Sistem Akuntansi Penjualan Dan Penerimaan Kas Pada PT Maja Agung Utama Medan

SKRIPSI

SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN DAN PENERIMAAN KAS PADA PT. MAJA AGUNG UTAMA MEDAN

OLEH

NAMA : SUTAN ALAMSYAH

NIM : 040522038.

DEPARTEMEN : AKUNTANSI

GUNA MEMENUHI SALAH SATU SYARAT UNTUK MEMPEROLEH GELAR SARJANA EKONOMI

MEDAN 2008

“Sistem Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas pada PT. Maja Agung Utama Medan”.

Adalah benar hasil karya saya sendiri dan judul dimaksud belum pernah dibuat, dipublikasikan atau diteliti oleh mahasiswa lain dalam konteks penulisan skripsi level program S1 – Ekstensi Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Semua sumber dan data informasi yang diperoleh telah dinyatakan dengan jelas dan benar apa adanya. Apabila di kemudian hari pernyataan ini tidak benar, saya bersedia menerima sanksi yang ditetapkan oleh universitas.

Medan, 24 Juli 2008. Yang membuat pernyataan.

Sutan Alamsyah N I M. 040522038.

v

luas, maka pimpinan perusahaan tidak akan mampu lagi untuk melakukan pengawasan secara langsung yang mencakup seluruh operasi perusahaan sehingga pada kondisi ini sistem akuntansi harus membantu manajemen dalam pengendalian operasi perusahaan. Adapun tujuan dari penelitian ini adalah untuk mempelajari dan menilai sistem akuntansi dan prosedur penjualan, serta penerimaan kas pada PT. Maja Agung Utama Medan dan melaksanakan perbandingan antara teori dengan penerapan sistem akuntansi dalam operasi perusahaan. Berdasarkan alasan ini penulis merasa tertarik untuk mengadakan penulisan dalam bentuk skripsi dengan judul “Sistem Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas Pada PT. Maja Agung Utama Medan”.

Sistem akuntansi berhasil memenuhi kebutuhan informal jika sistem tersebut digunakan secara efektif dan efisien dan disesuaikan terhadap sumber daya manusia dalam perusahaan itu. Karena tidak ada unsur struktur perusahaan yang sama persis maka sistem akuntansi harus dirancang menurut struktur organisasi masing-masing perusahaan. Adapun prosedur pengumpulan data adalah teknik observasi dan wawancara. Dalam menganalisis data, penulis menggunakan metode deskriptif.

Sistem penjualan serta penerimaan kas yang diterapkan oleh perusahaan ini sudah cukup sistematis dan jelas yaitu adanya pemisahan fungsi antara bagian sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas dengan cara mengikuti praktek-praktek yang sehat, yang lazim dalam akuntansi.

organization, thus in this condition accounting system is very useful to help management in controlling the organization operation. The objective of the research will be to study and evaluate the accounting system and sales procedure, and also the cash receivement in PT. Maja Agung Utama Medan, and to make the comparison between theories with application of accounting system in organization operation. For this purpose, the writer is interested to prepare the scientific work of scription by tittle : “Accounting System of Sale and Cash Receivement in PT. Maja Agung Utama Medan”.

The accounting system can meet the informal need effectively if the system can be used effectively and efficiently and adjusted to human power of resources in the organization. Because there is no uniform or identic structural elements of organization, the accounting system must be designed according to uniqe organizational structure of company. To see collecting data procedures are observation technic and interviewing. In analyze data, the writer use descriptive method.

The sale system and cash receivement adopted by this organization is sufficient systematic and clear, it means there is separation of function between division of sale accounting system and cash receivement by complying with the healthy and prevalent practices in accounting.

ii

Dengan memanjatkan puji syukur kehadirat Allah SWT, karena atas segala berkat dan rahmatnya yang diberikan kepada penulis sehingga akhirnya penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul : “Sistem Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas Pada PT. Maja Agung Utama Medan” guna memenuhi salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Penulis menyadari bahwa skripsi ini jauh dari sempurna yang disebabkan pengetahuan penulis yang terbatas. Tetapi karena bimbingan, bantuan dan pengarahan dari semua pihak maka penyusunan skripsi ini dapat penulis selesaikan.

Pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah membantu dan mendukung dalam penyelesaian skripsi ini. Oleh karena itu, dengan segala hormat, setulus serta kerendahan hati, penulis mengucapkan terima kasih kepada :

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, Mec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Drs. Arifin Akhmad, Msi, Ak, selaku Ketua Departemen Akuntansi dan Bapak Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak, selaku Sekretaris Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Bapak Drs. Arifin Lubis MM dan Bapak Drs. M. Zainul Bahri Torong, MSi selaku Dosen Pembanding/Penguji.

5. Segenap Dosen dan Staf Administrasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang telah membimbing dan membantu penulis, serta Pegawai Perpustakaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang telah membantu penulis dalam penelitiaan kepustakaan.

6. Bapak pimpinan beserta staf dan karyawan PT. Maja Agung Utama Medan yang telah berkenan memberikan informasi dan kesempatan kepada penulis dalam melakukan penelitian untuk menulis skripsi ini.

7. Teistimewa penulis ucapkan terima kasih kepada orang tua saya yaitu Bapak, Drs. Abdul Siregar dan Ibunda Kamariah dan kepada Abang saya Erwinsyah Putra Siregar, SP dan Adik saya Erlina Suryani Siregar yang senantiasa memberikan dukungan moril dan materi kepada penulis dalam menyelesaikan studi dan skripsi ini.

8. Serta seluruh teman-teman seperjuangan yang telah banyak memberikan motivasi, saran dan kritik dalam penyelesaian skripsi ini M. Iqbal, Rovinol Dewanto, Ibus, Reza, Hendri, Hasan, Tri warsa, Bangun Parlaungan, Zulfi, Jubaidi, Edi Prianto, yang telah memberikan dukungan kepada penulis dalam menyelesaikan kuliah di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

iv

penyempurnaan di masa yang akan datang. Semoga penulisan ini berguna bagi kita semua, terima kasih.

Medan, 24 Juli 2008 Penulis,

Sutan Alamsyah N I M. 040522038.

KATA PENGANTAR ... ii

ABSTRAK ... v

ABSTRACT... vi

DAFTAR GAMBAR ... vii

DAFTAR LAMPIRAN ... viii

DAFTAR ISI ... ix

BAB I : PENDAHULUAN ……….. 1

A. Latar Belakang Masalah………. 1

B. Perumusan Masalah………. 3

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian……….. 3

D. Kerangka Konseptual………. 5

BAB II : TINJAUAN PUSTAKA………. 6

A. Pengertian Akuntansi……….. 6

B. Jenis-jenis Penjualan dan Akuntansi Penjualan………….. 8

C. Pengertian Sistem Akuntansi……….. 10

1. Pencatatan Penjualan……….. 12

2. Prosedur Penjualan………. 14

3. Prosedur Penerimaan Kas……… 20

x

C. Teknik Pengumpulan Data………... 30

D. Metode Analisis Data……… 31

BAB IV : HASIL PENELITIAN……… 32

A. Data Penelitian………. 32

1. Gambaran Umum dan Sejarah Singkat Perusahaan.. 32

2. Struktur Organisasi Perusahaan………. 33

3. Sistem Akuntansi Penjualan……….. 38

a. Pencatatan Penjualan……….. 42

b. Prosedur Penjualan………. 42

c. Prosedur Penerimaan Kas……….. 46

4. Pengawasan Intern Penjualan………. 51

B. Analisis Hasil Penelitian……… 55

1. Prosedur Penjualan dan Penerimaan Kas…………. 55

2. Pencatatan dan Pelaporan Penjualan dan Penerimaan Kas……… 62

DAFTAR PUSTAKA... 67 LAMPIRAN.

vii

Gambar 1. Flow Chart Penjualan Kredit……….. 17. Gambar 2. Struktur Organisasi PT. Maja Agung Utama Medan…….. 34.

Lampiran 1. Prosedur Penjualan. Lampiran 2. Prosedur Penerimaan Kas.

v

luas, maka pimpinan perusahaan tidak akan mampu lagi untuk melakukan pengawasan secara langsung yang mencakup seluruh operasi perusahaan sehingga pada kondisi ini sistem akuntansi harus membantu manajemen dalam pengendalian operasi perusahaan. Adapun tujuan dari penelitian ini adalah untuk mempelajari dan menilai sistem akuntansi dan prosedur penjualan, serta penerimaan kas pada PT. Maja Agung Utama Medan dan melaksanakan perbandingan antara teori dengan penerapan sistem akuntansi dalam operasi perusahaan. Berdasarkan alasan ini penulis merasa tertarik untuk mengadakan penulisan dalam bentuk skripsi dengan judul “Sistem Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas Pada PT. Maja Agung Utama Medan”.

Sistem akuntansi berhasil memenuhi kebutuhan informal jika sistem tersebut digunakan secara efektif dan efisien dan disesuaikan terhadap sumber daya manusia dalam perusahaan itu. Karena tidak ada unsur struktur perusahaan yang sama persis maka sistem akuntansi harus dirancang menurut struktur organisasi masing-masing perusahaan. Adapun prosedur pengumpulan data adalah teknik observasi dan wawancara. Dalam menganalisis data, penulis menggunakan metode deskriptif.

Sistem penjualan serta penerimaan kas yang diterapkan oleh perusahaan ini sudah cukup sistematis dan jelas yaitu adanya pemisahan fungsi antara bagian sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas dengan cara mengikuti praktek-praktek yang sehat, yang lazim dalam akuntansi.

organization, thus in this condition accounting system is very useful to help management in controlling the organization operation. The objective of the research will be to study and evaluate the accounting system and sales procedure, and also the cash receivement in PT. Maja Agung Utama Medan, and to make the comparison between theories with application of accounting system in organization operation. For this purpose, the writer is interested to prepare the scientific work of scription by tittle : “Accounting System of Sale and Cash Receivement in PT. Maja Agung Utama Medan”.

The accounting system can meet the informal need effectively if the system can be used effectively and efficiently and adjusted to human power of resources in the organization. Because there is no uniform or identic structural elements of organization, the accounting system must be designed according to uniqe organizational structure of company. To see collecting data procedures are observation technic and interviewing. In analyze data, the writer use descriptive method.

The sale system and cash receivement adopted by this organization is sufficient systematic and clear, it means there is separation of function between division of sale accounting system and cash receivement by complying with the healthy and prevalent practices in accounting.

1

A. Latar Belakang Masalah

Kebutuhan informasi pada suatu perusahaan akan berbeda dengan perusahaan lainnya. Kemungkinan karena besarnya usaha atau perbedaan jenis perusahaan sehingga sistem akuntansi harus disesuaikan guna untuk memenuhi kebutuhan tertentu bagi perusahaan. Perusahaan yang masih berukuran kecil dengan pembukuan yang masih sederhana dan pimpinan perusahaan masih mampu mengikuti operasi perusahaan dengan teliti, dan pimpinan dapat melakukan pengawasan secara langsung terhadap operasi perusahaan. Pada perusahaan yang sudah berkembang dan operasi perusahaannya sudah luas, maka pimpinan perusahaan tidak akan mampu lagi untuk melakukan pengawasan secara langsung yang mencakup seluruh operasi perusahaan sehingga pada kondisi ini sistem akuntansi harus membantu manajemen dalam pengendalian operasi perusahaan.

Sistem akuntansi berhasil memenuhi kebutuhan informal jika sistem tersebut digunakan secara efektif dan disesuaikan terhadap sumber daya manusia dalam perusahaan itu. Karena tidak ada unsur struktur perusahaan yang sama persis maka sistem akuntansi harus dirancang menurut struktur organisasi masing-masing perusahaan. Di samping itu sistem yang efektif memerlukan persetujuan dan dukungan dari semua tingkat manajemen, untuk itu diperlukan adanya pendelegasian

wewenang dari semua tanggungjawab pada setiap personal sehingga dapat dicapai efisiensi yang memuaskan.

