Sistem informasi pelayanan pembuatan sertifikat tanah Kantor Pertanahan Kota Bandung : laporan kerja praktek

(1)

HAK EKSK1USIF

Bahwa yang bertandatangan dibawah ini, penulis dan pihak perusahaan tempat penelitian,

bersedia:

"Bahwa hasil penelitian dapat dionlinekan sesuai dengan peraturan yang berlaku, untuk

kepentingan riset dan pendidikan".

Bandung, 03 September 2012

Badan Pertanahan Nasional

DeaRarnadhanisaSukma

NrM. 10909070

Penulis,

Redeawan Rizkia Pufra NIM. 10909073 Penulis,

JW

ffi*

a;k

s*s.:

KotaBandung


(2)

Daftar Riwayat Hidup

Nama : Dea Ramadhanisa Sukma Tempat/ Tgl. Lahir : Bandung, 15 Maret 1992 Jenis Kelamin : Perempuan

Alamat : Jl. Cijerah 2 Blok 22 No. 97 RT/RW : 02/02

Kelurahan : Gempol Sari Kecamatan : Bandung Kulon Agama : Islam

Pekerjaan : Pelajar/Mahasiswa

Nama Sekolah Tahun

SDN Mandiri 1 1997 - 2003 SMPN 36 Bandung 2003 – 2006

SMK Prakarya Internasional ‘52 2006 – 2009 Universitas Komputer Indonesia 2009 –Sekarang


(3)

Nama : Radeawan Rizkia Putra Tempat/ Tgl. Lahir : Bandung, 22 Desember 1990 Jenis Kelamin : Laki-Laki

Alamat : Jl. Siti Mariah I No. 288/86 RT/RW : 001/002

Kelurahan : Jamika

Kecamatan : Bojongloa Kaler Agama : Islam

Pekerjaan : Pelajar/Mahasiswa

Nama Sekolah Tahun

SDN Raya Barat I 1997 – 2003 SMPN 33 Bandung 2003 – 2006 SMAN 18 Bandung 2006 – 2009 Universitas Komputer Indonesia 2009 –Sekarang


(4)

Daftar Riwayat Hidup

Nama : Ardy Mardiana Tempat/ Tgl. Lahir : Garut, 03 Maret 1991 Jenis Kelamin : Laki-Laki

Alamat : Cikopo RT/RW : 02/02 Kelurahan : Panawa Kecamatan : Pamulihan Kabupaten : Garut Agama : Islam

Pekerjaan : Pelajar/Mahasiswa

Nama Sekolah Tahun

SDN Panawa II 1997 - 2003 SMPN 6 Garut 2003 – 2006 SMAN 1 Garut 2006 – 2009 Universitas Komputer Indonesia 2009 –Sekarang


(5)

LAPORAN KERJA PRAKTEK

Diajukan Untuk Memenuhi Syarat Mata Kuliah Kerja Praktek Program Diplomat III Jurusan Manajemen Informatika

Di Susun Oleh :

DEA RAMADHANISA SUKMA 10909070

RADEAWAN RIZKIA PUTRA 10909073

ARDY MARDIANA 10909074

PROGRAM STUDI MANAJEMEN INFORMATIKA FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA BANDUNG


(6)

SISTEM INFORMASI PELAYANAN PEMBUATAN

SERTIFIKAT TANAH DI KANTOR PERTANAHAN


(7)

Laporan Kerja Praktek

Diajukan untuk memenuhi syarat Mata Kuliah Kerja Praktek Program Diplomat III Jurusan Manajemen Informatika

Oleh :

Dea Ramadhanisa Sukma NIM.10909070 Radeawan Rizkia Putra NIM. 10909073 Ardy Mardiana NIM. 10909074

Bandung, 20 Oktober 2011

Pembimbing Jurusan, Pembimbing Lapangan,

Wahyu Nurjaya WK, ST.Mkom Budi Mulyana, SP

NIP. NIP. 19690617 199703 1 002

Ketua jurusan Manajemen Informatika

Dadang Munandar, S.E..M.Si NIP.4127.70.26.019


(8)

KATA PENGANTAR

Bismillaahirrahmaanirrahiim

Puji dan syukur kami ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Kuasa, karena berkat rahmat dan karunia-Nya kami dapat menyelesaikan laporan praktek kerja lapangan ini. Kami juga bersyukur atas berkat rezeki dan kesehatan yang diberikan kepada kami sehingga kami dapat mengumpulkan data-data materi pembuatan laporan ini. Kami telah berusaha semampu kami untuk mengumpulkan berbagai macam data tentang yang kamu butuhkan. Laporan praktek kerja lapangan ini kami beri judul “SISTEM INFORMASI PELAYANAN PEMBUATAN SERTIFIKAT TANAH DI

KANTOR PERTANAHAN KOTA BANDUNG” .

Laporan Kuliah Kerja Praktek ini diajukan sebagai salah satu syarat untuk menempuh Program Studi Diplomat tiga (3) Jurusan Manajemen Informatika Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer .

Mengingat keterbatasan, pengetahuan, kemampuan, pengalaman dan waktu dari penulis, maka penulis sadari bahwa laporan ini tidak luput dari berbagai kekurangan. Oleh karena itu, penulis sangat mengharapkan saran dan kritik yang dapat membangun untuk perbaikan serta penambahan pengetahuan bagi penulis khususnya, dan untuk pihak lain yang membutuhkan pada umumnya.

Selama menyusun laporan ini, penulis banyak menerima bimbingan, arahan, bantuan dan dorongan yang sangat berarti. Sehubungan dengan itu, pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan rasa terima kasih yang sedalam-dalamnya kepada semua pihak atas bantuan dan kerja samanya kepada :

1. Ir. Eddy Suryanto Soegoto, MSc. Selaku Rektor Universitas Komputer Indonesia

2. Prof. Dr.Ir. Ukun Sastraprawira, M.sc. Selaku Dekan Fakultas Teknik Universitas Komputer Indonesia.

3. Bapak Dadang Munandar, S.E.,M.Si. selaku Ketua Jurusan Manajemen Informatika.


(9)

memberikan ijin, serta banyak sekali meluangkan waktu untuk memberikan petunjuk dalam menyelesaikan laporan ini.

5. Bapak Sri Mujiantono selaku Kepala Badan Pertanahan Nasional Kota Bandung.

6. Bapak Mangara, EPM, SH, MH selaku Kepala Seksi Pengendalian dan Pemberdayaan di Kantor Pertanahan Kota Bandung.

7. Ibu Dra. Lisa Riyanti. Selaku Plt. Kepala Seksi Pengaturan dan Penataan Pertanahan di Kantor Pertanahan Kota Bandung.

8. Bapak Budi Mulyana, SP selaku Kepala Sub Seksi Pemberdayaan Masyarakat di Kantor Pertanahan Kota Bandung.

9. Bapak Ahmad Ridwana, SH selaku Kepala Sub Seksi Penatagunaan Tanah dan Kawasan Tertentu.

10.Seluruh staff Kantor Badan Pertanahan Kota Bandung.

11.Ibu dan Bapak, serta kakak dan adik-adik yang telah memberikan doa dan dukungan yang tidak ternilai.

12.Teman-teman seperjuangan di kelas MI-18 atas bantuan dan doa kepada penulis.

Akhir kata penulis sampaikan rasa terima kasih bagi semua pihak yang secara langsung maupun tidak langsung terlibat dalam penyelesaian laporan ini yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu. Semoga laporan mata kuliah Kerja Praktek ini dapat memberikan manfaat yang optimal bagi penulis khususnya dan kita semua pada umumnya.

