Terobosan Dalam Pengadaan Bahan Pustaka Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara

(1)

Prestasi Bidang TUPOKSI | Syakirin Pangaribuan i

TEROBOSAN DALAM PENGADAAN BAHAN PUSTAKA

PADA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Oleh:

Syakirin Pangaribuan Pust akawan Madya Universit as Sumat era Ut ara

Prest asi dalam TUPOKSI disampaikan pada:

PEMILIHAN PUSTAKAWAN BERPRESTASI DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN TINGGI

DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL 2010

(2)

Prestasi Bidang TUPOKSI | Syakirin Pangaribuan i

Daftar Isi

Daftar Isi i

BAB I : PENDAHULUAN ………. 1

1.1. Sistematika Pembahasan ………. 1

1.2. Visi, Misi, dan Tujuan perpustakaan USU ……….. 3

1.3. Profil Unit Kerja Pengadaan ……… 5

BAB II : PENGADAAN KOLEKSI PERPUSTAKAAN USU ………... 8

2.1. Anggaran Pengadaan ………... 8

2.2. Kontinuitas Proses Pengadaan ………. 9

2.3. Proses Seleksi ……….. 9

2.4. Buku Luar Negeri ……… 12

2.5. Buku Dalam Negeri ………. 12

2.6. Buku Ajar Dosen , Pemesanan Online ……… 13

2.7. Jurnal Internasional .………... 14

2.8. Hadiah ………. 15

2.9. Karya Oleh dan Tentang USU ……… 16

2.10. Informasi Bahan Pustaka Baru ……….. 17

2.11. Dukungan untuk Program Studi ……… 17

BAB III : CAPAIAN KINERJA PENGADAAN ……….. 19

3.1. Jumlah Perolehan Bahan Pustaka 2007 – 2009 ………... 19

3.2. Pembelian Buku dan Jurnal ………. 21

3.3. Koleksi Digital USU ………... 23

3.4. Data Hasil Evaluasi Kinerja Perpustakaan ……….. 25

3.5. Hasil Audit AMI USU ………. 28

3.6. Angket Kepuasan Pengguna ……… 32

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN ………. 35

4.1. Kesimpulan ……….. 35

4.2. Saran ……… 35 Daftar Pustaka

(3)

Prestasi Bidang TUPOKSI | Syakirin Pangaribuan 1

BAB I PENDAHULUAN

Pengadaan bahan pustaka merupakan salah satu bagian penting dari manajemen perpustakaan. Pengadaan bahan pustaka ibarat dapur pada suatu restoran yang setiap hari harus mengupayakan dan mengolah menu yang menarik dan disukai oleh para pelanggannya. Apabila menu yang disuguhkan cocok dengan selera para pelanggan tersebut, mereka akan gemar datang, sebaliknya jika yang disuguhkan tidak memuaskan mungkin mereka tidak akan kembali lagi. Hal yang sama juga berlaku pada perpustakaan. Perpustakaan seyogianya membangun suatu koleksi yang efektif dan efisien, bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi haruslah sesuai dengan kebutuhan penggunanya, memadai dalam kwantitas dan kualitasnya. Oleh karena itu pustakawan pengadaan harus melakukan analisis kebutuhan pengguna (user need analysis) terhadap setiap bahan pustaka yang akan dijadikan sebagai koleksi perpustakaan.

Makalah ini bertujuan untuk menguraikan pengalaman-pengalaman penulis bekerja di perpustakaan, yaitu Perpustakaan Universitas Sumatera Utara (USU) yang diharapkan dapat menjadi masukan (sebagai best practice) bagi rekan-rekan sesama pustakawan.

USU adalah salah satu universitas terbesar di Indonesia yang mengelola 14 fakultas, 138 departemen atau program studi mulai dari jenjang program Diploma, S1, S2, S3, Spesialis (Sp) dan Pendidikan Profesi. Jumlah mahasiswa mencapai 33.335 orang dan 2.272

dose

1.1. Sistematika Pembahasan

Makalah ini menjelaskan mengenai prestasi bidang TUPOKSI penulis sebagai pimpinan yang bertanggung jawab dalam menjalankan operasional bidang pengadaan. Oleh karena itu makalah ini dibuat dalam sistematika sebagai berikut:

(4)

Prestasi Bidang TUPOKSI Syakirin Pangaribuan 2

BAB I : PENDAHULUAN

Menguraikan sekilas tentang Perpustakaan USU, visi, misi, dan tujuannya oleh karena disana telah jelas ditentukan arah yang ingin dituju dan diwujudkan dan menjadi tolok ukur dari program-program yang kita jalankan dalam operasional sehari-hari. Pada bagian ini juga dijelaskan secara singkat mengenai profil Perpustakaan USU.

BAB II : TEROBOSAN DALAM PENGADAAN BAHAN PUSTAKA

Ulasan mengenai teori pengadaan bahan pustaka secara literat tidak lagi dikupas dalam uraian ini, tetapi lebih pada aplikasinya dalam menyesuaikan teori dengan kondisi praktek di lapangan, terlebih lagi jika menghadapi hal-hal yang unik yang perlu pencarian jalan keluar (solusi) dari masalah yang dihadapi, dengan harapan berguna sebagai bahan pertimbangan bagi teman pustakawan lain yang menghadapi kondisi yang sama.

BAB III : CAPAIAN KINERJA PENGADAAN

Pada bagian penulis menguraikan hasil pelaksanaan kerja pengadaan selama 3 tahun terakhir. Sumber resmi data yang ditampilkan adalah Laporan Akuntabilitas

Kinerja (LAKIP) Perpustakaan Universitas Sumatera Utara tahun 2007, 2008 dan 2009.

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini menyimpulkan hal-hal yang sudah diuraikan pada bab-bab sebelumnya dan memberikan saran mengenai perbaikan.

(5)

Prestasi Bidang TUPOKSI Syakirin Pangaribuan 3 1.2. Visi, Misi dan Tujuan Perpustakaan USU

Visi USU yang sudah ditetapkan adalah University for Industry oleh karena itu Perpustakaan diharapkan dapat berperan maksimal dalam upaya pencapaian visi tersebut sesuai dengan bidang tugasnya. Sehubungan dengan hal tersebut Perpustakaan USU menetapkan visinya sebagai berikut:

“Menjadi suatu perpustakaan pendidikan tinggi terkemuka dalam pelayanan terhadap sivitas akademikanya “.

Untuk mencapai visi tersebut di atas, Misi yang diemban oleh Perpustakaan adalah: “Menyediakan akses terhadap informasi dan layanan informasi secara tepat waktu, tepat guna dan efektif untuk mendukung fungsi Tridharma Universitas Sumatera Utara melalui pengadaan dan penyediaan bahan pustaka serta membantu mahasiswa dan dosen, sehingga menjadi terampil dalam menemukan informasi yang relevan dengan kebutuhan mereka”.

Bedasarkan Visi dan Misi tersebut Tujuan Perpustakaan ditetapkan sebagai berikut:

(1) Mendukung fungsi pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada

masyarakat USU dengan mengidentifikasi, memilih, mengadakan, mengatalog, memproses dan menjadikan bahan perpustakaan tersedia dengan memperhatikan faktor relevansi, kemutakhiran, keseimbangan dan terpelihara.

(2) Mengupayakan agar pelayanan perpustakaan disediakan secara efektif dan efisien dengan memanfaatkan perkembangan di bidang teknologi informasi dan komunikasi.

(3) Menyediakan fasilitas yang memudahkan kegiatan pengadaan, pengolahan,

penelusuran koleksi dan pelayanan perpustakaan dengan sistem otomasi menggunakan perangkat lunak (software) yang terintegrasi.

(6)

Prestasi Bidang TUPOKSI Syakirin Pangaribuan 4

(4) Merencanakan, mempromosikan, mengimplementasikan dan mengevaluasi kegiatan

perpustakaan dalam kerangka proses penyelenggaraan pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat di lingkungan USU.

(5) Mengupayakan manajemen dan struktur organisasi yang tepat untuk mencapai tujuan dan sasaran perpustakaan.

(6) Menciptakan suatu lingkungan, peluang dan kondisi yang tepat untuk memungkinkan staf perpustakaan dapat mencapai dan memelihara kinerja yang baik dengan mengacu kepada standar mutu yang ditetapkan.

