Analisis Terhadap Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Dan Penerimaan Kas Pada Pt Trubus Media Swadaya Medan

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

PROGRAM S-1 EKSTENSI

MEDAN

SKRIPSI

ANALISIS TERHADAP SISTEM INFORMASI

AKUNTANSI PENJUALAN DAN PENERIMAAN KAS

PADA PT TRUBUS MEDIA SWADAYA MEDAN

Diajukan Oleh :

Nama

: Rina Silalahi

Nim

:

060522075

Departemen :

Akuntansi

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh

Gelar Sarjana Ekonomi

PERNYATAAN

Dengan ini saya menyatakan bahwa skripsi yang berjudul “Analisis Terhadap Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas Pada PT. Trubus Media Swadaya Medam”, adalah benar hasil karya saya sendiri dan judul yang dimaksud belum pernah dimuat, dipublikasi, atau diteliti oleh mahasiswa lain dalam konteks penulisan skripsi S-1 Ekstensi Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Semua sumber data dan informasi yang diperoleh, telah dinyatakan dengan jelas, benar apa adanya dan apabila di kemudian hari pernyataan ini tidak benar saya bersedia menerima sanksi yang ditetapkan oleh Universitas Sumatera Utara.

Medan, 27 Januari 2009

Yang membuat pernyataan,

RINA SILALAHI

NIM 060522075

KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur penulis panjatkan ke hadirat Tuhan Yesus Kristus karena dengan anugrah dan karuniaNya lah penulis akhirnya dapat menyelesaikan penulisan skripsi yang berjudul “Analisis Terhadap Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas Pada PT.Trubus Media Swadaya Medan” yang disusun dalam rangka memenuhi salah satu syarat untuk memperoleh gelar kesarjanaan pada Fakultas Ekonomi Departemen Akuntansi Universitas Sumatera Utara. Selama proses penulisan skripsi ini penulis banyak memperoleh bimbingan, dukungan, semangat, nasehat, dan bantuan lain baik secara moril maupun materiil dari berbagai pihak. Pada kesempatan ini penulis menyampaikan terima kasih kepada:

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Drs. Arifin Akhmad, M.Si, Ak selaku Ketua Departemen Akuntansi Universitas Sumatera Utara.

3. Bapak Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak selaku Sekretaris Departemen Akuntansi Universitas Sumatera Utara.

4. Bapak Drs. Wahidin Yasin, M.Si, selaku Dosen Pembimbing yang sangat sabar membimbing dan telah banyak membantu serta memberikan pengarahan kepada penulis selama proses penyusunan hingga penyelesaian skripsi ini. Bapak Drs. Zainal AT Silangit, Ak selaku Dosen Pembanding I

serta Bapak Sambas Ade Kusuma, SE, Ak,MSi selaku Dosen Pembanding II yang telah memberikan pengarahan selama penulisan skripsi.

5. Pihak Perusahaan yang telah mengizinkan penulis melakukan penelitian dan telah bersedia menyediakan data yang dibutuhkan oleh penulis.

6. Bapak dan Ibu tercinta, terima kasih atas segenap cinta kasih sayang, bimbingan, doa, nasehat, dan dukungan yang selalu ada selama ini untuk penulis.

Segala usaha telah penulis upayakan, namun skripsi ini masih jauh dari kata sempurna dan masih perlu mendapat banyak perbaikan atas segala kelemahannya yang semata-mata merupakan keterbatasan peneliti. Dengan segala kerendahan hati, peneliti menerima setiap saran dan kritik yang bertujuan membangun untuk pencapaian kesempurnaan dalam skripsi ini. Peneliti berharap semoga skripsi ini bermanfaat bagi semua pihak. Semoga Tuhan senantiasa melimpahkan berkah dan karuniaNya. Amin.

Medan, 27 Januari 2009

Penulis,

RINA SILALAHI

ABSTRAK

Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui apakah Sistem Informasi Akuntanasi yang diterapkan PT. Trubus Media Swadaya Medan dalam memproses transaksi penjualan dan penerimaan kas te;ah mamapu menghasilkan informasi yang handal pada masa sekarang dan masa yang akan dating.

Penelitian pada skripsi ini berbentuk deskriptif, dimana data primer dan sekunder yang dikumpulkan penulis dengan teknik observasi, wawancara, dan dokumentasi dianalisis secara deskriptif dan komparatif yaitu dengan membndingkan teori dengan yang diterpakan di PT.Trubus Media Swadaya Medan Sehingga Daspat dimabil suatu kesimpulan.

Sistem Informasi Akuntansi Penjualan, penerimaan kas dan pengendalian intern merupakan salah satu sub system informasi akuntansi yang menjelaskan bagaimana seharusnya prosedur dalam melakukan kegiatan penjualan dan penerimaan kas dari penjualan sehingga tindakan manipulasi terhadapa penjualan dan penerimaan kas dapat dihindari. Maka sexcara umum, berdasarkan hasil analisis penulis mambuat kesimpulan bahwa system informasi akuntansi yang diteapkan PT. Trubus Media Swadaya Medan dalam memproses transaksi penjualan dan penerimaan kas telah mampu menghasilakn informasi yang handal pada masa sekarang dan masa yang akan datang.

Kata Kunci: Sistem Informasi Akuntansi, Penjualan, Penerimaan kas, Siklus Pendapatan, , Pengendalaian Intern

ABSTRACT

The objective of this research would be to know whether the application of Accounting Information System in PT. Trubus Media Swadaya Medan in processing of sale transaction and cash receivement has been able to produce the reliable information in present time and in the future.

This was a descriptive research, in wich primary and secondary data has been collected by researcher throught technics of observation, interview, and documentation, and the they were analyzed descriptively and comparatively by comparing the theoties with real application in PT. Trubus Media Swadaya Medan, and thus the conclusion could be drawn.

The Accounting Information System of Sale, cash receivement and internal control were subsystem of accounting information to explain how was the appropriate and actual procedure in completing the sale activity and cash receivement from the sale to allow the manipulation of sale and cash receivement being prevented. In general, based on the analysis the researcher took a conclusion that accounting informatin system applied in PT. Trubus Media Swadaya Medan in processing the sale transaction and cash receivement has been able to produce the reliable information in recent time and in the future. But it should be important to make the function to function separation to preven the overlapping tasks.

Keywords : Accounting Information System, Sale, Cash receivement, income cycle, Internal Control

DAFTAR ISI

PERNYATAAN ………... i

KATA PENGANTAR ………... ii

ABSTRAK ……….. iv

ABSTRACT ……… v

DAFTAR ISI ……….. vi

DAFTAR TABEL ……….. ix

DAFTAR GAMBAR ………. x

DAFTAR LAMPIRAN ……….. xi

BAB I LATAR BELAKANG A. Latar Belakang Masalah ……….. 1

B. Perumusan Masalah ………. 6

C. Tujuan Penelitian ………... 6

D. Manfaat Penelitian……… 7

E. Kerangka Konseptual……… 8

BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Akuntansi Dan Sistem Informasi Akuntansi 1.1. Pengertian Akuntasi……… 9

1.2. Komponene Sistem Informasi……… 17

1.3. Fungsi Sistem Informasi Akuntansi……….. 20

1.4. Manfaat dan Tujuan Sistem Informasi Akuntansi…………. 22

1. Prosedur Penjualan……… ……… 25

2. Prosedur Penerimaan Kas……..………. 28

C. Pengendalian Intern dan Sistem Informasi Akuntansi…... 30

1. Pengendalian Intern……… 30

2. Ciri-ciri Pengendalian Intern yang Baik………. 36

3. Hubungan Sistem Informasi Akuntansi dengan Pengendalian Intern……….. 39

BAB III METODE PENELITIAN A. Jenis Penelitian ……… 41

B. Jenis Data ………. 41

C. Teknik Pengumpulan Data ……….. 41

D. Metode Penganalisaan Data………. 42

BAB IV ANALISIS HASIL PENELITIAN A. Data Penelitian 1. Gambaran Umum PT. Trubus Media Swadaya a. Sejarah Singkat Perusahaan ………. 43

b. Struktur Organisasi PT Trubus Media Swadaya ……….. 44

2. Sistem Informasi Akuntansi PT. Trubus Media Swadaya……….. 45

3. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas.45 a. Sistem Informasi Akunatansi Penjualan ……….. 45

b. Penerimaan Kas……… 48

4. Sistem Pengendalian Intern……… 51

B. Analisis Dan Evaluasi Penelitian 1. Analisis dan Evaluasi Struktur Organisasi……… 52

2. Analisis dan Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas……….. 56

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ………. 61

B. Saran ……… 63

DAFTAR PUSTAKA ……… 64

LAMPIRAN ……… 65

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Sebagaimana halnya dengan manusia, perusahaan juga menghadapi situasi ketidak puasan dalam melangsungkan kehidupannya. Sudah tentu hal ini menimbulkan berbagai masalah dan hambatan. Informasi diperlukan oleh manajemen perusahaan untuk mengurangi ketidak pastian yang dihadapi perusahaan, sehingga diharapkan dapat mencegah timbulnya hal-hal yang tidak di harapkan seperti kebangkrutan, pencurian, penyelewengan dan lain-lain.

Perkembangan ekonomi dan kemajuan teknologi yang sangat pesat pada masa sekarang ini menuntut kemampuan pemimpin perusahaan dalam mengalokasikan sumber daya perusahaannya secara efektif dan efisien. Untuk dapat mencapai hal tersebut informasi yang tepat dan akurat memegang peranan yang sangat penting. Dari seluruh informasi yang dibutuhkan oleh pihak manajemen perusahaan, informasi akuntansi merupakan salah satu dasar penting dalam pengambilan keputusan alokasi sumberdaya perusahaan. Untuk mendapat informasi yang tepat dan akurat, maka diperlukan satu sistem informasi akuntansi yang dibuat menurut pola yang terpadu sesuai dengan kondisi dan kebutuhan perusahaan untuk melaksanakan kegiatan perusahaan.

Informasi akuntansi merupakan bagian yang paling penting dari seluruh informasi yang dibutuhkan oleh manajemen, karena informasi akuntansi berhubungan dengan data keuangan dan transaksi keuangan suatu perusahaan.

Transaksi keuangan adalah sebuah peristiwa ekonomi yang mempengaruhi aktiva dan ekuitas suatu organisasi suatu perusahaan, direfleksikan dalam akun-akunnya, dan diukur dalam satuan moneter.

Informasi akuntansi berhubungan dengan data keuangan suatu perusahaan dimana merupakan bagian yang paling penting dari seluruh informasi yang diperlukan manajemen. Adanya informasi akuntansi yang akurat akan membantu manajemen perusahaan dan pihak-pihak diluar perusahaan untuk mengambil keputusan sesuai dengan kepentingan masing-masing.

Sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas merupakan salah satu sub sistem informasi akuntansi yang menjelaskan bagaimana seharusnya prosedur dalam melakukan kegiatan penjualan dan penerimaan kas dari hasil penjualan sehingga tindakan manipulasi terhadap penjualan dan penerimaan kas dapat dihindari. Prosedur adalah rangkaian kegiatan administrasi yang biasanya melibatkan beberapa orang suatu bagian atau lebih dan disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang terjadi. Dalam sistem penjualan dan penerimaan kas ini akan memberitahukan kepada para pengguna informasi tentang bagaimana kegiatan tersebut dilaksanakan, dokumen apa saja yang diperlukan, serta pihak mana saja yang berwenang mengotorisasi kegiatan penjualan dan penerimaan kas. Hal ini dilakukan karena uang kas adalah harta perusahaan yang paling mudah di salahgunakan, serta penjualan fiktif merupakan salah satu cara untuk dapat memanipulasi dan mencuri persediaan yang dimiliki perusahaan.