Untuk memenuhi hal diatas maka perusahaan harus mempekerjakan orang-orang yang sesuai dengan bidang masing-masing untuk memimpin dan mengelola kegiatan tersebut dibagian atau departemen yang berbeda, dan masing-masing kepala bagian juga harus mempertanggungjawabkan hasil kerjanya. Dalam upaya mencapai suatu efisiensi dan efektifitas usaha, wewenang dan fungsi-fungsi manajemen harus didelegasikan dan dikoordinasikan dengan baik. Pada perusahaan dagang yang penghasilan utamanya berasal dari penjualan barang dagangan, maka antara fungsi penjualan dengan fungsi akuntansi harus tercipta sebagai suatu hubungan yang saling menguntungkan untuk memperoleh suatu informasi melalui catatan-catatan akuntansi. Penjualan yang dilakukan perusahaan seperti PT. Maja Agung Utama Medan dapat berupa penjualan dengan tunai maupun penjualan dengan kredit. PT. Maja Agung Utama Medan merupakan perusahaan bagi penulis untuk mengadakan penelitian. PT. Maja Agung Utama Medan adalah perusahaan yang bergerak di bidang Distribusi berbagai jenis alat elektronik seperti Toshiba, Panasonic, Fuji dan lain-lain. Di dalam memproses transaksi-transaksi penjualan diperlukan sebuah sistem akuntansi yang efektif dan efisien. PT. Maja Agung Utama Medan memiliki sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas dengan adanya pemisahan fungsi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan. Berdasarkan hal tersebut penulis berkeinginan melakukan penelitian untuk mempelajari dan menilai efisiensi

dan efektifitas sistem akuntansi, prosedur penjualan serta prosedur penerimaan kas yang dilakukan oleh PT. Maja Agung Utama Medan.

Dari Uraian diatas jelaslah bahwa sistem akuntasi perusahaan sangatlah penting dalam pengawasan operasi perusahaan dalam rangka untuk mencapai tujuan perusahaan.

Berdasarkan alasan ini penulis merasa tertarik untuk mengadakan penelitian dalam bentuk skripsi dengan judul “Sistem Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas Pada PT. Maja Agung Utama Medan”.

B. Perumusan Masalah

Seperti perusahaan dalam menjalankan usahanya akan menghadapi berbagai hambatan atau masalah dan permasalahan ini selalu berbeda antara satu perusahaan dengan perusahaan yang lain. Begitu juga halnya dengan PT. Maja Agung Utama, berdasarkan penelitian pendahuluan yang telah dilakukan sebelumnya, penulis mencoba untuk merumuskan masalah yang dihadapi PT. Maja Agung Utama Medan yaitu : Apakah Sistem Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas yang telah diterapkan oleh PT. Maja Agung Utama Medan telah berjalan secara efektif dan efisien ?.

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian

Adapun tujuan penulis untuk mengadakan penelitian terhadap PT. Maja Agung Utama Medan adalah sebagai berikut :

1. Untuk mempelajari dan menilai sistem akuntansi dan prosedur penjualan serta penerimaan kas pada PT. Maja Agung Utama Medan apakah telah berjalan secara efektif dan efisien.

2. Untuk melakukan perbandingan antara teori dengan penerapan sistem akuntansi penjualan pada perusahaan yang menjadi objek penelitian.

Adapun manfaat yang diharapkan penulis dari penelitian yang dilakukan pada PT. Maja Agung Utama Medan adalah sbb :

1. Bagi penulis, untuk menambah wawasan dan pengetahuan penulis tentang Kebijakan sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas pada PT. Maja Agung Utama Medan.

2. Bagi perusahaan, sebagai masukan dan saran bagi perusahaan serta sebagai bagian perbandingan antara teori dengan penerapan sistem informasi akuntansi yang diterapkan oleh perusahaan.

3. Bagi pihak lain, sebagai bahan referensi bagi peneliti lain sehubungan dengan sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas.

D. Kerangka Konseptual

Sistem Akuntansi Penjualan

Sistem Akuntansi Penjualan Kredit Sistem Akuntansi

Penjualan Tunai

Prosedur Penjualan

Prosedur Penerimaan Kas

Pengawasan Intern Penjualan & Penerimaan

6

A. Pengertian Akuntansi

Tiap perusahaan mempunyai struktur organisasi yang berbeda maka sistem akuntansi yang dianut juga akan berbeda meski prinsip yang digunakan sama. Perusahaan yang memiliki sistem akuntansi yang baik menunjukkan bahwa pengawasan terhadap seluruh kegiatan transaksi dan penyajian bentuk laporannya dapat dipertanggung jawabkan. Hal ini membuktikan akuntansi mempunyai peranan yang sangat penting dalam suatu perusahaan. Telah banyak defenisi dibuat oleh para ahli akuntansi, masing-masing defenisi mempunyai penekanannya tersendiri sehingga masing-masing mempunyai kelebihan dan kelemahan. Perkataan akuntansi mencakup bidang luas sehingga sulit untuk membuat definisinya secara sempurna.

Berbagai defenisi akuntansi diberikan oleh para ilmuwan, seperti yang dikemukan oleh Committee On Terminology of The American Institute of Certified Public Accountants mendefinisikan akuntansi dalam buku Rosjidi (1999: 7) sebagai berikut: “Akuntansi adalah aktivitas jasa (service activity) dan fungsinya menyediakan informasi terutama yang bersifat kuantitatif, dari suatu entitas ekonomi yang berguna sebagai dasar pengambilan keputusan-keputusan ekonomi.”

Dari defenisi di atas dapat diketahui bahwa akuntansi merupakan suatu seni dalam pelaksanaan kegiatan yang sistematik mulai dari pencatatan, pengelompokan,

pengikhtisaran serta penafsiran kejadian yang bersifat keuangan. Pengertian akuntansi berdasarkan definisi di atas dapat disimpulkan sebagai berikut :

1. Akuntansi diartikan sebagai keseluruhan pengetahuan yang sifatnya lebih luas daripada teknik pencatatan semata-mata.

2. Akuntansi merupakan kumpulan prosedur-prosedur yang mempunyai empat jenis kegiatan pokok yaitu pencatatan, pengelompokan / pengklasifikasian, pengikhitisaran dan pelaporan.

3. Kegiatan yang dicakup oleh akuntansi adalah mengenai kejadian-kejadian dan transaksi yang bersifat keuangan yang terdapat dalam suatu perusahaan.

4. Informasi yang bersifat finansial itu diperlukan oleh pimpinan perusahaan sebagai sumber informasi tentang perusahaan, disamping pihak-pihak lain yang berhubungan terhadap informasi tersebut.

5. Akuntansi memerlukan bermacam-macam teknik antara lain teknik pencatatan, teknik pengawasan, teknik pemeriksaan hasil pencatatan dan teknik lain, sehingga data yang disajikan sebagai penambahan informasi merupakan data yang dapat dipertanggungjawabkan.

6. Akuntansi adalah suatu kegiatan jasa yang berfungsi menyediakan data keuagan yang bersifat kuantitatif mengenai keadaan suatu badan usaha dengan tujuan mengambil keputusan memilih berbagai alternatif yang ada.

B. Jenis-Jenis Penjualan dan Akuntansi Penjualan

Penjualan adalah jumlah tertentu yang dibebankan kepada langganan atas penjualan barang atau jasa dalam suatu periode akuntansi, tanpa memperhatikan apakah telah atau belum dibayar. Berkenaan dengan kegiatan perusahaan, penjualan erat hubungannya dalam usaha perolehan laba.

Munandar (1996 : 20) memberikan penjelasan mengenai sales yaitu :

“Sales (penjualan), ialah hasil penjualan barang-barang yang menjadi obyek usaha pokok penjualan. Bagi perusahaan perdagangan, sales merupakan hasil penjualan barang-barang dagangannya. Sedangkan bagi perusahaan industri, sales merupakan hasil penjualan barang-barang hasil produksinya.”

Dewasa ini banyak cara yang digunakan oleh para penjual untuk menjual barang dagangannya. Penjualan secara tunai saat ini sangat cenderung sukar dilakukan, disebabkan karena persaingan antar penjual semakin ramai dan barang dagangan semakin bervariasi jenisnya, mutu dan mereknya. Sedangkan alternatif penggunaan uang tunai semakin bertambah.

Jenis-jenis penjualan yang biasa dilakukan perusahaan dapat dibedakan berikut ini :

1. Penjualan tunai, yaitu yang pelunasannya dilaksanakan pada saat terjadinya transaksi jual beli.

2. Penjualan secara cicilan menurut Drebin (1995 : 121), yaitu “Penjualan yang dilakukan berdasarkan pembayaran yang ditangguhkan, dimana pihak penjualan

menerima uang muka, (down payment) dan sisanya dalam bentuk pembayaran cicilan selama beberapa tahun.”

3. Penjualan konsinyasi menurut Skousen, Stice, Stice (2001 : 478), yaitu “calon penjual (consignor), memberikan barang dagangan kepada pihak lain, consignee yang kemudian bertindak sebagai agen untuk consignor menjual barang dagangan. Hak milik pada barang dagangan ini terus dipertahankan oleh consignor hingga penjualan terjadi pada saat itu hak milik pindah ke pembeli utama. Consignee biasanya berhak untuk meminta kembali biaya yang timbul dalam hubungannya dengan pengaturan dan juga berhak untuk komisi jika penjualan berhasil dilakukan”.

4. Penjualan secara sewa beli (leasing) menurut Ricky Dionardy (2000 : 283) yaitu: “Leasing ialah setiap kegiatan pembiayaan perusahaan dalam bentuk penyediaan barang-barang modal untuk digunakan suatu perusahaan untuk suatu jangka waktu tertentu berdasarkan pembayaran-pembayaran secara berkala disertai dengan hak pilih (option) bagi perusahaan tersebut untuk membeli barang-barang modal yang bersangkutan atau memperpanjang jangka waktu leasing berdasarkan nilai sisa yang telah disepakati bersama”.

Dalam hal ini pembeli bertindak sebagai penyewa dalam waktu (jangka waktu) yang cukup lama, dan pada akhir masa sewa si penyewa barang diberi hak untuk membeli atau si penyewa dapat langsung memiliki barang tersebut.

Untuk memperbesar dan memperluas jangkauan penjualan, perusahaan pada umumnya menjual produknya secara kredit. Penjualan tunai dan kredit merupakan

penjualan biasa sekaligus menjadi pendapatan biasa. Dasar pemberian kredit kepada pihak lain adalah atas dasar kepercayaan, disertai dengan kemampuan membayar dari pembeli sesuai dengan syarat yang telah ditentukan.

Dalam transaksi penjualan tunai, barang atau jasa baru diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli jika perusahaan telah menerima uang dari pembeli. Kegiatan penjualan secara tunai ini ditandatangani oleh perusahaan melalui sistem penjualan tunai.

Penjualan tunai dilakukan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang lebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh perusahaan, kepada pembeli. Setelah uang diterima oleh perusahaan baang kemudian diserahkan kepada pembeli dan transaksi penjualan tunai kemudian dicatat oleh perusahaan.

C. Pengertian Sistem Akuntansi

Sistem akuntansi yang relevan dengan tujuan pelaporan keuangan, yang meliputi sistem akuntansi, terdiri dari metode dan catatan yang dikembangkan untuk mengidentifikasi, mengumpulkan, menganalisa, mengklasifikasikan, mencatat, dan melaporkan transaksi perusahaan (seperti juga peristiwa dan kondisi), dan menjaga akuntabilitas untuk aktiva dan kewajiban yang berhubungan.