(7) Menyediakan suatu lingkungan fisik yang tepat untuk memenuhi kebutuhan koleksi, pengguna dan staf yang berbeda.

(8) Menciptakan dan memelihara komunikasi dua arah yang efektif baik di dalam

maupun ke luar perpustakaan.

(9) Mengoptimalkan resource sharing dan jaringan tingkat lokal, regional, nasional dan internasional.

(7)

Prestasi Bidang TUPOKSI Syakirin Pangaribuan 5 1.3. Profil Unit Kerja Pengadaan Bahan Pustaka Perpustakaan USU

Struktur Organisasi Perpustakaan USU

Kepala Sub Bidang Dukungan Teknis

Kepala Sub Bidang Pelayanan Pengguna

KetuaTim Pengadaan

KetuaTim Pengatalogan dan Data Bibliografis

Ketua Tim Dukungan TIK dan E- Library

Ketua Tim Sirkulasi

Ketua Tim Rujukan dan Bantuan Pengguna

Ketua Tim Penataan Bahan Pustaka Cetak

( 2) Ketua Tim Penataan Bahan Pustaka Cetak

( 1)

Kepala Sub Bidang Manajemen Koleksi dan Cabang Ketua Tim Perpustakaan Cabang Ketua Tim Manajemen Koleksi Kepala Sub Bagian Tata

Usaha Perpustakaan Kelompok Pustakawan Ketua Tim Pemeliharaan Koleksi Ketua Tim Koleksi Khusus Wakil Kepala Bidang Perpustakaan Ketua Tim Layanan Digital Kepala Perpustakaan dan Sistem Informasi Staf Ahli

Dalam struktur organisasi mikro Perpustakaan USU telah ditetapkan bahwa kegiatan

kerja pengadaan koleksi dilaksanakan oleh Tim Pengadaan yang berada dalam koordinasi Sub Bidang Dukungan Teknis. Tim ini melaksanakan rencana strategis pengadaan yang ditetapkan oleh pimpinan, melakukan analisis kebutuhan pengguna, menjalin komunikasi yang lancar dengan pengguna dosen dan mahasiswa baik secara individu maupun lembaga yakni departemen/program studi/fakultas, mengidentifikasi perkembangan penerbitan bahan pustaka baik dalam negeri maupun luar negeri, mengevaluasi koleksi yang telah dimiliki perpustakaan, membuat file desiderata, mempersiapkan prioritas judul yang akan diadakan, dan seterusnya.

(8)

Prestasi Bidang TUPOKSI Syakirin Pangaribuan 6

Berdasarkan SK Rektor No. 35/H5.1.R/SK/SDM/2010 dibentuk lagi Panitia Pengadaan Barang/Jasa Perpustakaan USU yang juga bertugas melaksanakan pengadaan buku sesuai prosedur yang ditentukan menurut Keppres No. 80 Tahun 2003. Secara singkat dapat dijelaskan bahwa pihak-pihak yang terlibat dalam proses pengadaan koleksi perpustakaan adalah sebagai berikut:

Tim Pengadaan Perpustakaan mempersiapkan bahan pustaka yang diperlukan oleh perpustakaan setelah melakukan analisis kebutuhan pengguna (user analysis), analisis pasar (market analysis) dan analisis kepemilikan perpustakaan (library holding analysis). Daftar bahan pustaka yang akan dibeli beserta HPS (harga perkiraan sendiri) disampaikan oleh Tim Pengadaan kepada Panitia Pengadaan Barang/Jasa. Selanjutnya Panitia ini mengadakan kontrak pembelian dengan pihak penyedia barang (distributor). Hasil pelaksanaan kontrak pembelian kemudian dilanjutkan kepada Panitia Pemeriksa/Penerima Barang (Bahan Pustaka). Apabila didalam pemeriksaan tidak ada masalah dan telah sesuai kontrak maka Panitia akan melakukan serah terima bahan pustaka dan dilanjukan kepada Bagian Bendahara

(9)

Prestasi Bidang TUPOKSI Syakirin Pangaribuan 7

(PUMC) untuk melanjutkan proses pembayaran. Seluruh rangkaian proses kegiatan di atas dikontrol kelancaran pelaksanaannya oleh pimpinan sebagai pejabat pembuat komitmen Perpustakaan USU.

(10)

Prestasi Bidang TUPOKSI Syakirin Pangaribuan 8

BAB II

PENGADAAN KOLEKSI PERPUSTAKAAN USU

2.1. Anggaran Pengadaan

Pada umumnya di Indonesia pimpinan perpustakaan perguruan tinggi masih mengalami kesulitan dalam mengupayakan anggaran yang proporsional bagi perpustakaanya meskipun Pusat Pembinaan Perpustakaan Perguruan Tinggi Dirjen Dikti merekomendasikan pedoman penetapan anggaran perpustakaan adalah minimal 5% dari Budget Universitas. Perpustakaan USU mencari alternatif pemecahan masalah ini dengan menawarkan suatu solusi kepada Bapak Rektor USU yang pada waktu itu dijabat oleh Prof. M. Yusuf Hanafiah agar sumber anggaran perpustakaan dialokasikan dari sebahagian Dana Kelengkapan Akademik (DKA) Mahasiswa Baru setiap tahun. Ide tersebut diterima oleh Rektor dan penterapannya dari tahun ke tahun terus mengalami peningkatan sampai sekarang. Pada tahun 2010 besarnya dana alokasi perpustakaan dari Dana Kelengkapan Mahasiswa Baru adalah sbb.:

(D-3) : Rp. 600.000, (S-1) Reguler dan Ekstensi : Rp. 1.000.000, (S-1) Kemitraan, Mandiri dan Mandiri Internasional : Rp. 1.500.000, Pascasarjana (S-2, S-3, PPDS dan Profesi : Rp. 2.000.000,-. Jumlah anggaran perpustakaan yang bersumber dari DKA Mahasiswa Baru tahun 2010 adalah sebesar Rp. 11.265.000.000,-. Anggaran tersebut dialokasikan ≥50% untuk pengadaan bahan pustaka, 30% untuk sarana, prasarana dan pemeliharaan dan 20% untuk belanja pegawai.

Oleh karena anggaran perpustakaan bersumber dan dibiayai oleh mahasiswa maka pertanggungjawaban penggunaan anggaran juga menjadi lebih ketat, bukan saja kepada pimpinan atau auditor tetapi lebih berat lagi adalah kepada mahasiswa oleh karena sejak awal meraka sudah tahu bahwa merekalah yang membiayai perpustakaan.

(11)

Prestasi Bidang TUPOKSI Syakirin Pangaribuan 9 2.2. Kontinuitas Proses Pengadaan

Perpustakaan USU mengadakan bahan pustaka secara kontinu setiap bulan Januari s.d. Nopember selama tahun anggaran berjalan. Dana pembelian buku dalam negeri dan luar negeri masing-masing dialokasikan sebesar Rp. 100 juta setiap bulan. Dengan pengadaan yang kontinu tersebut perpustakaan akan mempamerkan buku baru setiap minggu pada rak display dan hal ini telah memotivasi pengguna untuk gemar mengunjungi perpustakaan.

Dalam kaitannya dengan ketentuan Keppres No. 80 Tahun 2003 yang melarang pemecahan pagu pengadaan dan mengharuskan pelelangan untuk anggaran pengadaan diatas Rp. 100 juta sebaiknya diberikan pengecualian khusus bagi perpustakaan dengan alasan sebagai berikut:

 pengadaan bahan pustaka sebaiknya dilakukan secara rutin minimal setiap bulan meskipun dengan dana yang kecil agar bahan pustaka baru yang beredar di pasar dapat segera tersedia di perpustakaan, dengan demikian koleksi perpustakaan lebih dinamis dan tidak jauh berbeda dengan toko buku.

 pelaksanaan pengadaan dengan cara tender menghabiskan waktu yang lebih panjang,

apabila ditambah lagi dengan waktu proses katalogisasi di perpustakaan kemungkinan buku tersebut baru bisa digunakan pada pertengahan semester perkuliahan yang sedang berjalan.