Bandung, 20 Oktober 2011


(10)

DAFTAR ISI

LEMBAR JUDUL

LEMBAR PENGESAHAN ... i

KATA PENGANTAR... ii

DAFTAR ISI... iv

DAFTAR GAMBAR... vi

DAFTAR SIMBOL... vii

DAFTAR LAMPIRAN... ix

DAFTAR TABEL ... x

DAFTAR RIWAYAT HIDUP ... xi

BAB I PENDAHULUAN... 1

1. 1 Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan... 1

1. 2 Identifikasi dan Rumusan Masalah... 2

1. 3 Maksud dan Tujuan Kerja Praktek Lapangan ... 3

1. 4 Batasan Masalah... 4

1. 5 Lokasi dan Waktu Kerja Lapangan... 4

BAB II LANDASAN TEORI... 6

2.1 Pengertian Sistem... 6

2.1.1 Elemen Sistem... 7

2.1.2 Karakteristik Sistem... 8

2.1.3 Klasifikasi Sistem... 9

2.2 Pengertian informasi... 11

2.3 Pengertian Sistem Informasi... 12

2.4 Metode Pendekatan Sistem... 13

2.4.1 Metode Pendekatan Sistem... 13

2.4.2 Alat Bantu Analisis... 13

2.5 Pengertian Basis Data... 15

BAB III PROFIL PERUSAHAAN... 16

3.1 Tinjuan Umum Badan Pertanahan Nasional... 16

3.1.1 Sejarah Badan Pertanahan Nasional ... 16

3.1.2 Bidang Garapan Badan Pertanahan Nasional... 18

3.2 Struktur Organisasi Perusahaan... 19

3.3 Deskripsi Kerja... 20

BAB IV ANALISIS KERJA PRAKTEK... 25

4.1 Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan... 25

4.1.1 Analisis Dokumen... 25

4.1.2 Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan... 27

4.1.2.1 Flowmap... 28

4.1.2.2 Diagram Konteks... 30

4.1.2.3 Data Flow Diagram... 30


(11)

4.2.2.1 Flow Map... 33

4.2.2.2 Diagram Konteks ... 34

4.2.2.3 Data Flow Diagram ... 35

4.2.2.4 Kamus Data ... 36

4.2.3 Evaluasi Terhadap Sistem Yang Diusulkan ... 38

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN... 39

5.1 Kesimpulan... 39

5.2 Saran ... 39 Daftar Pustaka


(12)

DAFTAR PUSTAKA Buku

1. Arifin Yusuf, Anlisa perancangan Sistem Informasi, 2007

2. Yogiyanto, HM, Akt, MBA, Ph.D., “ANALISIS & DISAIN SISTEM INFORMASI: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis”, Edisi Kedua, Cetakan Pertama, Penerbit ANDI Yogyakarta,

1999.

Online :

http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_informasi

http://blog.re.or.id/konsep-dasar-sistem-elemen-sistem.htm http://www.bpn.go.id


(13)

BAB I

PENDAHULUAN

1.1.Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan

Sistem informasi merupakan salah satu sistem yang berpengaruh terhadap kelancaran dan kesuksesan suatu organisasi, salah satunya berguna untuk menunjang aktifitas sebuah perusahaan dalam menghasilkan sebuah informasi yang dapat dimanfaatkan guna untuk mengetahui hasil atau prestasi yang telah dicapai.

Saat ini Teknologi Informasi yang merupakan bagian dari IPTEK telah mengalami perkembangan yang signifikan, dimana hal itu telah menjadi tren dan perusahaan-perusahaan mulai mencoba memanfaatkan atau memadukan teknologi informasi kedalam sistem informasi diperusahaannya dengan tujuan membuat sebuah sistem informasi perusahaan yang lebih baik dan efektif. Pembangunan sistem informasi yang modern dari sebuah perusahaan akan sangat menunjang dari proses pencitraan terhadap publik eksternal dari perusahaan tersebut, karena dengan sistem informasi yang canggih maka publik akan dengan mudah mengakses informasi dari perusahaan tersebut .

Seperti halnya yang mungkin harus dilakukan oleh Badan Pertanahan Kota Bandung, dalam membangun sistem informasi di internal perusahaan, salah satunya seperti Sistem Informasi Pelayanan Pemohon dimana masih terdapat masalah yang memperlambat proses pelayanan pelanggan yang diantaranya :

1. Sistem Informasi pelayanan pemohon yang sedang berjalan di Badan Pertanahan Kota Bandung masih dilakukan secara manual atau konvensional, sehingga masih menghabiskan waktu yang tidak sebentar dalam menghasilkan informasi.


(14)

2. Kurangnya efektifitas dan efisiensi (dalam memberikan informasi persyaratan yang harus dipenuhi pemohon dan perkiraan waktu yang dibutuhkan dalam melakukan pembuatan sertifikat, memerlukan waktu yang tidak sedikit untuk menghasilkan informasi tersebut karena sebelum menghasilkan informasi tersebut resepsionis menyerahkan data dan kebutuhan pemohon kepada bagian analis).

Pembangunan sistem informasi yang modern di sebuah perusahaan berhubungan erat dengan salah satu tujuan universitas yaitu menghasilkan SDM yang siap untuk mengembangkan ilmunya dan menjadi seorang analisis sistem informasi di sebuah perusahaan, perlu diadakannya pembelajaran dimana mahasiswa mencoba melatih pengetahuannya di dunia kerja.

Oleh karena itu dalam rangka melaksanakan tugas untuk memenuhi salah satu nilai mata kuliah Kerja Praktek penulis akan menuangkan suatu deskripsi dalam Kerja Praktek dengan judul “SISTEM INFORMASI PELAYANAN PEMBUATAN SERTIFIKAT TANAH DI KANTOR PERTANAHAN KOTA BANDUNG”, Penulis pun berharap mendapat manfaat pembelajaran secara langsung mengenai dunia kerja dan memperoleh pengalaman yang berguna untuk kesiapan pada saat masuk dunia kerja yang sesuai dengan bidang atau jurusan yang penulis pilih.

1.2.Identifikasi dan Rumusan Masalah 1.2.1. Identifikasi Masalah

Berdasarkan penelitian yang telah dilaksanakan pada saat kerja praktek, maka diidentifikasikan masalah sebagai berikut :

1. Pencatatan data pemohon masih dilakukan secara manual meskipun sudah memakai Microsoft Office Word dan Microsoft Office Excel tetapi belum dilakukan secara maksimal dan masih memakai versi lama.


(15)

2. Data yang belum terintegrasi menyebabkan adanya pencatatan data yang berulang.

3. Kesulitan dalam pembuatan beberapa laporan data pemohon. 4. Sering terjadi kesalahan pada saat pencatatan laporan Data

pemohon.

1.2.2. Rumusan Masalah

Berdasarkan uraian dan identifikasi masalah diatas, maka penulis merumuskan masalah-masalah yang teridentifikasi, diantaranya:

1. Bagaimana sistem informasi berkas masuk dalam pembuatan sertifikat tanah data yang lebih akurat pada Kantor Pertanahan Kota Bandung.

2. Bagaimana Sistem Informasi pengolahan data dapat mempermudah pembuatan pembuatan sertifikat tanah.

3. Tidak adanya pencatataan data pemohon secara berulang.

4. Mencegah terjadinya kesalahan pada saat pencatatan laporan Data pemohon.

1.3.Maksud Dan Tujuan Kerja Praktek Lapangan

Maksud dan tujuan Kerja Praktek yang kami laksanakan di Kantor Pertanahan Kota Bandung adalah sebagai berikut :

1.3.1 Maksud Kerja Praktek

Maksud dari penelitian yang dilakukan penulis adalah untuk memenuhi tugas mata kuliah Kerja Praktek selama satu bulan dan untuk meneliti suatu sistem informasi yang berjalan pada Kantor Pertanahan Kota Bandung dengan adanya tugas kerja praktek ini penulis mengetahui dan memahami sistem informasi dan pengalaman didalam dunia kerja serta memberikan banyak wawasan bagi penulis.


(16)

1.3.2. Tujuan Kerja Praktek Lapangan

Tujuan dari Kerja Praktek yang dilakukan oleh penulis adalah : 1. Sebagai salah satu syarat memenuhi tugas dalam mata kuliah

Kerja Praktek.

