Anggaran Pengadaan Kontinuitas Proses Pengadaan

Prestasi Bidang TUPOKSI Syakirin Pangaribuan 8 BAB II PENGADAAN KOLEKSI PERPUSTAKAAN USU

2.1. Anggaran Pengadaan

Pada umumnya di Indonesia pimpinan perpustakaan perguruan tinggi masih mengalami kesulitan dalam mengupayakan anggaran yang proporsional bagi perpustakaanya meskipun Pusat Pembinaan Perpustakaan Perguruan Tinggi Dirjen Dikti merekomendasikan pedoman penetapan anggaran perpustakaan adalah minimal 5 dari Budget Universitas. Perpustakaan USU mencari alternatif pemecahan masalah ini dengan menawarkan suatu solusi kepada Bapak Rektor USU yang pada waktu itu dijabat oleh Prof. M. Yusuf Hanafiah agar sumber anggaran perpustakaan dialokasikan dari sebahagian Dana Kelengkapan Akademik DKA Mahasiswa Baru setiap tahun. Ide tersebut diterima oleh Rektor dan penterapannya dari tahun ke tahun terus mengalami peningkatan sampai sekarang. Pada tahun 2010 besarnya dana alokasi perpustakaan dari Dana Kelengkapan Mahasiswa Baru adalah sbb.: D-3 : Rp. 600.000, S-1 Reguler dan Ekstensi : Rp. 1.000.000, S-1 Kemitraan, Mandiri dan Mandiri Internasional : Rp. 1.500.000, Pascasarjana S-2, S-3, PPDS dan Profesi : Rp. 2.000.000,-. Jumlah anggaran perpustakaan yang bersumber dari DKA Mahasiswa Baru tahun 2010 adalah sebesar Rp. 11.265.000.000,-. Anggaran tersebut dialokasikan ≥50 untuk pengadaan bahan pustaka, 30 untuk sarana, prasarana dan pemeliharaan dan 20 untuk belanja pegawai. Oleh karena anggaran perpustakaan bersumber dan dibiayai oleh mahasiswa maka pertanggungjawaban penggunaan anggaran juga menjadi lebih ketat, bukan saja kepada pimpinan atau auditor tetapi lebih berat lagi adalah kepada mahasiswa oleh karena sejak awal meraka sudah tahu bahwa merekalah yang membiayai perpustakaan. Prestasi Bidang TUPOKSI Syakirin Pangaribuan 9

2.2. Kontinuitas Proses Pengadaan

Perpustakaan USU mengadakan bahan pustaka secara kontinu setiap bulan Januari s.d. Nopember selama tahun anggaran berjalan. Dana pembelian buku dalam negeri dan luar negeri masing-masing dialokasikan sebesar Rp. 100 juta setiap bulan. Dengan pengadaan yang kontinu tersebut perpustakaan akan mempamerkan buku baru setiap minggu pada rak display dan hal ini telah memotivasi pengguna untuk gemar mengunjungi perpustakaan. Dalam kaitannya dengan ketentuan Keppres No. 80 Tahun 2003 yang melarang pemecahan pagu pengadaan dan mengharuskan pelelangan untuk anggaran pengadaan diatas Rp. 100 juta sebaiknya diberikan pengecualian khusus bagi perpustakaan dengan alasan sebagai berikut:  pengadaan bahan pustaka sebaiknya dilakukan secara rutin minimal setiap bulan meskipun dengan dana yang kecil agar bahan pustaka baru yang beredar di pasar dapat segera tersedia di perpustakaan, dengan demikian koleksi perpustakaan lebih dinamis dan tidak jauh berbeda dengan toko buku.  pelaksanaan pengadaan dengan cara tender menghabiskan waktu yang lebih panjang, apabila ditambah lagi dengan waktu proses katalogisasi di perpustakaan kemungkinan buku tersebut baru bisa digunakan pada pertengahan semester perkuliahan yang sedang berjalan.

2.3. Proses Seleksi