4. Catatan Akuntansi
Penggunaan dokumen dan catatan yang berisi dan dinomori terlebih dahulu telah dilakukan terhadap formulir-formulir dan catatan seperti order
pembelian dan yang lainnya telah disiapkan pada saat transaksi terjadi. 5.
Pengendalian Akses Untuk dapat melindung dan mengamanakan aktiva dan catatanya, PT.
Trubus Media Swadaya Medan melakukan pengendalian yang meliputi: ̇
Penggunaan gudang untuk menyimpan persediaan barang-barangnya dari pencuruian, menempatkan penjaga untuk mengamankan gudang.
̇ Perusahaan juga telah melakukan pengamanan datanya dengan melakukan
back up data ke dalam CD, Flasdisk, untuk mengantisipasi apabila terjadi kerusakan terhadap komputer.
̇ Penyetoran uang kas secara harian ke bank
̇ Penggunaan kotak penyimpanan uang kas yang aman.
̇ Pengamanan laci kas dengan melakukan penguncian pada bagian loket.
B. Analisa Dan Evaluasi Penelitian 1.
Analisa dan Evaluasi Struktur Organisasi.
Sistem informasi akuntansi tidak dapat dipisahkan dari struktur organisasi, karena sistem informasi akuntansi diciptakan untuk mengidantifikasi, merakit,
menggolongkan, menganalisa, mencatat dan melakporkan transaksi suatu aktivitas perusahaan dalam pencapaian tujuan organisasi. Berbagi metode, prosedur dan
teknik dalam pelaksanaan aktivitas perusahaan hanya dapat berjalan dengan
Rina Silalahi : Analisis Terhadap Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Dan Penerimaan Kas Pada Pt Trubus Media Swadaya Medan, 2008
USU Repository © 2008
efisien dan efektif dalam sturktur organisasi yang jelas yang memisahkan tanggungjawab secara tepat, demikian pula ketetapan dalam pemberian wewenang
untuk suatu fungsi. Agar sistem informasi akuntansi memberikan manfaat bagi perusahaan,
maka struktur organisasi harus dirancang dengan memenuhi prisip internal control yang mensyaratkan terpisahnya fungsi operasional, fungsi pencatatan dan fungsi
penyimpanan demi tercapainya tujuan internal cek, sehingga perusahaan terhindar dari penyimpangan-penyimpangan yang mungkin dilakukan dalam organisasi.
Struktur organisasi yang tepat bagi suatu perusahaan belum tentu tepat bagi perusahaan lain. Perbedaan penetapan struktur organisasi yang berbeda
disebabkan oleh beberapa hal antara lain: jenis perusahaan, besar kecilnya perusahaan, bidang operasi perusahaan dan lain-lain.
Manajemen mengggunakan struktur organisasi sebagi alat untuk mencapai tujuan perusahaan yang telah ditetapkan. Dengan adanya struktur organisasi yang
baik, maka seluruh anggota organisasi baik bawahan maupun atasan terdorong untuk memberikan sumbangan yang maksimum terhadap aktivitas perusahaan.
Suatu dasa pertimbangan yang penting dalam menyusun struktur organisasi perusahaan adalah agar struktur organisasi yang ditetapkan harus
dirancang secara sefleksibel mungkin dalam arti menghindarkan adanya perubahan total apabila mengadakan penyesuaian-penyesuaian yang disebabkan
perkembangan perusahaan. Struktur organisasi beserta uraian tugasnya merupakan salah satu cara
atau unsur pengendalaian manajemen yang penting. Struktur organisasi
Rina Silalahi : Analisis Terhadap Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Dan Penerimaan Kas Pada Pt Trubus Media Swadaya Medan, 2008
USU Repository © 2008
merupakan kerangka framework pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok
perusahaan. Salah satu persyaratan agar organisasi dapat efektif sebagai sarana pengendalian adalah tanggung jawab harus dibagi sehingga tidakseoprangpun
diperkenankan melaksanakan suatu kegiatan atau transaksi dari awal samapi akhir tanpa campur tangan orang lain.
