2 Bahan-bahan yang bermacam-macam disediakan oleh pemimpin
yang membuat selalu siap bila dia akan memberikan informasi pada saat ditanya. Pimpinan tidak mengambil bagian dalam
diskusi kerja. 3
Sama sekali tidak ada partisipasi dari pimpinan dalam penentuan tugas.
4 Kadang-kadang memberi komentar spontan terhadap kegiatan
anggota atau pertanyaan dan tidak bermaksud menilai atau mengatur suatu kejadian.
5. Komunikasi
a. Pengertian komunikasi
Istilah komunikasi dalam bahasa Inggris “communication” berasal dari kata bahasa Latin, yaitu kata “communicare”, yang berarti
sama. Sama disini maksudnya adalah terjadi kesamaan makna atau pengertian. Jika kita mengkomunikasikan suatu ide, atau gagasan,
maka kita harus terlebih dahulu menetapkan suatu dasar titik temu yang sama dalam mencapai suatu pemahaman atau pengertian.
Komunikasi minimal harus memiliki kesamaan makna antara dua belah pihak yang terlibat. Dikatakan minimal karena kegiatan
komunikasi tidak hanya bersifat informatif agar orang lain mengerti dan tahu, tetapi juga harus persuasif orang lain bersedia menerima
suatu paham atau keyakinan untuk melakukan suatu perbuatan.
Bermacam-macam definisi yang dikemukakan oleh para ahli untuk memberikan batasan terhadap apa yang dimaksud dengan
Komunikasi adalah sebagai berikut : Komunikasi dapat didefinisikan sebagai proses dimana
informasi ditukar dan dipahami oleh dua orang atau lebih, biasanya dengan maksud untuk memotivasi atau mempengaruhi perilaku, dan
komunikasi tidak sekedar mengirimkan informasi Daft, 2006:414. Menurut Tisnawati dan Saefullah 2005:295 komunikasi
adalah proses dimana seseorang berusaha untuk memberikan pengertian atau pesan kepada orang lain melalui pesan simbolis.
Komunikasi adalah suatu proses penyampaian dan penerimaan berita atau informasi dari seseorang ke orang lain Thoha, 2005:167.
Menurut Griffin 2002:105 komunikasi adalah proses penyampaian informasi dari satu orang ke orang lain.
Dari berbagai perngertian tentang komunikasi di atas dapat disimpulkan bahwa :
1 Komunikasi
selalu menyangkut
usaha mentransmisikan
informasigagasan dari seseorang kepada oaring lain sehingga penerima
receiver
mengerti akan informasi yang dikirim oleh pengeirim
sender
.
2 Komunikasi selalu menyangkut dua pihak yaitu pengirim
sender
dan penerima
receiver
. 3
Komunikasi merupakan suatu usaha untuk menciptakan pengertian diantara penerima
receiver
dan pengirim
sender .
4 Komunikasi menekankan juga pada tujuan untuk merubah
tingkah laku orang lain yang meliputi perubahan pengetahuan, sikap dan tindakan penerima
receiver
.
b. Komponen Dasar Komunikasi
Komunikasi adalah proses memberikan dan menerima pesan verbal dan non-verbal, dengan harapan muncul umpan balik atau
feedback
dari si penerima pesan. Komunikasi dapat dikatakan efektif apabila pesan yang diberikan dapat dimengerti sepenuhnya oleh
penerimanya dan si penerima memberikan reaksi atau tanaggapan seperti yang diharapkan si pemberi pesan.