Fokus utama dari sistem akuntansi adalah pada transaksi. Transaksi terdiri dari pertukaran aktiva dan jasa-jasa di antara perusahaan dan pihak-pihak luar, juga

transfer dan penggunaan dari aktiva dan jasa-jasa dalam suatu organisasi. Oleh karena itu, sistem akuntansi yang baik harus :

1. Mengidentifikasi dan mencatat hanya transaksi yang sah dari perusahaan yang terjadi dalam periode yang sedang berjalan.

2. Mengidentifikasi dan mencatat semua transaksi yang sah dari perusahaan yang terjadi dalam periode yang sedang berjalan.

3. Memastikan bahwa aktiva dan kewajiban yang tercatat adalah hasil dari transaksi yang menghasilkan hak kepada perusahaan untuk atau kewajiban kepada hal-hal tersebut.

4. Mengukur nilai transaksi dengan suatu cara yang memperkenalkan untuk memcatat nilai moneter yang wajar dalam laporan keuangan.

5. Mendapatkan detail yang cukup dari semua transaksi yang memperkenalkan penyajian yang wajar dalam laporan keuangan, mencakup klasifikasi yang benar dan pengungkapan yang diperlukan.

Menurut Mulyadi (2001 : 3) : “Sistem Akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.”

Akuntansi adalah merupakan bahasa bisnis yang dapat memberikan informasi tentang kondisi ekonomi suatu bisnis dan hasil usahanya pada suatu waktu dan periode tertentu. Sofyan Syafri Harahap (2002 : 2) memberikan definisi sebagai berikut : “Akuntansi adalah proses mengidentifikasikan, mengukur, dan

menyampaikan informasi ekonomi sebagai bahan informasi dalam hal mempertimbangkan berbagai alternatif dalam mengambil kesimpulan oleh para pemakainya.”

Setiap organisasi menggantungkan diri pada sistem akuntansi untuk mempertahankan kemampuan berkompetensi. Informasi pada dasarnya adalah sumber daya seperti halnya pabrik dan peralatan. Akuntansi sebagai suatu sistem informasi, mengidentifikasikan, mengumpulkan dan mengkomunikasikan informasi ekonomi mengenai suatu badan usaha kepada beragam orang.

Sejak perkembangan teknologi komputer yang dapat mengolah data dengan cepat, tepat dan tidak mengenal lelah, berkembang pula informasi yang dihasilkan dari akuntansi dan berkembang pula para pemakai informasi tersebut. Akan tetapi seiring dengan perkembangan dunia usaha yang semakin berkembang dan bersaing, maka semakin terasa pula kebutuhan informasi yang cepat dan tepat. Komputer merupakan alat bantu yang tepat untuk menyelesaikan masalah itu.

1. Pencatatan Penjualan.

Pencatatan penjualan tunai yang terdapat pada perusahaan ini melibatkan bagian penjualan, bagian pengiriman, bagian gudang, dan kasir. Untuk setiap transaksi penjualan yang dilakukan didahului dengan menerima permintaan dari pelanggan, bagian penjualan akan mengecek ke bagian gudang apakah persediaan barang digudang mencukupi, jika pelanggan memesan 3 buah maka faktur yang dibuat, jumlah barang (quantity) hanya diisi 3, maka bagian penjualan akan membuat faktur penjualan tunai sebanyak 3 rangkap.

Pencatatan penjualan kredit :

a. Salesman bertugas untuk menerima order dari langganan maupun toko-toko.

b. Bagian penjualan bertugas untuk membuat Delivery order sesuai dengan permintaan order yang diberikan salesman dan copynya yang berisi nomor Delivery order, nama dan alamat pembeli, kode, nama dan kuantitas barang serta sarana pengangkutan yang digunakan.

c. Bagian gudang bertugas memberikan barang sesuai dengan spesifikasi dalam Delivery order yang dibawa supir dan menerima satu lembar Delivery order sebagai bukti pengeluaran barang.

d. Bagian administrasi akan menyiapkan faktur dengan berpedoman pada Delivery order asli. Faktur diketik rangkap tiga, berisikan nomor faktur, nama dan alamat pembeli, kode dan nama barang, kuantitas, harga per unit, harga keseluruhan serta tanggal jatuh tempo.

e. Bagian pembukuan bertugas melakukan pencatatan ke buku jurnal penjualan dan diposting ke buku besar piutang, sedang pencatatan dalam buku pembantu piutang didasarkan pada copy faktur penjualan kredit. Pencatatan dalam buku piutang didukung oleh bukti yang diperlukan.

f. Bagian pengiriman bertugas mengantar barang ke tempat pembeli. Pembeli akan menandatangani Delivery order asli dan satu lembar lampirannya, kemudian diserahkan kepada supir. Pembeli akan menerima satu lembar copy Delivery order sebagai bukti penerimaan barang.

2. Prosedur Penjualan

Mulyadi (2001 : 5) mengatakan : “Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang”.

Dalam transaksi penjualan tunai, barang atau jasa baru diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli jika perusahaan telah menerima uang dari pembeli. Kegiatan penjualan secara tunai ini ditangani oleh perusahaan melalui sistem penjualan tunai.

Penjualan tunai dilakukan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang dahulu sebelum barang diserahkan oleh perusahaan, kepada pembeli. Setelah uang diterima oleh perusahaan barang kemudian diserahkan kepada pembeli dan transaksi penjualan tunai kemudian dicatat oleh perusahaan.

Informasi yang umumnya diperoleh oleh manajemen dari kegiatan penjualan tunai adalah :

a. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama jangka waktu tertentu.

b. Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai.

d. Nama dan alamat pembeli, informasi ini diperlukan dalam penjualan produk tertentu, namun pada umumnya informasi nama dan alamat pembeli ini tidak diperlukan oleh manajemen dari kegiatan penjualan tunai.

e. Kuantitas produk yang dijual.

f. Nama pramuniaga yang melakukan penjualan. g. Otorisasi pejabat yang berwenang.

Prosedur penjualan melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan dengan maksud agar penjualan yang terjadi dapat diawasi dengan baik. Bagian-bagian yang terkait dalam prosedur penjualan adalah :

1. Bagian pesanan penjualan

Pada perusahaan yang relatif besar, bagian pesanan penjualan berdiri sendiri, tetapi untuk perusahaan kecil, bagian ini bergabung dalam bagian penjualan atau dirangkap oleh bagian penjualan.

2. Bagian kredit

setiap penjualan yang bersifat kredit harus mendapat persetujuan dari bagian kredit, biasanya ditunjukkan dalam formulir surat perintah pengiriman yang diterima dari bagian pesanan penjualan. Penjualan kredit yang tidak disetujui, maka surat pengiriman dicap batal. Sebagai bahan pertimbangan, bagian kredit biasanya memelihara catatan tiap-tiap kreditnya, jumlah maksimum dan ketepatan pembayarannya.

3. Bagian pengiriman

Bagian pengiriman bertugas untuk mengirim barang kepada langganan. Pengiriman yang hanya dilakukan bila ada surat perintah pengiriman yang sah. Selain itu bagian pengiriman juga bertugas mengirim kembali barang-barang kepada penjual yang tidak sesuai dengan pesanan perusahaan.

4. Bagian billing (pembuatan faktur atau penagihan)

Adapun fungsi dari bagian billing adalah sebagai berikut :

a. Membuat (menerbitkan) faktur penjualan dan tembusan-tembusannya. Kadang-kadang tidak membuat faktur tetapi melengkapi data harga dan perkalian dalam faktur.

b. Menghitung biaya kirim penjualan dan Pajak Pertambahan Nilai. c. Memeriksa kebenaran penulisan dan perhitungan dalam faktur.

Di dalam prosedur penjualan kredit, sulit dipisahkan antara prosedur pencatatan penjualan dan piutang, karena keduanya berkaitan erat. Dalam prosedur penjualan kredit, setiap pengiriman barang untuk memenuhi pesanan pembeli yang syaratnya kredit, harus mendapatkan persetujuan dari bagian kredit. Agar dapat memberikan persetujuan, bagian kredit memberikan catatan yang dibuat oleh bagian piutang untuk tiap-tiap langganan mengenai sejarah kreditnya, jumlah maksimum dan ketepatan waktu pembayarannya.

Sistem akuntansi penjualan dimulai dari adanya pesanan pembelian dari pelanggan. Bagian yang terlibat dalam sistem penjualan ini adalah bagian pesanan penjualan, bagian kredit (penjualan secara kredit), bagian gudang, bagian pengiriman,

dan bagian billing (pembuatan faktur penjualan). Formulir yang digunakan dalam sistem penjualan ini adalah surat perintah pengiriman dibuat rangkap tujuh yang digunakan untuk tembusan pengiriman (Shiiping copy), tembusan kredit (credit copy), tembusan pemberitahuan (advice copy), tembusan surat pengangkutan (bill of lading copy), tembusan barang (packing slip), tembusan untuk arsip (register copy), dan tembusan untuk pengawasan pesanan (unfilled order copy). Sedangkan faktur dibut rangkap empat dengan penggunaan untuk tembusan kepada pelanggan, tembusan piutang, tembusan distribusi (pencatatan) dan tembusan pemberitahuan (advice copy).

Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada flowchart berikut ini : Gambar 1 Flow Chart penjualan kredit

Sumber : Utoyo Widayat, Akuntansi Penjualan Angsuran dan Konsinyasi, Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia, Jakarta, 1991.

File Transaksi

harian

CPU

CPU _{File transaksi}

Sampai sekarang (Baru) File transaksi harian File transaksi Sampai sekarang faktur Laporan penjualan harian Laporan penjualan bulanan Laporan penjualan sampai sekarang Terminal

Laba kotor menurut Soemarso (2004 : 226) : yaitu “selisih antara penjualan bersih dengan harga pokok penjualan. Disebut bruto karena jumlah ini masih harus dikurangi dengan beban-beban usaha”.

Pengakuan laba kotor dalam transaksi penjualan angsuran pada umumnya ada dua cara yaitu :

1. Pengakuan laba kotor pada saat terjadinya penjualan angsuran.

Pada cara ini laba kotor atas penjualan angsuran diakui dalam periode penjualan angsuran terjadi, tanpa memperhatikan apakah bayarannya sudah diterima atau belum. Pengakuan laba kotor yang demikian ini sama dengan pengakuan laba kotor dalam penjualan kredit biasa. Agar laporan rugi laba dapat mencerminkan proper matching revenue with expenses sebaiknya perusahaan mencadangkan biaya penagihan dan biaya-biaya lainnya yang berhubungan dengan penjualan tersebut. Pencatatan biaya-biaya tersebut adalah seperti pencatatan kerugian piutang dengan menggunakan cadangan.

Apabila perusahaan menjual barang dagangan secara cicilan dan perusahaan menggunakan metode persediaan perpetual (perpetual method) maka ayat jurnalnya, adalah sebagai berikut :

Piutang dagang cicilan xxxx

Penjualan cicilan xxxx

(Mencatat penjualan cicilan)

Harga pokok penjualan cicilan xxxx Persediaan barang dagangan xxxx (Mencatat harga pokok penjualan cicilan)

Apabila perusahaan menggunakan metode persediaan periodik (periodic method) maka jurnal penjualan angsurannya adalah sebagai berikut :

Piutang dagang cicilan xxxx

Penjualan xxxx

Harga pokok penjualan dihitung pada akhir periode dengan rumus : Persediaan awal + pembelian bersih – persediaan akhir.

