Unsur-unsur pengawasan intern gaji berdasarkan committee on auditing procedure
antara lain : 1.
suatu organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tepat, jelas dan tegas,
2. suatu sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang efektif yang memungkinkan
untuk mengadakan pengawasan akuntansi terhadap harta milik, hutang, pendapatan serta biaya,
3. adanya praktek-praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi di
setiap bagian dalam organisasi, 4.
suatu tingkat kecakapan kualitas pegawai yang sesuai dengan syarat yang diminta oleh tanggung jawabnya.
Sifat gaji pada umumnya menurut Hartadi 1999; 11 adalah : 1.
berlaku secara nasional, 2.
dikeluarkan oleh pemerintah pusat, 3.
biasanya ditinjau 5 tahun sekali, 4.
ada sistem kenaikan dengan jumlah perincian dari pusat pemerintahan, 5.
dasar pemberian adalah golongan tingkat pekerjaan, dan 6.
diikuti dengan sistem tunjangan.
C. Prosedur Pencatatan Gaji
Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, prosedur pencatatan gaji yang dilakukan adalah sebagai berikut:
Universitas Sumatera Utara
1. Bagian Pembuat Data
Bagian pembuat data bertugas mengolah data dimana data harus selalu dicek apakah ada perubahan atau tidak. Bila ada perubahan, maka secara otomatis akan
berubah oleh database. Setiap bulannya bagian pembuat data mengajukan data-data tersebut ke biro rektor,
di biro rektor bagian penguasa anggaran akan mengeluarkan Surat Perintah Membayar SPT. Setelah itu, baru pihak Fakultas ke Kantor Perbendaharaan Negara supaya
dikeluarkannya Surat Perintah Pencairan Dana SP2D untuk disetujui.
2. Bendaharawan
Setiap tanggal 1, dana yang sudah dicairkan ditransfer ke rekening Bank Mandiri. Bagian bendaharawan akan mengambil cek, dan nomor Fakultas, setelah itu dana diambil
ke Bank Mandiri. Di Fakultas gaji dibagi ke pegawai maupun dosen. Khusus untuk pegawai maupun dosen yang Golongan III dan Golongan IV, gaji
dibayarkan langsung ke rekening masing-masing. Penggajian dilakukan secara berkala selama dua tahun sekali. Besarnya uang yang diminta oleh pihak Fakultas adalah sesuai
yang dibutuhkan.
3. Internal Auditor Dalam hal gaji auditor ini akan mengawasi apakah prosedur-prosedur pencatatan dan
pendistribusian gaji telah dijalankan sebagaimana yang telah ditentukan. Menurut S.Hadibroto 1984 arti dari prosedur adalah sebagai berikut:
Universitas Sumatera Utara
Prosedur merupakan rangkaian kegiatan administrasi yang biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu perusahaan, untuk mencapai keseragaman tindak dalam
melakukan transaksi-transaksi yang sedang terjadi. Adapun bagian-bagian yang diperhatikan dalam memlilih prosedur pencatatan gaji
menurut Usry 1999; 23-24 adalah sebagai berikut: a.
Time Keeping Departement Tugas departemen ini adalah mengumpulkan atau menggabungkan data tentang
jumlah perincian waktu menyelesaikan suatu tugas kerja, hasil produksi atau produksi dalam suatu departemen perusahaan tertentu,
b. Payroll Departement
Tugas departemen ini adalah menjabarkan jumlah gaji dan menjatahkan jumlah gaji tiap-tiap tugas, proses dari departemen pekerjaan, prosedur dan fungsi-fungsi
departemen tersebut ditentukan oleh keserbarumitan perusahaan. Departemen gaji dan upah diwajibkan menyelenggarakan tugas pencatatan klasifikasi tugas,
departemen perusahaan dan tarif upah untuk tiap pekerjaan. Daftar gaji dan upah suatu perusahaan disusun berdasarkan Clock Card atau kartu waktu kerja atau
berdasarkan komputer, c.
Cost Departement Tugas departemen ini mencatat pegawai bagian gaji yang harus ditempatkan pada
masing-masing departemen produksi, untuk membantu pekerjaan mengumpulkan dan mengklasifikasi biaya upah. Dengan memakai kartu rangkuman, kartu waktu
dan menjabarkan biaya produksi dan jasa-jasa untuk tiap pesanan karyawan, unit output, kegiatan departemen dan masing-masing jenis produk.
Universitas Sumatera Utara
Menurut penulis, prosedur pencatatan gaji yang ada pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah sesuai dengan prosedur pencatatan gaji yang
dijalankan oleh bagian-bagian yang terpisah sehingga tidak terjadinya penyelewengan. Sedangkan menurut teori hanya menjelaskan departemen-departemennya. Oleh karena itu
prosedur yang dijalankan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah sesuai.
D. Prosedur Perhitungan Gaji
