – temanku D3 Manajemen Industri angkatan 2008, terimakasih atas dukungannya.

12. Semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu namun telah banyak membantu penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini.

Penulis menyadari bahwa dalam pengungkapan, penyajian serta pemilihan kata maupun pembahasan Tugas Akhir masih jauh dari sempurna karena keterbatasan waktu dan kemampuan yang dimiliki penulis. Oleh karena itu dengan penuh kerendahan hati penulis mengharapkan segala bentuk pengarahan dari semua pihak untuk perbaikan Tugas Akhir ini. Meskipun demikian semoga Laporan Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi pembaca dan mahasiswa Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Surakarta,

(7)

commit to user

viii DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL ... i

ABSTRAK ... ii

HALAMAN PERSETUJUAN ... iii

HALAMAN PENGESAHAN ... iv

MOTTO & PERSEMBAHAN ... v

KATA PENGANTAR ... vi

DAFTAR ISI ... viii

DAFTAR TABEL ... x

DAFTAR GAMBAR ... xi

DAFTAR SIMBOL ... xii

DAFTAR LAMPIRAN ... xiii

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Rumusan Masalah ... 3

C. Tujuan Penelitian ... 4

D. Manfaat Penelitian ... 4

E. Kerangka Pemikiran ... 5

F. Metode Penelitian ... 6

BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian Sistem ... 9

B. Karakteristik Sistem ... 9

C. Pengertian Gudang ... 10

(8)

commit to user

E. Fungsi Pergudangan ... 12

F. Efektivitas dan Efisiensi ... 13

G. Efektivitas dan Efisiensi Gudang ... 13

BAB III PEMBAHASAN

A. Deskripsi Umum Objek Penelitian ... 15

B. Laporan Magang Kerja ... 27

C. Pembahasan ... 29 BAB IV PENUTUP

A. Kesimpulan ... 57

B. Saran ... ... 58

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

(9)

commit to user

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1. Jumlah Karyawan ... 24 Tabel 3.2. Jam Kerja Karyawan Managerial dan

Operasional PT. Widya Duta Grafika ... 25 Tabel 3.3. Jam Kerja Karyawan Bagian Produksi

PT. Widya Duta Grafika ... 25 Tabel 3.4. Daerah Pemasaran PT. Widya Duta Grafika ... 26 Tabel 3.5. Aktivitas yang Dilakukan Selama

Pelaksanaan Magang Kerja ... 28 Tabel 3.6 Rumusan Masalah, Solusi, Implementasi,

(10)

commit to user

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1.1. Kerangka Pemikiran ... 6

Gambar 2.1. Struktur Organisasi PT. Widya Duta Grafika ... 18

Gambar 3.1. Bagan Alur Dokumen Pembelian Bahan Baku PT. Widya Duta Grafika ... 31

Gambar 3.2. Bagan Alur Dokumen Usulan Pembelian Bahan Baku ... 34

Gambar 3.3. Bagan Alur Dokumen Sistem Administrasi Operasional Barang Jadi ... 38

Gambar 3.4. Bagan Alur Dokumen Usulan Sistem Administrasi Operasional Barang Jadi ... 40

Gambar 3.5. Serah Terima Barang Jadi ... 46

Gambar 3.6. Bagan Alur Dokumen Barang Jadi Masuk Gudang ... 47

Gambar 3.7. Bukti Serah Terima Barang ... 48

Gambar 3.8. Bagan Alur Dokumen Usulan Barang Jadi Masuk Gudang ... 59

Gambar 3.9. Surat Jalan ... 51

Gambar 3.10. Surat Jalan ... 52

Gambar 3.11. Bukti Barang Keluar ... 53

Gambar 3.12. Bagan Alur Dokumen Bukti Barang Keluar ... 54

Gambar 3.13. Indeks Kode Buku Lembar Kerja Siswa (LKS) Progresif Semester 1 ... 56

(11)

commit to user

xii

DAFTAR SIMBOL

Simbol Keterangan

Dokumen

Menunjukkan dokumen sebagai masukan atau keluaran baik secara manual atau secara komputerisasi.

Operasi Manual

Menunjukkan proses yang dikerjakan secara manual.

Offline Storage

Digunakan untuk menyimpan data sebagai arsip secara manual.

Arus / Alir

Menunjukkan aliran antar proses.

Operasi Komputer

(12)

commit to user

xiii

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1. Surat Keterangan Magang dari Perusahaan Lampiran 2. Blangko Nilai Magang Dari Perusahaan Lampiran 3. Surat Keaslian Tugas Akhi

(13)

commit to user

Kata Kunci : Sistem Administrasi Operasional Gudang, Efektivitas & Efisiensi Gudang, Bahan Baku & Barang Jadi Mahasiswa Program Studi D3 Manajemen Industri Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret angkatan 2008

ABSTRAK

EVALUASI SISTEM ADMINISTRASI OPERASIONAL GUDANG DALAM RANGKA MENINGKATKAN EFEKTIVITAS DAN EFISIENSI

GUDANG BAHAN BAKU DAN BARANG JADI PADA PT. WIDYA DUTA GRAFIKA SURAKARTA

( STUDI KHUSUS PRODUK LKS )

Oleh: Abdul Azis Nim : F3508052

Gudang merupakan salah satu aset yang penting bagi perusahaan dan keberadaanya perlu pengawasan dan pengendalian. Hal ini dikarenakan gudang memiliki dampak yang signifikan bagi produktifitas perusahaan. Keberadaan gudang pada sebuah perusahaan bisa memberikan manfaat yang signifikan terhadap keberlanjutan proses produksi. Apabila dengan catatan pengelolaan kegiatan operasional gudang lebih optimal dan semua operasional administrasi yang dilakukan terdokumentasi dengan baik sehingga keberadaannya lebih efektif dan efisien.

Tujuan dalam penelitian ini adalah mengetahui sistem administrasi operasional gudang persediaan mulai dari bahan baku sampai barang jadi pada PT. Widya Duta Grafika, mengetahui kelebihan dan kelemahan yang terdapat dalam sistem administrasi operasional gudang persediaan PT. Widya Duta Grafika, mengetahui tingkat efektivitas dan efisiensi sistem administrasi operasional gudang pada PT. Widya Duta Grafika. Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah Data primer yang diperoleh berdasarkan wawancara dan observasi yang dilakukan oleh peneliti seperti jenis bahan baku, peralatan yang digunakan pada gudang dan data sekunder diperoleh dari catatan,buku bacaan dan data dari perusahaan, yang berhubungan dengan penelitian ini. Hasil pembahasan mengenai masalah yang dirumuskan adalah Sistem administrasi operasional gudang bahan baku dan barang jadi di PT. Widya Duta Grafika pada umumnya telah dilakukan dengan baik, dengan melibatkan berbagai fungsi dengan tugas dan tanggungjawab masing - masing serta telah dilengkapi dengan dokumen yang dapat dipertanggungjawabkan. Walaupun masih terdapat beberapa dokumentasi yang masih belum standar, nantinya akan menjadi saran dalam penelitian ini.

Berdasarkan pembahasan yang dilakukan, peneliti memberikan usulan kepada perusahaan untuk melakukan evaluasi terhadap sistem administrasi operasional gudang dan formulir – formulir yang digunakan didokumentasikan secara terstandar dan konsisten untuk mendukung terwujudnya gudang yang efektif dan efisien.

(14)

commit to user

Keywords: Warehouse Operations Administrative Systems, Effectiveness & Efficiency Warehouse, Raw Materials & Finished Goods

Student Study Program D3 Industrial Management Faculty of Economics University of force Eleven March 2008

ABSTRACT

EVALUATION SYSTEM ADMINISTRATION OPERATIONAL WAREHOUSE IN ORDER TO INCREASE THE EFFECTIVENESS AND EFFICIENCY

WAREHOUSE OF RAW MATERIAL AND FINISHED GOODS PT. WIDYA DUTA GRAFIKA SURAKARTA

(STUDY OF SPECIAL PRODUCTS LKS)

By: Abdul Azis Nim : F3508052

Warehouse is one important asset for the company and its existence need supervision and control. This is because the warehouse has a significant impact on company productivity. The existence of the warehouse on a company can provide significant benefits to the sustainability of the production process. If the records management of warehouse operations more optimally and all administrative operations performed well documented that its presence is more effective and efficient.

The purpose of this study was to determine the operational administration system warehouse inventory from raw materials to finished goods at PT. Widya Duta Grafika, knowing the strengths and weaknesses inherent in the operational administration system warehouse inventory PT. Widya Duta Grafika, knowing the level of effectiveness and efficiency of warehouse operations administration system on PT. Widya Duta Grafika. Data used in this study are primary data obtained based on interviews and observations conducted by researchers such as type of raw materials, equipment used in warehouses and secondary data obtained from the records, books and reading data from the company, which is associated with this research. The result of the discussion of issues that are formulated operational administration systems warehouse of raw materials and finished goods at PT. Widya Duta Grafika generally has done well, with the involvement of various functions with duties and responsibilities of the individual - each and are equipped with a document that can be accounted for. Although there are some that are still not standard documentation, eventually will be suggested in this study.

Based on discussions conducted, researchers gave suggestions to companies to conduct an evaluation of operational warehouse systems administration and forms - forms that are used are documented in a standardized and consistent to support the establishment of an effective and efficient warehouse.

(15)

commit to user

1 BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Meningkatnya intensitas persaingan dan jumlah pesaing

menuntut setiap perusahaan untuk selalu memperhatikan kebutuhan dan keinginan konsumen serta berusaha memenuhi apa yang mereka harapkan dengan cara yang lebih memuaskan dari pada yang dilakukan para pesaing.

Untuk mengantisipasi perubahan yang begitu cepat tersebut maka perusahaan percetakan dan penerbitan nasional perlu menerapkan strategi yang tepat agar bisa bersaing dalam memenangkan persaingan yang semakin tajam. Untuk itulah perlu segera dilakukan pembenahan atau

pengembangan organisasi yang profesional dan bertanggung jawab.

