EVALUASI SISTEM ADMINISTRASI OPERASIONAL GUDANG DALAM RANGKA PENCAPAIAN GUDANG YANG OPTIMAL PADA DEPARTEMEN PRINTING DI PT. BATIK DANAR HADI SURAKARTA
commit to user
RANGKA PENCAPAIAN GUDANG YANG OPTIMAL PADA DEPARTEMEN PRINTING DI PT. BATIK DANAR HADI SURAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan untuk Memenuhi Syarat-syarat Mencapai Gelar Ahli Madya Di Bidang Manajemen Industri
Oleh :
BAMBANG IRAWAN F 3508063
PROGRAM STUDI DIPLOMA 3 MANAJEMEN INDUSTRI FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA
(2)
(3)
commit to user
EVALUASI SISTEM ADMINISTRASI OPERASIONAL GUDANG DALAM RANGKA PENCAPAIAN GUDANG YANG OPTIMAL PADA
(4)
commit to user
MOTTO DAN PERSEMBAHAN
MOTTO :
Ø Hidup selalu ada sebuah pilihan, berbijaklah untuk memilih masa depan dengan melangkah penuh harapan.
Ø Hidup adalah perjuangan yang harus dinikmati karena hasil dari perjuangan hidup adalah konsekuensi yang harus ditanggung sendiri.
Penulis persembahkan untuk : 1. Ayahanda dan Ibunda tercinta 2. Saudara-saudara, terima kasih
buat semua motivasinya.
3. Bagi siapa saja yang mencari ilmu dengan hati yang tawadlu.
4. Teman-teman MI 2008 5. Almamaterku.
(5)
commit to user
Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Tugas Akhir dengan judul “PENERAPAN ANALISIS ABC DALAM PENGENDALIAN BAHAN BAKU KAIN PADA PT. BATIK DANAR HADI DIVISI PRINTING SURAKARTA” ini dengan baik.
Tugas Akhir ini disusun untuk memenuhi Syarat-syarat Mencapai Gelar Ahli Madya pada Program Diploma 3 Program Studi Manajemen Industri Fakultas Ekonomi Sebelas Maret.
Dalam penulisan Tugas Akhir ini, penulis menyadari bahwa kelancaran dan keberhasilan penulisan ini tidak pernah lepas dari bantuan dan dorongan berbagai pihak, untuk itu dengan segenap hati penulis menyampaikan terima kasih kepada :
1. Bapak Dr. Wisnu Untoro, M.S selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta.
2. Ibu Sinto Sunaryo, SE, M.Si selaku Ketua Program D3 Manajemen Industri Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret
3. Bapak Joko Suyono, SE, M.Si selaku dosen pembimbing yang telah memberikan bimbingan, motivasi dan saran sehingga tugas akhir ini dapat diselesaikan.
4. Bapak dan Ibu dosen Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta, semoga ilmu yang didapat penulis menjadi berkah dan bermanfaat untuk hidup dan masa depan.
5. Ayahanda dan ibunda tercinta yang dengan sabar memberikan dorongan moral, semangat dan doanya serta dukungan materi yang sangat berarti. 6. Segenap karyawan PT. Batik Danar Hadi Surakarta yang telah meluangkan
waktu, memberi data, dan informasi bagi penulis.
7. Adinda tercinta Ari Sumardiningsih yang selalu membantu dalam pembuatan tugas akhir ini, terima kasih atas dorongan moral, semangat dan bantuannya yang sangat berarti.
(6)
commit to user
8. Sahabat - sahabat kost di Surakarta, seperti : Mas Sigit, Mas Hendra, Mas Dea, Wangga, Andre, Yusnur, (semoga kita menjadi orang yang sukses) 9. Teman – temanku D3 Manajemen Industri Angkatan 2008, terima kasih atas
dukungannya (spesial Toni dan Galih).
10. Semua pihak - pihak yang tidak mungkin disebutkan satu persatu yang secara langsung maupun tidak langsung telah banyak membantu penulis dalam memyelesaikan tugas akhir ini.
Penulis menyadari masih banyak kekurangan dan kelemahan dalam penulisan tugas akhir ini, untuk itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun. Namun demikian, karya sedehana ini diharapkan dapat bermanfaat bagi pihak-pihak yang membutuhkan.
Surakarta, 2011
(7)
commit to user
Halaman
HALAMAN JUDUL ... i
ABSTRAK ... ii
HALAMAN PERSETUJUAN ... iii
HALAMAN PENGESAHAN ... iv
MOTTO DAN PERSEMBAHAN ... v
KATA PENGANTAR ... vi
DAFTAR ISI ... vii
DAFTAR GAMBAR... viii
DAFTAR SIMBOL ... ix
DAFTAR LAMPIRAN ... x
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Rumusan Masalah ... 5
C. Tujuan Penelitian ... 5
D. Manfaat Penelitian ... 5
E. Metode Penelitian ... 6
(8)
commit to user
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengertian Gudang ... 11
B. Macam-macam Gudang ... 12
C. Jenis – Jenis Gudang ... . 14
D. Tugas Pergudangan ... 15
E. Fungsi Pergudangan ... 16
F. Waktu Tunggu ... 17
BAB III PEMBAHASAN A. Profil Perusahaan ... 19
B. Laporan Magang Kerja ... 42
C. Analisis Data dan Pembahasan ... 47
BAB IV PENUTUP A. Kesimpulan ... 71
B. Saran ... 72
DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
(9)
commit to user
GAMBAR Halaman
I. 1. Kerangka Pemikiran ... 10
III. 1. Struktur Organisasi PT. Batik Danar Hadi Cabang Sondakan ... 22
III. 2. Skema Proses Produksi ... 33
III. 3. Bagan Alur Dokumen Keluar Masuk Gudang ... 49
III. 4. Usulan Bagan Alur Dokumen Keluar Masuk Gudang... 52
III. 5. Skema Pembelian Bahan Baku ... 56
III. 6. Surat Jalan ... 58
III. 7. Lembar D.O (Decision Order) ... 60
III. 8. Formulir Order Produksi ... 61
III. 9. Persediaan Masuk dan Keluar Barang ... 63
III.10. Formulir Stock Opname ... 65
(10)
commit to user DAFTAR SIMBOL
Simbol Keterangan
Dokumen
Menunjukkan dokumen sebagai masukan atau keluaran baik secara manual atau secara komputerisasi. Operasi Manual
Menunjukkan proses yang dikerjakan secara manual. Offline Storage
Digunakan untuk menyimpan data sebagai arsip secara manual Arus / Alir
Menunjukkan aliran antar proses Operasi Komputer
Menunjukkan proses yang dikerjakan komputer.
(11)
commit to user Lampiran 1. Surat Pernyataan
Lampiran 2. Surat Keterangan Magang Kerja Lampiran 3. Nilai Magang Kerja
Lampiran 4. Surat Jalan
Lampiran 5. D.O (Decision Order) Lampiran 6. PO (Purchase Order)
Lampiran 7. Kartu Persediaan Barang Lampiran 8. Kertas Kerja Stock Opname Lampiran 9. Rekap Saldo dan Mutasi Barang
(12)
commit to user
ABSTRAK
EVALUASI SISTEM ADMINISTRASI OPERASIONAL GUDANG DALAM RANGKA PENCAPAIAN GUDANG YANG OPTIMAL PADA DEPARTEMEN PRINTING PT BATIK DANAR HADI SURAKARTA
OLEH BAMBANG IRAWAN
NIM : F3508063
Gudang merupakan salah satu asset yang penting bagi perusahaan dan keberadaannya perlu pengawasan dan pengendalian. Jal ini dikarenkan gudang memiliki dampak yang signifikan bagi produktifitas perusahaan. Keberadaan gudang pada sebuah perusahaan bisa memberikan pengaruh yang signifikan terhadap proses produksi. Apabila dengan pengelolaan kegiatan operasional gudang lebih optimal dan semua operasional administrasi yang dilakukan terdokumentasi dengan baik sehingga keberadaan gudang lebih efektif dan efisien.
Tujuan dalam penelitian ini adalah mengetahui sistem administrasi operasional gudang persediaan mulai dari pembelian bahan baku sampai bahan disimpan digudang PT Batik Danar Hadi Surakarta. Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah Data primer yang diperoleh berdasarkan wawancara dan observasi yang dilakukan oleh peneliti seperti jenis bahan baku, peralatan yang digunakan pada gudang dan data sekunder diperoleh dari catatan, buku bacaan dan data dari perusahaan, yang berhubungan dengan penelitian ini. Hasil pembahasan mengenai masalah yang dirumuskan adalah Sistem administrasi operasional gudang bahan baku dan barang jadi di PT Batik Danar Hadi Surakarta pada umumnya telah dilakukan dengan baik, dengan melibatkan berbagai fungsi dengan tugas dan tanggungjawab masing – masing serta telah dilengkapi dengan dokumen yang dapat dipertanggung-jawabkan. Walaupun masih terdapat beberapa dokumentasi yang masih belum standar, nantinya akan menjadi saran dalam penelitian ini.
Berdasarkan pembahasan yang dilakukan, peneliti memberikan usulan kepada perusahaan untuk melakukan evaluasi terhadap sistem administrasi operasional gudang secara optimal dan tanpa merubah formulir – formulir yang digunakan.
(13)
commit to user
ABSTRACT
EVALUATION OF WAREHOUSE ADMINISTRATION OPERATING SYSTEM IN ORDER TO ACHIEVE OPTIMUM WAREHOUSE
AT PRINTING DEPARTMENT OF PT BATIK DANAR HADI SURAKARTA
BY
BAMBANG IRAWAN NIM : F3508063
Warehouse is one important asset for the company and its existence is necessary supervised and controlled. This is because the warehouse has a significant impact on company productivity. The existence of the warehouse on a company can have a significant influence on the production process. If the management of warehouse operations more optimally and all administrative operations performed well documented, the warehouse operation will be more effective and efficient.
The purpose of this study was to determine the operational administration of the warehouse inventory system starting from raw material purchasing to materials stored in warehouse PT Batik Danar Hadi Surakarta. The data used in this study are primary data obtained through interviews and observations conducted by researchers such as type of raw materials, equipment used in warehouses and secondary data obtained from the records, books and data from the company, which is associated with this research. The results of the discussion of the formulated problem is operational warehouse administration system of raw materials and finished goods at PT Danar Hadi Batik Surakarta in general have done well, by involving a variety of functions with each duties and responsibilities, and also are equipped with a document that can be accounted for. However there is still some documentation which is not standard yet. It will become the advice in this study.
Based on discussions conducted, researchers gave suggestions to companies to conduct an evaluation of operational warehouse administration system optimally and without changing the forms used.
(14)
commit to user
(15)
commit to user
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Gudang atau storage merupakan tempat menyimpan bahan baku yang akan dilakukan proses manufaktur, maupun barang jadi yang siap dipasarkan. pergudangan memainkan peranan kunci dalam pengembangan strategi logistik terpadu. Operasi pergudangan berkembang pesat sejalan dengan munculnya teknik-teknik manajemen produksi tepat waktu dan respon cepat. Sistem produksi tepat waktu menjadikan operasi pergudangan seperti proses penerimaan barang, pencatatan dan proses pergudangan lainnya dilakukan dengan cara yang optimal.