Organisasi perusahaan ini telah memenuhi unsur-unsur organisasi yanitu adanya sekelompok orang, interaksi, kerjasama dan pembagian kerja, adanya
struktur dan tujuan yang ingin dicapai perusahaan yang berorientasi pada pencapaian laba. Disamping itu perusahaan ini juga telah berpedoman pada
beberapa azas atau prinsip-prinsiporganisasi yaitu adanya perumusan tujuan yang jelas, pembagian kerja, delegasi kekuasaan, rentang kekuasaan, kesatuan perintah
dan tanggung jawa. Telah dibicarakan pada bab sebelumnya, bahwa sistem informasi
akuntansi yang andal harus didukung pengendalian intern yang andal pula, dengan kata lain, tanpa adanya pengendalian intern yang baik, suatu perusahaan tidak
memiliki sistem informasi akuntansi yang baik pula. Sistem pengendalian intern menempatkan struktur organisasi sebagai unsur yang pertama.
Dalam sistem pengendalian intern struktur organisasi dituntut harus secara tegas menguraikan tugas, wewenang serta tanggung jawab masing-masing
pegawai sehingga tidak terjadi tumpang tindih suatu pekerjaan ataupun fungsi oleh para anggota organisasi. Dengan adanya pengendalian intern yang
Rina Silalahi : Analisis Terhadap Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Dan Penerimaan Kas Pada Pt Trubus Media Swadaya Medan, 2008
USU Repository © 2008
memuaskan, diharapkan catatan akuntansi dan laporan keuangan dapat lebih diandalkan dan dipercaya.
Struktur organisasi
PT. Trubus Media Swadaya menggambarkan struktur organisasi garis dan staff dimana masing-masing staff bertanggung jawab atas
tugas dan kewajiban masing-masing atau yang telah ditetapkan. Struktur organisasi perusahaan ini cukup memadai bila ditinjau dari segi struktur
organisasinya karena telah menggambarkan adanya pemisahan fungsi atau pembagian tugas dan tanggung jawab yang baik, hal ini menyebabkan semua
kegiatan mudah dikordinasikan. Struktur organisasi perusahaan ini pada umumnya telah menunjukkan
suatu ciri pengendalian intern yang baik, yaitu adanya pengaturan organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, namun belum ada praktik yang sehat
yang dijalankan dalam pelaksanaan tugas dan fungsi dari setiap bagian organisasi, hal ini terbukti belum adanya pengaturan alih tugas untuk para pejabat atau
pegawai secara teratur. Disamping itu ada perangkapan tugas seorang kasir, dimana diamerangkapsebagai orang melakukan pencatatan, pelaporan. Demikian
juga bagian penjualan merangkap sebagi collector. Hal ini berati berarti adanya tugas yang tumpang tindih, padahal dari
sturktur organisasi perusahaan ini terlihat adanya pemisahan antara orang yang bertuga s di bagian kasir dan bagian akunting, bagian penjualan dan bagian
collector, yang sama-sama bertanggung jawab kepada direktur. Hal ini sesuai dengan sesuai dengan prinsip adanya pemisahan tugas antara bagian pencatatan
dan bagian yang membayar.
Rina Silalahi : Analisis Terhadap Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Dan Penerimaan Kas Pada Pt Trubus Media Swadaya Medan, 2008
USU Repository © 2008
Seperti halnya yang penulis jelaskan di atas bahwa prakteknya selalu berbeda dengan teori, akan tetapi bagi perusahaan selama inidianggap cukup
efisien dengan pertimbangan bahwa perusahaan ini adalah perusahaan perwakilan yang hanya memiliki karyawan yang sedikit dimana untuk mencapai tujuan
peusahaan maka dibuat perangkapan tugas. Unsur lain yang sangat penting dalam pengendalian intern adalah
pengawai yang berkualitas sesuai dengan tanggung jawabnya. Tingkat kecakapan pegawai mempengaruhi suksesnya suatu pengendalian intern. Apabila sudah
disusun sturktur organisasi yang tepat, prosedur-prosedur dan pemisahan fungsi yang baik, tetapi tingkat kemampuan pengawai tidak memenuhi syarat-syarat
yang diminta dapat dipastikan bahwa pengendalian internnya juga tidak berhasil.