Proses komunikasi antar orang perorangan atau perusahaan melibatkan lima elemen pokok, yaitu:
1 Pemberi Pesan
Pemberi pesan adalah orang atau individu yang mengirim pesan. Salah satu tanggung jawab pemberi pesan adalah
memformulasikan pesan akan diberikan sedemikian rupa sehingga dapat dimengerti sepenuhnya oleh penerima pesan. Apabila pesan
itu tidak dapat dimengerti sepenuhnya oleh si penerima, ada
resiko terjadi kesalahan pengertian atau mis-komunikasi. Akibatnya si pemberi pesan tidak akan menerima tangapan yang
sesuai. 2
Pesan Pesan adalah informasi yang diberikan kepada penerima
pesan. Pesan yang diberikan terdiri dari simbol-simbol yang menggambarkan informasi, pendapat, introduksi, petunjuk,
penjelasan, perintah, usul, pertanayaan dan larangan yang ingain disampaikan. Simbol-simbol tersebut dapat berbentuk verbal
menggunakan kata-kata secara lisan maupun tulisan atau non- verbal tanpa kata-kata, misalnya dengan gerakan tubuh atau
isyarat. 3
Jalur dan Media Pesan yang ingin diberikan pemberi pesan dapat
disampaikan melalui dua jalur utama, yaitu: jalur tulisan dan jalur lisan. Dengan demikian komunikasi dapat dikelompokan menjadi
dua golongan utama, yaitu komunikasi lisan dan komunikasi tertulis.
Jalur komunikasi manajemen yang akan digunakan tergantung dari kebutuhan atau kondisi yang sedang dihadapi
pemberi pesan. Apabila pesan yang akan diberikan cukup penting, bersifat rahasia atau membutuhkan tanggapan yang cepat dari
penerima pesan, jalur lisan lebih cocok untuk digunakan. Adapun media yang dapat dipergunakan antara lain: percakapan tatap
muka, rapat, pertemuan formal lainnya, pesawat telpon, dan
teleconference.
Sedangkan apabila pesan yang ingin disampaikan cukup rumit, panjang lebar, sangat teknis, tidak membutuhkan tanggapan
cepat dan membutuhkan laporan tertulis untuk arsip, jalur tulisan lebih cocok untuk digunakan. Adapun media lain yang dapat
dipergunakan antara lain: memorandum, surat,
telefax letter, e- mail,
laporan singkat tertulis atau laporan panjang tertulis, dan sebagainya.
4 Penerima Pesan
Penerima pesan adalah mereka yang menerima pesan secara tertulis maupun lisan. Mereka menerima pesan melalui
pendengaran atau penglihatan, terkadang juga melalui sentuhan. Bagaiman penerima pesan mengartikan atau memberikan
reaksi terhadap pesan-pesan yang mereka terima dapat dipengaruhi oleh persepsi dan sikap mereka terhadap isi pesan dan
terhadap pembawa pesan. Pengalaman dan lingkungan hidup juga dapat membentuk persepsi dan sikap seseorang terhadap suatu
pesan. Dan faktor lain yang mempengaruhi persepsi dan sikap penerima pesan antara lain latar belakang pendidikan, tingkat
kecerdasan, profesi, budaya, ras, suku, dan agama.
5 Tanggapan
Tanggapan adalah respon atau umpan balik si penerina pesan terhadap pesan yang diterima dari si pemberi pesan.
Tanggapan atau reaksi penerima pesan dipengaruhi oleh kemampuan penerima untuk dapat memahami dan mengartikan
pesan yang diberikan. Bentuk dari tanggapan dapat berupa lisan, tulisan, tindakan atau kombinasi dari dua atau ketiga-tiganya.
Tanggapan dapat berupa persetujuan, penolakan, permintaan, penjelasan lebih lanjut, keputusan yang diharapkan atau tidak
diharapkan oleh pembawa pesan. Efektivitas komunikasi juga ditentukan oleh tanggapan yang diberikan penerima pesan.
c. Bentuk Komunikasi
Bentuk-bentuk komunikasi dalam suatu organisasi atau perusahaan dapat dikelompokan menjadi berapa jenis, yaitu:
1 Ditinjau dari unsur formalitas, komunikasi dapat dibagi menjadi
dua, yaitu: a
Komunikasi Formal Komunikasi faormal merupakan penyebaran informasi yang
dilakukan secara resmi dalam suatu perusahaan atau organisasi, misalnya memo
intern
untuk para karyawan.
b Komunikasi Non-formal
Komunikasi non-formal lebih bersifat pribadi, dan komunikasi nonformal tidak mengarah kepada kepentingan organisasi atau
perusahaan.