Tujuan keberadaan gudang adalah untuk menyimpan produk sampai produk tersebut diminta oleh pelanggan. Aktivitas pergudangan pada umumnya meliputi penerimaan (receiving), pengalokasian (putaway), penyimpanan (storage), pemilihan (order picking), pengepakan (packaging), dan pengiriman (shipping). Dalam perencanaan pergudangan yang baik, penggunaan ruang penyimpanan yang tersedia secara efektif dan sistem alokasi penyimpanan yang baik harus dilakukan untuk meminimasi.
PT. Batik Danar Hadi merupakan perusahaan yang berskala menengah yang bergerak di bidang Tekstil dan Garmen.
(16)
commit to user
Perusahaan ini berproduksi dalam dua kategori, diantaranya adaah produksi harian(Reguler) dan produksi pesanan (order). Produk diproduksi dalam berbagai ukuran dan perlakuan finishing sesuai pesanan konsumen. Jika produk pesanan tidak sesuai dengan warnanya maka prusahaan mampu untuk membuat lagi sesuai dengan pesanan dan barang yang telah diproduksi tersebut masuk sebagai bahan jadi yang tidak dipakai dimana bahan jadi tersebut masuk digudang bahan jadi yang bertempatkan jadi satu dengan pengendalian kualitas (Quality control).
Untuk menyimpan bahan baku dan produk jadinya, Perusahaan mempunyai satu area gudang barang dimana gudang tersebut jadi satu tetapi berbeda tempat dengan Quality Control, jadi tempat antara bahan baku dan bahan jadi terpisah oleh sekat yang memisah gudang tersebut menjadi sama luasnya. Aktivitas pergudangan Perusahaan saat ini meliputi penerimaan bahan baku dan bahan setengan jadi (kain yang dilasem) digudang bahan baku dan penerimaan barang jadi dari lantai produksi, penyortiran, penyimpanan barang, tambahan finishing dan packaging digudang bahan jadi.
Permasalahan yang terjadi adalah perluasan ruang gudang tidak disertai dengan pengaturan alokasi barang jadi yang baik. Setelah proses penyortiran, barang ditempatkan begitu saja di lantai penyimpanan yang kosong. Penempatan barang dengan jenis dan
(17)
commit to user
ukuran berbeda ditempatkan secara random dan bercampur. Selain itu fasilitas yang digunakan di dalam gudang masih menggunakan tenaga manusia untuk mengangkut bahan jadi. Barang jadi ataupun bahan baku yang ditempatkan pada pallet-pallet kayu juga tidak tersusun dengan rapi. Ketidakteraturan penyusunan pallet ini disebabkan tidak adanya rak untuk menyimpan barang jadi ataupun bahan baku dan tidak adanya sistem alokasi penyimpanan di gudang barang jadi dan gudang bahan baku. Ketidakteraturan alokasi penyimpanan barang jadi ini menyebabkan ketidakefisienan pada jalannya barang masuk atau keluar sehingga terjadi pemborosan pada biaya material handling.
Akibat dari tidak adanya sistem alokasi penyimpanan juga berpengaruh pada ketidakefisienan sistem penempatan barang. Ketidakefisienan ini dapat dilihat dari hasil observasi,dimana banyak sisa bahan baku ataupun barang jadi yang menumpuk tidak tertata dan tidak tercatat secara rapi. Jika sisa barang jadi atau bahan baku sudah masuk pada kartu persediaan pun tidak akan berjalan lama dalam proses pencatatan nya dikarenakan barang yang tidak dipakai menumpuk dan kartu persediaan sudah hilang atau tidak ada lagi maka barang tersebut termasuk barang yang tidak mempunyai riwayat pencatatan kartu gudang. Penempatan atau alokasi barang di tempat penyimpanan tidak disertai proses pencatatan dan identitas pallet. Oleh karena itu pada saat pengambilan suatu item
(18)
commit to user
sering tidak diketemukan. Kesulitan menemukan barang jadi yang tidak dipakai sudah disimpan juga disebabkan oleh banyaknya jumlah item barang jadi yang disimpan dilihat dari ukuran dan jenisnya.
Berdasarkan uraian di atas, diperlukan adanya perencanaan sistem alokasi penyimpanan yang mampu mengatasi permasalahan pergudangan yang dihadapi Perusahaan. perencanaan sistem alokasi penyimpanan meliputi penentuan kebutuhan ruang, desain rak, alokasi penempatan barang dan sistem pencatatan barang. Oleh karena itu, perencanaan sistem alokasi penyimpanan ini meliputi perencanaan rak penyimpanan, penentuan alokasi penempatan barang dan pembuatan sistem informasi sederhana pergerakan barang. Perencanaan ini diharapkan menghasilkan sistem pengaturan barang dan pencatatan yang jelas untuk mengurangi penumpukan barang. maka mengambil judul “EVALUASI SISTEM ADMINISTRASI OPERASIONAL GUDANG DALAM RANGKA PENCAPAIAN GUDANG YANG OPTIMAL PADA DEPARTEMEN PRINTING DI PT. BATIK DANAR HADI SONDAKAN”.
(19)
commit to user B. Rumusan Masalah
Sesuai dengan uraian latar belakang di atas, maka rumusan masalah penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Bagaimanakah sistem operasional gudang bahan baku mulai dari barang masuk sampai barang keluar ?
2. Apakah penerapan fungsi gudang pada perusahaan, sudah optimal ?
C. Tujuan Penulisan
Adapun tujuan penulisan dalam penulisan tugas akhir ini adalah sebagai berikut :
1. Mengetahui sistem operasional gudang bahan baku mulai dari barang masuk sampai barang keluar.
2. Mengetahui sistem administrasi operasional gudang yang optimal diperusahaan.
D. Manfaat Penelitian
Manfaat yang dapat diambil dari hasil penelitian ini adalah: 1. Bagi Perusahaan
Hasil pembahasan dalam tugas akhir dapat menjadi bahan pertimbangan bagi perusahaan dalam rangka penentuan kebijakan mengenai pengelolaan gudang dalam perusahaan.
(20)
commit to user 2. Bagi Peneliti
a Memperoleh gambaran secara langsung tentang dunia kerja dari perusahaan yang diamati.
b Sebagai media dalam membandingkan antara pengetahuan dan keterampilan mengenai manajemen pergudangan yang telah dipelajari selama di bangku kuliah dengan penerapan manajemen pergudangan di perusahaan.
3. Bagi Peneliti Selanjutnya
Diharapkan hasil pengamatan ini dapat memberikan manfaat bagi pembaca yang akan mengamati tentang manajemen pergudangan pada masa yang akan datang.
E. Metode Penelitian 1. Desain Penelitian
Desain penelitian ini dilakukan dengan cara pengamatan langsung di lapangan, kemudian membandingkan dengan teori yang diuraikan dalam kajian pustaka dan melakukan pembahasan terhadap rumusan masalah yang telah ditentukan.
2. Obyek Penelitian
Penelitian dilakukan di pabrik Batik Printing Danar Hadi Sondakan milik PT. Batik Danar Hadi Departemen Printing yang berlokasi di Jl. Tegal Mulyo No. 17 Laweyan, Solo. Obyek yang diamati tentang
(21)
commit to user
bagaimana penerapan layout gudang dan administrasi operasional gudang pada Perusahaan ini.
3. Jenis dan Sumber Data
Jenis dan Sumber Data dalam penelitian dibedakan menjadi 2 (dua) yakni :
a Data Primer
Merupakan data yang diberikan oleh sumber data secara langsung kepada pengumpul data
b Data Sekunder
Merupakan data yang diperoleh dari sumber data secara tidak langsung kepada pengumpul data Dalam penelitian ini, peneliti tidak menggunakan data primer karena data yang akan digunakan sudah tersedia di perusahaan. Maka dari itu, data yang digunakan adalah data sekunder. Data sekunder yang digunakan adalah :
1) Dokumen administrasi operasional gudang perusahaan. 2) Studi Kepustakaan yaitu dengan mempelajari buku-buku
yang berkaitan dengan manajemen pergudangan. 4. Teknik Pengumpulan Data
a. Wawancara
Mengambil data dengan bertanya secara langsung kepada pihak perusahaan agar data yang diperoleh lebih lengkap.Wawancara dilakukan terhadap Karyawan Bagian Gudang, Karyawan Bagian
(22)
commit to user
Produksi, Kepala Divisi Bagian Gudang, Kepala Divisi Bagian Produksi dan Kepala pabrik.
b. Observasi
Teknik pengumpulan data dengan mengamati obyek secara langsung di lokasi pengamatan sehingga dapat mengetahui secara langsung obyek yang diamati.
c. Studi Pustaka
Pengumpulan data yang diperoleh dari catatan, laporan, dokumen, serta tulisan ilmiah dan sumber-sumber lain yang sekiranya dapat dipergunakan.
5. Teknik Analisis
Teknik Analisis yang digunakan adalah pembahasan desktriptif yaitu teknik untuk membuat gambaran atau deskripsi secara sistematis, faktual, dan akurat mengenai suatu obyek yang diteliti. Dalam penelitian ini, yang dibahas adalah sistem administrasi operasional gudang pada Perusahaan PT. Batik Danar Hadi Departemen Printing kemudian membandingkan pengamatan mengenai implementasi sistem tersebut dalam perusahaan dan diakhiri dengan menyimpulkan hasil pembahasan serta memberikan usulan teknis kepada perusahaan, mengenai administrasi operasional gudang melalui formulir-formulir yang terstandar.
(23)
commit to user F. Kerangka Pemikiran
Dalam penyusunan administrasi operasional gudang harus memperhatikan formulir atau dokumen yang dimiliki perusahaan tersebut. Adapun dokumen tersebut antara lain : P.O (purchase order), D.O (decision order), bukti pembelian, kartu persediaan barang, stock opname,
rekap saldo & mutasi barang.
Selain itu juga harus memperhatikan sumber daya manusianya, dalam hal ini para karyawan atau pekerja. Dalam penyusunan administrasi gudang dapat dilakukan dalam beberapa langkah yaitu :
1. Membandingkan administrasi operasional gudang yang sekarang dengan kriteria administrasi operasional gudang yang baik.
2. Mengevaluasi hasil analisis yang telah dilakukan, dan dari hasil evaluasi tersebut dapat diketahui operasional sistem yang digunakan sekarang sudah optimal atau belum. Jika administrasi sudah optimal, maka tidak perlu dilakukan perubahan atau penambahan, tetapi jika belum optimal maka perlu diberikan usulan yang sesuai kriteria administrasi operasional gudang yang baik. 3. Mengajukan usulan sistem administrasi operasional gudang dan
kemudian menganalisis gudang yang optimal, jika hasilnya belum optimal maka diajukan usulan alternatif yang mencapai pada gudang yang optimal.