2.3. Proses Seleksi

Seleksi adalah proses mengidentifikasi, menilai dan mempertimbangkan bahan pustaka yang akan ditambahkan pada koleksi yang ada di perpustakaan. Koleksi perpustakaan harus terbina dari suatu seleksi yang sistematis dan terarah dan disesuaikan dengan tujuan, rencana dan anggaran yang tersedia. Pada umumnya perpustakaan memilih bahan pustaka yang baik sesuai dengan kebutuhan pemakainya. Untuk itu personal yang bertanggung jawab melakukan seleksi (selektor) harus melakukan nalisis pada 3 aspek berikut:

(12)

Prestasi Bidang TUPOKSI Syakirin Pangaribuan 10

1. Analisis Pasar (Market Analysis)

2. Analisis Kebutuhan Pengguna (User Need Analysis)

3. Analisis Kepemilikan Perpustakaan (Library Holding Analysis).

Proses Seleksi Bahan Pustaka

Dalam pelaksanaan analisis kebutuhan pengguna Perpustakaan melaksanakan berbagai cara komunikasi baik secara verbal maupun korespondensi kepada perorangan maupun lembaga seperti program studi/departemen dan fakultas, sebagai berikut:

1. Perpustakaan telah menyediakan formulir usulan pengadaan bahan pustaka pada setiap titik-titik pelayanan baik di Perpustakaan Universitas maupun Cabang di beberapa fakultas.

2. Form Usulan Pengadaan secara online juga telah disediakan melalui Web Perpustakaan

USU yang ditujukan ke Email Bagian Pengadaan

3. Perpustakaan mengirimkan katalog penerbit buku terbaru kepada departemen/prodi agar dipilih judul-judul yang sesuai.

(13)

Prestasi Bidang TUPOKSI Syakirin Pangaribuan 11

4. Perpustakaan juga menampung usulan perorangan dari dosen dan mahasiswa yang disampaikan secara langsung dalam komunikasi verbal baik di dalam maupun di luar gedung perpustakaan

5. Kotak Saran juga disediakan apabila pengguna ingin memberikan tanggapan penilaian tentang koleksi perpustakaan

6. Apabila ada usulan khusus melalui surat dinas baik dari departemen maupun fakultas Perpustakaan akan segera menanggapinya dan menginformasikan sesegera mungkin realisasi pengadaannya.

Selain hal tersebut di atas Tim Pengadaan juga mengumpulkan dokumen Universitas, Fakultas dan Departemen yang relevan memberikan informasi kebutuhan pengguna perpustakaan, antara lain: rencana pembukaan program studi baru, katalog universitas dan fakultas, buku panduan program studi, GBPP, SAP dan lain-lain.

Analisis pasar dilakukan untuk mengikuti perkembangan penerbitan bahan pustaka baru baik dalam lingkup domestik maupun internasional (global). Informasi pemasaran bahan pustaka dapat dipantau dengan cara:

1. Konvensional yaitu memeriksa katalog penerbit tercetak, berkomunikasi dengan agen atau distributor dan mengunjungi toko buku.

2. Melakukan akses online (internet) terhadap berbagai website bookstore, penerbit, lembaga profesi dan pusat-pusat informasi lainnya baik di dalam maupun luar negeri.

3. Khusus di Indonesia menganjurkan kepada agen agar menghubungi penerbit-penerbit universitas di seluruh propinsi, oleh karena banyak karya dosen yang hanya dipasarkan secara lokal tidak didistribusikan secara nasional

Analisis kepemilikan perpustakaan dilakukan dengan cara konfirmasi judul buku baru yang akan diadakan dengan katalog koleksi yang sudah ada. Hal ini perlu untuk menghindarkan diplikasi atau pemborosan, oleh karena yang sudah ada biasanya tidak perlu

(14)

Prestasi Bidang TUPOKSI Syakirin Pangaribuan 12

diadakan lagi kecuali bila perbedaan edisi yang sudah terlalu jauh dan kwantitasnya masih kurang dibandingkan dengan jumlah pengguna.

2.4. Buku Luar Negeri

Kebijakan pembelian buku luar negeri (BLN) ditentukan hanya 1 eksemplar (item) untuk setiap judul, kemudian setelah buku diterima segera digandakan dengan cara fotokopi 4 eksemplar lagi. Cara ini diterapkan adalah didasarkan pada pertimbangan berikut:

 Pembatasan eksemplar dapat dimanfaatkan untuk menambah jumlah judul yang mampu

dibeli,

 Penggandaan yang dilakukan oleh Perpustakaan untuk tujuan pelayanannya bukan untuk tujuan komersil dikecualikan dari pelanggaran hak cipta sebagaimana disebutkan pada pasal 15 (e) UU Hak Cipta Nomor 19 Tahun 2002 sebagai berikut:

“Tidak dianggap pelanggaran hak cipta … (e). Perbanyakan suatu Ciptaan selain Program Komputer, secara terbatas dengan cara atau alat apa pun atau proses yang serupa oleh perpustakaan umum, lembaga ilmu pengetahuan atau pendidikan, dan pusat dokumentasi yang no nkomersial semata-mata untuk keperluan aktivitasnya”

 Biaya penggantian jika buku tersebut hilang tidak terlalu memberatkan mahasiswa.

2.5. Buku Dalam Negeri

Perpustakaan USU menetapkan suatu kebijakan membeli seluruh buku dalam negeri untuk level perguruan tinggi tanpa proses seleksi yang ketat. Buku Dalam Negeri (BDN) dibeli 5 eksemplar setiap judul kecuali dengan alasan tertentu, misalnya direkomendasikan oleh dosen sebagai textbook yang dipakai dalam kegiatan belajar mengajar. Alasan lain misalnya ada judul tertentu yang dipakai oleh beberapa program studi, untuk hal ini disesuaikan rasio antara jumlah eksemplar dengan jumlah mahasiswanya.

(15)

Prestasi Bidang TUPOKSI Syakirin Pangaribuan 13

 Perpustakaan harus memberikan kontribusi dalam menggairahkan penerbitan buku dalam negeri yang lesu, karena mengutamakan produksi dalam negeri juga adalah anjuran Keppres No. 80 Tahun 2003.

 Produksi BDN pertahunnya yang hanya sekitar ±_{3.500 judul x 5 eks x harga rata-rata Rp.}

60.000,- = Rp. 1.050.000.000,- masih mampu ditopang anggaran pengadaan BDN Perpustakaan yang dialokasikan sebesar Rp. 1.500.000.000,-

2.3.4. Buku Ajar Dosen

Salah satu upaya perpustakaan melengkapi bahan pustaka yang dipakai dalam kegiatan belajar mengajar di kelas adalah mengupayakan tersedianya buku pegangan dosen (textbook). Apabila buku belum tersedia perpustakaan menghubungi dosen yang bersangkutan untuk dibeli atau digandakan menjadi koleksi perpustakaan. Perpustakaan juga membeli atau fotokopi buku dosen yang mereka bawa dari luar negeri.

Selain hal tersebut, Perpustakaan USU juga menetapkan kebijakan untuk membeli 10 eksemplar buku yang ditulis oleh Dosen USU. Pembayaran dilakukan dengan segera apabila yang bersangkutan menyampaikan karyanya tersebut ke Perpustakaan. Kebijakan ini kemudian disusul dengan Surat Keputusan Rektor No. 1618/J05/SK/KU/2007 yang diperbaharui lagi dengan SK Rektor No. 108/H5.1.R/SSA/2010 tentang Insentif Bagi Dosen yang Menerbitkan Karya Ilmiah Internasional atau Buku. Dalam SK tersebut diberikan insentif bagi Dosen USU yang menulis buku sebesar Rp. 5.000.000,- dan bantuan penulisan artikel yang dimuat pada Jurnal Internasional sebesar Rp. 5.000.000,-.

Jumlah buku yang dibeli dari Dosen USU pada tahun 2009 adalah 68 judul (680 eksemplar) dan pada tahun 2010 Januari s.d. April sejumlah 44 judul (440 eks.).