2. Mengenal dunia kerja sebagai masa persiapan untuk memasuki dunia kerja.

3. Memperluas wawasan kami terhadap jenis–jenis kerja yang ada dibidang yang bersangkutan.

4. Meningkatkan disiplin dan dapat bertanggung jawab di dalam melaksanakan tugas kerja.

5. Meningkatkan keterampilan kami yang telah diperoleh dari latihan praktek kerja lapangan di suatu perusahaan.

6. Melakukan pelatihan praktis dan praktek secara langsung dalam perusahaan.

7. Untuk Menganalisis Sistem Informasi Pelayanan Pembuatan Sertifikat Tanah di Kantor Pertanahan Kota Bandung.

1.4.Batasan Masalah

Batasan masalah dalam pembuatan laporan berdasarkan dengan kerja praktek yang telah dilakukan yaitu:

1. Penulis tidak terlibat dalam pembangunan Sistem Informasi Pelayanan Pemohon.

2. Penulis hanya melakukan analisis Sistem Informasi Pelayanan Pemohon.

1.5.Lokasi dan Waktu Kerja Praktek Lapangan

Lokasi pelaksanaan Kerja Praktek Lapangan dilaksanakan di Kantor Badan Pertanahan Nasional Kota Bandung Jalan Soekarno-Hatta No.586 Bandung. Waktu pelaksanaan kerja praktek terhitung selama 20 hari dimulai dari tanggal 04 Juli 2011 sampai 29 Juli 2011. Dengan tahapan– tahapan penelitian sebagai berikut :


(17)

Jadwal dan waktu penelitian yang di ajukan sebagai berikut:

Kegiatan Minggu

Ke-1 Ke-2 Ke-3 Ke-4 Pelaksanaan Usulan

Penelitian

Pelaksanaan Penelitian

Pengumpulan Data

Pengolahan Data


(18)

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Pengertian Sistem

Sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma) adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi. Istilah ini sering dipergunakan untuk menggambarkan suatu set entitas yang berinteraksi, di mana suatu model matematika seringkali bisa dibuat.

Menurut Jogiyanto H.M (2001 : 2) Sistem adalah kumpulan elemen-elemen yang saling berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sebuah sistem terdiri dari bagian-bagian yang saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud, tujuan dan sasaran yang sama.

Menurut Raymond McLeod, Jr., George Schell (2001:9) Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.

Dari dua pengertian tersebut, terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu menekankan pada prosedurnya dan menekankan pada komponen atau elemennya. Dapat disimpulkan bahwa sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen atau prosedur-prosedur yang saling berhubungan dan memiliki tujuan. Syarat – syarat sistem adalah sebagai berikut :

1. Sistem harus dibentuk untuk menyelesaikan masalah. 2. Elemen sistem harus mempunyai rencana yang ditetapkan. 3. Adanya hubungan diantara elemen sistem.


(19)

2.1.1. Elemen Sistem

Elemen – elemen yang menyusun sebuah sistem tersebut terdiri dari :

1. Tujuan

Merupakan tujuan dari sistem tersebut berupa tujuan usaha, kebutuhan, masalah, prosedur pencapaian tujuan.

2. Batasan

Merupakan batasan-batasan yang ada dalam mencapai tujuan dari sistem, dimana batasan ini dapat berupa peraturan-peraturan, biaya-biaya, personil, peralatan, dll.

3. Kontrol

Merupakan pengawas dari pelaksanaan pencapaian tujuan sistem yang dapat berupa kontrol pemasukan data (input), kontrol keluaran data (output), kontrol pengoperasian, dll. 4. Masukan

Merupakan bagian dari sistem yang bertugas untuk menerima data masukan dimana data dapat berupa asal masukan, frekuensi pemasukan data, jenis pemasukan data, dll.

5. Proses

Merupakan bagian yang memproses masukan data menjadi informasi sesuai dengan keinginan penerima, proses dapat berupa : klarifikasi, peringkasan, pencarian, dll.

6. Keluaran

Merupakan keluaran atau tujuan akhir dari sistem, output dapat berupa laporan, grafik, dll.

7. Umpan Balik

Merupakan elemen-elemen sistem yang tugasnya apakah sistem berjalan sesuai keinginan, umpan balik dapat berupa perbaikan, pemeliharaan, dll.


(20)

Suatu sistem dapat dikatakan sebagai kerangka terpadu yang mempunyai satu sasaran atau lebih. Sistem dapat dikatakan berhasil apabila sasaran atau tujuannya tersebut telah tercapai.

2.1.2. Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu :

1. Komponen-Komponen (Components)

Terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, dan bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen dapat terdiri dari beberapa subsistem atau subbagian, dimana setiap subsistem tersebut memiliki fungsi khusus dan akan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.

2. Masukan (Input)

Energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Contoh di dalam sistem komputer, masukan perawatan adalah program, masukan sinyal adalah data.

3. Keluaran (Output)

Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.

Contoh untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah sisa pembuangan, sedangkan informasi adalah keluaran yang berguna.

4. Pengolah (Process)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.

Contoh: sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan- laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan manajemen.


(21)

5. Sasaran (Objectives) atau Tujuan (Goal)

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan/sasaran. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Goal meliputi ruang lingkup yang luas, sedangkan objectives meliputi ruang lingkup yang sempit.

2.1.3. Klasifikasi Sistem

1. Sistem Tertentu (Deterministic System)

Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi, interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluarannya dapat diramalkan.

Contoh: Program komputer, melaksanakan secara tepat sesuai dengan rangkaian instruksinya. Sistem penggajian, dan lain-lain.

2. Sistem Probabilistik (Probabilistic System)

Sistem yang input dan prosesnya dapat didefinisikan, tetapi output yang dihasilkan tidakdapat ditentukan dengan pasti; (selalu ada sedikit kesalahan/penyimpangan terhadap ramalan jalannya sistem).

Contoh: sistem pemasaran. 3. Sistem Terbuka (Open System)

Sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar/subsistem yang lainnya, sehingga harus memiliki sistem pengendalian yang baik. Sistem ini cenderung memiliki sifat adaptasi, dapat menyesuaikan diri dengan lingkungannya sehingga dapat meneruskan eksistensinya.

Contoh: Sistem keorganisasian memiliki kemampuan adaptasi (bisnis dalam menghadapi persaingan pasar yang


(22)

berubah. Perusahaan yang tidak dapat menyesuaikan diri akan tersingkir).

4. Sistem Tertutup (Closed System)

Sistem fisik dimana proses yang terjadi tidak mengalami pertukaran materi, energi atau informasi dengan lingkungan di luar sistem tersebut. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak diluarnya. Contoh: reaksi kimia dalam tabung berisolasi dan tertutup

5. Relatively Closed Sistem

Sistem yang tertutup tetapi tidak tertutup sama sekali untuk menerima pengaruh-pengaruh lain. Sistem ini dalam operasinya dapat menerima pengaruh dari luar yang sudah didefinisikan dalam batas-batas tertentu.

Contoh: Sistem komputer (sistem ini hanya menerima masukan yang telah ditentukan sebelumnya, mengolahnya dan memberikan keluaran yang juga telah ditentukan sebelumnya, tidak terpengaruh oleh gejolak di luar sistem).

6. Artificial System

Sistem yang meniru kejadian dalam sistem. Sistem ini dibentuk berdasarkan kejadian di alam dimana manusia tidak mampu melakukannya. Dengan kata lain tiruan yang ada di alam. Contoh: Sistem Artificial Intelligence, yaitu program komputer yang mampu membuat komputer seolah-olah berpikir. Sistem robotika dan lain-lain.

7. Natural System

Sistem yang dibentuk dari kejadian dalam alam. Contoh: laut, tata surya dan lain-lain.

8. Manned System

Sistem penjelasan tingkah laku yang meliputi keikutsertaan manusia. Sistem ini dapat digambarkan dalam cara-cara sebagai berikut:


(23)

a) Sistem Manusia – Manusia, sistem yang menitikberatkan hubungan antar manusia

b) Sistem Manusia – Mesin, Sistem yang mengikutsertakan mesin untuk suatu tujuan

c) Sistem Mesin – Mesin, sistem yang otomatis dimana manusia mempunyai tugas untuk memulai dan mengakhiri sistem, sementara itu manusia dilibatkan juga untuk memonitor sistem. Mesin berinteraksi dengan mesin untuk melakukan beberapa aktifitas. Pengotomatisan ini menjadikan bertambah pentingnya konsep organisasi, dimana manusia dibebaskan dari tugas-tugas rutin atau tugas-tugas fisik yang berat.

Perancang sistem lebih banyak menggunakan metode

Relatively Closed dan Deterministic System”, karena sistem ini

dalam pengerjaannya lebih mudah meramalkan hasil yang akan diperoleh dan lebih mudah diatur dan diawasi.

Pada bidang sistem informasi, faktor komputer dan program

komputer biasanya “Relatively Closed dan Deterministic System“,

tetapi faktor manusia sebagai pengelolanya adalah “Open dan

Probabilistic System”.

2.2. Pengertian Informasi

Menurut Jogiyanto H.M (2001 : 8) Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang.