(24)
commit to user Gambar 1.1 Kerangka Pemikiran
Masalah yang terjadi di Perusahaan adalah adanya penumpukan sisa bahan baku yang tidak terpakai. maka dari itu, dengan adanya administrasi operasional gudang yang disiplin dapat mengantisipasi adanya kesalahan pengambilan barang dan mengurangi adanya penumpukan bahan serta kehabisan persediaan bahan dalam gudang, hal ini memberikan dampak positif terhadap fungsi gudang bahan pada perusahaan. Apabila hal ini terwujud, maka masalah mengenai penumpukan barang dapat terselesaikan. Jika tidak optimal dalam sistem administrasi operasional gudang maka gudang ditinjau lagi.
Mencatat Alir Pekerjaan
Evaluasi Administrasi Operasional Gudang
Yang Telah Ada
Memberikan Usulan Pada Administrasi
Operasional Gudang
Evaluasi Administrasi Operasional Gudang
Yang Diusulkan
(25)
commit to user
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
1. Pergudangan
Pergudangan merupakan bagian integral dari sistem logistik yang berperan penting dalam melayani pelanggan dengan biaya seminimal mungkin. Selain itu juga merupakan jaringan primer diantara produsen dan pelanggan yang digunakan untuk menyimpan persediaan selama seluruh bagian proses logistik berjalan.
Pergudangan diperlukan dalam rangka : 1. Mencapai transportasi yang ekonomis 2. Mencapai produksi yang ekonomis
3. Mendapat keuntungan dari diskon pembelian dengan kuantitas banyak dan pembelian duluan.
4. Memelihara sumber persediaan.
5. Mendukung kebijakan pelayanan pelanggan perusahaan. 6. Mengantisipasi kondisi perubahan pasar (musiman, fluktuasi
permintaan, kompetisi).
7. Mengatasi perbedaan ruang dan waktu yang berada diantara produsen dan konsumen.
8. Menetapkan setidak-tidaknya biaya total logistik seimbang dengan tingkat pelayanan pelanggan yang diinginkan.
(26)
commit to user
9. Mendukung program just in time dari supplier dan pelanggan.
2. Macam-macam Gudang
Seiring dengan perkembangan dunia usaha yang menuntut adanya optimalisasi penggunaan gudang, maka macam-macam gudang yang sering dijumpai di dunia kerja nyata adalah sebagai berikut (Widjaja Tunggal. 2009 : 49 – 50) :
1. Gudang Campuran (mixing warehouse)
Produk campuran melibatkan banyak lokasi pabrik (pabrik A, B, dan C) yang mengirimkan produk (produk A, B, dan C) ke gudang pusat dengan jumlah yang banyak, dimana pesanan pelanggan sifatnya bervariasi dan digabungkan saat dikirim.
2. Gudang Breakbulk (breakbulk warehouse)
Adalah fasilitas yang menerima pengiriman produk dengan jumlah banyak dari pabrik. Beberapa pesanan pelanggan digabungkan ke dalam pengiriman tunggal dari pabrik menuju gudang breakbulk
kemudian pesanan akan dibagi / dibuat menjadi pengiriman LTL (Least-than-truckload/kurang dari muatan gudang) yang lebih kecil jumlahnya, dan dikirim ke pelanggan yang letaknya dekat dengan gudang.
3. Gudang Konsolidasi (consolidation warehouse)
Pesanan skala kecil dari sejumlah supplier dikirimkan ke gudang konsolidasi yang dekat dengan supplier sehingga LTL (
(27)
Least-commit to user
thantruckload) dapat digunakan bila perlu dalam jumlah sedikit dan sisanya digunakan untuk waktu jangka panjang dari gudang ke perusahaan.
Menyimpan persediaan di dalam gudang diperlukan untuk memelihara sumber persediaan. Sebagai contoh, pemilihan waktu dan kuantitas pembelian penting untuk dipertahankan supplier
terutama selama periode kritis. Diperlukan juga penanganan persediaan jangka pendek sebagai akibat kerusakan dalam pengangkutan, stockout penjual, ataupun pemogokan pada salah satu supplier perusahaan. Mayoritas perusahaan menggunakan pergudangan dengan tujuan untuk mencapai total biaya logistik
seminimal mungkin dalam melayani pelanggan karena
pergudangan memungkinkan manajemen untuk menyeleksi model transport dan tingkat persediaan sehingga bila digabungkan dengan komunikasi dan sistem proses pesanan serta alternatif produksi, dapat meminimalkan total biaya pelayanan pelanggan. Faktor-faktor utama yang mempengaruhi sifat dasar dan pentingnya pergudangan, yaitu :
1. Waktu
Waktu merupakan salah satu unsur terpenting dalam keefektifan pergudangan. Maka dari itu, operasi gudang terbaik adalah gudang yang dirancang untuk mengurangi setiap aspek waktu siklus pesanan.
(28)
commit to user 2. Kualitas
Kualitas sama pentingnya dengan ketepatan waktu, dan user saat ini selalu mengharapkan hasil yang mendekati kesempurnaan. 3. Perhatian
Perhatian pada gudang merupakan perbaikan produktivitas aset. Tiga fungsi kritis adalah mengurangi biaya total, penggunaan kembali dan daur ulang.
4. Perkembangan jaman
Di abad 21, Manajer gudang harus mengembangkan jenis tenaga kerja baru serta perlu bagi manajemen dan tenaga kerja untuk berubah secara signifikan.
3. Jenis-jenis Gudang
Menurut Heizer and Render (2005), tata letak gudang (warehouse layout) adalah menemukan titik optimal di antara biaya penanganan bahan dan biaya-biaya yang berkaitan dengan luas ruang dalam gudang. Seringkali kita mengasumsikan bahwa gudang adalah merupakan ruangan, dimana ruangan itu digunakan untuk menyimpan barang. Asumsi ini tidak selamanya benar, berikut kita akan ditunjukkan mengenai jenis-jenis gudang dalam dunia industri(ahyari agus : ).
(29)
commit to user
Terdapat 6 (enam) macam gudang yang biasa digunakan, yaitu : 1. Gudang bahan baku
2. Gudang setengah jadi. 3. Gudang barang jadi.
4.Gudang perlengkapan produksi.
5. Gudang komoditas khusus (special commodity warehouses).
6. Gudang kantor pabrik.
4. Tugas-tugas pergudangan
Pergudangan dalam perusahaan bukan hanya sekedar sebagai tempat penyimpanan saja. Secara garis besar, pergudangan memiliki tugas sebagai berikut :
1. Menerima, menyimpan 2. Masukan pesanan
3. Pengambilan, penyelenggaraan, pemuatan
4. Cross Docking
5. Proses pengembalian, penggantian
6. Packing, labeling
7. Pengumpulan, perpaduan, pengisian 8. Promosi
9. Breadbulk dan konsolidasi 10. Transportasi
(30)
commit to user 12. Bukti pengiriman
13. Peniruan/pelayanan pelanggan
14. Laporan pelayanan/pengawasan pengangkutan 15. Lokasi
16. Manajemen real estate
17. Jaringan analisis 18. Perkembangan sistem
5. Fungsi pergudangan
Terdapat 3(tiga) fungsi dasar pergudangan ,yakni : perpindahan, penyimpanan , dan transfer informasi (Widjaja Tunggal :55) :
1. Perpindahan (movement)
Fungsi ini dibagi menjadi beberapa aktivitas, yakni :
1) Penerimaan (receiving)
2) Transfer atau penyimpanan (transfer or put away)
3) Pengambilan pesanan pelanggan atau penyeleksian pesanan (customer order picking or order selection)
4) Cross Docking
5) Pengiriman (shipping)
2. Penyimpanan (storage)
Fungsi penyimpanan terbagi atas penyimpanan sementara dan semi permanen.
(31)
commit to user
3. Transfer Informasi (information transfer)
Transfer informasi terjadi secara serempak dengan pergerakan dan fungsi penyimpanan. Gudang adalah hal yang penting bagi perusahaan dalam rangka menjaga konsistensi ketersediaan bahan/barang ketikabahan/barang terebut dibutuhkan untuk dikonsumsi. Namun keberadaanya tidak merupakan harga mati bagi sebagian perusahaan karena keberadaan gudang hanya akan menambah adanya tambahan biaya yang nantinya akan menjadi beban biaya tambahan pada produk yang dijual ke konsumen. Maka dari itu gudang yang dimiliki perusahaan, harus memperhitungan tingkat efektivitas dan efisiensi penggunaannya. Hal ini yang menjadi pekerjaan besar bagi Manajemen perusahaan sebelum memutuskan bahwa perlu membuat gudang baru atau cukup sewa gudang dengan cara sub kontrak.
6. Waktu Tunggu
Waktu tunggu (idle time) adalah waktu yang tidak dapat menghasilkan sesuatu akibat adanya aktivitas yang menghambat proses produksi (Stanley & David. 2002 : 201). Dalam perusahaan, waktu tunggu adalah pemborosan. Waktu tunggu dapat berasal dari banyak sebab. Menunggu suku cadang didapatkan kembali dari sebuah lokasi penyimpanan, menunggu sebuah alat untuk
(32)
commit to user
digantikan, menunggu sebuah mesin untuk diperbaiki atau dipasang untuk sebuah produk yang berbeda, menunggu unit berikut untuk bergerak turun kelini. Pemborosan paling besar diasosiasikan dengan menunggu yang bukan mencakup menunggu orang melainkan menunggu persediaan. Dalam tatanan tradisional, bahan baku dan suku cadang dapat menganggur selama berminggu-minggu dan berbulan-bulan sebelum dibutuhkan. Barang dalam proses bisa menunggu berminggu minggu untuk memiliki beberapa jam untuk dilakukannya pekerjaan bernilai tambah. Barang-barang jadi mungkin menunggu pelanggan selama periode sangat lama. Just in Time tidak mengijinkan tunggu50 menunggu semacam ini terjadi, dan biaya pengangkutannya dihilangkan (Stanley & David . 2002 : 215)
(33)
commit to user BAB III PEMBAHASAN
A. Profil Perusahaan 1. Latar Belakang
Perusahaan Batik Danar Hadi merupakan perusahaan perseorangan yang berbentuk Home Industry. Perusahaan hanya menyediakan bahan baku dan pengolahan batik seperti kain dan obat-obatan, sedangkan proses pembuatannya dilakukan di rumah para pekerja yang bertempat tinggal di sekitar perusahaan. Sebagai perusahaan yang bersifat home industry, maka produk yang dihasilkan pada mulanya adalah batik tulis.
Awal mulanya perusahaan batik Danar Hadi bernama Sri Kraton yang waktu itu didirikan oleh Wongso Dinomo pada tahun 1967 di kota Surakarta. Kemudian oleh cucunya Hadi Santosa diubah menjadi perusahaan perseorangan yang mendapat ijin dari Departemen Perdagangan No. 95890. Perusahaan terus berkembang dan selanjutnya diberi nama Danar Hadi, yang diambil dari nama pemiliknya Ibu Danarsih dan Hadi Santosa.
Berkat keuletan, pengalaman, keahlian dalam membatik dan jiwa wiraswasta pimpinan perusahaan, baik dalam mendesain produk maupun pengelolaan perusahaan sangat menunjang berkembangnya perusahan tersebut. Dengan adanya corak dan
(34)
commit to user
motif batik yang mengikuti selera konsumen dan mode yang digemari akhirnya perusahaan dapat meningkatkan omset penjualan secara perlahan.