Apabila perusahaan menjual aktiva tetap secara angsuran maka jumlah adalah sebagai berikut :

Piutang cicilan xxxx

Aktiva tetap xxxx

Laba penjualan aktiva tetap xxxx

2. Pengakuan laba kotor sejalan dengan realisasi penerimaan kas.”

Cara lain untuk mengakui laba kotor adalah pada setiap penerimaan kas, penerimaan angsuran dijadikan pedoman dalam menentukan laba kotor. Apabila perusahaan menjual barang dagangan secara angsuran dan perusahaan menggunakan metode persediaan perpetual (perpetual method) maka jurnalnya adalah sebagai berikut :

Piutang dagang cicilan xxxx

Penjualan cicilan xxxx

Harga pokok cicilan xxxx

Apabila terjadi pembayaran kas dari pelanggan maka jurnalnya adalah sebagai berikut :

Kas xxxx

Piutang dagang cicilan xxxx

Pada akhir periode untuk membuat laporan keuangan harus dibuat ayat jurnal penyesuaian sebagai berikut :

Penjualan cicilan xxxx

Harga pokok penjualan cicilan xxxx Laba kotor yang ditangguhkan xxxx Laba kotor yang ditangguhkan xxxx

Laba kotor yang diakui xxxx

3. Prosedur Penerimaan Kas

Di dalam kehidupan ini setiap orang berusaha untuk mendapatkan uang guna memenuhi kebutuhan hidupnya. Demikian juga halnya dengan sebuah perusahaan, tanpa uang kas, maka sebuah perusahaan tidak dapat dioperasikan, sehingga tujuan yang telah dirumuskan tidak dapat tercapai.

Soemarso (2004 : 296) menyatakan : “Kas adalah segala sesuatu baik yang berbentuk uang atau bukan yang dapat tersedia dengan segera dan diterima sebagai alat pelunasan kewajiban pada nilai nominalnya, termasuk sebagai kas adalah rekening giro di bank dan uang kas yang ada diperusahaan”.

Dibawah ini akan disajikan beberapa definisi kas dari tokoh-tokoh akuntansi yaitu antara lain :

Munandar (1996 : 32) mengemukakan pengertian kas sebagai berikut : “Kas ialah semua mata uang kertas dan logam, baik mata uang dalam negeri maupun luar negeri, serta semua surat-surat yang mempunyai sifat seperti mata uang, yaitu sifat dapat segera dipergunakan untuk melakukan pembayaran-pembayaran pada setiap saat dikehendaki”.

Dari definisi di atas dapat dijelaskan bahwa kas itu adalah segala macam jenis uang baik uang tunai maupun uang yang di simpan di bank, check dan surat-surat berharga. Pengertian kas dan bank menurut Standar Akuntansi Keuangan (2002 : 2.2) adalah sebagai berikut :

“Kas terdiri dari saldo kas (cash on hand) dan rekening giro. Setara kas (cash equivalent) adalah investasi yang sifat sangat likuid, berjangka pendek dan dengan cepat dapat dijadikan kas dalam jumlah tertentu tanpa menghadapi resiko perubahan nilai yang signifikan”.

Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa biasanya dana dalam sebuah perusahaan itu terdiri dari uang tunai yang ada di dalam perusahaan dan uang perusahaan yang bersangkutan di dalam bank. Biasanya kas yang ada di perusahaan itu digunakan sebagai kas kecil (petty cash) yang berfungsi sebagai alat pembayaran dalam jumlah/nilai yang relatif kecil serta tidak mungkin dilakukan pembayaran dengan check/giro.

Yang tidak termasuk pos-pos yang dapat digolongkan sebagai bagian dari kas dan bank adalah :

- Dana yang disisihkan untuk tujuan tertentu. - Persediaan prangko

- Cek kosong dari pihak ketiga dan cek mundur

- Rekening giro pada bank di luar negeri yang tidak dapat segera dipakai.

Mengingat pentingnya dan banyaknya kesulitan yang timbul karena dana di dalam perusahaan baik itu dalam hal pembiayaan aktivitas dan penggunaan dana secara optimal maka disini pentingnya peranan dan fungsi laporan sumber dan penggunaan kas. Dengan adanya sumber dan penggunaan kas ini, akan memantu manajer keuangan dalam mengambil keputusan yang tepat. Para investor dan kreditor sangan menaruh perhatian pada arus kas di masa mendatang. Dengan demikian, laporan keuangan harus menyediakan informasi yang bermanfaat untuk menaksir prospek arus kas.

Untuk mencapai hasil atau laba yang maksimum, maka manajer keuangan harus benar-benar menjelaskan tujuan perusahaan dalam tujuan yang lebih terperinci. Hal ini berarti dengan adanya laporan arus kas, maka akan sangat membantu manajer keuangan dalam perencanaan dan pengawasan budget kas dan kemampuan perusahaan dalam menghasilkan kas pada masa yang akan datang. Penggunaan kas berarti berkurangnya dengan dana maksud memenuhi kebutuhan kekayaan dan memenuhi kewajiban perusahaan.

Penerimaan kas bisa berasal dari berbagai macam sumber. Sumber penerimaan kas dapat berupa:

a. Hasil pelunasan piutang b. Hasil penjualan tunai c. Hasil penjualan aktiva tetap

d. Penerimaan yang berasal dari pinjaman e. Investasi pemilik

Menurut Standart Akuntansi Keuangan (2002 : 2.3-2.5) arus kas (penerimaan dan pengeluaran) dapat diklasifikasikan menurut aktivitas sebagai berikut:

1. Arus kas dari aktivitas operasi terutama diperoleh dari aktivitas penghasil utama pendapatan peusahaan.

2. Pengungkapan terpisah arus kas yang berasal dari aktivitas investasi perlu dilakukan sebab arus kas tersebut mencerminkan penerimaan dan pengeluaran kas sehubungan dengan sumber daya yang bertujuan untuk menghasilkan pendapatan dan arus kas masa depan.

3. Pengungkapan terpisah arus kas yang timbul dari aktivitas pendanaan perlu dilakukan sebab berguna untuk memprediksi klaim terhadap arus kas masa depan oleh para pemasok modal perusahaan.

Aktivitas Operasi

Arus kas dari aktivitas operasi terutama diperoleh dari aktivitas penghasilan utama pendapatan perusahaan. Oleh karena itu, arus kas tersebut pada umumnya berasal dari transaksi perusahaan:

Dalam Standar Akuntansi Keuangan (2002 : 2.4) juga menyatakan bahwa :

• Penerimaan kas dari penjualan barang dan jasa.

• Penerimaan kas dari Royalti, fees, komisi dan pendapatan lain.

• Pembayaran kepada pemasok barang dan jasa.

• Pembayaran kas kepada karyawan.

• Penerimaan dan pembayaran kas oleh perusahaan asuransi sehubungan dengan premi, klaim, anuitas dan manfaat asuransi lainnya.

• Pembayaran kas atau penerimaan kembali (restitusi) pajak penghasilan kecuali jika dapat diidentifikasikan secara khusus sebagai bagian dari aktivitas pendanaan dan investasi.

• Penerimaan dan pembayaran kas dari kontrak yang diadakan untuk tujuan transaksi usaha dan perdagangan.

Arus Kas dari Investasi

Pengungkapan terpisah arus kas yang berasal dari aktiva investigasi perlu dilakukan sebab arus kas tersebut mencerminkan penerimaan dan pengeluaran kas sehubungan dengan sumber daya yang bertujuan untuk menghasilkan pendapatan dan arus kas masa depan. Beberapa contoh arus kas yang berasal dari aktivitas investasi menurut Standar Akuntansi Keuangan (2002 : 2.5) adalah :

• Pembayaran kas untuk membeli aktiva tetap, aktiva tak berwujud dan aktiva jangka panjang

• Penerimaan kas dari penjualan tanah, bangunan dan peralatan, aktiva tak berwujud dan aktiva jangka panjang lain.

• Uang muka dan pinjaman yang diberikan kepada pihak lain serta pelunasannya ( kecuali yang dilakukan oleh lembaga keuangan).

• Pembayaran kas sehubungan dengan futures contact, forward contact, option contact dan swap contract, kecuali apabila kontrak tersebut dilakukan untuk tujuan perdagangan (dealing or trading) atau apabila pembayaran tersebut diklasifikasikan sebagai aktivitas pendanaan.

Arus kas dari pendanaan

Pengungkapan terpisah arus kas yang timbul dari aktivitas pendanaan perlu dilakukan sebab berguna untuk memprediksi klaim terhadap arus kas masa depan oleh para pemasok modal perusahaan. Beberapa contoh arus kas yang berasal dari aktivitas pendanaan menurut Standar Akuntansi Keuangan (2002 : 2.5) adalah :

• Penerimaan kas dari emisi saham atau instrumen modal lainnya.

• Pembayaran kas kepada para pemegang saham untuk menarik atau menebus saham perusahaan.

• Penerimaan kas dari emisi obligasi, pinjaman, wesel, hipotek dan pinjaman lainnya.

• Pembayaran kas oleh penyewa guna usaha (lessee) untuk mengurangi saldo kewajiban yang berkaitan dengan sewa guna usaha untuk pembiayaan (finance lease).

Bagian-bagian yang terlibat dalam prosedur peneriman kas adalah : bagian surat masuk, kasir, piutang, dan bagian pemeriksaan intern. Formulir-formulir yang dipergunakan sehubungan dengan penerimaan kas antara lain :

1. Data asli pendukung

a. Alat bayar yang dipergunakan oleh langganan

b. Nota pembayaran langganan atau amplop yang dipakai pada waktu mengirimkan alat bayar

c. Voucher yang dibuat oleh kasir d. Catatan penjualan tunai

e. Semua tanda bukti penagihan 2. Data yang diringkas setiap hari

a. Tanda penyetoran ke bank b. Daftar penerimaan kas harian c. Ringkasan catatan cash register d. Pita kertas pembuktian (proff-tape) 3. Buku harian

a. Buku harian penerimaan kas

b. Gabungan lembaran pembukti dan buku harian penerimaan kas c. Journal voucher penerimaan kas

5. Buku besar

a. Ringkasan penerimaan kas bulanan b. Perkiraan-perkiraan

Metode pencatatan penerimaan kas adalah sebagai berikut :

1. Transaksi dicatat dibuku harian dan dibukukan kedalam buku besar 2. Transaksi dicatat dibuku besar dengan menggunakan mesin pembukuan 3. Tanpa menggunakan buku besar.

Penerimaan yang paling sering dan jumlahnya besar adalah berasal dari penjualan baik berasal dari penjualan tunai maupun piutang. Adapun prosedur penerimaan kas adalah sebagai berikut :

a. Langganan membeli dibagian penjualan tunai. Bagian ini membuat buku penjualan 2 lembar, lembar ke-1 dikirim ke kasir, lembar ke-2 ke bagian pembuatna faktur.

b. Langganan membayar dikas dan bagian penjualan tunai hanya menyerahkan barang yang dibeli setelah menerima bukti pembayaran.

c. Bagian pembuatan faktur memeriksa harga, jumlah, mencatat dibuku harian penjualan. Bagian pembuatan faktur membuat ringkasan buku harian penjualan dan mengirim ke bagian pembukuan.

d. Kasir membuat ringkasan penerimaan dari penjualan tunai dan cek yang diterima setiap hari. Bukti penyetoran dikirim ke auditor.

f. Kasir menyetor ke bank uang tunai dan cek yang diterima setiap hari. Bukti penyetoran dikirim ke auditor

g. Auditor sewaktu-waktu dapat mengadakan pemeriksaan terhadap catatan yang tersimpan dalam cash register untuk itu maka kunci cash register dipegang auditor.