2.6. Pemesanan Online

Untuk keperluan yang mendesak dalam memenuhi permintaan khusus dari dosen, peneliti dan mahasiswa pascasarjana Perpustakaan juga melakukan pemesanan secara online

(16)

Prestasi Bidang TUPOKSI Syakirin Pangaribuan 14

melalui akses internet dengan metode pambayaran credit card. Pemesanan berproses dengan cepat namun ongkos pengiriman masih cukup tinggi yaitu USD 11.98 untuk setiap buku dengan shipping package baik dari Amerika maupun negara-negara Eropa lainnya. Meskipun demikian jasa ini cukup membantu perpustakaan dalam keadaan mendesak (emergency). Perpustakaan juga memberikan bantuan kepada pengguna untuk berbelanja buku secara online untuk kalangan sendiri.

2.7. Jurnal Internasional

Jurnal adalah salah satu bahan pustaka penting sebagai sumber informasi keilmuan khususnya bagi para mahasiswa pascasarjana. Dengan bertambahnya program studi pascasarjana yang dibuka dari tahun ke tahun, Perpustakaan pun meresponnya dengan meningkatkan jumlah judul jurnal internasional yang dilanggan. Perpustakaan melanggan jurnal dalam negeri dalam bentuk cetak, menerima secara hadiah jurnal luar negeri dalam bentuk cetak, serta melanggan jurnal elektronik (e-Journal) internasional yang diakses secara online. Meskipun perpustakaan telah menyediakan jumlah yang besar e-jurnal tetapi masih ada saja program studi yang meminta melanggan jurnal yang belum terdaftar dalam databases tersebut dan itupun tetap dipenuhi dengan cara melanggan secara online.

(17)

Prestasi Bidang TUPOKSI Syakirin Pangaribuan 15 2.8. Hadiah

Perpustakaan USU selama tahun 2009 menerima bahan pustaka melalui hadiah sebesar 3.801 eksemplar atau 7,48% dari perolehan bahan pustaka secara keseluruhan. Hal ini membuktikan bahwa pengadaan bahan pustaka melalui hadiah perlu dikelola secara baik, memelihara komunikasi yang baik dengan pemberi hadiah sangat penting, antara lain menyampaikan ucapan terima kasih, mengisi kwesioner apabila diminta, menyampaikan informasi perubahan alamat dan lain sebagainya serta memelihara dokumen korespondensi dengan tertib dan rapi.

Kebijakan penerimaan bahan pustaka hadiah di Perpustakaan USU juga dilaksanakan dengan proses seleksi, terutama yang bersumber dari perorangan. Kesesuaian subyek dengan

(18)

Prestasi Bidang TUPOKSI Syakirin Pangaribuan 16

kebutuhan pengguna, serta kondisi fisik bahan pustaka menjadi pertimbangan utama, apalagi bila diiringi dengan syarat-syarat yang membebani perpustakaan sangat perlu dipertimbangkan dengan seksama.

Hadiah bahan pustaka yang diterima Perpustakaan bersumber dari:

 perorangan (individu)

 badan atau lembaga dalam negeri dan luar negeri

 deposit Asian Development Bank (ADB)

 deposit World Bank (WB)

 deposit Koleksi American Corner

 dll.

2.9. Karya Oleh dan Tentang USU

Karya oleh dan tentang USU atau yang disebut USU Repository adalah karya ilmiah yang dihasilkan oleh baik sivitas akademika USU. Jenis publikasi yang dihimpun di bagian ini adalah disertasi, tesis, skripsi dan karya ilmiah yang dihasilkan oleh dosen berupa artikel, laporan penelitian, pidato ilmiah, serta karya-karya lainnya tentang Universitas. Koleksi ini sifatnya adalah unpublished sehingga pemanfaatannya terbatas karena tidak dapat dipinjam ke luar dari perpustakaan dan jumlahnya juga hanya satu eksemplar per judul. Saat ini koleksi terdapat dalam dua jenis media yaitu bentuk tercetak (Deposit USU), dan bentuk elektronik yang disebut USU Repository.

Sejak dua tahun yang lalu telah diangkat suatu Tim Pengembangan USU Repository yang diketuai oleh penulis sendiri, dan bertugas mendigitalisasi seluruh koleksi Deposit USU tersebut yang berjumlah 20.801 judul (23.793 eksemplar) menjadi USU Repository yang

dipublish pada Web Perpustakaa

USU Reposiry dioperasikan dengan perangkat lunak khusus yang disebut dengan

(19)

Prestasi Bidang TUPOKSI Syakirin Pangaribuan 17

Institute of Technology (MIT) pada tahun 2002. Software DSpace ini sangat tepat digunakan untuk pengelolaan digital content/digital repositories karena mudah diinstal dan digunakan serta dapat dikustomisasi sesuai dengan kebutuhan organisasi. Selain itu berbagai indexer menindeksnya seperti OpenDOAR, ROAR, IESR dan lain-lain.

2.10. Informasi Bahan Pustaka Baru

Perolehan bahan pustaka baru setelah diproses katalogisasi akan dipamerkan pada rak display agar para pengguna segera mengetahuinya. Buku tersebut bila diminati pengguna dapat segera dipinjam melalui kaunter sirkulasi. Pameran pada rak display hanya berlangsung selama satu minggu, karena pada minggu berikutnya akan digantikan oleh buku baru yang lain. Untuk buku yang belum digunakan akan ditempatkan pada rak sesuai nomor panggilnya.

Selain dipamerkan di gedung perpustakaan, informasi buku baru tersebut

dipublikasikan juga melalui Web Perpustakaan USU

2.11. Dukungan untuk Program Studi

Perpustakaan juga memberikan pelayanan prima menerbitkan katalog subyek yang sesuai dengan bidang program studi dan/atau fakultas yang meminta untuk keperluan dukungan data kepustakaan dalam rangka akreditasi (BAN), pembukaan program studi baru dan kompetisi hibah bersaing. Pembuatan katalog hanya memerlukan waktu satu jam jika mereka hanya memerlukan file elektronik, dan satu hari untuk katalog cetak dan jilid.

(20)

(21)

Prestasi Bidang TUPOKSI Syakirin Pangaribuan 19

BAB III

CAPAIAN KINERJA PENGADAAN

3.1. Jumlah Perolehan Bahan Pustaka (2007 - 2009)

No Jenis

Bahan Pustaka

2007 2008 2009 Jumlah

Judul Eks Judul Eks Judul Eks Judul Eks

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10)

1 Buku

• Indonesia • Asing 2.126 500 8.422 675 1.827 1.223 8.246 2.297 2.375 1.340 12.641 4.558 6.328 3.063 29.309 7.530 Sub Jumlah 2.626 9.097 9.097 3.050 10.543 3.715 9.391 36.839 2 Jurnal

• Indonesia (Cetak) • Asing

- Cetak - On-line

(CD-ROM & Web)

133 24 8.849 785 96 -*) 383 81 12.957 1.209 317 12.957 226 186 30.361 900 440 30.361*) 742 291 30.361 2.894 853 30.361 Sub Jumlah 9.006 881 8.936 13.421 30.683 31.701 31.394 34.108 3 A/V&CD-ROM

• Kaset audio • Kaset video • CD-ROM, database • CD-ROM,

multimedia • CD-ROM, fulltext • Disket 2 3 1 8 115 - 4 3 973 10 189 - - 1 1 25 426 - - 1 31 27 426 - - - - - 137 - - - - - 284 - 2 4 2 33 678 4 4 1.004 37 899

Sub Jumlah 129 1.179 453 485 137 284 719 1.948

4 Deposit USU 574 612 1.062 1.113 1.235 1.239 2.871 2.964

5 Deposit ADB 216 221 119 136 163 163 498 520

6 Deposit WB 88 94 16 17 33 39 137 150

7 American Corner 47 66 1.502 2.190 167 167 1.716 2.423 Sub Jumlah 925 993 2.699 3.356 1.598 1.608 5.222 5.957

TOTAL 12.366 11.830 19.623 28.867 36.132 50.792 46.726 78.852

*) Jumlah eksemplar (edisi) tidak dihitung, karena bervariasi frekwensi penerbitannya.