Pada tanggal 1 Oktober 1984 perusahaan perseorangan diubah menjadi perusahaan yang berbadan hukum yang diresmikan dihadapan Notaris Maria Theresia Budi Santosa, SH. Dengan No 17, tanggal 11 Desember 1984. Namanya berubah menjadi PT. Batik Danar Hadi Santosa. Lokasi kantor pusat PT. Batik Danar Hadi Santosa adalah di Jl. Dr Rajiman No. 194 Surakarta. Kantor cabang di Jakarta, Surabaya, Semarang, Yogyakarta, Denpasar, Kuta Bali, Ujung Pandang, Batam dan Medan.
Keterangan secara jelas : a. Nama Perusahaan :
Sri Kraton, berdiri tahun 1967 yang berubah menjadi PT. Batik Danar Hadi pada tahun 1984.
b. Alamat Kantor :
Jln. Dr. Radjiman no. 194 Surakarta c. Alamat Pabrik Printing :
Kampung Sondakan d. Perwakilan :
Jl. Raden Saleh Surakarta
Nama dan penanggung jawab PT. Batik Danar Hadi adalah H. Santoso.
(35)
commit to user e. Bidang Usaha :
Industri Perdagangan Pabrik f. NPWP : 1245900439
g. Status Perusahaan. Non fasilitas
h. Ijin No 503/24/V.3/1985 Tanggal 13 Januari 1985 2. Struktur Organisasi PT. Batik Danar Hadi
Struktur organisasi adalah suatu kerangka yang menunjukkan hubungan antara pejabat maupun bidang yang satu dengan bidang yang lainnya menurut skema kerja. Dengan adanya struktur organisasi yang baik, maka akan dapat membawa keuntungan pelaksanaan pekerjaan dan dari struktur organissi inilah dapat diketahui mengenai kedudukan, tanggung jawab, wewenang, tugas dan kewajiban dari masing-masing personil. Keterangan lebih dapat dilihat pada gambar 3.1
(36)
(37)
commit to user
Adapun tugas, wewenang dan tanggung jawab yang ada di PT. Batik Danar Hadi Cabang Sondakan dari gambar 3.2 adalah sebagai berikut :
1. Manajer Produksi
a. Melakukan proses produksi dan bertanggung jawab terhadap kelancaran produksi, kualitas dan kuantitas hasil produksi.
b. Melaporkan hasil produksi dan mendistribusikannya ke bagian pemasaran.
2. Asisten Manajer Produksi
a. Mengawasi Seluruh Persiapan Produksi.
b. Menerima dan memberikan alternatif suplier yang berkaitan dengan bidang persiapan.
c. Mengatur pembagian tugas dan memberi tanggung jawab secara jelas kepada bawahannya.
3. Komposisi
a. Memberikan warna pada motif yang diinginkan sesuai dengan karakter motif dan warna yang dipesan konsumen yang berupa sampel.
b. Menyerasikan warna agar warna pada motif terlihat lebih menarik.
4. Mandor
(38)
commit to user
b. Mengatur dan menyeleksi setiap proses pencetakan. 5. Personalia
Menangani masalah kepegawaian dan ketenagakerjaan sehingga tenaga kerja memegang peranan yang sangat penting dalam menunjang keberhasilan usaha PT Batik Danar Hadi. 6. Akuntansi
a. Bertanggung jawab terhadap penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran uang untuk keperluan proses produksi.
b. Mengurus pembagian gaji karyawan.
c. Menghitung keperluan keuangan baik ke dalam maupun keluar.
7. Logistik
a. Mengurus keluar masuknya barang di pabrik sondakan. b. Menyediakan alat dan bahan untuk keperluan proses
produksi. 8. Tracer
Mengerjakan pembuatan gambar yang telah disetujui oleh kantor pusat, yaitu memindahkan gambar dari kertas ke astralon.
9. Persiapan Kain
Bertanggung jawab mengatur keluar masuknya kain, serta menyediakan kain yang akan diproduksi.
(39)
commit to user 10. Persiapan Afdruk
Memindahkan gambar ke dalam plankan (screen).
11. Persiapan Obat
Mencampurkan obat yang telah dikomposisikan, yang selanjutnya akan digunakan untuk proses produksi.
12. Persiapan Grounding
Memberikan warna dasar pada kain (lasem).
13. Finishing
Pemberian uap pada kain yang telah dicetak dengan tujuan untuk memperbesar penetrasi zat warna ke dalam serat (mematikan warna agar tidak luntur).
14. Gudang Jadi
a. Menyeleksi kain dengan cara memisahkan kain menurut derajat dan panjangnya.
b. Membungkus kain sesuai permintaan pasar, yaitu kain di roll
atau di volding.
3. Status Karyawan PT. Batik Danar Hadi divisi printing
a. Jumlah Tenaga Kerja
Tenaga kerja yang dimiliki oleh PT. Batik Danar Hadi cabang Sondakan ini berjumlah 104 orang, dengan pengelompokkan terdiri dari :
1) Karyawan bulanan, berjumlah 22 orang. 2) Karyawan borongan, berjumlah 45 orang.
(40)
commit to user 3) Karyawan harian, berjumlah 37 orang. b. Pengaturan Jam Kerja
1) Senin – Kamis jam kerja dimulai pukul 08.00-10.30 WIB, istirahat 1 jam dan dimulai kerja pukul 12.30-16.00 WIB.
2) Jumat jam kerja dimulai pukul 08.00-12.00 WIB, istirahat 1 jam dan mulai kerja pukul 13.00-16.00 WIB.
3) Sabtu jam kerja dimulai pukul 08.00-14.00 WIB.
Catatan : apabila ada pesanan yang harus dipenuhi secepatnya, maka jam kerja diperpanjang sampai pukul 16.00 WIB.
4. Penggajian Karyawan pada PT. Batik Danar Hadi divisi printing
Pembagian gaji dibagi menjadi 3 kelompok, yaitu : a. Karyawan Bulanan
Karyawan yang cara menerima upah atau gaji atas jasa yang diberikan kepada perushaan dengan ketentuan per bulan atau setiap tanggal 1(satu). Pembagian gaji didasarkan pada komponen yang berlaku seperti tunjangan pendidikan, tunjangan jabatan, jumlah jam lembur, kemampuan dan usaha karyawan serta kebijaksanaan pemimpin.
b. Karyawan Harian
Karyawan yang cara menerima gaji atau upah dengan ketentuan harian (absensi). Gaji yang diterima sesuai UMR (Upah Minimum Regional).
(41)
commit to user c. Karyawan Borongan
Karyawan yang cara menerima upah atau gaji dengan ketentuan jumlah barang yang dihasilkan atau hasil produksi yang telah dikerjakan. Karyawan ini menerima gaji satu minggu sekali, setiap hari jumat.
5. Aktivitas dan Output Perusahaan a. Aktivitas
Aktivitas produksi yang dilakukan setiap karyawan bekerja sesuai engan bidang unit kerjanya masing-masing. Pekerjaan yang dilakukan mulai dari pembuatan motif, pencampuran warna, pembuatan seri warna, pencelupan, proses produksi, steam, pencucian, pengeringan, finishing.
Perusahaan memproduksi secara massal, yang biasanya diarahkan pada pembuatan produk kain bercorak dengan teknik cetak saring untuk pangsa pasar masyarakat yang taraf ekonominya menengah ke bawah.Perusahaan yang memproduksi sesuai pesanan, dalam hal ini pemesan merancang, membuat, dan membawa motif sendiri atau perusahaan menawarkan motif yang ada.Selain itu perusahaan juga memproduksi secara terus-menerus dengan maksud menambah koleksi produksi yang disesuaikan dengan mode yang sedang berkembang.
(42)
commit to user b. Hasil Produksi
Jenis hasil produksi PT. Batik Danar Hadi berupa batik dan tekstil bermotif batik yang diklasifikasikan menjadi 4 jenis, antara lain:
1) Batik tulis 2) Batik cap
3) Batik kombinasi(cabut warna) 4) Tekstil motif batik
c. Pemasaran
Kegiatan pemasaran yang dilakukan oleh PT. Batik Danar Hadi adalah sebagai berikut :
1) Mendirikan show room di Solo dan beberapa kota lain di Indonesia.
2) Memberikan kredit dan konsinyasi serta menjual secara grosir kepada konsumen, dalam hal ini ditangani oleh kantor pusat.
3) Mengekspor produknya ke luar negeri, diantaranya Asia, Amerika, Eropa, dan Australia.
4) Menjual produknya melalui pihak lain yang telah membuat kontrak kerja penjualan. PT. Batik Danar Hadi dalam memasarkan produknya menggunakan saluran distribusi, yaitu :
(43)
commit to user 1) Produsen-Konsumen
2) Produsen-Pengecer-Konsumen
3) Produsen-Pedagang Besar-Pengecer-Konsumen.
Cabang-cabang pemasaran (show room) PT. Batik Danar Hadi di Indonesia antara lain :
1) Rumah Batik Danar Hadi
Lokasi : Solo (3 lokasi), Jakarta (3 lokasi), Medan, Semarang, Yogyakarta (2 lokasi), Surabaya (2 lokasi). 2) Sentra Batik Danar Hadi
Jl. Honggowongso No. 78 A, Solo. 3) Export Departement
Jl. Slamet Riyadi No. 205, Solo. 4) Jawi Antik Galeri
Di Solo dan Jakarta. 5) Shop
Jakarta (22 lokasi), Bandung (6 lokasi), Tasikmalaya, Cirebon, Sukabumi, Kuningan, Semarang (2 lokasi), Surabaya, Bali (3 lokasi), Batam.
(44)
commit to user 6. Aspek Produksi
1. Bahan Baku
Bahan baku yang dingunakan dalam proses produksi adalah : 1) Katun
Merupakan jenis kain yang terbuat dari serat alam seperti kapas. Berdasarkan susunan dan tingkat ketebalan tenunan dibedakan menjadi beberapa jenis, setiap tingkatan jenis memiliki karakter dan kualitas yang berbeda, diantaranya: a) Katun primisima : merupakan golongan kain mori yang
halus.
b) Katun prisma : merupakan golongan kain mori halus yang berkualitas setelah katun primisima. Berdasarkan kontruksi kainnya, katun prisma dibagi menjadi tiga yang biasa disebut katun 1, katun 2, katun 3.
2) Rayon
Merupakan jenis kain tenun hasil atau modifikasi antara serat kapas, bahan yang digunakan terdiri dari empat jenis, diantaranya : santung, paris, dan genio.
3) Georgette
Merupakan jenis kain yang berasal dari serat sintesis, yaitu bahan polyester. Bahan yang digunakan terdiri dari empat jenis diantaranya : peeackskin, sifon, satin, dan nashisi.
(45)
commit to user 4) Sutra
Merupakan bahan yang berasal dari lendir ulat sutra. Bahan yang digunakan terdiri dari enam jenis, diantaranya : sutra 56, sutra 54, sutra 55, sutra creep, sutra sifon, dan sutera ATBM. 2. Bahan Baku Pembantu
a. pada proses gambar design atau trace
1) tinta hitam, untuk menggambar maupun mengeblok motif atau gambar.
