3.4 Dokumentasi
Manajemen hendaknya menentukan dokumentasi, termasuk rekaman yang relevan, yang diperlukan untuk menetapkan, mengimplementasikan dan
memelihara sistem manajemen mutu serta mendukung operasi proses organisasi yang efektif dan efisien.
Sifat dan jangkauan dokumentasi hendaknya memenuhi persyaratan kontrak, persyaratan undang-undang dan peraturan, kebutuhan dan harapan
pelanggan, dan pihak lain yang berkepentingan dan hendaknya sesuai bagi organisasi. Dokumentasi dapat dalam bentuk atau media apapun yang sesuai
dengan kebutuhan organisasi SNI, 2002. Untuk menyediakan dokumentasi yang memenuhi kebutuhan dan
harapan pihak yang berepentingan, manajemen hendaknya mempertimbangkan : 1.
Persyaratan kontrak dari pelanggan dan pihak lain yang berkepentingan. 2.
Penerimaan standar internasional, nasional, regional dan sektor industri. 3.
Persyaratan undang-undang dan peraturan yang relevan. 4.
Keputusan organisasi. 5.
Sumber tentang kebutuhan dan harapan pihak yang berkepentingan.
3.4.1 Pengendalian dokumen
Dokumen yang disyaratkan oleh sistem manajemen mutu harus dikendalikan. Rekaman adalah jenis khusus dari dokumen dan harus dikendalikan
menurut persyaratan dalam pengendalian rekaman SNI, 2001. Harus dibuat suatu prosedur terdokumentasi untuk menetapkan
pengendalian yang diperlukan untuk : 1.
Menyetujui kecukupan dokumen sebelum diterbitkan
2. Meninjau dan memutakhirkan seperlunya serta untuk menyetujui ulang
dokumen memastikan dokumen yang berasal dari luar dikenali dan didistribusinya dikendalikan
3. mencegah pemakaian dokumen kadaluwarsa yang tak disengaja dan
menerapkan identifikasi sesuai dengan dokumen tersebut, apabila disimpan untuk maksud tertentu.
3.4.2 IT Operations Management documentation
Menurut TSO, 2007 ada beberapa dokumen yang digunakan dalam melakukan pengelolaan operasi TI, yaitu :
1. Standard Operating Procedures
SOP, berisi tentang detil instuksi serta jadwal aktifitas setiap tim, grup, atau departemen. Dokumen ini
menggambarkan langkah-langkah rutin yang harus dikerjakan untuk menyelesaikan sebuah pekerjaan.
2. Operations Logs
, setiap kegiatan harus tercatat dengan maksud : a.
Dapat digunakan untuk konfirmasi pekerjaan yang telah diselesaikan.
b. Dapat digunakan untuk mengetahui layanan yang TI telah
diberikan sesuai tingkat layanan. c.
Dapat digunakan untuk menelusuri akar permasalahan d.
Digunakan sebagai laporan kinerja dari tim, grup, atau departemen yang melaksanakan operasi TI.
1. Shift Schedules and Reports
, dokumen yang mencantumkan kegiatan yang perlu dilakukan. Selain itu juga menampilkan keterkaitan antar aktifitas.
2. Operations Schedule
, hampir sama dengan Shift Schedules, hanya saja telah mencakup semua aspek pada tingkatan yang lebih tinggi, yang
meliputi perubahan yang direncanakan, pemeliharaan, pekerjaan rutin dan tambahan, terkait dengan informasi bisnis yang akan datang. Dokumen ini
digunakan oleh manager operasi untuk melacak perkembangan dan pengecualian pekerjaan.
31
BAB IV DESKRIPSI DAN PEMBAHASAN PROYEK AKHIR
4.1 Deskripsi Proyek Akhir
Nama Penulis Laporan Proyek Akhir pada divisi Aviation Region III : Nama
: Tiyas Ayu Setiawati Nim
: 08.39015.0018 Periode Kerja Praktek : 1 Maret s.d 31 Mei 2011
Lokasi : PT Pertamina Persero Surabaya
Pada saat Proyek Akhir di PT Pertamina Persero Aviation Region III, Penulis mengerjakan tugas antara lain : product monitoring dengan menggunakan
sistem SAP, membuat surat keluar, membuat realease, dan memo. Dalam laporan ini penulis lebih memfokuskan pembahasan ke pendokumentasian sesuai dengan
SOP standard operating procedures. Proses kerja yang dilakukan memiliki beberapa tahapan sebagai berikut :
1. Product Monitoring dengan menggunakan sistem SAP 2. Pengadaan material, yang di dalamnya terdapat proses-proses seperti
Purchase Requestion , Purchase Order, Realease Purchase Requition, dan
lain sebagainya. 3. Pendokumentasian sesuai prosedur operasional standar yang sudah
ditentukan.
Kategori