b. Sekretaris Senior
Sekretaris Senior adalah sekretaris yang memiliki masa kerja, pengalaman kerja, kemampuan dan prestasi kerja sebagai sekretaris
yang mandiri, tidak tergantung pada perintah pimpinan.
Pada bagian sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi terdapat dua sekretaris yaitu; Yunita Indriani, SE dan Safia Dhani, S.Kom dimana jika dilihat dari
segi lingkup kerja dan tanggung jawabnya Yunita Indriani,SE merupakan sekretaris Pimpinan yang tugasnya lebih ke administrasi.
C. Tugas Seorang Sekretaris
Pada dasarnya tugas sekretaris dibagi menjadi tiga kelompok Sunarto, 2006:13 yaitu sebagai berikut :
1. Tugas Rutin
Tugas rutin adalah yang dilakukan setiap hari sesuai dengan prosedur yang sudah mapan atau praktek yang sudah lazim, tanpa perlu menunggu perintah
atau mencari waktu khusus untuk melaksanakannya. Tugas rutin sekretaris mencakup pembuatan surat-surat keluar, pengurusan surat-surat masuk, arsip,
menerima tamu, making call, acara kegiatan pimpinan, laporan rutin, dan lain- lain.
2. Tugas Pelaksanaan Instruksi
Tugas pelaksanaan instrusksi adalah tugas yang diperintahkan oleh pimpinan. Tugas ini diperintahkan karena tidak termasuk kedalam kelompok
tugas rutin dan harus dikerjakan ditengah-tengah kerja rutin. Tugas instruksi
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
antara lain penyusunan jadwal perjalanan pimpinan, making appointment, pengaturan keuangan, serta persiapan dan penyelenggaraan rapat.
3. Tugas Kreatif
Tugask kreatif tidak termasuk kedalam tugas rutin dan instruksi. Tugas ini muncul terinspirasi dalam diri sekretaris sendiri dan dimaksudkan agar
bantuan yang diberikan kepada pimpinan dapat lebih berarti dan bermutu. Tugas kreatif berkaitan dengan efisiensi kerja, seperti perencanaan kerja,
pengelolaan waktu, dan lain-lain. Dalam melaksanakan tugasnya ada beberapa hal yang harus diperhatikan
seorang sekretaris, agar tugas yang dilaksanakannya dapat diselesaikan tepat waktu yakni; mempunyai inisiatif dan cara berfikir yang logis, memperluas
wawasan, ketelitian, keterampilan kesekretariatan, mempertimbangkan tindakan sebelum melakukannya.
Adapun tugas sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut:
1. Tugas Rutin
a Memasukan surat masuk untuk Dekan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara ke buku agenda. b
Membuat dan menulis nomor surat keluar. c
Menerima Fax d
Menstempel dan membuat tanggal surat. e
Menerima tugas akhir mahasiswa yang akan ditandatangani Dekan f
Mengantarkan surat masuk ke bagian lain yang sudah diproses Dekan g
Mengarsip tanda terima surat masuk dan keluar
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
2. Tugas Kreatif
a Memantau kenyamanan, keserasian dan kelengkapan ruang kerja
Dekan, Sekretaris dan ruang rapat Dekan. b
Menyediakan makanan ringan dan buah-buahan di ruangan Dekan. c
Membuat undangan, menyebarkan undangan menentukan pihakorang-orang yang akan diundang dalam suatu acara yang
diselenggarakan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
D. Tanggung jawab Sekretaris
