E. Efisiensi
1 Pengertian Efisien
Kegiatan di sekretariat adalah beragam dan sering setiap pekerjaan datangnya tidak menentu bahkan saling tumpang tindih. Kemampuan untuk
menggunakan waktu secara efisien adalah salah satu kemampuan terbaik yang dimiliki seorang staf sekretariat. Dengan kata lain, harus berhati-hati terhadap
segala sesuatu yang berakibat pada kualitas dan kuantitas dari pekerjaan yang dilaksanakan, oleh sebab itu harus dimiliki kemampuan untuk menetapkan
prioritas dan rencana kerja secara efektif dan cermat. Dalam hal ini staf sekretariat harus dapat memahami apa yang disebut dengan efisien yang
berarti mengerjakan sesuatu dengan tepat do the things right, yaitu bagaimana menggunakan berbagai sumber yang ada dengan baik, sehingga
akan memberikan hasil yang memuaskan. 2
Bekerja Secara Efisien Setelah memahami pengertian efisien, seorang staf sekretariat perlu
bekerja secara efisien dengan mencari cara: 1.
Terhemat adalah menyangkut pemakaian biaya dan bahan. 2.
Tercepat menyangkut waktu. 3.
Termudah adalah menyangkut cara kerja. 4.
Teringan adalah menyangkut tenaga. 5.
Tersingkat adalaha menyangkut jarak. Efisien dalam cara bekerja dapat dilakukan staf sekretariat untuk semua
jenis pekerjaan kantor, baik pekerjaan besar maupun yang kecil, sehingga mempercepat penyelesaian tugas dan tetap menjaga kualitas pekerjaan.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
3 Hal –Hal Yang Memengaruhi Efisiensi Kerja
Menurut Soetanto, 2009:151 dalam bukunya yang berjudul Teori dan Praktik Administrasi Kesekretariatan, ada beberapa hal yang akan
memengaruhi efisiensi kerja di sekretariat adalah: 1.
Bentuk dan susunan meja kerja. Bentuk meja yang sesuai untuk staf sekretariat adalah bentuk L atau U, warna meja sebaiknya yang tidak
menyilaukan mata, sebaiknya warna terang. 2.
Kursi kerja sebaiknya yang dapat berputar, tinggi kursi dapat diatur sesuai kebutuhan.
3. Seorang sekretaris wajib ikut mengatur ruangan meskipun petugas kantor
telah membersihkan ruangan kantor tersebut. Kepandaian untuk mengatur ruang kantor akan menambah efisiensi kerja.
4. Peletakan alat-alat di meja kerja sebaiknya yang sering dipakai,
sedangkan alat-alat yang jarang dipakai disimpan di laci meja.
Cara bekerja yang efisien dapat diterapkan oleh sekretaris untuk semua pekerjaan kantor termasuk organisasi pada Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara, sehingga dapat membantu mempercepat penyelesaian tugas dengan menghemat tenaga dan waktu.
Sekretaris yang bekerja dengan cara yang efisien akan dapat mencapai kesuksesan dalam bidang pekerjaan. Karena sekretaris dapat bekerja lebih baik
dari pada mereka yang tidak mempunyai jiwa efisiensi. Beberapa faktor yang mempengaruhi sekretaris Dekan pada Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara untuk dapat bekerja dengan efisien yaitu :
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
1. Bentuk susunan serta permukaan meja perlu direncanakan dengan tepat agar
dapat membantu sekretaris untuk tidak merasa lelah, dapat menghemat tenaga, usaha dan waktu. Pada Sekretaris Dekan susunan meja berbentuk L dengan
tempat Komputer, Mesin Printer dan mesin Scanning berada di sebelah kiri. Dengan adanya peralatan tersebut pekerjaan sekretaris dapat terselesaikan
dengan tepat waktu. 2.
Kursi, pada Sekretaris Dekan dipakai kursi yang berputar dan mempunyai sandaran tegak agar sekretaris dapat duduk berputara, apabila harus mengetik,
mengangkat telepon atau menulis di atas meja tulis. Sama halnya dengan seluruh bagian pekerjaan yang ada di Fakultas Ekonomi.
3. Meletakkan benda-benda yang sering digunakan di atas meja, dan segera
mengembalikannya ke tempat semula semua peralatan agar meja tetap kelihatan rapi dan dapat digunakan untuk mengerjakan pekerjaan lain dengan
efisien. 4.
Alat-alat yang di dalam laci disusun dengan penuh pertimbangan, sesuaikan dengan kepentingan masing-masing alat agar dapat menggunakan alat-alat
kantor tersebut dengan efisien. 5.
Sekretaris Dekan juga mengatur ruangan meskipun petugas kebersihan telah membersihkan ruangan kantor tersebut, karena kepandaian dalam mengatur
ruangan kantor akan menambah efisiensi kerja.
Selain dari faktor tersebut, Sekretaris Dekan membuat jadwal pekerjaan agar pekerjaan tersebut dapat dilaksanakan dengan efisien, sehingga pekerjaannya
dapat terselesaikan tepat waktu. Misalnya : Sekretaris Dekan memasukan surat
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
masuk untuk Dekan Fakultas Ekonomi perharinya sebanyak lima surat dan memakan waktu selama 5 menit.
Selain faktor-faktor tersebut Sekretaris Dekan juga menerapkan kesadaran, keahlian dan kedisiplinan untuk menciptakan cara kerja yang efisien.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Kategori