2. Analisa Dan Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan
Penerimaan Kas
Sistem merupakan cara-cara atau langkah yang dipergunakan untuk melaksanakan kegiatan agar sesuai dengan kebijaksanaan yang telah ditetapkan.
Sistem juga merupakan salah satu sarana pengendalian manajemen yang penting pula.
Dalam pelaksanaan suatu prosedur, secara adminstrasi dibantu dengan berbagai formulir-formulir atau blanko yang telah dirancang sehingg prosedur
yang dilaksanakan tercatat dan tampak dalam pengisian balnko tersebut. Untuk mewujudkan adanya sistem informasi penjualan dan penerimaan
kas yang baik, sistem penjualan dan penerimaan kas yang diterapkan harus
Rina Silalahi : Analisis Terhadap Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Dan Penerimaan Kas Pada Pt Trubus Media Swadaya Medan, 2008
USU Repository © 2008
memperhatikan prinsip-prinsip pengendalian intern, sehingga tujuan pengendalian itern atas penjualan dan penerimaan kas dapat tercapai.
Pada sistem informasi akuntansi penjualan di PT. Trubus Media Swadaya, penerapan terhadap sistem tersebut menurut penulis kurang memadai karena
adanya perangkapan pada fungsi-fungsi yang terkait Berikut ini pemulis akan menyajikan evaluasi terhadap prosedur-prosedur
penjualan dan penerimaan kas pada PT. Trubus Media Swadaya Medan.
a. Prosedur Penjualan
Perusahaan menetapkan bahwa apabila ada order dari pelanggan maka disetujui bagian akunting terlebih dahulu, kemudian diterbitkan POD
dalam beberapa rangkap yang tembusannya diberikan kepada pelanggan, akunting dan operasional. Dari prosedur diatas dapat dilihat bahwa sales
order yang ada harus disetujui oleh bagian akunting. Secara teori dapat kita lihat pengawasan yang baik terhadap kontrol pemberian kredit,
tetapi secara praktik hal ini belum terlaksana karena adanya perangkapan tugas dan fungsi dalam bagian penjualan, dan akunting. Maka dalam hal
ini penyelewengan dan kecurangan sangat rentan terjadi dan dapat menimbulkan piutang tak tertagih.
b. Prosedur Penerimaan Kas
Kas yang telah diterima dari collector, pada perusahaan ini tidak semua langsung di setorkan ke bank pada hari itu juga. Hal ini telah
menunjukkan bahwa kerugian-kerugian yang mungkin akan terjadi pada perusahaan adalah sebagi berikut:
Rina Silalahi : Analisis Terhadap Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Dan Penerimaan Kas Pada Pt Trubus Media Swadaya Medan, 2008
USU Repository © 2008
̇ Kemungkinan kerugian karena adanya pencurian atau bencana
kebakaran ̇
Tidak mendapat jasa giro. Selain itu dalam prosedur penerimaan kas perusahaan ini terdapat
kelemahan yaitu: kasir merangkap sebagai bagian pencatatan dan menyetorkan ke bank, yang seharusnya mencatat adalah tugas yang
dilakukan oleh bagian akunting, sehingga kemungkinan untuk melakukan kecurangan. Hal ini berarti dalam menciptakan prosedur penerimaan kas
dan pencatatannya agar dapat menghasilkan informasi yang handal, maka perusahaan harus menerapkan prinsip-prinsip pengendalian intern yang
memberikan jaminan bahwa semua pnerimaan dicatat segera setelah diterima dan semua uang yang harus diterima telah seluruhnya diterima
dan disetorkan ke bank. Untuk memenuhi tujuan perusahan perlu didukung hal-hal sebagai berikut:
̇ Tidak ada seorang petugaspun yang menangani suatu transaksi dari
awal samapi akhir ̇
Penerimaan kas segera dicatat dengan tepat ̇
Semua penerimaan uang harus disetorkan ke bank pada hari itu juga atau paling lambat satu hari kerj berikutnya.
̇ Penerimaan dikontrol dengan menggunakan sarana yang memadai
seperti pemakaian formulir yang diberi nomor urut terlebih dahulu penggunaan kas dan alat-alat mekanis lainnya.