Seperti telah diketahui, tujuan suatu perusahaan pada umumnya memperoleh keuntungan sebanyak-banyaknya. Salah satu cara memperoleh keuntangan adalah dengan cara melakukan penjualan, baik penjualan secara tunai maupun penjualan secara kredit. Oleh sebab itu perusahaan membutuhkan sistem informasi yang baik atas penjualan untuk mengantisipasi terjadinya penyelewengan, penggelapan dan lain-lain yang dapat merugikan perusahaan.

Selain itu dalam sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas yang sangat sulit adalah ketika terjadi penjualan kredit dan menimbulkan piutang karena terdapat rentang waktu yang cukup lama antara terjadinya penjualan dan penerimaan kas. Untuk itu diperlukan suatu sistem informasi yang efektif sesuai dengan kondisi perusahaan untuk dapat melindungi penjualan kredit dari tindakan manipulasi yang mungkin terjadi. Oleh karena itu sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas ini harus dibagi dalam dua tahap yaitu:

1. Sub sistem penjualan

2. Sub sistem penerimaan uang tunai (cash)

Begitu juga halnya dengan sistem pengendalian internnya juga memerlukan seperangkat sistem pengendalian yang mampu menjaga sistem tersebut dari kegiatan manipulasi, baik berupa manipulasi data, maupun manipulasi persediaan. Sistem pengendaliaan ini akan menjadi lebih rumit apabila perusahaan tersebut telah menggunakan sistem yang terkomputerisasi karena banyak hal maya yang lebih rentan terhadap tindakan manipulasi.

Pada perusahaan yang penghasilan utamanya berasal dari penjualan produk, antara fungsi penjualan dengan fungsi akuntansi harus tercipta hubungan

yang saling mendukung untuk memperoleh informasi akuntansi yang di butuhkan perusahaan melalui catatan-catatan akuntansi. Dari hasil inilah akan menerima kas sebagai sumber utama pendanaan modal kerja perusahaan.

PT. Trubus Media Swadaya Medan adalah suatu perusahaan yang bergerak di bidang penerbitan majalah. Pada perusahaan ini, uang kas merupakan suatu komponen aktiva lancar yang memegang peranan penting dalam upaya tecapainya tujuan perusahaan. Sumber pendapatan utama adalah berasal dari penjualan majalah dan penjualan iklan yang pembayarannya dapat dilakukan secara cash maupun kredit.

PT. Trubus Media Swadaya Medan merupakan perusahaan yang sangat memerlukan suatu sistem informasi yang dapat mengamankan asetnya serta mampu melakukan kegiatan pengawasan terhadap aktivitas penjualan dan penerimaan kas. Maka dengan banyaknya transaksi yang berhubungan dengan kas, persediaan dan piutang dagang, maka perusahaan harus mampu membuat suatu sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas yang efektif dan memadai sehingga kegiatan operasional perusahaan dapat berjalan lancar dan dapat meminimalisasi adanya ancaman manipulasi. PT Trubus Media Swadaya Medan masih melakukan perangkapan tugas dan fungsi, yang menurut sistme infomasi hal tersebut tidak di perkenankan, Karena akan dapat menimbulkan tindakan manipulasi dan laporan yang kurang akurat.

Berdasarkan uaraian diatas serta mengingat pentingnya suatu sistem informasi akuntansi yang handal, maka penulis membuat tulisan ilmiah dalam

bentuk skripsi dengan judul “ Analisis Terhadap Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas Pada PT. Trubus Media Swadaya Medan”.

B. Perumusan Masalah

Dalam menciptakan suatu sistem pada perusahaan yang berbeda, maka sistem yang diciptkan juga berbeda, yang harus disesuaikan dengan struktur organisasi perusahaan, terutama yang berhubungan dengan sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas, karena antara penjualan tunai dengan penjualan kredit mebutuhkan sistem yang berbeda begitu juga halnya dengan sistem penerimaan kasnya. Untuk hal tersebut dibutuhkan suatu sistem informasi yang dapat memberikan keefektifan dan tigkat efisiensi yang memadai.

Berdasarkan hal tersebut, maka penulis merumuskan beberapa masalah yaitu 1. Bagaimana penerapan sistem informasi penjualan pada PT. Trubus Media

Swadaya?. Apakah sesuai dengan teori yang berlaku?.

2. Apakah sistem informasi akuntansi yang diterapkan PT.Trubus Media Swadaya Medan untuk memproses transaksi penjualan dan penerimaan kas telah mampu menghasilkan informasi yang handal pada masa sekarang dan masa yang akan datang?

C. Tujuan Penelitian Tujuan Penelitian

Penelitian ini dilakukan dengan tujuan: untuk mengetahui apakah sistem informasi akuntansi yang diterapkan PT.Trubus Media Swadaya dalam

memproses transaksi penjualan dan penerimaan kas telah mampu menghasilkan informasi yang handal pada masa sekarang dan masa yang akan datang.

D. Manfaat Penelitaan

Adapun manfaat penelitian ini adalah:

Bagi penulis, dapat memberi gambaran dan informasi mengenai sistem informasi akuntasi penjualan dan penerimaan kas yang diterapkan PT.Trubus Media Swadaya.

1. Bagi perusahaan, dapat memberikan masukan atau sumbangan pemikiran mengenai sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas kepada PT. Trubus Media Swadaya.

2. Bagi pihak lain atau pembaca, dapat memberikan gambaran dan masukan dalam melakukan penelitian dalam bidang permasalahan yang sama.

VI. Kerangka Konseptual

PT. Trubus Media Swadaya

Sistem Informasi Akuntansi

Sistem Pencatatan Transaksi dan Pelaporan Keuangan

Siklus Pendapatan

Siklus Produksi

Siklus Keuangan Siklus

Pengeluaran

Penjualan Penerimaan Kas

Pengendalian Intern

Gambar 1.1

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Akuntansi Dan Sistem Informasi Akuntansi I.1 Pengertian Akuntansi

a. Akuntansi

Akuntansi merupakan bahasa dari bisnis sehingga setiap perusahaan menerapkannya sebagai alat komunikasi bisnis bagi pihak luar (ekstern) maupun pihak intern perusahaan. Secara klasik, akuntansi merupakan proses pencatatan (recording), pengelompokkan (classifying), perangkuman (summarizing), dan pelaporan (reporting) dari kegiatan transaksi perusahaan.

Menurut Belkaoui (2000:37-38) “Akuntansi adalah aktivitas jasa. Fungsinya adalah menyediakan informasi kuantitatif, terutama yang bersifat keuangan tentang entitas ekonomi yang diperkirakan bermanfaat dalam pembuatan keputusan ekonomik, dalam membuat pilihan diantara alternative tindakan yang ada.

Sehingga dengan demikian dapat dikatakan bahwa akuntansi merupakan suatu kegiatan yang penting bagi manajemen, dimana akuntansi memberikan informasi yang akurat, relevan dapat dipercaya serta akan membantu manajemen untuk mencapai tujuan oganisasi yang telah ditetapkan sebelumnya.

Sedangkan menurut Bodnar (2003:1) mengemukakan “akuntansi sebagai suatu sistem informasi yang mengidentifikasikan, mengumpulkan dan mengkomunikasikan informasi ekonomis mengenai suatu badan usaha ke berbagai pihak.”

Dari defenisi ini dapat dikatakan bahwa orang-orang yang terlibat dalam kegiatan akuntansi adalah orang-orang yang cukup kompeten dalam bidangny agar informasi yang disajikan benar-benar mampu mencerminkan kinerja suatu perusahaan. Dari kedua uraian tersebut diatas menyatakan bahwa akuntansi menghasilkan informasi dan merupakan serangkaian usaha dan prosedur untuk menghasilkan informasi yang berupa laporan dan akan digunakan oleh pihak intern dan ekstern perusahaan. Selain itu ada sedikit perbedaan dari kedua pengertian diatas yaitu perbedaaan penekanan, menurut Belkaoui ditekankan informasi yang bermanfaat dalam menetapkan pilihan yang tepat diantara beberapa alternative, sedangkan menurut Bodnar, informasi yang disajikan dapat benar-benar mencerminkan kinerja suatu perusahaan.

Informasi ibarat darah yang mengalir didalam tubuh suatu organisasi sehigga informasi menjadi sangat penting di dalam organisasi. Suatu sistem yang kurang memperoleh informasi akan mengakibatkan sistem itu menjadi luruh, mengecil dan akhirnya berhenti. Oleh karena itu agar sistem terus berjalan maka sistem tersebut harus tetap mempeoleh informasi yang cukup dan berguna.

Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian (events) adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu.

Data yang diperoleh dari satu bagian diperusahaan akan menjadi informasi untuk bagian-bagian lain perusahaan tersebut, sebagi contoh data penjualan atas suatu produk yang dihasilkan oleh perusahaan yang dilakukan oleh bagian pemasaran dan penjualan akan menjadi informasi bagi bagian akuntansi dalam

menghitung besarnya pendapatan yang akan diperoleh atas produk tersebut yang selanjutnya informasi ini akan diteruskan ke manajemen dalam menentukan langkah-langkah berikutnya yang harus diambil dalam pencapaian tujuan perusahaan.

AICPA (American Institute of Certified Public Accountants), mendefinisikan akuntansi sebagai berikut: Accounting is a service activity. Its function is to provide quantitative information, primarily financial in nature, about economic activities that is intended to be useful in making economic decision, in making choices among alternative courses of action.

Dari definisi di atas disimpulkan bahwa akuntansi bertujuan menghasilkan informasi yang digunakan oleh pihak-pihak di dalam perusahaan (manajemen) dan berbagai pihak di, luar perusahaan (pemegang saham, pemeriksa pajak, investor, kreditor) yang mempunyai kepentingan terhadap kegiatan usaha tersebut.

b. Sistem

Sistem adalah suatu entity yang terdiri dari dua atau lebihkomponen yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan. Sistem dilihat sebagai suatu komponen yang menyeluruh bukan pada subsitem atau satu subsistem. Dengan berintegrasinya subsitem akan mengefisiensikan proses dengan mengurangi pengulangan (duplikat) data yang tidak perlu, penyimpanan, pelaporan dan proses-proses lainnya

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk suatu kesatuan. Komponen-komponen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian sistem .

Suatu sistem tidak peduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen atau subsistem. Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen, batas sistem, lingkungan luar sistem, penghubung, masukan, keluaran dan sasaran atau tujuan.

Elemen-elemen sebuah system menurut James Hall (2001:5) mengemukakan “ sebuah system adalah sekelompokdua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan (interrelated) atau subsistem-subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama (common purpose)

c. Sistem Informasi

Informasi berarti hasil suatu proses yang terorganisasi, memiliki arti dan berguna bagi orang yang menerimanya. Ada kalanya dibedakan antara data dan informasi. Data berarti fakata acak yang diterima sebagai masukan atau input pada suatu sistem informasi. Data biasanya menunjukkan suatu observasi atau penguluran terhadap suatu kegiatan yang penting bagi suatu sistem informasi. Data yang sudah diproses menjadi informasi digunakan oleh pengambil keputusan untuk membuat keputusan yang lebih baik.

Dalam memenuhi kebutuhan berbagai informasi baik bagi pihak manejemen perusahaan maupun pihak luar perusahaan maka disusun suatu sistem anggaran yang dapat mengumpulkan berbagai data yang diperlukan untuk diolah menjadi informasi. Berkembangnya kebutuhan informasi telah mendorong perkembangan akuntansi sebagai suatu sistem informasi. Perkembangan ini mengakibatjan perubahan beberapa istilah dan teknik yang digunakan. Jika sebelumnya pemrosesan data akuntansi disebut dengan sistem akuntansi, maka

sekarang relevan dengan sebutan Sistem Informasi Akuntansi. Perubahan ini berkaitan erat dengan penerapan teknologi pengolahan data yang lebih efisien dan dapat mengolah informasi yang lebih banyak. Perkembangan teknologi komputer sangat mempengaruhi perubahan cara keja akuntansi dalam mengolah transaksi menjadi informasi. Pada masa sekarang ini sistem informasi yangdidasarkan pada komputer dikenal dengan istilah sistem infomasi akuntansi.

d.

