cukup untuk memperluas pengetahuan dan keterampilan dalam melaksanakan tugas kantor. Selain itu, diperlukan latihan teknis dan pengalaman yang memadai,
sehingga dapat memberikan pengarahan kepada anak buahnya agar pekerjaan tersebut dapat dilaksanakan seefisien mungkin.
B. Macam-macam Sekretaris
Sekretaris dapat dibedakan menjadi beberapa macam, tergantung sudut peninjauannya Sunarto,2006:4.
1. Dari segi luas lingkup kerja dan tanggung jawab, ada dua macam
sekretaris, yaitu : a.
Sekretaris Organisasi Sekretaris organisasi disamping bekerja atas perintah pimpinan, juga
memiliki wewenang untuk turut membuat rencana organisasi, membuat keputusan, melakukan pengarahan, melakukan
pengkoordinasian, pengawasan, dan melakukan penyempurnaan organisasi dan tata kerja, serta bekerja terutama untuk kepentingan
organisasi secara keseluruhan. Dengan kata lain, sekretaris organisasi membantu melaksanakan fungsi manajemen tertinggi yang meliputi
perencanaan, pembuatan keputusan, pengarahan, pengkoordinasian, pengontrolan, serta penyempurnaan.
b. Sekretaris Pimpinan
Seorang sekretaris pimpinan tidak berkedudukan sebagai seorang manajer sehingga ia tidak menjalankan fungsi-fungsi manajerial.
Sekretaris pimpinan dalam kedudukannya merupakan seorang
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
pembantu pimpinan yang bertugas meringankan, mempermudah dan memperlancar tugas pekerjaan dan tanggung jawab pimpinan. Tugas
dan pekerjaan seorang sekretaris pimpinan lebih banyak menyangkut hal-hal yang berhubungan dengan :
1 Telephoning
2 Surat menyurat atau korespondensi
3 Filling atau kearsipan
4 Menerima dikte
5 Membuat perjanjian dengan tamu untuk keperluan pimpinan
6 Membuat undangan
7 Menyiapkan rapat pimpinan
8 Membuat agenda rapat pimpinan
2. Dari segi kemampuan dan pengalaman kerja, ada dua sekretaris yaitu:
a. Sekretaris Junior
Sekretaris junior adalah sekretaris yang masih muda, dapat juga berarti sekretaris yang masih berpangkat atau berkedudukan rendah, mudah
dalam pengalaman, atau baru saja diangkat sebagai pegawai dengan jabatan sebagai sekretaris. Tugas sekretaris yang diberikan kepada
sekretaris junior atau sekretaris muda adalah tugas khusus dalam bidang sekretaris, misalnya korespondensi, mengetik, menerima dikte,
dan sebagainya.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
b. Sekretaris Senior
Sekretaris Senior adalah sekretaris yang memiliki masa kerja, pengalaman kerja, kemampuan dan prestasi kerja sebagai sekretaris
yang mandiri, tidak tergantung pada perintah pimpinan.
Pada bagian sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi terdapat dua sekretaris yaitu; Yunita Indriani, SE dan Safia Dhani, S.Kom dimana jika dilihat dari
segi lingkup kerja dan tanggung jawabnya Yunita Indriani,SE merupakan sekretaris Pimpinan yang tugasnya lebih ke administrasi.
C. Tugas Seorang Sekretaris