D. Pengawasan Intern Penjualan.

Badan usaha tumbuh dan berkembang menjadi besar maka semakin dirasakan kebutuhan akan suatu system pengawasan internal yang memadai untuk menjaga asset badan usaha, meneliti ketelitian dan mendorong efisiensi serta mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

Dengan melihat bahwa sumber penerimaan utama dalam PT. Maja Agung Utama Medan berasal dari aktivitas penjualan, maka aktivitas penjualan ini merupakan salah satu kegiatan yang penting dan merupakan salah satu sumber pendapatan utama perusahaan dimana aktivitas penjualan ini mempengaruhi maju mundurnya suatu badan usaha dan juga merupakan bidang yang paling dinamis yang menyangkut kelangsungan hidup perusahaan dimasa mendatang. Demi keamanan perusahaan sangat dibutuhkan system pengawasan intern untuk mengamankan asset badan usaha.

Dalam meningkatkan penjualan badan usaha mempunyai strategi pemasaran yang bertumpu pada strategi bisnis yang terpusat dan terpadu yang mencakup aspek perencanaan yang efektif dan efisien seperti : pembelian, penentuan harga, pembiayaan, penerimaan pesanan dari pembeli dan pegiriman barang tepat waktu serta meningkatkan penjualannya agar dapat mencapai laba maksimal.

Didalam meningkatkan penjualan maka akan terjadi siklus penjualan baik yang secara tunai maupun secara kredit. Siklus penjualan yang secara tunai akan menghasilkan uang tunai sedangkan penjualan secara kredit akan dimulai dari diterimanya pesanan dari pelanggan sampai dengan diterimanya uang kas dari penagihan atas penjualan yang terjadi.

Didalam menjalankan usahanya PT. Maja Agung Utama Medan selalu berusaha mempertahankan dan meningkatkan penjualan untuk mencapai laba semaksimal mungkin. Dengan meningkatnya penjualan juga dapat berdampak dalam transaksi penjualan dan penagihan piutang yang mana transaksi ini terjadi setiap hari dengan volume dan jumlah yang cukup besar. Berdasarkan hal tersebut maka dapat menyebabkan kemungkinan untuk terjadinya kesalahan-kesalahan dan penyimpangan dari prosedur serta penyelewengan-penyelewengan , misalnya kesalahan pencatatan, penyalahgunaan wewenang dan penyalahgunaan hasil penagihan piutang oleh karyawan yang terkait didalamnya. Maka dari itu akan dilakukan pengawasan proses operasional dan tiap-tiap fungsi yang ada pada perusahaan agar tidak terjadi penyelewengan.

Didalam menjamin pertanggung jawaban yang handal atas fungsi-fungsi yang ada diperlukan suatu audit yang memadai khususnya dengan penerapan audit kepatuhan. Dengan menggunakan standar audit merupakan patokan, kaidah dan ukuran yang harus diikuti didalam melaksanakan fungsi audit tersebut. Agar tercapai suatu mutu pelaksanaan audit dan pelaporan audit yang dikehendaki.

1. Tempat Penelitian

Penulis melakukan penelitian pada PT. Maja Agung Utama Medan yang menempati lokasi di Jl. Asia No. 26 – 28 Medan.

2. Jenis dan Sumber Data

Jenis data yang dikumpulkan penulis terdiri dari data primer dan data sekunder. Hal tersebut didefenisikan sebagai berikut :

a. Data Primer, adalah data yang diperoleh langsung dari objek penelitian yang diperoleh dari hasil keterangan-keterangan atau wawancara langsung dengan pihak-pihak yang terkait di dalam perusahaan.

b. Data Sekunder, adalah data yang diperoleh langsung dari perusahaan yaitu berupa sejarah perusahaan, struktur organisasi perusahaan, kegiatan usaha perusahaan, sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas dari perusahaan.

3. Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data yang penulis terapkan adalah

a. Teknik Observasi, yaitu melakukan pengamatan langsung terhadap hal-hal yang berhubungan dengan kebijakan terhadap sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas yang dilakukan oleh perusahaan.

b. Teknik wawancara, yaitu melakukan tanya jawab atau wawancara dengan pihak-pihak yang terkait di dalam perusahaan.

4. Metode Penganalisaan Data (Analysis Method).

Dalam hal penganalisaan data yang telah dikumpulkan oleh penulis, maka penulis menggunakan dua metode yaitu :

a. Metode Deskriptif, yaitu suatu metode dengan pengumpulan data, disusun, diinterpretasikan dan dianalisis sehingga memberikan keterangan yang lengkap bagi pemecahan permasalahan yang dihadapi.

b. Metode Komparatif, yaitu metode analisa yang dilakukan dengan membandingkan teori dan praktek yang dilakukan diperusahaan kemudian mengambil kesimpulan dan selanjutnya memberikan saran-saran dari hasil perbandingan tersebut.

BAB IV

HASIL PENELITIAN

A. Data Penelitian. 1. Sejarah Perusahaan

PT. Maja Agung Utama Medan adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang distribusi berbagai jenis alat elektronik, yang merupakan produk impor dan lokal yang cukup terkenal seperti Toshiba, Sony, Panasonic, Fuji, dan lain-lain yang sedang ngetrend dewasa ini. PT. Maja Agung Utama didirikan dengan Akte Notaris Nj. Jo Kian Tjaij SH. No. 2 Tanggal 1 Juni 1994 dan terdaftar dalam Lembaran Negara No. 71 Tanggal 3 September 1995. Perusahaan ini menempati lokasi di Jl. Asia Medan.

Jumlah karyawan yang dipekerjakan di PT. Maja Agung Utama sampai saat ini telah mencapai + 60 orang. Sebagai salah satu agen produk elektronik, PT. Maja Agung Utama memiliki kelebihan antara lain :

1. Jaminan keaslian produk 2. Persediaan stock yang cukup 3. Harga yang bersaing

4. Produk-produk terbaru

Perkembangan bisnis perusahaan ini cukup baik, sehingga dalam perkembangannya, pimpinan perusahaan terus melakukan pembenahan terhadap manajemen dan administrasi serta pembukuan perusahaan. Dengan demikian

perusahaan dapat terus melakukan berbagai kegiatan dengan efisien dan terkendali yang pada akhirnya akan mendukung usaha perusahaan secara lebih baik dan lebih maju di masa yang akan datang.

2. Struktur Organisasi Perusahaan

Struktur organisasi perusahaan PT. Maja Agung Utama Medan berbentuk garis. Wewenang berjalan secara garis lurus dari pimpinan (Direktur Utama) kepada general manajer atau manajer-manajer yang terdiri dari manajer keuangan, manager personalia, dan manajer pemasaran. Setiap manajer bertanggungjawab kepada general manager yang bertanggungjawab kepada departemen yang bersangkutan.

Dengan struktur organisasi ini pembagian tugas, wewenang, dan kewajiban masing-masing pegawai terlihat jelas, sehingga dalam melaksanakan tugas sehari-hari tidak terjadi tumpang tindih. Dengan struktur organisasi proses pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen dalam perusahaan dapat berjalan dengan lancar.

GAMBAR 2

STRUKTUR ORGANISASI PT. MAJA AGUNG UTAMA MEDAN.

Sumber : PT. Maja Agung Utama Medan

DIREKTUR UTAMA

GENERAL MANAJER

MANAGER PERSONALIA MANAGER

PEMASARAN

MANAGER KEUANGAN

KEPALA Penjualan

KEPALA Persediaan

KEPALA Adm/Umum

KEPALA Kepegawaian

KEPALA Pembukuan

KEPALA Kasir

Adapun pembagian kerja dalam struktur organisasi tersebut dapat diuraikan sebagai berikut :

1. Tugas Direktur Utama :

• Menyusun rencana kerja dalam anggaran tahunan.

• Mengkoordinir pelaksanaan kerja para pegawai yang menjadi bawahan.

• Melakukan hubungan terhadap mekanisme pengawasan kerja pada pegawai

• Mengadakan hubungan kerja sama yang baik antara perusahaan dengan instansi-instansi lain.

• Melaksanakan tugas-tugas lainnya.

2. Tugas General Manajer :

• Membantu Direktur Utama dalam melaksanakan tugasnya.

• Menggantikan tugas-tugas direktur utama bila berhalangan hadir.

• Mengawasi pelaksanaan tugas yang diberikan Direktur Utama.

• Mengkoordinir sebagai laporan yang diperlukan direktur utama.

3. Tugas Manajer Pemasaran :

• Membawahi dan mengatur tugas dari :

 Kepala penjualan

 Kepala persediaan

Adapun tugas kepala bagian diantarannya, sebagai berikut :

 Tugas kepala penjualan :

• Mengadakan promosi

• Mencari pasar dan pelanggan baru

• Menyusun rencana penjualan

• Mengajukan dan menyusun anggaran promosi

 Tugas kepala persediaan

• Membawahi dan mengatur sub bagian persediaan

• Mengorder barang yang diminta bagian pemasaran

• Melaporkan kepada kepala bagian stok di pusat

• Mengatur jumlah persediaan yang sesuai

4. Tugas Manajer/Personalia :

• Membawahi dan mengatur tugas dari :

 Kepala administrasi/Umum

 Kepala kepegawaian

Adapun tugas kepala bagian diantaranya, sebagai berikut :

 Tugas Kepala administrasi/Umum :

• Mengatur masalah yang berhubungan dengan pemerintahan

• Menangani masalah administrasi seperti administrasi penjualan

• Menyusun rencana kerja masing-masing bagian.

 Tugas kepala kepegawaian :

• Membawahi dan mengatur masalah kepegawaian

• Menghitung gaji pegawai

• Mencari pegawai baru bila diperlukan bagian lain

• Mengawasi kehadiran pegawai

5. Tugas Manajer Keuangan :

• Membawahi dan mengatur tugas dari :

 Tugas kepala pembukuan

 Tugas kepala kasir

Adapun tugas kepala bagian diantaranya, sebagai berikut :

 Tugas kepala pembukuan :

• Mengatur masalah yang berhubungan dengan pembukuan

• Menangani laporan-laporan dan transaksi perusahaan

• Mengawasi transaksi dengan bank dan pelanggan

• Mengisi dan melaporkan pajak kepada Departemen Keuangan

 Tugas kepala kasir :

• Membawahi dan mengatur masalah keuangan

• Membayar gaji pegawai

• Mengatur penerimaan dan pembayaran kas perusahaan

3. Sistem Akuntansi Penjualan

PT. Maja Agung Utama Medan merupakan salah satu distributor berbagai produk Elektronik yang cukup terkenal baik yang lokal maupun import, yang daerah pemasarannya meliputi Kota Medan dan beberapa Kota lain di Sumatera Utara. Dalam melakukan kegiatan distribusinya PT. Maja Agung Utama Medan dibebani target penjualan dari produsen yang harus dicapai, karena apabila tidak tercapai keinginan dapat dicabut oleh produsen tanpa ganti rugi. Dengan konsekuensi demikian perusahaan harus melaksakan pemasaran dengan gencar serta didukung saluran pemasaran yang handal.

Produk yang dipasarkan ditujukan kepada mereka berpenghasilan menengah dan ke atas dengan cita rasa tinggi dan mau membelanjakan uangnya untuk barang-barang yang lagi ngetrend dengan kata lain selain masalah kebutuhan juga dapat memuaskan selera mereka akan barang elektronik dengan modal terbaru dan dengan teknologi yang lebih canggih dari produk lama. Walaupun demikian pangsa pasar yang merupakan bidang usaha perusahaan ini juga memiliki saingan yang juga banyak.