2 Dilihat dari tingkatan, komunikasi dapat dibagi menjadi dua,
yaitu: a
Komunikasi Vertikal Komunikasi vertikal menggabarkan penyebaran informasi
yang dilakukan antar karyawan dari tingkatan yang berbeda, baik dari
atasan ke bawahan
downward communication
maupun dari bawahan ke atasan
upward communication.
i. Komunikasi ke Bawah
Downward Comunication
Komunikasi ke bawah adalah pesan yang mengalir dari atasan kepada bawahannya yang berkenaan dengan tugas-
tugas A. Mulyono dan H. Indriyo, 1998:170. Pesan tersebut berhubungan dengan pengarahan, tujuan, disiplin,
perintah, pertanyaan dan kebijakan umum. ii.
Komunikasi ke Atas
Upward Communication
Menurut A. Mulyono dan H. Indriyo 1998:170 komunikasi ke atas adalah pesan yang mengalir dari
bawahan ke atasan atau tingkat yang lebih rendah ke
tingkat yang lebih tinggi. Tujuan komunikasi ini adalah untuk memberikan umpan balik, saran dan mengajukan
pertanyaan b. Komunikasi Horisontal
Komunikasi horisontal
merupakan komunikasi
antar karyawan pada tingkatan yang sama dalam perusahaan atau
organisasi. Komunikasi horisontal yang efektif membantu individu yang menjadi bagian dari organisasi atau perusahaan
dapat memecahkan problem yang dihadapi bersama dan sarana untuk menyamamakan persepsi, pendapat dan pola
pikir antar bagian. Dengan demikian ia mendapat sarana untuk membangun keharmonisan hubungan kerjasama antar
bagian dan perusahaan.
3 Ditinjau dari sifat, komunikasi dapat dibagi menjadi dua yaitu:
a Komunikasi Personal
Komunikasi personal merupakan komunikasi individu-individu didalam perusahaan. Percakapan individu merupakan salah
satu contoh bentuk komunikasi personal. b
Komunikasi Non-Personal Komunikasi non-personal merupakan komunikasi yang tidak
terjadi antara individu di dalam perusahaan dengan media massa atau melalui media massa atau papan pengumuman.
d. Komunikasi dalam Organisasi
Untuk menjalankan tugas-tugasnya dengan baik, para pemimpin eksekutif, dan karyawan perusahaan perlu beraksi, bereaksi
dan berkomunikasi. Komunikasi tersebut baik dilakukan antara mereka sendiri komunikasi intern Maupun dengan orang-orang
diluar organisasi perusahaan komunikasi ekstern. Komunikasi intern dan ekstern tersebut wajib dilakukan secara efektif. Komunikasi
intern dilakukan oleh atasan dengan bawahan, oleh bawahan dengan atasan dan di antara rekan kerja yang setingkat.
S. Sutojo dan M. Setiawan 2003:2 mengemukakan bahwa komunikasi yang efektif mempunyai dua tujuan utama yaitu:
1 Mendapatkan pemahaman penuh tentang makna yang diberikan
kepada pihak lain baik didalam maupun diluar perusahaan. 2
Mendapat tanggapan, tindakan atau persetujuan dari si penerima pesan seperti yang diharapkan si pemberi pesan. Pesan itu sendiri
dapat berbentuk berita, introduksi tentang suatu hal baru, penyampaian pendapat, informasi, penjelasan, rekomendasi,
perintah, pernyataan atau himbauan untuk berbuat sesuatu.
e. Efektivitas Komunikasi
American Manajemen Associations AMA
telah menyusun sejumlah prinsip-prinsip komunikasi yang disebut
“The Ten Commandments of
Good Communicat
ion” sepuluh pedoman komunikasi yang baik.
Pedoman ini disusun secara ringkas untuk meningkatkan efektivitas, komunikasi organisasi, yang secara ringkas adalah sebagai berikut:
1 Cari kejelasan gagasan-gagasan terlebih dahulu sebelum
dikomunikasikan. 2
Teliti tujuan sebenarnya setiap komunikasi. 3
Pertimbangkan keadaan fisik dan psikis manusia keseluruhan kapan saja komunikasi dilakukan.