Menurut Raymond McLeod, Jr., George Schell (2001:12) Informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti. Data terdiri dari fakta-fakta dan angka-angka yang relative tidak berarti bagi pemakai.


(24)

Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa informasi adalah hasil dari pengolahan satu atau beberapa data yang memberikan arti dan manfaat.

2.3. Pengertian Sistem Informasi

Informasi merupakan suatu hal yang sangat penting bagi manajemen didalam mengambil keputusan informasi tersebut diperoleh dari sistem informasi. Sistem Informasi ini dapat didefinisikan sebagai berikut:

Menurut Jogiyanto H.M (2001 : 11) Sistem informasi merupakan suatu sistem dalam suatu organisasi untuk mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

Bila mengacu pada definisi sistem maka sistem informasi dapat definisikan sebagai suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri atas komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi.

Dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah perangkat unsur yang secara teratur saling berkaitan dengan tujuan untuk mengelola data sehingga menghasilkan informasi yang berguna. Sistem informasi juga mempunyai beberapa komponen, yaitu :

a. Hardware (perangkat keras), seperti : keyboard, monitor,

microprocessor dll.

b. Software (perangkat lunak).

c. Brainware (manusia).

d. Data.


(25)

2.4. Metode Pendekatan Sistem 2.4.1. Metode Pendekatan Sistem

Salah satu pendekatan yang digunakan dalam suatu analisis dan desain adalah pendekatan terstruktur. Suatu pendekatan yang bekerja dari sudut pandang yang lebih tinggi menuju tingkat lebih rendah yang lebih rinci, dimana keinginan pemakai disajikan dalam diagram aliran data. Desain terstruktur adalah implementasi secara fisik dan pembagian struktur modular secara hirarki dengan pendekatan atas bawah.

2.4.2. Alat Bantu Analisis

a) Flow Map

Flow Map adalah aliran data berbentuk dokumen atau formulir didalam suatu sistem informasi yang merupakan suatu aktivitas yang saling terkait dalam hubungannya dengan kebutuhan data dan informasi. Diagram aliran dokumen merupakan bagan – bagan alir yang menunjukan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan – tembusannya. Kegunaan dari Flow Map ini adalah :

1. Menggambarkan aktivitas apa saja yang sedang berjalan. 2. Menjabarkan aliran dokumen yang terlihat.

3. Menjelaskan hubungan-hubungan data dan informasi dengan bagian-bagian dalam aktivitas tersebut

b) Diagram Konteks

Diagram Konteks digunakan untuk mempresentasikan keseluruhan sistem melalui sebuah lingkaran (proses), sedangkan aliran memodelkan hubungan antara sistem dengan terminator di luar sistem. Diagram Konteks terdiri dari :

1. Entitas : Manusia, organisasi atau sistem yang berkomunikasi dengan sistem yang ada.


(26)

2. Aliran Data : Informasi yang masuk kedalam sistem dan keluar dari sistem.

c) Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu alat yang menggambarkan sistem sebagai sebuah jaringan dari proses – proses yang dihubungkan oleh aliran data, baik antara sistem dengan lingkungannya maupun antara proses – proses yang ada didalam sistem tersebut. Simbol-simbol yang digunakan dalam DFD adalah :

1. Aliran Informasi yang dilambangkan dengan anak panah, menunjukan informasi yang masuk kedalam sistem maupun yang keluar sistem.

2. External Entity yang dilambangkan dengan empat persegi panjang, menunjukan bagian atau fungsi yang berada diluar sistem.

3. File atau tempat penyimpanan data dilambangkan dengan sepasang garis horizontal paralel tertutup pada salah satu ujungnya.

4. Proses dilambangkan dengan lingkaran, menunjukan kegiatan yang dilakukan oleh manusia, mesin, komputer dari hasil suatu proses data.

d) Kamus Data

Kamus Data merupakan suatu kamus yang berfungsi untuk mendeskripsikan data dan aliran informasi yang ada pada Data Flow Diagram, Kamus data yang digunakan dalam perancangan berisi data yang dipakai dalam pembuatan program aplikasi.

e) Perancangan Basis Data


(27)

1. Normalisasi

Normalisasi merupakan peralatan yang digunakan untuk melakukan proses pengelompokan data menjadi tabel-tabel yang menunjukan entitas dan relasinya. Secara umum bentuk normalisasi di bagi menjadi tiga tahap, tahap pertama yaitu bentuk unormal, tahap kedua yaitu bentuk normalisasi dan bentuk yang ketiga biasanya sudah akan diperoleh tahap yang optimal.

2. Tabel Relasi

Relasi adalah hubungan antar suatu himpunan entitas dengan himpunan entitas lainnya. Relasi juga merupakan hubungan yang berarti, antara suatu entitas dengan entitas lainnya.

2.5. Pengertian Basis Data

Menurut Nugroho yang tertuang dalam bukunya yang berjudul ( Konsep Pengembangan Sistem Basis Data ) menyebutkan bahwa definisi dari basis data adalah Kumpulan berorganisasi dari data-data yang berhubungan sedemikian rupa sehingga mudah disimpan, dimanipulasi, serta di panggil oleh pengguna. Basis data saaat ini di gunakan untuk menyimpan objek-objek seperti dokumen, sistra photografi, suara, serta video. Adapun beberapa karakteristik dari perancangan basis data yang buruk yaitu:

1. Perulangan-perulangan informasi ( redudansi ) yang tidak perlu 2. Ketidak kosistenan data

3. Ketidakmampuan (kesulitan) pengguna atau program aplikasi untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan.


(28)

BAB III

PROFIL PERUSAHAAN

Dengan perkembangan teknologi informasi yang sangat cepat saat ini, informasi memiliki peranan yang sangat penting sebagai penunjang kemajuan di segala bidang. Tanpa informasi, suatu perusahaan atau organisasi tidak akan dapat menjalankan kegiatan operasional perusahaan atau organisasi dengan baik. Oleh karena itu, untuk menunjang kegiatan operasional yang baik dan teratur, maka diperlukan suatu sistem yang terkomputerisasi. Badan Pertanahan Nasional ( BPN ) merupakan suatu lembaga pemerintah yang memiliki tugas pokok dalam memberikan pelayanan pertanahan pada masyarakat baik dalam pembuatan sertifikat maupun administrasi lainnya. Berlokasi di Jalan Soekarno Hatta No. 586 Bandung. Dengan sistem pelayanan pendaftaran sertifikat yang telah berjalan, BPN kota Bandung telah melaksanakan tugasnya sebagai lembaga yang ditunjuk oleh pemerintah dalam melakukan administrasi pertanahan untuk masyarakat.

3.1. Tinjauan Umum Perusahaan 3.1.1. Sejarah Perusahaan

Pada era 1960 sejak berlakunya Undang-Undang Pokok Agraria (UUPA), Badan Pertanahan Nasional mengalami beberapa kali pergantian penguasaan dalam hal ini kelembagaan. Tentunya masalah tersebut berpengaruh pada proses pengambilan kebijakan. ketika dalam naungan kementerian agraria sebuah kebijakan diproses dan ditindaklanjuti dari struktur Pimpinan Pusat sampai pada tingkat Kantah, namun ketika dalam naungan Departemen Dalam Negeri hanya melalui Dirjen Agraria sampai ketingkat Kantah. Disamping itu secara kelembagaan Badan


(29)

Untuk mengetahui perubahan tersebut dibawah ini adalah sejarah kelembagaan Badan Pertanahan Nasional :

Tahun 1960 – 1963, Pada awal berlakunya UUPA, semua bentuk peraturan tentang pertanahan termasuk Peraturan Pemerintah masih di keluarkan oleh Presiden dan Menteri Muda Kehakiman. Kebijakan itu ditempuh oleh pemerintah karena pada saat itu Indonesia masih mengalami masa transisi.

Tahun 1963, Tahun ketiga sejak berlakunya UUPA,dibentuklah sebuah Departemen Pertanian dan Agraria yang dipimpin oleh Sadjarwo, S.H. Pada saat itu pertanian dan agraria masih dalam satu naungan Menteri Pertanian dan Agraria.