Salah satu usaha yang dapat dilakukan untuk menilai keberhasilan suatu perusahaan dalam menjalankan aktivitasnya adalah adanya peningkatan penjualan dan peningkatan pangsa pasar dengan memperhatikan perkembangan pangsa pasar yang dikuasai perusahaan dibangingkan dengan perusahaan lain yang sejenis. Pangsa pasar ini merupakan cermin dari tingkat penjualan perusahaan atas keberhasilan kebijaksanaan pemasaran pemerintah dan lain sebagainya.

Tingkat penjualan suatu perusahaan dipengaruhi oleh beberapa faktor, baik yang berasal dari dalam maupun yang berasal dari luar perusahaan, misalnya : situasi ekonomi, peraturan pemerintah dan lain sebagainya.

Penetapan saluran distrbusi yang dilaksanakan pada PT. Maja Agung Utama dilakukan dengan berbagai pertimbangan, antara lain :

a. Jenis produk yang dipasarkan adalah produk yang dipakai oleh kelas menengah dan menengah ke atas dengan target pasar adalah masyarakat perkotaan dan pinggiran kota. Seperti kita ketahui konsumen yang mencari produk elektronik biasanya mengunjungi toko-toko atau di pusat-pusat perbelanjaan di kota.

b. Sebagian produk yang dipasarkan dibeli konsumen untuk jangka waktu tertentu, kemudian akan dibeli lagi. Sehingga diperlukan tempat atau penyalur yang sering dikunjungi konsumen umum, tempat-tempat itu antara lain toko-toko atau mal. c. Produk yang dipasarkan merupakan produk impor dan lokal, sehingga harga

jual yang ditawarkan juga dapat mengikuti persaingan dan dapat dipasarkan melalui perantara. Dengan kondisi nilai tukar yang tinggi saat ini, sudah pasti produk ini dapat menyaingi produk impor yang masih mahal. Jadi persaingan produk ini sangat ditentukan perubahan kurs dollar. Untuk itu harus ditentukan saluran distribusi yang cepat dalam menyalurkan kepada konsumen, supaya jangan terlalu berpengaruh pada saat kurs berubah. Jadi stok jangan terlalu banyak.

d. Modal barang yang dipasarkan adalah barang yang up to date, modal barang yang dipasarkan juga bergantung pada keinginan konsumen saat itu. Jadi, saluran

distribusi yang dipilih harus dipertimbangkan model barang yang dijual dengan kondisi pasar yang ada pada lingkungan pasar tersebut.

e. Perlu diperhatikan bahwa jumlah barang yang dibeli adalah per unit dan ukurannya cukup beragam, singkat kata produk yang dipasarkan ini hanya dibeli konsumen dalam jumlah kecil, sehingga perlu dipertimbangkan biaya transportasi, dan pemakaian jumlah tenaga penjualnya apakah setimpal dengan profit yang diperoleh dari produk tersebut. Pertimbangan terbaik adalah melalui grosir atau agen penyalur yang bergerak pada daerah tersebut, sehingga lebih menghemat biaya perusahaan.

Berdasarkan pertimbangan-pertimbangan tersebut di atas maka saluran distribusi yang dipilih perusahaan adalah :

1. Saluran distribusi melalui grosir atau agen

(Produsen – Agen – Pedagang Eceran – Konsumen)

Untuk menghemat biaya operasional dalam menyalurkan produk perusahaan, seperti ongkos pengangkutan, gaji tenaga operasional, biaya tak terduga pada lokasi (uang bongkat muat), uang parkir dan sebagainya. Perusahaan menyalurkan produk melalui grosir atau agen untuk daerah tertentu yang tidak memungkinkan perusahaan melakukannya sehubungan dengan kecilnya quantity yang diorder, sementara dengan pemasaran melalui grosir atau agen diharapkan harga akhir yang diterima konsumen pada daerah tersebut tidak terlalu mahal.

Agen atau grosir tidak langsung mencapai konsumen, atau menyalurkan produknya ke tangan konsumen tetapi melalui toko-toko. Jadi agen atau grosir

disini difungsikan sebagai tangan kedua atau penyalur untuk berhubungan dengan toko-toko yang langsung berhubungan dengan pembeli. Jadi, dengan mempergunakan agen-agen atau grosir perusahaan menghemat biaya operasional yang secara tidak langsung menguntungkan konsumen untuk mendapatkan prosuk yang tidak terlalu mahal.

2. Saluran distribusi melalui toko-toko dan supermarket (Produsen – Pedagang Eceran – Konsumen)

Dengan pertimbangan yang telah dijelaskan diatas dimana konsumen yang hanya membeli satu jenis barang elektronik akan enggan meluangkan waktunya untuk mencari ketempat atau toko khusus penjualan jenis barang elektronik yang dicarinya. Tetapi akan lebih suka jika dapat dibeli pada tempat yang sering mereka kunjungi, sekaligus untuk membeli keperluan lainnya. Jadi supermarket atau plaza-plaza merupakan salah satu alternatif yang dijalankan perusahaan sebagai saluran distribusi selain toko-toko elektronik.

Dengan jenis saluran distribusi ini diharapkan konsumen dapat memperoleh harga yang lebih murah dari yang diperoleh konsumen yang mendapatkan produk dari saluran distribusi yang pertama. Sudah umum seperti yang kita ketahui barang atau produk yang dibeli di daerah yan glebih jauh dari pusat distribusi akan lebh mahal harganya daripada barang atau prosuk yang diperoleh di daerah atau tempat yang merupakan pusat atau jalur saluran distribusi produk tersebut. Hal ini disebabkan biaya penjualan atau operasional yang harus ditanggung lebih besar,

apalagi untuk produk yang diorder dalam jumlah kecil, maka semakin besar satuan biaya yang harus ditanggung masing-masing produk.

a. Pencatatan Penjualan

Siklus penjualan dimulai dengan pengiriman penawaran ke pelanggan (Customer). Pelanggan akan mengirimkan order pembelian, yakni formulir barang-barang yang ingin dibeli. Dari sudut pandang perusahaan, order pembelian ini adalah order penjualan (sales order), perusahaan kemudian menyerahkan barang-barang pesanan ke pembeli disertai dengan slip penyerahan pesanan (delivery order slip) dan faktur penjualan (invoice). Faktur penjualan dari sudut pandang pembeli adalah faktur pembelian. Seluruh aktivitas diatas dicatat sebagai penjualan. Output dari pencatatan penjualan ini adalah faktur penjualan yang akan dikirim ke pelanggan sebagai tagihan, penawaran yang dapat digunakan kemudian untuk mencatat penjualan sesungguhnya (faktur penjualan). Penawaran biasanya dibuat untuk estimasi atau penawaran penjualan ke seorang pelanggan tanpa terjadi transaksi. Penawaran tidak berdampak pada level persediaan dan dapat diubah menjadi sebuah order penjualan atau sebuah faktur penjualan.

b. Prosedur Penjualan.

1. Prosedur Penjualan Tunai

Penjualan tunai yang terdapat pada perusahaan ini melibatkan bagian penjualan, bagian pengiriman, bagian gudang, dan kasir. Untuk setiap transaksi penjualan yang akan dilakukan didahului dengan menerima permintaan dari Bagian Penjualan akan mengecek ke bagian gudang apakah persediaan barang digudang

mencukupi, kalau persediaan tidak mencukupi maka bagian penjualan akan memberitahukan bahwa barang yang dipesan telah habis, misalnya pelanggan memesan 5 buah tetapi digudang tinggal 3 buah maka bagian penjualan akan memberitahukan pada pelanggan bahwa stok yang ada digudang perusahaan tinggal 3, kalau pelanggan setuju maka faktur dibuat, jumlah barang (quantity) hanya diisi 3, apabila persediaan mencukupi maka bagian penjualan akan membuat faktur penjualan tunai sebanyak 3 rangkap.

2. Prosedur Penjualan Kredit

Diterima dari toko ataupun langganan oleh salesman. Atas dasar pesanan ini dibuat delivery oder rangkap lima, yang distribusikan sebagai berikut :

a. Lembar pertama (asli) untuk penagih. b. Lembar kedua untuk bagian penjualan. c. Lembar ketiga untuk langganan (pembeli). d. Lembar kedua untuk bagian pembukuan. e. Lembar kedua untuk bagian gudang.

Delivery Order (DO) diketik oleh bagian penjualan. Data yang tertera pada Delivery Order (DO) adalah nomor Delivery Order (DO) (diketik tetapi tidak tercetak dan terurut), nama dan alamat pembeli, kode, nama dan kuantitas barang serta sarana pengangkutan. Kemudian Delivery Order (DO) tersebut diserahkan kepada kepala penjualan untuk ditandatangani. Setelah Delivery Order (DO) ditandatangani maka Delivery Order (DO) (4 lembar) dibawa oleh supir ke gudang untuk pengeluaran

barang sesuai dengan spesifikasi dalam Delivery Order (DO) tersebut, sedangkan Delivery Order (DO) lembar keempat tetap tinggal di bagian penjualan.

Sesudah menyerahkan Delivery Order (DO) (lembar kelima) kepada bagian gudang, maka supir akan menerima barang sesuai dengan spesifikasi yang tertulis dalam Delivery Order (DO) tersebut. Supir membawa barang beserta dengan tiga lembar Delivery Order (DO) yaitu lembar asli, lembar kedua, lembar ketiga dan ke tempat tujuan. Setelah penyerahan barang maka penerima barang akan memeriksa barang tersebut kemudian menandatangani dan menstempel Delivery Order (DO) pertama (asli) dan lembar kedua yang telah ditandatangani tersebut diterima kembali oleh supir. Supir akan menyerahkan kembali Delivery Order (DO) asli dan lembar kedua kepada bagian penjualan.

Bagian penjualan memeriksa dan membandingkan kedua lembar Delivery Order (DO) tersebut dengan Delivery Order (DO) lembar keempat serta didistribusikannya, yaitu Delivery Order (DO) lembar kedua tetap tinggal di bagian penjualan yang akan diunakan bagian penjualan untuk mengecek pemenuhan pesanan pembeli. Delivery Order (DO) asli dikirim ke bagian administrasi dimana Delivery Order (DO) asli akan digunakna sebagai dasar pembuatan faktur. Delivery Order (DO) lembar ke empat dikirim ke bagian pembukuan.

Berdasarkan Delivery Order (DO) asli baigan administrasi membuat faktur penjualan rangkap tiga. Ketiga lembar faktur ini didistribusikan sebagai berikut : 1. Lembar pertama (asli) untuk kepala bagian keuangan

3. Lembar ketiga untuk bagian administrasi

Faktur yang dibuat bagian administrasi berisikan data tentang nama dan alamat pembeli, kode dan nama barang, kuantitas, harga per unit, harga keseluruhan serta tanggal jatuh tempo. Sedangkan nomor faktur ditulis dengan tanggal sama dengan nomor Delivery Order (DO). Faktur yang dikeluarkan harus ditandatangani oleh Manager Keuangan dan Akuntansi.

Setelah faktur-faktur diisi lengkap dan ditandatangani maka akan didistribusikan pada bagiannya masing-masing. Delivery Order (DO) asli dan faktur asli diserahkan kepada bagian keuangan (kepala keuangan). Faktur lembar kedua diserahkan kepada bagian pembukuan agar dilakukan pencatatan dalam buku piutang. Faktur lembar ketiga diarsipkan di bagian administrasi berdasarkan nomor faktur.

Bagian keuangan akan membuat daftar Delivery Order (DO) dan faktur yang diterima yang disusun menurut tanggal jatuh tempo dalam rangkap dua. Delivery Order (DO) dan faktur asli bersama dengan satu lembar daftar tersebut akan disimpan kepala keuangan sedangkan satu lembar lagi akan diserahkan kepada kasir.

