24
Gambar 1: Struktur Organisasi Perpustakaan USU
3.4 Pengolahan Koleksi Repository
Sebuah repository institusi adalah sebuah tempat online untuk mengumpulkan, mengatur dan menyebarkan informasi dalam bentuk digital yang
merupakan hasil dari institusi khususnya hasil riset dari institusi. Di bawah ini akan diuraikan pengolahan koleksi repository di Perpustakaan Universitas
Sumatera Utara.
3.4.1 Pedoman Pengolahan
Dalam melakukan pengolahan repository juga dibutuhkan suatu pedoman. Berikut ini pendapat yang dikemukakan oleh Kepala dan Staf Sub.Divisi Sistem
Automasi. Kepala Sub.Divisi Sistem Automasi
Untuk membuat deskripsi atau metadata koleksimateri digital elektronik di Perpustakaan Universitas Sumatera Utara menggunakan standar atau
berpedoman pada Dublin Core DC. Staf Sub.Divisi Sistem Automasi
Pedoman yang digunakan berupa proses alur kerja digitalisasi bahan yang lain yang dibuat oleh Bapak Rasiman.
Universitas Sumatera Utara
25
Dari kedua informasi di atas dapat diketahui bahwa pedoman atau standar yang digunakan dalam pengolahan koleksi repository berpedoman pada Dublin
Core DC, dan proses digitalisasi yang dibuat oleh Kepala Sub. Divisi Sistem Automasi Perpustakaan USU. Hal ini menunjukkan bahwa pengolahan koleksi
repository dapat dilakukan dengan baik.
3.4.2 Prosedur Kerja
Dalam proses digitalisasi koleksi grey literature melalui 4 tahapan yaitu pembongkaran, scanning, editing, uploading. Pertama dilakukan pembongkaran
selanjutnya dilakukan proses file elektronik dalam bentuk Portable Document Format PDF. Kemudian dilanjutkan proses editing dalam bentuk word
abstrak dan fulltext PDF dengan memberikan password, watermark, dan footer. Selanjutnya dilakukan proses uploading, yaitu meng-upload abstrak dan
fulltext serta metadata yang diperlukan ke dalam system. Dokumen selanjutnya dapat diakses melalui web.
Adapun alur kerja pengolahan koleksi repository adalah seperti berikut :
Keterangan:
Untuk pengolahan koleksi repositroy, file elektronik softcopy dari karya ilmiah mahasiswa dan dosen maupun jenis karya lainnya tersebut di-upload ke website
File Elektronik Word Dan PDf
Universitas Sumatera Utara
26
perpustakaan setelah melalui proses penyuntingan editing dan lain-lain.
3.4.2.1 Proses Editing
Pengeditan Editing adalah proses mengelola file Portable Document Format PDF termasuk memberikan file security, password, watermark, footer
dan sebagainya sehingga menjadi sebuah file yang siap di‐upload ke dalam sistem Digital Library. Ada dua kegiatan yang harus dilakukan dalam proses
editing, yaitu OCR dan pemberian security. Pengeditan yang dilakukan dalam kegiatan ini adalah menggunakan
perangkat lunak Adobe Acrobat 8 Pro. Proses Optical Character
Recognition OCR dilakukan terhadap abstrak. Proses ini adalah mengubah bentuk berkas citra image file PDF atau berkas tercetak ke dalam bentuk teks.
1. OCR
Untuk kegiatan editing khususnya dalam melakukan OCR terhadap abstrak langkah‐langkah yang harus dilakukan adalah sebagai berikut:
1. Klik dua kali icon
pada desktop komputer Anda, maka akan muncul seperti pada Gambar.
2. Pilih File ‐ Open Buka file PDF yang akan diedit, kemudian klik
Open.
3. Klik menu Pages untuk memudahkah tampilan per halaman, maka
akan terlihat seperti pada Gambar. 4.
Klik pada halaman Abstrak sehingga berubah menjadi warna biru,
kemudian pada halaman yang sama klik mouse kanan lalu pilih Recognize Text Using OCR
. Lihat Gambar 5.