Pada tahun 1965 agraria dipisah dan dijadikan sebagai lembaga yang terpisah dari naungan Menteri Pertanian dan pada saat itu Menteri Agraria dipimpin oleh R.Hermanses, S.H

Pada tahun 1968 secara kelembagaan mengalami perubahan. Pada saat itu dimasukan dalam bagian Departemen Dalam Negeri dengan nama Direktorat Jenderal Agraria. Selama periode 1968 – 1990 tetap bertahan tanpa ada perubahan secara kelembagaan begitupula dengan peraturan yang diterbitkan.

Pada tahun 1990 kembali mengalami perubahan. Agraria dipisah dan dijadikan sebagai lembaga tersendiri dengan nama Menteri Negara Agraria/ Badan Pertanahan Nasional yang kemudian dipimpin oleh Ir.Soni Harsono. Pada saat itu terjadi perubahan yang signifikan karena merupakan awal terbentuknya Badan Pertanahan Nasional.

Pada tahun 1998 masih menggunakan format yang sama dengan nama Menteri Negara Agraria/ Badan Pertanahan


(30)

Nasional. Perubahan yang terjadi hanya pada puncuk pimpinan saja yakni Ir.Soni Harsono diganti dengan Hasan Basri Durin.

Pada tahun 2002 – 2005 kemudian mengalami perubahan yang sangat penting. Pada saat itu Badan Pertanahan Nasional dijadikan sebagai lembaga Negara. Kedudukannya sejajar dengan kementerian.

Pada tahun 2005 sampai saat ini BPN RI yang dipimpin oleh Joyo Winoto, Ph.D. dalam kurun waktu lima tahun tidak terjadi perubahan kelembagaan sehingga tetap pada format yang sebelumnya.

3.1.2. Bidang Garapan Perusahaan

Badan Pertanahan Nasional (BPN) merupakan badan perusahaan negara yang bergerak dalam bidang sertifikasi tanah. Pada sistem yang berjalan, BPN kota Bandung menggunakan sistem loket dimana pada sistem tersebut mengharuskan seorang warga negara yang ingin mendaftarkan tanahnya dan ingin memiliki sertifikat tanah tersebut mendatangi loket-loket yang ada dan telah ditentukan oleh pihak BPN. Misalkan, untuk mendapatkan sertifikat tanah sebelumnya pemohon diharuskan untuk mendatangi loket II dengan mengisi formulir permohonan untuk memperoleh dokumen, kemudian pemohon harus mendatangi loket III untuk melakukan pembayaran administrasi, dilanjutkan dengan mendatangi loket IV untuk mengupdate data dan menerima dokumen. Oleh karena itu, proses pelayanan pendaftaran sertifikat membutuhkan waktu yang cukup lama dalam penyelesaian prosesnya.


(31)

(32)

3.3. Deskripsi Kerja

Tugas pokok berdasarkan peraturan kepala Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia Nomor : 4 Tahun 2006 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Kantor Wilayah Pertanahan Nasional dan Kantor Pertanahan.

Kantor Pertahanan mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas dan fungsi badan pertanahan Nasional di Kabupaten/ Kota yang bersangkutan ( Pasal 30).

1. Sub Bagian Tata Usaha

Mempunyai tugas memberikan layanan administratif kepada semua satuan organisasi kantor pertanahan, serta menyiapkan bahan evaluasi kegiatan, penyusunan program dan peraturan perundang-undangan.(Pasal 55).

a) Urusan Perencanaan dan Keuangan

Mempunyai tugas menyiapkan penyusunan rencana, program dan anggaran serta laporan akuntabilitas kinerja pemerintah, keuangan dan penyiapan bahan Evaluasi (Pasal 58(1)).

b) Urusan Umum dan Kepegawaian

Mempunyai tugas melakukan urusan surat menyurat, kepegawaian, perlengkapan, rumah tangga, sarana dan prasarana, koordinasi pelayanan per-

tanahan serta pengelolaan data dan informasi (Pasal 58(2)).

2. Seksi Survei, Pengukuran dan Pemetaan

Mempunyai tugas melakukan survei, pengukuran dan pemetaan bidang tanah, batas kawasan/ wilayah, pemetaan tematik dan survei potensi tanah, penyiapan, pembinaan surveyor berlisensi dan pejabat penilai tanah. (Pasal 59).

a) Subseksi Pengukuran dan Pemetaan

Mempunyai tugas menyiapkan perapatan kerangka dasar orde 4, penetapan batas bidang tanah dan pengukuran


(33)

memelihara peta pendaftaran, daftar tanah, peta bidang tanah, surat ukur dan daftar-daftar lainnya di bidang pengukuran (Pasal 62(1)).

b) Subseksi Tematik Dan Potensi Tanah

Menyiapkan survei, pemetaan, pemeliharaan dan pengembangan pemetaan tematik, survei potensi tanah, pemeliharaan peralatan teknis komputerisasi dan pembinaan pejabat penilai tanah (Pasal 62(2)).

3. Seksi Hak Tanah dan Pendaftaran Tanah

Mempunyai Tugas menyiapkan Bahan dan melakukan penetapan hak dalam rangka pemberian, perpanjangan, dan pembaruan hak tanah, pengadaan tanah, perijinan, pendataan dan penertiban bekas tanah hak; pendaftaran, peralihan, pembebanan hak atas tanah serta pembinaan Pejabat Pembuat Akta Tanah ( PPAT) (Pasal 63).

a) Subseksi Tematik Dan Potensi Tanah

Mempunyai tugas menyiapkan pelaksanaan pemeriksaan, saran dan pertimbangan mengenai penetapan Hak Milik, Hak Guna Bangunan dan Hak Pakai, perpanjanagn jangka waktu, pembaharuan hak, perijinan, peralihan hak atas tanah; penetapan dan/ rekomendasi perpanjangan jangka waktu pembayaran uang pemasukan dan atau pendaftaran hak tanah perorangan ( Pasal 66(1)).

b) Subseksi Peraturan Tanah Pemerintah

Mempunyai tugas menyiapkan pelaksanaan pemeriksaan, saran dan pertimbangan mengenai penetapan Hak Milik dan Hak Pakai, hak Guna Bangunan dan Hak Pengelolaan Bagi Instansi pemerintah, Badan Hukum pemerintah perpanjangan jangka waktu, pembahahruan hak, perijinan


(34)

hak atas tanah ; rekomendasi pelepasan dan tukar menukar tanah pemerintah (Pasal 66(3)).

c) Subseksi Pendaftaran Hak

Mempunyai tugas menyiapkan pelaksanaan pendaftaran hak atas tanah, pengakuan dan penegasan hak-hak lain, hak milik atas satuan rumah susun, tanah hak pengelolaan, tanah wakaf, data yuridis lainnya, data fisik bidang tanah, komputerisasi pelayanan pertanahan serta memelihara daftar buku tanah, daftar nama, daftar hak atas tanah, dan warkah serta daftar lainya di bidang pendaftaran tanah

(Pasal 66(3)).

d) Subseksi Peralihan, Pembebanan, Hak & Pejabat Pembuat Akta Tanah

Mempunyai tugas menyiapkan pelaksanaan pendaftaran, peralihan, pembebanan hak atas hak tanah, pembebanan hak tanggungan dan bimbingan PPAT serta sarana daftar isian di bidang pendaftaran Tanah (Pasal 66(4)).

4. Seksi Pengaturan dan Penataan Pertanahan

Mempunyai tugas menyiapkan bahan dan melakukan penatagunaan tanah, landreform, konsolidasi tanah, penataan pertanahan wilayah pesisir, pulau-pulau kecil, perbatasan dan wilayah tertentu lainya (Pasal 67).

a) Subseksi Penatagunaan Tanah Dan Kawasan Tertentu Mempunyai tugas menyiapkan, bahan penyusunan rencana persediaan, peruntukan, pemeliharaan dan penggunaan tanah, rencana penataan kawasan, pelaksanaan koordinasi, monitoring, dan evaluasi pemeliharaan tanah, perubahan penggunaan dan pemanfaatan tanah, pada setiap fungsi kawasan/ zoning, Penerbitan pertimbangan teknis penatagunaan tanah, pemberian izin perubahan pengguunaan tanah, penyusunan neraca penggunaan tanah,


(35)

pengumpulan dan pengelolaan dan pemeliharaan data tekstual dan special (Pasal 70 (1)).

b) Subseksi Landreform Dan Tonsolidasi Tanah

Mempunyai tugas menyiapkan bahan usulan penetapan/ penegasan tanah menjadi objek landreform; penguasaan tanah-tanah objek landreform; pemberian ijin peralihan hak atas tanah dan ijin retribusii tanah luasan tertentu; usulan penerbitan surat keputusan retribusi tanah dan pengeluaran tanah dari objek lenreform; monitoring dan evaluasi retribusi tanah, ganti kerugian, pemanfaatan tanah usulan penegasan objek penataan tanah beserta peremajaan permukiman kumuh; daerah bencana dan daerah konflik serta permukiman kembali; penyediaan dan pengelolaan sumbangan tanah untuk pembangunan; pengembangan teknik metode promosi dan sosialisasi; pengelolaan basis data dan informasi; monitoring dan evaluasi serta koordinasi pelaksanaan konsolidasi tanah (Pasal 70 (20)).