PT. Maja Agung Utama dalam mencatat transaksi-transaksi terhadap perkiraan kas memakai dua buku yaitu buku penerimaan kas dan buku pengeluaran kas. Didalam buku penerimaan kas dicatat transaksi yang mempengaruhi pertambahan kas, yaitu penerimaan dari penjualan sehari-hari baik secara tunai maupun kredit. Sedangkan dalam buku pengeluaran kas dicatat semua transaksi pengeluaran kas, seperti pembayaran hutang dagang perusahaan, pembayaran biaya operasi perusahaan, pembelian persediaan barang dagangan secara tunai.

Adapun bagian-bagian yang terlibat dalam prosedur penerimaan kas perusahaan adalah :

a. Bagian administrasi b. Kasir

c. Bagian Piutang d. Bagian Akuntansi

Formulir-formulir yang dipakai sehubungan dengan penerimaan kas adalah : 1. Data asli pendukung

• Nota pembayaran langganan

• Bukti penerimaan kas yang dibuat oleh kasir

• Catatan penjualan tunai

• Ringkasan piutang yang akan ditagih

2. Data yang diringkas setiap hari yaitu daftar penerimaan kas

3. Buku harian yang terdiri dari buku harian kas dan buku setoran kas ke bank. 4. Buku tambahan (buku piutang)

c. Prosedur Penerimaan Kas

Penerimaan kas pada PT. Maja Agung Utama Medan bersumber dari hasil penjualan persediaan barang dagangan. Penerimaan tersebut dapat berbentuk :

a. Hasil penjualan tunai b. Penagihan piutang

Adapun bagian-bagian yang terlibat dalam prosedur penerimaan kas perusahaan adalah :

a. Bagian administrasi b. Kasir

c. Bagian Piutang d. Bagian Akuntansi e. Direktur

Formulir-formulir yang dipakai sehubungan dengan penerimaan kas adalah : a. Data asli pendukung

1. Alat abayar yang dipergunakan oleh langganan

• Nota pembayaran langganan

• Bukti penerimaan kas yang dibuat oleh kasir

• Catatan penjualan tunai

• Ringkasan piutang yang telah ditagih b. Buku harian

1. Buku harian kas

2. Gabungan lembaran bukti setoran ke bank 3. Buku tambahan (buku piutang)

Dari sumber-sumber penerimaan kas diatas, penulis akan membahas prosedur penerimaan kas dari hasil penjualan tunai dan penagihan. Adapun prosedur penerimaan kas dari penjualan tunai dalam perusahaan adalah sebagai berikut :

a. Langganan memesan Persediaan barang dagangan dari bagian pesanan penjualan. Bagian pembuatan faktur selanutnya membuat faktur penjualan sebanyak 4 lembar, dan faktur pada 2 lembar.

b. Bagian pembuatan faktur memeriksa harga, PPN yang dipungut, jumlah, lalu mencatat dibuku harian penjualan.

c. Bagian pembuatan faktur membuat ringkasan penjualan tunai, mengirim lembar ke 1 faktur penjualan dan faktur pajak ke kasir, mengarsip lembar ke-3 faktur penjualan dan mengirim lembar ke-4 faktur penjualan serta lembar ke-2 faktur pajak kebagian akuntansi.

d. Setelah langganan melakukan pembayaran, kasir mmebuat bukti penerimaan kas rangkap dua.

e. Kasir membuat ringkasan peneirmaan kas dari penjualan tunai. Peneirmaan dalam bentuk cek dan giro dicatat dalam satu buku yang disebut giro masuk, dan mengirim bukti penerimaan kas ke bagian pengiriman dan pergudangan. Lembar ke 1 faktur penjualan dan faktur pajak selanjutnya diserahkan kepada langganan. f. Untuk penjualan kredir, hanya lembar ke-2 faktur penjualan yang diserahkan

kepada langganan. Lembar ke-1 faktur penjualan dikirim ke bagian piutang. g. Bagian pengiriman dan pergudangan membuat surat pengantar barang rangkap

dua lembar ke-1 untuk pelanggan dan mengirim kembar ke-2 SPB serta bukti penerimaan kas ke bagian akuntansi dan memperbaharui kartu persediaan.

h. Bagian akuntansi membandingkan ringkasan penjualan tunai dari bagian pembuatan faktur dengan ringkasan penerimaan kas harian dari kasir, mengarsip

lembar ke-4 faktur dan lembar ke-2 faktur pajak ke buku PPN dan buku penjualan perorder.

i. Kasir mempersiapkan bukti setoran ke bank umum. Bukti setoran dan slip setoran dari bank diserahkan kepada bagian akuntansi.

Prosedur penerimaan kas dari penagih piutang adalah sebegai berikut :

a. Bagian piutang membuat ringkasan piutang yang akan ditagih rangkap dua. Lembar kedua diserahkan kepada kolektor yang akan pergi nmenagih kemudian memberi tanda mana yang telah bayar dan mana yang belum.

b. Hasil tagihan dari kolektor diserahkan kepada kasir beserta ringkasan piutang yang telah diberi catatan oleh kolektor, mengisi tanggal pelunasan dari pelanggan ke ringkasan piutang, dan mengembalikan ringkasan ini ke bagian piutang.

c. Kasir membuat bukti penerimaan kas rangkap dua satu untuk kasir dan satu lagi dikirim ke bagian piutang.

d. Kasir membuat ringkasan penerimaan kas dan mengirim nota pembayaran langganan ke bagian piutang.

e. Kasir mencatat penerimaan dalam bentuk cek/giro kedalam buku giro masuk. f. Bagian piutang membandingkan ringkasan bukti penerimaan kas. Bukti tersebut

selanjutnya dikirim ke bagian akuntansi (pemegang buku kas).

g. Kasir mempersiapkan bukti setoran ke bank umum. Bukti setoran diserahkan kepada bagian akuntansi.

Adapun flowchart seluruh prosedur penulis membuat pada lampiran yang akan dilampirkan.

Sama seperti perusahaan lainnya yang mempraktekkan sistem penjualan kredit, maka PT. Maja Agung Utama Medan mempunyai kebijaksanaan penjualan kredit tersendiri. Lamanya penagihan untuk penjualan kredit adalah satu bulan dari saat pengiriman barang.

Pada saat jatuh tempo, bagian keuangan menyerahkan Delivery Order (DO) dan faktur asli kepada bagian penagihan agar ditagih kepada langganan (debitutr). Setelah tagihan diterima, penagih membuat slip laporan tagihan (daftar tagihan) diserahkan kepada kasir bersama-sama dengan uang hasil tagihan (dapat berupa giro, cek dan uang tunai). Untuk tagihan yang telah jaruh tempo tetapi belum dilunasi debitur, Delivery Order dan faktur aslinya disimpan penagih untuk sementara waktu sampai pelunasannya oleh debitur.

Setelah menerima daftar tagihan dan hasil tagihan dari penagih, kasir akan membuat kas bon rangkap dua yang merupakan bukti penerimaan uang. Kas bon yang dibuat kasir yang mempunyai nomor yang ditulis oleh kasir. Pengawasan penagihan dilakukan dengan menghitung faktur penjualan yang belum tertagih, kemudian dibandingkan dengan penerimaan kas atau dengan membandingkan salinan daftar Delivery Order dan faktur dengan daftar tagihan dari penagihan. Apabila jumlah piutang yang ditagih telah benar, maka kasir akan mengirimkan satu lembar kas bon kepada bagian pembukuan, sedangkan satu lembar lagi beserta hasil tagihan kepada menager keuangan dan akuntansi.

Bagian pembukuan yang menerima kas bon dari kasih akan melakukan penjurnalan sebagai berikut :

Kas Rp. xxx

Piutang dagang Rp. xxx

Selain itu dilakukan pencatatan dalam buku piutang yaitu mengurangi jumlah piutang debitur yang bersangkutan. Setelah menerima kas bon dari kasir, kepala keuangan akan mencocokkan kas bon yang diterima dari kasir dengan daftar pesanan Delivery Order dan faktur yang dibuatnya untuk mengecek kebenaran saldo yang ditagih. Kemudian menyiapkan bukti setoran rangkap tiga dan melakukan penyetoran ke bank. Dua lembar bukti setoran akan disimpan bank dan satu lembar lagi (yang telah distempel oleh bank) akan diserahkan kepada bagian pembukuan.

Setelah menerima bukti setoran tersebut bagian pembukuan akan membuat jurnal sebagai berikut :

Bank Rp. xxx

Kas Rp. xxx

Bukti setoran tersebut disimpan bagian pembukuan.

4. Pengawasan Intern Penjualan.

Prosedur adalah langkah-langkah tertentu yang harus diikuti dalam pelaksanaan suatu kebijakan. Hal ini dapat dilihat dari contoh berikut. Dalam pelaksanaan penjualan kredit kepada pelanggan diperlukan prosedur, analisis kemampuan keuangan pelanggan, riwayat pelanggan dalam memenuhi kewajibannya, dan harus

ada persetujuan dari departemen kredit. Disini terlihat bahwa istilah pengawasan digunakan untuk menunjukkan kebijakan dan prosedur. Sedangkan tujuan yang dimaksud adalah akhir suatu kegiatan atau hasil yang dicapai, ini merupakan arah dari kegiatan perusahaan.

• Tujuan Struktur Pengawasan Intern.

Ada tujuh macam tujuan sistem pengawasan intern secara terinci yang harus terpenuhi untuk mencegah setiap kesalahan di dalam jurnal dan catatan, seperti berikut di bawah ini :

1. Transaksi yang dicatat adalah sah (validitas).

Sistem Pengawasan intern tidak dapat memberikan transaksi-transaksi fiktif dan yang sebenarnya tidak terjadi di dalam jurnal atau catatan akuntansi lainnya.

2. Transaksi diotorisasi dengan tepat

Kalau transaksi yang tidak diotorisasi terjadi, hal ini dapat mengakibatkan adanya transaksi yang curang, dan juga dapat mengakibatkan pemborosan atau pengrusakan terhadap aktiva perusahaan.

3. Transaksi yang terjadi dicatat (kelengkapan)

Setiap prosedur yang dimiliki klien harus memberikan pengawasan untuk mencegah penghilangan setiap transaksi dari catatan.

Sistem pengawasan intern yang memadai selalu disertai dengan prosedur untuk menghindari kesalahan dalam penghitungan dan pencatatan setiap transaksi pada berbagai langkah proses pencatatan.

5. Transaksi diklarifikasikan dengan tepat (klarifikasi).

Klasifikasi perkiraan yang tepat, sesuai dengan bagan perkiraan klien, harus ditetapkan didalam jurnal kalau laporan keuangan hendak dinyatakan dengan tepat. Klasifikasi ini juga mencapakup berbagai kategori seperti divisi dan hasil produk.

6. Transaksi dicatat pada waktu yang tepat (ketepatan waktu).

Pencatatan setiap transaksi baik sebelum atau setelah saat terjadinya, selalu menimbulkan kemungkinan adanya kelalaian untuk mencatatnya atau dicatat dengan jumlah yang tidak benar. Jika keterlambatan pencatatan terjadi pada akhir periode maka laporan keuangan akan mengandung kesalahan.