Pada menu Recognize Text, Pilih Current pages jika hanya satu
halaman, atau From page ... to … untuk halaman yang berurut. 6.
Kemudian pilih OK, sampai proses OCR selesai.
7. Kemudian blok atau pilih teks abstrak yang sudah diproses OCR.
8. Pilih menu Edit ‐ Copy atau klik kanan ‐ Copy.
9. Pilih menu File ‐ Close, kemudian pilih NO tidak melakukan
perubahan pada file PDF 10.
Kemudian buat dokumen baru pada Microsoft Word, dengan cara pilih
menu File ‐ New.
11.
Pilih menu Edit ‐ Paste Special ‐ Unformatted Text, kemudian pilih OK, hasilnya terlihat pada Gambar.
12. Selanjutnya lakukan editingperbaikan sesuai dengan dokumen file
PDF aslinya. 13.
Setelah selesai simpanlah file DOC yang berisi abstrak tersebut dengan
Universitas Sumatera Utara
27
pemberian nama yang sama dengan file PDFnya. Contoh: 04102592.doc 14.
Selesai proses OCR.
Gambar‐2: Menu Utama Program Adobe Acrobat 8 Pro.
Gambar‐3: Tampilan File PDF
Universitas Sumatera Utara
28
Gambar‐4: Tampilan Pilihan OCR
G ambar‐5: Menu Recognize Text
Gambar‐6: Tampilan Blok Teks Abstrak untuk Dicopy
Universitas Sumatera Utara
29
Gambar‐7: Tampilan Hasil CopyPaste dari Adobe Acrobat 2.
Proses Pemberian Security Password, Watermark, dan Footer Untuk melakukan editing khususnya dalam pemberian file security
berupa password, watermark, dan footer langkah‐langkah yang harus dilakukan adalah sebagai berikut:
a. Menambahkan Footer 1.
Menjalankan program Adobe Acrobat 8.0 Pro dengan cara klik dua kali
pada icon Adobe Acrobat 8.0 Pro.
2.
Pilih File ‐ Open Buka file PDF yang akan diedit, kemudian klik Open.
3.
Pilih menu Document ‐ Header Footer ‐ Add, maka akan muncul
seperti Gambar. 4.
Ketikkan pada bagian Left Footer Text: Nama Penulis, Judul, Tahun Terbit, dan Copyright. Contoh: Dardanita: Pronomina bahasa Gayo dialek
Gayo Lut, 2004. USU Repository © 2008 5.
Pilih OK.
6. Selesai.
Gambar‐8: Tampilan Add Footer
Universitas Sumatera Utara
30
3. Mengedit Footer 1.
Dari Menu Utama Adobe Acrobat 8.0 Pro. 2.
Pilih File ‐ Open Buka file PDF yang akan diedit, kemudian klik Open.
3.
Pilih menu Document ‐ Header Footer ‐ Update, maka akan
muncul seperti Gambar. 4.
Lakukan perubahan seperlunya pada bagian Left Footer Text 5.
Pilih OK untuk menyimpan perubahan, atau Cancel untuk batal.
4. Menambahkan Watermark 1.
Dari Menu Utama pilih File ‐ Open Buka file PDF yang akan diedit, kemudian klik Open.
2.
Pilih menu Document ‐ Watermark ‐ Add, maka akan muncul
seperti Gambar. 3.
Pilih bagian File ‐ Browse, kemudian pilih file LogoUSU.bmp.
4.
Pilih Open untuk memilih file sebagai watermark.
5.
Kemudian pada bagian Appearance ‐ Capacity ubah menjadi 10,
seperti terlihat pada Gambar. 6.
Pilih OK.
7. Selesai.
Gambar‐9: Tampilan Add Watermark
Universitas Sumatera Utara
31
Gambar‐10: Tampilan pilihan File untuk Watermark
Gambar‐11: Tampilan Pengaturan Capacity Watermark 5. Mengedit Watermark
1. Dari Menu Utama Adobe Acrobat 8.0 Pro.
2.
Pilih File ‐ Open Buka file PDF yang akan diedit, kemudian klik Open.
3.