2) bedak atau kapur, untuk mempermudah dalam menggambar pada kertas astralon.
b. Pada proses autofilm
1) air, digunakan untuk membersihkan kertas film.
2) developer, zat yang berfungsi untuk menimbulkan gambar kebalikan dari motif semula setelah dilakukan proses kontak. 3) fixer, zat untuk membersihkan kertas film setelah proses
penimbulan gambar, agar menghasilkan motif yang jelas. c. Pada pembuatan plankan (afdruk)
1) emulsi, sebagai obat afdruk
2) air, untuk melarutkan obat dan membersihkan plankan screen, sehingga motif akan timbul pola atau gambar pada plankan
screen.
d. Pada proses komposisi warna
(46)
commit to user
2) auxal PAL, berfungsi sebagai zat anti reduktif dan zat warna. 3) urea, berfungsi sebagai zat hidroskopis dan perata zat warna. 4) calgon, berfungsi sebagai pembersihan dari biji besi.
5) manutex, berfungsi sebagai pengikat zat warna 6) defumax, berfungsi sebagai zat anti busa. e. Pada proses obat pewarna (colour shop)
sama pada proses komposisi warna, hanya pada proses obat pewarna berbeda besarnya takaran dari masing-masing lebih besar.
3. Tahap-tahap Proses Produksi divisi printing
Kegiatan produksi merupakan kegiatan utama dalam seluruh aktifitas perusahaan. PT. Batik Danar Hadi divisi printing termasuk perusahaan manufaktur, artinya mengolah bahan baku atau bahan mentah, setengah jadi menjadi bahan jadi. Adapun proses produksinya dapat digambarkan sebagai berikut:
(47)
commit to user Gambar 3.2
Skema Proses Produksi
Sumber : PT. Batik Danar Hadi divisi Printing
Dari gambar tersebut dapat diketahui bahwa dalam memproses bahan baku menjadi bahan jadi ada sebelas tahap yaitu : desain motif, persiapan gambar atau alat, persiapan bahan kain, proses grounding, persiapan pembuatan zat atau pasta warna, proses
Desain Motif
Persiapan Gambar atau alat cetak
Persiapan Bahan Kain
Proses Grounding
Persiapan pembuatan zat atau pasta warna
Proses pencetakan (printing)
Proses Pengeringan dengan Kompor
Proses Fiksasi penguapan (steaming)
Proses Pengeringan
Proses Finishing
(48)
commit to user
pencetakan (printing), proses pengeringan dengan kompor, proses fiksasi penguapan (steaming), proses pencucian, proses pengeringan, dan proses finishing. Ketiga tahap tersebut dapat diterangkan sebagai berikut:
a. Desain Motif
Proses pembuatan gambar (desaian motif) dikerjakan oleh tim desain yang berda di kantor pusat, dapat dilakukan secara manual maupun dengan komputer, untuk itu diperlukan tenaga kerja yang terlatih. Desain terlebih dahulu harus disetujui oleh pimpinan perusahaan. Desain tersebut harus melalui proses percobaan yang dilakukan oleh bagian produksi, yang kemudian dikirim ke kantor pusat untuk disetujui, maka akan dikembalikan ke bagian produksi untuk diproduksi lebih lanjut.
b. Persiapan Gambar atau alat cetak 1) Gambar tidak langsung (TRACE)
Yaitu pemindahan gambar atau motif dari kertas ke astralon, pemindahan motif tersebut menggunakan meja kaca untuk mempermudah pemindahan gambar darim kertas ke astralon menggunakan rapido dengan ukuran sesuai kebutuhan atau menggunakan kuas untuk mempermudah pembuatan motif block yang berukuran besar. Pemindahan gambar juga dibantu dengan menggunakan spray mountuntuk menjaga agar astralon
(49)
commit to user
tidak bergeser pada waktu proses tracing. Pada proses ini juga di perlukan tinta Black Cuntuk menutup motif-motif sesuai warna yang akan dimunculkan pada proses film atau kontak film.
2) Proses Film
Yaitu proses pemindahan gambar dari astralon ke film yang dilakukan diruang gelap yang menggunakan lampu
ultra violetagar film tidak tersebar atau kotor. Alat dan bahan yang digunakan antara lain: mesin kontak, balok panjang, kertas film, air, developer, dan fixer.
3) Mounting
Yaitu proses penggabungan motif yang satu dengan yang lain dalam satu desain yang diatur sesuai dengan urutan warna serta jumlah warna dengan menggunakan
cross untuk menjaga ketetapan gambar. 4) Afdruk
Yaitu proses pemindahan film pada screen dengan menggunakan plangkan screen yang berfungsi sebagai media dalam pemindahan motif dari negatif film. Alat dan bahan yang digunakan antara lain: plangkan, emulsi, kater, kipas angin, mesin penyinaran, bantalan hitam, selang air dan air.
(50)
commit to user
Setelah selesai membuat plangkan atau screen, kemudian di proofing untuk mengetahui kualitas atau kekurangan gambar atau hasil afdruk, barulah plangkan atau screen siap untuk produksi. Untuk motif buatan desainer PT. Batik Danar Hadi divisi printing sendiri dibuat komposisi warna sesuai kombinasi yang diminati konsumen.
5) Komposisi Warna
Unit komposisi bertujuan untuk memberikan warna pada motif yang diinginkan sesuai dengan karakter motif dan warna yang sedang trend di pasaran dengan berbagai warna yang di serasikan agar terlihat menarik. Hasil dari komposisi warna ini berupa sampel-sampel warna pada motif untuk diajukan, yang nantinya akan dipilih oleh pihak yang berwenang pada perusahaan untuk diproduksi dalam skala besar. Dengan adanya unit komposisi akan lebih mempermudah dalam pemilihan motif dan warna untuk diproduksi.
c. Persiapan Bahan Kain
Persiapan kain bertujuan untuk memilih jenis kain apa yang akan digunakan dalam proses produksi. Jenis kain yang digunakan dalam proses produksi printing yang bermacam-macam yang memiliki karakter yang berbeda sesuai dengan jenis bahan atau serat kain dan tentunya sesuai dengan pesanan.
(51)
commit to user d. Proses Grounding
Yaitu pemberian warna dasar pada kain. Setelah proses
grounding dilakukan, kain tersebut kembali ke gudang bahan (kain) untuk di ukur (dimeteri) dan di potong untuk ukuran 1 space (24 meter).
e. Persiapan pembuatan zat atau pasta warna
Zat warna yang digunakan dalam proses produksi pada PT. Batik Danar Hadi divisi printing meliputi dua jenis. Berdasarkan jenis kain yang akan diproduksi, diantaranya :
1) Zat Warna Relatif
Digunakan untuk bahan kain yang berasal dari serat alam (katun, rayon, sutera).
2) Zat warna Disperse
Digunakan untuk bahan kain yang berasal dari serat polyester. Pada tahapan ini perlu dijelaskan terlebih dahulu mengenai pembagian warna yang akan digunakan harus sesuai dengan jenis kain yang akan dicetak. Setelah mengetahui jenis kain apa yang akan dicetak, dilakukan persiapan pembentukan stock
pasta dan pasta warna, yang terdiri dari zat warna, pengental, zat-zat pembantu, dan air. Proses pembuatan pasta warna : 1) Penimbangan dan pelarutan zat warna sesuai yang
(52)
commit to user
2) Pembuatan pasta pengental dalam proses pengadukannya harus benar-benar rata, diaduk menggunakan mixer
berkekuatan tinggi.
3) Pemilihan jenis pengental sangat penting tergantung jenis zat warna dan kain yang akan diproduksi.
4) Pencampuran zat warna dengan pengental harus benar-benar rata (tidak ada yang menggumpal) agar tidak mempengaruhi kestabilan warna.
5) Zat-zat pembantu ditambahkan pada pasta warna agar pada proses steaming kain terfikkasi (tidak luntur).
6) Air yang digunakan dalam kondisi netral, karena keasaman tinggi akan mempengaruhi kekentalan kestabilan pasta warna.
f. Proses pencetakan (printing)
Merupakan poses pewarnaan dan pencetakan motif pada kain, alat dan bahan yang digunakan yaitu :
1) Screen yaitu alat yang digunakan sebagai media bantu untuk mentransfer motif ke permukaan kain.
2) Meja rakel berfungsi sebagai tempat pada waktu proses merakel berukuran 35 meter dan 45 meter.
3) Rakel yaitu alat yang digunakan untuk meratakan pasta warna pada saat perakelan,
(53)
commit to user
4) Mesin curring yaitu alat yang digunakan untuk mengeringkan kain setelah proses cap sekaligus bertujuan untuk menetrasi awal (penyerapan zat warna ke dalam serat).
Langkah kerja proses pencetakan : 1) Mempersiapkan alat dan bahan.
2) Memasang kain sesuai kebutuhan pada meja rakel secara merata dan rapi.
3) Merakel pasta sesuai kebutuhan dari jumlah warna yang dibutuhkan.
4) Melakukan pengeringan awal dengan menggunakan kompor.
5) Melakukan proses pengeringan dengan cara
memasukkan kain ke mesin curring pada proses pewarnaan yang terakhir pada suhu 120º selama 3 menit. g. Proses Pengeringan dengan Kompor
Pengeringan kain setelah proses cetak adalah suatu keharusan agar warna tidak pudar. Proses pengeringan ini dilakukan dengan menggunakan kompor yang khusus untuk pengeringan setelah proses cetak yang berbahan bakar gas LPG (bila cuaca benar-benar mendung atau hujan). Atau dapat dilakukan dengan cara digantung dimeja sampai kering (bila cuaca panas).
(54)
commit to user h. Proses Fiksasi penguapan (steaming)
Proses fiksasi penguapan (steaming) yaitu proses penguncian zat warna, selain mengandalkan beberapa bahan pengikat, juga dengan cara diuap atau di steam yang mengakibatkan warnanya lebih tahan lama. pemberian uap pada kain yang sudah dicetak maupun dicelup, proses ini bertujuan untuk memperbesar penetrasi zat warna kedalam serat agar warna lebih tahan lama, pemberian uap dilakukan pada mesin
steamer dengan suhu dan waktu yang ditentukan.
Tahap steam secara manual yang dilakukan pada PT. Batik Danar Hadi divisi printing:
1) Alat steam
Dua dandang besar yang diatasnya diberi karung goni yang disertakan tutup, kompor gas dan katrol untuk menarik kain kedalam dandang tersebut.
2) Proses steam
Kain dilapisi kertas koran, digulung kemudian dibungkus kain handuk, dilapisi lagi kain katun yang diujungnya ditali, kemudian digantung dengan menggunakan katrol untuk masuk ke alat steam.
(55)
commit to user i. Proses pencucian
Proses pencucian berfungsi untuk menghilangkan zat-zat yang sudah tidak diperlukan lagi, seperti : pengental, zat warna yang berlebihan, dan zat-zat lainnya.
Urutan proses pencucian, diantaranya :
1) Cuci dengan air dingin yang melimpah secara terus-menerus untuk menghindari terjadinya penodaan (staining) terhadap permukaan kain yang tidak dikehendaki.