Agar tujuan tercapai diperlukan strategi sebagai pendekatan dan sistem yang mengelola segala sumber daya yang ada. Pengelolaan atau manajemen sumber – sumber organisasi memerlukan sistem pengendalian manajemen, yaitu sistem yang menjamin bahwa organisasi telah menetapkan strategi secara efektif dan efisien. Maka optimalisasi efektivitas dan efisiensi pada semua lini yang dimiliki perusahaan harus dilakukan. Salah satu lini yang sering diabaikan produsen namun sebenarnya memiliki dampak yang signifikan adalah bagian gudang.

Bagi perusahaan manufaktur, gudang berperan sebagai distributor

untuk menyalurkan bahan baku menuju jalur produksi atau untuk penyimpanan sementara barang hasil produksi. Respon gudang dalam menyuplai bahan baku berkaitan dengan proses penyiapan yang

(16)

commit to user

2 produksi. Pada dasarnya, fungsi gudang dapat dibagi menjadi fungsi

penerimaan barang dari supplier, fungsi penyimpanan barang sampai barang

tersebut dibutuhkan untuk proses produksi dan berfungsi sebagai terminal barang yang sudah jadi sebelum dikirimkan ke tangan konsumen.

Namun tidak sedikit perusahaan yang belum bisa memanfaatkan dampak positif dalam pengelolaan gudang. Hal ini disebabkan karena keterbatasan sumber daya manusia dan keterbatasan sarana pergudangan yang harus disediakan. Sehingga muncul penilaian bahwa keberadaan gudang merupakan biaya yang harus ditanggung perusahaan.

Sebaiknya semua aktivitas dalam gudang baik penambahan bahan atau pengurangan bahan dan barang harus melalui mekanisme pencatatan ke dalam dokumen. Sebab pengelolaan persediaan bahan baku dan barang diperlukan dokumen yang menjamin keamanan aset perusahaan tersebut dari tindakan kriminal. Oleh karena itu petugas gudang atau karyawan divisi lain tidak boleh memasukan dan mengeluarkan persediaan bahan atau barang tanpa didukung dokumen yang terstandar.

Dokumen – dokumen administrasi yang menyangkut gudang harus diketahui dan disetujui pejabat – pejabat yang berwenang dalam perusahaan serta harus dikirim ke divisi-divisi yang terkait agar terdapat mekanisme yang

(17)

commit to user

3 pengelolaan bahan dan bahan jadi dalam gudang demi kelangsungan hidup perusahaan.

PT. Widya Duta Grafika berusaha untuk meningkatkan kualitas produksinya demi kepuasan para konsumen. Seperti halnya yang dialami oleh perusahaan – perusahaan lain PT. Widya Duta Grafika juga tidak lepas dari himpitan ketatnya tingkat persaingan pasar yang melanda Indonesia. Untuk tetap bertahan maka PT. Widya Duta Grafika perlu melakukan pembenahan – pembenahan dalam lingkungan internalnya. Salah satu usaha yang dilakukan adalah dengan meninjau ulang sistem administrasi operasional gudang yang telah dilaksanakannya. Hal ini dimaksud untuk mengetahui seberapa besar tingkat efektivitas dan efisiensi sistem administrasi gudang yang dilaksanakan PT. Widya Duta Grafika. Sehingga pihak pengelola perusahaan dapat mengambil keputusan apakah perlu dilakukan perubahan pada sistem administrasi gudang yang ada atau tidak.

Berdasarkan permasalahan diatas maka perlu dilakukan penelitian

yang berkaitan dengan judul “EVALUASI SISTEM ADMINISTRASI

OPERASIONAL GUDANG DALAM RANGKA MENINGKATKAN

EFEKTIVITAS DAN EFISIENSI GUDANG BAHAN BAKU DAN BARANG

JADI PADA PT. WIDYA DUTA GRAFIKA SURAKARTA ”( STUDI KHUSUS

PRODUK LKS ).

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka rumusan masalah yang akan dikaji dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Bagaimanakah sistem administrasi operasional gudang persediaan mulai

dari bahan baku sampai barang jadi pada PT. Widya Duta Grafika ?

2. Apa yang menjadi kelebihan dan kelemahan sistem administrasi operasional gudang persediaan pada PT. Widya Duta Grafika ?

(18)

commit to user

4 3. Apakah fungsi sistem administrasi operasional gudang yang diterapkan

sudah efektif dan efisien?

C. TUJUAN PENELITIAN

Berdasarkan rumusan masalah diatas dapat diketahui tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut :

1. Mengetahui sistem administrasi operasional gudang persediaan mulai dari bahan baku sampai barang jadi pada PT. Widya Duta Grafika.

2. Mengetahui kelebihan dan kelemahan yang terdapat dalam sistem administrasi operasional gudang persediaan PT. Widya Duta Grafika. 3. Mengetahui tingkat efektivitas dan efisiensi sistem administrasi operasional

gudang pada PT. Widya Duta Grafika.

D. MANFAAT PENELITIAN

Manfaat dari penelitian yang ingin dicapai pada penelitian ini adalah sebagai berikut :

1. Bagi PT. Widya Duta Grafika

Hasil pembahasan dalam tugas akhir ini diharapkan dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan dan masukan dalam penentuan kebijakan pengelolaan gudang perusahaan di masa yang akan datang dan dengan adanya evaluasi diharapkan dapat membantu PT. Widya Duta Grafika dalam menambah wawasan dan pengetahuan di bidang manajemen pergudangan.

2. Bagi Peneliti

Hasil penelitian ini diharapkan menambah pengetahuan dan wawasan dalam manajemen pergudangan, serta dapat mengaplikasikannya di dalam dunia kerja.

(19)

commit to user

5 Diharapkan penelitian ini dapat digunakan sebagai bahan referensi, informasi, dan dasar penelitian selanjutnya khususnya bagi mahasiswa Diploma III Manajemen Industri Fakultas Ekonomi dengan pokok permasalahan yang sama.

E. Kerangka Pemikiran

Dalam penyusunan administrasi operasional gudang harus

memperhatikan formulir atau dokumen yang dimiliki perusahaan tersebut. Adapun dokumen tersebut antara lain : surat order, surat perintah kerja, surat jalan, serah terima barang jadi, lakerang, latirang, surat perintah kirim, surat order pembelian, dan kartu stok.

Selain itu juga harus memperhatikan segi sumber daya manusianya, dalam hal ini para karyawan atau pekerja. Dalam penyusunan administrasi gudang dapat dilakukan dalam beberapa langkah, yaitu :

1. Menganalisis efisiensi sistem administrasi operasional gudang yang

sekarang digunakan yaitu dengan cara membandingkan administrasi operasional gudang yang sekarang dengan kriteria administrasi operasional gudang yang baik.

2. Mengevaluasi hasil analisis yang telah dilakukan, dan dari hasil

evaluasi tersebut dapat diketahui operasional sistem administrasi yang digunakan sekarang sudah efektif dan efisien atau belum. Jika administrasi operasional gudang sudah optimal, maka tidak perlu dilakukan perubahan atau penambahan, tetapi jika belum optimal maka perlu diberikan usulan yang sesuai kriteria administrasi operasional gudang yang baik.

3. Mengajukan usulan sistem administrasi operasional gudang dan

kemudian menganalisis efektivitas dan efisiensinya, jika hasilnya belum optimal maka terus dilakukan evaluasi dan analisis terhadap beberapa usulan alternatif usulan administrasi operasional gudang, sampai diperoleh hasil yang optimal.

(20)

commit to user

6 Gambar 1.1

Kerangka Pemikiran

Evaluasi Sistem Administrasi Operasional Gudang Dalam Rangka Meningkatkan Efektivitas Dan Efisiensi Gudang Bahan Baku Dan Barang

Jadi Pada PT. Widya Duta Grafika Surakarta (Studi Khusus LKS)

F. METODE PENELITIAN 1. Desain Penelitian

Desain penelitian ini dilakukan dengan cara pengamatan secara lansung di lapangan, kemudian membandingkannya dengan teori yang ada dalam kajian pustaka dan melakukan pembahasan berdasarkan rumusan

Mencatat Alir Pekerjaan

Sistem Administrasi Operasional Gudang Yang Diterapkan

Uji Optimalitas ( Efektivitas dan Efisiensi)

Optimal

Optimal Sistem Administrasi

yang digunakan

Belum Optimal

Evaluasi Sistem Administrasi Yang digunakan

Usulan Sistem Administrasi Operasional

(21)

commit to user

7 masalah yang telah ditentukan. Dalam hal ini peneliti melakukan pengamatan di PT. Widya Duta Grafika.

2. Obyek Penelitian

Objek penelitian adalah sasaran yang akan diambil sumber datanya lebih lanjut mengenai administrasi operasional gudang. Adapun yang menjadi objek penelitian adalah PT. Widya Duta Grafika Jl. Honggowongs No. 139 Surakarta.

3. Jenis dan Sumber Data a. Data primer

Data primer yaitu data yang diperoleh berdasarkan wawancara dan observasi yang dilakukan oleh peneliti.. Data yang diperoleh seperti jenis bahan baku, peralatan yang digunakan pada gudang, jenis produk, jumlah tenaga kerja gudang, urutan proses pelaksanaan administrasi alur pesan dan terima bahan baku, serta alur proses keluar barang jadi pada gudang PT.Widya Duta Grafika.

b. Data sekunder

Data sekunder yaitu data yang telah dikumpulkan oleh lembaga pengumpul data dan dipublikasikan kepada masyarakat pengguna data (Kuncoro, 2003:127). Data ini diperoleh dari catatan,buku bacaan dan data dari perusahaan, yang berhubungan dengan penelitian ini yaitu mengenai struktur organisasi perusahaan dan gambaran-gambaran umum mengenai perusahaan. Data-data yang dibutuhkan antara lain:

1) Dokumen administrasi operasional gudang perusahaan.

2) Studi kepustakaan yaitu dengan mempelajari buku – buku yang berkaitan dengan manajemen pergudangan.

