Pengadaan Bahan Pustaka Buku pada Perpustakaan Universitas Islam Sumatera Utara (UISU)

PENGADAAN BAHAN PUSTAKA BUKU PADA

PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS ISLAM SUMATERA

UTARA (UISU)

KERTAS KARYA DIKERJAKAN

O L E H

CHANDRA SITINJAK NIM : 092201010

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS ILMU BUDAYA PROGRAM STUDI D-III PERPUSTAKAAN

MEDAN 2012

KATA PENGANTAR

Dengan segala kerendahan hati, terlebih dahulu penulis menaikkan puji dan syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan kasih karuniaNya serta kesehatan kepada penulis selama menjalani studi terutama dalam menyelesaikan kertas karya ini.

Kertas karya ini berjudul “PENGADAAN BAHAN PUSTAKA BUKU PADA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS ISLAM SUMATERA UTARA” yang merupakan salah satu syarat untuk memperoleh gelar Ahli Madya Program Studi D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

Penulis menyadari bahwa apa yang disajikan dalam kertas karya ini masih belum sempurna baik dari segi materi, pembahasan maupun penyusunan bahasanya. Penulis mengharapkan saran dan kritik yang membangun demi kesempurnaan kertas karya ini.

Dalam penulisan kertas karya ini, penulis mendapat banyak bimbingan, dorongan serta bantuan dari berbagai pihak, baik berupa moral maupun material. Maka pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:

1. Bapak Dr. Syahron Lubis, M.A., selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd., selaku Ketua Program Studi D-III Perpustakaan, sekaligus sebagai dosen pembimbing penulis yang telah memberikan arahan dalam penulisan kertas karya ini.

3. Ibu Hotlan Siahaan, S.Sos, M.I.Kom., selaku dosen pembaca yang telah meluangkan waktu kepada serta memberikan banyak masukan dalam penyusunan kertas karya ini.

4. Ibu Dr. Irawaty A. Kahar, M.Pd., sebagai dosen wali penulis selama perkuliahan di Program Studi D-III Perpustakaan.

5. Bapak Zainal Sebayang, S. Sos., selaku Pj. Ka. Perpustakaan UISU yang telah mengizinkan penulis melakukan observasi dan mengumpulkan data sehingga kertas karya ini dapat selesai.

6. Seluruh staf pengajar beserta staf Administrasi Program Studi D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara yang telah membimbing dan memberikan ilmu pengetahuan kepada penulis.

7. Terima kasihku yang tak terhingga kepada orang tuaku tercinta, D. br Sitorus yang banyak memberikan bantuan material, semangat, motivasi, dorongan dan kasih sayang yang tak terhingga kepada penulis.

8. Buat teman-temanku angkatan 2009 yang senantiasa memberikan semangat kepada penulis dalam perkuliahan.

Akhir kata, penulis berharap semoga kertas karya ini bermanfaat bagi kita semua.

Medan, Juli 2012 Penulis

Chandra Sitinjak NIM : 092201010

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iii

DAFTAR TABEL ... v

DAFTAR GAMBAR ... vi

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Tujuan Penulisan ... 3

1.3 Ruang Lingkup ... 3

1.4 Metode Pengumpulan Data ... 3

BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Bahan Pustaka ... 5

2.1.1 Pengertian Bahan Pustaka ... 5

2.1.2 Jenis Bahan Pustaka ... 5

2.2 Pengadaan Bahan Pustaka ... 7

2.2.1 Pengertian Pengadaan Bahan Pustaka ... 7

2.2.2 Tujuan Pengadaan Bahan Pustaka ... 8

2.2.3 Fungsi Pengadaan Bahan Pustaka ... 9

2.3 Pemilihan Bahan Pustaka ... 9

2.3.1 Prinsip Pemilihan Bahan Pustaka... 10

2.3.2 Alat Bantu Pemilihan Bahan Pustaka ... 11

2.4 Sisten Pengadaan Bahan Pustaka ... 14

2.4.1 Pembelian ... 15

2.4.2 Sumbangan atau Hadiah ... 15

2.4.3 Tukar Menukar ... 16

2.4.4 Titipan ... 18

2.4.5 Terbitan Sendiri ... 18

2.5 Inventarisasi Bahan Pustaka ... 19

BAB III PENGADAAN BAHAN PUSTAKA BUKU PADA PERPUSTAKAANUNIVERSITAS ISLAM SUMATERA UTARA 3.1 Sejarah Singkat Perpustakaan ... 22

3.2 Struktur Perpustakaan ... 23

3.3 Koleksi Perpustakaan ... 24

3.4 Peraturan Perpustakaan ... 25

3.5 Pengguna Perpustakaan ... 26

3.6 Pemilihan Bahan Pustaka ... 26

3.6.1 Pihak Yang Melakukan Pemilihan Bahan Pustaka ... 27

3.7 Pengadaan Bahan Pustaka ... 28

3.7.1 Pembelian ... 28

3.7.2 Sumbangan/Hadiah ... 29

3.7.3 Terbitan Sendiri ... 31

3.8 Inventarisasi ... 31

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan ... 36

4.2 Saran ... 37

DAFTAR PUSTAKA ... 38 LAMPIRAN

DAFTAR TABEL

Tabel 1 Koleksi Perpustakaan Universitas Islam Sumatera Utara ... 24 Tabel 2 Jumlah Pengguna Perpustakaan Universitas Islam Sumatera Utara ... 26 Tabel 3 Daftar Majalah, Buletin, dan Jurnal Ilmiah ... 33

Tabel 4 Contoh Buku Inventarisasi (Buku Induk) Perpustakaan

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 Struktur Organisasi Perpustakaan Universitas Islam Sumatera Utara ... 23 Gambar 2 Contoh Stempel hak milik Perpustakaan UISU ... 32 Gambar 3 Contoh Stempel Inventarisasi Perpustakaan UISU ... 32

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang dan Masalah

Suatu perguruan tinggi dikatakan baik apabila sarana perguruan tinggi tersebut dapat menunjang program perguruan tinggi yang bersangkutan. Salah satu dari sarana tersebut adalah perpustakaan. Perpustakaan perguruan tinggi ialah perpustakaan yang tergabung dalam lingkungan pendidikan tinggi, baik berupa perpustakaan universitas, perpustakaan fakultas, perpustakaan akademika, perpustakaan sekolah tinggi maupun perpustakaan lembaga penelitian dalam lingkungan perguruan tinggi. Peran perpustakaan sangatlah penting dalam memberikan jasa kepada sivitas akademika untuk mendukung pelaksanaan Tridharma Perguruan Tinggi yaitu pendidikan, pengajaran, penelitian, dan pengabdian pada masyarakat.

Salah satu alat yang menentukan tercapainya tujuan dan fungsi suatu perpustakaan perguruan tinggi adalah tersedianya bahan pustaka yang dibutuhkan oleh pemakai sebagai sumber informasi. Dalam lingkungan perguruan tinggi, tentunya dosen, mahasiswa, maupun pengguna lainnya yang masih berada dalam lingkungan perguruan tinggi merupakan pengguna perpustakaan. Untuk melakukan pengadaan bahan pustaka, ada baiknya perpustakaan melibatkan dosen, para peneliti juga mahasiswa agar koleksi yang tersedia benar-benar sesuai dan dapat memenuhi kebutuhan penggunanya. Koleksi yang tersedia juga harus sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi informasi. Penting untuk diketahui bahwa pengadaan bahan pustaka merupakan salah satu bentuk

kegiatan inti dalam menentukan koleksi mana yang layak untuk dipergunakan oleh penggunanya.

Perpustakaan Universitas Islam Sumatera Utara (UISU) adalah salah satu perpustakaan perguruan tinggi swasta yang melayani sivitas akademika yang terdiri dari staf pengajar (dosen), mahasiswa dan pegawai. Perpustakaan UISU memiliki bahan pustaka yang terdiri dari buku teks, karya ilmiah, majalah, jurnal, bulletin, koleksi referensi. Semua bahan pustaka tersebut harus disusun secara sistematis, agar pengguna dapat memanfaatkannya dengan mudah dan efisien. Oleh karena itu, pengadaan bahan pustaka memegang peranan penting karena harus sesuai dengan kebutuhan pengguna agar mencapai keberhasilan dalam proses belajar.

