15
administrasi, catatan perkuliahan atau materi perkuliahan lainnya. Adapun tujuan utama memiliki repository adalah:
• to create global visibility for an institutions scholarly research; • to collect content in a single location;
• to provide open access to institutional research output by self-archiving • to store and preserve other institutional digital assets, including
unpublished or otherwise easily lost grey literature e.g., theses or technical reports. Jain dan Anurag, 2008 : 4
it;
Tujuan utama memiliki repository di atas dapat diterjemahkan sebagai berikut: a.
untuk menciptakan hal yang dapat dilihat secara global untuk suatu riset ilmiah institusi
b. untuk mengumpulkan isi di dalam penempatan tunggal
c. menyediakan akses terbuka untuk hasil riset dari institusi pendidikan
d. untuk menyimpan dan memelihara asset digital dari institusi lain, meliputi
literatur yang tidak diterbitkan grey literature, misalnya tesis atau laporan teknis.
Adapun fungsi dari repository adalah: a.
Tempat menyimpan Structured Information yang dikumpulkan dari berbagai sumber informasi.
b. Sumber referensi bagi proses pembelajaran di Discussion Forum dan
Structured Knowledge Creation. c.
Tempat menyimpan pengetahuan yang dihasilkan pada proses pembelajaran di Discussion Forum dan Structured Knowledge Creation.
Wicaksono, 2005 : 5
2.4 Pengolahan Dokumen Elektronik
Pengolahan dokumen elektronik memerlukan teknik khusus yang memiliki perbedaan dengan pengelolaan dokumen tercetak. Proses pengolahan dokumen
elektronik melewati beberapa tahapan yang meliputi proses digitalisasi, penyimpanan dan pengaksesantemu kembali dokumen. Pengolahan dokumen
elektronik yang baik dan terstruktur adalah bekal penting dalam pembangunan sistem perpustakaan digital digital library.
Proses digitalisasi dokumen merupakan suatu proses perubahan dari dokumen tercetak menjadi dokumen elektronik. Dalam Bambooweb Dictionary
2007 : 1 dinyatakan bahwa “digitizing or digitization is a process or turning an analog signal into a digital representation of that signal”. Uraian di atas dapat
Universitas Sumatera Utara
16
diartikan bahwa digitalisasi adalah sebuah proses yang mengubah sinyal analog
menjadi bentuk digital dari sinyal tersebut.
Selain pendapat di atas, dalam Business Dictionary 2008 : 1 dinyatakan bahwa digitalisasi adalah “integration of digital technologies into everyday life by
the digitization
1. Scanning, yaitu proses memindai men-scan dokumen dalam bentuk
cetak dan mengubahnya ke dalam bentuk berkas digital. Berkas yang dihasilkan dalam contoh ini adalah berkas PDF. Dalam bagan tersebut
tampak bahwa alat yang digunakan untuk memindai dokumen adalah Canon IR2200. Mesin lain yang kapasitasnya lebih kecil dapat digunakan
sesuai dengan kemampuan perpustakaan. of everything that can be digitized.” Pendapat di atas dapat
diartikan bahwa digitalisasi adalah integrasi dari teknologi digital ke dalam kehidupan sehari-hari dengan men-digitasi segala sesuatu yang dapat di-
digitasi.Dari kedua pendapat di atas dapat dinyatakan bahwa digitalisasi adalah suatu proses pemberian atau pemakaian sistem digital. Proses digitalisasi ini dapat
bertujuan untuk pendidikan, penyebaran ilmu pengetahuan maupun tujuan konservasi, yaitu melestarikan peninggalan bersejarah dari bangsa kita. Melalui
digitalisasi, perpustakaan dapat menyimpan ribuan bahkan jutaan karya tulis maupun karya seni tanpa dibatasi ruang dan waktu, lebih menghemat tempat
penyimpanan, serta dokumen yang tersimpan dapat diakses oleh banyak orang dalam waktu bersamaan dengan cepat, tepat dan akurat. Proses digitalisasi dapat
dilakukan terhadap berbagai macam bahan pustaka termasuk grey literature. Proses digitalisasi dibedakan menjadi 3 kegiatan utama, yaitu:
2. Editing, adalah proses mengolah berkas PDF di dalam komputer dengan
cara memberikan password, watermark, catatan kaki, daftar isi, hyperlink, dan sebagainya. Kebijakan mengenai hal-hal apa saja yang perlu diedit
dan dilindungi di dalam berkas tersebut disesuaikan dengan kebijakan yang telah ditetapkan perpustakaan. Proses OCR Optical Character
Recognition dikategorikan pula ke dalam proses editing. OCR adalah sebuah proses yang mengubah gambar menjadi teks. Sebagai contoh, jika
kita memindai sebuah halaman abstrak tesis, maka akan dihasilkan sebuah berkas PDF dalam bentuk gambar. Artinya, berkas tersebut tidak dapat
diolah dengan program pengolah kata. Untuk mengubahnya menjadi teks, dibutuhkan proses OCR. Proses OCR hanya dilakukan untuk halaman
abstrak saja karena 2 dua alasan: Pertama, halaman abstrak perlu dikonversi menjadi teks, karena setiap kata di dalam abstrak akan diindeks
menjadi kata kunci oleh software temu-kembali. Proses pengindeksan tersebut hanya dapat dilakukan terhadap dokumen dalam bentuk teks.
Alasan kedua, proses OCR tidak dilakukan terhadap seluruh halaman karya akhir karena proses ini memakan waktu dan tenaga yang cukup
Universitas Sumatera Utara
17
banyak, sehingga proses digitalisasi ini tidak efisien. Memang benar bahwa ukuran berkas yang dihasilkan dari proses OCR ini akan lebih kecil
dari ukuran berkas dalam bentuk gambar, namun, dengan teknologi hardisk yang semakin maju – ukuran hardisk saat ini semakin besar dan
harganya semakin murah – maka alasan melakukan proses OCR untuk memperkecil ukuran berkas menjadi tidak relevan lagi disini.
3. Uploading, adalah proses pengisian input metadata dan meng-upload
berkas dokumen tersebut ke digital library. Berkas yang di-upload adalah berkas PDF yang berisi fulltext karya akhir dari mulai halaman judul
hingga lampiran, yang telah melalui proses editing. Dengan demikian file tersebut telah dilengkapi dengan password, daftar isi, watermark,
hyperlink, catatan kaki, dan lain-lain. Sedangkan metadata yang diisi meliputi nama pengarang, judul, abstrak, subjek, tahun terbit, dan lain-
lain. Pendit, 2007 : 244
Dari uraian di atas dapat dinyatakan bahwa proses digitalisasi terdiri atas 3 tahap yaitu scanning yaitu perubahan format dari bentuk tercetak ke bentuk
berkas digital, editing yaitu proses mengolah berkas digital di dalam komputer dengan cara memberikan password, watermark, catatan kaki, daftar isi, hyperlink,
dan uploading yaitu proses pengisian input metadata dan meng-upload berkas
dokumen tersebut ke digital library. Gambar 1: Proses Pengolahan Koleksi Repository
Sumber: Syakirin, 2010
Universitas Sumatera Utara
18
2.5 Proses Pengaksesan dan Temu Kembali Dokumen
