BAB IV HASIL PENELITIAN
A. Data Penelitian 1. Gambaran Umum PT. Trubus Media Swadaya
a. Sejarah Singkat Perusahaan
PT. Trubus Media Swadaya adalah sebuah perusahaan swasta nasional yang bergerak dalam percetakan. Latar belakang berdirinya PT. Trubus Media
Swadaya adalah berkat kemajuan dari pada Yayasan Bina Swadaya atau sekarang jadi PT. Bina Swadaya Grup.
PT. Bina Swadaya berdiri sejak tahun 1960an yang bergerak di bidang pertanian pertanian, peternakan, dan perikanan untuk melayani kebutuhan
masyarakat Indonesia khusus pertanian. Dalam hal menjalankan usahanya untuk melayani masyarakat, maka PT. Bina Swadaya berhasil menerbitkan satu majalah
khusus menyajikan informasi dunia pertanian, yaitu Majalah Trubus. Berkat majalah Trubus, permintaan dan tuntutan masyarakat akan ilmu
pertanian, maka PT Bina Swadaya mencoba menerbitkan buku-buku khusus pertanian dan secara cepat berkembang sesuai kebutuhan masyarakat Indonesia.
Seiring dengan perkembangan dan banyaknya permintaan masyarakat dengan produk-produk yang disediakan oleh PT. Bina Swadaya, mulai dari bibit
tanaman, peralatan pertanian,peternakan, dan juga perikanan, mulailah PT. Bina Swadaya mendirikan perusahaan-perusahaan yang menjadi group PT. Bina
Swadaya. Diantaranya adalah: •
PT. Penebar Swadaya
Rina Silalahi : Analisis Terhadap Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Dan Penerimaan Kas Pada Pt Trubus Media Swadaya Medan, 2008
USU Repository © 2008
• PT. Trubus Swadaya
• PT. Trubus Mitra Swadaya
• PT. Kokar Wijaya
• PT. Niaga Swadaya.
Mengingat perkembangan pasar dan respon masyarakat yang sangat baik, maka pada tahun 2006 akhir didirikan PT. Trubus Media Swadaya, dan disahkan
pada bulan Januari 2007, yang bergerak khusus di bidang pemasaran Majalah
Trubus, dan distribusi media cetak. Dan memiliki Motto “ Menjadi distributor dan Pemasaran Media Cetak yang handal, capat dan terpercaya”
b. Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah bagan yang menggambarkan pola hubungan kerja antara dua orang atau lebih dalam susunan hirarki dan pertanggung jawaban
untuk mencapai tujuan.tertentu. Sebagai suatu badan usaha, PT. Trubus Media Swadaya Medan mempunyai struktur organisasi dengan tujuan bidang usaha.
Bentuk atau tipe organisasi PT. Trubus Media Swadaya Medan adalah bentuk atau tipe organisasi garis dan staf. Sebagaimana lazimnya suatu
perusahaan, PT.trubus Media Swadaya telah menyusun organisasi perusahaan dalam rangka pelaksanaan pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.
Struktur organisasi dalam suatu perusahaan demikian pentingnya dalam menyelenggarakan aktivitas-aktivitas perusahaan. Dengan adanya struktur
oganisasi, dapat dilihat hubungan kerja antara satu dengan lainnya, pemberian wewenang dan tanggung jawabnya sehingga pekerjaan yang tumpang tindih apat
dihindarkan.
Rina Silalahi : Analisis Terhadap Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Dan Penerimaan Kas Pada Pt Trubus Media Swadaya Medan, 2008
USU Repository © 2008
Struktur Organisasi PT.Trubus Media Swadaya Medan sebagaimana yang tertera pada lampiran, menjelaskan sekitar fungsi dan tugas-tugas utama yang
dibebankan pada masing-masing personil sesuai dengan jabatannya. Untuk lebih jelasnya, Struktur Organisasi PT. Trubus Media Swadaya Medan, membagi tugas
dan tanggung jawabnya dari setiap bagian yang ada pada perusahaan.
2. Sistem Informasi Akuntansi di PT.Trubus Media Swadaya Medan
PT. Trubus Media Swadaya Medan menerapkan Sistem Informasi Akuntasi yang masih menggunakan secara manual terhadap pencatatan dan
pelaporan informasi akuntansi. Proses pencatatan dan pelaporan informasi akuntansi dilakukan dengan sistem manual yang dilakukan secara bulanan. Maka
setiap bulan bagian akunting membuat laporan secara berkala kepada direktur.
3. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas a. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan
Di dalam bab II telah di jelaskan bahwa penjualan ada dua macam, yaitu penjualan tunai dan penjualan kredit. PT. Trubus Media Swadaya Medan sebuah
perusahaan jasa, sehingga penghasilan utamanya adalah berasa dari penjualan. Penjualan PT. Trubus Medai Swadaya Medan difokuskan pada penjualan Majalah
dan pemasangan iklan. Oleh karena itu, berdasarkan penelitian yang telah penulis lakukan pada
PT. Trubus Media Swadaya medan, mengenai Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit, maka prosedu penjualan kredit dilakukan sebagai berikut:
1. Setiap penjualan dalam perusahaan ini akan selalu dimulai dengan adanya
order langganan yang diterima oles sales departemen bagaian penjualan
Rina Silalahi : Analisis Terhadap Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Dan Penerimaan Kas Pada Pt Trubus Media Swadaya Medan, 2008
USU Repository © 2008
untuk kemudian di konfirmasikan ke bagian akuntansi. Order dapat dilakukan melalui telepon atau langsung datang ke kantor, lalu bagian penjualan
melakukan tindak lanjut dengan order yang ada. 2.
Bagian akuntansi kemudian mempersiapkan tanda terima yang diberi nama Proof of Delivery POD dimana setiap POD mempunyai nomor tercetak
berurutan yang berisi alamat pengirman, alamat penerima, jenis barang, volume atau jumlah barang yang akan dikirim. POD ini terdiri dari lima
warna yaitu: •
Putih : diberikan untuk pelanggan •
Biru : diberikan kepda bagian operasinal
• Kuning : merupakan return copy di tempelkan di barang
•
Hijau : diberikan kepada akunting
•
Merah : diberikan kepada penerima
Untuk penjualan kredit ini, langganan mnerima POD lembar kelima yaitu yang berwana merah..
3. Setelah dilakukan pengecekan barang, besarnya tarif dan cara pembayaran
kredit. Tanda terima ke pada pelanggan akan berfungsi sebagai bukti bagi
perusahaan untuk melakukan penagihan.
4. POD lembar pertama dan ketiga diberikan kepada bagian akunting sebagai
bukti bahwa telah terjadi penjualan secara kredit oleh bagian penjualan. 5.
Barang yang telah disetujui akan dikirim, kemudian oleh bagian gudang dilakukan pengepa barang untuk dipersiapkan atau di beri label oleh bagian
operasional untuk dikirim sesuai dengan pesanan langganan. POD lembar
Rina Silalahi : Analisis Terhadap Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Dan Penerimaan Kas Pada Pt Trubus Media Swadaya Medan, 2008
USU Repository © 2008
kedua yang berwarna biru dan POD yang berwarna kuning, dilekatkan pada barang tersebut. Adapun tujuan dilakukannya adalah untuk menjadi bukti
bahwa barang telah dikrim dan telah tiba dengan selamat dan tepat waktu berdasarkan alamat pelanggan.
Setia hari biasanya, pada waktu sore hari, bagian penjualan menyampaikan dafatr penjualannya baik yang dilakukan secara tunai maupun secara kredit
kepada bagian akuntansi.
b. Penjualan Tunai
Berdasarkan data yang ada dilapangan, sebagian besar penjualan dilakukan secara tunai.
Penjualan secara adalah: penjualan yang dilakukan di kantor, dimana pelanggan langsung datang ke kantor membeli Majalah dalam
partai besar dan langsung membayar dengan uang tunai. Prosedur penjualan secara tunai dijelaskan secara berikut:
a. Pelanggan datang langsung ke kantor, bagian customer services melayani
mereka dengan memberikan dafatr harga. Setelah pelanggan menyetujui harga yang ditetapkan maka bagian gudang mencek perediaan.
b. Bagian akuntansi mengeluarkan POD yang terdiri lima rqngkap kepada
bagian Costumer Services agar dilakukan pengisian POD. c.