Sumber informasi yang paling utama di perpustakaan adalah koleksi perpustakaan. Pengadaan bahan pustaka untuk koleksi perpustakaan merupakan rangkaian kegiatan yang ada di perpustakaan, mulai dari persiapan pemilihan koleksi, pemesanan dan pengadaan bahan pustaka sampai tahap pengolahannya. Penting diketahui bahwa pengadaan bahan pustaka merupakan suatu bentuk kegiatan inti dari tugas perpustakaan yaitu mengumpulkan, menghimpun, mengolah dan kemudian menyebarluaskan kepada pengguna.

Berdasarkan uraian di atas, maka penulis ingin mengetahui lebih mendalam tentang kegiatan pengadaan bahan pustaka yang dilakukan oleh Perpustakaan Universitas Islam Sumatera Utara (UISU), maka penulis tertarik mengadakan observasi dan memilih judul kertas karya yaitu: “PENGADAAN BAHAN PUSTAKA BUKU PADA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS ISLAM SUMATERA UTARA (UISU)”

1.2 Tujuan Penulisan

Adapun tujuan penulisan kertas karya ini adalah:

1. Untuk mengetahui proses pengadaan bahan pustaka pada Perpustakaan Universitas Islam Sumatera Utara (UISU).

2. Untuk mengetahui kendala-kendala yang dihadapi oleh staf

perpustakaan dalam proses pengadaan bahan pustaka.

1.3 Ruang Lingkup

Ruang lingkup penulisan kertas karya ini adalah mengenai pengadaan bahan pustaka yang mencakup pembelian, sumbangan/hadiah, terbitan sendiri, koleksi, dan inventarisasi.

1.4 Metode Pengumpulan Data

Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penulisan kertas karya ini dilakukan dengan tiga cara, yaitu:

1. Studi Kepustakaan

Penulis mengumpulkan data melalui beberapa literature dan informasi lainnya yang relevan dengan penulisan kertas karya ini.

2. Observasi

Penulis mengadakan tinjauan langsung pada objek yang akan diteliti yakni Perpustakaan Universitas Islam Sumatera Utara (UISU).

3. Wawancara

Penulis mengadakan wawancara langsung dengan staf perpustakaan pada bagian pengadaan bahan pustaka guna mendapatkan informasi yang lebih lengkap dan akurat.

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Bahan Pustaka

Bahan pustaka merupakan unsur pokok dalam setiap perpustakaan, karena pelayanan tidak dapat dilaksanakan secara maksimal apabila tidak didukung oleh adanya koleksi yang memadai. Untuk dapat memberikan pelayanan langsung secara maksimal maka perpustakaan harus berusaha untuk menyediakan berbagai sumber informasi atau bahan pustaka yang dibutuhkan oleh penggunannya.

2.1.1 Pengertian Bahan Pustaka

Menurut Siregar (1992:2) mengatakan: “Bahan pustaka adalah semua koleksi perpustakaan yang dikumpulkan, diolah dan disimpan untuk disajikan kepada masyarakat guna memenuhi kebutuhan pengguna akan informasi”. Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa bahan pustaka hendaknya sesuai dan dikembangkan dengan kebutuhan penggunanya.

2.1.2 Jenis Bahan Pustaka

Menurut Yulia (1993:3) ada 4 jenis bahan pustaka antara lain: 1. Karya Cetak

Karya cetak adalah hasil pemikiran manusia yang dituangkan dalam bentuk cetak, seperti:

a. Buku

Buku adalah bahan pustaka yang merupakan suatu kesatuan utuh dan yang paling utama terdapat dalam koleksi perpustakaan. Berdasarkan standar dari Unesco tebal buku paling sedikit 49 halaman tidak termasuk kulit maupun jaket buku. Diantaranya buku fiksi, buku teks, dan buku rujukan. b. Terbitan berseri

Bahan pustaka yang direncanakan untuk diterbitkan terus dengan jangka waktu terbit tertentu. Yang termasuk dalam bahan pustaka ini adalah harian (surat kabar), majalah (mingguan, bulanan dan lainnya), laporan yang terbit dalam

jangka waktu tertentu, seperti laporan tahunan, tri wulanan, dan sebagainya.

2. Karya noncetak

Karya noncetak adalah hasil pemikiran manusia yang dituangkan tidak dalam bentuk cetak sepeti buku atau majalah, melainkan dalam bentuk lain seperti rekaman suara, rekaman video, rekaman gambar dan sebagainya. Istilah lain yang dipakai untuk bahan pustaka ini adalah bahan non buku, ataupun bahan pandang dengar. Yang termasuk dalam jenis bahan pustaka ini adalah:

a. Rekaman suara

Yaitu bahan pustaka dalam bentuk pita kaset dan piringan hitam. Sebagai contoh untuk koleksi perpustakaan adalah buku pelajaran bahasa inggris yang dikombinasikan dengan pita kaset. b. Gambar hidup dan rekaman video

Yang termasuk dalam bentuk ini adalah film dan kaset video. Kegunaannya selain bersifat rekreasi juga dipakai untuk pendidikan. Misalnya untuk pendidikan pemakai, dalam hal ini bagaimana cara menggunakan perpustakaan.

c. Bahan grafika

Ada 2 tipe bahan grafika yaitu bahan pustaka yang dapat dilihat langsung (misalnya lukisan, bagan, foto, gambar, teknik dan sebagainya) dan yang harus dilihat dengan bantuan alat (misalnya selid, transparansi, dan filmstrip).

d. Bahan kartografi

Yang termasuk kedalam jenis ini adalah peta, atlas, bola dunia, foto udara, dan sebagainya.

3. Bentuk mikro

Bentuk mikro adalah suatu istilah yang digunakan untuk menunjukkan semua bahan pustaka yang menggunakan media film dan tidak dapat dibaca dengan mata biasa melainkan harus memakai alat yang dianamakan microreader. Bahan pustaka ini digolongkan tersendiri, tidak dimasukkan bahan noncetak. Hal ini disebabkan informasi yang tercakup didalamnya meliputi bahan tercetak seperti majalah, surat kabar dan sebagainya. Ada 3 macam bentuk mikro yang sering menjadi koleksi perpustakaan yaitu:

a. Mikrofilm, bentuk mikro dalam gulungan film. Ada beberapa ukuran film yaitu 16 mm, dan 35 mm.

b. Mikrofis, bentuk mikro dalam lembaran film dengan ukuran 105 mm x 148 mm (standar) dan 75 mm x 125 mm.

c. Microopaque, bentuk mikro dimana informasinya dicetak kedalam kertas yang mengkilat tidak tembus cahaya. Ukuran sebesar mikrofis.

4. Karya dalam bentuk elektronik

Dengan adanya teknologi informasi, maka informasi dapat dituangkan ke dalam media elektronik seperti pita magnetis dan cakram atau disc. Untuk membacanya diperlukan perangkat keras seperti computer, CD-ROM player, dan sebagainya.

2.2Pengadaan Bahan Pustaka

Pengadaan bahan pustaka merupakan aktivitas yang pokok dalam suatu perpustakaan. Dikatakan sebagai kegiatan yang pokok karena pengadaan adalah kegiatan yang menyediakan bahan pustaka sebagai koleksi perpustakaan, tetapi juga kegiatan yang disertai perencanaan sehingga pengadaan bahan pustaka dapat mencapai tujuan sesuai dengan perencanaan.

2.2.1 Pengertian Pengadaan Bahan Pustaka

Pengadaan bahan pustaka merupakan salah satu kegiatan pendukung pengembangan koleksi. Pengadaan bahan pustaka merupakan kegiatan yang paling penting dalam mempersiapkan koleksi yang dibutuhkan oleh pengguna. “Pengadaan bahan pustaka adalah kegiatan pokok dari perpustakaan atau pusat dokumentasi karena kegiatan ini mengusahakan agar buku-buku yang dibutuhkan ada dalam koleksi” (Philips, 1992:108).

Pengadaan bahan pustaka dimaksudkan agar koleksi perpustakaan sesuai dengan kebutuhan pengguna. Kesesuaian diharapkan dapat meningkatkan pemanfaatan koleksi perpustakaan. Koleksi perpustakaan harus terbina dari suatu seleksi yang sistematis dan terarah disesuaikan dengan tujuan, rencana, dan anggaran yang tersedia. Dengan adanya pengadaan bahan pustaka maka koleksi perpustakaan dapat dibina sebaik mungkin sehingga tujuan perpustakaan dapat tercapai.

2.2.2 Tujuan

Perpustakaan dikatakan baik dan professional apabila perpustakaan dilengkapi dengan koleksi sesuai dengan kebutuhan pengguna. Pengembangan koleksi pada perpustakaan bertujuan untuk member kepuasan pada pengguna perpustakaan.