2) Cuci dengan air panas dicampur dengan deterjen yang mengandung alkali.
3) Bilas air dingin hingga bersih.
4) Pengeringan, dengan cara dijemur atau dengan mesin pengering (mesin curring).
j. Proses Pengeringan dengan Mesin Curring
Proses pengeringan dengan menggunakan mesin pengering
(Curring). Proses ini dilakukan setelah proses pencucian selesai. k. Proses Finishing
Merupakan proses akhir dari keseluruhan proses produksi
printing, yang meliputi pekerjaan sebagai berikut :
1) Pemberian obat pelembut (softener), serta obat anti hama sesuai standart industri atau permintaan konsumen.
2) Sanforized untuk menghindari susut kain setelah kain sampai ke konsumen.
(56)
commit to user
3) Proses-proses lain sesuai permintaan (confit, callendar, timbul bulu,dll)
Setelah melalui sejumlah proses di atas kain hasil produksi diseleksi untuk dipisahkan menurut derajat kualitasnya serta panjangnya. Kain di volding kemudian dibungkus sesuai permintaan pasar, dikemas kemudian dikirim kepada konsumen atau pasar.
B. Laporan Magang Kerja 1. Pengertian
Magang kerja adalah praktek kerja nyata yang merupakan persyaratan dalam menyusun Tugas Akhir. Magang kerja merupakan kegiatan penunjang perkuliahan yang wajib dilakukan oleh mahasiswa dengan diterjunkan secara langsung ke dunia kerja. Dalam pelaksanan magang kerja diharapkan mahasiswa dapat menerapkan ilmu yang telah diperoleh dibangku perkuliahan dan dapat memperoleh pengalaman dalam menghadapi dunia kerja. 2. Lokasi Magang Kerja
Adapun magang kerja dilaksanakan di PT. Batik Danar Hadi divisi printing yang beralamatkan Jl. Tegal Mulyo No. 17 Kampung Sondakan.Magang kerja dilaksanakan pada tanggal 16 Februari sampai dengan 16 Maret 2011. PT. Batik Danar Hadi merupakan perusahaan besar yang bergerak dalam industry tekstil dimana
(57)
commit to user
perusahaan tersebut melakukan proses produksi dan dari proses produksi perusahaan tersebut dapat memungkinkan untuk memperoleh data-data yang diperlukan dalam penyusunan Tugas Akhir.
Pelaksanaan magang kerja dilaksanakan mulai hari Senin sampai Jumat mulai pukul 08.00-12.00 WIB. Adapun rincian kegiatan selama magang kerja antara lain :
a. Minggu Pertama (16-18 Februari 2011)
1) Pada tahap ini diberikan penjelasan mengenai gambaran perusahaan dan lingkungan kerjanya. Minggu pertama mahasiswa masih dalam tahap pengenalan mengenai kondisi atau lingkungan perusahaan, seperti penjelasan mengenai sistem kerja karyawan dan proses produksi. Mahasiswa diberikan kesempatan untuk dapat melakukan wawancara dengan staff kantor dan karyawan lainnya tentang kondisi lingkungan perusahaan.
2) Pengenalan Staff kantor dan Para Karyawan
Mahasiswa dibimbing salah satu staff untuk melihat secara langsung tentang tata cara kerja staff karyawan dan sistem organisasi perusahaan.
(58)
commit to user b. Minggu Kedua (21-25 Februari 2011)
1) Mahasiswa menentukan topik dan metode yang akan diteliti, mahasiswa diberikan penjelasan dan pengarahan oleh staff
karyawan mengenai tema yang akan dibahas. 2) Penempatan lokasi kerja
Dalam penempatan ini masing-masing mahasiswa telah ditentukan penempatan kerja sesuai tema atau topik yang akan diambil. Berdasarkan persetujuan dari pemimpin perusahaan maka peserta magang ditempatkan di bagian produksi. Di sini peneliti dibimbing oleh seorang pembimbing magang yang sudah ditunjuk oleh pemimpin perusahaan. Dengan adanya seorang pembimbing, sangat membantu para peneliti. Segala sesuatu yang tidak diketahui, dapat ditanyakan secara langsung kepada pembimbing magang. Pembimbing magang selalu memberikan berbagai macam data untuk peneliti pelajari. Peneliti juga diberi kesempatan untuk terjun langsung melihat proses pembatikan darimulai tahap pertama sampai tahap akhir. 3) Mencari data bahan baku kain yang akan diteliti, yang diproduksi pada bulan Januari 2010 sampai dengan Desember 2010.
4) Mencatat data-data tentang bahan yang akan diteliti. 5) Pendokumentasian setiap proses produksi.
(59)
commit to user
c. Minggu Ketiga (28 Februari sampai dengan 4 Maret 2011)
1) Melakukan Praktek kerja, dengan mengukur kain yang sesuai ukuran yang dipesan.
2) menggambar ulang desain batik dibagian film dengan desain yang sudah ada.
d. Minggu Keempat (7-16 Maret 2011)
1) Melakukan Praktek kerja, dengan mengukur kain yang sesuai ukuran yang dipesan.
2) membantu memberikan data dan gambar APAR (alat pemadam api ringan) dan gambar lain yang berhubungan dengan keselamatan dan keamanan kerja.
3) Perpisahan dengan para karyawan dan staff kantor dengan memberikan kenang-kenangan pada pihak perusahaan.
3. Manfaat dan Tujuan Magang Kerja
a. Memperoleh pengalaman dan kesempatan kerja nyata di lapangan.
b. Menerapkan ilmu yang di dapat selama di bangku perkuliahan. c. Mengetahui secara langsung kegiatan produksi yang dilakukan
perusahaan PT. Batik Danar Hadi divisi printing.
d. Adanya kemudahan dalam memperoleh data yang diperlukan dalam penyusunan Tugas Akhir.
e. Terjadinya hubungan baik antara penulis dengan karyawan perusahaan tempat magang kerja.
(60)
commit to user 4. Kegiatan Magang Kerja
a. Melakukan wawancara secara lansung dengan karyawan PT. Batik Danar Hadi divisi printing.
b. Melakukan observasi secara langsung pada bagian produksi untuk melihat proses produksi perusahaan.
c. Mencatat data-data yang diperlukan dalam penulisan Tugas Akhir. Dari kegiatan magang yang dilakukan oleh penulis pada PT. Batik Danar Hadi divisi printing dapat diperoleh data-data yang menunjang dalam penulisan Tugas Akhir. Adapun data-data tersebut antara lain :
a. Gambaran umum perusahaan
b. Bahan baku dan bahan penunjang lain yang digunakan dalam proses produksi perusahaan.
c. Mesin-mesin yang digunakan dalam proses produksi. d. Sturtur Organisasi dan job description perusahaan.
e. Kegiatan perusahaan yang berhubungan dengan proses produksi perusahaan.
Demikian laporan magang kerja yang telah dilaksanakan. Sehingga, melalui magang kerja tersebut dapat mengetahui bagaimana proses produksi dilaksanakan dengan observasi dan tujuan secara langsung. Sebagai obyek penulisan Tugas Akhir, data yang diambil adalah data
(61)
commit to user
tentang kartu gudang dan alur kegiatan dalam proses keluar masuk barang digudang.
C. Analisis Data Dan Pembahasan 1) Fungsi Gudang
Gudang yang terdapat di PT. Batik Danar Hadi Santosa merupakan gudang barang. Sedangkan gudang bahan berlokasi di kantor pusat PT. Batik Danar Hadi Santosa Surakarta di Jl. Tegal Mulyo No. 17 Kampung Sondakan.
Gudang bahan di PT. Batik Danar Hadi Santosa Divisi Printing
berfungsi sebagai tempat penyimpanan sisa bahan dan sebagai tempat persinggahan bahan yang akan diproses. Terdapat beberapa bahan yang relatif lama disimpan sementara dalam gudang karena pengadaan bahan tersebut dilakukan secara mass order dan penggunaannya dibutuhkan untuk proses produksi semua produk yang dihasilkan. Sedangkan untuk gudang barang, relatif tidak pernah tinggal di gudang melainkan hanya singgah sementara digudang untuk diproses ke bagian produksi karena pengadaan bahan tersebut sesuai dengan kebutuhan setiap pesanan produksi. Gudang bahan di PT. Batik Danar Hadi Santosa
Printing juga menjadi tempat untuk customization terhadap beberapa bahan yang akan diproses. Customization merupakan
(62)
commit to user
peningkatan nilai tambah bagi bahan yang ada sebelum diproses untuk membentuk produk.
2) Administrasi Operasional Gudang
Dalam rangka pengawasan aset yang dimiliki perusahaan berupa bahan baku, berdasar referensi Semar Mas Garment, PT. Batik Semar Surakarta dan PT. Batik Kusuma Hadi Surakarta telah melakukan administrasi terhadap semua operasional gudang.
Administrasi operasional gudang dilakukan mulai dari penerimaan bahan oleh bagian gudang, permintaan bahan oleh pengguna, penyerahan bahan dari gudang kepada pengguna, pencatatan dalam buku besar.
Berdasarkan informasi tersebut, penulis memberikan usulan sebagai berikut:
(63)
commit to user
Supplier Produksi Komposisi Gudang
Gambar 3.3
Bagan Alur Dokumen Keluar Masuk Gudang
Sumber : Bagian Gudang Batik Danar Hadi Printing Surakarta Prosedur serah terima bahan baku digudang :
Membuat D.O Mencocokan bahan yang diminta Negosiasi harga surat pembelian Membuat surat pembelian D.O Surat pembelian Mencocokan dengan surat pembelian Surat pembelian D.O Mencatat pada kartu persediaan D.O D.O Mencatat kedalam arsip Kartu persediaan Mencatat pada kertas kerja stock opname
Kertas kerja stock opname D.O Mencocokan dengan bahan yang diproduksi Laporan kebagian pusat Memasukan D.O kedalam arsip
(64)
commit to user
1) kepala produksi menerima P.O (purchase Order) dari pusat yang menunjukan pusat meminta produksi dengan motif dan jenis tertentu.
2) Kepala produksi akan membuat D.O (Decision Order) yang digunakan untuk menyalin P.O yang telah disanggupi oleh kepal produksi
3) kepala produksi meminta kebagian komposisi (warna) untuk mencocokan apakah warna yang diminta dapat dipenuhi. 4) Setelah dicek dan sesuai, maka D.Odi acc oleh bagian
komposisi
5) Bagian komposisi menuju gudang untuk mencocokan bahan yang diminta dalam D.O
6) Bagian gudang akan mencocokan jenis kain yang diminta, jika ada maka bagian gudang langsung mengeluarkan bahan, jika tidak maka bagian gudang akan menghubungi bagian pembelian (pusat) untuk melaporkan kekurangan bahan.
7) Setelah bahan datang maka bagian gudang mengecek dari segi kualitas maupun kuantitas.
8) Setelah bahan cocok dengan pesanan, maka bagian gudang menerima 1 lembar bukti pembelian, 1 kebagian pusat
(65)
commit to user
anggaran untuk bahan dan 1 nya lagi untuk supplier sebagai arsip.