5. Subseksi Pengendalian Dan Pemberdayaan

Mempunyai tugas menyiapkan bahan dan melakukan kegiatan pengendalian pertanahan, pengelolaan tanah negara, tanah terlantar dan tanah kritis serta pemberdayaan masyarakat (Pasal 71).

a) Subseksi Pengendalian Pertanahan

Mempunyai tugas menyiapkan pengelolaan basis data, dan melakukan inventarisasi dan identifikasi, penyusunan saran tindak dan langkah penanganan, serta menyiapkan bahan koordinasi usulan penertiban dan pendayagunaan dalam rangka penegakan hak dan kewajiban pemegang hak atas


(36)

tanah; pemantauan, evaluasi, harmonisasi dan pensinergian kebijakan dan program pertanahan dan sektoral dalam pengelolaan tanah negara, penanganan tanah terlantar dan tanah kritis (Pasal 74 (1)).

b) Subseksi Pemberdayaan Masyarakat

Mempunyai tugas menyiapkan bahan inventarisasi potensi, asistensi, fasilitasi dalam rangka penguatan penguasaan dan melaksanakan pembinaan partisifasi masyarakat, lambaga masyarakat, mitra kerja teknis dan pengelolaan pertanahan, serta melakukan kerjasama pemberdayaan dengan pemerintah kabupaten/ kota, lembaga keuangan dan dunia usaha, serta bimbingan dan pelaksanaan kerjasama pemberdayaan (Pasal 74 (2)).

6. Seksi Sengketa, Konflik Dan Perkara Pertanahan

Mempunyai tugas menyiapkan bahan dan melakukan kegiataan penanganan sengketa, Konflik Dan Perkara Pertanahan (Pasal 75).

a) Subseksi Sengketa Dan Konflik Pertanahan

Menyiapkan pengkajian hukum, sosial, budaya, ekonomi dan politik terhadap sengketa dan konflik pertanahan, usulan rekomendasi pembatalan dan penghentian hubungan hukum antara orang dan/ atau badan hukum dengan tanah, pelaksanaan alternatif penyelesaian sengketa melalui mediasi, fasilitasi dan koordinasi penanganan sengketa dan konflik (Pasal 78 (1))

b) Subseksi Perkara Pertanahan

Menyiapkan penanganan dan penyelesaian perkara, koordinasi penanganan perkara, usulan rekomendasi pembatalan dan penghentian hubungan hukum antara orang dan/ atau badan hukum dengan tanah sebagai pelaksanaah putusan lembaga peradilan (Pasal 78 (2)).


(37)

BAB IV

ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN

4.1. Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan

Pada sub bab ini akan dijelaskan mengenai Prosedur pelayanan pelanggan yang di dalamnya terdapat kegiatan penginputan data pemohon dalam pembuatan sertipikat tanah. Untuk mengetahui dan mempelajari sistem yang ada, diperlukan suatu penggambaran aliran-aliran informasi dari bagian-bagian yang terkait. Adapun analisis yang dilakukan adalah analisis mengenai analisis dokumen, analisis prosedur dan analisis prosedur yang sedang berjalan..

4.1.1. Analisis Dokumen

Analisis dokumen merupakan metode analisis data dengan cara mengumpukan data-data yang berhubungan dengan obyek yang akan diteliti dan diuji berdasarkan dokumen yang ada di lembaga terkait. Analisis dokumen juga merupakan salah satu hal yang dapat membantu dalam perancangan atau pengembangan sistem.

Analisis dokumen sistem informasi pengelolaan data dan dokumen yang digunakan di Kantor Pertanahan Kota Bandung belum menerapkan sistem informasi yang terintegrasi sehingga proses pengelolaan data dapat dilakukan secara efektif dan efisien. Tujuan dari analisis dokumen adalah untuk mengetahui dokumen apa saja yang terkait dalam sistem serta hal-hal yang berkaitan dengan dokumen tersebut.

Adapun data pelanggan, ialah dokumen yang ada dalam sistem pengelolaan data perusahaan yang melingkupi :


(38)

1. Dokumen masukan

Data buku tamu yang di masukan kedalam data pengunjung dan data pendaftaran pelanggan dimasukan kedalam data daftar Pelanggan.

2. Dokumen penyimpanan

Data yang sudah terdaftar kedalam data perusahaan kemudian disimpan pada folder dan kedalam map arsip. 3. Dokumen Pencarian

Data yang dicari pada tempat map arsip.

Analisis dokumen menjelaskan mengenai dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem informasi berkas masuk dan berkas keluar di Kantor Pertanahan Kota Bandung.

Dalam analisis dokumen akan menjelaskan hal-hal sebagai berikut: 1. Nama Dokumen : untuk menjelaskan nama dokumen tersebut 2. Fungsi : Menjelaskan informasi yang digunakan. 3. Sumber : Asal Dokumen.

4. Distribusi : menjelaskan alur dokumen. 5. Rangkap : Jumlah salinan dokumen

6. Bentuk : Dokumen yang digunakan dalam bentuk apa. Berikut ini adalah nama-nama dokumen yang digunakan dalam sistem informasi surat masuk dan surat keluar

1. Nama dokumen : Berkas Masuk

- Fungsi : Form pengisian data berkas masuk - Sumber : Bagian penerima berkas

- Distribusi : Bagian pencatatan - Rangkap : 1 (satu)

- Bentuk : Form pengisian 2. Nama Dokumen : Berkas Keluar

- Fungsi : Form pengisian data berkas keluar - Sumber : Bagian pengolah data


(39)

- Rangkap : 3 ( tiga )

- Bentuk : Form pengisian 3. Nama Dokumen : Disposisi

- Fungsi : Form pengisian data disposisi berkas masuk - Sumber : Bagian pencatatan

- Distribusi : Bagian pengolahan data - Rangkap : 1 ( satu )

- Bentuk : Form pengisian

4.1.2. Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan

Prosedur pendaftaran dan pembuatan sertifikat tanah pada Kantor Pertanahan Kota Bandung adalah sebagai berikut:

1. Pemohon menyerahkan berkas pendaftaran kepada bagian pelayanan dan loket pembayaran.

2. Loket pembayaran membuat surat tanda terima yang kemudian diserahkan ke bag.Pengakuan Hak dan di arsipkan.

3. Bag.Pengakuan Hak membuat surat pegumuman yang kemudian diserahkan ke bag.Pengukuran.

4. Bag.Pengukuran membuat surat ukur lalu diserahkan ke bag.Pengakuan Hak.

5. Bag.Pengakuan Hak mencetak sertifikat dan diserahkan ke kepala kantor.

6. Kepala kantor menandatangani sertifikat lalu diserahkan ke bag.Pelayanan dan di arsipkan.

7. Bag.Pelayanan menyerahkan sertifikat yang sudah sah kepada pemohon.


(40)

4.1.2.1. Flow Map

Flowmap Adalah bagian yang menggambarkan tentang gerakan dokumen yang dipakai dalam satu sistem dan bagaimana dokumen tersebut diperlukan. Flow map sistem informasi Berkas masuk dan berkas keluar bisa dilihat pada gambar dibawah ini:


(41)

Pemohon Bagian Pendaftaran Loket Pembayaran Bagian Pengakuan Hak Bagian

Pendaftaran Kepala Kantor

Gambar 4.1 Flowmap pendaftaran yang berjalan

Sertifikat Sah Sertifikat Sah Sertifikat Sah Memberi kan Tanda Tangan Sertifikat c Sertifikat Sah Bukti Pembayaran Cetak Sertifikat SP Surat Ukur Membuat