(22)

Prestasi Bidang TUPOKSI Syakirin Pangaribuan 20

3.1. 1. Jumlah Koleksi Berdasarkan Jenis (s. d. Desember 2009)

No Jenis Koleksi

Jumlah

Judul Eksemplar

Kepingan CD, Disket,

Kaset

(1) (2) (3) (4) (5)

1 Buku 119.709 433.135

2 Jurnal (Tercetak) 3.049 36.053

3 Jurnal (Mikrofis) 515 61.440

4 Jurnal Elektronik (CD-ROM & Online)

30.361 30.361 5.145

5 Kaset audio/video 187 - 395

6 Disket Komputer 316 - 838

7 CD-ROM, database 31 - 1.602

8 CD-ROM, multimedia 177 - 194

9 CD-ROM, fulltext 1.325 - 2.017

10 Deposit USU 20.801 23.793

11 Deposit ADB 4.606 5.072

12 Deposit WB 1.245 1.387

13 American Corner 3.405 4.956

Jumlah 185.727 596.197 10.090

3.1.2. Persentase Koleksi Berdasarkan Jenis 2009

Buku 71% Jurnal

22%

Koleksi lain 7%

(23)

Prestasi Bidang TUPOKSI Syakirin Pangaribuan 21 3.2. Pembelian Buku dan Jurnal

3.2.1. Pembelian Buku dan Jurnal (2007)

No. Kategori

Jumlah

Sumber Pendanaan Judul Eksemplar

(1) (2) (3) (4) (5)

1. Buku Dalam Negeri 1.401 7.172 DIPA-DM

53 252 Proyek (P2T)

2. Buku Luar Negeri 419 419 DIPA-DM

3. Jurnal Dalam Negeri 87 501 DIPA-DM

4. Jurnal Luar Negeri:

 Cetak

 Elektronik (Online)  ProQuest  Westlaw

- 8.099 947 - *) *) - DIPA-DM DIPA-DM

5. CD-ROM ProQuest 6 99 DIPA-DM

Jumlah 11.006 8.443

*) Jumlah eksemplar (edisi) tidak dihitung, karena bervariasi frekwensi penerbitannya.

3.2.2. Pembelian Buku dan Jurnal (2008)

No. Kategori

Jumlah

Sumber Pendanaan Judul Eksemplar

(1) (2) (3) (4) (5)

1. Buku Dalam Negeri 611 4.208 DIPA-DM

83 415 Proyek (P2T)

2. Buku Luar Negeri 510 510 DIPA-DM

3. Penggandaan Buku Luar

Negeri

497 1.541 DIPA-DM

4. Jurnal Dalam Negeri 22 331 DIPA-DM

5. Jurnal Luar Negeri:

 Cetak

 Elektronik (Online) ProQuest Westlaw 2 10.784 962 69 10.784 962 DIPA-DM DIPA-DM DIPA-DM

6. CD-ROM ProQuest 6 31 DIPA-DM

(24)

Prestasi Bidang TUPOKSI Syakirin Pangaribuan 22

3.2.3. Pembelian Buku dan Jurnal (2009)

No. Kategori

Jumlah

Sumber Dana Judul Eksemplar

(1) (2) (3) (4) (5)

1. Buku Dalam Negeri 1.877 11.656 DM

2. Buku Luar Negeri 1.294 1.298 DM

3. Penggandaan Buku Luar Negeri 837 3.190 DM

4. Jurnal Dalam Negeri 62 180 DM

5. Jurnal Luar Negeri:

 Cetak

 Elektronik (Online) ProQuest ProQuest ProQuest EBSCO GALE TEEAL Westlaw World Scientific 16 15.268 1.009 1.154 7.030 4.750 164 962 25 30 15.268 1.009 1.154 7.030 4.750 164 962 25 DM DM Dikti DIPA Dikti Dikti DM DM DM

6. CD-ROM 137 284 DM

(25)

Prestasi Bidang TUPOKSI Syakirin Pangaribuan 23 3.3. Data Jumlah Koleksi Digital (USU Repository)

3.3.1. Jumlah Koleksi Digital (USU Repository) Yang Dipublikasikan di Situs Web Perpustakaan (Januari s.d Desember 2007)

3.3.2. Jumlah Koleksi Digital (USU Repository) Yang Dipublikasikan di Situs Web Perpustakaan Per Tahun 2008

No.

Urut Kategori Dokumen Jumlah

1. PhD Dissertations 67

2. Master Theses 2.705

3. Lecture Papers 1.691

4. Student Papers 4.636

(26)

Prestasi Bidang TUPOKSI Syakirin Pangaribuan 24

Data per tanggal 9 Desember 2008

3.3.3. Jumlah Koleksi Digital (USU Repository) yang dipublikasikan di Situs Web Perpustakaan Per Tahun 2009

No.

Urut Kategori Dokumen Jumlah

1. PhD Dissertations 71

2. Master Theses 3.336

3. Lecture Papers 1.823

4. Student Papers 7.136

5. Proceedings 21

6. Professor Orations 75

7. Rector Speechs 29

8. Department Guide-Books 88

9. USU e-Journals 995

10. Others 37

Total 13.611

Data per tanggal 7 Desember 2009

6. Professor Orations 74

7. Rector Speechs 10

8. Department Guide-Books 59

9. USU e-Journals 24

10. Others 28

(27)

Prestasi Bidang TUPOKSI Syakirin Pangaribuan 25 3.4. Data Evaluasi Kinerja Perpustakaan USU

LAMPIRAN

ISIAN EVALUASI KINERJA

PERPUSTAKAAN PERGURUAN TINGGI DI INDONESIA TAHUN 2007

Setiap butir pertanyaan disertai penjelasan.

1. Nama Perguruan Tinggi : UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

2. Jumlah seluruh mahasiswa : 28.030

3. Anggaran pengadaan koleksi (buku, jurnal, audio visual, database, dll): Rp. 3.198.669.750,- (Tiga

milyar seratus sembilan puluh delapan juta enam ratus enam puluh sembilan ribu tujuh ratus lima puluh ribu rupiah)

4. Jumlah koleksi muatan lokal (tugas akhir, skripsi, tesis, disertasi, laporan penelitian, makalah

seminar/lokakarya/konferensi, pidato ilmiah) dalam bentuk hard copy : 101.702 judul.

5. Jumlah koleksi muatan lokal dalam bentuk digital : 8.700 judul

6. Alamat website Perpustakaan: library.usu.ac.id

Seluruh data dalam isian ini adalah data tahun 2007 dan mencakup seluruh perpustakaan yang ada di lingkungan perguruan tinggi (Perpustakaan Pusat, Fakultas, dll)

NO. INDIKATOR KINERJA PERPUSTAKAAN _Nilai

KINERJA ASUPAN (INPUT)

1 Rasio eksemplar bahan perpustakaan terhadap mahasiswa

26 : 1

2 Rasio pertambahan bahan perpustakaan terhadap

mahasiswa per tahun 0,90 : 1

3 Rasio judul jurnal ilmiah tercetak dan individual jurnal elektronik yang dilanggan terhadap jumlah program studi

220 : 1

4 Sebutkan judul-judul database yang dapat diakses oleh sivitas akademika secara online:

a. ProQuest Business – ABI/Inform Dateline b. ProQuest Business – ABI/Inform Global c. ProQuest Business – Trade & Industry d. ProQuest Medical Library Journals e. ProQuest Science Journals

f. ProQuest Agriculture Journals g. ProQuest Psychology Journals

h. ProQuest Academic Research Library i. News – U.S. National Newspaper Abstract j. EBSCO online

k. Web of Science l. Westlaw International m. ASCE Complete Collection n. ACS – American Chemicals

(28)

Prestasi Bidang TUPOKSI Syakirin Pangaribuan 26

o. IEEE Communication Society p. IEEE Computer Society

Apabila tempat ini kurang, gunakan lembar terpisah.