Langganan membayar tunai sesuai dengan yang tertera pada POD, dan menerima lembaran pertama POD berwarna putih
d. Customer Services menyetorkan uang dari pelanggan tersebut kepada
kasir dengan memberikan lembaran ketiga sebagi bukti, lalu meneruskannya ke bagian akunting agar dilakukan pencatatan. Perlu di
Rina Silalahi : Analisis Terhadap Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Dan Penerimaan Kas Pada Pt Trubus Media Swadaya Medan, 2008
USU Repository © 2008
ketahui bahwa POD ini dapat berfungsi sebagi kwitansi dalam penjualan tunai.
c. Penjualan konsinyasi
Penjualan konsinyasi dilakukan dengan menitipkan barang pada toko-toko buku atau pihak agen penjualan. Metode pembayaran disepakati setelah barang
laku terjual. Harga barang majalah disepakati harga eceran terendah, dalam hal ini pihak agen mepunyai wewenang membuat harga baru dalam penjualan
majalah yang dititipkan untuk dijual. Harga yang dibayarkan kepada PT. Trubus Swadaya adalah sebesar harga dasar yang disepakati.
2. Penerimaan Kas
Prosedur penerimaan kas dari penjualan tunai dan penjualan kredit yang dilakukan oleh PT. Trubus Swadaya Medan telah diuraikan pada pembahasan
tentang prosedu penjualn tunai dan penjualan kredit. Dalam perusahaan PT. Trubus Media Swadaya Medan sumber penerimaan
kas di bagia atas: •
Penerimaan kas dari penjualan tunai majalah dan iklan •
Penagihan ke tempat pelanggan oleh colecctor •
Langganan langsung membayar dengan giro maupun di transfer ke rekening perusahaan.
Ad. 1. Penerimaan kas dari penjualan tunai
Seperti yanh telah dijelaskan pada prosedur penjualan tunai, penerimaan kas di PT. Trubus Media Swadaya Medan paling banyak adalah dari penerimaan tunai,
yaitu dimana setiap penjualan majalah dan jasa dalam perusahaan ini akan selalu
Rina Silalahi : Analisis Terhadap Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Dan Penerimaan Kas Pada Pt Trubus Media Swadaya Medan, 2008
USU Repository © 2008
dimulai dengan adanya order yang diterima oleh bagian penjualan untuk kemudian di konfirmasikan ke bagian akuntansi apakah order diterima atau tidak.
Setelah itu bagian akuntansi mempersiapkan POD untuk menjadi bukti transaksi apakah dilakukan penjualan secara tunai.
Jika terjadi penjualan secara tunai, maka bagian penjualan akan langsung menerima uang tersebut pada saat itu juga, dengan menyerahkan lembar pertama
dari POD yang berwarna putih kepada pelanggan. Lalu bagian penjualan akan melaporkan jumlah penerimaan kas hariannya kepada kasir skaligus menyerahkan
POD lembar ketiga dan kelima sambil menyetorkan uangnya. Kasir memeriksa POD tersebut dan meneruskannya ke bagian akuntansi untuk dilakukan pencatatan
dan membandingkannya dengan laporan penjualn tunai.
Ad. 2. Penerimaan Kas dari Pelanggan oleh Collector
Penagihan oleh collector ini terjadi jika terjai penjualan secara kredit, maka bagian penjualan memberikan POD lembar kelima kepada pelanggan sebagai
sementara, sedangkan langganan memberikan tanda terima kepada bagian penjualan sebagi bukti untuk penagih collector. POD lembar pertama dan ketiga
menjadi pertinggal bagi bagian akuntansi akan menjadi bukti transaksi penjulan kredit. POD tersebut dikumpulkan dan dicatat dalam laporan penjualan kredit oleh
bagian akuntansi, dimana pada setiap akhir bulan akan dilaporkan kepada atasan. Laporan ini pada awal bulan akan diperiksa kembali untuk melihat piutang yang
telah jatuh tempo dan dasar melakukan penagihan. Apabila piutang telah jatuh tempo dan langganan belum mengadakan
pembayaran maka bagian akunting akan menyerahkan POD lembar pertama
Rina Silalahi : Analisis Terhadap Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Dan Penerimaan Kas Pada Pt Trubus Media Swadaya Medan, 2008
USU Repository © 2008
beserta tanda terima dari langganan yang telah jatuh tempo tersebut ke bagian penjualan sales departemen untuk dilakukan penagihan ke tempat langganan.