Sistem Informasi Akuntansi

Organisasi sangat tergantung pada sistem informasi agar selalu dapat kompetitif. Informasi merupakan sumber daya (resources) yang arti pentingnya sama dengan pabrik dan peralatan. Informasi adalah data yang berguna yang diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat. Sistem adalah kumpulan sumber daya yang berhubungan untuk mmencapai tujuan tertentu.

Menurut Bodnar (2003:1) mengemukakan “system informasi akuntansi adalah kumpulan sumber daya seperti manusia dan peralatan, yang dirancang untuk mengubah data keuangan lainnya menjadi informasi. System informasi akuntansi mewujudkan perubahan ini baik secara manual maupun dengan bantuan komputer.

Informasi akuntansi berhubungan dengan suatu fungsi yang bertanggung jawab terhadap arus dana kedalam perusahaan. Dana diperlukan untuk mendukung kegiatan pemasaran, manufaktur dan kegiatan lainnya maka dari itu sangat perlu mengontrol semua arus dana agar penggunaanya bisa efektif.

Semua manajer memiliki tanggung jawab keuangan, hal ini terlihat dengan adanya anggaran kegiatan dan prediksi biaya dalam batasan tertentu. Banyak pihak berkepentingan terhadap informasi keuangan suatu perusahaan. Jika dikategorikan ada dua kelompok besar yang sangat berkepentingan yaitu piha internal dan pihak eksternal. Keduanya mempunyai peranan yang kuat dalam menetukan petumbuhan perusahaan, terutama pihak internal yang terlibat langsung pada pengelolaan keuangan. Informasi yang dihasilkan oleh pihak internal yang terlibat langsung pada pengelolaan keuangan. Informasi yang dihasilkan olah pihak internal perusahaan digunakan sebagai pendukung dalam kegiatan perusahaan sehari-hari dan pendukung dalam proses pengambilan keputusan.

Sistem akuntansi adalah hal yang sangat berhubungan dengan masalah internal control dan sebagai alat bantu mengawasi dan melindungi asset perusahaan. Pada umumnya setiap pimpinan perusahaan ingin mengetahui keadaan perusahaan yang dipimpinya apakah pelaksanaan kegiatan perusahaannya telah sesui dengan pedoman yang ditetapkan sebelumnya. Dalam hal ini pimpinan memerlukan informasi yang cukup sebagai bahan dalam pengambilan keputusan. Informasi yang dibutuhkan ini dapat dipenuhi dengan adanya suatu sistem akuntansi yang telah dirancang dengan baik.

Informasi yang dibutuhkan terseubt terutam adalah informasi yang menyangkut keuangan perusahaan untuk memenuhi kebutuhan informasi tersebut maka disusunlah suatu sistem akuntansi. Sistem ini dirancang untuk menghasilkan informasi yang berguna bagi pihak intern maupun pihak ekstern.

Sistem ini dapat diproses dengan cara manual dan dengan cara menggunakan mesin seperti komputer.

Dalam pengertian umum, sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang berkaitan erat satu sama lain untuk mencapai suatu tujuan, sedangkan ditinjau dari segi kepentingan perusahaan maka pengertian sistem adalah semua elemen, metode maupun prosedur yang terdapat dalam perusahaan itu sendiri. Untuk memahami sistem akuntansi lebih jauh berikut ini akan diuraikan defenisi sistem akuntansi:

Menurut Baridwan (2003 : 1) mengemukakan: Sistem informasi akunatansi adalah formulir-fomulir, catatan-catatan, prosedur dan alat yang digunakan untuk mengolah data mengenai usaha satu kesatuan ekonomik sebagai tujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporan yang diperlukan manajemen untuk mengawasi usahanya dan bagi pihak lain yang berkepentingan seperti pemegang saham.

Dari defenisi sistem informasi akuntansi diatas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi terdiri dari beberapa elemen yaitu:

1. Formulir

Digunakan untuk mencatat transaksi yang sedang terjadi atau melakukan pencatatan lebih lanjut

2. Buku catatan

Digunakan untuk melakukan pencatatan transaksi dengan membuat buku jurnal dan buku besar.

3. Prosedur-prosedur

Prosedur-prosedur adalah sekelompok pekerjaan pencatatan perusahaan yang satu dengan yang lainnya mempunyai hubungan yang erat, yang saling berkaitan dan sukar untuk dipisahkan sendiri-sendiri.

4. Alat-alat

Digunakan untuk melakukan pencatatan sehingga dapat dihasilkan suatu laporan, alat-alat ini misalnya computer, mesin tik dan lain-lain

Agar informasi berguna dalam pengambilan keputusan, harus memiliki kriteria-kriteria sebagai berikut:

1. Relevan, suatu informasi mempunyai manfaat sebagai dasar pengambilan keputusan.

2. Akurat, ketepatan dan dapat diandalkannya suatu informasi.

3. Tepat waktu, informasi yang diperoleh terbaru dan mudah diperoleh saat dibutuhkan.

4. Ringkas, informasi telah dikelompokkan sehingga tidak perlu diterangkan.

5. Jelas, tingkat informasi dapat di mengerti oleh penerima.

6. Dapat dikuantifikasi, tingkat informasi dapat dinyatakan dalam bentuk angka.

7. Konsisten, tingkat informasi dapat diperbandingkan.

Sistem informasi akuntansi (SIA) merupakan suatu rerangka pengkordinasian sumber daya (data, meterials, equipment, suppliers, personal, and funds) untuk mengkonversi input berupa data ekonomik menjadi keluaran berupa informasi keuangan yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan suatu entitas dan menyediakan informasi akuntansi bagi pihak-pihak yang berkepentingan

Gelinas, Oram dan Wiggins (2000) mendefinisikan sistem informasi akuntansi sebagai berikut: A specialized subsystem of the management information system whose purpose its to collect, process and report information related to financial transaction.

Dari dua definisi di atas dapat disimpulkan bahwa:

1. Sistem informasi akuntansi merupakan proses mengumpulkan, mengolongkan, mengolah data transaksi, lalu menganalisis, dan dikomunikasikan hasilnya dalam bentuk laporan keuangan perusahaan. 2. Pemakai informasi keuangan yang dihasilkan oleh sistem informasi

akuntansi adalah pihak dalam perusahaan, terutama manajemen dan pihak luar yang berkepentingan terhadap perusahaan.

1.2. Komponen Sistem Informasi

Sistem informasi merupakan sebuah susunan dari orang, aktivitas, data, jaringan dan teknologi yang terintegrasi yang berfungsi untuk mendukung dan meningkatkan operasi sehari-hari sebuah bisnis, juga menyediakan kebutuhan informasi untuk pemecahan masalah dan pengambilan keputusan oleh manajer.

Ada dua tipe sistem informasi, personal dan multiuser. Sistem informasi personal adalah sistem informasi yang didesain untuk memenuhi kebutuhan informasi personal dari seorang pengguna tunggal (single user). Sedangkan sistem informasi multiuser didesain untuk memenuhi kebutuhan informasi dari kelompok kerja (departemen, kantor, divisi, bagian) atau keseluruhan organisasi. Untuk membangun sistem informasi, baik personal maupun multiuser, haruslah mengkombinasikan secara efektif komponen-komponen sistem informasi yang

dikelompokkan ke dalam lima building blocks, yaitu: orang, aktivitas, data, aringan, dan teknologi.

a. Orang (People)

Buildings Blocks yang pertama dan terpenting adalah orang. Filosofi yang mendasari dari pengembangan sistem, yaitu sistem adalah untuk orang. Istilah Information workers (atau sering disebut knowledge workers) digunakan untuk menggambarkan orang-orang yang pekerjaannya meliputi membuat, mengumpulkan, memroses, menyebarkan, dan menggunakan informasi.

Dalam setiap sistem informasi terdapat satu atau lebih pemilik sistem (system owners), yaitu seorang sponsor atau penyokong utama dari sistem informasi. System owners bertanggung jawab mengeluarkan dana untuk mengembangkan dan mendukung system informasi. Dari sisi informasi, system owners berkepentingan terhadap informasi yang dihasilkan sistem informasi untuk melakukan analisis dan review dan proses pengambilan keputusan. Pengguna sistem (system users) merupakan mayoritas terbesar dari information workers dalam suatu sistem informasi manapun. Mereka adalah orang yang menggunakan dan mengoperasikan sistem informasi.

Perancang sistem (system designer) menerjemahkan kebutuhan bisnis users serta kendala-kendalanya kedalam solusi teknis yang terdiri atas file komputer, input, output, jaringan, dan program komputer untuk memenuhi kebutuhan users tersebut. Pembangun sistem (system buliders) membangun sistem informasi berdasarkan spesifikasi desain dari perancang sistem. Building

blocks sistem informasi lainnya dilihat secara berbeda dari sudut pandang system owners, system users, system designer, dan system buliders.

b. Data

Data adalah kumpulan dari fakta mentah dalam isolasi. Data menggambarkaan organisasi. Fakta yang terisolasi ini membawa makna, namun secara umum tidak berguna. Data dgunakan untuk membangun informasi. Informasi adalah data yang telah diolah sehingga menjadi berguna bagi seseorang. Building Blocks data terkait erat dengan masalah sumber data, bukan dengan bagaimana data ditransformasikan menjadi informasi. Rata-rata emilik sistem (system owners) tidak tertarik dengan data mentah. Ia tertarik dengan hal-hal yang digambarkan oleh data tersebut. Sedangkan system users memandang data dengan istilah yang lebih detail.

Analis sistem berusaha untuk mendapatkan kebutuhan data dari pengguna sistem yang berkaitan dengan entitas, relationship, atribut, dan aturan. Entitas adalah sesuatu dimana data adalah penting. Atribut menjelaskan fakta-fakta mengenai entitas. Aturan adalah kondisi yang mengatur entitas dan atribut. System designer memandang data di dalam batasan teknologi tertentu. Pandangan terhadap data tersebut biasanya dijabarkan dalam file komputer dan database. System builders membuat program data dengan menggunakan bahasa pemrograman dan database yang akurat.

c. Aktivitas

Building Blocks yang ketiga dari sistem informasi adalah aktivitas. Bisnis dan aktivitas sistem informasi menempatkan building blocks data untuk

menggunakan, menangkap dan mentransformasikan data menjadi informasi yang berguna. System owners memandang aktivitas sebagai fungsi tingkat tinggi yang disediakan untuk bisnis. Contoh, pemrosesan transaksi, pelaporan manajemen, pendukung keputusan, simulasi kepakaran, pembuatan informasi eksekutif, dan otomasi perkantoran. System owners memandang fungsi tersebut secara umum dengan bagaimana aktivitas tersebut dapat mencapai tujuan dan sasaran bisnis. Sedangkan system users memandang aktivitas dalam kaitannya dengan proses yang menggunakan input dan output tertentu, file data, serta kebijakan, dan prosedur bisnis yang harus dijalankan oleh proses. System designer memandang aktivitas dalam kaitannya dengan proses komputer (spesifikasi program). Sedangkan system buliders tentu saja memandang komponen software ini sebagai program aplikasi komputer.