Pilih menu Document ‐ Watermark ‐ Update.
4. Lakukan perubahan seperlunya.
5.
Pilih OK untuk menyimpan perubahan, atau Cancel untuk batal.
6. Menambahkan Security 1.
Dari Menu Utama pilih File ‐ Open Buka file PDF yang akan diedit, kemudian klik Open.
2.
Pilih menu Advanced ‐ Security ‐ Password Encrypt, maka akan muncul seperti Gambar. Jika muncul dialog box Applying New
Universitas Sumatera Utara
32
Security Settings , pilih Yes.
3.
Pilih bagian Permissions ‐ beri tanda checklist Restrict editing and printing of the document.
4.
Pada bagian Change Permissons Password: isikan 12345.
5.
Pada bagian Printing Allowed: pilih Low Resolution 150 dpi.
6.
Pilih OK, kemudian isikan password sekali lagi pada bagian dialog
box Adobe Acrobat– Confirm Permissions Password. 7.
Pilih OK.
8.
Kemudian pilih menu File ‐ Save untuk menyimpan secara
keseluruhan dalam proses editing 9.
Selesai.
Gambar‐12: Tampilan Add Security
Gambar‐13: Tampilan Akhir Hasil Proses Editing
Universitas Sumatera Utara
33
Gambar‐14: Alur Kerja Digitalisasi USU Repository Sumber: Rasiman, 2011
3.5 Isi Dokumen yang Dilayankan
Isi dokumen elektronik yang dilayankan kepada pengguna dapat berupa abstrak, teks penuh fulltext maupun gabungan dari keduanya. Berikut ini
pendapat yang dikemukakan oleh Kepala dan Staf Sub. Divisi Sistem Automasi.
Isi dokumen elektronik yang dilayankan kepada pengguna dapat berupa abstrak, teks penuh fulltext maupun gabungan dari keduanya. Berikut ini
pendapat yang dikemukakan oleh Kepala dan Staf Sub. Divisi Sistem Automasi.
Universitas Sumatera Utara
34
3.5.1 Format File
Format file elektronik yang dilayankan dapat terdiri dari bentuk Hypertext Mark-up Language HTML, Portable Document Format PDF, Microsoft Word
Doc, Microsoft Power Point PPT, dan sebagainya. Berikut ini pendapat yang dikemukakan oleh Kepala dan Staf Sub.Divisi Sistem Automasi. Kepala dan Staf
Sub.Divisi Sistem Automasi Format file elektronik yang dilayankan kepada pengguna terdiri dari format Hypertext Mark-up Language HTML dan Portable
Document Format PDF. Dari jawaban di atas dapat diketahui bahwa format file elektronik yang dilayankan terdiri dari format Hypertext Mark-up Language
HTML, Portable Document Format PDF. 3.5.2 Langkah-Langkah Penelusuran
Untuk menelusuri informasi melalui web dapat dilakukan melalui beberapa langkah. Untuk menelusuri koleksi repository Perpustakaan USU dapat
diketahui melalui informasi dari Pengelola Repository Perpustakaan USU. Berikut ini informasi yang diperoleh dari Kepala dan Staf Sub.Divisi Sistem Automasi.
Kepala Sub.Divisi Sistem Automasi Pengguna cukup mengetikkan kata kunci keyword pada sistem yang tersedia layaknya menggunakan Search Engine
seperti Google dan Yahoo. Staf Sub.Divisi Sistem Automasi Penelusuran bahan elektronik dapat
dilakukan dengan beberapa cara misalnya dapat langsung menelusur berdasarkan kepada subjeknya misalnya master theses, atau dengan
menggunakan mesin pencari yang dapat ditelusur dengan beberapa titik akses. Dari kedua pendapat di atas dapat dinyatakan bahwa penelusuran file elektronik
dapat dilakukan dengan cara mengetikkan kata kunci keyword pada sistem yang ada seperti layaknya menggunakan search engine. Selain itu dapat juga dilakukan
melalui subjek dan titik akses lainnya.
Universitas Sumatera Utara
35
3.5.3 Titik Akses
Kategori