4. Teknik Pengumpulan Data

Metode yang digunakan dalam pengumpulan data adalah sebagai berikut: a. Metode Observasi

(22)

commit to user

8 Dalam metode observasi, peneliti melakukan pengamatan dan pencatatan terhadap keadaan atau fenomena yang diamati secara langsung.

b. Metode Interview

Dalam hal ini, peneliti melakukan wawancara atau tanya jawab secara langsung kepada Manajer Persediaan dan Umum, Asisten Manajer Persediaan, Karyawan Pelaksana gudang, Koordinator Administrasi Gudang, Koordinator Persediaan Bahan Baku, Koordinator Ekspedisi, Kabag Administrasi dan PPIC,Kabag Produksi, kabag Finishing, HRD. c. Metode Pengumpulan Data Arsip

Peneliti mencari data informasi dengan cara menyelidiki, melihat, dan menentukan data-data tertulis berupa catatan, laporan, dokumen, tulisan ilmiah dan sumber – sumber lainnya yang dapat memberikan keterangan yang berhubungan dengan masalah penelitian.

5. Metode Pembahasan

Metode pembahasan yang digambarkankan adalah pembahasan deskriptif, yaitu teknik untuk membuat gambaran atau deskripsi secara sistematis, factual, dan akurat mengenai suatu obyek yang diteliti. Dalam hal ini peneliti melakukan pengamatan mengenai implementasi sistem administrasi operasional gudang pada perusahaan dan memberikan kesimpulan dari hasil pengamatan tersebut serta memberikan usulan secara teknis kepada perusahaan mengenai administrasi operasional gudang melalui dokumen formulir yang terstandar.

(23)

commit to user

9 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengertian Sistem

Sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu (Mulyadi, 2001 : 2). Dalam pengertian yang lain sistem adalah sekelompok atau lebih komponen-komponen yang saling

berkaitan (interrelated) atau subsistem-subsistem yang bersatu untuk

mencapai tujuan yang sama (common purpose) (Hall, 2001 : 5).

Berdasarkan uraian tersebut diproleh kesimpulan bahwa sistem adalah sekelompok unsur, komponen atau subsistem-subsistem, kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan skema yang menyeluruh untuk mencapai tujuan tertentu.

B. Karakteristik Sistem

Sebuah sistem yang baik memiliki karakteristik sebagai berikut (Mcleod dan Shell, dikutip dalam M.Sukoco, 2007 : 32):

1. Fleksibel. Walaupun sistem yang efektif adalah sistem yang terstruktur dan

terorganisir dengan baik, namun sebaiknya cukup fleksibel agar lebih

mudah disesuaikan dengan keadaan yang sering berubah.

2. Mudah diadaptasikan. Sistem yang baik juga harus cepat dan mudah

diadaptasikan dengan kondisi baru tanpa mengubah sistem yang lama maupun mengganggu fungsi utamanya.

3. Sistematis. Agar berfungsi secara efektif, hendaknya sistem yang ada

bersifat logis dan sistematis, yaitu sistem yang dibuat tidak akan mempersulit aktivitas pekerjaan yang ada.

(24)

commit to user

4. Fungsional. Sistem yang efektif harus dapat membantu mencapai tujuan

yang telah ditentukan.

5. Sederhana. Sebuah sistem seharusnya lebih sederhana sehingga lebih

mudah dipahami dan dilaksanakan.

6. Pemanfaatan sumber daya yang optimal. Sistem yang dirancang dengan

baik akan menjadikan penggunaan sumber daya yang dimiliki organisasi dapat dioptimalkan pemanfaatannya.

C. Pengertian Gudang

Gudang adalah lokasi untuk penyimpanan produk sampai permintaan

(demand) cukup besar untuk melaksanakan distribusinya (Bowersox, 2006 :

293).

Menurut Hadiguna dan Setiawan (2008 : 153), gudang dapat didefinisikan sebagai tempat yang dibebani tugas untuk menyimpan barang yang akan dipergunakan dalam produksi sampai barang diminta sesuai jadwal produksi

Dari beberapa pengertian tersebut diperoleh kesimpulan bahwa

gudang adalah terminal untuk bahan yang akan diproses maupun terminal

untuk produk yang sudah jadi sebelum dikirimkan ke konsumen.

D. Macam – macam Gudang

Seiring dengan perkembangan dunis usaha yang menuntut adanya optimalisasi penggunaan gudang, maka macam – macam gudang sering dijumpai di dunia kerja nyata adalah sebagai berikut (Widjaja Tunggal, 2009 : 49 – 50) :

1. Gudang Campuran (mixing warehouse)

Produk campuran melibatkan banyak lokasi pabrik (pabrik A, B, dan C) yang mengirimkan produk (produk A, B, dan C) ke gudang pusat dengan

(25)

commit to user

11 jumlah yang banyak, dimana pesanan pelanggan sifatnya bervariasi dan digabungkan saat dikirim.

2. Gudang Breakbulk (breakbulk warehouse)

Adalah fasilitas yang menerima pengiriman produk dengan jumlah banyak dari pabrik. Beberapa pesanan pelanggan digabungkan ke dalam

pengiriman tunggal dari pabrik menuju gudang breakbulk kemudian

pesanan akan dibagi / dibuat menjadi pengiriman LTL (

Least-than-truckload/kurang dari muatan gudang) yang lebih kecil jumlahnya, dan

dikirim ke pelanggan yang letaknya dekat dengan gudang.

3. Gudang konsolidasi (consolidation warehouse)

Pesanan skala kecil dari sejumlah suplier dikirimkan ke gudang konsolidasi

yang dekat dengan supplier sehingga LTL (Least-than-truckload) dapat

digunakan bila perlu dalam jumlah sedikit dan sisanya digunakan untuk waktu jangka panjang dari gudang ke perusahaan.

Selain macam gudang seperti diatas, masih ada gudang yang dapat kita bedakan menurut karakteristik material yang akan disimpan. Macam – macam gudang tersebut adalah (Hadiguna dan Setiawan, 2008 : 155) :

1. Penyimpanan Bahan Baku

Gudang akan menyimpan setiap material yang dibutuhkan atau digunakan untuk proses produksi. Lokasi gudang umumnya di dalam bangunan pabrik. Beberapa jenis barang tertentu bisa pula diletakan di luar bangunan pabrik, sehingga perusahaan dapat menghemat biaya gudang karena tidak memerlukan bangunan khusus untuk itu. Gudang demikian

disebut stockroom karena fungsinya memang menyimpan stok untuk

kebutuhan tertentu.

2. Penyimpanan Barang Setengah Jadi

Dalam perusahaan manufaktur, kita sering menemui bahwa benda kerja harus melalui beberapa macam operasi dalam pengerjaannya. Prosedur demikian sering pula harus terhenti karena dari satu operasi ke operasi

(26)

commit to user

12 berikutnya waktu pengerjaan yang dibutuhkan tidaklah sama. Akibatnya, barang atau material harus menunggu sampai mesin atau operator

berikutnya siap mengerjakan. Ada dua macam barang setengah jadi (work

in process storage), yaitu bahan berjumlah kecil dan barang berjumlah

banyak.

3. Penyimpanan Produk Jadi

Gudang demikian kadang – kadang disebut pula gudang dengan fungsi menyimpan produk – produk yang telah selesai dikerjakan.

E. Fungsi Pergudangan

Terdapat 3 (tiga) fungsi dasar pergudangan, yakni : perpindahan,

penyimpanan, dan transfer informasi (Widjaja Tunggal, 2009 : 55) :

1. Perpindahan (movement)

Fungsi ini dibagi menjadi beberapa aktivitas, yakni :

a. Penerimaan (receiving)

b. Transfer atau penyimpanan (transfer or put away)

c. Pengambilan pesanan pelanggan atau penyeleksian pesanan

(customer order picking or order selection)

d. Cross Docking

e. Pengiriman (shipping)

2. Penyimpanan (storage)

Fungsi penyimpanan terbagi atas penyimpanan sementara dan semi permanen.

3. Transfer Informasi (information transfer)

Transfer informasi terjadi secara serempak dengan pergerakan dan fungsi penyimpanan.

(27)

commit to user

13 F. Efektivitas dan Efisiensi

Menurut Render dan Heizer (2005), efektif adalah mengerjakan pekerjaan yang benar. Sedangkan efisien adalah mengerjakan pekerjaan dengan baik, dengan sumber daya dan limbah yang minimum.

Ricky W. Griffin (2004 : 8), mengemukakan bahwa efektif yaitu membuat keputusan yang tepat dan mengimplementasikannya dengan sukses. Sedangkan efisien adalah menggunakan berbagai sumber daya secara bijaksana dan dengan cara yang hemat biaya.

Berdasarkan pendefinisian para pakar mengenai efektifitas dan efisiensi maka diperoleh kesimpulan bahwa efektifitas adalah kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau peralatan yang tepat untuk pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Sedangkan efisien merupakan kemampuan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan lancar. Dalam hal ini

merupakan perhitungan rasio antara keluaran (output) dengan masukan

(input).

G. Efektivitas dan Efisiensi Gudang

Gudang seringkali dikonotasikan sebagai tempat yang kotor, dan tempat menyimpan barang yang sudah tidak digunakan. Hal inilah yang melatar belakangi bahwa gudang harus efektif dan efisien.

Makna dari gudang yang efektif adalah, gudang yang ada harus dapat meminimalkan kerusakan bahan maupun kerusakan barang akibat dari adanya penanganan bahan/barang. Jadi keberadaan gudang merupakan media pendukung dalam menjaga konsistensi kualitas bahan/barang yang dihasilkan bukan media atau tempat yang dapat menurunkan kualitas bahan/barang yang dihasilkan dari proses produksi.

Sedangkan gudang yang efisien adalah selalu dikaitkan dengan penataan bahan/barang dalam gudang. Gudang dapat dikatakan efisien apabila, karyawan bagian gudang dapat dengan mudah menyimpan

(28)

commit to user

14 bahan/barang maupun mengeluarkan bahan/barang. Gudang yang efisien bukanlah gudang harus rapi, tetapi harus memperhatikan aspek kemudahan dalam pencarian bahan/barang dalm rangka pengecekan, maupun pengambilan bahan/barang.