1.3. Fungsi Sistem Informasi Akuntansi

Setiap sistem informasi akuntansi melaksanakan lima fungsi utama, yaitu pengumpulan data, pemrosesan data, manajemen data, pengendalian data (termasuk security), dan penghasil informasi. Setiap fungsi terdiri atas beberapa langkah dan urutan langkah tersebut membentuk suatu prosedur diantaranya:

1. Pengumpulan Data

Fungsi pengumpulan data terdiri atas memasukkan data transaski melalui formulir, mensyahkan serta memeriksa data untuk memastikan ketepatan dan kelengkapannya. Jika data bersifat kuantitatif, data dihitung dahulu sebelum

dicatat. Jika data jauh dari lokasi pemrosesan, maka data harus ditransmisikan lebih dahulu.

2. Pemrosesan Data

Pemrosesan data terdiri atas proses pengubahan input menjadi output. Fungsi pemrosesan data terdiri atas langkah-langkah sebagai berikut:

a. Pengklasifikasian atau menetapkan data berdasar kategori yang telah ditetapkan

b. Menyalin data ke dokumen atau media lain.

c. Mengurutkan, atau menysusn data menurut karaktersitiknya. d. Mengelompokkan atau mengumpulkan transaski sejenis.

e. Menggabungkan atau mengkombinasikan dua atau lebih data atau arsip. f. Melakukan penghitungan.

g. Peringkasan, atau penjumlahan data kuantitatif.

h. Membandingkan data untuk mendapatkan persamaan atau perbedaan yang ada.Data

3. Manajemen Data

Fungsi manajemen data terdiri atas tiga tahap, yaitu: penyimpanan, pemutakhiran dan pemunculan kembali (retrieving). Tahap penyimpanan merupakan penempatan data dalam penyimpanan atau basis data yang disebut arsip. Pada tahap pemutakhiran, data yang tersimpan diperbaharui dan disesuaikan dengan peristiwa terbaru. Kemudian pada tahap retrieving, data yang tersimpan diakses dan diringkas kembali untuk diproses lebih lanjut atau untuk keperluan pembuatan laporan.

Manajemen data dan pemrosesan data mempunyai hubungan yang sangat erat. Tahap pengelompokkan data dan pengurutan data dari fungsi pemrosesan data, misalnya sering dilakukan sebagai pendahuluan sebelum dilakukan tahap pemutakhiran dalam fungsi manajemen data. Manajemen data dapat dipandang sebagai bagian dari pemrosesan data. Manajemen data akan menunjang pencapaian efisiensi aktivitas dalam proses menghasilkan informasi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen terutama mengenai informasi aktivitas dan informasi kebijakan manajemen.

4. Pengendalian Data

Fungsi pengendalian data mempunyai dua tujuan dasar: (1) untuk menjaga dan menjamin keamanan aset perusahaan, termasuk data, dan (2) untuk menjamin bahwa data yang diperoleh akurat dan lengkap serta diproses dengan benar. Berbagai teknik dan prosedur dapat dipakai untuk menyelenggarakan pengendalian dan keamanan yang memadai.

5 Penghasil Informasi

Fungsi penghasil informasi ini terdiri atas tahapan pemrosesan informasi seperti penginterprestasian, pelaporan dan pengkomunikasian informasi.

1.4 Manfaat dan Akuntansi Tujuan Sistem Informasi

Berdasarkan definisi sistem informasi akuntansi maka tujuan dan manfaat sistem informasi akuntansi tersebut adalah sebagai pengolah transaksi (transaction processing) dan pengolah informasi (information processing).

a. Pemrosesan Transaksi

Transaksi memungkinkan perusahaan melakukan operasi, menyelenggarakan arsip dan catatan yang up to date, dan mencerminkan aktivitas organisasi. Transaksi akuntansi merupakan transaksi pertukaran yang mempunyai nilai ekonomis. Tipe transaksi dasaradalah: (1) Penjualan produk atau jasa, (2) Pembelian bahan baku, barang dagangan, jasa, dan aset tetap dari suplier, (3) Penerimaan kas, (4) Pengeluaran kas kepada suplier, (5) Pengeluaran kas gaji karyawan. Sebagai pengolah transaksi, sistem informasi akuntansi berperan mengatur dan mengoperasionalkan semua aktivitas transaksi perusahaan

b. Pemrosesan Informasi

Tujuan kedua sistem informasi akuntansi adalah untuk menyediakan informasi yang diperlukan dalam pengambilan keputusan yang dilaksanakan oleh aktivitas yang disebut pemrosesan informasi. Sebagian dari keluaran yang diperlukan oleh pemroses informasi disediakan oleh sistem pemrosesan transaksi, seperti laporan keuangan dari sistem pemrosesan transaksi. Namun sebagian besar diperoleh dari sumber lain, baik dari dalam maupun dari luar perusahaan. Pengguna utama pemrosesan transaksi adalah manajer perusahaan. Mereka mempunyai tanggung jawab pokok untuk mengambil keputusan yang berkenaan dengan perencanaan dan pengendalian operasi perusahaan. Pengguna output lainnya adalah para karyawan penting seperti akuntan, insinyur serta pihak luar seperti investor dan kreditor.

Konsep perancangan sistem seharusnya mencerminkan prinsip-prinsip perusahaan. Berikut ini dasar-dasar yang perlu diperhatikan dalam prioritas perancangan sistem menurut Wilkinson (1993):

1. Tujuan dalam perencanaan sistem dan usulan proyek seharusnya dicapai untuk menghasilkan kemajuan dan kemampuan sistem yang lebih besar. 2. Mempertimbangkan trade-off yang memadai antara manfaat dari tujuan

perancangan sistem dengan biaya yang dikeluarkan. 3. Berfokus pada permintaan fungsional dari sistem. 4. Melayani berbagai macam tujuan.

5. Perancangan sistem memperhatikan keberadaan dari pengguna sistem (user).

B. Sistem Informasi Akuntansi Siklus Pendapatan

Sistem Informasi Akuntansi merupakan alat bagi terwujudnya suatu pengendalian intern yang baik pada perusahaan. Sistem Informasi Akuntansi dirancang untuk memproses transaksi dan menyelenggarakan pertanggungjawaban kekayaan dan utang kesatuan usaha.

Sebelum membahas lebih lanjut mengenai Sistem Informasi Akuntansi silus pendapatan, terlebih dahulu akan dibahas symbol-simbol yang terdapat dalam bagian arus penjualan dan penerimaan kas. Bagian arus adalah suatu diagram yang menunjukkan arus data dan urutan data dan operasi dalam suatu sistem.

Menurut Hall (2001:179), “siklus pendapatan dalam bentuk yang sederhana merupakan perubahan langsung dari produk akhir dan jasa menjadi

uang tunai, dan dalam bentuk yang lebih rumit penjualannya dilakukan melalui kredit”. Menurut Hall, Sistem Informasi Akuntansi untuk siklus pendaptan terdiri atas dua prosedur, yaitu prosedur penjualan dan prosedur penerimaan kas. Kedua prosedur dalam Sistem Informasi Akuntansi siklus pendapatan dapat dijalankan secara manual dan secara terkomputerisasi.

I. Prosedur Penjualan dan Prosedur Penerimaan Kas yang di Jalankan secara Manual

1. Prosedur Penjualan

Dalam prosedur penjualan, yang akan dibahas adalah penjualan yang dilakukan secara kredit, penjualan barang atau jasa lebih banyak dilakukan secara kredit dari pada secara tunai.

Beberapa bagian yang terlibat dalam serangkaian aktivitas dalam prosedur penjualan secara kredit antara lain:

a. Bagian Pesanan Penjualan

Proses penjualan dimulai dari depertemen penjualan yang menerima pesanan penjualan. Pesanan penjualan mengungkapkan informasi-informasi penting seperti nama dan alamat pelanggan, rekening pelanggan, nomor dan keterangan dari barang yang dijual; jumlah harga per unit; dan informasi keuangan lainnya seperti pajak, potongan harga dan ongkos angkut. Dalam perusahaan kecil, fungsi pesanan penjualan dapat dipegang oleh seorang kayawan dalam bagian penjualan. Tetapi dalam perusahaan besar bagian pesanan penjualan merupakan suatu bagian yang berdiri

sendiri dibawah bagian penjualan. Untuk kedua keadaaan tersebut, bagian pesanan penjualan mempunyai fungsi sebagai berikut:

Mengawasi semua pesanan yang diterima.

Memeriksa surat pesanan yang diterima dari langganan atau salesman dan melengkapi semua informasi yang kurang yang berhubungan dengan spesifikasi produk dan tanggal pengiriman.

Meminta persetujuan penjualan kredit dari bagian kredit. Menentukan tanggal pengiriman.

Membuat surta perintah pengirman dan back orders beserta tembusannya.

Membuat catatan mengenai pesanan-pesanan yang diterima dan mengikuti pengirimannya sehingga dapat diketahui pesanan mana yang belum dipenuhi.

Mengadakan hubungan dengan pembelian mengenai barang-barang yanmg dikembalikan oleh pembeli.

Mengawasi pengriman barang-barang untuk contoh. b. Bagian Kredit

Dalam prosedur penjualan, setiap pengiriman barang untuk memenuhi pesanan pembeli yang syaratnya kredit, harus mendapat persetujuan dari bagian kredit. Bagian kredit bertugas melakukan transaksi persetujuan kredit, yang berhubungan dengan pemeriksaan kelayakan pemberian kredit kepada pelanggan dengan melakukan investigasi keuangan secara lengkap pada pelanggan baru. Agar dapat memberikan persetujuan,

bagian kredit menggunakan catatan yang dibuat oleh bagian piutang untuk tiap-tiap langganan mengenai sejarah kreditnya, jumlah maksimum dan ketepatann waktu pembayarannya. Persetujuan dari bagian kredit biasanya ditunjukkan dalam formulir surat perintah pengiriman yang diterima dari bagian pesanan penjualan.

c. Bagian Gudang

Dalam hubungannya dengan penjualan, bagian gudang bertugas untuk menyiapkan barang yang tercantum dalam surat perintah pengiriman.. Bagian penjualan menyerahkan surat perintah pengeluaran barang ( Picking Ticket) dan salinan penjualan ke bagian gudang.dokumen tersebut memberikan persetujuan formal bagi petugas gudang untuk menyerahkan barang yang dimaksud. Setelah mengambil barang, petugas memaraf salinan surat perintah pengeluaran barang untuk memastikan bahwa pesanan sudah dikerjakan dengan benar. Data catatan persediaan bukanlah merupakan data catatan keuangan formal untuk barang tersebut. Barang-barang ini diserahkan ke bagian pengiriman untuk dibungkus dan dikirimkan ke pembeli. Memberikan tanggung jawab kepada petugas gudang untuk mengawasi dan melakukan catatan persediaan akan mengganggu fungsi pengendalian internal. Pencatatn data akuntansi persediaan dilakukan oleh bagian pengawasan/administrasi gudang.

d. Bagian Pengiriman

Bagian pengirman bertugas untuk mengirm barang-barang pada pemberli. Pengirman ini hanya boleh dilakukan apabila ada surat perintah

pengiriman yang sah. Selain itu bagian pengiriman juga bertugas mengirimkan kembali barang-barang kepada penjual yang keadaaanya tidak sesuai dengan yang dipesan. Pengembalian barang ini dilakukan apabila ada debit memo yang untuk return pembelian.

e. Bagian Penagihan

Fungsi pengiriman menyerahkan dokumen pengiriman ke fungsi pengihan. Dokumen ini disebut nota pengiriman dan biasanya mencakup rangkapan persediaan dari formulir order penjualan dan rangkapan bukti pengiriman. Fungsi penagihan menerima dokumen-dokumen order terbuka yang berkaitan, memmverifikasi order, dan kemudian membuat faktur dengan catatan biaya sesuai kuantitas actual yang dikirimkan, biaya pengriman dan pajak (jika ada). Faktur-faktur dikirimkan ke pelanggan. f. Bagian Piutang

Pembedaan antara penagihan dan piutang dagang merupakan halyang penting untuk menjaga adanya pemisahan fungsi. Penagihan bertanggungjawab untuk membuat faktur-faktur transaksi penjualan, sementara piutang dagang membuat catatatn informasi rekening pelanggan dan mengirmkan laporan posisi rekening secara periodik kepada pelanggan.