3. Pencatatan dan Pelaporan
Rina Silalahi : Analisis Terhadap Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Dan Penerimaan Kas Pada Pt Trubus Media Swadaya Medan, 2008
USU Repository © 2008
Akuntansi merupakan metode pengendalian financial yang penting terhadap kegiatan-kegiatan sumber dan pertanggungjawaban pada bidang-bidang
tertentu. Kegiatan-kegiatan akuntansi tersebut akan menghasilkan produk yang tentunya sangat mempengaruhi proses operasi perusahaan.
Produk akuntansi tersubut bernama laporan keuangan yang terdiri atas neraca, laporan lab rugi, laporan saldo laba, laporan arus kas ditambah dengan
catatan laporan akuntansi. Laporan keuangan ini akan menggambarkan keadaan perusahaan terutam keadaan keuangan dan kinerja perusahaan yang sangat
berpengaruh pada kelanjutan perusahaan dimasa yang akan datang. Dalam uraian terdahulu dapat diketahui pencatatan dan proses sistem
informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas PT. Trubus Media Swadaya Medan. Dari uraian tersebut dapat dilihat bahwa setiap transaksi dibuktikan
dengan adanya dokumen-dokumen. Dokumen tersebut berupa formulir dan surat- surat yang dikerjakan saat aktivitas berlangsung.
Pembuatan dokumen tersebut dimaksud dikerjakan oleh bagian-bagian yang terlibat dalam aktivitas penjualan dan penerimaan kas. Ini berarti batasan
wewenang, tugsa dan tanggung jawab dalam perusahaan sudah terlihat. Dokumen- dokumen tersebut lalu dicatat ke dalam buku jurnal apabila terjadi transaksi
penjualan baik kredit maupun tunai secara harian. Transaksi penjualan yang terjadi dalam perusahaan ini dicatat dengan menggunakan buku penjualan. Setiap
akhir bulan bagian akuntansi membuat laporan penjualan dengan maksud agar dapat membandingkan naik turunnya omzet penjualan tiap bulan dan untuk
mengetagui langganan yang belum melunasi piutangnya.
Rina Silalahi : Analisis Terhadap Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Dan Penerimaan Kas Pada Pt Trubus Media Swadaya Medan, 2008
USU Repository © 2008
Secara harian pula transaksi perusahaan tersebut di posting ke buku besar, buku jurnal dan laporan penjualan. Ini dilakukan untuk menghindari pekerjaan
yang menumpuk serta keterlibatan akuntansinya, selain itu bahwa posting harian akan menghindari kesalahan dalam mencatat transaksi yang sama. Karenanya
penulis menilai bahwa pencatatan transaksi penjualan dan penerimaan kas dalam perusahaan ini sudah menunjukkan kebaikan.
Selain itu agar perikiaraan-perkiraan yang diinginkan dapat dengan mudah dirumuskan perusahaan menggunakan kode perkiraan dalam siklus akuntansinya.
Dengan menggunakan kode perkiraan dalam pencatatan, pengelompokan dan pengitisaran transaksi oleh perusahaan, dimana kode perkiraan ini telah dibakukan
dalam buku pedoman perkiraan. Penulis berpendapat bahwa informasi akuntansi yang dihasilkan akan lebih andal untuk pengambilan keputusan.
Selain itu suatu keputusan akan lebih mudah diambil jika informasi yang dibutuhkan sudah tersaji dalam bentuk laporan, karena laporan merupakan media
yang digunakan untuk memberikan informasi pelaksanaan sustu rencana. Laporana Keuangan yang dibuat PT. Trubuis Media Swadaya Medan
meliputi Neraca, Laporan Laba Rugi. Penulis berpendapat bahwa informasi keuangan yang disajikan dalam Laporan Keuangan telah menunjukkan
kelengkapan, dimana saldo awal, perubahan saldo akhir suatu pos diungkapkan. PT. Trubus Media Swadya Medan juga membuat intern yaitu laporan manajemen
yang digunakan sarana pengendali dan perencanaan.
Rina Silalahi : Analisis Terhadap Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Dan Penerimaan Kas Pada Pt Trubus Media Swadaya Medan, 2008
USU Repository © 2008
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