Setiap organisasi atau perusahaan mempunyai keterbatasan akan sumber daya manusia, uang dan fisik untuk mencapai tujuan organisasi. Keberhasilan mencapai tujuan tergantung pada pemilihan tujuan yang akan dicapai dan cara menggunakan sumber daya untuk mencapai tujuan tersebut.

Manajemen menentukan keefektivitasan dan efisiensi kegiatan – kegiatan organisasi. Efektif mengacu pada pencapaian tujuan sedangkan efisien mengacu pada penggunaan sumber daya minimum untuk

menghasilkan keluaran (output) yang telah ditentukan.

Selain itu, dengan adanya manajemen gudang yang baik tentu akan menjamin ketersediaan bahan ketika dibutuhkan oleh bagian produksi. Sehingga kesesuaian bahan yang diberikan oleh bagian gudang dengan bahan yang diminta bagian produksi terwujud dalam rangka mendukung proses produksi agar berjalan lancar.

Dalam rangka mendukung fungsi gudang menjadi support system

bagi bagian produksi, maka perlu diadakannya administrasi operasional gudang yang sistematis dan terstandar, sehingga pengawasan terhadap aktivitas operasional gudang serta keadaan bahan/barang dalam gudang dapat dilakukan dengan mudah dan akurat.

(29)

commit to user

15 BAB III PEMBAHASAN

A. Deskripsi Umum Objek Penelitian

1. Sejarah Berdiri dan Perkembangan Perusahaan

Perusahaan Penerbitan Dan Percetakan PT. Widya Duta Grafika, didirikan oleh Drs. H. Soetarno. Beliau adalah seorang guru sma 3 Surakarta dimana beliau mengajar bidang studi Bahasa Indonesia. Alasan berdirinya perusahaan ini, karena pada tahun 1996-an perusahaan yang bergerak dalam bidang penerbitan dan percetakan untuk memenuhi sarana dan prasarana mengajar masih kurang, disamping itu juga untuk mempermudah kelancaran proses belajar dan mengajar yang serba praktis dan ekonomis.

Perusahaan ini mulanya bernama CV. Widya Duta yang akta pendirianya dikukuhkan dengan akte R.Moeljatmo No. 20 tanggal 20 Maret 1976. Perusahaan ini bergerak dalam industri percetakan, penjilitan dan penerbitan. CV. Widya Duta pada mulanya memproduksi jenis barang dan jasa hasil cetakan yang berupa buku pelajaran Bahasa Indonesia karangan Drs. H. Soetarno untuk memenuhi kebutuhan siswa SMU Negeri 3 Surakarta

saja, dengan cara percetakan menggunakan mesin stensil.

Mempertimbangkan adanya tanggapan yang positf dari sekolah – sekolah lain terhadap buku – buku yang diterbitkan oleh CV. Widya Duta,

maka percetakan dan penerbitannya mengalami kemajuan dan

perkembangan dari waktu ke waktu sejalan dengan perkembangan perusahaan yang cukup pesat. Jenis buku yang dicetak dan diterbitkan juga mengalami perubahan, dimana tidak saja buku bahasa indonesia tetapi juga bermacam – macam buku materi pelajaran dan lembar kerja siswa ( LKS )

(30)

commit to user

16 lainnya, yaitu buku pelajaran untuk SD, SLTP dan SMU. Buku – buku yang diterbitkan juga mengalami peningkatan baik dari segi kuantitas maupun kualitas.

Perkembangan perusahaan yang pada awal pencetakan hanya

distensil, kemudian meningkat dicetak dengan mesin letter press ( cetak

tinggi ). Letter press ini pada mulanya hanya dengan mesin hand press, yaitu

mesin cetak yang pengoperasiannya belum menggunakan tenaga listrik. Sejalan dengan perkembangan perusahaan, maka perusahaan

menggunakan mesin degel press, yaitu mesin cetak yang pengoperasiannya

dengan tenaga listrik. Selanjutnya berkembang lagi dan meningkat dengan

mesin yang lebih besar, yaitu mesin silinder press.

Perkembangan selanjutnya sampai sekarang adalah dengan

menggunakan mesin sheet fed offset (mesin offset ukuran palno/ukuran

lembaran) maupun mesin web offset (mesin offset ukuran rol/kertas

gulungan).

Tahun 1993 CV. Widya Duta tercatat sebgai anggota Ikatan Penerbit Indonesia ( IKAPI ) dengan Nomor SIUP : 243 / 11 / 16 / PB / XI / 1993 / P. Pada tanggal 16 september 2004 CV. Widya Duta berubah nama menjadi PT. Widya Duta Grafika. Perubahan ini berdasarkan akte Notaris Sunarto, SH tanggal 16 September 2004 No. 91.

Kegiatan usaha penerbit dan percetakan PT. Widya Duta Grafika ini terus mengalami perkembangan dan diharapkan pada tahun – tahun mendatang mampu menyerap tenaga kerja yang lebih banyak lagi sehingga berperan serta turut membantu pemerintah mengurangi pengangguran.

PT. Widya Duta Grafika memiliki Visi dan Misi yang melatarbelakangi didirikannya perusahaan ini. Visinya adalah meningkatkan kecerdasan kehidupan bangsa untuk menuju masyarakat berkualitas. Sedangkan misinya

(31)

commit to user

17 adalah meningkatkan citra perusahaan sebagai penerbit dan percetakan yang mengemban nilai – nilai profesionalisme dengan semboyan “ Bersama mencapai tujuan dan keja sama saling menguntungkan merupakan landasan utama didalam mewujudkan pendidikan bangsa yang lebih kokoh “.

Penerbit dan percetakan PT. Widya Duta grafika ini merupakan perusahaan swasta, modal kerja yang dipakai adalah modal sendiri yang berupa persediaan uang tunai dan keuntungan yang diperoleh dari hasil penjualan. Sekarang PT. WIDYA DUTA GRAFIKA terletak di Jl. Honggowongso No. 139 Surakarta. Produk yang dihasilkan PT. WIDYA DUTA GRAFIKA berupa buku Lembar kerja Siswa dan buku bacaan.

2. Struktur Organisasi Perusahaan

Keberhasilan suatu organisasi dalam mencapai tujuannya adalah sangat tergantung pada kelompok – kelompok manusia yang ada di organisasi tersebut, baik sebagai pimpinan maupun bawahan. Bagi suatu perusahaan organisasi merupakan gambaran secara sistematis mengenai pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab yang berhubungan antara bagian dalam suatu organisasi.

Menurut hubungan kerja yang terdapat pada PT. Widya Duta Grafika Surakarta, dapat disebut dengan organisasi lini atau garis karena menunjukan adanya pelimpahan dari atasan kebawahan. Dengan adanya

pelimpahan dari atasan kebawahan, maka dituntut adanya

pertanggungjawaban bawahan kepada atasannya. Disamping adanya wewenang dan tanggung jawab antara direktur dengan manajer bagian seringkali dilakukan koordinasi dalam melakukan tugasnya.

Adapun struktur organisasi yang ada di dalam PT. Widya Duta Grafika Surakarta adalah sebagaimana terpampang dalam gambar 2.1 berikut :

(32)

commit to user

(33)

commit to user

19 Berdasarkan gambar, struktur organisasi pada PT. Widya Duta Grafika Surakarta dapat dijelaskan sebagai berikut :

a. Komisaris Utama

1) Memimpin perusahaan baik di dalam maupun di luar organisasi. 2) Menetapkan suatu peraturan yang berlaku di perusahaan. 3) Mengadakan kerja sama dengan perusahaan lain.

b. Direktur Utama

1) Melakukan koordinasi atas perencanaan strategis.

2) Memberikan komitmen terhadap pelaksanaan sistem manajemen mutu. 3) Memberikan persetujuan surat peringatan.

4) Memberikan persetujuan pemutusan hubungan kerja.

5) Memberikan arahan kepada wakil direktur dan para manajer. c. Wakil Direktur

1) Melakukan koordinasi atas perencanaan kerja bersama dengan direktur utama.

2) Memberikan arahan kepada para manajer.

3) Melakukan tugas yang dilakukan oleh direktur utama jika berhalangan hadir.

(34)

commit to user

20 1) Mengkoordinir semua pekerjaan yang ada dibawahnya.

2) Melaporkan hasil kerja atau kegiatan kepada direktur utama. 3) Memberikan solusi terhadap masalah yang berasal dari manajer

dibawahnya.

4) Membuat kebijaksanaan yang menyangkut proses kerja dibidangnya. e. Manajer Pracetak

1) Membuat laporan kepada Direksi setiap bulan dalam rapat rutin. 2) Merencanakan sistem kerja di bagian pracetak.

3) Membagi tugas editorial dan lay out kepada Supervisor Editor dan

Supervisor Lay Out.

4) Mengkoordinir bagian naskah, editorial, setter, illustrasi, composing, deasin grafis, dan repro dalam penyelesaian tugas masing – masing bagian.

5) Membina hubungan baik dengan penulis. 6) Mengontrol alur naskah di bagian pracetak. f. Manajer Produksi

1) Membuat penjadwalan produksi dan pemanfaatan mesin yang ada secara terarah dan terencana.

2) Menjalankan operasi produksi sesuai dengan informasi permintaan produksi dari bagian marketing atas persetujuan General Manajer. 3) Mencatat dan mengadministrasikan semua aktivitas produksi dalam

bentuk laporan yang disampaikan secara rutin dan periodik kepada General Manajer.

(35)

commit to user

21 4) Membuat laporan rutin dan periodik berdasarkan proses, sehingga

dapat diketahui biaya aktual produksi, harga pokok penjualan dan biaya overhead yang disampaikan kepada Ka. Bag Akuntansi.

5) Membuat secara dini bahan – bahan cacat atau rusak yang terjadi sebelum dilanjutkan ke proses selanjutnya.

g. Manajer Pemasaran Jasa Cetak dan Quality Control

1) Membagi dan mengatur tugas tenaga pemasaran termasuk mengatur sasaran dan rute perjalanan.