2. Prosedur Penerimaan Kas

Prosedur penerimaan kas melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan agar transaksi penerimaan kas tidak terpusat pada bagian satu saja, hal ini perlua

agar dapat memenuhi prinsip-prinsip internal control. Bagian-bagian yang terlibat dalam prosedur penerimaan kas adalah:

a. Bagian Surat Masuk

Bagian surat masuk bertugas menerima semua surat-surat yang diterima perusahaan. Surat-surat yang berisi pelunasan piutang harus dipisahkan dari surat-surat lainnya. Setiap hari bagian surat masuk membuat daftar penerimaan kas harian, mengumpulkan cek dan remittance advice.

b. Kasir

Kasir bertugas menerima uang yang berasal dari bagian surat masuk, pembayaran langsung atau penjualan oleh salesman. Setiap hari kasir membuat bukti setor ke bank dan menyetorkan semua uang yang diterimanya. Agar penerimaan kas dapat diawasi dengan baik maka satu lembar bukti setor dari bank langsung dikirm ke bagian akuntansi.

c. Bagian Piutang

Petugas bagian piutang melakukan proses posting bukti pembayaran pada rekening pelanggan di buku besar piutang. Setelah proses posting, bukti pembayaran diarsipakan untuk jejak audit. Pada akhir hari, bagian piutang meringkas akun buku pembantu piutang dan menyerahkan ringkasan ke bagian buku besar.Pada umumnya, fungs bagian piutang dapat digolongkan menjadi tiga yaitu:

Membuat catatan piutang yang dapat menunjukkan jumlah-jumlah piutang kepada pelanggan. Catatan-catatan ini di susun sedemikian rupa sehingga dapat diketahui sejarah kredir ke tiap-tiap pelanggan.

Menyiapkan dan mengirimkan surat pernyataan piutang.

Membuat dafta analisa umur piutang setiap periode. Daftar ini dapat digunakan untuk menilai keberhasilan kebijaksanaan kredit yang dijalankan dan juga sebagai dasar untuk membuat bukti memo untuk mencatat kerugian piutang.

d Bagian Buku Besar

Secara berkala, bagian buku besar menerima dokumen jurnal dari bagia penerimaan kas dan ringkasan akun buku besar pembantu piutang dari bagian piutang. Kemudian melakukan posting dokumen jurnal ke akun pengendali piutang dan akun pengendali kas, mencocokkan akun pengendali piutang dengan ringkasan buku besar pembantu piutang, dan arsip dari dokumen jurnal.

C. Pengendalian Intern dan Sistem Informasi Akuntansi 1. Pengendalian Intern

Secara umum, Pengendalian Intern merupakan bagian dari masing-masing sistem yang dipergunakan sebagai prosedur dan pedoman pelaksanaan operasional perusahaan atau organisasi tertentu.

Sedangkan Sistem Pengendalian Intern merupakan kumpulan dari pengendalian intern yang terintegrasi, berhubungan dan saling mendukung satu dengan yang lainnya.

Di lingkungan perusahaan, pengendalian intern didifinisikan sebagai suatu proses yang diberlakukan oleh pimpinan (dewan direksi) dan management secara

keseluruhan, dirancang untuk memberi suatu keyakinan akan tercapainya tujuan perusahaan yang secara umum dibagi kedalam tiga kategori, yaitu

a) Ke-efektif-an dan efisiensi operasional perusahaan b) Pelaporan Keuangan yang handal

c) Kepatuhan terhadap prosedur dan peraturan yang diberlakukan

Suatu pengendalian intern bisa dikatakan efektif apabila ketiga kategori tujuan perusahaan tersebut dapat dicapai, yaitu dengan kondisi:

̇ Direksi dan manajemen mendapat pemahan akan arah pencapain tujuan perusahaan, dengan, meliputi pencapaian tujuan atau target perusahaan, termasuk juga kinerja, tingkat profitabilitas, dan keamanan sumberdaya (asset) perusahaan.

̇ Laporan Kuangan yang dipublikasikan adalah handal dan dapat dipercaya, yang meliputi laporan segmen maupun interim.

̇ Prosedur dan peraturan yang telah ditetapkan oleh perusahaan sudah taati dan dipatuhi dengan semestinya.

Suatu sistem merupakan subjek dari mismanajemen, kesalahan-kesalahan, kecurangan-kecurangan, dan penyelewengan-penyelewengan umum lainnya. Suatu sitem akuntansi baik berbentuk manual maupun didasarkan atas komputer juga tidak merupakan pengecualian. Sistem informasi Akuntansi sebagai sistem yang terbuka tidak bisa dijamin sebagai suatu sistem yang bebas dari kesalahan-kesalahan atau kecurangan-kecurangan.

Suatu perusahaan yang telah berjalan harus memonitor kegiatan dan hasil usahanya. Manajemen harus mempunyai pandangan dan sikap yang profesional untuk memajukan atau meningkatkan hasil-hasil yang telah dicapainya.

Oleh karena itu, selain memiliki sistem, setiap perusahaan juga harus memiliki sistem pengendalian yang sering dinamakan dengan sistem pengendalian intern perusahaan. Apbila sistem tersebut dilengkapi dengan sustu sistem pengendalian yang berguna untuk mencegah atau menjaga hal-hal negatif tersebut, maka sistem akan dapat terus melangsungkan hidupnya.

Pengendalian intern merupakan alat yang dapat membantu pimpinan dalam melaksanakan tugas dan fungsiya, sehingga mempunyai peranan yang cukup penting bagi perusahaan, sehingga pimpinan dapat menilai struktur organisasi yang ada dan kegiatan yang dilaksanakan bertujuan untuk mencegah kesalahan, kecurangan dan penyelewengan.

Sebuah sistem pengendalian sintern harus dirancang dan diperankan untuk menyediakan jaminan yang memadai bahwa tujuan perusahaan akan tercapai. Konsep jaminan memadai berarti biaya sistem pengendalian intern tidak lebih besar dari manfaat yang diharapkan perusahaan.

Menurut Mulyadi, Pengendalian Intern adalah: “ meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran yang dikordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan dan akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

Dari pengertian diatas dapat dilihat bahwa pengendalian intern mencakup kebijakan dan prosedur-prosedur yang dibuat untuk menjamin bahwa

tujuan-tujuan tertentu organisasi dapat dicapai. Ini berarti pengendalian intern tidak hanya mencakup kegiatan akuntansi dan keuangan tetapi meluas ke segala aspek kegiatan perusahaan.

Pengendalian dan Sistem Informasi Akuntansi di fokuskan pada siklus pendapatan. Ada beberapa proses pengawasan terhadap sistem informasi yang berbasis komputer, yaitu:

a. Otorisasi ( Pengesahan Transaksi)

Tujuan dari pengesahan transaksi adalah untuk memastikan bahwa hanya transaksi yang valid yang akan di proses. Bagian kredit bagian yang bertugas untuk melakukan pengesahan dari pesanan penjualan dan memastikan bahwa kebijakan kredit perusahan dilaksanakan dengan benar. b. Pemisahan Tugas

Pemisahan tugas memastikan bahwa tidak ada satu orang atau satu bagian pun yang melakukan semua proses secara keseluruhan. Dalam siklus pendapatan, bagian kredit terpisah dari seluruh proses, jadi secara formal transaksi pemberian persetujuan merupakan aktivitas independen. Kemudian pengawasan aktiva harus terpisah dari tugas pembukuan aktiva, dimana gudang persedian mempunyai pengawas yang menjaga aktiva, dan fungsi akuntansi ( Fungsi Buku Besar dan bagian pengawasan persediaan) yang memelihara pencatatan.

c. Supervisi (Pengawasan)

Beberapa perusahaan mempunyai karyawan yang terlalu sedikit untuk dapat dilakukan pemisahan fungsi. Dengan melakukan supervisi kepada

karyawan yang mempunyai potensi untuk melakukan sesuatu yang tidak sesuai, perusahaa dapat melakukan antisipasi pada sistemnya. Supervisi juga dapat menyediakan kontrol yang terpisah pada sistem.

d. Catatan Akuntansi

Penomoran dokumen sumber (nomor tercetak pada dokumen) seperti pada peranan penjualan, surat jalan, bukti pembayaran, dan lain-lain, secara berurutan diberi nomor dengan memakai printer dan menyediakan nomor yang unik pada setiap transaksi. Hal ini memungkinkan untuk melakukan pemisahan dan penelusuran atas satu kejadian ( di antara ratusan) melalui sistem akuntansi.. Dengan penomoran dokumen sumber ini akan memudahkan melakukan data keuangan dan menelusuri transaksi yang terjadi dalam siklus pendapatan,

e. Pengendalian Akses

Pengendalian akses mencegah danmendeteksi akses yang tidak disetujui dan terlarang ke aktiva perusahaan. Aktiva pada siklus pendapatan adalah persediaan dan kas. Pembatasan akses ke aktiva tersebut mliputi:

̇ Keamanan pergudangan

̇ Menyetorkan kas secara harian ke Bank

̇ Menggunakan kotak deposito yang aman untuk kas ̇ Mengunci laci kas pada bagian penerimaan kas. f. Verifikasi yang Independen

Tujuan verifikasi dilakukan secara independent adalah untuk meningkatkan dan memverifikasi kebenaran dan kelengkapan dari prosedur yang dilakukan

oleh system lainnya. Berikut merupakan control verifikasi yang terdapat dalam tahapan siklus pendapatan:

1. Bagian pengiriman memverifikasi bahwa barang yang dikirim kepelanggan sudah benar dalam jenis dan kuantitasnya.

2. Bagian penagihan mencocokkan surat jalan dengan tagihan penjualan untuk memastikan bahwa pelanggan sudah ditagih untuk barang yang sudah dikirim.

3. Bagian buku besar umum juga memegang peranan penting dalam pengaturan verifikasi. Petugas buku besar umum mencocokkan dokumen jurnal yang dibuat oleh berbagai macam bagian. Setiap bagian tersebut mengirimkan dokumen jurnal dan perhitungan-perhitungan lainnya kebagian buku besar, dimana informasi tersebut dicocokkan dan diposting kemasing-masing akun pengendalian.

Sebagaimana yang telah dikemukakan oleh Bodnar dan Hoopwood (2003:10), Aspek terpenting dalam Sistem Informasi Akuntansi adalah peranan yang dijalankannya dalam proses pengendalian intern organisasi. Istilah proses pengendalian intern menyarankan tidakan-tindakan yang harus diambil dalam organisasi untuk mengatur dan mengarahkan kegiatan-kegiatan organisasi. Pengendalian menjamin bahwa kebijakan dan pengarahan-pengarahan manajemen benar-benar dipatuhi. Pengendalian intern yang baik merupakan faktor kunci bagi manajemen organisasi yang efektif.

Dari pengertian yang dikemukakan diatas maka konsep struktur pengendalian intern didasarkan pada dua premi utama, yaitu tanggung jawab dan

manajemen yang memadai. Proses pengendalian intern membutuhkan penetapan tanggung jawab dalam organisasi sehingga orang tertentu harus diberi tanggung jawab untuk tugas dan fungsi tertentu. Pengendalian intern juga mewajibkan pemeliharaan catatan-catatan yang memadai untuk menjaga aktiva dan menganalisa pembebanan tanggung jawab.