5. Jumlah jam buka perpustakaan/minggu 80 jam

6. Rasio jumlah terminal komputer publik yang disediakan secara cuma-cuma untuk akses informasi terhadap mahasiswa 0,017 : 1

7 Rasio lebar pita (bandwidth) Internet yang dimiliki oleh institusi terhadap mahasiswa 1,09 Kb : 1

8. Jumlah pustakawan

S1 : 41 S3 : ... S2 : 7

9 Rasio pustakawan terhadap mahasiswa 0,002 : 1

10 Rasio seluruh staf perpustakaan terhadap mahasiswa 0,004 : 1

11 Persentase mahasiswa yang menjadi anggota perpustakaan

100%

12. Rata-rata jumlah hari yang diperlukan untuk pengadaan bahan perpustakaan mulai dari pengusulan oleh pengguna sampai bahan perpustakaan diterima oleh Perpustakaan

10,5 hari

13. Kecepatan pengolahan bahan perpustakaan mulai buku

diterima oleh perpustakaan sampai siap dipergunakan 44 : 1 hari

14. Rasio transaksi peminjaman (eksemplar) terhadap mahasiswa 13,5 : 1

15 Rasio penggunaan bahan perpustakaan di dalam perpustakaan (in-library use) terhadap mahasiswa

42,16 : 1

16 Rasio bahan perpustakaan yang dipinjam (check-out) terhadap bahan perpustakaan yang dapat diipinjam (circulating collection) 0,73 : 1

17 Jumlah kunjungan ke website perpustakaan selama satu tahun 3.549.727

18. Rasio kunjungan fisik terhadap mahasiswa 38,17 : 1 19. Jumlah pertanyaan rujukan/referensi dalam satu tahun

27.227

20. Kepuasan pengguna dari hasil survei

Puas: 49,78 %; Sangat puas: 25,24 %

21. Jumlah event/kegiatan yang diadakan oleh perpustakaan selama satu tahun 8 kali

22. Partisipasi aktif dalam jaringan kerjasama perpustakaan (misal: FPPTI, FKP2T, AUN, BHMN, dll)

(29)

Prestasi Bidang TUPOKSI Syakirin Pangaribuan 27 Keterangan:

1. Catatan: Yang dimaksud bahan perpustakaan adalah buku/monograf, audio visual, dan e-book yang dimiliki oleh perpustakaan (bukan sekedar hak akses). Khusus untuk e-e-book, angka yang digunakan adalah jumlah judul e-book.

2. Pertambahan bahan perpustakaan adalah jumlah bahan perpustakaan yang diadakan pada tahun 2007.

3. Yang dimaksud adalah judul-judul individual jurnal (bukan judul-judul jurnal yang tercakup dalam online database) yang selalu diperoleh/dilanggan secara rutin sampai dengan tahun 2007.

4. Sebutkan nama online database yang dilanggan, tidak perlu menyebutkan jumlah judul yang terdapat di dalamnya,

5. Bagi PT yang memiliki lebih dari 1 perpustakaan, dihitung rata-ratanya 6. Lokasi terminal komputer publik tidak harus di dalam perpustakaan. 7. Sudah jelas.

8. Pustakawan yang dimaksud di sini adalah staf perpustakaan yang memiliki latar belakang pendidikan perpustakaan, dokumentasi & informasi:

9. Sudah jelas. 10.Sudah jelas. 11.Sudah jelas. 12.Sudah jelas. 13.Sudah jelas.

14.Yang dimaksud dengan transaksi peminjaman adalah jumlah bahan perpustakaan yang dipinjam keluar perpustakaan (check-out)

15.Yang dimaksud adalah jumlah bahan perpustakaan (misalnya: buku/monograf, audio visual, dan jurnal) yang digunakan di dalam perpustakaan.

16.Yang dimaksud adalah tingkat keterpakaian (turn-over) dari bahan perpustakaan yang dapat dipinjam.

17.Sudah jelas.

18.Yang dimaksud adalah jumlah kunjungan mahasiswa secara fisik ke perpustakaan dalam satu tahun.

19.Yang dimaksud dengan pertanyaan rujukan adalah semua pertanyaan yang untuk menjawabnya dibutuhkan sumber-sumber informasi tertentu.

20.Untuk mengetahui tingkat kepuasan pengguna perpustakaan perlu melakukan survei dengan menggunakan kuesioner terlampir dengan jumlah responden minimal 5% dari jumlah kunjungan fisik harian.

21.Kegiatan yang dimaksud adalah kegiatan yang melibatkan pengguna perpustakaan dan tidak harus diadakan di dalam perpustakaan.

(30)

Prestasi Bidang TUPOKSI Syakirin Pangaribuan 28 3.5. Hasil Audit AMI (Auditor Mutu Internal) USU

STANDAR 4: PRASARANA DAN SARANA

4.3.

Perpustakaan dan

Bahan Pustaka

4.3.1) Ukuran ruang dan peralatan yang tersedia 0 : Tidak mencukupi kebutuhan dan standar 2 : Kurang memenuhi kebutuhan dan standar

4 : Luas ruangan perpustakaan melampaui standar minimum dan sangat nyaman. Memiliki peralatan yang sangat lengkap dan modern

Dokumen pendukung: [misal]

1. Depdiknas. Dirjen Dikti. 2004. Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi

Catatan: [bila diperlukan]

Luas Gedung Standar = 1,6 m_² x (25% x Jumlah Mahasiswa) = 1,6 m_² x (25% x 30.000)

= 12.000 m_²

Luas Gedung Perpustakaan USU saat ini = 6.326 m_²

Pembangunan Gedung B (Bantuan Gubernur SUMUT) sedang dikerjakan = 6.326 m_² Jumlah = 12.652 m_²

Skor oleh: GJM/GKM 4 Auditor 4 Akhir

4.3.2) Jenis dan jumlah bahan pustaka 0 : Tidak lengkap

2 : Kurang lengkap

4 : Jenis bahan pustaka sangat lengkap sesuai dengan keperluan bidang kajian. Jumlah bahan pustaka sangat memadai

Dokumen pendukung : [misal]

1. Laporan Akuntabilitas Kinerja (LAKIP) Perpustakaan USU Tahun 2008 2. Data Jumlah Bahan Pustaka Menurut Program Studi

Catatan: [bila diperlukan]

Data kepustakaan untuk masing-masing program studi yang ada telah dirinci, meskipun ada ketimpangan, tetapi semua program studi didukung oleh buku perpustakaan

Skor oleh: GJM/GKM 4 Auditor 4 Akhir

4.3.3) Ketersediaan bahan pustaka (rasio ketersediaan) 0 : > 1:50

2 : antara 1:50 s/d 1:20

4 : Rata-rata perbandingan jumlah buku terhadap mahasiswa dalam semua bidang kajian, > 1:20

Dokumen pendukung : [misal]

(31)

Prestasi Bidang TUPOKSI Syakirin Pangaribuan 29 Catatan: [bila diperlukan]

Jumlah buku Perpustakaan USU dan Cabang = 630.216 eks. Jumlah Jurnal = 30.361 judul

Rata-rata rasio buku dengan mahasiswa = 630.216 : 30.000 = 21 : 1

Dokumen pendukung tidak tepat

Skor oleh: GJM/GKM 4 Auditor 4 Akhir

4.3.4) Tahun terbitan

0 : < 10 % terbitan 5 tahun terakhir, kecuali buku-buku klasik. 2 : < 20 % terbitan 5 tahun terakhir, kecuali buku-buku klasik.

4 : > 30% buku terbitan 5 tahun terakhir, kecuali buku-buku klasik. Semua jurnal memiliki terbitan 2 tahun terakhir.

Dokumen pendukung : [misal]

1. Laporan Akuntabilitas Kinerja (LAKIP) Perpustakaan USU Tahun 2008

Catatan: [bila diperlukan]

 Jumlah buku tahun terbit 5 tahun terakhir (>2004) = 13.239, atau 14,53% dari jumlah keseluruhan (91.091 judul).