7. Transaksi dimasukkan dengan tepat ke dalam catatan tambahan dan diikhtisarkan dengan benar (posting dan ikhtisar).

Pengawasan intern diatas terbagi atas dua yaitu pengawasan akuntansi dan pengawasan administratif.

a. Pengawasan akuntansi meliputi rencana organisasi dan semua cara dan prosedur yang terutama menyangkut dan berhubungan langsung dengan pengamanan harta benda dan dapat dipercayainya catatan keuangan (pembukuan). Pada umumnya pengawasan akuntansi meliputi sistem pemberian wewenang (otorisasi) dan

sistem persetujuan pemisahan antara tugas pembukuan, pengawasan fisik dan pemeriksa intern (internal audit).

b. Pengawasan administratif meliputi rencana organisasi dan semua cara dan prosedur yang terutama menyangkut efisiensi usaha dan ketaatan terhadap kebijakan pimpinan perusahaan dan pada umumnya tidak langsung berhubungan dengan pembukuan (akuntansi). Dalam pengawasan administratif termasuk analisa statistik, time and motion study, laporan kegiatan, program latihan pegawai dan pengawasan mutu.

Jika kita hubungkan dengan pengawasan terhadap penjualan, maka pengawasan pada penjualan adalah pengawasan administratif dalam kaitannya dengan prosedur dan kebijaksanaan yang harus dipenuhi, serta pengawasan akuntansi dalam kaitannya dengan pencatatan atas jumlah dan nilai penjualan tersebut.

B. Analisis Hasil Penelitian

1. Prosedur Penjualan dan Penerimaan Kas

Dalam teori disebutkan bahwa prosedur adalah rangkaian kegiatan administrasi, urut-urutan pekerjaan klerikal, yang melibatkan beberapa orang, untuk mencapai keseragaman transaksi-transaksi yang sering terjadi. Setelah membandingkan teori dengan praktek terdapat beberapa urutan pekerjaan dalam prosedur penerimaan kas perusahaan. Menurut teori dalam hal penagihan piutang sebaiknya ada bagian sekretariat yang menerima surat-surat masuk dan alat bayar. Bagian ini harus membuat daftar penerimaan. Salinan daftar penerimaan ini diberikan kepada kasir dan juga kepada bagian pembukuan (piutang) agar bagian piutang dapat membandingkan jumlah penerimaan dengan jumlah kredit piutang. Kemudian penerimaan tersebut diserahkan kepada kasir untuk disetorkan ke bank.

Berdasarkan uraian teoritis, sistem penjualan terbagi dua jenis yaitu penjualan tunai dan penjualan kredit. Prosedur penjualan tunai dimulai dari prosedur penerimaan order penjualan dari langganan, prosedur pengiriman barang, prosedur pencatatan penjualan, dan prosedur penerimaan kas. Dalam penjualan tunai ini, bagian-bagian yang terkait di dalam pelaksanana prosedur tersebut adalah bagian pesanan penjualan, bagian gudang, bagian pengiriman, dan bagian penerimaan kas. Dokumen yang digunakan dalam penjualan tunai ini terdiri dari faktur penjualan tunai, dan bukti pelunasan atau pembayaran.

Sedangkan prosedur penjualan tunai yang terdapat pada PT. Maja Agung Utama dimulai dari prosedur order, prosedur pencatatan, prosedur pengiriman, dan

prosedur penerimaan kas. Dokumen yang digunakan perusahaan adalah faktur penjualan tunai. Bagian yang terkait dalam pelaksanaan penjualan tunai ini terdiri dari : bagian order penjualan, bagian pencatatan, bagian pengiriman, dan bagian penerimaan kas.

Berdasarkan uraian di atas, dapat diketahui bahwa prosedur penjualan tunai serta bagian yang terkait dan dokumen yang digunakan perusahaan dalam melaksanakan transaksi penjualan tunai telah sesuai dengan uraian teoritis.

Berdasarkan uraian teoritis, prosedur penjualan kredit dimulai dari prosedur order penjualan, prosedur pengiriman barang, prosedur pencatatan piutang, prosedur penagihan, dan prosedur pencatatan penjualan. Bagian-bagian yang terkait didalam pelaksanaan penjualan kredit beserta dokumen yang digunakan adalah :

1. Bagian pesanan penjualan

Bagian ini memiliki fungsi mengawasi semua pesanan yang diterima, memeriksa surat pesanan yang diterima dari langganan atau salesman dan melengkapi informasi yang kurang yang berhubungan dengan spesifikasi produk dan tanggal pengiriman, meminta persetujuan penjualan kredit dari bagian kredit, menentukan tanggal pengiriman, membuat surat perintah pengiriman dan back orders beserta tembusan-tembusannya, membuat catatan mengenai pesanan-pesanan yang diterima dan mengikuti pengirimannya sehingga dapat diketahui pesanan-pesanan mana yang belum dipenuhi, mengadakan hubungan dengan pembeli mengenai barang-barang yang dikembalikan oleh pembeli, membuat catatan dan mengaluarkan bukti memorial untuk bagian piutang, dan mengawasi pengiriman

barang-barang untuk contoh (sampel). Dokumen yang digunakan bagian pesanan ini adalah surat perintah pengiriman dan tembusannya yang memiliki fungsi sebagai berikut :

a. Tembusan pengiriman yang dikirim kebagian gudang. b. Tembusan kredit yang dikirimkan kepada pelanggan

c. Tembusan pemberitahuan yang dikirimkan kepada pelanggan d. Tembusan surat pengangkutan

e. Tembusan barang yang dimasukkan dalam bungkusan barang yang dikirim kepada pembeli.

f. Tembusan untuk mengawasi pesanan-pesanan yang belum dipenuhi 2. Bagian kredit

Bagian ini memiliki fungsi untuk memberikan persetujuan dan persyaratan kredit. Dokumen yang digunakan bagian kredit adalah tembusan surat pengiriman barang yang diterima dari bagian pesanan penjualan

3. Bagian gudang

Bagian gudang bertugas untuk menyiapkan barang seperti yang tercantum dalam surat perintah pengiriman. Dokumen yang digunakan adalah tembusan surat pengiriman barang yang dikirim oleh bagian pesanan penjualan.

4. Bagian pengiriman

Bagian pengiriman bertugas untuk mengirim barang-barang pada pembeli. Pengiriman ini hanya boleh dilakukan apabila ada surat perintah pengiriman yang sah.

5. Bagian Billing (pembuatan faktur dan penagihan)

Bagian ini memiliki tugas dalam menerbitkan faktur penjualan dan tembusan-tembusannya (kadang-kadang tidak membuat faktur tetapi melengkapi data harga dan perkalian dalam faktur), menghitung biaya kirim penjualan dan pajak pertambahan nilai, memeriksa kebenaran penulisan dan penghitungan-penghitungan dalam faktut. Dokumen yang digunakan bagian ini adalah faktur yang dibuat dengan tembusan sebagai berikut :

a. Tembusan untuk pelanggan yang dikirimkan kepada pelanggan

b. Tembusan piutang dipakai untuk mencatat piutang pada buku besar piutang c. Tembusan distribusi dipakai untuk mengkredit rekening penjualan.

d. Tembusan pemberitahuan yang dikirimkan kepada salesman dan sebagai dasar dalam penghitungan komisi penjualan

Penjualan kredit adalah penjualan yang pembayarannya tidak bersamaan dengan terjadinya transaksi tetapi berdasarkan perjanjian antara pembeli dan penjual. Pada PT. Maja Agung Utama Medan prosedur penjualan kredit dimulai dari diterimanya pesanan dari toko ataupun langganan oleh salasman dan akhirnya dengan penagihan piutang. Bagian-bagian yang terlibat dan dokumen yang digunakan adalah sebagai berikut :

1. Salesman bertugas untuk menerima order dari langganan maupun toko-toko. 2. Bagian penjalan bertugas untuk membuat Delivrey Order (DO) sesuai dengan

permintaan order yang diberikan salesman, dan copynya yang berisi nomor Delivery Order (DO), nama dan alamat pembeli, kode, nama dan kuantitas barang serta sarana pengangkuran yang digunakan. Nomor Delivery Order (DO) diketik sendiri karena nomor Delivery Order (DO) tidak tercetak. Setelah Delivery Order (DO) tersebut ditandatangani kepala bagian penjualan maka empat lembar dari keselurhan lima lembar Delivery Order (DO) tersebut supir akan menerima barang dari bagian gudang. Perusahaan memang telah menggunakan nomor untuk Delivery Order (DO) tetapi nomor tersebut tidak tercetak sehingga dapat memungkinkan dibuat lagi Delivery Order (DO) yang lain untuk disalahgunakan. Di samping itu, sistem otorisasi penjualan kredit tidak dipenuhi. Pada perusahaan ini tidak terdapat bagian kredit yang berdiri sendiri, yaitu berupa kebijaksanaan kredit dan syarat penjualan yang tidak dihalangi penjuaanl kepada para pelanggan yang sehat keadaan keuangannya, dan juga tidak boleh menimbulkan kerugian besar karena adanya piutang sangsi yang berlebihan

3. Bagian gudang bertugas memberikan barang sesyuai dengna spesifikasi dalam Delivery Order (DO) yang dibawa supir dan menerima satu lembar Delivery Order (DO) sebagai bukti pengeluaran barang.

4. Bagian pengiriman (supir) bertugas mengantar barang ketempat pembeli. Pembeli akan menandatangani Delivery Order (DO) asli dan satu lembar lampirannya,

kemudian diserahkan kepada supir. Pembeli akan menerima satu lembar copy Delivery Order (DO) sebagai bukti penerimaan barang. Dalam hal ini, terlihat bahwa prosedurnya telah baik. Setiap pengeluaran barang dari gudang dilengkapi dengan dukomen yang telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. Demikian juga penyerahan barang kepada pembeli juga didukung oleh bukti yaitu Delivery Order (DO) asli dan copynya yang ditandatangani oleh penerimaan barang. 5. Bagian administrasi akan menyiapkan faktur dengan berpedoman pada Delivery

Order (DO) asli, faktur diketik rangkap tiga, berisikan nomor faktur, nama dan alamat pembeli, kode dan namabarang, kuantitas, harga per unit, harga keseluruhan serta tanggal jatuh tempo. Nomor faktur diketik sama dengan nomor Delivery Order (DO). Analisis untuk bagian ini adalah bagian pembuatan faktur didukung oleh bukti berupa Delivery Order (DO) yang telah ditanda tangani oleh penerima barang/pembeli. Jadi pembuatan faktur berdasarkan data yang ada. Faktur yang dikeluarkan diberi nomor tetapi nomor tersebut tidak tercetak tetapi menurut nomor Delivery Order (DO). Dan faktur ini juga harus ditandatangani oleh Direktur sebelum diserahkan kepada pemesan / pembeli.

6. Bagian pembukuan bertugas melakukan pencatatan ke buku jurnal penjualan dan diposting ke buku besar piutang. Sedang pencatatan dalam buku pembantu piutang berdasarkan pada copy faktur penjualan kredit. Pencatatan dalam buku piutang didukung oleh bukti yang diperlukan. Tetapi yang melakukan pencatatan dalam buku piutang merupakan orang yang sama dengan orang yang melakukan

Lampiran 2.

Prosedur Penerimaan Kas

Sumber : PT. Maja Agung Utama Medan

Mulai Langganan melakukan pembelian dibagian penjualan tunai Bagian penjualan tunai membuat buku penj. Langganan datang dan memilih barang

1 2

Bagian pembuatan faktur 2 Bagian Pembukuan

Pelanggan Bank

Kasir 1

Bagian Auditor

Lampiran 1.

Prosedur Penjualan

LANGGANAN B. PENJUALAN B. PENGIRIMAN B. GUDANG B. ADM B. KEUANGAN KASIR B. PEMBUKUAN

DO = Delivery Order N = Arsip Menurut Nomor FP = Faktur Penjualan D = Arsip Menurut Tanggal

Sumber : PT. Maja Agung Utama Medan Pesanan Pesanan

Do Do

Do Do Daftar DO & faktur asli Daftar DO & faktur asli Daftar DO & faktur asli Daftar DO & faktur asli Do Do Do Do Do N N D FP FP FP N