9) Bahan diukur sesuai dengan pesanan yang akan dikeluarkan dan dicatat dalam kartu persediaan barang.
10) Mencatat pada kertas kerja stock, dimana kertas kerja stock memuat stock bahan yang ada digudang.
11) Setelah itu bagian gudang akan mengirim stock opname kebagian pusat yang akan di olah kembali menjadi rekap saldo & mutasi barang perjenis.
12) Sementara itu bagian produksi akan menuju gudang untuk mencocokan bahan yang akan diproduksi sesuai D.O dan kartu persediaan barang.
13) Setelah selesai maka D.O di acc oleh bagian pelaksana produksi.
Adapun penyebab bahan baku tersebut menumpuk, yaitu :
a) Bagian pusat memberikan rekap saldo & mutasi barang perjenis kepada bagian gudang, setelah itu dari bagian gudang tidak ada lagi perputaran digudang untuk diproses kembali.
b) Stock opname hanya dicatat sebatas bahan sisa saja, tidak
menggunakan kapasitas jumlah, hal ini menyebab kan sisa bahan baku maupun bahan baku yang akan diproses menumpuk pada gudang.
(66)
commit to user
Supplier Produksi Komposisi Gudang
Gambar 3.4
Usulan Bagan Alur Dokumen Keluar Masuk Gudang Sumber : Hasil Peneliti
Membuat D.O
Mencocokan
bahan yang diminta Negosiasi harga surat pembelian Membuat surat pembelian D.O Mencocokan
dengan surat pembelian
D.O
Mencatat pada kartu
persediaan D.O D.O Mencatat kedalam arsip
Kartu persediaan
Mencatat pada kertas kerja stock opname
Kertas kerja stock
opname D.O Mencocokan dengan bahan yang diproduksi Mengajukan cuci guang kebagian pusat Memasukan D.O kedalam arsip cuci gudang Menerima persetujuan dari pusat Surat pembelian Mencatat pada stock opname
(67)
commit to user
Usulan prosedur serah terima bahan baku digudang :
1) Membuat kapasitas maksimum pada penyimpanan gudang tiap jenis.
2) Membuat surat atau form yang ditujukan kepada pusat untuk dilakukan nya cuci gudang.
3) Setelah disetujui oleh pusat maka bagian gudang membersihkan bahan yang tidak dipakai, bisa menggunakan alternatif seperti mendaur ulang, menjual kembali ataupun memproduksi ulang untuk bahan yang masih bisa dipakai.
4) Setelah mengadakan cuci gudang maka bagian gudang baru membuat stock opname pada periode tersebut
5) Setelah stock opname di acc oleh pihak pelaksana maka stock opname akan dikirimkan kebagian pusat.
6) Bagian pusat akan mengirimkan rekap saldo & mutasi barang, untuk dijadikan arsip sah bagi pihak gudang.
Jikapun usulan yang diajukan dapat dilaksanakan maka kemungkinan besar masalah yang terjadi dapat diatasi, dan tidak menjadikan biaya penyimpanan menjadi besar dan membengkak. Kelebihan utama dari usulan tersebut adalah barang yang disimpan dapat diputar kembali, jadi bisa dikatakan barang yang disimpan tersebut mempunyai waktu untuk disimpan, dan setelah habis waktu penyimpanan maka akan diproses kembali sesuai yang di usulkan.
(68)
commit to user a. Formulir kartu gudang
Semua bahan yang dipesan oleh Bagian Pembelian PT. Batik Danar Hadi Santosa untuk Danar Hadi Printing, ditujukan kepada Bagian Gudang Bahan dan penerimaan bahan dilakukan oleh Bagian Gudang.
Dokumen – dokumen administrasi operasional bahan baku pada perusahaan :
1) Formulir pembelian 2) P.O (Purchase Order) 3) D.O (Decision Order) 4) Kartu Persediaan Barang 5) Formulir Stock out
6) Rekap Saldo dan Mutasi Barang
Dalam pembuatan dokumen ditangani oleh perusahaan pusat, bagian gudang hanya mengelola dokumen – dokumen administrasi operasional dan dokumen – dokumen administrasi operasional sudah memenuhi standard yang ditetapkan oleh perusahaan.
1. Proses pembelian barang :
a) Bagian pemasaran merencanakan jumlah bahan baku kain sesuai jenis.
b) Bagian produksi mengajukan permintaan barang kebagian pembelian.
(69)
commit to user
c) Bagian pembelian mengadakan negosiasi harga dengan suplier, jika tidak bisa sampai pada kesepakatan harga maka pihak pembelian melakukan negosiasi dengan suplier lain atau mengganti pemasok kain.
d) Barang dikirim oleh suplier langsung ke pabrik Danar Hadi Santosa Printing yang berada disondakan.
e) Barang di turunkan digudang oleh suplier .
f) Barang dicek oleh bagian gudang sesuai dengan ketentuan kualitas maupun kuantitas, jika tidak cocok maka bagian gudang akan menghubungi langsung suplier dan dikembalikan.
g) Pencatatan bahan baku pada kartu gudang dilakukan digudang oleh bagian gudang.
(70)
commit to user
Skema Pembelian Bahan Baku Gambar 3.5
Sumber : Bagian Gudang Danar Hadi Printing
Perencanaan bahan baku Bagian pemasaran
Negosiasi harga
Bagian pembelian dengan suplier
Pengirimam barang Bagian supplier
Masuk gudang bahan baku kain Bagian gudang
Pencatatan barang pada kartu gudang Bagian kepala gudang
Persetujuan harga
Pemeriksaan bahan baku
kain
Ya Ya
Tidak
Tidak Permintaan Pembelian
(71)
commit to user
Dari skema di atas dapat diketahui bahwa pada waktu melakukan pembelian bahan baku, bagian produksi mengajukan permintaan pembelian kepada supplier dimana bahan baku kain apa yang akan dipesan. Setelah Bagian produksi mengajukan permintaan pembelian dengan supplier, bagian produksi mengadakan negosiasi harga guna kesesuain atau kecocokan harga kain yang dipesan. Setelah negosiasi harga disetujui bagian produksi membuat DO (Decision order) atau permintaan pembelian. Ketika membuat DO (Decision order) muncul daftar pembelian jenis barang yang diorderkan seperti ukuran, jenis kain, harga, jumlah, dan sebagainya. Setelah DO dibuat pihak supplier segera mengirimkan pesanan yang telah disepakati yang nanti akan masuk ke gudang bahan baku kain. Dalam gudang bahan baku kain, bagian kepala gudang melakukan pengecekan kain guna mengetahui apakah kain mengalami kecacatan atau tidak. Setelah melekukan pengecekan kain, bagian kepala gudang melakukan pencatatan kesesuaian kain yang telah layak ke kartu gudang.
(72)
commit to user Gambar 3.6
Surat Jalan
Sumber : Bagian Gudang Batik Danar Hadi printing Surakarta
Formulir ini dibuat rangkap 3 (tiga). Lembar ke-1 (pertama) disimpan bagian gudang sebagai bukti penerimaan bahan, lembar ke-2 (kedua) ditembuskan ke Supplier sebagai bukti bahwa bahan yang dipesan untuk diproses telah datang dan sudah diterima oleh bagian gudang dan diserahkan ke bagian produksi, lembar ke-3 (ketiga) ditembuskan ke bagian produksi untuk dilakukan pencatatan terkait administrasi akuntansi. Seperti yang disajikan dalam gambar 3.3 ataupun 3.4. Dalam penerimaan bahan, bagian gudang memeriksa kesesuaian antara dokumen pengiriman bahan
SURAT JALAN
No :______________________ Tuan ______________________ Toko
______________________ ___________
Kami kirimkan barang tersebutdibawah ini dengan kendaraan ………... No. ……...
BANYAKNYA NAMA BARANG
Hormat Kami,
(73)
commit to user
dengan bahan yang dikirim ke bagian gudang tanpa memperhatikan apakah bahan yang dikirim merupakan bahan yang dipesan oleh perusahaan kepada pemasok karena pada bagian gudang tidak terdapat tembusan surat order pembelian atau dokumen sejenisnya dari bagian pembelian atau bagian yang berwenang melakukan pengadaan bahan dalam perusahaan. Dalam rangka memastikan bahan sisa di gudang tidak menumpuk karena tidak diproses kembali, sebaiknya perusahaan memberikan tembusan dokumen sisa bahan kepada bagian gudang. Sehingga kesalahan penyimpanan bahan dapat diminimalisasi.
2. Permintaan Bahan oleh Produksi
Pengguna gudang bahan adalah bagian produksi. Ketika bagian produksi membutuhkan bahan baku untuk proses produksi, maka harus mengajukan permintaan bahan ke bagian gudang. Permintaan dilakukan dengan menuliskan semua kebutuhan bagian produksi pada form D.O untuk disampaikan ke bagian gudang. Gambar 3.7 dibawah ini contoh kartu gudang permintaan bahan (Decision Order)dari staf di bagian produksi kepada bagian gudang.
(74)
commit to user Gambar 3.8
Gambar 3.7
Lembar D.O (Decision Order)
Sumber : Bagian Gudang Batik Danar Hadi Printing Surakarta
Lembar inilah yang menjadi dasar bagian gudang untuk mengeluarkan bahan dari dalam gudang dan diserahkan ke bagian produksi. Lembar D.O (Decision Order) yang diterima bagian gudang dikumpulkan sebagai bukti otentik bahwa bahan yang dikeluarkan dari gudang merupakan bahan yang diminta oleh bagian produksi. Perbaikan yang dapat dilakukan oleh perusahaan adalah menentukan waktu tunggu (lead time) bahan baku dan jika
4.QF.009-07.PR ORDER PRODUKSI No:
Hari/ Tgl. Produksi :
No. Po Regu Motif Seri Jumlah/Mtr. Jenis Kain Keterangan
Penanggung Jawab
( )
Pengawas
( )
Pelaksana
(75)
commit to user
pun melebihi jatuh tempo waktu tunggu perusahaan mengganti
supplier.
Gambar 3.8 Formulir Order Produksi
Sumber : Bagian Gudang Batik Danar Hadi Printing Surakarta No. : ………..
Hal : ………..
Surakarta, ………. Kepada Yth.
………... ………... ………... Dengan ini kami berikan pesanan kepada Saudara berupa :
No. Pesanan Bahan Jumlah Keterangan
Pesanan- pesanan tersebut diatas kami harap selesai pada tanggal : ……….… Terlampir kami berikan D.O. untuk pengambilan bahan.
Setuju dan sanggup melaksanakan :
(76)
commit to user
Gambar 3.8 adalah kartu gudang P.O (Order Produksi) yang ditujukan kebagian kepala gudang, form ini dibuat oleh pihak pusat se bagai perintah untuk mengadakan prouksi. Jika bagian kepala gudang tidak bisa menyanggupinya makan P.O akan dikembalikan dan dikaji ulang oleh bagian pusat.