Langganan menyerahkan uang pembayarannya beserta POD lembar kelima kepada collector. Collector menyiapkan tanda terima yaitu kwitansi.
Setelah uang diterima collector akan menyerahkan lembar pertama berwarna putih kepada pelanggan setelah diisi dengan no.POD nomor pengiriman dan
ditandatangai oleh kedua belah pihak. Collector melaporkan jumlah penerimaan piutang yang ditagihnya ke kasir
sekaligus menyerahkan kwitansi lembar kedua dan lembar ketiga beserta POD lembar pertama dan menyetorkan uangnya. Kasir memeriksa kwitansi dan POD
tersebut dan meneruskannya ke bagian akunting, untuk dicatat dalam buku penerimaan kas dan mengurangi penjualan kredit.
Ad.3. Langganan membayar dengan giro transfer ke rekening perusahaan. Apabila langganan membayar dengan cara mentransfer ke rekening
perusahaan maka akan diadakan pengecekan ke bank tetapi sebelumnya langganan akan menginformasikannya ke bagian penjualan. Selanjutnya kasir
membuat bukti penerimaan kas tanpa harus diotorisasi oleh direksi atau langsung dibukukan.
Tugas kasir apabila ditinjau dari segi penerimaan kas adalah sebagai berikut: 1.
Membuat buku kas setiap hari 2.
Mengumpulkan bon-bon yang berkaitan dengan buku harian tersebut. 3.
Membuat laporan keperluan dana setiap bulan seperti kasbon 4.
Membuka giro atau cek data dari bagian akunting
Rina Silalahi : Analisis Terhadap Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Dan Penerimaan Kas Pada Pt Trubus Media Swadaya Medan, 2008
USU Repository © 2008
4. Sitem Pengendalian Intern
1. Otorisasi Pengesahan Transaksi
Sistem otorisasi da prosedur pengambilan kuitansi yang akan di tagih setelah dilakukan perhitungan fisik dan disertai berita acara serah terima yang
ditandatangani oleh kedua belah pihak Begitu juga dengan sistem otorisasi an prosedur dalam pengemblian kwitansi yang tidak berhasil di tagih oleh pihak, juga
disertai berita acara serah terima oleh kedua belah pihak. 2.
Pemisahan Tugas Struktur organisasi di tandai dengan adanya pemisahan fungsi antara
bagain pemasaran, bagian keuangan dan bagian akuntansi, serta fungsi penerimaan kas. Fungsi pencatatan dan penyimpanan harus mendapat pemisahan
tugas dan tisak terdapat satu orang yang bertanggung jawab terhadap dua kegiatan tersebut.
3. Supervisi Pengawasan
Pegawai yang bekerja, melakukan tugasnya sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya yang terdapat dalam deskripsi kerja, serta jumlah pegawai
yang dibutuhkan disetiap bagian harus memadai sesuai dengan fungsi-fungsi yang ada sehingga pelaksanaan supervisi tidak terlalu dominan dan tidak terlalu
memerlukan supervisi dalam pelaksanaan tugas operasional setiap bidang yang ada dalam perusahaan.
Rina Silalahi : Analisis Terhadap Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Dan Penerimaan Kas Pada Pt Trubus Media Swadaya Medan, 2008
USU Repository © 2008
4. Catatan Akuntansi
Penggunaan dokumen dan catatan yang berisi dan dinomori terlebih dahulu telah dilakukan terhadap formulir-formulir dan catatan seperti order
pembelian dan yang lainnya telah disiapkan pada saat transaksi terjadi. 5.
Pengendalian Akses Untuk dapat melindung dan mengamanakan aktiva dan catatanya, PT.
Trubus Media Swadaya Medan melakukan pengendalian yang meliputi: ̇
Penggunaan gudang untuk menyimpan persediaan barang-barangnya dari pencuruian, menempatkan penjaga untuk mengamankan gudang.
̇ Perusahaan juga telah melakukan pengamanan datanya dengan melakukan
back up data ke dalam CD, Flasdisk, untuk mengantisipasi apabila terjadi kerusakan terhadap komputer.
̇ Penyetoran uang kas secara harian ke bank
̇ Penggunaan kotak penyimpanan uang kas yang aman.
̇ Pengamanan laci kas dengan melakukan penguncian pada bagian loket.
B. Analisa Dan Evaluasi Penelitian 1.
Kategori