Pada saat ini banyak perpustakaan berdiri dan mengaku sebagai badan penyedia informasi professional dan berkualitas. Perpustakaan berkualitas dapat dinilai dengan cara memperhatikan program perpustakaan sebagai berikut:

a. Melakukan perbandingan koleksi dengan perpustakaan lain yang sejenis dan seimbang.

b. Melakukan perbandingan koleksi dengan perpustakaan yang lebih besar dan maju.

c. Melakukan evaluasi pada koleksi yang sudah tersedia dan dilayani pihak perpustakaan pada pengguna.

d. Melakukan program perbaikan pengembangan koleksi sesuai dengan hasil evaluasi pengembangan koleksi.

Dari uraian di atas, dapat diketahui bahwa setiap perpustakaan yang beroperasi harus melakukan program pengembangan koleksi dengan tujuan:

1. Menetapkan kebijakan pada rencana pengadaan bahan pustaka. 2. Menetapkan metode yang sesuai dan terbaik untuk pengadaan.

3. Mengadakan pemeriksaan langsung pada bahan pustaka yang

dikembangkan.

4. Menetapkan skala prioritas pada bahan pustaka yang dikembangkan.

5. Mengadakan kerjasama antar perpustakaan pada pengadaan bahan pustaka dan pelayanannya setiap unit perpustakaan.

6. Melakukan evaluasi pada koleksi yang dimiliki perpustakaan. (Perpustakaan Nasional RI, 2002:6)

2.2.3 Fungsi

Fungsi pengadaan bahan pustaka adalah menghimpun dan menyediakan bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi perpustakaan. Bagian pengadaan bahan pustaka juga mengusahakan agar buku-buku yang dibutuhkan ada dalam koleksi.

Bagian pengadaan di perpustakaan bertanggung jawab atas pelaksanaan pengadaan bahan pustaka baik masalah pemesanan buku, perencanaan, pemilihan buku, pemeriksaan dan kelengkapan pemesanan buku. Bagian pengadaan ini juga harus berusaha untuk memperoleh bahan-bahan yang baru serta mengadakan hubungan dengan penerbitan dan mengawasi penerimaan hadiah atau tukar menukar bahan pustaka.

2.3 Pemilihan Bahan Pustaka

Pemilihan bahan pustaka digunakan untuk menyesuaikan koleksi dengan kebutuhan pengguna baik kuantitas maupun kualitasnya. Selain itu pemilihan bahan pustaka dilakukan berdasarkan kemampuan dana yang tersedia. Koleksi yang tersedia seharusnya dikembangkan dengan cara pemilihan bahan pustaka yang terencana.

Sedangkan tujuan pemilihan bahan pustaka menurut Sulistyo-Basuki (1994:47) adalah: “mengembangkan koleksi perpustakaan yang baik dan seimbang, sehingga mampu melayani kebutuhan pengguna yang berubah dari tuntutan pengguna masa kini serta mendatang”.

Selain tujuan di atas ada beberapa asas yang perlu dipertimbangkan dalam pemilihan bahan pustaka sebagai berikut:

1. Wibawa penulis buku dan pentingnya buku tersebut untuk bidang studi tertentu.

2. Isi buku hendaknya bertahan lama dan tidak cepat berubah. 3. Isi buku bermakna bagi pengembangan bidang studi. 4. Buku tersedia di toko atau penerbit.

5. Bahasa buku memuat pandangan yang seimbang, khusus buku yang memuat masalah yang kontroversial.

6. Buku harus tercantum dalam bibliografi atau indeks penerbit. 7. Kewibawaan buku perguruan tinggi.

8. Kepantasan harga.

(Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi, 2004:33)

2.3.1 Prinsip Pemilihan Bahan Pustaka

Pelaksanaan pemilihan bahan pustaka dilaksanakan oleh tim seleksi. Tim seleksi adalah beberapa orang yang mempunyai wewenang untuk menentukan bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi di perpustakaan. Tim seleksi ini tidak hanya melibatkan pustakawan yang bertugas pada perpustakaan, namun bisa melibatkan orang yang bukan sebagai pustakawan seperti dosen dan subject specialist.

Menurut Sulistyo-Basuki (1991) untuk dapat menjadi seorang pemilih buku yang baik harus memenuhi syarat sebagai berikut:

1. Menguasai sarana bibliografi yang tersedia, paham akan dunia penerbitan khususnya mengenai penerbit, spesialisasi para penerbit, kelemahan mereka, standar, hasil terbitan yang ada selama ini, dan sebagainya.

2. Mengetahui latar belakang para pemakai perpustakaan, misalnya siapa saja yang menjadi anggota, kebiasaan membaca anggota, minat dan penelitan yang sedang dan telah dilakukan, berapa banyak mereka menggunakan perpustakaan dan mengapa ada kelompok yang menggunakan koleksi perpustakaan lebih banyak daripada kelompok lainnya.

3. Memahami kebutuhan pemakai.

4. Hendaknya personil pemilihan buku bersifat netral, tidak bersifat mendua, menguasai informasi, dan memiliki akal sehat dalam pemilihan buku.

5. Pengetahuan mendalam mengenai koleksi perpustakaan.

6. Mengetahui buku melalui proses membuka buku-buku ataupun proses membaca.

Dalam melakukan seleksi bahan pustaka, setiap orang yang terlibat didalamnya harus mempunyai pedoman yang bisa dijadikan prinsip dalam program seleksi bahan pustaka tersebut.

Adapun prinsip seleksi bahan pustaka adalah sebagai berikut: 1. Relevan atau sesuai dengan fungsi dan tujuan perpustakaan. 2. Berorientasi pada pengguna.

3. Berpedoman pada kebutuhan pengguna.

4. Informasi yang akan disediakan merupakan informasi yang terbaru dan sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.

5. Menggunakan alat bantu seleksi yang telah tersedia. 6. Kerja sama dengan berbagai pihak.

(Philips, 1992:12)

2.3.2 Alat Bantu Pemilihan Bahan Pustaka

Untuk mengetahui apakah bahan pustaka tersebut sesuai dengan kebutuhan pengguna perpustakaan, maka diperlukan alat bantu seleksi bahan pustaka.

Menurut Soeatminah (1992:76), alat bantu seleksi adalah sebagai berikut: 1. Katalog penerbit dalam dan luar negeri.

2. Bibliografi nasional dan internasional. 3. Bibliografi khusus berbagai bidang ilmu. 4. Daftar tambahan koleksi perpustakaan lain. 5. Timbangan buku, iklan, dan lain-lain.

Selain pendapat di atas, Menurut Yulia dalam buku Pengadaan Bahan Pustaka (1993:30) ada berbagai jenis alat bantu yang masing-masing mempunyai fungsi tertentu, serta kelebihan dan kelemahannya. Secara garis besar alat bantu seleksi dapat dibagi atas dua kelompok:

1. Alat bantu seleksi

Yaitu alat yang dapat membantu pustakawan untuk memutuskan apakah bahan pustaka diseleksi, karena informasi yang diberikan dalam alat tersebut tidak terbatas pada data bibliografi, tetapi juga mencakup keterangan mengenai isi bahan pustaka tersebut, dan keterangan lain yang diperlukan untuk mengambil keputusan. Informasi ini bisa diberikan dalam bentuk

anotasi singkat saja, bisa berupa tinjauan (review) dengan panjang yang bervariasi.

2. Alat identifikasi dan verifikasi

Yaitu alat bantu seleksi yang hanya mencantumkan data bibliografi bahan pustaka (kadang-kadang dengan harganya). Alat seperti ini dipakai untuk mengetahui judul yang telah terbit atau yang akan diterbitkan dalam bidang subjek tertentu, dari pengarang atau penerbit tertentu, di negara tertentu, atau dalam kurun waktu tertentu. Alat bantu ini dipakai untuk melakukan verifikasi apakah judul atau nama pengarang tepat, berapa harganya, terbitan berseri atau bahan pandang dengar, masih ada dipasaran atau tidak, dan sebagainya.

Contoh alat bantu seleksi antara lain:

• majalah tinjauan buku/bahan pustaka lain.

• daftar judul untuk jenis perpustakaan tertentu (core list), subjek tertentu atau kelompok tertentu.

• indeks, misalnya Book Review Digest, Book Review index, dan sebagainya.