SP SP

Membuat Surat Ukur

Surat Ukur

Sertifikat Sertifikat Berkas Berkas Berkas a Membuat Bukti Bukti Pembayaran b


(42)

Ket :

SP = Surat Pengumuman

A = Arsip berkas bagian pelayanan B = Arsip loket pembayaran

4.1.2.2. Diagram Kontek

Diagram konteks adalah diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu system. Diagram konteks dapat dilihat dari gambar berikut:

Data Pendaftaran Sertifikat

Sertifikat Data Pendaftaran

Gambar 4.2

Diagram Konteks Sistem Pendaftaran Kantor Pertanahan

4.1.2.3. Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (DFD) merupakan alat yang digunakan untukmenggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir ataupun lingkungan fisik dimana data tersebut akan

disimpan. Data Flow Diagram dapat dilihat dari gambar dibawah ini:

Sistem Informasi Pendaftaran

Bagian Pelayanan Pemohon


(43)

Bag pelayanan 1 Membuat surat Tanda Terima 3 Membuat Surat Ukur 2 Membuat surat Pengumuman

Surat tanda terima

Data pendaftaran

Data Tanda Terima Surat pengumuman

Surat tanda terima

Data Pengumuman 4 Cetak Sertifikat Data Pengukuran Data Sertifikat Sertifikat 5 Menandatangani Berkas Sertifikat Pemohon Sertifikat Gambar 4.3

Data Flow Diagram (DFD) yang berjalan

4.1.3. Evaluasi Sistem Yang Berjalan

Sistem yang berjalan pada pengolahan data surat masuk dan surat keluar belum terkoordinasi dengan baik karena dilaksanakan masih manualnya peralatan yang digunakan sehingga masih terdapatnya arsip yang sulit ditemukan, dan belum terdapat laporan yang menyeluruh.


(44)

Kelemahan-kelemahan yang ada pada sistem yang sedang berjalan, antara lain :

1. Dalam proses pencatatan berkas masuk dan berkas keluar supaya tidak terjadi keterlambatan dalam pencatatannya dan dalam membuat lapiran surat masuk dan surat keluar

2. Dalam proses pencarian data arsip yang di perlukan supaya tidak memerlukan waktu yang lama dalam pencrian

4.2. Usulan Perancangan Sistem

Perancangan sistem merupakan tahap lanjut dari analisis sistem di mana pada perancangan sistem di gambarkan rancangan sistem yang akan di bangun sebelum di lakukan pengkodean ke dalam suatu bahasa pemograman. Tahapan ini sangat penting dalam menentukan baik atau tidaknya hasil perancangan untuk membangun suatu sitem sehingga menghasilkan suatu sisten yang lebih baik.

Pada tahapan ini menjelaskan tentang pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam suatu kesatuan yang utuh dan berfungsi atau bermanfaat, pada tahap ini juga menjelaskan tentang Flow Map yang di usulkan, Diagram konteks, Data Flow Diagram yang di usulkan beserta kamus data untuk menjelaskan semua data yang di gunakan ke dalam sistem, perancangan basis data yang sesuai dengan file dan atribut yang terdapat dalam analisis , penyimpanan data, perancangan desain program yang menjelaskan tentang menu yang akan di gunakan untuk membangun perangkat lunak dan perancangan struktur program yang berisi mengenai alur proses program yang di mulai dari masukan sampai keluaran. Alur sistem pendaftaran yang diusulkan adalah sebagai berikut:

1. Pemohon menyerahkan data pendaftaran melalui Larasita.

2. Petugas Larasita mengecek kelayakan data pendaftaran, jika tidak layak akan dikembalikan kepada pemohon.


(45)

3. Jika layak, petugas Larasita memvalidasi data pendaftaran lalu disimpan kedalam database dan kemudian diserahkan ke bagian pengukuran.

4. Bagian pengukuran membuat surat ukur untuk diserahkan ke bagian pengakuan hak.

5. Bagian pengakuan hak menginput dan mencetak sertifikat dan kemudian diserahkan kepada kepala kantor untuk divalidasi.

6. Sertifikat yang sudah divalidasi kemudian diserahkan ke bagian pelayanan untuk diserahkan kepada pemohon.

4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem

Tujuan perancangan sistem ini adalah untuk membuat sistem informasi berkas masuk dan berkas di kantor badan pertanahan kota bandung dan sistem pembuatan sertipikat tanah.

Perancangan ini diusulkan merupakan langkah untuk menegaktifitaskan, mengefesiensikan waktu sistem yang manual menjadi sistem terkomputerisasi.

4.2.2. Perancangan Prosedur Yang Diusulkan 4.2.2.1. Flow Map

Berdasarkan Uraian sistem yang berjalan, analis permasalahan, maka sistem dalam dinas tersebut perlu di kembangkan atau di sempurnakan . Oleh karena itu pada Flowmap ini hanya mengalami sedikit perubahan yaitu adanya dokumen output yang berupa laporan berkas masuk dan laporan berkas keluar yang keluarkan bagian pencatatan untuk di tujukan kepada kepala kantor.


(46)

Pemohon Larasita Bagian pengukuran Bagian pengakuan hak Kepala kantor Bagian pelayanan

Gambar 4.4 Flowmap pendaftaran yang diusulkan

sp

Sertifikat valid

Member ikan sertifika

Sertifikat valid Sertifikat valid

Mencetak sertifikat sp Membuat surat ukur Surat ukur a Memvalidasi data pendaftaran db Data Pendaftaran Data Pendaftaran Mengecek kelayakan layak sp

Surat ukur

sertifikat sertifikat Memvali dasi sertifikat Sertifikat valid b


(47)

Ket : SP = Surat Pengumuman

A = Arsip Berkas Bagian Pengukuran B = Arsip Kepala Kantor

4.2.2.2. Diagram Kontek

Diagram konteks adalah level yang paling tinggi dalam sebuah diagram alir data yang hanya memiiki sebuah lingkaran (proses) yang memodelkan hubungan antara system dengan terminator di luar sistem gambar diagram konteks usulan dapat di lihat di bawah ini:

Sistem Informasi pendaftaran

Bagian pelayanan Pemohonan

Data pendaftaran

Sertifikat valid

Sertifikat valid

Gambar 4.5.

Diagram konteks yang diusulkan

4.2.2.3. Data Flow Diagram

DFD (Data flow Diagram) menunjukan bagaimana arsitektur sistem informasi di bangun karena dapat menjadi panduan bagi programmer dalam membuat modul program data flow diagram dapat dilihat dibawah ini :


(48)

36

1 Mengecek kelayakan

Layak 2

Memvalidasi data pendaftaran

Data Pendaftaran valid

Data pendaftaran valid

Data pendaftaran valid 3 Membuat surat ukur Surat ukur Data Pengukuran 4 Mencetak sertifikat Data Pengukuran

Sertifikat 5 Memvalidasi

sertifikat

Sertifkat 6 Memberikan sertifikat Sertifikat Valid pemohonan Sertifikat valid Sertifikat valid Bagian pelayanan Gambar 4.6 DFD yang diusulkan

4.2.2.4. Kamus Data

A. Data Pendaftaran

Nama alur data : Data pendaftaran Nama file : datapendaftaran.db

Jalur data : bagian pelayanan_proses1, proses1_proses2, proses2_arsip data pendaftaran valid, arsip data pendaftaran valid_proses3

Penjelasan : - Struktur data : -

Field name type Width Keterangan

No_pendaftar Text 30 No Pendaftaran Nama Text 30 Nama


(49)

B. Data Pengukuran

Nama alur data : Data pendaftaran Nama file : Datapengukuran.db

Jalur data : proses3_arsip surat ukur, arsip surat ukur_proses4

Penjelasan : - Struktur data : -

C. Data Sertifikat

Nama alur data : Sertifikat Nama file : sertifikat.db

Jalur file : proses4_proses5,

proses5_proses6,proses6_pemohon Penjelasan : -

Strukrur data : -

Field name type Width Keterangan

No_Pengukuran Text 30 No Pengukuran Luas_tanah Text 30 Luas Tanah Tanda Batas Text 40 Tanda Batas Keadaan tanah Text 40 Keadaan Tanah

Field name type Width Keterangan

No_HAK Text 30 Nomor Hak No_NIB Text 30 Nomor NIB

No_Daftar_Isian Text 30 Nomor Daftar Isian Nama_pemegang_Hak Text 40 Nama Pemegang Hak


(50)

4.2.3. Evaluasi Terhadap Sistem Yang Diusulkan/ Dirancang

Setelah melakukan peracangan dan mengusulkan pengembangan sistem dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut.