4 Konsultasi dengan pihak-pihak lain bila perlu, dalam perencanaan
komunikasi. 5
Perhatikan tekanan nada dan ekspresi lainnya sesuai isi dasar berita selama berkomunikasi.
6 Ambil kesempatan, bila timbul untuk mendapatkan segala sesuatu
yang membantu atau umpan balik. 7
Ikuti lebih lanjut komunikasi yang telah dilaksanakan 8
Perhatikan konsistensi komunikasi. 9
Tindakan atau perbuatan harus mendorong komunikasi. 10
Jadilah pendengar yang baik, berkomunikasi tidak hanya untuk dimengerti tetapi untuk mengerti.
f. Keuntungan Komunikasi yang Efektif
Komunikasi yang efektif membawa manfaat bagi pemimpin, eksekutif dan karyawan maupun untuk perusahaan. S. Sutojo dan M.
Setiawan 2003:4-5 menjelaskan manfaat komunikasi organisasi yang efektif sebagai berikut:
1 Manfaat Komunikasi Intern yang Efektif:
a Komunikasi dari atas ke bawah
Komunikasi dari atas ke bawah yang efektif akan menciptakan suasana kerja yang kondusif serta kepuasan
kerja bagi bawahan. Suasana kerja yang kondusif tersebut dapat meningkatkan moral, motivasi dan efisiensi
perusahaan. b
Komunikasi dari bawah ke atas Komunikasi dari bawah ke atas yang efektif mempunyai
banyak manfaat bagi atasan yang professional. Disamping laporan tertulis yang disampaikan bawahan secara periodik,
atasan yang profesional ingin mendengar komentar, pendapat, usul, keinginan, kesan bahkan keluhan tentang
berbagai macam hal secara jujur dan terbuka dari bawahannya.
Sebagai kelanjutannya
mereka dapat
mengambil keputusan yang diperlukan secara lebih tepat.
c Komunikasi Horisontal
Komunikasi horizontal yang efektif membantu individu dan bagian perusahaan dalam bekerjasama memecahkan
problem yang dihadapi bersama. Ia juga merupakan sarana untuk menyamakan persepsi, pendapat dan pola berpikir
antar bagian. Dengan demikian ia dapat menjadi sarana untuk membangun keharmonisan hubungan dan antar
kerjasama antar bagian dalam perusahaan.
2 Manfaat Komunikasi Ekstern yang Efektif
Komunikasi bisnis dengan pihak ketiga yang efektif membawa dampak positif dalam keberhasilan usaha bisnis dan upaya
membangun citra perusahaan di masyarakat.
3 Manfaat Bagi Staff dan Eksekutif
Kemampuan berkomunikasi secara efektif dapat menunjang perkembangan
karier pekerjaan
mereka. Kita
mampu melaksanakan komunikasi dengan baik maka kita akan dapat
mengambil manfaat tertentu seperti: a
Kelancaran tugas-tugas lebih terjamin Berkomunikasi dengan baik dan memudahkan orang lain
untuk mengerti apa yang kita komunikasikan. Dengan
demikian kita tidak perlu mengadakan pengulangan berkali- kali terhadap pesan yang kita sampaikan.
b Biaya-biaya dapat ditekan
Selain membantu kelancaran tugas-tugas, komunikasi yang baik akan membentu menekan pembengkakan biaya-biaya
yang diakibatkan oleh komunikasi yang kurang baik. c
Dapat meningkatkan pertisipasi Komunikasi timbal balik antara atasan dan bawahan atau
antara karyawan
dengan pihak
perusahaan akan
menimbulkan partisipasi yang baik dari perusahaan. d
Pengawasan dapat dilakukan dengan baik Dengan adanya komunikasi dengan baik berarti hubungan
antara atasan dengan bawahan dapat terjalin dengan baik. Ini berarti pengawasan dari pimpinan terhadap tugas-tugas
yang diberikan dapat dilaksanakan dengan baik.
6. Kinerja Karyawan