II. Ciri-ciri Pengendalian Intern yang Baik

Sistem pengendalian intern perusahaan terdiri dari kebijakan dan prosedur-prosedur yang ditetapkan untuk memberikan jaminan tercapainya tujuan tertentu perusahaan. Sruktur pengendalian intern terdiri dari 5 (lima) komponen, yaitu :

1. Lingkungan pengendalian 2. Penilaian Resiko

3. Aktivitas Pengendalian 4. Informasi dan Komunikasi 5. Pengawasan

Konsep ini didasarkan pada 2 (dua) premi utama yaitu tenggungjawab manajemen dan jaminan yang memadai.

1. Lingkungan Pengendalian

Lingkungan pengendalian terdiri dari tindakan, kebijakan dan prosedur yang mencerminkan sikap menyeluruh manajemen puncak, direktur dan komisaris dan pemilik suatu satuan usaha terhadap pengendali dan pentingnya terhadap satuan usaha dan untuk mengelola akuntabilitas atas aktiva terkait.

Merupakan dasar dari komponen pengendalian yang lain yang secara umum dapat memberikan acuan disiplin. Meliputi : Integritas, Nilai Etika,

Kompetensi personil perusahaan, Falsafah Manajemen dan gaya operasional, cara manajmene di dalam mendelegasikan tugas dan tanggung jawab, mengatur dan mengembangkan personil, serta, arahan yang diberikan oleh dewan direksi.

2. Pengendalian Resiko.

Identifikasi dan analisa atas resiko yang relevan terhadap pencapaian tujuan yaitu mengenai penentuan “bagaimana resiko dinilai untuk kemudian dikelola”. Komponen ini hendaknya mengidentifikasi resiko baik internal maupun eksternal untuk kemudian dinilai. Sebelum melakukan penilain resiko, tujuan atau target hendaknya ditentukan terlebih dahulu dan dikaitkan sesuai dengan level-levelnya.

3. Aktivitas Pengendalian

Kebijakan dan prosedur yang dapat membantu mengarahkan manajemen hendaknya dilaksanakan. Aktivitas pengendalian hendaknya dilaksanakan dengan menembus semua level dan semua fungsi yang ada di perusahaan. Meliputi : aktifitas-aktifitas persetujuan, kewenangan, verifikasi, rekonsiliasi, inspeksi atas kinerja operasional, keamanan sumberdaya (aset), pemisahan tugas dan tanggung jawab.

4. Informasi dan Komunikasi

Menampung kebutuhan perusahaan di dalam mengidentifikasi, mengambil, dan mengkomukasikan informasi-informasi kepada pihak yang tepat agar mereka mampu melaksanakan tanggung jawab mereka. Di dalam perusahaan (organisasi), Sistem informasi merupakan kunci dari komponen pengendalian ini. Informasi internal maupun kejadian eksternal, aktifitas, dan kondisi maupun prasyarat hendaknya dikomunikasikan agar manajemen memperoleh informasi mengenai keputusan-keputusan bisnis yang harus diambil, dan untuk tujuan pelaporan eksternal

5. Pengawasan

Pengendalian intern seharusnya diawasi oleh manajemen dan personil di dalam perusahaan. Ini merupakan kerangka kerja yang diasosiasikan dengan fungsi internal audit di dalam perusahaan (organisasi), juga dipandang sebagai pengawasan seperti aktifitas umum manajemen dan aktivitas supervise. Adalah penting bahwa defisiensi pengendalian intern hendaknya dilaporkan ke atas. Dan pemborosan yang serius seharusnya dilaporkan kepada manajemen puncak dan dewan direksi.

Kelima komponen ini terkait satu dengan yang lainnya, sehingga dapat memberikan kinerja sistem yang terintegrasi yang dapat merespon perubahan kondisi secara dinamis. Sistem Pengendalian Internal terjalin dengan aktifitas opersional perusahaan, dana akan lebih efektif apabila pengendalian dibangun ke dalam infrastruktur perusahaan, untuk kemudian menjadi bagian yang paling esensial dari perusahaan (organisasi).

Pengendalian intern yang baik biasanya mencakup ciri-ciri sebagai berikut:

1. Suatu strukutur organisasi yang didalamnya terdapat pemisahan tanggungjawab fungsional yang susuai

2. Suatu sistem yang mencakup prosedur otorisasi dan pencatatan yang sesuai agar memungkinkan pengendalian yang wajar atas harta, utang pendapatan dan biaya

3. Cara kerja yang wajar harus digunakan dalam pelaksaaan tugas dan fungsi masing-masing bagian organisatoris

III. Hubungan Sistem Informasi Akuntansi dengan Pengendalian Intern

Para akuntan bertanggungjawab untuk menyediakan informasi dan nasihat yang baik kepada manajer, mengevaluasi kewajaran laporan keuangan dan membantu penjagaan aktiva perusahaan. Apabila kendali tidak memadai, informasi yang dihasilkan akan cenderung tidak akurat dan tidak lengkap. Hal ini menyebabkan laporan keuangan, dokumen operasional dan laporan lain tidak akan dapat diandalkan atau dipercaya.

Pengendalian intern terdiri dari kebijakan dan prosedur yang diterapkan untuk memberikan keyakinan yang memadai bahwa tujuan perusahaan dapat dicapai. Menutut Mulyadi, tujuan pengendalian Intern adalah:

a. menjaga kekayaan organisasi

b. mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi c. mendorong efisiensi

d. mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen

Tujuan pengendalian Intern tersebut sangat besar artinya bagi manajemen. Para manajer harus dapat berpedoman pada informasi yang terkandung dalam laporan yang mereka terima, serta sarana yang dipercayakan kepada mereka. Pengendalian yang baik merupakan faktor kunci dalam manajemen perusahaan yang efektif.

Aspek terpenting dalam Sistem Informasi Akuntansi adalah bahwa system itu berjalan dalam struktur pengendalian intern perusahaan. Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa penngendalian intern merupakan bagian yang tidak

terpisahkan dari Sistem Informasi Akuntansi. Tanpa didukung dengan pengendalian intern yang memadai, system informasi akuntansi tidak akan dapat menghasilkan informasi yang andal untuk pengambilan keputusan.

Suatu Sistem Informasi Akuntansi yang baik harus mempunyai suatu pengendalian Intern yang andal. Sistem pengendalian intern yang diterapkan pada Sistem Informasi Akuntansi sangat berguna untuk tujuan mencegah dan menjaga terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan, juga tidak dapat digunakan untuk melacak. Kesalahan yang sudah terjadi sehingga dapat dikoreksi

BAB III

METODOLOGI PENELITIAN A. Jenis Penelitian

Penelitian ini bertujuan untuk mendekripsikan hal-hal yang saat ini berlaku. Di dalam penelitian ini terdapat upaya mendeskripsikan, mencatat, analisis dan menginterpretasikan kondisi-kondisi yang sekarang ini terjadi. Dengan kata lain penelitian ini bertujuan untuk memperoleh informasi dengan keadaan saat ini dan melihat kaitannya antara variabel-variabel yang ada.

B. Jenis Data

Jenis data yang dikumpulkan oleh penulis dalam rangka penulisan skripsi ini terdiri dari data primer dan data sekunder.

a. Data primer, yaitu data yang diambil langsung dan memerlukan pengolahan lebih lanjut dari objek penelitian, dalam hal ini adalah PT.Trubus Media Swadaya Medan.

b. Data Sekunder, yaitu data yang diperoleh dalam bentuk yang sudah jadi dan tidak memerlukan pengolahan lebih lanjut, yang berupa publikasi maupun data perusahaan sendiri antara lain sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas.,sejarah singkat perusahaan, struktur organisasi,

C. Teknik Pengumpulan Data

Teknik yang digunakan dalam pengumpulan data adalah sebagai berikut: a. Teknik Pengamatan/observasi (observation)

Dengan melakukan pengamatan langsung terhadap objek yang akan diteliti, dalam hal ini PT.Trubus Media Swadaya Medan

b. Teknik Wawancara (interview)

Dengan mengadakan tanya jawab secara lisan kepada yang berwenang dalam perusahaan yang meliputi kepala bagian keuangan, kepala bagian penjualan dan pihak lain yang berhubugan dengan data yang diperlukan. c. Teknik Dokumentasi

Dengan mengumpulkan dokumen-dokumen yang diperlukan dari perusahaan, buku-buku, literatur, dan tulisan-tulisan, serta hasil kuliah yang berhubungan dengan sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas.

D. Metode Penganalisaan Data

Analisa data dilakukan dengan menggunakan metode: a. Metode Diskriptif

Metode analisis terlebih dahulu mengumpulkan data yang ada, kemudian di klasifikasikan, dianalisis, selanjutnya diinterpretasikan sehingga dapat memberikan gambaran yang jelas mengenai keadaan yang diteliti.

b. Metode Komparatif

Metode analisis dengan membandigkan data yang diperoleh dari objek penelitian dengan teori yang diperoleh selama perkuliahan untuk menyimpulkan apakah Sistem Informasi Akuntansi yang digunakan preusahaan sudah dapat menghasilkan informasi yang handal.

BAB IV

HASIL PENELITIAN A. Data Penelitian

1. Gambaran Umum PT. Trubus Media Swadaya a. Sejarah Singkat Perusahaan

PT. Trubus Media Swadaya adalah sebuah perusahaan swasta nasional yang bergerak dalam percetakan. Latar belakang berdirinya PT. Trubus Media Swadaya adalah berkat kemajuan dari pada Yayasan Bina Swadaya atau sekarang jadi PT. Bina Swadaya Grup.

PT. Bina Swadaya berdiri sejak tahun 1960an yang bergerak di bidang pertanian (pertanian, peternakan, dan perikanan) untuk melayani kebutuhan masyarakat Indonesia khusus pertanian. Dalam hal menjalankan usahanya untuk melayani masyarakat, maka PT. Bina Swadaya berhasil menerbitkan satu majalah khusus menyajikan informasi dunia pertanian, yaitu Majalah Trubus.

Berkat majalah Trubus, permintaan dan tuntutan masyarakat akan ilmu pertanian, maka PT Bina Swadaya mencoba menerbitkan buku-buku khusus pertanian dan secara cepat berkembang sesuai kebutuhan masyarakat Indonesia.

Seiring dengan perkembangan dan banyaknya permintaan masyarakat dengan produk-produk yang disediakan oleh PT. Bina Swadaya, mulai dari bibit tanaman, peralatan pertanian,peternakan, dan juga perikanan, mulailah PT. Bina Swadaya mendirikan perusahaan-perusahaan yang menjadi group PT. Bina Swadaya. Diantaranya adalah:

• PT. Trubus Swadaya • PT. Trubus Mitra Swadaya • PT. Kokar Wijaya

• PT. Niaga Swadaya.

Mengingat perkembangan pasar dan respon masyarakat yang sangat baik, maka pada tahun 2006 akhir didirikan PT. Trubus Media Swadaya, dan disahkan pada bulan Januari 2007, yang bergerak khusus di bidang pemasaran Majalah Trubus, dan distribusi media cetak. Dan memiliki Motto “ Menjadi distributor

dan Pemasaran Media Cetak yang handal, capat dan terpercaya” b. Struktur Organisasi

Struktur organisasi adalah bagan yang menggambarkan pola hubungan kerja antara dua orang atau lebih dalam susunan hirarki dan pertanggung jawaban untuk mencapai tujuan.tertentu. Sebagai suatu badan usaha, PT. Trubus Media Swadaya Medan mempunyai struktur organisasi dengan tujuan bidang usaha.