Contoh alat identifikasi dan verifikasi adalah:

• katalog penerbit,

• berbagai jenis bibliografi, misalnya bibliografi nasional, Books in print,

• katalog perpustakaan penting untuk subjek atau media tertentu. Selain sumber informasi diatas, ada beberapa alat bantu seleksi bahan pustaka lain yang sering digunakan dalam pekerjaan seleksi bahan pustaka. Alat bantu tersebut adalah bentuk iklan langsung pada penawaran buku dari penerbit. Penerbit akan mendatangkan bagian penjualan pada perpustakaan atau agen yang memasarkan buku penerbit tersebut. Alat bantu lain juga tersedia dalam bentuk brosur buku-buku dari penerbit. Selain itu resensi buku dari majalah, surat kabar dan media lain dapat juga dijadikan alat bantu pemilihan bahan pustaka.

Adapun pihak-pihak yang berwenang dalam melakukan pemilihan bahan pustaka antara lain:

1. Pustakawan

Pustakawan memegang peranan penting dalam pemilihan bahan pustaka karena pustakawan yang mengarahkan ke seluruh proses pemilihan.

Pustakawan harus mampu menjalin kerjasama dengan pihak lain, menyusun kebijakan seleksi, serta memikirkan penggunaan dana secara selektif.

2. Bagian Sirkulasi

Bagian pengadaan bertugas memberikan informasi tentang buku yang banyak digunakan, sehingga dapat dipertimbangkan dalam penambahan jumlahnya. Bagian ini juga memberikan informasi tentang bahan pustaka yang sering dicari pengguna tetapi belum dimiliki oleh perpustakaan.

3. Bagian Pengadaan

Bagian pengadaan juga sangat penting dalam pemilihan bahan pustaka. Karena bagian ini bertugas melaksanakan administrasi tentang pemilihan bahan pustaka, seperti mencatat semua permintaan yang datang dari pihak-pihak yang dilibatkan dalam pemilihan bahan pustaka. Bagian ini juga bertugas melaksanakan verifikasi bibliografi, untuk memastikan apakah buku yang akan dibeli pernah diterbitkan.

4. Subjek Spesialis/Pakar

Mereka adalah orang-orang yang selalu mengikuti perkembangan bidang ilmu yang menjadi spesialisnya. Oleh karena itu, mereka juga sangat berpengaruh dalam bahan pustaka karena mereka lebih mengetahui cara menelusurinya pada sarana bibliografi. Mereka juga menentukan batas-batas yang baik dalam pemilihan/pembelian bahan pustaka.

5. Pengguna

Pengguna merupakan orang-orang yang menggunakan koleksi perpustakaan. Maka dari itu permintaan pengguna akan bahan pustaka dapat dijadikan alat untuk mengukur selera dan minat baca pengguna.

2.4 Sistem Pengadaan Bahan Pustaka

Menurut Philips (1992:16) “Pelaksanaan pengadaan selain mencatat semua permintaan dari pengguna perpustakaan, melaksanakan verifikasi bibliografi buku yang akan dibeli untuk memastikan apakah buku tersebut sudah diterbitkan serta melengkapi data bibliografi bahan pustaka”.

Pengadaan bahan pustaka merupakan proses melibatkan berbagai pihak, dan sangat tergantung pada kemampuan pustakawan dalam melakukan pengadaan bahan pustaka. Oleh karena itu, pustakawan yang menangani pengadaan bahan pustaka hatus memiliki pengetahuan yang luas mengenai bibliografi, bahasa, manajemen, penerbitan, dan perdagangan bahan pustaka.

Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:38) pengadaan bahan pustaka dilaksanakan melalui:

1. Pembelian dan pelangganan 2. Hadiah

3. Pertukaran

4. Wajib simpan terbitan perguruan tinggi 5. Titipan

Selain uraian di atas, dalam melakukan pengadaan diperlukan kebijakan dari suatu organisasi. Adapun kebijakan tersebut adalah sebagai berikut:

1. Anggaran organisasi, suatu organisasi harus menyisihkan dananya untuk pembelian buku dan majalah dari anggaran tahunan.

2. Tujuan dan prioritas dari organisasi, bidang apa saja yang menjadi koleksi perpustakaan karena tidak semua buku dapat dibeli.

3. Jenis pemakai dan kebutuhan, apakah pemakai memerlukan bahan ilmiah atau informasi yang sederhana dan praktis.

4. Staf perpustakaan dalam membeli buku harus dipentingkan jumlah tenaga yang diperlukan atau kemampuannya.

5. Hubungan perpustakaan dengan perpustakaan dan pusat dokumentasi lain, kemanakah pengguna akan mencari informasi yang diinginkan.

2.4.1 Pembelian

Pembelian adalah pengadaan bahan pustaka yang dilakukan dengan cara transaksi jual beli. Perpustakaan membuat daftar pesanan pada penerbit dan agen atau pihak perpustakaan dapat melakukan peninjauan langsung ke toko buku. “Dengan membeli kita akan bisa mendapatkan apa yang diperlukan, sehingga perpustakaan dapat benar-benar berfungsi sebagaimana yang diharapkan”. (Perpustakaan Nasional RI, 1994:15)

Pembelian bahan pustaka adalah yang paling ideal dalam pengadaan koleksi suatu perpustakaan, sebab ada kebebasan dalam melilih koleksi yang dikehendaki. Selain itu, dalam pembelian bahan pustaka dibutuhkan anggaran yang cukup mengingat mahalnya harga buku. Hal ini yang menyebabkan pustakawan dan pihak yang berwenang dalam pemilihan bahan pustaka harus selektif dalam melilih bahan pustaka agar tidak terjadi kekecewaan. Pemesanan bahan pustaka melalui pembelian dapat dilakukan dengan berbagai saluran yang ada, yaitu:

1. toko buku

2. penerbit, baik dalam negeri maupun luar negeri 3. agen buku, baik dalam negeri maupun luar negeri

(Yulia, 1993:43)

2.4.2 Sumbangan atau Hadiah

Selain dengan cara pembelian, pengadaan bahan pustaka dapat diperoleh dengan menerima hadiah sebagai penambahan koleksi terutama bagi perpustakaan yang dananya terbatas. Koleksi perpustakaan yang bersumber dari sumbangan atau hadiah dapat diperoleh dari Departemen atau Instansi Pemerintah, swasta ataupun perorangan.

Menurut Yulia (1993:55) “Bahan pustaka yang diperoleh melalui hadiah mempunyai potensi yang besar dalam pengembangan koleksi bahan pustaka suatu perpustakaan, karena bahan pustaka diperoleh dengan cuma-cuma, sepanjang bahan pustaka tersebut benar-benar sesuai dengan tujuan perpustakaan”.

Langkah-langkah yang perlu ditempuh dalam mengajukan permintaan hadiah bahan pustaka menurut Soeatminah (1992:72) antara lain:

1. Menyusun daftar bahan pustaka yang akan diminta.

2. Mengirimkan kepada alamat yang dituju sebagai surat permohonan dengan penjelasan kegunaannya, serta dilampiri daftar yang telah disiapkan.

3. Apabila bahan pustaka hadiah datang, maka perlu diperiksa dan dicocokkan dengan surat pengantarnya, dan apabila sudah cocok dapat langsung diinventaris.

4. Mengirimkan surat ucapan terima kasih kepada pengirim, beserta pengembalian tanda terima.

2.4.3 Tukar Menukar

Tukar menukar adalah pengadaan bahan pustaka yang diperoleh dengan terencana. Dikatakan terencana karena perencanaan tukar menukar ini tidak seperti perencanaan pengadaan bahan pustaka dengan cara pembelian. Pada umumnya perpustakaan memperoleh bahan pustaka ini karena adanya kerja sama dengan perpustakaan lain.

Pertukaran bahan pustaka antar perpustakaan mempunyai beberapa tujuan: 1. Untuk memperoleh buku-buku tertentu yang tidak dapat dibeli di toko buku

atau tidak tersedia karena alasan lain.

2. Sistem pertukaran memberi jalan bagi perpustakaan untuk membuang buku-buku duplikat atau hadiah yang tidak sesuai.

3. Pertukaran mengembangkan kerjasama yang baik antar perpustakaan khususnya pada tingkat internasional (Yulia, 1993:56).

Pengelolaan pertukaran bahan pustaka disebagian besar perpustakaan harus dimulai dari kepentingan lembaga daripada keinginan untuk mendukung distribusi bahan-bahan ilmiah. Ada beberapa cara pertukaran bahan pustaka yang dilakukan oleh perpustakaan yaitu:

1. Perpustakaan yang mempunyai bahan pustaka yang sudah tidak diperlukan lagi, disusun dalam bentuk daftar, untuk ditawarkan. Sebelum ditawarkan setiap bahan pustaka harus diproses terlebih dahulu sesuai peraturan yang berlaku untuk dinyatakan dikeluarkan dari inventaris perpustakaan yang bersangkutan. Daftar penawaran disusun menurut subjek, kemudian pengarang dan judul. Sedangkan majalah disusun menurut judul, tahun dan nomor telepon.

2. Perpustakaan mengirim penawaran kepada perpustakaan-perpustakaan lain yang diperkirakan memiliki koleksi yang sesuai dengan bahan pustaka yang ditawarkan, dan telah mempunyai hubungan kerjasama.

3. Perpustakaan yang menerima penawaran, mempelajari penawaran yang diterima beserta pernyataannya dan membandingkan dengan kebijakan dan kebutuhan pengembangan koleksi perpustakaan sendiri.

4. Perpustakaan yang menerima tawaran dari perpustakaan lain, memilih bahan pustaka yang sesuai bobotnya, serta menyusunnya dalam daftar bahan pustaka yang akan ditawarkan sebagai bahan penukar.

5. Perpustakaan yang menerima tawaran perpustakaan lain, mengirimkan daftar bahan pustaka yang diinginkan disertai daftar bahan pustaka yang akan dipakai sebagai bahan penukar.

6. Kemudian perpustakaan yang telah menerima tanggapan atas penawarannya, melakukan penukaran keseimbangan bahan pertukaran tentang subjek dan bobotnya.

7. Aplikasi kedua perpustakaan telah sepakat, maka tukar menukar dapat dilaksanakan dan perpustakaan jawab persetujuannya.

8. Setelah menerima bahan pertukaran, masing-masing perpustakaan mengolahnya sesuai dengan prosedur penerimaan dan inventarisasi.

(Yulia, 1993:57)

Pengadaan bahan pustaka melalui tukar menukar mempunyai keunggulan antara lain:

a. Bahan pustaka yang ditukarkan kemungkinan sudah tidak ada lagi diperedaran, sehingga perpustakaan dapat memilikinya.

b. Dapat memperoleh bahan pustaka tanpa membeli.

Selain itu, ada juga beberapa sumber pertukaran bahan pustaka yaitu: 1. Universitas/Akademi yang berupa terbitan resmi, disertasi atau abstrak

bahan pustaka duplikat, reprint, terbitan unit penelitian.

2. Pemerintah berupa undang-undang, peraturan, lembaran Negara, program pemerintah, terbitan resmi lainnya.

3. Organisasi ilmiah dan profesi. 4. Perusahaan dan industri.

2.4.4 Titipan

Titipan adalah bahan pustaka yang diperoleh dari individu atau lembaga yang menitipkan koleksi. Titipan atau pinjaman buku itu harus cukup lama misalnya lima tahun atau lebih, maksudnya kalau titipan itu terlalu singkat akan merugikan perpustakaan yang dititipi karena besarnya biaya untuk memperoses bahan yang dititip tersebut. Bahan pustaka yang dititip juga dapat dipinjamkan kepada pengguna, tetapi statusnya milik penitip. Koleksi perguruan tinggi adakalanya sebagian besar bersumber dari bahan pustaka yang dititipkan oleh dosen ataupun peneliti.

2.4.5 Terbitan Sendiri

Pengadaan bahan pustaka pada perpustakaan perguruan tinggi dapat juga dilakukan dengan cara penerbitan sendiri. Penerbitan sendiri berasal dari lembaga induk dimana perpustakaan itu bernaung.

Menurut Buku Pedoman Pembinaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (1999:19) penerbitan sendiri mencakup:

1. Penerbitan dari lembaga induk tempat perpustakaan berada

a. Perpustakaan hendaknya dijadikan pusat penyimpangan (depository) semua penerbitan lembaga itu.

b. Perpustakaan dapat ditunjukkan sebagai penyalur dari semua penerbitan lembaga yang bersangkutan.

2. Penerbitan oleh perpustakaan sendiri seperti daftar tambahan koleksi bulletin, manual bibliografi, dan lain-lain.

Penambahan koleksi perpustakaan dengan cara menerbitkan terbitan sendiri dapat dilakukan perpustakaan dengan cara menerbitkan terbitan sendiri (bulletin), pamphlet, jurnal, ataupun bibliografi perpustakaan. Penerbitan sendiri juga dapat dipergunakan sebagai penambah koleksi perpustakaan.

2.5 Inventarisasi Bahan Pustaka

Inventarisasi bahan pustaka merupakan kegiatan pencatatan setiap bahan pustaka yang diterima perpustakaan ke dalam buku inventarisasi atau buku induk sebagai tanda bukti perbendaharaan atas pemilihan perpustakaan (Yulia, 1998:144).

Kegiatan inventarisasi bertujuan untuk mengontrol kepemilikan koleksi dan jumlah koleksi yang dimiliki perpustakaan. Dengan inventarisasi, perpustakaan dapat membuat laporan, menyusun statistik, memeriksa khasanah bahan perpustakaan yang dimiliki atau mengetahui bahan pustaka yang belum atau sudah dimiliki.

Menurut Yulia (1993:145) mengatakan bahwa kegiatan inventarisasi bahan pustaka mempunyai tugas dan kewenangan sebagai berikut:

1. Menetapkan jenis dan jumlah buku inventaris yang diperlukan sesuai dengan jenis bahan pustaka (misalnya masing-masing untuk satu judul, satu majalah dan jenis bahan pustaka lainnya).

2. Menetapkan macam dan ukuran kolom-kolom dalam buku inventaris dan petunjuk untuk mengisinya.

3. Menetapkan dan melaksanakan pencatatan menurut cara yang telah ditentukan.

4. Menetapkan letak jenis serta melaksanakan pemberian tanda hak milik perpustakaan (dengan stempel atau cara lain) pada setiap bahan pustaka yang khusus untuk keperluan perpustakaan.

Tata laksana kerja inventaris bahan pustaka menurut Milburga (1986:75) dilaksanakan dengan langkah-langkah sebagai berikut:

1. Mencatat buku/bahan pustaka satu persatu mulai penerimaan yang paling awal sampai dengan penerimaan yang paling akhir.

2. Mencatat mulai dari kolom nomor urut dengan angka nomor yang terkecil, dilanjutkan dengan nomor urut selanjutnya setiap kali menerima buku atau bahan pustaka baru.

3. Kolom tanggal diisi dengan tanggal saat pencatatan penerimaan buku atau bahan pustaka tersebut.

4. Kolom asal buku diisi dengan keterangan:

a. Nama toko buku atau penerbit, bila buku-buku itu berasal dari pembelian.

b. Nama perseorangan/badan/instansi/lembaga, bila buku-buku itu berasal dari hadiah.

c. Nama perpustakaan, apabila buku-buku itu berasal dari pertukaran koleksi bahan pustaka dengan perpustakaan lain.

5. Kolom pengarang diisi dengan nama pengarang dari buku yang dicatat. 6. Kolom judul diisi dengan judul buku yang sedang diinventarisasi. 7. Kolom jumlah eksemplar diisi dengan keterangan jumlah eksemplar.

8. Kolom harga satuan diisi dengan harga setiap eksemplar buku, apabila buku itu berasal dari pembelian.

9. Kolom jumlah harga diisi dengan jumlah harga dari keseluruhan jumlah eksemplar buku yang bersangkutan.

10.Kolom jenis buku/macam bahan koleksi diisi dengan jumlah eksemplar masing-masing jenis/macam buku yang sedang diinventarisasi.

11.Kolom bahasa diisi dengan jenis bahasa dari buku yang sedang diinventarisasi.

12.Kolom nomor inventarisasi diisi dengan nomor inventarisasi yang sudah ditentukan untuk setiap eksemplar buku.

13.Kolom nomor pustaka diisi dengan nomor pustaka berdasarkan isi buku menurut Dewey.

14.Kolom keterangan diisi dengan keterangan-keterangan mengenai keadaan buku yang diinventarisasi: baru/rusak/sudah diperbaiki, dan keterangan lain yang tidak dapat dimasukkan ke dalam salah satu kolom yang telah disebut diatas.

15.Setelah halaman inventaris hamper habis, sebelum ganti halaman perlulah ditutup dengan garis memanjang selebar halaman buku, lalu dicatat rekapitulasi buku-buku yang telah dicatat dengan perincian tentang jumlah eksemplar, judul, harga seluruh buku yang dibeli seperti tercatat pada halaman tersebut, jenis buku serta macam bahasanya, dan lain-lain. Kemudian hasil rekapitulasi tersebut dipindahkan ke halaman berikutnya pada garis paling atas.

Menurut Bafadal (2000:46) kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam rangkaian kegiatan inventarisasi bahan pustaka meliputi:

1. Member stempel pada buku

Setiap bahan pustaka yang datang harus diperiksa. Dalam pemeriksaan hendaknya diteliti nama pengarang, judul karangan,

edisi, serta bentuk fisiknya. Setelah selesai diperiksa dan ternyata benar maka setiap bahan pustaka tersebut distempel dengan stempel inventaris perpustakaan.

2. Setiap bahan pustaka yang distempel dengan stempel perpustakaan sebagai tanda pengenal. Yang perlu distempel adalah halaman-halaman tertentu, seperti halaman-halaman judul, daftar isi per bab. Hal ini tergantung kepada kebijakan pustakawannya masing-masing.

3. Buku-buku yang telah di stempel perpustakaan, perlu juga di stempel dengan stempel inverntaris yang memuat kolom isian inventaris dan tanggal menginventaris. Biasanya stempel inventaris ini distempelkan dibalik halaman judul.

4. Mendaftar bahan pustaka

Bahan-bahan yang telah di stempel segera diinventariskan ke dalam buku inventaris. Dalam penginventarisasiannya diusahakan dibagi menurut cara pengadaanya. Bahan pustaka yang diperoleh daru bantuan pemerintah hendaknya diinventariskan dalam buku inventaris bantuan pemerintah. Bahan pustaka yang diperoleh dari hadiah dan sebagainya.

Kegiatan inventarisasi dilakukan setelah pengadaan koleksi selesai dikerjakan yaitu pada waktu koleksi diterima. Kegiatan ini merupakan bagian pekerjaan yang penting untuk proses pengolahan bahan pustaka karena dengan menginventarisasi koleksi dapat diketahui berapa jumlah penambahan jumlah koleksi setiap tahunnya dan jumlah koleksi yang dimiliki perpustakaan.

BAB III

PENGADAAN BAHAN PUSTAKA BUKU PADA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS ISLAM SUMATERA UTARA

3.1 Sejarah Singkat Perpustakaan Universitas Islam Sumatera Utara

Perpustakaan Universitas Islam Sumatera Utara (UISU), didirikan pada tahun 1952. Pendiri perpustakaan UISU yaitu Hadji Bahrum Djamil, Adnan Benawi, Sariani Amiraden Siregar, Rivai Abdul Manaf Nasution, dan Sabaruddin Ahmad. Lokasi perpustakaan berada di Jalan Sisingamangaraja Teladan Medan.

Perpustakaan UISU terletak di lantai I, mempunyai luas ruangan 10 x 20 meter. Di ruangan inilah berlangsung semua kegiatan yang berhubungan dengan perpustakaan dan pelayanan yang diberikan kepada pengguna perpustakaan. Jumlah pengguna perpustakaan adalah sebanyak 619 orang yang terdiri dari mahasiswa, dosen dan pegawai. Sampai saat ini perpustakaan UISU telah memiliki koleksi 7354 judul dan 10514 eksemplar.

Perpustakaan UISU dikelola oleh 4 (empat) orang staf yaitu 1 (satu) orang sebagai kepala perpustakaan dan 3 (tiga) orang lagi memiliki tugas tidak menetap pada bagian yang ada di perpustakaan. Dengan kata lain, ketiga pegawai saling membantu satu sama lain dalam mengerjakan setiap kegiatan yang ada di perpustakaan. Dilihat dari pendidikan tenaga pustakawan UISU, dapat dinyatakan belum memadai untuk mengelola perpustakaan karena mereka belum memiliki latar belakang pendidikan perpustakaan, sehingga dengan demikian mereka kurang professional dalam menangani kegiatan kerja perpustakaan. Untuk itu

diharapkan diadakan penambahan tenaga kerja yang berlatar belakang pendidikan perpustakaan.

Sistem pelayanan yang digunakan oleh perpustakaan ini adalah sistem pelayanan terbuka (open access) yaitu pengunjung perpustakaan boleh masuk ke ruangan dan mencari langsung koleksi yang dibutuhkan pada rak-rak buku.

3.2 Struktur Organisasi

Agar dapat diketahui jenjang pekerjaan yang ada hubungannya satu sama lain perlu adanya struktur organisasi yang jelas. Hal ini untuk mengetahui kedudukan dan tanggung jawab masing-masing. Struktur organisasi Perpustakaan UISU dapat dilihat pada gambar berikut:

Gambar 1: Struktur Organisasi Perpustakaan Universitas Islam Sumatera Utara

Sumber : Perpustakaan UISU, 2012 3.3 Koleksi Perpustakaan

Kepala Perpustakaan

Salah satu unsur penting dalam perpustakaan adalah koleksi. Tanpa adanya koleksi yang baik dan memadai, perpustakaan tidak dapat memberikan layanan yang baik kepada penggunanya.

Tabel 1: Koleksi Perpustakaan Universitas Islam Sumatera Utara

Jenis Koleksi Judul Eksemplar

Buku Teks 6.833 8.045

Karya Ilmiah 42 82

Majalah, Jurnal, Buletin 234 1.701

Koleksi Referensi 345 686

Jumlah 7.354 10.514

Sumber : Perpustakaan UISU, 2012

Koleksi yang dimiliki oleh Perpustakaan UISU sudah memiliki kartu katalog, sehingga dapat membantu pengguna dalam menelusur informasi. Setiap buku dibuatkan call numbernya dan nomor kelas ditentukan dengan menggunakan DDC berbahasa Indonesia. Dengan demikian, koleksi perpustakaan diharapkan mampu memenuhi kebutuhan pengguna terutama untuk mewujudkan program Tri Dharma Perguruan Tinggi.

Pada tahun ini, perpustakaan UISU juga sedang dalam tahap proses pelatihan pengembangan sistem automasi perpustakaan yang bertujuan untuk mempermudah pengguna dalam melakukan temu balik informasi yang dibutuhkan. Dengan adanya automasi perpustakaan, tentu sangat berpengaruh dengan perkembangan perpustakaan itu sendiri karena pengguna dapat dengan mudah mencari koleksi yang diinginkan.

3.4 Peraturan Perpustakaan

Suatu perpustakaan haruslah memiliki peraturan yang akan menjadi pegangan bagi pengguna perpustakaan agar perpustakaan tersebut dapat menjalankan fungsinya dengan baik. Dengan adanya peraturan perpustakaan tersebut, maka pengguna akan merasa lebih nyaman dan teratur dalam melakukan kegiatan di perpustakaan tersebut.

Adapun peraturan yang berlaku di perpustakaan UISU adalah sebagai berikut:

1. Perpustakaan dibuka setiap hari:

Senin s/d Jumat : pukul 08.00-16.00 WIB Sabtu : pukul 08.00-12.00 WIB

2. Bagi pengunjung perpustakaan yang hendak masuk ke perpustakaan diharapkan meletakkan tasnya dahulu pada laci yang telah di sediakan. 3. Setiap mahasiswa wajib membawa KTM, bagi mahasiswa luar wajib

mendaftar terlebih dahulu.

4. Setiap anggota dapat meminjam buku maksimal 2 judul buku, dengan jangka waktu sebagai berikut:

Lama peminjaman : 1 minggu

Dapat diperpanjang : selama 1 minggu

5. Denda yang dikenakan bagi anggota yang terlambat mengembalikan buku Rp 500 per buku per hari.

6. Dilarang makan dan membuang sampah sembarangan di ruangan

7. Dilarang merokok di dalam ruangan.

8. Menggunakan fasilitas ruang baca berarti ikut menciptakan suasana nyaman dan tertib.

9. Tidak diperkenankan membuat keributan di ruang perpustakaan.

3.5 Pengguna Perpustakaan

Pengguna Perpustakaan Universitas Islam Sumatera Utara yaitu seluruh sivitas akademika yang terdiri dari:

Tabel 2: Jumlah Pengguna Perpustakaan Universitas Islam Sumatera Utara

Pengguna Jumlah

Mahasiswa 578

Dosen 24

Pegawai 17

Jumlah 619

Sumber : Perpustakaan UISU, 2012

3.6 Pemilihan Bahan Pustaka

Pemilihan bahan pustaka bertujuan untuk mengatur mekanisme bahan pustaka yang akan dibeli oleh perpustakaan agar diperoleh hasil yang sama dengan penggunanya. Pemilihan bahan pustaka pada Perpustakaan UISU dapat dikatakan kurang memadai karena adanya faktor penghambat yang menjadi masalah dalam melakukan pengadaan bahan pustaka. Adapun masalah tersebut

adalah tidak adanya anggaran tetap untuk perpustakaan sehingga menjadi kendala dalam melakukan pengadaan bahan pustaka terutama dalam sistem pembelian. Dengan tidak adanya anggaran tetap, secara otomatis perpustakaan menjadi kurang diminati oleh pengguna karena koleksi yang ada tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna.

3.6.1 Pihak Yang Melakukan Pemilihan Bahan Pustaka

Pada suatu perpustakaan terdapat beberapa pihak yang berwenang dalam melakukan seleksi bahan pustaka.

Adapun pihak-pihak yang berwenang melakukan seleksi bahan pustaka pada Perpustakaan UISU adalah:

1. Kepala perpustakaan 2. Pegawai perpustakaan

3. Pihak rektorat Universitas Islam Sumatera Utara 4. Mahasiswa

5. Dosen

3.6.2 Alat Bantu Pemilihan Bahan Pustaka

Dari hasil wawancara penulis dengan pegawai perpustakaan, yang menjadi alat bantu dalam pemilihan bahan pustaka pada Perpustakaan UISU adalah:

a. Brosur buku b. Katalog penerbit c. Internet

Dengan adanya alat bantu tersebut, maka pihak-pihak yang berwenang dalam memilih bahan pustaka dapat lebih terkoordinir untuk memilih bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi perpustakaan.

3.7 Pengadaan Bahan Pustaka

Pengadaan bahan pustaka sangat penting dilakukan agar perpustakaan dapat berjalan dengan baik dan sempurna. Bahan pustaka yang dihimpun dan dijadikan koleksi oleh perpustakaan harus relevan dengan kebutuhan pengguna perpustakaan yaitu seluruh sivitas akademika. Perpustakaan UISU juga melakukan pengadaan bahan pustaka seperti yang dilakukan oleh perpustakaan lainnya. Sistem pengadaan bahan pustaka yang dilakukan oleh Perpustakaan UISU adalah:

3.7.1 Pembelian

Dalam usaha pengembangan koleksi salah satu cara yang dilakukan adalah dengan cara pembelian. Pengadaan bahan pustaka melalui pembelian pada Perpustakaan UISU tidak berjalan seperti apa yang diinginkan karena masalah utama yang dihadapi perpustakaan adalah anggaran yang merupakan suatu unsur yang sangat penting dalam melakukan pembelian. Dari hasil wawancara penulis, Perpustakaan UISU tidak memiliki anggaran tetap per tahun sehingga menjadi kendala dalam melakukan pembelian. Adapun pembelian yang dilakukan Perpustakaan UISU yaitu dengan cara mengajukan terlebih dahulu koleksi yang akan dibeli kepada pihak rektorat, setelah itu di tunggu konfirmasinya sampai pihak rektorat memberikan dana untuk melakukan pembelian. Dengan kata lain,

pembelian yang dilakukan perpustakaan UISU terjadi tidak dalam kurun waktu tertentu (tidak ada ditentukan kapan dilakukan proses pembelian).

Proses pembelian bahan pustaka di Perpustakaan UISU dilakukan dengan cara sebagai berikut:

1. Agen buku mengirimkan brosur dan catalog penerbit ke perpustakaan. 2. Pihak perpustakaan menentukan bahan pustaka yang akan dibeli. 3. Mencatat bahan pustaka apa saja yang akan dibeli.

4. Agen buku akan mencarikan buku yang diminta dan mengantarkannya ke Perpustakaan UISU.

5. Pihak perpustakaan memeriksa bahan pustaka yang telah diterima, apakah sudah sesuai dengan pemesanan.

6. Pihak perpustakaan membayar langsung kepada agen buku sesuai dengan yang diajukan.

Bahan pustaka yang telah dibeli diolah oleh staf perpustakaan menjadi koleksi yang siap digunakan oleh pengguna perpustakaan.

3.7.2 Sumbangan/Hadiah

Selain dengan cara pembelian, Perpustakaan UISU juga mendapat penambahan koleksi melalui sumbangan/hadiah. Sumbangan/hadiah yang didapatkan perpustakaan UISU menjadi salah satu unsur pengembangan koleksi karena sebagian besar koleksi berasal dari sumbangan/hadiah. Dengan adanya hal tersebut, maka koleksi yang ada di perpustakaan UISU tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna. Sumbangan/hadiah diperoleh dari:

Perpustakaan UISU menerima sumbangan/hadiah yang berasal dari staf pengajar atau dosen. Sumbangan yang diterima bukan atas permintaan melainkan keinginan dari staf pengajar tersebut demi menunjang kegiatan sivitas akademika. Buku yang disumbangkan berupa terbitan dari dosen yang sesuai dengan kegiatan pembelajaran bagi mahasiswa. Sampai saat ini jumlah koleksi buku yang merupakan sumbangan/hadiah dari staf pengajar/dose nada sebanyak 36 eksemplar yang terdiri dari 23 judul. 2. Mahasiswa

Perpustakaan UISU melakukan wajib sumbang kepada mahasiswa yang telah menyelesaikan studinya berupa satu buah buku. Perpustakaan juga menerima sumbangan bagi mahasiswa maupun staf pengajar yang ingin menyumbangkan bukunya.

3. Pemerintah dan Swasta

Perpustakaan UISU juga menerima sumbangan dari pemerintah maupun swasta dalam bentuk buku cetak dan perundang-undangan. Dengan adanya sumbangan dari pemerintah dan swasta diharapkan dapat membantu perpustakaan dalam melakukan pengadaan bahan pustaka karena mengingat Perpustakaan UISU memiliki kendala yaitu tidak adanya anggaran tetap sehingga menyulitkan perpustakaan dalam melakukan pengadaan bahan pustaka

Untuk menambah jumlah koleksinya, perpustakaan UISU juga melakukan penerbitan sendiri. Penerbitan sendiri yang dilakukan oleh perpustakaan UISU antara lain:

a. Skripsi yang dihasilkan oleh mahasiswa. b. Diklat.

3.8 Inventarisasi

Inventarisasi adalah pekerjaan dimana setiap bahan pustaka yang baru diterima diberi stempel tanda milik perpustakaan pada halaman tertentu dan setelah itu dibukukan kedalam buku induk yang biasanya disebut dengan buku inventarisasi. Kegiatan inventarisasi ini dilakukan sebelum bahan pustaka yang diterima oleh perpustakaan diterima lebih lanjut.

Proses inventarisasi di perpustakaan UISU masih dilakukan secara manual, yaitu dengan menggunakan buku folio besar yang dibagi dalam beberapa kolom. Prosedur inventarisasi bahan pustaka yang dilakukan Perpustakaan UISU adalah sebagai berikut:

a. Pemberian stempel buku

Setiap bahan pustaka yang diterima di perpustakaan baik melalui pembelian maupun sumbangan/hadiah, setelah diperiksa bentuk isinya kemudian diberi cap/stempel sebagai tanda milik perpustakaan. Stempel perpustakaan dibubuhkan pada halaman judul, daftar isi dan halaman tengah buku. Pada halaman tengah buku tidak ditentukan halaman berapa hanya tergantung pada tebal tipisnya buku. Sedangkan pada halaman judul ada dua stempel, yaitu

stempel perpustakaan dan stempel inventarisasi. Berikut ini adalah contoh stempel tanda hak milik perpustakaan dan stempel inventarisasi Perpustakaan UISU

Gambar 2: Contoh Stempel hak milik Perpustakaan UISU

Sumber:PerpustakaanUISU, 2012

Gambar3:ContohStempelInventarisasiPerpustakaan UISU

Asal :

No. Induk :

Sumber : Perpustakaan UISU, 2012 b. Menginventarisasi bahan pustaka ke dalam buku induk

Bahan pustaka yang telah diberi stempel, kemudian dicatat ke dalam buku induk atau buku inventarisasi. Berikut ini adalah contoh buku inventarisasi untuk buku, dan contoh inventarisasi majalah, buletin atau jurnal pada Perpustakaan UISU.

Tabel3:DaftarMajalah, Buletin, danJurnalIlmiah No. Tanggal Judul

Majalah

Nomor Vol. Tahun Asal Jumlah

Sumber : Perpustakaan UISU, 2012

Tabel 4 : Contoh Buku Inventarisasi (Buku Induk) Perpustakaan Universitas Islam Sumatera Utara T gl No . Jdl No . Ind uk Peng aran g Jd l

Impresum Edi

si Cttn N o. Kl as s

Bahasa Asal Hrg Ket

Tm pt Ter bit Pen erbit Th n. Te rbi t I N D I N G D A E D L L

F P b H d P t

Catatan : F : Fakultas

Pb : Pembelian

Hd : Hadiah

Pt : Pertukaran

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 Kesimpulan

Berdasarkan uraian yang dikemukakan di atas, penulis mengambil beberapa kesimpulan sebagai berikut:

1. Pengadaan bahan pustaka yang dilakukan oleh perpustakaan UISU adalah dengan cara pembelian, sumbangan/hadiah dan terbitan sendiri sedangkan titipan dan tukar menukar tidak pernah dilakukan.

2. Tidak adanya anggaran tetap per tahun untuk perpustakaan UISU. 3. Bahan pustaka yang tersedia di perpustakaan UISU kurang relevan

karena sebagian besar koleksi yang ada berasal dari sumbangan/hadiah.

4. Perpustakaan UISU melakukan sistem pelayanan terbuka bagi setiap pengguna perpustakaan, sehingga pengguna dapat mencari sendiri bahan pustaka yang sesuai dengan kebutuhannya.

5. Kurangnya pegawai perpustakaan dalam bidang pengadaan dan pengolahan menjadi salah satu kendala yang dihadapi perpustakaan UISU.

4.2 Saran

Setelah dilakukan pembahasan dan ditarik beberapa kesimpulan mengenai Perpustakaan UISU, maka penulis mengajukan beberapa saran untuk pengembangan perpustakaan pada masa yang akan datang:

1. Untuk dapat melakukan pengadaan bahan pustaka secara baik, maka pihak rektorat harus memberikan anggaran tetap untuk perpustakaan sehingga fungsi serta tujuan perpustakaan dapat tercapai dalam mendukung program Tri Dharma Perguruan Tinggi.

2. Perpustakaan UISU perlu merekrut tenaga pustakawan yang

profesional sehingga dapat mengelola perpustakaan dengan baik. 3. Untuk dapat mengikuti perkembangan perpustakaan, terutama dalam

bidang koleksi perpustakaan hendaknya pihak perpustakaan melakukan kerjasama dengan beberapa perpustakaan lain.

4. Hendaknya perpustakaan tidak menerima koleksi yang tidak relevan dengan kebutuhan pengguna.

DAFTAR PUSTAKA

Bafadal, Ibrahim. 2001. Pengelolaan Perpustakaan Sekolah. Jakarta : Bumi Aksara

Milburga, C. Lestari. 1986. Membina Perpustakaan Sekolah. Yogyakarta : Kanisus.

Perpustakaan Nasional RI. 1994. Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi, ed.2. Jakarta : Departemen Pendidikan dan Kebudayaan RI Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi.

Perpustakaan Nasional RI. 2002. Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi

Perpustakaan Perguruan Tinggi. Jakarta : Perpustakaan Nasional RI.

Perpustakaan Perguruan Tinggi : Buku Pedoman, 2004. Jakarta : Departemen

Pendidikan Nasional RI Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi.

Philipps, Eva. 1992. Membina Perpustakaan. Jakarta : Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah (PDII-LIPI).

Siregar, Belling. 1997. Pembinaan Koleksi Perpustakaan. Medan : Badan Pelatihan Tenaga Teknis Perpustakaan Proyek Pembinaan Perpustakaan Sumatera Utara T.A. 1997/1998

Soeatminah. 1992. Perpustakaan, Kepustakaan dan Pustakawan. Yogyakarta : Kanisus

Sulistyo-Basuki. 1993. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta : Gramedia Pustaka Utama.

Yulia, Yuyu. 1993. Pengadaan Bahan Pustaka. Jakarta : Universitas Terbuka Depdikbud.

stempel perpustakaan dan stempel inventarisasi. Berikut ini adalah contoh stempel tanda hak milik perpustakaan dan stempel inventarisasi Perpustakaan UISU

Gambar 2: Contoh Stempel hak milik Perpustakaan UISU

Sumber:PerpustakaanUISU, 2012

Gambar3:ContohStempelInventarisasiPerpustakaan UISU

Asal :

No. Induk :

Sumber : Perpustakaan UISU, 2012 b. Menginventarisasi bahan pustaka ke dalam buku induk

Bahan pustaka yang telah diberi stempel, kemudian dicatat ke dalam buku induk atau buku inventarisasi. Berikut ini adalah contoh buku inventarisasi untuk buku, dan contoh inventarisasi majalah, buletin atau jurnal pada Perpustakaan UISU.

Tabel3:DaftarMajalah, Buletin, danJurnalIlmiah No. Tanggal Judul

Majalah

Nomor Vol. Tahun Asal Jumlah

Sumber : Perpustakaan UISU, 2012

Tabel 4 : Contoh Buku Inventarisasi (Buku Induk) Perpustakaan Universitas Islam Sumatera Utara T gl No . Jdl No . Ind uk Peng aran g Jd l

Impresum Edi si Cttn N o. Kl as s

Bahasa Asal Hrg Ket Tm pt Ter bit Pen erbit Th n. Te rbi t I N D I N G D A E D L L

F P b H d P t

Catatan : F : Fakultas

Pb : Pembelian

Hd : Hadiah

Pt : Pertukaran

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 Kesimpulan

Berdasarkan uraian yang dikemukakan di atas, penulis mengambil beberapa kesimpulan sebagai berikut:

1. Pengadaan bahan pustaka yang dilakukan oleh perpustakaan UISU adalah dengan cara pembelian, sumbangan/hadiah dan terbitan sendiri sedangkan titipan dan tukar menukar tidak pernah dilakukan.

2. Tidak adanya anggaran tetap per tahun untuk perpustakaan UISU. 3. Bahan pustaka yang tersedia di perpustakaan UISU kurang relevan

karena sebagian besar koleksi yang ada berasal dari sumbangan/hadiah.

4. Perpustakaan UISU melakukan sistem pelayanan terbuka bagi setiap pengguna perpustakaan, sehingga pengguna dapat mencari sendiri bahan pustaka yang sesuai dengan kebutuhannya.

5. Kurangnya pegawai perpustakaan dalam bidang pengadaan dan pengolahan menjadi salah satu kendala yang dihadapi perpustakaan UISU.

4.2 Saran

Setelah dilakukan pembahasan dan ditarik beberapa kesimpulan mengenai Perpustakaan UISU, maka penulis mengajukan beberapa saran untuk pengembangan perpustakaan pada masa yang akan datang:

1. Untuk dapat melakukan pengadaan bahan pustaka secara baik, maka pihak rektorat harus memberikan anggaran tetap untuk perpustakaan sehingga fungsi serta tujuan perpustakaan dapat tercapai dalam mendukung program Tri Dharma Perguruan Tinggi.

2. Perpustakaan UISU perlu merekrut tenaga pustakawan yang profesional sehingga dapat mengelola perpustakaan dengan baik.

3. Untuk dapat mengikuti perkembangan perpustakaan, terutama dalam bidang koleksi perpustakaan hendaknya pihak perpustakaan melakukan kerjasama dengan beberapa perpustakaan lain.

4. Hendaknya perpustakaan tidak menerima koleksi yang tidak relevan dengan kebutuhan pengguna.

DAFTAR PUSTAKA

Bafadal, Ibrahim. 2001. Pengelolaan Perpustakaan Sekolah. Jakarta : Bumi Aksara

Milburga, C. Lestari. 1986. Membina Perpustakaan Sekolah. Yogyakarta : Kanisus.

Perpustakaan Nasional RI. 1994. Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi, ed.2. Jakarta : Departemen Pendidikan dan Kebudayaan RI Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi.

Perpustakaan Nasional RI. 2002. Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi

Perpustakaan Perguruan Tinggi. Jakarta : Perpustakaan Nasional RI.

Perpustakaan Perguruan Tinggi : Buku Pedoman, 2004. Jakarta : Departemen

Pendidikan Nasional RI Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi.

Philipps, Eva. 1992. Membina Perpustakaan. Jakarta : Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah (PDII-LIPI).

Siregar, Belling. 1997. Pembinaan Koleksi Perpustakaan. Medan : Badan Pelatihan Tenaga Teknis Perpustakaan Proyek Pembinaan Perpustakaan Sumatera Utara T.A. 1997/1998

Soeatminah. 1992. Perpustakaan, Kepustakaan dan Pustakawan. Yogyakarta : Kanisus

Sulistyo-Basuki. 1993. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta : Gramedia Pustaka Utama.

Yulia, Yuyu. 1993. Pengadaan Bahan Pustaka. Jakarta : Universitas Terbuka Depdikbud.