2) Mengawasi dan menilai hasil kerja harian tenaga pemasaran. 3) Mengkoordinasikan pencapaian hasil pemasaran tiap hari.

4) Mengkoordinasikan dengan meeting penentuan dan evaluasi hasil pemasaran mingguan.

5) Meneliti dan mengesahkan usulan kebutuhan operasional tenaga pemasaran.

6) Melaksanakan Subkontrakting jika diperlukan.

7) Membuat laporan bulanan mengenai kegiatan pemasaran. 8) Merangkap sebagai tenaga pemasaran.

h. Manajer Pemasaran Proyek

1) Membuat program kerja dan estimasi pendapatan sesuai marketshare

dan peluang pasar proyek berdasarkan yang telah difollow-up

(36)

commit to user

22 2) Mencari peluang dan melakukan approach/lobby untuk mendapatkan

proyek pengadaan buku atau cetakan dari instansi pemerintah ( Dinas pendidikan, Depag, Pemda, KPUD dan Instansi pemerintah terkait lainnya).

3) Mewakili pihak direksi untuk melakukan pendaftaran perusahaan dalam rangka Lelang atau Tender yang diadakan oleh instansi pemerintah. 4) Mengawal/mendampingi panitia proyek yang mempunyai hubungan

kerja/berkunjung ke Kantor Pusat.

5) Membuat evaluasi dan progress report mingguan mengenai kegiatan

Pemasaran Proyek kepada Direktur Pemasaran.

i. Manajer Lembar Kerja Siswa (LKS)

1) Membuat program kerja, budgeting cost dan target penjualan Buku LKS

selama 1 (satu) tahun.

2) Membuat perencanaan cetak buku LKS dan estimasi pasar termasuk dalam hal ini menentukan jadwal pengiriman buku yang akan didistribusikan ke Pos – pos penjualan di daerah sesuai permintaan pasar.

3) Melakukan research & depelovement terhadap situasi pasar buku LkS

dan membuat strategi penjualan yang tepat untuk mengantisipasi produk pesaing.

4) Melakukan promosi produk dan menjalin hubungan yang baik dengan pelanggan.

5) Membuat evaluasi dan progress report mingguan mengenai kegiatan

(37)

commit to user

23 j. Manajer Persediaan dan Keuangan

1) Merencanakan anggaran pendapatan dan biaya bersama dengan kepala bagian pembelian, manajer pemasaran dan produksi serta bagian umum. 2) Mengatur arus kas dan posisi likuidasi perusahaan.

3) Menyusun laporan keuangan baik untuk kepentingan intern maupun ekstern.

4) Melaporkan aktifitas keuangan secara periodik kepada Direktur Utama. k. Manajer Personalia dan Umum

1) Secara harian mengontrol dan memeriksa laporan administrasi yang dibuat oleh staf personalia.

2) Memeriksa data – data kepersonaliaan yang diarsip oleh personalia.

3) Menyelengarakan penarikan karyawan baru (recruitment SDM).

4) Mengatur dan mengesahkan seluruh ijin karyawan.

5) Menganalisis data presensi dan kedisiplinan kerja karyawan untuk ditindak lanjuti.

6) Memeriksa, mengatur dan memelihara semua fasilitas perusahaan seperti gedung, instalasi dan inventaris perusahaan.

7) Meminimalkan keluhan dan hambatan yang berhubungan dengan transportasi

8) Melayani semua keperluan Direktur dan keluarga.

9) Memeriksa kebersihan, kerapian dan keindahan ruang kerja, lingkungan kantor serta lingkungan perusahaan.

(38)

commit to user

24 3. Personalia

Untuk mengembangkan karyawannya, perusahaan memberikan kesempatan kepada para karyawan untuk mengikuti pelatihan (training) dan kursus-kursus baik yang diselenggarakan di dalam lingkungan perusahaan maupun di luar perusahaan.ujuan dari pelatihann dan kursus-kursus ini untuk meningkatkan ketrampilan dan pengetahuan para karyawan dalam bidang masing-masing.

a. Jumlah Karyawan

TABEL 3.1 Jumlah Karyawan

Karyawan Jumlah

Karyawan Karyawan Managerial dan Operasional 71 orang

Karyawan bagian Produksi 96 orang

Jumlah 167 orang

Sumber: PT Widya Duta Grafika

b. Tingkat Pendidikan Karyawan

Untuk karyawan,baik pada bagian managerial maupun pada bagian produksi,tingkat pendidikan sangatt diperhatikan. Adapun tujuannya adala untuk mendapatkan karyawan yang benar-benar sesuai dengan pekerjaan yang akan dilakukan. Tingkat pendidikan karyawan yang ada pada PT Widya Duta Grafika adalah sebagai berikut:

1) SLTP : 40 orang 3) D3 : 21 orang

(39)

commit to user

25 c. Jam Kerja

Jadwal jam kerja yang dipergunakan oleh PT Widya Duta Grafika adalah

TABEL 3.2

Jam Kerja Karyawan Managerial dan Operasional PT Widya Duta Grafika

HARI JAM KERJA KETERANGAN

Senin s/d Kamis

Jum’at

Sabtu

08.00-16.00 WIB 12.00-13.00 WIB 08.00-16.00 WIB 11.45-13.00 WIB 08.00-13.00 WIB

- Istirahat

- Istirahat Tanpa Istirahat Sumber: PT Widya Duta Grafika

TABEL 3.3

Jam Kerja Karyawan bagian Produksi PT Widya Duta Grafika

HARI SHIF JAM KERJA KETERANGAN

Senin s/d Sabtu

Shif Pagi

Shif Malam

07.00-19.00 WIB 11.45-13.00 WIB 16.00-17.00 WIB 19.00-07.00 WIB 23.45-01.00 WIB 04.00-05.00 WIB

- Istirahat Istirahat

- Istirahat Istirahat Sumber: PT Widya Duta Grafika

(40)

commit to user

26 d. Daerah Pemasaran

TABEL 3.4

Daerah Pemasaran PT Widya Duta Grafika

NO POS

1 SOLO

2 SUKOHARJO

3 WONOGIRI

4 BOYOLALI

5 KARANGANYAR

6 SRAGEN

7 SALATIGA

8 SEMARANG

9 PURWOKERTO

10 TEGAL

11 CILACAP

12 JEPARA

13 PURWODADI

14 BLORA

15 MADIUN

16 JOMBANG

17 SURABAYA

18 BANYUWANGI

19 KEDIRI S

20 KEDIRI P

21 KUNINGAN

22 DEPOK

23 MAJALENGKA

24 SLEMAN

25 BANTUL

26 BALI

27 PAMEKASAN

POS PEMASARAN PT WIDYA DUTA GRAFIKA SURAKARTA

(41)

commit to user

27 B. Laporan Magang Kerja

1. Pengertian Magang kerja

Magang kerja adalah suatu praktek kerja nyata sebagai persyaratan menyusun tugas akhir yang merupakan salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan pada program studi D3 Manajemen Industri Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret.

Pelaksanaan magang kerja dimaksudkan untuk memberikan kesempatan kepada mahasiswa dalam pengamatan dilapangan terhadap materi – materi yang didapat selama masa kuliah. Dengan adanya magang kerja diharapkan mahasiswa dapat memperoleh media untuk mendapatkan pengalaman sejak dini untuk melatih kemampuan atau ketrampilan yang nantinya bisa digunakan dibidang usaha industri.

Pada waktu pelaksanaan magang kerja mahasiswa selain menerapkan ilmu yang didapat pada waktu berada di bangku perkuliahan, juga melakukan penelitian untuk mendapatkan data yang diperlukan untuk menyusun tugas akhir. Data yang diperoleh akan diolah dan kemudian akan dicari solusi atau penyelesaiannya.

2. Tujuan Magang Kerja

Pelaksanaan program magang kerja bagi mahasiswa Program Studi D3 Manajemen Industri fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret dilaksanakan untuk mencapai tujuan :

a. Mencoba untuk belajar menerapkan ilmu dari bangku perkuliahan dengan realita yang ada di lapangan.

b. Untuk lebih mengenal dan mengetahui lokasi kerja praktik secara umum dalam hal ini PT. Widya Duta Grafika Surakarta.

(42)

commit to user

28 c. Agar mahasiswa mengetahui permasalahan – permasalahan yang

dihadapi oleh perusahaan industri dan juga cara pemecahannya.

d. Agar mengenal dan merasakan sendiri situasi dan kondisi kerja sebenarnya.

3. Kegiatan Magang Kerja

Magang kerja dilaksanakan mulai tanggal 21 Februari 2011 sampai dengan tanggal 21 Maret 2011 (Surat Keterangan Magang Terlampir). Magang kerja dilaksanakan pada bagian Gudang Bahan Baku dan Barang Jadi PT. Widya Duta Grafika. Tabel 3.1 dibawah ini menyajikan aktivitas yang dilakukan selama pelaksanaan magang kerja.

Tabel 3.5

Aktivitas yang Dilakukan Selama Pelaksanaan Magang Kerja

No Minggu Ke Aktivitas

1 I Pengenalan :

- Daftar ulang magang di Bagian Personalia - Observasi lingkungan kerja

- Penjelasan Job Description

- Magang di Bagian Gudang

- Pengenalan Gudang secara detail

2 II Magang di Bagian Gudang : Administrasi operasional

gudang.