Bentuk atau tipe organisasi PT. Trubus Media Swadaya Medan adalah bentuk atau tipe organisasi garis dan staf. Sebagaimana lazimnya suatu perusahaan, PT.trubus Media Swadaya telah menyusun organisasi perusahaan dalam rangka pelaksanaan pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.

Struktur organisasi dalam suatu perusahaan demikian pentingnya dalam menyelenggarakan aktivitas-aktivitas perusahaan. Dengan adanya struktur oganisasi, dapat dilihat hubungan kerja antara satu dengan lainnya, pemberian wewenang dan tanggung jawabnya sehingga pekerjaan yang tumpang tindih apat dihindarkan.

Struktur Organisasi PT.Trubus Media Swadaya Medan sebagaimana yang tertera pada lampiran, menjelaskan sekitar fungsi dan tugas-tugas utama yang dibebankan pada masing-masing personil sesuai dengan jabatannya. Untuk lebih jelasnya, Struktur Organisasi PT. Trubus Media Swadaya Medan, membagi tugas dan tanggung jawabnya dari setiap bagian yang ada pada perusahaan.

2. Sistem Informasi Akuntansi di PT.Trubus Media Swadaya Medan

PT. Trubus Media Swadaya Medan menerapkan Sistem Informasi Akuntasi yang masih menggunakan secara manual terhadap pencatatan dan pelaporan informasi akuntansi. Proses pencatatan dan pelaporan informasi akuntansi dilakukan dengan sistem manual yang dilakukan secara bulanan. Maka setiap bulan bagian akunting membuat laporan secara berkala kepada direktur.

3. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas a. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan

Di dalam bab II telah di jelaskan bahwa penjualan ada dua macam, yaitu penjualan tunai dan penjualan kredit. PT. Trubus Media Swadaya Medan sebuah perusahaan jasa, sehingga penghasilan utamanya adalah berasa dari penjualan. Penjualan PT. Trubus Medai Swadaya Medan difokuskan pada penjualan Majalah dan pemasangan iklan.

Oleh karena itu, berdasarkan penelitian yang telah penulis lakukan pada PT. Trubus Media Swadaya medan, mengenai Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit, maka prosedu penjualan kredit dilakukan sebagai berikut:

1. Setiap penjualan dalam perusahaan ini akan selalu dimulai dengan adanya order langganan yang diterima oles sales departemen (bagaian penjualan)

untuk kemudian di konfirmasikan ke bagian akuntansi. Order dapat dilakukan melalui telepon atau langsung datang ke kantor, lalu bagian penjualan melakukan tindak lanjut dengan order yang ada.

2. Bagian akuntansi kemudian mempersiapkan tanda terima yang diberi nama Proof of Delivery (POD) dimana setiap POD mempunyai nomor tercetak berurutan yang berisi alamat pengirman, alamat penerima, jenis barang, volume atau jumlah barang yang akan dikirim. POD ini terdiri dari lima warna yaitu:

• Putih : diberikan untuk pelanggan

• Biru : diberikan kepda bagian operasinal

• Kuning : merupakan return copy di tempelkan di barang • Hijau : diberikan kepada akunting

• Merah : diberikan kepada penerima

Untuk penjualan kredit ini, langganan mnerima POD lembar kelima yaitu yang berwana merah..

3. Setelah dilakukan pengecekan barang, besarnya tarif dan cara pembayaran kredit. Tanda terima ke pada pelanggan akan berfungsi sebagai bukti bagi perusahaan untuk melakukan penagihan.

4. POD lembar pertama dan ketiga diberikan kepada bagian akunting sebagai bukti bahwa telah terjadi penjualan secara kredit oleh bagian penjualan.

5. Barang yang telah disetujui akan dikirim, kemudian oleh bagian gudang dilakukan pengepa barang untuk dipersiapkan atau di beri label oleh bagian operasional untuk dikirim sesuai dengan pesanan langganan. POD lembar

kedua yang berwarna biru dan POD yang berwarna kuning, dilekatkan pada barang tersebut. Adapun tujuan dilakukannya adalah untuk menjadi bukti bahwa barang telah dikrim dan telah tiba dengan selamat dan tepat waktu berdasarkan alamat pelanggan.

Setia hari biasanya, pada waktu sore hari, bagian penjualan menyampaikan dafatr penjualannya baik yang dilakukan secara tunai maupun secara kredit kepada bagian akuntansi.

b. Penjualan Tunai

Berdasarkan data yang ada dilapangan, sebagian besar penjualan dilakukan secara tunai. Penjualan secara adalah: penjualan yang dilakukan di kantor, dimana pelanggan langsung datang ke kantor membeli Majalah dalam partai besar dan langsung membayar dengan uang tunai. Prosedur penjualan secara tunai dijelaskan secara berikut:

a. Pelanggan datang langsung ke kantor, bagian customer services melayani mereka dengan memberikan dafatr harga. Setelah pelanggan menyetujui harga yang ditetapkan maka bagian gudang mencek perediaan.

b. Bagian akuntansi mengeluarkan POD yang terdiri lima rqngkap kepada bagian Costumer Services agar dilakukan pengisian POD.

c. Langganan membayar tunai sesuai dengan yang tertera pada POD, dan menerima lembaran pertama POD (berwarna putih)

d. Customer Services menyetorkan uang dari pelanggan tersebut kepada kasir dengan memberikan lembaran ketiga sebagi bukti, lalu meneruskannya ke bagian akunting agar dilakukan pencatatan. Perlu di

ketahui bahwa POD ini dapat berfungsi sebagi kwitansi dalam penjualan tunai.

c. Penjualan konsinyasi

Penjualan konsinyasi dilakukan dengan menitipkan barang pada toko-toko buku atau pihak agen penjualan. Metode pembayaran disepakati setelah barang laku terjual. Harga barang (majalah) disepakati harga eceran terendah, dalam hal ini pihak agen mepunyai wewenang membuat harga baru dalam penjualan majalah yang dititipkan untuk dijual. Harga yang dibayarkan kepada PT. Trubus Swadaya adalah sebesar harga dasar yang disepakati.

2. Penerimaan Kas

Prosedur penerimaan kas dari penjualan tunai dan penjualan kredit yang dilakukan oleh PT. Trubus Swadaya Medan telah diuraikan pada pembahasan tentang prosedu penjualn tunai dan penjualan kredit.

Dalam perusahaan PT. Trubus Media Swadaya Medan sumber penerimaan kas di bagia atas:

• Penerimaan kas dari penjualan tunai majalah dan iklan • Penagihan ke tempat pelanggan oleh colecctor

• Langganan langsung membayar dengan giro maupun di transfer ke rekening perusahaan.

Ad. 1. Penerimaan kas dari penjualan tunai

Seperti yanh telah dijelaskan pada prosedur penjualan tunai, penerimaan kas di PT. Trubus Media Swadaya Medan paling banyak adalah dari penerimaan tunai, yaitu dimana setiap penjualan majalah dan jasa dalam perusahaan ini akan selalu

dimulai dengan adanya order yang diterima oleh bagian penjualan untuk kemudian di konfirmasikan ke bagian akuntansi apakah order diterima atau tidak. Setelah itu bagian akuntansi mempersiapkan POD untuk menjadi bukti transaksi apakah dilakukan penjualan secara tunai.

Jika terjadi penjualan secara tunai, maka bagian penjualan akan langsung menerima uang tersebut pada saat itu juga, dengan menyerahkan lembar pertama dari POD ( yang berwarna putih) kepada pelanggan. Lalu bagian penjualan akan melaporkan jumlah penerimaan kas hariannya kepada kasir skaligus menyerahkan POD lembar ketiga dan kelima sambil menyetorkan uangnya. Kasir memeriksa POD tersebut dan meneruskannya ke bagian akuntansi untuk dilakukan pencatatan dan membandingkannya dengan laporan penjualn tunai.

Ad. 2. Penerimaan Kas dari Pelanggan oleh Collector

Penagihan oleh collector ini terjadi jika terjai penjualan secara kredit, maka bagian penjualan memberikan POD lembar kelima kepada pelanggan sebagai sementara, sedangkan langganan memberikan tanda terima kepada bagian penjualan sebagi bukti untuk penagih collector. POD lembar pertama dan ketiga menjadi pertinggal bagi bagian akuntansi akan menjadi bukti transaksi penjulan kredit. POD tersebut dikumpulkan dan dicatat dalam laporan penjualan kredit oleh bagian akuntansi, dimana pada setiap akhir bulan akan dilaporkan kepada atasan. Laporan ini pada awal bulan akan diperiksa kembali untuk melihat piutang yang telah jatuh tempo dan dasar melakukan penagihan.

Apabila piutang telah jatuh tempo dan langganan belum mengadakan pembayaran maka bagian akunting akan menyerahkan POD lembar pertama

beserta tanda terima dari langganan yang telah jatuh tempo tersebut ke bagian penjualan (sales departemen) untuk dilakukan penagihan ke tempat langganan. Langganan menyerahkan uang pembayarannya beserta POD lembar kelima kepada collector. Collector menyiapkan tanda terima yaitu kwitansi.

Setelah uang diterima collector akan menyerahkan lembar pertama (berwarna putih) kepada pelanggan setelah diisi dengan no.POD (nomor pengiriman) dan ditandatangai oleh kedua belah pihak.

Collector melaporkan jumlah penerimaan piutang yang ditagihnya ke kasir sekaligus menyerahkan kwitansi lembar kedua dan lembar ketiga beserta POD lembar pertama dan menyetorkan uangnya. Kasir memeriksa kwitansi dan POD tersebut dan meneruskannya ke bagian akunting, untuk dicatat dalam buku penerimaan kas dan mengurangi penjualan kredit.

Ad.3. Langganan membayar dengan giro/ transfer ke rekening perusahaan. Apabila langganan membayar dengan cara mentransfer ke rekening perusahaan maka akan diadakan pengecekan ke bank tetapi sebelumnya langganan akan menginformasikannya ke bagian penjualan. Selanjutnya kasir membuat bukti penerimaan kas tanpa harus diotorisasi oleh direksi atau langsung dibukukan.

Tugas kasir apabila ditinjau dari segi penerimaan kas adalah sebagai berikut: 1. Membuat buku kas setiap hari

2. Mengumpulkan bon-bon yang berkaitan dengan buku harian tersebut. 3. Membuat laporan keperluan dana setiap bulan seperti kasbon

4. Sitem Pengendalian Intern

1. Otorisasi (Pengesahan Transaksi)

Sistem otorisasi da prosedur pengambilan kuitansi yang akan di tagih setelah dilakukan perhitungan fisik dan disertai berita acara serah terima yang ditandatangani oleh kedua belah pihak Begitu juga dengan sistem otorisasi an prosedur dalam pengemblian kwitansi yang tidak berhasil di tagih oleh pihak, juga disertai berita acara serah terima oleh kedua belah pihak.

2. Pemisahan Tugas

Struktur organisasi di tandai dengan adanya pemisahan fungsi antara bagain pemasaran, bagian keuangan dan bagian akuntansi, serta fungsi penerimaan kas. Fungsi pencatatan dan penyimpanan harus mendapat pemisahan tugas dan tisak terdapat satu orang yang bertanggung jawab terhadap dua kegiatan tersebut.

3. Supervisi (Pengawasan)

Pegawai yang bekerja, melakukan tugasnya sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya yang terdapat dalam deskripsi kerja, serta jumlah pegawai yang dibutuhkan disetiap bagian harus memadai sesuai dengan fungsi-fungsi yang ada sehingga pelaksanaan supervisi tidak terlalu dominan dan tidak terlalu memerlukan supervisi dalam pelaksanaan tugas operasional setiap bidang yang ada dalam perusahaan.

4. Catatan Akuntansi

Penggunaan dokumen dan catatan yang berisi dan dinomori terlebih dahulu telah dilakukan terhadap formulir-formulir dan catatan seperti order pembelian dan yang lainnya telah disiapkan pada saat transaksi terjadi.