3. Pencatatan ke dalam kartu persediaan barang
Informasi yang disajikan dalam kartu persediaan adalah , kode, jenis barang, tempat, keterangan, jumlah masuk, jumlah keluarnya bahan setiap harinya, dan saldo bahan yang tersisa ditulis pada pojok kanan. Kartu persediaan ini hanya di miliki oleh bagian gudang yang digunakan untuk mencacat barang masuk ataupun barang keluar perhari nya. Format buku besar yang digunakan perusahaan, tidak dapat dilihat berapa persediaan minimum dan persediaan maksimum untuk masing-masing bahan sehingga tidak dapat digunakan untuk memantau waktu pemesanan kembali dan sering terjadi misscomunication antara bagian produksi dengan bagian gudang, yakni ketika bagian produksi meminta bahan untuk diproses, bahan tidak tersedia di gudang.
Gambar dibawah adalah formulir kartu persediaan barang yang dipakai untuk mencatat barang masuk dan keluar.
(77)
commit to user Gambar 3.9
Persediaan Masuk Dan Keluar Barang
Sumber : Bagian Gudang Batik Danar Hadi Printing Surakart KARTU PERSEDIAAN BARANG
Kode : ……….. Jenis Barang : ……….. Tempat : ……….. Pen. Jawab : ………..
Bukti
Keterangan M K S
Tgl. No. DO
M : Masuk dari kemplongan / dari luar
K : Keluar ke toko dikirim langganan / koneksi S : Saldo yang ada dalam gudang
(78)
commit to user
4. Pencatatan bahan sisa pada stock opname
Sisa bahan yang masuk ke gudang selalu dilakukan pencatatan. Hal ini agar mempermudah dalam pengawasan terhadap aset perusahaan berupa bahan sisa. Pencatatan sisa bahan dari gudang kepada bagian produksi disertai dengan pencatatan dalam formulir stock Opnam, Formulir ini hanya dibuat satu lembar untuk pencatatan bahan sisa, dan hanya digunakan pada bagian gudang, penanggung jawab terdiri dari petugas stock opname yaitu assisten kepala gudang dan penanggung jawab adalah kepala gudang sendiri, pencatatan
stock opname dibuat agar dapat mengetahui bahan sisa yang ada pada setiap hari nya.
Gambar dibawah adalah formulir stock opname, tidak menggunakan usulan karena formulir yang terdapat didalam perusahaan sudah tertata dengan baik.
(79)
commit to user Gambar 3.10 Formulir Stock Opname
Sumber : Bagian Gudang Batik Danar Hadi Printing Surakarta
Tgl. Stock Opname :
KERTAS KERJA STOCK OPNAME Lokasi :
Halaman :
NO NO. PO/MOTIF KD.BHN HARGA PERINCIAN STOCK JUMLAH
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 JUMLAH Petugas Stock Opname
(………..)
Penanggung Jawab Barang (……….)
(80)
commit to user
5. Pencatatan rekap saldo & mutasi barang dari perusahaan pusat Form ini hanya berjumlah 1 lembar, yang berwenang untuk membuat form ini adalah pihak pusat dimana data ini diperoleh dari bagian gudang yang mengirimkan form stock opname, terdiri dari macam - macam jenis kain, jumlah dan harga. Rekap ini diberikan kepada bagian gudang yang hanya digunakan sebagai arsip tanda bahwa gudang tersebut mempunyai simpnan sejumlah yang diterangkan pada form dibawah.
Setelah bagian gudang melakukan pencatatan pada stock opname maka bagian gudang wajib untuk melaporkan formulir tersebut kebagian perusahaan pusat, dalam jangka beberapa hari perusahaan bagian pusat mengirimkan rekap barang dan mutasi barang.
Jadi pada inti nya rekap barang dan mutasi barang tersebut sebagai bukti bahwa digudang tersebut mempunyai barang sejumlah dengan apa yang dijelaskan pada formulir rekap, setelah pihak gudang menerima rekap maka dari pihak gudang hanya menerima rekap tanpa ada nya proses lebih lanjut.
Dalam pembuatan rekap barang dan mutasi barang tidak ada kesalahan dalam formulir tersebut, hanya saja dalam penerimaan rekap terdapat masalah yang terjadi yakni tentang penyimpanan yang tidak diproses kembali, dari proses penerimaan formulir inilah terjadi kesalahan.
(1)
commit to user
3. Keterkaitan antara Standarisasi Administrasi Operasional Gudang Bahan dengan Penumpukan Bahan pada Gudang
Selama pelaksanaan magang kerja, dijumpai adanya beberapa penundaan proses produksi yang disebabkan oleh adanya kesalahan dalam pengambilan bahan atau pencarian bahan yang relatif lama, hal ini dikarenakan sisa bahan baku yang menumpuk pada gudang dan tidak di olah kembali sebagai barang produksi. Bagi perusahaan penumpukan bahan pada gudang adalah biaya yang harus ditanggung oleh perusahaan, karena selama penyimpanan digudang bahan tersebut hanya tercatat sebagai bahan sisa saja tidak bisa diolah kembali sebagai bahan produksi, perusahaan harus menanggung biaya tetap penyimpanan yang melekat terhadap aktivitas gudang. Kesalahan pengambilan bahan, pencarian bahan yang relatif lama dalam gudang merupakan dampak yang muncul akibat administrasi operasional gudang kurang dilaksanakan secara optimal dan terstandar. Karena gudang yang tidak dapat diperluas lagi maka dengan adanya administrasi operasional gudang yang terstandar sudah mampu membuat gudang bahan yang efektif dan efisien akan tercapai sehingga keberadaan gudang bahan sebagai pendukung proses produksi dapat tercapai.
(2)
commit to user
4. Keterkaitan antara Standarisasi Administrasi Operasional Gudang Bahan dengan Pengelolaan Gudang Secara Optimal
Berdasarkan pengamatan dilapangan, gudang bahan pada gudang PT. Batik Danar Hadi Printing Surakarta dapat dikatakan belum optimal.
Selama pelaksanaan magang kerja, ada beberapa bahan yang rusak berada dalam gudang yang disebabkan oleh aktivitas penataan bahan dalam gudang. Selain itu, petugas bagian gudang seringkali membutuhkan waktu yang relatif lama untuk mencari bahan yang akan diproses dan sisa bahan baku yang menumpuk tanpa diproses lebih lanjut. Hal ini menyebabkan munculnya waktu tunggu pada bagian produksi dan tempat penyimpanan yang melebihi kapasitas penyimpanan. Kondisi seperti ini menjadi bahan untuk melakukan kajian agar dapat menemukan solusi dari permasalahan ini. Meskipun perusahaan telah melakukan administrasi operasional gudang pada semua lini yang terlibat mulai dari penerimaan bahan sampai dengan pengeluaran bahan dari dalam gudang, masih ditemukan adanya masalah pada beberapa bagian terkait dengan administrasi operasional gudang.
Hal yang menyebabkan gudang belum optimal adalah belum adanya standarisasi administrasi operasional gudang dan permasalahan penumpukan sisa bahan baku. Aktivitas yang sangat terlihat jelas bahwa administrasinya belum standar adalah pada
(3)
commit to user
saat permintaan bahan dari bagian produksi kepada bagian gudang. Selain itu, formulir-formulir administasi operasional yang digunakan belum menyajikan informasi yang lengkap untuk mendukung tercapainya gudang yang optimal, seperti informasi mengenai : banyaknya persediaan minimum, banyaknya persediaan maksimum, lokasi penyimpanan setiap item bahan, kode bahan dan permasalahan dari tata letak yang tidak dapat dilakukan perluasan gudang, dimana gudang mempunyai tempat yang tidak cukup besar.
Kesalahan pengambilan bahan, pencarian bahan yang relatif lama dalam gudang merupakan dampak yang muncul akibat administrasi operasional gudang kurang dilaksanakan secara optimal dan terstandar. Dengan adanya administrasi operasional gudang yang terstandar maka gudang bahan yang optimal akan tercapai sehingga keberadaan gudang bahan sebagai support system proses produksi dapat tercapai.
Usulan untuk masalah ini adalah perusahaan hendaknya melakukan standarisasi administrasi operasional gudang pada semua lini yang terlibat dalam administrasi operasional gudang, dari permasalahan sisa bahan baku adalah pengelolaan sisa bahan baku harus diproses kembali agar fungsi gudang lebih optimal dan penumpukan yang terjadi tidak berlebihan.
(4)
commit to user
BAB IV
PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan yang telah dilakukan pada Bab III, maka peneliti menarik kesimpulan sebagai berikut :
1. Gudang bahan di PT. Batik Danar Hadi Printing Surakarta berfungsi sebagai tempat singgah sementara (movement) dan tempat penyimpanan sementara (storage) bahan baku yang dimiliki perusahaan untuk diproses.
2. Semua aktivitas operasional dalam gudang bahan di PT. Batik Danar Hadi Printing Surakarta telah dilakukan administrasi terhadap semua aktivitas yang dilakukan. Dokumentasi terhadap aktivitas operasional gudang sebagian besar sudah terstandar dan terdapat beberapa dokumentasi yang masih belum standar yang nantinya akan menjadi saran dalam penelitian ini.
3. Standarisasi administrasi operasional gudang yang optimal dapat meminimaliskan penumpukan bahan baku dan sisa bahan baku.
(5)
commit to user
4. Gudang bahan yang optimal merupakan dampak dari adanya standarisasi administrasi operasional gudang akan mengurangi waktu tunggu bagian produksi yang muncul akibat adanya aktivitas operasional gudang yang tidak efektif dan efisien.
5. Terdapat 2 jenis bahan sisa:
a. sisa bahan yang masih bisa diproduksi kembali
untuk sisa bahan yang masih bisa diproduksi hendaknya diproduksi ulang, dan dibagikan kepada karyawan sebagai bonus tiap tahun nya.
b. sisa bahan yang sudah tidak layak
biasanya sudah tidak berbentuk kain yang masih utuh dan tidak dapat diproduksi kembali.
B. Saran
Saran yang disampaikan peneliti kepada perusahaan untuk perbaikan di masa yang akan datang adalah sebagai berikut :
1. PT. Batik Danar Hadi Printing Surakarta tetap mempertahankan fungsi gudang bahan selama ini, yakni sebagai tempat singgah sementara bahan baku dan tempat penyimpanan sementara bahan baku dengan meningkatkan kebersihan kondisi gudang agar karyawan dapat bekerja dengan nyaman sehingga berdampak positif pada kinerja karyawan.
(6)
commit to user
2. Perusahaan mendokumentasikan semua aktivitas operasional secara terstandar dan konsisten khususnya dokumen permintaan bahan baku dari bagian produksi kepada bagian gudang.
3. Perusahaan melakukan sosialisasi terhadap bentuk dokumen dokumen yang akan diterapkan serta memberikan instruksi kerja kepada semua bagian yang terlibat terkait dengan penggunaan dokumen.
4. Perusahaan dapat mengolah sisa bahan baku ataupun bahan baku yang tidak terpakai guna membuat gudang tidak sampai pada kelebihan penyimpanan pada gudang.
5. Jika perusahaan melakukan penataan layout gudang, maka yang harus dilakukan adalah membuat pengelompokan kain dalam penyimpanan dan menentukan jumlah maksimal dari penyimpanan tersebut.