Prestasi Bidang TUPOKSI Syakirin Pangaribuan 5
1.3. Profil Unit Kerja Pengadaan Bahan Pustaka Perpustakaan USU
Struktur Organisasi Perpustakaan USU
Kepala Sub Bidang Dukungan Teknis
Kepala Sub Bidang Pelayanan Pengguna
KetuaTim Pengadaan KetuaTim Pengatalogan
dan Data Bibliografis Ketua Tim
Dukungan TIK dan E- Library
Ketua Tim Sirkulasi
Ketua Tim Rujukan dan Bantuan Pengguna
Ketua Tim Penataan Bahan Pustaka Cetak
2 Ketua Tim Penataan
Bahan Pustaka Cetak 1
Kepala Sub Bidang Manajemen Koleksi
dan Cabang Ketua Tim
Perpustakaan Cabang Ketua Tim
Manajemen Koleksi Kepala Sub Bagian Tata
Usaha Perpustakaan Kelompok
Pustakawan
Ketua Tim Pemeliharaan
Koleksi Ketua Tim
Koleksi Khusus Wakil Kepala
Bidang Perpustakaan
Ketua Tim Layanan Digital
Kepala Perpustakaan dan
Sistem Informasi Staf Ahli
Dalam struktur organisasi mikro Perpustakaan USU telah ditetapkan bahwa kegiatan kerja pengadaan koleksi dilaksanakan oleh Tim Pengadaan yang berada dalam koordinasi
Sub Bidang Dukungan Teknis. Tim ini melaksanakan rencana strategis pengadaan yang ditetapkan oleh pimpinan, melakukan analisis kebutuhan pengguna, menjalin komunikasi
yang lancar dengan pengguna dosen dan mahasiswa baik secara individu maupun lembaga yakni departemenprogram studifakultas, mengidentifikasi perkembangan penerbitan bahan
pustaka baik dalam negeri maupun luar negeri, mengevaluasi koleksi yang telah dimiliki perpustakaan, membuat file desiderata, mempersiapkan prioritas judul yang akan diadakan,
dan seterusnya.
Prestasi Bidang TUPOKSI Syakirin Pangaribuan 6
Berdasarkan SK Rektor No. 35H5.1.RSKSDM2010 dibentuk lagi Panitia Pengadaan BarangJasa Perpustakaan USU yang juga bertugas melaksanakan pengadaan
buku sesuai prosedur yang ditentukan menurut Keppres No. 80 Tahun 2003. Secara singkat dapat dijelaskan bahwa pihak-pihak yang terlibat dalam proses pengadaan koleksi
perpustakaan adalah sebagai berikut:
Tim Pengadaan Perpustakaan mempersiapkan bahan pustaka yang diperlukan oleh perpustakaan setelah melakukan analisis kebutuhan pengguna user analysis, analisis pasar
market analysis dan analisis kepemilikan perpustakaan library holding analysis. Daftar bahan pustaka yang akan dibeli beserta HPS harga perkiraan sendiri disampaikan oleh Tim
Pengadaan kepada Panitia Pengadaan BarangJasa. Selanjutnya Panitia ini mengadakan kontrak pembelian dengan pihak penyedia barang distributor. Hasil pelaksanaan kontrak
pembelian kemudian dilanjutkan kepada Panitia PemeriksaPenerima Barang Bahan Pustaka. Apabila didalam pemeriksaan tidak ada masalah dan telah sesuai kontrak maka
Panitia akan melakukan serah terima bahan pustaka dan dilanjukan kepada Bagian Bendahara
Prestasi Bidang TUPOKSI Syakirin Pangaribuan 7
PUMC untuk melanjutkan proses pembayaran. Seluruh rangkaian proses kegiatan di atas dikontrol kelancaran pelaksanaannya oleh pimpinan sebagai pejabat pembuat komitmen
Perpustakaan USU.
Prestasi Bidang TUPOKSI Syakirin Pangaribuan 8
BAB II PENGADAAN KOLEKSI PERPUSTAKAAN USU
2.1. Anggaran Pengadaan