5. Pengendalian Akses

Untuk dapat melindung dan mengamanakan aktiva dan catatanya, PT. Trubus Media Swadaya Medan melakukan pengendalian yang meliputi:

̇ Penggunaan gudang untuk menyimpan persediaan barang-barangnya dari pencuruian, menempatkan penjaga untuk mengamankan gudang.

̇ Perusahaan juga telah melakukan pengamanan datanya dengan melakukan back up data ke dalam CD, Flasdisk, untuk mengantisipasi apabila terjadi kerusakan terhadap komputer.

̇ Penyetoran uang kas secara harian ke bank

̇ Penggunaan kotak penyimpanan uang kas yang aman.

̇ Pengamanan laci kas dengan melakukan penguncian pada bagian loket.

B. Analisa Dan Evaluasi Penelitian

1. Analisa dan Evaluasi Struktur Organisasi.

Sistem informasi akuntansi tidak dapat dipisahkan dari struktur organisasi, karena sistem informasi akuntansi diciptakan untuk mengidantifikasi, merakit, menggolongkan, menganalisa, mencatat dan melakporkan transaksi suatu aktivitas perusahaan dalam pencapaian tujuan organisasi. Berbagi metode, prosedur dan teknik dalam pelaksanaan aktivitas perusahaan hanya dapat berjalan dengan

efisien dan efektif dalam sturktur organisasi yang jelas yang memisahkan tanggungjawab secara tepat, demikian pula ketetapan dalam pemberian wewenang untuk suatu fungsi.

Agar sistem informasi akuntansi memberikan manfaat bagi perusahaan, maka struktur organisasi harus dirancang dengan memenuhi prisip internal control yang mensyaratkan terpisahnya fungsi operasional, fungsi pencatatan dan fungsi penyimpanan demi tercapainya tujuan internal cek, sehingga perusahaan terhindar dari penyimpangan-penyimpangan yang mungkin dilakukan dalam organisasi.

Struktur organisasi yang tepat bagi suatu perusahaan belum tentu tepat bagi perusahaan lain. Perbedaan penetapan struktur organisasi yang berbeda disebabkan oleh beberapa hal antara lain: jenis perusahaan, besar kecilnya perusahaan, bidang operasi perusahaan dan lain-lain.

Manajemen mengggunakan struktur organisasi sebagi alat untuk mencapai tujuan perusahaan yang telah ditetapkan. Dengan adanya struktur organisasi yang baik, maka seluruh anggota organisasi baik bawahan maupun atasan terdorong untuk memberikan sumbangan yang maksimum terhadap aktivitas perusahaan.

Suatu dasa pertimbangan yang penting dalam menyusun struktur organisasi perusahaan adalah agar struktur organisasi yang ditetapkan harus dirancang secara sefleksibel mungkin dalam arti menghindarkan adanya perubahan total apabila mengadakan penyesuaian-penyesuaian yang disebabkan perkembangan perusahaan.

Struktur organisasi beserta uraian tugasnya merupakan salah satu cara atau unsur pengendalaian manajemen yang penting. Struktur organisasi

merupakan kerangka (framework) pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Salah satu persyaratan agar organisasi dapat efektif sebagai sarana pengendalian adalah tanggung jawab harus dibagi sehingga tidakseoprangpun diperkenankan melaksanakan suatu kegiatan atau transaksi dari awal samapi akhir tanpa campur tangan orang lain.

Organisasi perusahaan ini telah memenuhi unsur-unsur organisasi yanitu adanya sekelompok orang, interaksi, kerjasama dan pembagian kerja, adanya struktur dan tujuan yang ingin dicapai perusahaan yang berorientasi pada pencapaian laba. Disamping itu perusahaan ini juga telah berpedoman pada beberapa azas atau prinsip-prinsiporganisasi yaitu adanya perumusan tujuan yang jelas, pembagian kerja, delegasi kekuasaan, rentang kekuasaan, kesatuan perintah dan tanggung jawa.

Telah dibicarakan pada bab sebelumnya, bahwa sistem informasi akuntansi yang andal harus didukung pengendalian intern yang andal pula, dengan kata lain, tanpa adanya pengendalian intern yang baik, suatu perusahaan tidak memiliki sistem informasi akuntansi yang baik pula. Sistem pengendalian intern menempatkan struktur organisasi sebagai unsur yang pertama.

Dalam sistem pengendalian intern struktur organisasi dituntut harus secara tegas menguraikan tugas, wewenang serta tanggung jawab masing-masing pegawai sehingga tidak terjadi tumpang tindih suatu pekerjaan ataupun fungsi oleh para anggota organisasi. Dengan adanya pengendalian intern yang

memuaskan, diharapkan catatan akuntansi dan laporan keuangan dapat lebih diandalkan dan dipercaya.

Struktur organisasi PT. Trubus Media Swadaya menggambarkan struktur organisasi garis dan staff dimana masing-masing staff bertanggung jawab atas tugas dan kewajiban masing-masing atau yang telah ditetapkan. Struktur organisasi perusahaan ini cukup memadai bila ditinjau dari segi struktur organisasinya karena telah menggambarkan adanya pemisahan fungsi atau pembagian tugas dan tanggung jawab yang baik, hal ini menyebabkan semua kegiatan mudah dikordinasikan.

Struktur organisasi perusahaan ini pada umumnya telah menunjukkan suatu ciri pengendalian intern yang baik, yaitu adanya pengaturan organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, namun belum ada praktik yang sehat yang dijalankan dalam pelaksanaan tugas dan fungsi dari setiap bagian organisasi, hal ini terbukti belum adanya pengaturan alih tugas untuk para pejabat atau pegawai secara teratur. Disamping itu ada perangkapan tugas seorang kasir, dimana diamerangkapsebagai orang melakukan pencatatan, pelaporan. Demikian juga bagian penjualan merangkap sebagi collector.

Hal ini berati berarti adanya tugas yang tumpang tindih, padahal dari sturktur organisasi perusahaan ini terlihat adanya pemisahan antara orang yang bertuga s di bagian kasir dan bagian akunting, bagian penjualan dan bagian collector, yang sama-sama bertanggung jawab kepada direktur. Hal ini sesuai dengan sesuai dengan prinsip adanya pemisahan tugas antara bagian pencatatan dan bagian yang membayar.

jumlah pegawai yang ada pada perusahaan ini menuntut adanya perangkapan tugas seperti:

a. Adanya tugas rangkap yang dilakukan oleh satu bagian yaitu bagian kasi yang merangkap sebagai bagian akuntansi

b. Adanya tugas rangkap yang dilakukan oleh bagian piutang yang merangkap bagian penagihan.

c. Tidak adanya ketegasan fungsi dan wewenang tiap orang yang terlibat dalam kegiatan perusahaan.

3. Penerapan sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas pada PT. Trubus Media Swadaya Medan dapat memberikan informasi bagi pimpina perusahaan, hal ini dilihat pada :

a. Penyusunan system informasi dan prosedur penjualan.

b. Penyusunan target penjualan, target penagihan dan penetapam harga standard.

c. Melaksanakan buku-buku untuk melaksanakan pencatatan transaksi.

4. Prosedur penjualan dan penerimaan kas pada PT. Trubus Media Swadaya Medan dapat dinyatakan mengandung kelemahan karena pada prosedur tersebut masih dijumpai adanya perangkapan tugas.

5. Dalam proses akuntansinya, perusahaan telah menggunakan media akuntansi yang memadai berupa dokumen dasar, buku jurnal, buku besar, buku pembantu. Untuk proses pengklasifikasian, perusahaan juga telah menggunakan kode perkiraan dimana kode perkiraan teah dibakukan

dalam bentuk buku pedaoman yang dilengkapi dengan penjelasan penggunaannya.

6. Pelaporan dari system informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas terdiri dari laporan ekstern dan laporan intern manajemen.

B. Saran

Dari kesimpulan diatas, dapat diberi saran-saran yang diharapkan dapat menghindari kesalahan dalam menetapkan sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas pada perusahaan ini. Adapun saran-saran tersebut:

1. Untuk memperketat pengawasan, sebaiknya pimpinan perusahaan PT. Trubus Media Swadaya Medan harus melakukan pemeriksaan secara tiba-tiba atas kebijaksanaan-kebijaksanaan yang ditetapkan pada karyawan.

2. Dalam prosedur penjualan dan peneimaan kas PT. Trubus Media Swadaya Medan perlu diadakan pemisahan fungsi antara bagian yang melakukan perangkapan tugas, agar internal control dapat berjalan dengan baik.

3. Sebaiknya penyerahan hasil penjualan kredit, langsung disetorkan kapada kasir, sehingga pembagian kerja dan tanggung jawab dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.

4. Petugas yang mengelola keuangan atau kasir sebaiknya tidak mengerjakan pembukuan penerimaan dan pengeluaran kas karena pekerjaan ini dapat dilakukan oleh bagian pembukuan.

5. Struktur organisasi yang ada hendaknya ditinaju kembali, karena sebaiknya antara struktur organisasi dengan realisasinya harus sama yaitu

praktek-Rina Silalahi : Analisis Terhadap Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Dan Penerimaan Kas Pada Pt Trubus Media Swadaya Medan, 2008

praktek diperusahaan, atau sebaiknya perusahaan menetapkan pembagian tugas dengan baik sehingga tidak ada yang mempunyai tugas rangkap.

DAFTAR PUSTAKA

Bodnar, George, H dan William S. Hopwod, 2003. Accounting Information Sistem, Edisi Keenam, Buku Satu, Terjamahan A.A. Jusuf dan R.M. Tambunan, Salemba Empat, Jakarta

Hall. James A., 2001. Sistem Informasi Akutansi, Eidsi Pertama, Buku Satu, Terjemahan Amir Abadi Yusuf, Salemba Empat.

Purwono, Edi., 2004. Aspek-Aspek ADP Audit pengendalian Intern Pada Komputerisasi, Andi. Yogyakarta

Riahi, Ahmad dan Belkaoui, 2002, Teori Akuntansi, Edisi Pertama, Terjemahan Marwata, Harjanti Widiastuti, Ch.Heni Kurniawan dan Alia Ariesanti, Jilid I, Salemba Empat,Jakarta

Romney, Steinbart, 2003, Accounting Information Sistem, International Edition, Prentice, Hall, United State of America

Skousen, Albrecht, Stice., 2002. Akutansi keuangan, Buku Satu, Terjemahan Thomson Learning Asia, salemba Empat, Jakarta

Umar, Husein, 2001. Riset Akutansi, Edisi Ketiga. Penerbit, PT. Gramedia Pustakan Utama, Jakarta

Wijyanto, Nugroho., 2001. Sistem Informasi Akutansi, Erlangga, Jakarta

Willksinson, Joseph. W., Michael J. cerullo, Variant Raval, Bernard Wong-on-wing, 2002, Accounting Information sistem., Edisi keempat, Jhon Wiles Ansons, United States Of America

Fakultas Ekonomi Universitas Sumtera Utara, 2004, Buku Petunjuk Teknik

Rina Silalahi : Analisis Terhadap Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Dan Penerimaan Kas Pada Pt Trubus Media Swadaya Medan, 2008

Lampiran: 1

Struktur Organisasi PT. Trubus Media Swadaya Medan

Direktur

Personalia

Kasir Acocounting

Manajer Keuangan

Administrasi Supervis

or Perwaki lan Supervis

or Pemasar an Majalah

Supervisor Iklan Manajer Pemasaran

Rina Silalahi : Analisis Terhadap Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Dan Penerimaan Kas Pada Pt Trubus Media Swadaya Medan, 2008 USU Repository © 2008