3 III Observasi Lapangan :

- Observasi ke Bagian Proses Produksi

- Observasi ke Gudang barang jadi dan bahan baku - Observasi ke Bagian Pembelian

4 IV Magang di Bagian Persediaan dan Keuangan

- Administrasi operasional persediaan dan keuangan - Mendokumentasikan seluruh kegiatan operasional

gudang

(43)

commit to user

29 C. PEMBAHASAN

1. Sistem Administrasi Operasional Gudang Persediaan Mulai Dari Bahan Baku Sampai Barang Jadi Pada PT. Widya Duta Grafika

Dalam rangka pengawasan aset yang dimiliki perusahaan berupa bahan baku dan barang jadi pada PT. Widya Duta Grafika. Peneliti melakukan evaluasi sistem yang bertujuan untuk mengetahui prosedur kerja yang sedang dikerjakan sebagai dasar perancangan atau perbaikan pada sistem yang lama. Dari hasil evaluasi dapat diketahui kelebihan dan kekurangan sistem yang lama sehingga dapat memudahkan dalam menemukan data atau fakta yang akan dijadikan bahan uji menuju perancangan sistem yang lebih baik dan dapat memecahkan permasalahan – permasalahan yang ada di PT. Widya Duta Grafika.

Berikut adalah prosedur dan dokumen yang berjalan menguraikan secara sistematis aktifitas - aktifitas yang terjadi dalam sistem administrasi operasional gudang bahan baku :

a. Prosedur sistem administrasi operasional pembelian bahan baku secara tunai yang berjalan pada PT. Widya Duta Grafika :

1) Bagian Gudang/ Divisi persediaan

a) Kabag Persediaan memeriksa stok barang (kartu stok gudang), jika persediaan menunjukan batas minimal maka sub divisi gudang bahan baku dan penolong membuat Permintaan Pembelian Bahan (PPB) sebanyak 2 lembar. Lembar 1 diserahkan ke bagian pembelian dan lembar 2 diarsip tetap. Penerbitan PPB sesuai dengan kebutuhan divisi produksi dan di setujui oleh Kabag Persediaan, Manajer Produksi dan Kabag Produksi.

b) Sub divisi gudang bahan baku dan penolong menerima Faktur Barang (FB) dan Surat Jalan (SJ) bersama barang dari supplier. Kemudian mencocokan FB, SJ dan barang. Membuat Laporan

(44)

commit to user

30 Terima Barang (Latrirang) sebanyak 3 lembar. Lembar 1 dan 2 untuk bagian pembelian sedangkan lembar 3 untuk diarsip tetap. 2) Bagian Pembelian

a) Berdasarkan surat permintaan pembelian yang diberikan oleh bagian gudang, maka bagian pembelian membuat Surat Order Pembelian (SOP) sebanyak 3 lembar. SOP lembar 1 dikirim ke supplier, lembar 2 ke bagian keuangan dan SOP lembar 3 diarsip tetap.

b) Menerima SJ dan FB dari bagian gudang untuk dicek dengan SOP yang diterbitkan bagian pembelian. Kemudian SJ dan FB diserahkan ke bagian keuangan.

c) Bagian pembelian menerima Latrirang lembar 1 dan 2. Lembar 1 di serahkan ke bagian keuangan dan lembar 2 di arsip tetap. 3) Bagian keuangan

Setelah menerima SOP lembar 2, Latrirang, FB dan SJ dari bagian pembelian, kemudian di tandatangani sebagai otorisasi pembayaran yang selanjutnya bagian keuangan akan membuat Surat Tanda Terima Pembayaran (STTP) sebanyak 2 lembar. STTP lembar 1 bersama SOP lembar 2, Latrirang lembar 1, FB dan SJ dikirim ke bagian akuntansi, sedangkan STTP lembar 2 dikirim ke supplier. 4) Bagian Akuntansi

Berdasarkan STTP lembar 1, SOP, Latrirang, FB dan SJ dari bagian keuangan maka selanjutnya bagian akuntansi akan melakukan penjurnalan.

(45)

commit to user

Gudang Suplier Pembelian Keuangan Akuntansi

Memeriksa Persediaan Kartu Gudang Membuat PPB 1 2 Surat PPB 1 Surat PPB Membuat SOP 1 2 1 SOP FB FB SJ mencocokan FB/SJ dengan barang FB SJ 3 SOP FB SJ membuat Latrirang 3

lembar SJ 2 SOP 1 2 3 Latrirang 1 2 Latrirang 1 Latrirang Di Cek membuat STTP 2 lbr 1 2 STTP 2 STTP 1 STTP FB SJ 1 Latrirang 1 STTP FB SJ 1 Latrirang Melakuk an Penjurna lan Jurnal Umum Gambar 3.1

Bagan Alur Dokumen Pembelian Bahan Baku PT. Widya Duta Grafika Sumber : Bagian Pembelian PT. Widya Duta Grafika

(46)

commit to user

32 Dokumen– dokumen pembelian bahan baku pada PT. Widya Duta Grafika: 1) Permintaan Pembelian Bahan (PPB) 2 lembar

2) Surat Order pembelian (SOP) 3 lembar 3) Surat Jalan (SJ) 1 lembar dari supplier 4) Faktur Barang (FB) 1 lembar dari supplier 5) Laporan Terima Barang (latrirang) 3 lembar

6) Surat Tanda Terima Pembayaran (STTP) 2 lembar

Usulan prosedur sistem pembelian bahan baku secara tunai : 1) Bagian Gudang/ Divisi persediaan

b) Sub divisi gudang bahan baku dan penolong menerima SOP lembar 2 dari bagian pembelian. Menerima Faktur barang (FB) dan Surat Jalan (SJ) bersama barang dari supplier. Kemudian mencocokan SOP lembar 2 , FB, SJ dan barang. Membuat Laporan Terima Barang (Latrirang) sebanyak 3 lembar. Lembar 1 dan 2 untuk bagian pembelian sedangkan lembar 3 untuk diarsip tetap. SOP, FB dan SJ diserahkan ke bagian keuangan kemudian mencatat penambahan barang pada kartu gudang.

(47)

commit to user

33 2) Bagian Pembelian

a) Berdasarkan surat permintaan pembelian yang diberikan oleh bagian gudang, maka bagian pembelian membuat Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH) sebanyak 2 lembar. SPPH lembar 1 diberikan kepada supplier, SPPH lembar 2 diarsip tetap. Jika supplier telah menjawab penawaran harga yang perusahaan ajukan, maka supplier mengirim Surat Penawaran Harga (SPH). b) Bagian Pembelian kemudian akan menyeleksi supplier yang paling

menguntungkan dan membuat Surat Order Pembelian (SOP) sebanyak 3 lembar. SOP lembar 1 dikirim ke supplier, lembar 2 ke bagian gudang untuk digunakan dalam mencocokan barang, setelah selesai lembar 2 diberikan ke bagian keuangan dan SOP lembar 3 diarsip tetap oleh bagian pembelian.

c) Menerima Latrirang lembar 1 dan 2, SOP, FB dan SJ untuk dilakukan pengecekan ulang kembali sesuai dengan SOP lembar 3. Setelah selesai dicek maka Latrirang lembar 2 diarsip tetap dan Latrirang lembar 1, SOP, FB serta SJ diserahkan ke bagian keuangan.

3) Bagian Keuangan

Setelah menerima Latrirang lembar 1, SOP, FB serta SJ, maka dilakukan otorisasi. Kemudian membuat Surat Tanda Terima Pembayaran (STTP) sebanyak 3 lembar. Lembar 1 dikirim ke supplier, lembar 2 ke bagian akuntansi, dan lembar 3 diarsip tetap.

(48)

commit to user

34 Menerima STTP lembar 2, Latrirang lembar 1, SJ dan FB dari bagian Keuangan yang akan dicocokan dan selanjutnya melakukan penjurnalan.

Gudang Suplier Pembelian Keuangan Akuntansi

Memeriksa Persediaan Kartu Gudang Membuat PPB 1 2 Surat PPB 1 Surat PPB Membuat SOP 3 lembar 1 2 3 SOP FB FB SJ mencocokan FB/SJ dengan barang FB SJ membuat Latrirang 3 lembar SJ 2 SOP 1 2 3 Latrirang 1 2 Latrirang 1 Latrirang Di Cek membuat STTP 3 lbr 1 2 STTP 1 STTP 2 STTP FB SJ 2 SOP 2 STTP FB SJ 2 SOP Melakuk an Penjurna lan Jurnal Umum 2 SOP Membuat SPPH 2 lembar 1 Latrirang 1 SPPH 2 SPPH 1 SPPH menyetujui penawaran harga menbuat SPH SPH SPH 1 SOP Mencatat kartu gudang kartu gudang FB SJ 2 SOP 3 STTP 1 Latrirang 3 Latrirang Gambar 3.2

Bagan Alur Dokumen Usulan Pembelian Bahan Baku Sumber : Hasil Peneliti

(49)

commit to user

35 Keterangan :

PPB : Permintaan Pembelian Bahan

SOP : Surat Order Pembelian

FB : Faktur Barang

SJ : Surat Jalan

Latrirang : Laporan Terima Barang

STTP : Surat Tanda Terima Pembayaran

SPPH : Surat Permintaan Penawaran Harga

SPH : Surat Penawaran Harga

b. Prosedur sistem administrasi operasional barang jadi yang berjalan pada PT. Widya Duta Grafika :

1) Bagian Pemasaran

a) Manajer pemasaran menerima formulir Sales Order dari sales, kemudian berdasarkan formulir sales order bagian pemasaran membuat data order untuk dijadikan laporan kepada bagian keuangan. Data dari sales order kemudian diolah sesuai dengan kriteria bagian pemasaran. Bagian pemasaran kemudian membuat Surat Order yang kemudian diterbitkan ke bagian produksi dan bagian gudang. Formulir Sales Order kemudian diarsip tetap. b) Bagian pemasaran menerima Laporan Produksi dari bagian

produksi dan Laporan Stock Barang Jadi dari bagian gudang. Berdasarkan Laporan Produksi dan Laporan Stock Produksi pemasaran membuat Laporan Produksi, Surat Perintah Kirim

(50)

commit to user

36 (Superim), dan Stock gudang. Laporan Produksi dan Stock gudang kemudian diarsip tetap oleh bagian pemasaran, sedangkan Superim diberikan ke bagian gudang.

c) Surat Jalan lembar 4 dari gudang diterima dan diarsip tetap sebagai bukti bahwa barang telah dikirim oleh bagian gudang. 2) Bagian Keuangan

a) Bagian keuangan menerima Laporan Order dari bagian pemasaran dan dicatat data order kemudian di lakukan verifikasi. Laporan Order kemudian diarsip tetap.

b) Menerima Surat Jalan lembar 1 dari bagian gudang, sebagai dasar untuk membuat Surat Penagihan sebanyak 2 lembar. Surat Penagihan lembar 2 digunakan untuk membuat Laporan

Keuangan dan diarsip tetap, lembar 1 diserahkan ke customer .