 Seluruh jurnal elektronik (30.361 judul) memiliki terbitan 2 tahun terakhir

Skor oleh: GJM/GKM 4 Auditor 4 Akhir

4.3.5) Penggunaan Perpustakaan

0 : < 10% dari jumlah mahasiswa (student body)

2 : Antara 10% s/d 20 % dari jumlah mahasiswa (student body)

4 : Perpustakaan buka mulai pukul 8.00 – 22.00, pada hari kerja. Rata-rata jumlah kunjungan mahasiswa per bulan, > 30% dari jumlah mahasiswa (student body)

Dokumen pendukung : [misal]

1. Laporan Akuntabilitas Kinerja (LAKIP) Perpustakaan USU Tahun

Catatan: [bila diperlukan]

 Jam buka Perpustakaan adalah 08.00 s.d. 22.00 WIB Senin s.d. Jum’at 08.00 s.d. 18.00 WIB Sabtu

 Kunjungan Mahasiswa per bulan = 106.401

Skor oleh: GJM/GKM 4 Auditor 4 Akhir

4.3.6) Layanan antar perpustakaan 0 : Tidak ada

2 : Kurang

4 : Memiliki layanan antar perpustakaan internasional, nasional, regional dan lokal

Dokumen pendukung : [misal]

(32)

Prestasi Bidang TUPOKSI Syakirin Pangaribuan 30

Catatan: [bila diperlukan]

Jika ada permintaan dari Perpustakaan dan Lembaga lain segera diproses

Skor oleh: GJM/GKM 4 Auditor 2 Akhir

4.3.7) Layanan e-library

0 : Tidak ada 2 : Kurang

4 : Tersedia layanan e-library bagi sebagian besar bidang ilmu (departemen/jurusan)

Dokumen pendukung : [misal]

1. URL Perpustakaan USU (http://library.usu.ac.id)

Catatan: [bila diperlukan]



(33)

Prestasi Bidang TUPOKSI Syakirin Pangaribuan 31

Skor oleh: GJM/GKM 4 Auditor 4 Akhir

4.3.8) Dokumentasi Disertasi, Tesis, Skripsi dan Tugas Akhir Mahasiswa 0 : Tidak ada dokumentasi

2 : Kurang terdokumentasi dengan baik 4 : Terdokumentasi dengan sangat baik Dokumen pendukung : [misal]

1. Laporan Akuntabilitas Kinerja (LAKIP) Perpustakaan USU Tahun 2008

2. URL Perpustakaan USU

3. SK Rektor USU No. 1240/H5/SK/PK/2007 tentang Penyerahan Karya Akhir Mahasiswa kepada Perpustakaan

Catatan: [bila diperlukan]

Cukup Jelas

Skor oleh: GJM/GKM 4 Auditor 4 Akhir

4.3.9) Anggaran perpustakaan 0 : Tidak ada

2 : Kurang

4 : Anggaran perpustakaan sangat memadai untuk pengadaan dan perawatan bahan pustaka

Dokumen pendukung : [misal]

1. Depdiknas. Dirjen Dikti. 2004. Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi

Catatan: [bila diperlukan]

Berdasarkan rekomendasi Dikti anggaran perpustakaan 5% dari anggaran Universitas 1. Anggaran USU tahun 2008 = Rp. ...

2. Anggaran Perpustakaan USU 2008 = Rp. 5.521.414.092

(34)

Prestasi Bidang TUPOKSI _{Syakirin Pangaribuan} 32 3.5. Hasil Angket Kepuasan Pengguna

HASIL ANGKET KEPUASAN PENGGUNA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SUMATERA UTARA Tabel 1. Tanggapan Pengguna terhadap Ketersediaan Koleksi

No Item Sangat Kurang Kurang Netral Baik Sangat Baik Total %

Frk % Frk % Frk % Frk % Frk %

1 Buku Teks 1.00 0.67 17.00 11.33 27.00 18.00 69.00 46.00 36.00 24.00 150.00 100.00 2 Jurnal tercetak/majalah 2.00 1.33 19.00 12.67 22.00 14.67 73.00 48.67 34.00 22.67 150.00 100.00 3 Online database 5.00 3.33 10.00 6.67 11.00 7.33 82.00 54.67 42.00 28.00 150.00 100.00

Jumlah 1.78 10.22 13.33 49.78 24.89 Tabel 2. Tanggapan Pengguna terhadap Fasilitas Perpustakaan

No Item Sangat Kurang Kurang Netral Baik Sangat Baik Total %

Frk % Frk % Frk % Frk % Frk %

1 Penerangan 1.00 0.67 21.00 14.00 23.00 15.33 69.00 46.00 36.00 24.00 150.00 100.00 2 Tata ruang 4.00 2.67 17.00 11.33 21.00 14.00 74.00 49.33 34.00 22.67 150.00 100.00 3 Kenyamanan 5.00 3.33 11.00 7.33 8.00 5.33 82.00 54.67 44.00 29.33 150.00 100.00 4 Komputer 3.00 2.00 23.00 15.33 19.00 12.67 70.00 46.67 35.00 23.33 150.00 100.00 5 Toilet 6.00 4.00 12.00 8.00 18.00 12.00 74.00 49.33 40.00 26.67 150.00 100.00

(35)

Prestasi Bidang TUPOKSI _{Syakirin Pangaribuan} 33

Tabel 3. Tanggapan Pengguna terhadap Jenis Layanan

No Item Sangat Kurang Kurang Netral Baik Sangat Baik Total %

Frk % Frk % Frk % Frk % Frk %

1 Peminjaman/Pengemb. 0.00 0.00 2.00 1.33 6.00 4.00 80.00 53.33 62.00 41.33 150.00 100.00 2 Rujukan 4.00 2.67 9.00 6.00 29.00 19.33 73.00 48.67 35.00 23.33 150.00 100.00 3 Pelatihan Pemanfaatan

Perpustakaan

13.00 8.67 25.00 16.67 18.00 12.00 72.00 48.00 22.00 14.67 150.00 100.00 4 Koleksi Lokal (Skripsi, Tesis,

disertasi) 2.00 1.33 15.00 10.00 24.00 16.00 74.00 49.33 35.00 23.33 150.00 100.00

(36)

Prestasi Bidang TUPOKSI _{Syakirin Pangaribuan} 34

Tabel 4. Tanggapan Pengguna terhadap Staf Perpustakaan

No. Item Sangat Kurang Kurang Netral Baik Sangat Baik Total %

Frk % Frk % Frk % Frk % Frk %

1 Keramahan 0.00 0.00 15.00 10.00 20.00 13.33 75.00 50.00 40.00 26.67 150.00 100.00 2 Keterampilan 2.00 1.33 16.00 10.67 25.00 16.67 73.00 48.67 34.00 22.67 150.00 100.00 3 Kerapihan 2.00 1.33 4.00 2.67 19.00 12.67 82.00 54.67 43.00 28.67 150.00 100.00 4 Kesediaan Membantu 4.00 2.67 17.00 11.33 22.00 14.67 72.00 48.00 35.00 23.33 150.00 100.00

(37)

Prestasi Bidang TUPOKSI Syakirin Pangaribuan 35

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1. Kesimpulan

1. Visi Perpustakaan USU yang telah dicita-citakan akan diupayakan pencapaiannya melalui pengembangan perpustakaan yang dinamis sesuai dengan kemajuan IPTEK agar perpustakaan dapat memberikan kontribusi yang maksimal dalam rangka pencapaian visi Universitas Sumatera Utara, yaitu the University for Industry.

2. Pengadaan bahan pustaka dikelola dengan manajemen yang mengutamakan azas User

Oriented, yang harus dipertanggungjawabkan dengan akuntabilitas yang realistis

lebih-lebih lagi karena anggaran pengadaan didanai oleh mahasiswa USU.

3. Proses pengadaan dilaksanakan dengan prinsif seleksi yang didasarkan pada kebutuhan sivitas akademika, dengan membangun komunikasi yang lancar dengan dosen, mahasiswa, departemen dan fakultas, menggunakan anggaran dengan azas keseimbangan baik kuantitas, kualitas maupun kemutakhirannya.

4. Berbagai terobosan atau solusi telah diupayakan dengan maksimal terutama dalam mengatasi berbagai masalah setelah melakukan evaluasi diri mengetahui kelemahan dan kekuatan yang ada.

5. Berdasarkan hasil evaluasi yang dilakukan Tim Auditor Internal, akreditasi institusi, dan survey kepada pengguna Perpustakaan USU ternyata mendapatkan hasil yang baik dan menggembirakan.

4.2. Saran

1. Oleh karena Universitas Sumatera Utara sebagai salah satu universitas terbesar di Indonesia saat ini sedang giat-giatnya melakukan pembenahan, terlebih lagi dalam upayanya untuk ikut dalam persaingan nasional, regional dan global dan ikut ambil bagian dalam peringkat the World Class University, maka beban tugas dan tanggungjawab

(38)

Prestasi Bidang TUPOKSI Syakirin Pangaribuan 36

Perpustakaan USU akan semakin berat dalam menyongsong hari yang akan datang. Perpustakaan USU harus lebih dinamis, tetap tanggap terhadap perkembangan kemajuan teknologi dan mengambil manfaat dan kemajuan di dalam kemajuan tersebut.