1. Permasalahan :

a) Alur informasi yang belum optimal (proses pelayanan pelanggan yang kurang efektif).

b) Banyak proses alur dokumen berpindah- pindah. 2. Pemecahan yang diharapkan :

a) Dibuatnya Alur informasi yang efektif dan penyesuaian skill kerja karyawan.

b) Meminimalisir alur pemberian dokumen dari tiap bagian.

3. Pemecahan Sistem yang Nyata :

a) Pembuatan alur informasi yang lebih fleksibel, dimana resepsionis dapat mengurangi waktunya dalam melayani pelanggan.

b) Meminimalisir alur pemberian dokumen dengan mempertimbangkan analisi dokumen yang di perlukan.


(51)

Berdasarkan hasil pengembangan sistem yang telah dilakukan penulis, penulis mencoba membuat suatu kesimpulan dan mengajukan beberapa saran yang berhubungan dengan pembahasan yang telah dikemukakan di bab-bab sebelumnya.

5.1 Kesimpulan

Kesimpulan yang dapat kamu ambil dari pembahasan bab-bab sebelumnya juga dari hasil pengamatan terhadap sistem informasi surat masuk dan surat keluar adalah sebagai berikut :

1. Dengan dibuat atau dikembangkannya menjadi suatu sistem informasi surat masuk dan surat keluar yang berbasiskan komputerisasi sehingga dapat meningkatkan produktifitas kerja khususnya dari segi proses pencatatan surat masuk dan surat keluar dan pembuatan laporan akan menjadi lebih cepat dan akurat.

2. Pada proses pencarian data surat masuk dan surat keluar petugas akan mendapatkan data secara cepat karena data-data tersimpan dengan aman dan terstruktur serta tidak terjasi lagi keterlambatan dalam pencarian data.

5.2 Saran

Supaya sistem informasi yang dikembangkan dapat berjalan dengan baik tanpa terjadi kesalahan, maka sebagian saran atau masukan yang perlu diperhatikan kepada pihak pengguna adalah :

1. Perlu adanya pengembangan lebih lanjut, seperti client server / jaringan sehingga bisa terjalin kerjasama yang optimal antara pencatatan dan bagian pengolahan data dalam mencapai tujuan perusahaan


(52)

2. Dalam penggunaan sistem yang terkomputerisasi ini di harapkan selalu melakukan Back up data ( barupa CD), sehingga apabila terjadi hal-hal yang tidak diinginkan seperti harddisk rusak, sehingga data yang disimpan tidak hilang.


(1)

35

Ket : SP = Surat Pengumuman

A = Arsip Berkas Bagian Pengukuran

B = Arsip Kepala Kantor

4.2.2.2. Diagram Kontek

Diagram konteks adalah level yang paling tinggi dalam sebuah diagram alir data yang hanya memiiki sebuah lingkaran (proses) yang memodelkan hubungan antara system dengan terminator di luar sistem gambar diagram konteks usulan dapat di lihat di bawah ini:

Sistem Informasi pendaftaran

Bagian pelayanan Pemohonan

Data pendaftaran

Sertifikat valid

Sertifikat valid

Gambar 4.5.

Diagram konteks yang diusulkan

4.2.2.3. Data Flow Diagram

DFD (Data flow Diagram) menunjukan bagaimana arsitektur sistem informasi di bangun karena dapat menjadi panduan bagi programmer dalam membuat modul program data flow diagram dapat dilihat dibawah ini :


(2)

36

36 1

Mengecek kelayakan

Layak 2 Memvalidasi data

pendaftaran

Data Pendaftaran valid

Data pendaftaran valid

Data pendaftaran valid 3 Membuat surat ukur Surat ukur Data Pengukuran 4 Mencetak sertifikat Data Pengukuran

Sertifikat 5 Memvalidasi

sertifikat

Sertifkat 6 Memberikan sertifikat Sertifikat Valid pemohonan Sertifikat valid Sertifikat valid Bagian pelayanan Gambar 4.6 DFD yang diusulkan

4.2.2.4. Kamus Data A. Data Pendaftaran

Nama alur data : Data pendaftaran

Nama file : datapendaftaran.db

Jalur data : bagian pelayanan_proses1, proses1_proses2,

proses2_arsip data pendaftaran valid, arsip data pendaftaran valid_proses3

Penjelasan : -

Struktur data : -

Field name type Width Keterangan

No_pendaftar Text 30 No Pendaftaran

Nama Text 30 Nama


(3)

37 B. Data Pengukuran

Nama alur data : Data pendaftaran

Nama file : Datapengukuran.db

Jalur data : proses3_arsip surat ukur, arsip surat ukur_proses4

Penjelasan : -

Struktur data : -

C. Data Sertifikat

Nama alur data : Sertifikat

Nama file : sertifikat.db

Jalur file : proses4_proses5,

proses5_proses6,proses6_pemohon

Penjelasan : -

Strukrur data : -

Field name type Width Keterangan

No_Pengukuran Text 30 No Pengukuran

Luas_tanah Text 30 Luas Tanah

Tanda Batas Text 40 Tanda Batas

Keadaan tanah Text 40 Keadaan Tanah

Field name type Width Keterangan

No_HAK Text 30 Nomor Hak

No_NIB Text 30 Nomor NIB

No_Daftar_Isian Text 30 Nomor Daftar Isian Nama_pemegang_Hak Text 40 Nama Pemegang Hak


(4)

38 4.2.3. Evaluasi Terhadap Sistem Yang Diusulkan/ Dirancang

Setelah melakukan peracangan dan mengusulkan pengembangan sistem dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut.

1. Permasalahan :

a) Alur informasi yang belum optimal (proses pelayanan pelanggan yang kurang efektif).

b) Banyak proses alur dokumen berpindah- pindah. 2. Pemecahan yang diharapkan :

a) Dibuatnya Alur informasi yang efektif dan penyesuaian skill kerja karyawan.

b) Meminimalisir alur pemberian dokumen dari tiap bagian.

3. Pemecahan Sistem yang Nyata :

a) Pembuatan alur informasi yang lebih fleksibel, dimana resepsionis dapat mengurangi waktunya dalam melayani pelanggan.

b) Meminimalisir alur pemberian dokumen dengan mempertimbangkan analisi dokumen yang di perlukan.


(5)

39

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

Berdasarkan hasil pengembangan sistem yang telah dilakukan penulis, penulis mencoba membuat suatu kesimpulan dan mengajukan beberapa saran yang berhubungan dengan pembahasan yang telah dikemukakan di bab-bab sebelumnya.

5.1 Kesimpulan

Kesimpulan yang dapat kamu ambil dari pembahasan bab-bab sebelumnya juga dari hasil pengamatan terhadap sistem informasi surat masuk dan surat keluar adalah sebagai berikut :

1. Dengan dibuat atau dikembangkannya menjadi suatu sistem informasi surat masuk dan surat keluar yang berbasiskan komputerisasi sehingga dapat meningkatkan produktifitas kerja khususnya dari segi proses pencatatan surat masuk dan surat keluar dan pembuatan laporan akan menjadi lebih cepat dan akurat.

2. Pada proses pencarian data surat masuk dan surat keluar petugas akan mendapatkan data secara cepat karena data-data tersimpan dengan aman dan terstruktur serta tidak terjasi lagi keterlambatan dalam pencarian data.

5.2 Saran

Supaya sistem informasi yang dikembangkan dapat berjalan dengan baik tanpa terjadi kesalahan, maka sebagian saran atau masukan yang perlu diperhatikan kepada pihak pengguna adalah :

1. Perlu adanya pengembangan lebih lanjut, seperti client server / jaringan sehingga bisa terjalin kerjasama yang optimal antara pencatatan dan bagian pengolahan data dalam mencapai tujuan perusahaan


(6)

40

2. Dalam penggunaan sistem yang terkomputerisasi ini di harapkan selalu melakukan Back up data ( barupa CD), sehingga apabila terjadi hal-hal yang tidak diinginkan seperti harddisk rusak, sehingga data yang disimpan tidak hilang.