3) Bagian Produksi

a) Berdasarkan Surat Order dan Surat Perintah Kerja (SPK) dari bagian pemasaran maka bagian produksi membuat Surat Perintah Kerja (SPK) ke bagian gudang untuk disediakannya bahan baku. SPK dan Surat Order di serahkan ke bagian gudang. SPK dari bagian pemasaran diarsip tetap.

b) Laporan Keluar Barang (Lakerang) dari bagian gudang, diperiksa dan dicocokan dengan barang untuk kemudian diacc dan diarsip tetap.

c) Membuat Laporan Produksi, Serah Terima Barang jadi (STBJ) 2 lembar dan mencatat Kartu Stock Produksi. Laporan Produksi

(51)

commit to user

37 diserahkan ke bagian pemasaran, dan STBJ disertakan dalam proses memasukan barang jadi ke gudang. Kartu Stock Produksi diarsip tetap.

e) Lembar 1 STBJ diterima kembali setelah di acc oleh bagian gudang, kemudian diarsip tetap.

4) Bagian Gudang

a) Bagian gudang menyiapkan bahan dan membuat Laporan Keluar Barang (Lakerang) 2 lembar berdasarkan Surat Perintah Kerja dari bagian produksi dan Surat Order dari Pemasaran. Lakerang lembar 1 diserahkan ke bagian produksi, Lakerang lembar 2 digunakan untuk bahan dalam mencatat stock bahan baku. Surat Order dan Lakerang lembar 2 diarsip tetap.

b) STBJ diisi sesuai dengan barang jadi yang masuk kemudian diacc oleh penerima dan pembawa. Setelah itu bagian gudang membuat Laporan Stock barang Jadi dan mencatat Kartu Stock. Laporan Stock Barang Jadi diserah ke bagian pemasaran, sedangkan Kartu Stock diarsip tetap.

c) Berdasarkan Surat Perintah Kirim (Superim) dari bagian pemasaran, bagian gudang membuat Surat Jalan (SJ) sebanyak 4 lembar. Lembar 1 ke bagian keuangan, lembar 2 ke pembawa, lembar 3 diarsip tetap oleh bagian gudang, dan lembar 4 ke bagian pemasaran.

(52)

commit to user

Customer Pemasaran Keuangan Produksi Gudang

Sales Order Sales Order

Membuat data order,Spk & surat order yg

sudah diolah Surat Order SPK Sales Order Lap. Order Mencatat data order dan Verifikasi Lap. Order Surat Order Membuat SPK Surat Order SPK Surat Order SPK menyiapkan bahan & membuat Lakerang 2 lbr

Lakerang 1 2 Lakerang Mencatat stock bhn baku 2 Lakerang 1 Lakerang Diperiksa & dicocokan dgn barang Membuat Lap.produksi, mencatat kartu stock produksi,me mbuat stbj 2 lbr

1 Lakerang

1 STBJSTBJ 2 Lap.Produksi kartu stock produksi 1 STBJ 2 STBJ

Membuat Lap. stock barang jadi dan mencatat stock barang Jadi

Lap. Stock Brg Jadi Kartu stock Barang jadi Lap. Stock Brg

Jadi Lap.Produksi

Membuat Lap. Produksi, Superim dan Stock gudang

Superim Lap. Produksi Stock gudang Superim Membuat Surat Jalan 3 lbr 1 Surat jalan 2

Surat jalan 3 Surat jalan 4

Surat jalan 1 Surat jalan 4 Surat jalan Membuat Surat Penagih 2 lbr

1 Surat Tagih 2

Surat Tagih 1 Surat Tagih 2 Surat Jalan Lap. Order SPK Membuat Lap. Keuangan Lap.Keuangan Gambar 3.3

Bagan Alur Dokumen Sistem Administrasi Operasional Barang Jadi Sumber : Bagian Gudang dan Bagian Produksi PT. Widya Duta Grafika

(53)

commit to user

39 Dokumen – dokumen administrasi operasional barang jadi pada PT. Widya Duta Grafika :

1) Sales Order 2) Surat Order 3) Laporan Order

4) Surat Perintah Kerja (SPK)

5) Laporan Kerang Barang (Lakerang) 2 lembar 6) Serah Terima Barang Jadi (STBJ) 2 lembar 7) Laporan Produksi

8) Kartu stock Produksi

9) Laporan Stock Barang Jadi 10) Kartu stock Barang Jadi

11) Surat perintah Kirim (Superim) 12) Surat Jalan (SJ) 4 lembar 13) Surat Tagih 2 lembar

(54)

commit to user

Customer Pemasaran Keuangan Produksi Gudang

Sales Order Sales Order

Membuat data order,Spk & surat order yg

sudah diolah Surat Order SPK Sales Order Lap. Order Mencatat data order dan Verifikasi Lap. Order Surat Order Membuat SPK Surat Order SPK Surat Order SPK menyiapkan bahan & membuat Lakerang 2 lbr

Lakerang 1 2 Lakerang Mencatat stock bhn baku 2 Lakerang 1 Lakerang Diperiksa & dicocokan dgn barang Membuat Lap.produksi, mencatat kartu stock produksi,memb

uat Bstb 2 lbr

1 Lakerang 1 STBJBSTB 2 Lap.Produksi kartu stock produksi 1 STBJBSTB 2

Membuat Lap. stock barang jadi dan mencatat stock barang

Jadi

Lap. Stock Brg Jadi_{BSTB 2} Lap. Stock Brg

Jadi Lap.Produksi

Membuat Lap. Produksi, Superim dan

Stock gudang Superim Lap. Produksi Stock gudang Superim Membuat Surat Jalan 3

lbr

1 Surat jalan 2

Surat jalan 3 Surat jalan 4

Surat jalan 1 Surat jalan 4 Surat jalan Membuat Surat Penagih 2 lbr 1 Surat Tagih 2

Surat Tagih 1 Surat Tagih 2 Surat Jalan Lap. Order SPK Membuat Lap. Keuangan Lap.Keuangan kartu stock produksi BSTB 1

kartu stock produksi

Kartu stock Barang jadi

Gambar 3.4

Bagan Alur Dokumen Usulan Sistem Administrasi Operasional Barang Jadi Sumber : Hasil Peneliti

(55)

commit to user

41 Usulan sistem administrasi operasional barang jadi :

1) Bagian Pemasaran

produksi dan Laporan Stock Barang Jadi dari bagian gudang. Berdasarkan Laporan Produksi dan Laporan Stock Produksi pemasaran membuat Laporan Produksi, Surat Perintah Kirim (Superim), dan Stock gudang. Laporan Produksi dan Stock gudang kemudian diarsip tetap oleh bagian pemasaran, sedangkan Superim diberikan ke bagian gudang.

c) Surat Jalan lembar 4 dari gudang diterima dan diarsip tetap sebagai bukti bahwa barang telah dikirim oleh bagian gudang. 2) Bagian Keuangan

a) Bagian keuangan menerima Laporan Order dari bagian pemasaran dan dicatat data order kemudian di lakukan verifikasi. Laporan Order kemudian diarsip tetap.

b) Menerima Surat Jalan lembar 1 dari bagian gudang, sebagai dasar untuk membuat Surat Penagihan sebanyak 2 lembar. Surat Penagihan lembar 2 digunakan untuk membuat Laporan

(56)

commit to user

42 3) Bagian Produksi

b) Laporan Keluar Barang (Lakerang) dari bagian gudang, diperiksa dan dicocokan dengan barang untuk kemudian diacc dan diarsip tetap.

c) Membuat Laporan Produksi, Bukti Serah Terima Barang Jadi (BSTB) 2 lembar dan mencatat Kartu Stock Produksi. Laporan Produksi diserahkan ke bagian pemasaran, dan BSTB diisi sesuai dengan jumlah barang kemudian disertakan dalam proses memasukan barang jadi ke gudang bersama dengan Kartu Stock Produksi sebagai alat bantu pembanding.

e) Lembar 1 Bukti Serah Terima Barang Jadi (BSTB) yang telah di acc oleh bagian gudang, diarsip tetap bersama dengan Kartu Stock Produksi.

4) Bagian Gudang

(57)

commit to user

43 b) Bukti Serah Terima Barang Jadi (BSTB), Kartu Stock Produksi

diperiksa sesuai dengan barang jadi yang masuk, kemudian diacc oleh penerima dan pembawa. Setelah itu bagian gudang membuat Laporan Stock barang Jadi dan mencatat Kartu Stock berdasarkan BSTB lembar 2. Laporan Stock Barang Jadi diserah ke bagian pemasaran, sedangkan Kartu Stock dan BSTB diarsip tetap.

2. Kelebihan Dan Kelemahan Sistem Administrasi Operasional Gudang

Persediaan Pada PT. Widya Duta Grafika

Berdasarkan penelitian di atas maka didalam sistem administrasi operasional gudang persediaan pada PT. Widya Duta Grafika terdapat beberapa kelebihan, antara lain sebagai berikut :

a. Dalam menjalankan kegiatannya perusahaan menyusun struktur organisasi dengan menggunakan sistem garis atau lini yang menempatkan masing - masing kepala bagian bertanggung jawab dan menjalankan fungsi pengawasan dalam bagiannya.

b. Perusahaan dalam melakukan pembelian bahan baku melibatkan empat bagian, yaitu, bagian produksi, bagian pembelian, bagian gudang dan bagian keuangan.Tidak ada transaksi yang dilakukan secara lengkap oleh hanya satu fungsi saja.

(58)

commit to user

44 c. Dokumen - dokumen yang digunakan oleh bagian - bagian yang terkait

dalam operasional gudang penggunaannya diotorisasi oleh masing-masing kepala bagian.

Sedangkan, kelemahan yang terdapat dalam sistem administrasi operasional gudang persediaan pada PT. Widya Duta Grafika antara lain : a. Bagian Gudang tidak menerima Surat Order Pembelian (SOP) dari

bagian pembelian, dimana surat order pembelian bisa dijadikan

sebagai alat bantu untuk pengecekan barang dan surat jalan dari

supplier sehingga meminimalkan resiko terjadinya kesalahan.

b. Bagian pembelian tidak membuat Surat Permintaan Penawaran Harga

(SPPH) kepada supplier . Padahal dengan adanya SPPH perusahaan

dapat mencari harga dan kualitas yang bervariasi dari surat

penawaran harga (SPH) dari supplier. Jadi supplier dipilih berdasarkan

jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai supplier.

c. Pengelolaan data pengadaan barang, perhitungan stock bahan baku

dan barang jadi masih menggunakan ms.excel. Sebaiknya

perusahaaan membuat sistem pengolahan data dan perhitungan

secara otomatis seperti warehouse system management.

d. Tidak adanya standard operation procedure (SOP) yang baku saat

barang jadi masuk gudang, dan dokumen serah terima barang yang dibawa karyawan produksi saat memasukan barang malah diisikan oleh bagian gudang. Seharusnya dokumen tersebut diisi oleh bagian produksi sedangkan gudang hanya mengecek barang dengan apa yang tertera dalam dokumen serah terima barang dan menyutujuinya.

(59)

commit to user

e. Tidak dilibatkannya security dalam proses pengiriman barang jadi

keluar, dalam hal ini pengontrolan diarea pintu masuk dan keluar

perusahaan dan tanda tangan di surat jalan. Seharusnya security

dilibatkan untuk mengawasi keluarnya barang jadi dari lokasi perusahaan.

f. Dokumen yang berfungsi sebagai bukti untuk membawa peralatan

kantor semacam printer untuk service atau dipinjam dibawa pulang ke

rumah untuk mengerjakan tugas kantor tidak ada.

j. Sistem penataan yang masih tergantung pada ingatan manusia dan

penataan yang kurang baik berdampak pada sulitnya opname.

3. Efektivitas dan Efisiensi Sistem Administrasi Operasional Gudang Persediaan Pada PT. Widya Duta Grafika

Secara umum, hal yang menyebabkan terjadinya ketidak efektifan dan efisiensi gudang adalah belum optimalnya sistem administrasi operasional gudang yang diterapkan selama ini. Berikut ini adalah dokumen – dokumen yang diusulkan peneliti :

a. Barang Jadi Masuk Gudang

Aktivitas yang sangat terlihat jelas adalah pada saat barang jadi dari bagian produksi masuk ke dalam gudang. Formulir yang ada kurang efektif dan efisien, mengingat formulir tersebut diisi oleh bagian gudang langsung saat barang hadir di pintu masuk gudang. Seharusnya formulir tersebut diisi oleh bagian produksi sesuai dengan barang yang ada di palet. Hal ini sudah peneliti bahas dalam kelemahan sistem administrasi

(60)

commit to user

46 operasional gudang PT.Widya Duta Grafika. Gambar 3.5 dibawah ini contoh formulir yang mendukung proses barang jadi masuk ke gudang dan gambar 3.6 merupakan bagan alir yang menjelaskan prosedur formulir serah terima barang selama ini.

Telah diterima dari Bagian Produksi berupa,

KELAS

Jumlah

SMT

(eks)

Surakarta ...

Yang Menyerahkan

(...)

Serah Terima barang Jadi

NO :

Penerima,

Bagian Gudang

(...)

NO.

JENIS BUKU

Keterangan

Gambar 3.5

Serah Terima Barang Jadi

(61)

commit to user

PRODUKSI GUDANG

Buku yang sudah ditata di atas

palet

Membuat STBJ 2 lembar

Mengisi STBJ sesuai dengan

Barang

STBJ 1 dan 2 di ACC 2

2 1

STBJ

1 STBJ

2 1 STBJ

1 STBJ

Gambar 3.6

Bagan Alur Dokumen Barang Jadi Masuk Gudang

Sumber : Bagian Gudang dan Produksi PT. Widya Duta Grafika

Prosedur Serah Terima Barang Jadi Masuk Gudang :

1) Buku yang telah jadi disiapkan oleh karyawan produksi sesuai dengan

jumlah hasil cetak finishing.

2) Bagian produksi kemudian membuat STBJ (serah terima barang jadi). 3) Barang jadi masuk gudang, disertakan 2 lampir STBJ yang di bawa

oleh karyawan produksi yang diberi perintah serah terima barang jadi masuk ke gudang.

(62)

commit to user

48 4) Barang jadi dicek oleh bagian persediaan kemudian mengisi formulir

STBJ.

5) Setelah selesai dicek dan diisi formulir STBJ, kemudian STBJ disetujui oleh penerima dan karyawan produksi ditempat.

6) Lembar ke 2 STBJ kemudian di arsip oleh bagian persediaan.

7) Lembar ke 1 dibawa oleh pembuat untuk di arsip di bagian produksi. Berikut adalah bentuk formulir yang dapat digunakan oleh karyawan bagian produksi ketika menyerahkan barang jadi ke bagian gudang beserta bagan alir dan prosedurnya:

PENERBIT DAN PERCETAKAN PT. WIDYA DUTA GRAFIKA

No. BSTB : Tanggal Mohon diterima dengan baik dan benar barang - barang sbb :

NO KODE JUDUL BUKU NO.ORDER CETAK DITERIMA SAT

TOTAL CATATAN :

2) ...

Mengetahui Diterima

(...) (...)

Rangkap 2 : Putih = Bag. Produksi Merah = Bag. Gudang

BUKTI SERAH TERIMA BARANG

(...) Dibuat Oleh

Harap diperiksa dengan benar

Bagian Produksi

Menyetujui Bagian Gudang

(...)

Gambar 3.7

Bukti Serah Terima Barang Sumber : Hasil Peneliti

(63)

commit to user

PRODUKSI GUDANG

BUKU

Di cek Oleh Kabag Finishing

Membuat BSTB 2 lembar Kemudian di

Acc

Mencocokan BSTB Dengan

Barang

BSTB 1 dan 2 di ACC

2 2

BSTB

2 1

BSTB

Gambar 3.8

Bagan Alur Dokumen Usulan Barang Jadi Masuk Gudang Sumber : Hasil Peneliti

(1)

commit to user

54

Barang Membuat BBK 4 3 2 1 BBK Mencocokan BBK dengan barang 4 3 2 1 BBK BBK di Acc 4 3 2 Mencocokan BBK dengan barang BBK di Acc Mencocokan BBK dengan barang BBK di Acc 4 3 4 3 4 4 BBK 4 3 BBK 2 BBK 1 BBK 2 BBK 3 BBK

EVALUASI SISTEM ADMINISTRASI OPERASIONAL GUDANG DALAM RANGKA MENINGKATKAN EFEKTIVITAS DAN EFISIENSI GUDANG BAHAN BAKU DAN BARANG JADI PADA PT. WIDYA DUTA GRAFIKA SURAKARTA

Telah diterima dari Bagian Produksi berupa,

KELAS

Jumlah

SMT

(eks)

Surakarta ...

Yang Menyerahkan

(...)

Serah Terima barang Jadi

NO :

Penerima,

Bagian Gudang

(...)

NO.

JENIS BUKU

Keterangan

commit to user

54

Gambar 3.12

Bagan Alur Dokumen Bukti Barang Keluar

Sumber : Hasil Peneliti

Formulir ini dibuat rangkap 4 (empat) dan ditandatangani oleh

pemohon, bagian Hrd dan Umum, bagian gudang,

security

, pembawa.

Pemohon tidak melakukan arsip, sedangkan pembawa hanya mengarsip

sementara saja sebagai untuk kemudian ketika barang sudah jadi

digunakan sebagai penagihan. Jika peralatan kantor yang dibawa pulang

kerumah untuk dipinjam, maka diarsip sebagai bukti peminjaman dan

pengembalian jika sudah selesai pemakaiannya.

commit to user

55

Manajer Personalia dan Umum mengarsip tetap sebagai bukti dan

alat bantu pengontrolan inventaris perusahaan yang keluar. Sedangkan

bagian Gudang mengarsip tetap dokumen dan membawa barang tersebut

untuk di

service

melalui sub bagian ekspedisi.

Security

bertugas sebagai

pengontrol barang keluar supaya tidak terjadi

misscomunication

.

d. Sistem Penataan Yang Belum Efisien.

Selama

pelaksanaan

magang

kerja,

dijumpai

beberapa

permasalahan penataan barang jadi. Selain itu petugas membutuhkan

waktu yang cukup lama untuk mencari barang jadi yang dibutuhkan untuk

segera di

packing.

Maka dari itu gudang pada PT. Widya Duta Grafika

masih belum efisien. Berikut tabel rumusan masalah, solusi, implementasi

dan evaluasi penataan barang jadi di dalam gudang :

Tabel 3.6

Rumusan Masalah, Solusi, Implementasi, Evaluasi Proses Penataan

Barang Jadi

commit to user

56

Pada semua dokumen yang diusulkan peneliti terdapat kolom

kode, karena PT. Widya Duta Grafika sedang membenahi sistem yang

selama ini digunakan. Dengan penerapan sistem kode diharapkan

mempermudah pengontrolan,meminimalisir kesalahan serta meningkatkan

efektivitas dan efisiensi administrasi operasional gudang. Perusahaan juga

hendaknya melakukan standarisasi terhadap sistem administrasi

operasional gudang pada semua lini yang terlibat dalam administrasi

operasional gudang. Peneliti mencoba memberikan contoh

indeks

kode

buku Lembar Kerja Siswa (LKS) beserta gambar agar memudahkan

karyawan dalam proses pengecekan barang jadi :

Gambar 3.13

Indeks Kode Buku Lembar Kerja Siswa (LKS) Progresif Semester 1

Sumber : Hasil Peneliti

commit to user

57