2. Anggaran pengadaan bahan pustaka harus terus diupayakan peningkatannya, memadai dalam kuantitas dan kualitasnya, dan segala sarana dan prasarana pelayanan dimodernisasi sesuai perkembangan ICT, agar fungsi perpustakaan dalam menunjang kelancaran program tridharma USU benar-benar maksimal.

(39)

Prestasi Bidang TUPOKSI Syakirin Pangaribuan 37 Daftar Pustaka

Departemen Pendidikan Nasional. Dirjen Pendidikan Tinggi. 2007. Lampiran Isian Evaluasi

Kinerja Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Indonesia Tahun 2007. Jakarta : Dirjen

Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional

Universitas Sumatera Utara. Perpustakaan. 2005. Buku Panduan Perpustakaan. Medan : Perpustakaan Universitas Sumatera Utara

Universitas Sumatera Utara. Perpustakaan. 2008. Hasil Angket Kepuasan Pengguna

Perpustakaan Universitas Sumatera Utara. Medan : Perpustakaan Universitas Sumatera

Utara

Universitas Sumatera Utara. Perpustakaan. 2007. Laporan Akuntabilitas Kinerja (LAKIP)

Perpustakaan. Medan : Perpustakaan Universitas Sumatera Utara.

Universitas Sumatera Utara. Perpustakaan. 2008. Laporan Akuntabilitas Kinerja (LAKIP)

Perpustakaan. Medan : Perpustakaan Universitas Sumatera Utara

Universitas Sumatera Utara. Perpustakaan. 2009. Laporan Akuntabilitas Kinerja (LAKIP)

Perpustakaan. Medan : Perpustakaan Universitas Sumatera Utara

Universitas Sumatera Utara. Unit Manajemen Mutu. 2009. Scoring Mutu Perpustakaan

(1)

Prestasi Bidang TUPOKSI _{Syakirin Pangaribuan} 32

3.5. Hasil Angket Kepuasan Pengguna

HASIL ANGKET KEPUASAN PENGGUNA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SUMATERA UTARA Tabel 1. Tanggapan Pengguna terhadap Ketersediaan Koleksi

No Item Sangat Kurang Kurang Netral Baik Sangat Baik Total %

Frk % Frk % Frk % Frk % Frk %

1 Buku Teks 1.00 0.67 17.00 11.33 27.00 18.00 69.00 46.00 36.00 24.00 150.00 100.00

2 Jurnal tercetak/majalah 2.00 1.33 19.00 12.67 22.00 14.67 73.00 48.67 34.00 22.67 150.00 100.00

3 Online database 5.00 3.33 10.00 6.67 11.00 7.33 82.00 54.67 42.00 28.00 150.00 100.00

Jumlah 1.78 10.22 13.33 49.78 24.89

Tabel 2. Tanggapan Pengguna terhadap Fasilitas Perpustakaan

No Item Sangat Kurang Kurang Netral Baik Sangat Baik Total %

Frk % Frk % Frk % Frk % Frk %

1 Penerangan 1.00 0.67 21.00 14.00 23.00 15.33 69.00 46.00 36.00 24.00 150.00 100.00

2 Tata ruang 4.00 2.67 17.00 11.33 21.00 14.00 74.00 49.33 34.00 22.67 150.00 100.00

3 Kenyamanan 5.00 3.33 11.00 7.33 8.00 5.33 82.00 54.67 44.00 29.33 150.00 100.00

4 Komputer 3.00 2.00 23.00 15.33 19.00 12.67 70.00 46.67 35.00 23.33 150.00 100.00

5 Toilet 6.00 4.00 12.00 8.00 18.00 12.00 74.00 49.33 40.00 26.67 150.00 100.00

(2)

Prestasi Bidang TUPOKSI _{Syakirin Pangaribuan} 33

Tabel 3. Tanggapan Pengguna terhadap Jenis Layanan

No Item Sangat Kurang Kurang Netral Baik Sangat Baik Total %

Frk % Frk % Frk % Frk % Frk %

1 Peminjaman/Pengemb. 0.00 0.00 2.00 1.33 6.00 4.00 80.00 53.33 62.00 41.33 150.00 100.00

2 Rujukan 4.00 2.67 9.00 6.00 29.00 19.33 73.00 48.67 35.00 23.33 150.00 100.00

3 Pelatihan Pemanfaatan

Perpustakaan

13.00 8.67 25.00 16.67 18.00 12.00 72.00 48.00 22.00 14.67 150.00 100.00

4 Koleksi Lokal (Skripsi, Tesis,

disertasi) 2.00 1.33 15.00 10.00 24.00 16.00 74.00 49.33 35.00 23.33 150.00 100.00

(3)

Prestasi Bidang TUPOKSI _{Syakirin Pangaribuan} 34

Tabel 4. Tanggapan Pengguna terhadap Staf Perpustakaan

No. Item Sangat Kurang Kurang Netral Baik Sangat Baik Total %

Frk % Frk % Frk % Frk % Frk %

1 Keramahan 0.00 0.00 15.00 10.00 20.00 13.33 75.00 50.00 40.00 26.67 150.00 100.00

2 Keterampilan 2.00 1.33 16.00 10.67 25.00 16.67 73.00 48.67 34.00 22.67 150.00 100.00

3 Kerapihan 2.00 1.33 4.00 2.67 19.00 12.67 82.00 54.67 43.00 28.67 150.00 100.00

4 Kesediaan Membantu 4.00 2.67 17.00 11.33 22.00 14.67 72.00 48.00 35.00 23.33 150.00 100.00

(4)

Prestasi Bidang TUPOKSI Syakirin Pangaribuan 35

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1. Kesimpulan

2. Pengadaan bahan pustaka dikelola dengan manajemen yang mengutamakan azas User Oriented, yang harus dipertanggungjawabkan dengan akuntabilitas yang realistis lebih-lebih lagi karena anggaran pengadaan didanai oleh mahasiswa USU.

4. Berbagai terobosan atau solusi telah diupayakan dengan maksimal terutama dalam mengatasi berbagai masalah setelah melakukan evaluasi diri mengetahui kelemahan dan kekuatan yang ada.

5. Berdasarkan hasil evaluasi yang dilakukan Tim Auditor Internal, akreditasi institusi, dan survey kepada pengguna Perpustakaan USU ternyata mendapatkan hasil yang baik dan menggembirakan.

4.2. Saran

(5)

Prestasi Bidang TUPOKSI Syakirin Pangaribuan 36

(6)

Prestasi Bidang TUPOKSI Syakirin Pangaribuan 37

Daftar Pustaka

Departemen Pendidikan Nasional. Dirjen Pendidikan Tinggi. 2007. Lampiran Isian Evaluasi Kinerja Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Indonesia Tahun 2007. Jakarta : Dirjen Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional

Universitas Sumatera Utara. Perpustakaan. 2005. Buku Panduan Perpustakaan. Medan : Perpustakaan Universitas Sumatera Utara

Universitas Sumatera Utara. Perpustakaan. 2008. Hasil Angket Kepuasan Pengguna

Perpustakaan Universitas Sumatera Utara. Medan : Perpustakaan Universitas Sumatera Utara

Universitas Sumatera Utara. Perpustakaan. 2007. Laporan Akuntabilitas Kinerja (LAKIP) Perpustakaan. Medan : Perpustakaan Universitas Sumatera Utara.

Universitas Sumatera Utara. Perpustakaan. 2008. Laporan Akuntabilitas Kinerja (LAKIP) Perpustakaan. Medan : Perpustakaan Universitas Sumatera Utara

Universitas Sumatera Utara. Perpustakaan. 2009. Laporan Akuntabilitas Kinerja (LAKIP) Perpustakaan. Medan : Perpustakaan Universitas Sumatera Utara

Universitas Sumatera Utara. Unit Manajemen Mutu. 2009. Scoring Mutu Perpustakaan Universitas Sumatera Utara. Medan : UMM USU.

Terobosan Dalam Pengadaan Bahan Pustaka Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara