PA : Product Monitoring dan Proses Manajemen Sesuai Standard Operating Procedures (SOP) Pada PT Pertamina (Persero) Aviation Region III.

SESUAI

(SOP)

PADA PT PERTAMINA (Persero)

AVIATION

_REGION

_III

PROYEK AKHIR

Nama : TIYAS AYU SETIAWATI

NIM : 08.39015.0018

Program : DIII (Diploma Tiga)

Jurusan : Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER

SURABAYA

i

PRODUCT MONITORING

_{DAN PROSES MANAJEMEN}

SESUAI

STANDARD OPERATING PROCEDURES

_(SOP)

PADA PT PERTAMINA (Persero)

AVIATION

_REGION

_III

PROYEK AKHIR

Diajukan sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan

Program Ahli Madya Komputer

Oleh:

Nama : TIYAS AYU SETIAWATI

NIM : 08.39015.0018

Program : DIII (Diploma Tiga)

Jurusan : Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER

SURABAYA

ii

PADA PT PERTAMINA (Persero)

AVIATION

_REGION

_III

dipersiapkan dan disusun oleh

Tiyas Ayu Setiawati Nim : 08.39015.0018

Telah diperiksa, diuji dan disetujui oleh Dewan Penguji pada : 22 Juli 2011

Susunan Dewan Penguji Pembimbing

I. Ristanti Akseptori, S.S

NIDN. 0717028601 __________________________ II. C. H Latumeten

NOPEG. 559373

__________________________

Penguji

I. Titik Lusiani, M.Kom, OCA

NIDN. 0714077401 __________________________

II. Marya Mujayana, S.S

NIDN.0727038201 __________________________

Proyek Akhir ini telah diterima sebagai salah satu persyaratan untuk memperoleh gelar Ahli Madya

Titik Lusiani, M.Kom, OCA

Kepala Prodi DIII Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA

iii ABSTRAK

Secara umum dalam pengendalian mutu Bahan Bakar Minyak Penerbangan avtur dan avgas 100 Low Liquid (LL) dari kilang sampai dengan ke pesawat udara memerlukan beberapa tahapan sarana fasilitas penyaringan untuk mempertahankan mutu produk tersebut. Laporan ini bertujuan untuk membahas product monitoring PT Pertamina khususnya bahan bakar penerbangan avtur & avgas dan untuk mengetahui proses manajemen untuk menjalankan Standard Operating Procedures (SOP) pada PT Pertamina Aviation Region III. Melalui metode observasi selama tiga bulan di PT Pertamina Aviation Region III diperoleh hasil bahwa pendistribusian produk sampai dengan ke pelanggan dilaksanakan dengan menggunakan Sistem Aplikasi Produk (SAP) untuk mengetahui ketepatan dan kuantitas produk yang diserahkan ke pelanggan. Sedangkan proses manajemen untuk menjalankan Standard Operating Procedures (SOP) dilakukan dengan SAP.

viii

ABSTRAK... ... iii

KATA PENGANTAR ... v

DAFTAR ISI ... viii

DAFTAR TABEL... ... xi

DAFTAR GAMBAR ... xii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang masalah ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 4

1.3 Batasan Masalah ... 4

1.4 Tujuan ... 4

1.5 Manfaat... 5

1.6 Sistematika Penulisan ... 5

BAB II GAMBARAN UMUM TEMPAT PROYEK AKHIR ... 7

2.1 Gambaran umum PT Pertamina (Persero) ... 7

2.1.1 Tujuan Perusahaan ... 9

2.1.2 Visi dan Misi ... 10

2.1.3 Lokasi Perusahaan ... 10

2.1.4 Corporate Values PT. Pertamina (Persero)…….. 11

2.1.5 Agenda Perubahan PT. Pertamina (Persero) ... 11

2.1.6 Struktur Organisasi ... 12

2.2 Pertamina Aviation Region III ... 14

ix

2.2.3 Misi Aviation Region III ... 16

2.2.4 Sebaran Wilayah ... 17

2.2.5 Hasil Produksi Aviation Region III ... 18

2.2.6 Segmentasi Perubahan Bahan Bakar Minyak Penerbangan (BBMP) ... 20

2.2.7 Struktur Organisasi Aviation Region III ... 20

BAB III TEORI PENUNJANG ... 23

3.1 Teori Penunjang Proyek Akhir ... 23

3.2 Proses Monitoring Product ... 23

3.3 Information Technology (IT) Operations Management role/material management ... 24

3.3.1 Individual Release Purchase Requisition ... 24

3.3.2 Parameter / Release condition Purchase Requisition ... 25

3.3.4 Release Processing ... 26

3.3.5 Membuat (Create) Purchase Requisition ... 26

3.3.6 Menampilkan Daftar Purchase Requisition .... 27

3.3.7 Membatalkan Release Purchase Requisition . 27 3.3.8 Menghapus/ Deletion Purchase Requisition .. 27

3.4 Dokumentasi ... 28

BAB IV DESKRIPSI DAN PEMBAHASAN PROYEK AKHIR .... 31

4.1 Deskripsi Proyek Akhir ... 31

x

5.2 Saran ... 55

DAFTAR PUSTAKA ... 57

xi

DAFTAR TABEL

Halaman Tabel 2. 1 Visi & Misi PT Pertamina (Persero) ... 10 Tabel 2. 2 Pembagian Konsumen ... 20

xii

Halaman

Gambar 2. 1 Bagan Organisasi Perusahaan PT Pertamina (Persero) .... 13

Gambar 2. 2 Produk Avtur ... 18

Gambar 2. 3 Produk Avgas ... 19

Gambar 2. 4 Struktur Organisasi Aviation Region III ... 21

Gambar 4. 1 Create purchase requisition……… 33

Gambar 4. 2 Create purchase requisition ... 34

Gambar 4. 3 Frame item overview ... 35

Gambar 4. 4 Frame item details ... 38

Gambar 4. 5 Frame item detalis PR Service ... 40

Gambar 4. 6 Release purchase requisition ... 41

Gambar 4. 7 Purchase Requisition release code ... 42

Gambar 4. 8 Purchase Requisition item overview ... 42

Gambar 4. 9 Edit release ... 43

Gambar 4. 10 Purchase order ... 44

Gambar 4. 11 Screen purchasing document ... 45

Gambar 4. 12 Purchasing document ... 46

Gambar 4. 13 Purchase Order material ... 47

Gambar 4. 14 Changepurchase order ... 48

Gambar 4. 15 FieldPurchase Order material ... 49

1

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang masalah

Perusahaan-perusahaan besar saat ini menggunakan sistem Teknologi Informasi yang berkembang sedemikian pesat. Keamanan data/informasi elektronik menjadi hal yang sangat penting bagi perusahaan yang menggunakan fasilitas Information System dan menempatkannya sebagai infrastruktur yang sangat penting. Karena data/informasi adalah aset terpenting bagi perusahaan tersebut.

Keamanan data/informasi secara langsung maupun tidak langsung dapat mempertahankan kelangsungan bisnis, mengurangi resiko yang berdampak negatif pada perusahaan, dan memberikan peluang bisnis semakin besar. Semakin banyak informasi perusahaan yang disimpan, dikelola dan digunakan secara bersama, akan semakin besar pula resiko terjadinya kerusakan, kehilangan atau tereksposnya data/informasi ke pihak lain yang tidak berhak sehingga menyebabkan kerugian terhadap instansi tersebut. Apalagi di era globalisasi saat ini banyak sekali pesaing-pesaing bisnis yang bermunculan dan kompetisi juga semakin kuat. Selain kinerja karyawan, perusahaan juga membutuhkan teknologi yang canggih untuk menghadapi situasi seperti itu agar instansi tersebut juga akan selalu menjadi nomor satu di masa sekarang dan yang akan datang. Perusahaan juga harus menyediakan dana yang besar untuk menyiapkan semua itu karena penggunaan sistem yang lebih baik akan memberikan keuntungan yang lebih

besar terhadap perusahaan tersebut. Sebaliknya apabila perusahaan itu tidak mampu untuk memberikan pelayanan atau sistem yang baik dan ter up to date

Smaka perusahaan itu tidak akan pernah maju walaupun kinerja karyawan itu baik.

Ancaman dan resiko yang ditimbulkan akibat kegiatan pengelolaan dan pemeliharaan data/informasi menjadi alasan perusahaan PT Pertamina (Persero) Surabaya khususnya di bagian Aviation Region III untuk menggunakan standar sistem manajemen mutu keamanan produk Sistem Aplikasi Produk (SAP).

Sistem SAP ini memberi pelayanan kepada para karyawan, tidak sebaliknya karyawan yang melayani sistem. Sistem SAP ini memberikan kemudahan di setiap aktivitas perusahaan secara efektif dan efisien. Pemakaian sistem yang dipilih merupakan usaha penyediaan informasi pada waktu yang tepat untuk diperlukan dan dipergunakan sebagai dasar untuk mempercepat penyelesaian masalah yang terjadi kini dan masa yang akan datang dalam suatu perusahaan sebagai pengelolaan data. Proses kontrol kilang kualitas di kilang juga dibantu dengan teknologi komputerisasi. Fase penimbunan (pemindahan avtur dari satu tangki ke tangki yang lain) dan proses drain yang dilakukan setiap pagi juga sudah mengadopsi komputerisasi. Untuk proses pengiriman avtur ke refueler

dan pesawat, pengontrolan kualitas tetap dilakukan secara manual.

Ketika seluruh proses masih dilakukan secara manual, operator penimbunan harus naik turun tangki untuk melakukan kontrol kualitas. Dengan dukungan komputerisasi, cukup satu orang yang dibutuhkan untuk mengontrol di satu tempat, tanpa perlu ke lapangan. Selain meminimalisasi potensi kesalahan karena human error, komputerisasi efisiensi bagi Pertamina, baik dari segi waktu

3

maupun biaya. Dalam bisnis bahan bakar minyak (BBM) untuk penerbangan, tak hanya produk berkualitas yang dipentingkan, tapi juga ketepatan dalam proses pendistribusian dan juga keselamatan kerja karyawan. Hal tersebut yang kemudian menarik penulis untuk mengkaji lebih dalam tentang proses kerja yang dilakukan di PT Pertamina (Persero) Aviation Region III.

DIII Komputerisasi Perkantoran & Kesekretariatan memiliki tugas yang disebut Proyek Akhir. Proyek Akhir berupa kerja praktek di perusahaan merupakan salah satu syarat dalam memperoleh kelulusan dari program DIII Komputerisasi Perkantoran & Kesekretariatan. Melalui Proyek Akhir ini penulis diharapkan mampu menerapkan pengetahuan selama kuliah. Selain itu tujuan dari diadakannya Proyek Akhir ini agar penulis mendapat pengalaman dari dunia kerja dan mengetahui lebih banyak lagi tentang proses kerja yang ada di divisi Aviation

Region III khususnya bahan bakar penerbangan avtur dan avgas, kemudian lebih

mengerti tentang cara pendokumentasian sesuai prosedur operasional standar yang telah diterapkan. Oleh karena itu, laporan proyek akhir ini diberi judul “Product Monitoring Dan Proses Manajemen Sesuai Standard Operating Procedures

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, dapat dirumuskan masalah sebagai berikut :

1. Bagaimana proses product monitoring pada PT Pertamina (Persero)

Aviation Region III khususnya bahan bakar penerbangan avtur dan avgas?

2. Bagaimana proses manajemen untuk menjalankan Standard Operating

Procedures (SOP) pada PT Pertamina (Persero) Aviation Region III?

1.3 Batasan Masalah

Adapun batasan-batasan masalah yang ada pada laporan ini adalah sebagai berikut :

a. Monitoring kuantitas pergerakan avtur dan avgas dari suplay point sampai

ke pelanggan Material Management Hydro (MMH)

b. Monitoring rugi laba kerja sebatas toleransi yang diijinkan yaitu 0,02% pergerakan sepanjang jalur distribusi avtur maupun avgas sampai dengan ke pelanggan Material Management Hydro (MMH)

1.4 Tujuan

Tujuan umum dari pelaksanaan Proyek Akhir adalah penulis dapat menambah pengetahuan dalam dunia kerja yang sesungguhnya serta menguji mental yang dimiliki penulis dalam menghadapi dunia kerja. Sedangkan tujuan khusus dari Proyek Akhir ini meliputi :

1. Agar mengetahui dan memahami lebih jelas tentang Product Monitoring

5

2. Agar lebih mengerti tentang proses manajemen Standard Operating

Procedures (SOP) pada PT Pertamina (Persero) Aviation Region III.

1.5 Manfaat

Dalam menjalankan kerja praktek berupa Proyek Akhir ini, mahasiswa dapat memberikan manfaat bagi Instansi, mahasiswa melaksanakan tugas product monitoring sesuai dengan manajemen standar

operating procedures yang sudah ditentukan. Selama melaksanakan tugas

proyek akhir di PT Pertamina (Persero) mahasiswa berharap melalui laporan ini dapat memberikan manfaat dan pengetahuan tentang product monitoring dan manajemen sesuai standar operating procedures kepada adik kelas yang juga akan melaksanakan proyek akhir. Mahasiswa dapat membawa nama baik STIKOM Surabaya selama menjalankan kerja praktek di PT. Pertamina (Persero) dengan menaati peraturan – peraturan yang ada di instansi tersebut dengan menunjukkan kedisiplinan dan tanggung jawab.

1.6 Sistematika Penulisan

Sistem Penulisan yang digunakan dalam penyusunan laporan Proyek Akhir ini dibedakan dengan pembagian bab-bab dengan rincian sebagai berikut:

BAB I : PENDAHULUAN

Dalam bab ini dijelaskan tentang latar belakang, perumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan dan konstribusi laporan Proyek Akhir ini.

Bab ini menjabarkan tentang Sejarah dan Perkembangan PT Pertamina (Persero) secara umum.

a. Gambaran Umum PT. Pertamina (Persero) b. Corporate Value PT. Pertamina (Persero) c. Agenda Perubahan PT. Pertamina (Persero) d. Struktur Organisasi PT. Pertamina (Persero) e. Gambaran Umum Aviation Region III f. Visi & Misi Aviation Region III g. Sebaran Wilayah Aviation Region III h. Hasil Produksi Aviation Region III

i. Segmentasi Pasar Bahan Bakar Minyak Penerbangan (BBMP) j. Struktur Organisasi Aviation Region III

BAB III : TEORI PENUNJANG

Bab ini menyajikan teori-teori yang berhubungan dan menunjang dengan tugas-tugas yang dikerjakan di Instansi tersebut.

BAB IV : DESKRIPSI PEKERJAAAN DAN PEMBAHASAN

Bab ini menjelaskan tentang hasil dari Proyek Akhir beserta pembahasan dan penjabarannya.

BAB V : PENUTUP

Bab ini menjelaskan tentang penutup yang berisi kesimpulan setelah program Proyek Akhir selesai dan saran untuk pengembangan.

7

BAB II

GAMBARAN UMUM TEMPAT PROYEK AKHIR

2.1 Gambaran umum PT Pertamina (Persero)

Bahan Bakar Minyak (BBM) dan Non BBM sangat di perlukan dalam kehidupan kita sehari-hari, baik untuk rumah tangga, transportasi dan industri, oleh karena itu BBM dan Non BBM termasuk dalam komoditi vital dan strategis, sehingga jika terjadi kelambatan atau kelangkaan dapat berpengaruh kepada stabilitas ekonomi dan bahkan keamanan.

Pertamina adalah Badan Usaha Milik Negara yang telah berubah bentuk menjadi PT.Persero yang bergerak di bidang energi, petrokimia dan usaha lain yang menunjang bisnis Pertamina, baik di dalam maupun di luar negeri yang berorientasi pada mekanisme pasar. Pertamina adalah hasil gabungan dari perusahaan Pertamin dengan Pertamina yang didirikan pada tanggal 10 Desember 1957. Penggabungan ini terjadi pada 1968. Dengan adanya Undang-undang No. 8 Tahun 1971 maka sebutan untuk perusahaan menjadi Pertamina. Sebutan inii tetap dipakai setelah Pertamina berubah staus hukumnya menjadi PT Pertamina (Persero) pada tanggal 17 September 2003 bedasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 22 Tahun 2001 pada 23 November 2001 tentang Minyak dan Gas Bumi.

PT Pertamina (Persero) didirikan berdasarkan akta Notaris Lenny Janis Ishak, SH Nomor 20 tanggal 17 September 2003, dan disahkan oleh Menteri Hukum dan HAM melalui Surat Keputusan Nomor C-24025 HT.01.01 pada

tanggal 9 Oktober 2003. Bentuk pendirian perusahaan ini berdasarkan ketentuan-ketentuan yang tercantum dalam : pertama, Undan-Undang Nomor 1 Tahun 1995 tentang Perseroan Terbatas.

Kedua Peraturan Pemerintah Nomor 12 Tahun 1998 tentang Perusahaan Perseroan (Perseroan), dan Peraturan Pemerintah Nomor 45 Tahun 2001 tentang Perubahan atas Peraturan Pemerintah Nomor 12 Tahun 1998 dan peralihannya berdasarkan PP Nomor 31 Tahun 2003 “Tentang Pengalihan Bentuk Perusahaan Pertambangan Minyak dan Gas Bumi Negara (Pertamina) menjadi Perusahaan Perseroan (Persero)”.

Sesuai akta pendiriannya, maksud dari perusahaan perseroan adalah untuk menyelenggarakan usaha di bidang minyak dan gas bumi, baik di dalam maupun di luar negeri serta kegiatan usaha lain yang terkait atau menunjang kegiatan usaha di bidang minyak dan gas bumi tersebut.

Di Pertamina (Persero), penyaluran dan penjualan BBM dan Non BBM dilakukan oleh PT Pertamina (Persero) pemasaran di seluruh wilayah nusantara terdapat di unit-unit pemasaran, salah satunya UPms V berkantor pusat Surabaya. PT Pertamina (Persero) UPms V Surabaya ini diresmikan penggunaannya pada tanggal 16 September 1995 oleh Direktur Utama Pertamina pada tahun tersebut yang bernama F. Abda’Oe. PT Pertamina (Persero) UPms V mempunyai wilayah kerja 4 (empat) propinsi (Jawa Timur, Bali, Nusa Tenggara Barat dan Nusa Tenggara Timur) serta 1(satu) perwakilan luar negeri (Timor Leste). Dengan wilayah kerja UPms V meliputi :

9

b. Bali, Lombok, Sumbawa (Cabang Denpasar) memiliki 5 Instalasi/Depot dan 4 DPPU.

c. Flores, Sumbawa, Nusa Tenggara Timur (Cabang Kupang) memiliki 8 Instalasi/Depot dan 4 DPPU

d. Pemasaran Timor Leste memiliki 1 Depot dan 1 DPPU

2.1.1 Tujuan Perusahaan

Tujuan dari perusahaan perseroan adalah untuk :

1. Menyelenggarakan usaha di bidang minyak dan gas bumi, baik di dalam maupun luar negeri serta kegiatan usaha lain yang terkait atau menunjang kegiatan usaha di bidang minyak dan gas bumi tersebut.

2. Mengusahakan keuntungan berdasarkan prinsip pengelolaan perseroan secara efektif dan efisien.

3. Memberikan konstribusi dalam meningkatkan kegiatan ekonomi untuk kesejahteraan dan kemakmuran rakyat.

Perseroan melaksanakan kegiatan usaha sebagai berikut :

a. Menyelenggarakan usaha di bidang minyak dan gas bumi beserta hasil olahan dan turunannya.

b. Menyelenggarakan kegiatan usaha di bidang panas bumi yang ada pada saat pendiriannya, termasuk Pembangkit Listrik Tenaga Panas Bumi (PLTP) yang telah mencapai tahap akhir negosiasi dan berhasil menjadi milik perseroan. c. Melaksanakan pengusahaan dan pemasaran Liquified Natural Gas (LNG) dan

d. Menyelenggarakan kegiatan usaha lain yang terkait atau menunjang kegiatan usaha sebagaimana dimaksud dalam nomor 1, 2, dan 3.

2.1.2 Visi dan Misi

Ada beberapa visi dan misi dari PT Pertamina (Persero) maupun UPms V Surabaya, pada tabel sebagai berikut :

Tabel 2. 1Visi & MisiPT Pertamina (Persero)

2.1.3 Lokasi Perusahaan

Sebagai salah satu perusahaan milik Negara, PT Pertamina (Persero) berkantor pusat di Jakarta dan mempunyai 8 (delapan) Unit Pemasaran (UPms). Pelaksanaan pengamatan kali ini berlangsung di kantor PT Pertamina (Persero) Aviation Region III Surabaya, yang berlokasi di Jalan Jagir Wonokromo 88 Surabaya.

Visi Menjadi perusahaan yang unggul, maju dan terpandang

Misi

a. Melakukan usaha dalam bidang energi dan petrokimia. b. Merupakan entitas bisnis yang dikelola secara profesional,

kompetitif, dan berdasarkan tata nilai unggulan.

c. Memberikan nilai tambah lebih bagi pemegang saham, pelanggan, pekerja, dan masyarakat, serta mendukung pertumbuhan ekonomi-ekonomi nasional.

11

2.1.4 CORPORATE VALUES PT. Pertamina (Persero)

Clean

Dikelola secara profesional, menghindari benturan kepentingan, tidak menoleransi suap, menghargai kepercayaan dan integritas berdasarkan pada prinsip-prinsip Tata Kelola Perusahaan

Competitive

Mampu Bersaing baik secara regional dan internasional, mendukung pertumbuhan melalui investasi, membangun budaya biaya efektif dan berorientasi pada kinerja. Confident

Libatkan dalam pembangunan ekonomi nasional sebagai pelopor dalam reformasi Badan Usaha Milik Negara, dan membangun kebanggaan nasional.

Customer Focused

Fokus pada pelanggan dan berkomitmen untuk memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan.

Commercial

Menciptakan nilai tambah didasarkan pada orientasi komersial dan membuat keputusan berdasarkan prinsip-prinsip bisnis yang adil.

Capable

Dikelola oleh para pemimpin kualitas profesional, terampil, dan tinggi dan pekerja, berkomitmen untuk membangun kemampuan riset dan pengembangan.

2.1.5 AGENDA PERUBAHAN PT Pertamina (Persero)

a. Perubahan paradigma dan manajemen sumber daya manusia. b. Kegiatan transformasi di sektor hulu sebagai keuntungan utama.

c. Kegiatan transformasi di sektor hilir sebagai garis depan untuk berinteraksi dengan pelanggan restrukturisasi perusahaan transformasi Keuangan, SDM, Legal, IT dan Administrasi Umum termasuk Asset Management.

Tujuan dari transformasi adalah:

Untuk Membuat manajemen perusahaan sebagai: 1. Clean (dikelola secara profesional).

2. Competitive (mampu berkompetisi dalam skala regional maupun internasional).

3. Confident (percaya diri, berperan dalam membangun ekonomi nasional). 4. Customer-focused (fokus kepada pelanggan).

5. Commercial (komersial, menciptakan nilai tambah dengan orientasi komersial).

6. Copable (berkemampuan, dikelola oleh pemimpin dan pekerja profesional)

2.1.6 Struktur Organisasi

Struktur organisasi perudahaan merupakan kerangka atau sistematika yang menunjukkan hubungan kerja antara pimpinan dan karyawan, sehingga dari struktur tersebut dapat terlihat dengan jelas kedudukan, tugas, wewenang dan tanggung jawab masing-masing bagian. Penerapan struktur organisasi berbentuk lini dan garis menunjukkan jalinan koordinasi dan pengendalian yang terencana dan menyeluruh atau semua aktivitas yang berlangsung di dalam perusahaan.

13

1.6 Pertamina Aviation _{Region III}

Saat ini, tansportasi merupakan sarana pendukung utama untuk dapat menyelesaikan segala kegiatan manusia. Transportasi yang cepat dapat membantu mempermudah kegiatan manusia, dan banyak kalangan yang meyukai untuk menggunakan alat transportasi yang cepat dalam mengantarkan manusia ke tempat yang ingin dituju. Transportasi udara telah memainkan peran yang sangat penting bagi nasional khususnya, dan masyarakat internasional umumnya untuk mempercepat kegiatan ekonomi di seluruh dunia. Hal ini merupakan suatu perkembangan teknologi transportasi udara yang telah memaksa industri penerbangan termasuk bahan bakar penerbangan untuk berkembang dengan cepat. Prasyarat bahan bakar pesawat udara merupakan karakteristik penerbangan. Penerbangan memiliki batas dan terbang ke setiap bagian dunia. Jenis bahan bakar yang sama selalu harus digunakan dna harus tersedia di setiap bandara, konsekuen. Fitur lain dari sebuah penerbangan adalah bahwa pesawat tidak dapat dihentikan selama pelayaran untuk menangani masalah akhirnya. Untuk alasan kualitas bahan bakar yang dipasok adalah mendasar dan karena itu harus memenuhi spesifikasi teknis yang sangat sulit. Hal ini sangat penting bagi Pertamina Penerbangan sebagai unit Bisnis Pertamina untuk melaksanakan persyaratan standar internasional kualitas produk dna juga prosedur produk penanganan dari waktu proses kilang, masing – masing saluran distribusi, sampai saat penyerahan kepada pelanggan. Kebijakan – kebijakan yang ketat dan upaya untuk terus mengembangkan nilai perusahaan dan memberikan kontribusi kita untuk mencapai keselamatan penerbangan.

15

Perkembangan teknologi transportasi udara telah mendorong industri bahan bakar penerbangan untuk berkembang dan menyesuaikan diri dengan cepat. Persyaratan utama bahan bakar penerbangan merepresentasikan karakteristik penerbangan. Penerbangan adalah suatu aktivitas yang sifatnya tanpa batas dan dapat melintasi wilayah manapun di bumi ini (borderless). Bahan bakar yang digunakan pesawat harus memiliki tipe dan spesifikasi yang sama dan harus tersedia di seluruh bandara secara konsekuen. Karakteristik lainnya adalah sebuah pesawat tidak mungkin berhenti secara tiba-tiba dalam sebuah penerbangan akibat mengalami gangguan. Oleh karena itu, menjadi sangat penting untuk harus dipenuhi kualitas dan spesifikasi teknis yang ketat.

Bahan bakar yang diproduksi harus memenuhi spesifikasi manufaktur dan memenuhi persyaratan paling utama dari spesifikasi paling utama dari spesifikasi bahan bakar yang dikenal secara luas di industri penerbangan sipil dan militer. Berdasarkan hal tersebut sangatlah penting bagi Pertamina Aviation sebagai sebuah bagian bisnis PT Pertamina (Persero) untuk memenuhi dan mengimplementasikan standar persyaratan internasional mengenai kualitas produk dan prosedur penanganannya mulai dari proses produksi di kilang, di setiap channel distribusi, hingga saat penyerahan ke pelanggan. Komitmen dan usaha keras ini adalah dalam rangka mencapai dan terus mengembangkan nilai-nilai perusahaan dan memberikan kontribusi terbaik untuk mencapai keselamatan penerbangan.

Slogan dari Pertamina Aviation adalah “Serve For Safe Flight”. Pertamina Aviation memiliki komitmen untuk dapat menjadi bagian bisnis pemasar dan mampu menyediakan layanan bahan bakar penerbangan bagi semua

sektor industri penerbangan yang ada di seluruh Indonesia. Unit Aviasi adalah salah satu Unit Bisnis Direktorat Pemasaran dan Niaga PT Pertamina (Persero) yang memasarkan dan menyediakan layanan produk-produk BBM Penerbangan melalui 52 DPPU di seluruh Indonesia dan 1 DPPU di luar negeri (Timor Leste).

Pertamina Aviation melakukan usaha dalam bidang pemasaran produk dan layanan BBM Penerbangan di pasar domestik, regional dan internasional dengan tujuan untuk menghasilkan nilai tambah bagi stokeholders. Dalam kinerjanya berusaha mengutamakan pemenuhan persyaratan pelanggan, kualitas produk, keselamatan, lingkungan dan standar operasi internasional dalam pengelolaan usaha.

2.2.1 Visi Aviation _{Region III}

Visi Aviation Region III adalah ”to be a world aviation fuel marketer and services provider with global network” (menjadi pemasar dan penyedia layanan bahan bakar penerbangan kelas dunia dengan jaringan global).

2.2.3 Misi Aviation _{Region III} Misi Aviation Region III antara lain :

1. Melakukan usaha di bidang pemasaran produk dan layanan bahan bakar penerbangan di pasar domestik, regional, dan internasional dengan tujuan untuk menghasilkan nilai tambah bagi stakeholder.

2. Mengutamakan pemenuhan persyaratan pelanggan, kualitas produk, keselamatan, lingkungan, dan standar operasi internasional dalam pengelolaan usaha.

17

3. Mengelola usaha dengan dukungan sumber daya manusia profesional berdasarkan tata nilai unggulan, setara dengan best practicces yang diakui dalam industri aviation internasional.

2.2.4 Sebaran Wilayah

Aviation Region III mengadakan dan mendistribusikan bahan bakar penerbangan memproduksi AVTUR dan AVGAS, meliputi wilayah kerja Pertamina di 9 DPPU (Depot Pengisian Penerbangan Udara), antara lain :

1. DPPU Juanda berlokasi di Bandara Juanda, Sidoarjo

2. DPPU Iswahyudi berlokasi di Lanud Iswahyudi TNI-AU Madiun 3. DPPU Ngurah Rai berlokasi di Bandara Ngurah Rai, Denpasar, Bali 4. DPPU El Tari berlokasi di Bandara Selaparang, Kupang

5. DPPU Selaparang berlokasi di Bandara Selaparang, Mataram 6. DPPU Sepinggan berlokasi di Bandara Sepinggan, Balikpapan 7. DPPU Syamsudin Noor berlokasi di Banjarmasin

8. DPPU Juwata berlokasi di Bandara Juwata, Tarakan 9. DPPU Tjilik Riwut berlokasi di Palangka Raya

2.2.5 Hasil Produksi Aviation _{Region III} 1. Produk Avtur

Gambar 2. 2 ProdukAvtur

Aviation Region III (AVTUR) atau dalam internasional lebih dikenal dengan nama A-1 yang dirancang sebagai bahan bakar pesawat terbang yang menggunakan mesin turbin atau mesin yang memiliki ruang pembakaran eksternal (Ewternal Combustion Engine). Avtur juga berfungsi sebagai cairan hidrolik di dalam sistem kontrol mesin dan sebagai pendingin bagi beberapa komponen sistem pembakaran. Hanya terdapat satu jenis bahan bakar jet yakni tipe kerosene (minyak tanah), yang digunakan untuk keperluan sipil di seluruh dunia. Oleh karena itu, sangat penting bagi perusahaan untuk dapat menyediakan bahan bakar penerbangan dan memastikan bahan bakar yang disediakan bermutu tinggi dan sesuai dengan standar internasional. Pertamina memproduksi sendiri Avtur pada kilang Dumai, Plaju, Balikpapan dan Cilacap.

Kinerja atau kehandalan AVTUR terutama ditentukan oleh karakteristik kebersihannya, pembakaran, dan performanya pada temperatur rendah. Berdasarkan spesifikasi tersebut., AVTUR harus memenuhi persyaratan yang dibutuhkan, seperti memiliki titik beku (freeze point) maksimum -47 C dan titik nyala (flash point) minimum 38 C (100 F).

19

2. Produk Avgas

Gambar 2. 3 Produk Avgas

Aviation Gasoline (AVGAS) bahan bakar penerbangan untuk pesawat terbang yang bermesin piston atau gasoline engines. AVGAS adalah bahan bakar pesawat terbang yang menggunakan mesin yang memiliki ruang bakar pesawat terbang yang menggunakan mesin yang memiliki ruang pembakaran internal (Internal Combustion Engine). Mesin piston atau mesin yang bekerja dengan prinsip resiprokal dengan pengapian attau pembakaran. AVGAS merupakan suatu campuran komponen-komponen yang berasal dari minyak dengan hidrokarbon sintetik yang di blending dengan additive tertentu yakni unsur/bahan kimia seperti tetraethyl lead, inhibitors dan dyes dalam jumlah kecil.

AVGAS adalah bahan dengan nilai oktan sangat tinggi yang spesifik digunakan untuk mesin pesawat terbang yang memiliki tingkat kompresi tinggi. AVGAS yang disediakan Pertamina Aviasi memenuhi ASTM D 910, Standard for Aviation Gasoline dan juga memenuhi standar dari British Ministry of Defence, Defence Standard 91-90/the latest Issue (DERD 2485). Grade AVGAS yang disediakan oleh Pertamina Aviation di Indonesia adalah AVGAS 100/130. Serupa dengan bensin yang merupakan bahan bakar untuk mesin piston. AVGAS

memiliki sifat sangat mudah menguap dan sangat mudah terbakar pada temperatur normal. Oleh karena itu, prosedur dan peralatan yang digunakan dalam menangani produk dan peralatan yang digunakan dalam menangani produk ini harus secara aman.

2.2.6 Segmentasi Pasar Bahan Bakar Minyak Penerbangan (BBMP)

Berikut ini adalah tabel pembagian konsumen untuk produk Aviation : Tabel 2. 2 Pembagian Konsumen

BBM Jet A-1 (Avtur) BBMP Avgas

Konsumen

1.Airliner 1.Sekolah Penerbangan 2.Non Airliner 2.Misionaris

3.Pemerintah Daerah

4.Suplai Kebutuhan Bahan Pokok

5.Pariwisata 6.Racing Otomatif

2.2.7 Struktur Organisasi Aviation _{Region III}

PT Pertamina (Persero) Surabaya memiliki banyak bagian pada tiap regional. Salah satunya adalah Aviation Region III. Aviation memiliki manager yang membawahi beberapa staf. Di bawah manager terdapat asisten manager atau bisa dikatakan sebagai wakil manager yang dapat menggantikan kedudukan manager bila dibutuhkan dengan beberapa ketentuan.

Di bawah asisten manager terdapat asisten supply of chain optimation dan asisten operation services yang memiliki tugas berbeda di tiap bagiannya. Di

21

lain bagian sebagai bawahan langsung dari manager adalah posisi sekretaris yang membantu pekerjaan manager dan administrasi yang membantu tugas karyawan yang ada di kantor Aviation. Di bawah kontrol ketat Aviation Region III terdapat 9 DPPU yang menjalankan tugas penyedia bahan bakar pesawat. Adapun bagan dari struktur organisasi Aviation Region III adalah sebagai berikut :

Gambar 2. 4 Struktur Organisasi Aviation Region III VICE PRESIDENT

AVIATION

Aviation Region III Manager (wilayah Jatim, Balinus,

Kalimantan)

Ast. Manager Supply Chain Optimation

Ast. Manager

Operation Services Ka DPPU

Ast. Supply Chain Opt.

Ast. Operation Services

Sekretaris

Administrasi Director Marketing &

Trading

Aviation Region II Manager (wilayah Jabar &

Jateng)

Aviation Regin IV Manager (wilayah Sulawesi,

Maluku, Papua) Aviation Region I

Manager ()wilayah Sumatra)

Ka.DPPU Aviation Region III meliputi : a. DPPU Juanda, Surabaya

b. DPPU Ngurah Rai, Denpasar c. DPPU Iswahyudi, Madiun d. DPPU El Tari, Kupang e. DPPU Selaparang, Lombok f. DPPU Sepinggan, Balikpapan

g. DPPU Syamsudin Noor,Banjarmasin h. DPPU Juwata, Tarakan

23

BAB III

TEORI PENUNJANG

3.1 Teori Penunjang Proyek Akhir

Di dalam melaksanakan Proyek Akhir di PT Pertamina (Persero) Aviation Region III kita mempunyai bekal ilmu yang di dapat dari perkuliahan khususnya mengenai otomasi perkantoran untuk manajemen prosedur operasional standar, dan Keskretariatan yang di sesuaikan oleh PT Pertamina (Persero) menurut jurusan yaitu DIII Komputerisasi Perkantoran & Kesekretariatan. Dengan bekal yang penulis dapatkan, penulis dapat menerapkannya di dalam melaksanakan laporan proyek akhir yaitu memberikan kemudahan dalam mengaplikasikan sistem yang ada dalam perkantoran dan menjalankan proses manajemen sesuai Standard Operating Procedures (SOP) menggunakan Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel, danSistem SAP.

3.2 Proses Monitoring Product

Memonitor Produk dengan menggunakan sistem SAP. Sistem Aplikasi Produk (SAP) adalah suatu software yang dikembangkan untuk mendukung suatu organisasi dalam menjalankan kegiatan operasionalnya secara lebih efisien dan efektif. SAP merupakan software Enterprise Resources Planning (ERP), yaitu suatu tools IT dan manajemen untuk membantu perusahaan merencanakan dan melakukan berbagai aktivitas sehari-hari.(http://help.Sap.com)

Di dalam SAP terdapat berbagai macam modul yang berkaitan dengan departement terkait, modul tersebut antara lain adalah :

a.Sales & Distribution b.Material Management c.Production Planning d.Quality Management e.Financial

f. Costing

g.Bussiness Warehouse

Semua sistem itu terintegrasi ke dalam satu kesatuan yang saling mendukung. Memang untuk mengaplikasikan SAP sebuah perusahaan harus menyediakan dana yang sangat besar, tergantung dari berapa lengkap modul yang akan di gunakan. Sistem ini adalah long term sistem yang harus dikembangkan secara terus menerus sesuai dengan bisnis rule dari setiap perusahaan.

3.3 Information Technology (IT) Operations Management role/Material

Management

Peran manajemen operasi adalah untuk menjalankan kegiatan dan prosedur yang diperlukan untuk mengelola dan memelihara infrastruktur TI sebagai upaya menyediakan layanan dan dukungan TI pada tingkat yang disepakati.(tso, 2007)

Menurut Data Internal, (2001) PT Pertamina (Persero) Aviation Region III diperlukan berbagai macam proses dalam pengadaan material sebagai berikut :

3.3.1 Individual Release Purchase Requisition

a. Transaksi ini dilakukan untuk melakukan Release terhadap satu Purchase Requisition yang telah dibuat.

25

b. Release Purchase Requisition dibuat agar Purchase Requisition yang telah dibuat dapat digunakan untuk membuat Purchase Order.

c. Transaksi ini dapat digunakan baik untuk Purchase Requisition Stock Material, Non Stock dan Service.

3.3.2 Parameter / ReleaseconditionPurchase Requisition

Releasecondition Purchase Requisition yang akan dipakai adalah : a. Value

b. Plant

c. Purchasing Group (Departement) d. Document type

3.3.3 Release Code

Release Code adalah kode (dua karakter) yang menunjukkan personal / pejabat yang diberikan otorisasi untuk menyetujui/approvePurchase Requisition. Terdapat 6 level approval yang dipakai Pertamina yaitu :

a. R1 User Supervisor b. R2 Manger for Each Unit c. R3 General Manager d. D5 Deputy Direktur e. D6 Direktur

f. D7 Direktur Utama

Untuk Purchase Requisition Urgent, release dilakukan oleh Pejabat setempat yang memiliki otorisasi approve.

3.3.4 Release Processing

dapat dilakukan secara : a) Individual Release

Dapat dipergunakan untuk merelease per dokumen level dari suatu Purchase Requisition.

b) Collective Release

Dapat dipergunakan untuk merelease per dokumen level dari satu atau lebih Purchase Requisition.

c) Melalui Workflow

Fasilitas yang memudahkan para personel/Pejabat yang memiliki otorisasi approve untuk menyetujui per satuan Purchase Requisition atau secara collective/sekaligus beberapa Purchase Requisition dengan mempergunakan fasilitas inbound yang ada pada workplace di modul Office SAP.

1. Perubahan terhadap permintaan material termasuk jumlah yang diminta harus melalui transaksi Change Purchase Requisition (ME52N) terlebih dahulu dan bukan pada screen Release Purchase Requisition.

2. Prosedur membuat Individual Release Purchase Requisition ini berkaitan dengan proses bisnis Manage Purchase Requisition Process.

3.3.5 Membuat (Create) Purchase Requisition

a. Transaksi ini digunakan untuk membuat permintaan pembelian (Purchase Requisition) secara manual untuk Stock Material, Non Stock, Service, Urgent.

27

b. Document TypePurchase Requisition yang akan dipakai adalah : 1. ZNS PR Non Stock Material

No. Range 0200000000 – 02999999999 2. ZSO PR Service

No. Range 0300000000 – 03999999999

3.3.6 Menampilkan Daftar Purchase Requisition

Transaction procedure ini digunakan untuk menampilkan daftar Purchase Requisition yang ada di sistem SAP.

3.3.7 Membatalkan Release Purchase Requisition

Transaksi ini dibuat untuk membatalkan transaksi release purchase requisition (PR) yang telah dilakukan sebelumnya.

3.3.8 Menghapus/ Deletion Purchase Requisition

a. Transaksi ini digunakan untuk memberikan tanda Flag for Deletion pada Purchase Requisition yang akan dihapus. Dengan melakukan transaksi ini maka Purchase Requisition tersebut tidak dapat dipergunakan lagi.

b. Transaksi ini dapat digunakan baik untuk seluruh document type Purchase Requisition.

c. Tidak ada Transaction Code khusus untuk proses flag for deletion Purchase Requisition ini. Transaksi Flag For Deletion Purchase Requisition ini dilakukan melalui transaksi ME52N (Change PR) yaitu dengan pemberian tanda pada seluruh item Purchase Requisition. d. Prosedur membuat Flag For Deletion PR ini berkaitan dengan proses

3.4 Dokumentasi

Manajemen hendaknya menentukan dokumentasi, termasuk rekaman yang relevan, yang diperlukan untuk menetapkan, mengimplementasikan dan memelihara sistem manajemen mutu serta mendukung operasi proses organisasi yang efektif dan efisien.

Sifat dan jangkauan dokumentasi hendaknya memenuhi persyaratan kontrak, persyaratan undang-undang dan peraturan, kebutuhan dan harapan pelanggan, dan pihak lain yang berkepentingan dan hendaknya sesuai bagi organisasi. Dokumentasi dapat dalam bentuk atau media apapun yang sesuai dengan kebutuhan organisasi (SNI, 2002).

Untuk menyediakan dokumentasi yang memenuhi kebutuhan dan harapan pihak yang berepentingan, manajemen hendaknya mempertimbangkan :

1. Persyaratan kontrak dari pelanggan dan pihak lain yang berkepentingan. 2. Penerimaan standar internasional, nasional, regional dan sektor industri. 3. Persyaratan undang-undang dan peraturan yang relevan.

4. Keputusan organisasi.

5. Sumber tentang kebutuhan dan harapan pihak yang berkepentingan.

3.4.1 Pengendalian dokumen

Dokumen yang disyaratkan oleh sistem manajemen mutu harus dikendalikan. Rekaman adalah jenis khusus dari dokumen dan harus dikendalikan menurut persyaratan dalam pengendalian rekaman (SNI, 2001).

Harus dibuat suatu prosedur terdokumentasi untuk menetapkan pengendalian yang diperlukan untuk :

29

2. Meninjau dan memutakhirkan seperlunya serta untuk menyetujui ulang dokumen memastikan dokumen yang berasal dari luar dikenali dan didistribusinya dikendalikan

3. mencegah pemakaian dokumen kadaluwarsa yang tak disengaja dan menerapkan identifikasi sesuai dengan dokumen tersebut, apabila disimpan untuk maksud tertentu.

3.4.2 IT Operations Management documentation

Menurut (TSO, 2007) ada beberapa dokumen yang digunakan dalam melakukan pengelolaan operasi TI, yaitu :

1. Standard Operating Procedures (SOP), berisi tentang detil instuksi serta jadwal aktifitas setiap tim, grup, atau departemen. Dokumen ini menggambarkan langkah-langkah rutin yang harus dikerjakan untuk menyelesaikan sebuah pekerjaan.

2. Operations Logs, setiap kegiatan harus tercatat dengan maksud :

a. Dapat digunakan untuk konfirmasi pekerjaan yang telah diselesaikan.

b. Dapat digunakan untuk mengetahui layanan yang TI telah diberikan sesuai tingkat layanan.

c. Dapat digunakan untuk menelusuri akar permasalahan

d. Digunakan sebagai laporan kinerja dari tim, grup, atau departemen yang melaksanakan operasi TI.

1. Shift Schedules and Reports, dokumen yang mencantumkan kegiatan yang perlu dilakukan. Selain itu juga menampilkan keterkaitan antar aktifitas. 2. Operations Schedule, hampir sama dengan Shift Schedules, hanya saja

telah mencakup semua aspek pada tingkatan yang lebih tinggi, yang meliputi perubahan yang direncanakan, pemeliharaan, pekerjaan rutin dan tambahan, terkait dengan informasi bisnis yang akan datang. Dokumen ini digunakan oleh manager operasi untuk melacak perkembangan dan pengecualian pekerjaan.

31 BAB IV

DESKRIPSI DAN PEMBAHASAN PROYEK AKHIR

4.1 Deskripsi Proyek Akhir

Nama Penulis Laporan Proyek Akhir pada divisi Aviation Region III :

Nama : Tiyas Ayu Setiawati

Nim : 08.39015.0018

Periode Kerja Praktek : 1 Maret s.d 31 Mei 2011

Lokasi : PT Pertamina (Persero) Surabaya

Pada saat Proyek Akhir di PT Pertamina (Persero) Aviation Region III,

Penulis mengerjakan tugas antara lain : product monitoring dengan menggunakan

sistem SAP, membuat surat keluar, membuat realease, dan memo. Dalam laporan

ini penulis lebih memfokuskan pembahasan ke pendokumentasian sesuai dengan

SOP (standard operating procedures).

Proses kerja yang dilakukan memiliki beberapa tahapan sebagai berikut : 1. Product Monitoring dengan menggunakan sistem SAP

2. Pengadaan material, yang di dalamnya terdapat proses-proses seperti

Purchase Requestion, Purchase Order, Realease Purchase Requition, dan lain sebagainya.

3. Pendokumentasian sesuai prosedur operasional standar yang sudah

4.2 Pembahasan Proyek Akhir

1) Menurut (Gosa, 2011) Beberapa Sistem Product Monitoring sebagai

berikut :

a) Semua lokasi DPPU & Depot di wilayah Region III Surabaya

menginput stock setiap hari yang bisa dimonitor melalui sistem SAP & stock yang diinput merupakan stock awal untuk transaksi penjualan.

b) Pada setiap tanki penyimpanan di lokasi akan teridentifikasi status

tanki tersebut apakah sebagai produk jual atau product setting

(persediaan).

c) Kondisi stock yang dimonitor pada sistem ini bisa juga dipakai dasar

untuk data request untuk pemenuhan stock penjualan/persediaan

dimana harus memenuhi coverage days setiap lokasi, yang artinya

stock harus mampu mengcover kebutuhan lokasi setiap harinya.

2) T-Code (Transaction Code) yang di pakai adalah :

a) Zmobo, yang memuat initial tanki, initial lokasi, tanggal data, waktu

input, tinggi cairan, dan volume dalam satuan liter maupun barrel.

b) SIM S & D (Sistem Informasi Manajemen Sales & Distribution), yang

memuat data stock setiap lokasi, daya tahan stock yang bisa di jual,

dan data tanker yang akan mensuplay lokasi kondisi persediaan

terakhir.

4.2.1 Material Management/Pengadaan Material

Purchase requisition adalah dokumen yang mengidentifikasi lokasi pengiriman dan tanggal yang dibutuhkan, nomor barang, deskripsi jumlah dan harga setiap barang yang di rekuisisi.

33

Adapun Proses kerja dalam prosedur permintaan pembelian sebagai berikut :

I. Proses membuat (Create) Purchase Requisition Transaksi ini

digunakan untuk membuat permintaan pembelian (Purchase

Requisition) secara manual untuk Stock Material, Non Stock,

Service, Urgent.

a. Gunakan transaction code ME51N, kemudian akan muncul

tabel seperti berikut :

Gambar 4. 1 create purchase requisition

b. Masukkan data-data purchase requisition, klik dan pilih

Purchase Requisition Type.

Pilih ZNS PR non Stock Item untuk pembelian material direct

Dan ZSO PRService untuk pembelian jasa (service)

Gambar 4. 2 create purchase requisition

c. Source Determination “jangan di centang”

d. Untuk membuka frame HEADER klik gambar

<Expand>, maka akan muncul gambar frame HEADER seperti dibawah ini.

Untuk minimize gambar frame header klik <Collapse>

e. Tab Text akan muncul dilayar pada gambar di atas.

f. Masukkan tujuan penerimaan barang atau service/ jasa

<Masukkan tujuan permintaan barang disini>

35

g. Selanjutnya membuka frame:ITEM OVERVIEW, klik gambar

<Expand> akan muncul gambar frame ITEM OVERVIEW seperti dibawah ini.

Gambar 4. 3 frame item overview

h. Selanjutnya isilah data-data yang diperlukan dalam Frame

Item overview tersebut.

1. Untuk minimize gambar tersebut klik <Collapse>

2. Field Item tidak perlu diisi

3. Field A (Acct. Assignment Cat) diisi dengan K (artinya cost

centre) ganti F Khusus Upms II dan Upms VIII

(menggunakan Internal Order)

1

₂

3

4

5

6

7

8

9

10

12

4. Field I (Item Category)

a) Untuk Service, diisi dengan D atau klik flield tersebut

dan pilih D.

b) Untuk Material tidak perlu diisi

5. Field Material

a) Tidak perlu diisi (baik untukMaterial maupun Service)

6. Field Short text

a) Untuk Material : diisi nama barangnya.

b) Untuk Service : diisi nama pekerjaannya

7. Field Quantity

a) Untuk Material : diisi jumlahnya

b) Untuk Service : diisi angka 1 (satu)

8. Field Unit of Measure

a) Untuk Material : diisi satuannya misal Kg, M, dll

b) Untuk Service : diisi AU (Activity unit)

9. FieldDelivery date

a) Untuk Material : tanggal kapan barang harus tiba

b) Untuk Service : tanggal kapan pekerjaan harus sudah

selesai

10.Field Material group

a) Untuk Material : diisi dengan kode main groupnya

b) Untuk Service : diisi dengan kode main group service

11.Field Plant

37

12.FieldStorage location

a) Tidak perlu diisi (baik untuk Material maupun Service)

13.Field Purchasing Group

1. Untuk DPPU FKS : P29

Keterangan :

1.Jika anda mengisi PR material lanjutkan dengan “Pengisian Frame

Item Details. Untuk MATERIAL” .

2.jika anda mengisi PR Service lanjutkan dengan “Pengisian Frame

i. Pengisian Frame Item Details Untuk MATERIAL

Untuk screen Item Details Consumable Material seperti

terlihat dalam gambar dibawah ini.

Gambar 4. 4 frame item details

Untuk minimize gambar tsb klik <Collapse>

1. Tab Valuation

a. Isikan harga barang per-satuan unit satuan (bukan harga

totalnya).

2. Tab Account Assignment

a. Isi G/L Account No dengan nomor G/L yang sesuai

dengan anggaran.

b. Isi Cost Centre dengan nomor cost Center yang sesuai dengan anggaran

39

a. Untuk DPPU FKS cost centre : AD482980NXX

3. Tab Text

a. Pilih /klik Material PO Text , lalu isi keterangan

yang ada di field Short Text dengan nama/

spesifikasi material. 4. Tab Contact Person

a. Isi MRP Controller sesuai dengan lokasi

masing-masing.

b. Untuk DPPU FKS : Y29

5. Klik <Check> untuk memeriksa kelengkapan data. Jika

masih ada kesalahan, perbaiki data tersebut. Data-data sudah

benar bila di kiri bawah screen ada text“No messages issued

during check”.

6. Klik <Save> - Nomor Purchase Requisition akan muncul

di kiri bawah screen.

Setelah sesi SAP R/3:

Apabila diperlukan, catat nomor dokumen Purchase Requisition

j. Pengisian Frame Item Details untuk SERVICE. Untuk screen Item Details PR Service seperti terlihat dalam gambar di bawah ini.

Gambar 4. 5 frame item detalis PR Service

Tab Services

Isi data-data yang diperlukan yaitu :

a. Service nomor : tidak perlu diisi

b. Short Text : Diisi nama singkat pekerjaan c. Quantity : 1

d. Unit of Measure : AU

e. Gross Price : Nilai pekerjaan. Keterangan :

Untuk service yang masa berlakunya satu tahun dimana

pembayarannya tiap bulan mempunyai nilai yang sama, maka pengisiannya diperbolehkan sebagai berikut:

a. Quantity : 1 2

41

c. Gross Price :Nilai pekerjaan perbulan.

II. Proses ResetRelease Purchase Requisition

Transaksi ini dibuat untuk membatalkan transaksi release purchase

requisition (PR) yang telah dilakukan sebelumnya.

Berikut adalah langkah-langkah dari Reset Release Purchase

Requisition :

1. Sebelum reset kita masuk ke screenReleasePurchase Requisition

terlebih dahulugunakan transaction codeME54

2. Akan muncul Screen: Release Purchase Requisition Initial Screen

Gambar 4. 7 PR release code

3. Masukkan nomor PR dan Release Code Anda.kemudian tekan

Enter.

4. Kemudian akan muncul Screen: Release Purchase Requisition

Item Overview

43

5. Pilih dari tab menu: Edit Release Reset

Gambar 4. 9 edit release

6. Akan muncul informasi untuk konfirmasi.

7. Tekan <Enter>.

Pesan konfirmasi akan muncul di bagian bawah layar.

8. Tekan <Save>. Maka sistem akan membawa Anda kembali ke

Screen: Release Purchase Requisition Initial Screen dengan pesan konfirmasi di bagian bawah layar bahwa PR telah diubah.

III. Proses Monitoring Purchase Order

Pemesanan barang yang akan dibeli dimulai dari tanda

terima purchase requisition yang akan memicu proses pembelian

barang yang dilakukan oleh purchasing agent. Dokumen yang

dihasilkan proses ini berupa purchase order, yaitu dokumen yang

secara formal meminta vendor untuk menjual dan mengirim produk yang diminta dengan harga yang sesuai.

Adapun langkah-langkah proses monitoring product sebagai

berikut :

Dengan menggunakan Tcode ME2W :

1. Ketikkan ME2W pada command field kemudian tekan ENTER

atau klik.

45

1.

Gambar 4. 11 screen purchasing document

Akan muncul pada gambar 4.11 Screen Purchasing Document per

Supplying Plant

2. Ketikkan Kode Purchasing Organization pada field Purchasing

Organization.

3. Ketikkan PODELVCOMP pada field Selection parameters.

4. Ketikkan HYD pada field Purchasing grup.

5. Ketikan Kode Lokasi pada field Plant.

6. Ketikkan Tanggal atau Rentang Waktu yang diinginkan pada

field Delivery date.

7. Ketikkan Kode Material pada field Material

8. Klik Execute.s

2 3

4

5

6 7

8 ME2W

Gambar 4. 12 Purchasing document

9. Doubleclick pada nomor Purchase Order_.

10. Periksa apakah ada Items Detail lembar Purchase order

history:

a. Jika belum ada dokumen Outbound Delivery, maka delete

item pada purchase order.

b. Jika sudah ada dokumen Outbound Delivery namun belum

dilaksanakan Goods Issue, maka delete Outbound delivery

untuk selanjutnya delete item pada purchase order.

c. Jika tahapan sudah sampai pada pelaksanaan Goods Issue

dan produk tersebut tidak diterima, maka sampaikan kepada

pihak pengirim untuk menghapus Purchase Order

dimaksud.

47

d. Jika tahapan sudah sampai pada pelaksanaan Goods Issue

dan produk tersebut memang diterima, maka laksanakan

Delivery Confirmation sesuai actual receipt dan di postingkan pada bulan berjalan.

11. Jika tahapan sudah sampai pada pelaksanaan Goods Receipt,

maka klik pada lembar Delivery.

Gambar 4. 13 PO material

10 11

12. Klik untuk mengubah Purchase Order dimaksud.

2. 3.

Gambar 4. 14 changepurchase order

49

13. Klik kotak pada fieldDeliveryComplete

14. Klik , untuk menyimpan perubahan yang sudahdilakukan

Gambar 4. 15 field PO material

13 14

4.3 Proses Distribusi dan Standar Kualitas Produk Aviation

Gambar 4. 16 Fuel Distribution Scheme

Sebelum di serahkan ke pesawat, penerimaan, penyimpanan dan penanganan produk pada prosedur standar pengendalian mutu untuk setiap langkah dari rantai distribusi BBM. Produk harus memiliki Sertifikat Kualitas (coq) dokumen dari kilang sebelum dapat diberikan ke depot intermediate/ tangki depot terbang. Dokumen itu menunjukkan dan menegaskan bahwa produk yang diterima telah memenuhi spesifikasi edisi terbaru (lihat Avtur atau Avgas Metanol

Campuran). Secara umum, aviation melakukan kontrol kualitas produk yang

51

proses pembuangan. Setelah menerima ke dalam tangki, aviation melakukan

sertifikasi ulang kualitas produk dengan melakukan uji laboratorium.

Aviation telah melakukan kegiatan pengendalian mutu selama produk

berada dalam tangki (storage)dan memiliki peralatan standar, metode dan

orang-orang kompeten yang mengambil tanggung jawab, pengeringan, uji visual, dan pengambilan sampel adalah contoh prosedur pengendalian kualitas pada pernerbangan produk.

Prosedur pengiriman produk ke dalam sistem hydrant atau Bridger

(modil tangki) sampai waktu pengiriman ke pesawat yang dilakukan selalu sesuai dengan prosedur standar internasional dan persyaratan pengendalian mutu seperti visual, pengeringan dan prosedur kebersihan. Untuk memastikan produk yang akan diserahkan ke dalam tangki pesawat bebas dari air (atau di bawah batas

maksimum yang diijinkan), aviation selalu melakukan SWD (Shell Water

Detector)pengujian yang dilihat dan disetujui oleh perwakilan Airlines.

Peralatan utama aviation adalah untuk mencegah kotoran (partikel

padatan) dan air dari bahan bakar di setiap langkah rantai distribusi filtrasi,. Setiap

rantai distribusi memiliki sistem filtrasi sendiri. Aviation menggunakan kapal

standar internasional dan unsur-unsur produk filtrasi aviation, yaitu :

1. Air filter separator, yang dipasang pada produk menerima ke pipa tangki dan

ke dalam sistem hydrant, mobil tangki, dan pipa refueler pengiriman,

bertindak sebagai filter untuk memisahkan air dari bahan bakar dan mencegah kotoran.

2. Mikro filter, adalah pra filter sebelum air/separator filter pada produk menerima ke pipa tangki. Hal ini mencegah terjadinya kotoran pada mikro.

3. Filter Monitor, yang dipasang di refueler dan dispenser hydrant merupakan

pencegahan utama air kita mengisi nozzel.

Filter atas dan peralatan dipelihara oleh orang yang kompeten dan mereka menggunakan prosedur standar internasional, peralatan dan alat-alat sebagai pedoman. Depot airfield kami diperiksa pada interval yang sering

(internal dan audit independen). “Serve for Safe Flight”.

1.3.1 Membuat dokumen sesuai Standard Operating Procedures (SOP)

Standard Operating Procedures (SOP), berisi tentang detil instuksi serta jadwal aktifitas setiap tim, grup, atau departemen. Dokumen ini menggambarkan langkah-langkah rutin yang harus dikerjakan untuk menyelesaikan sebuah pekerjaan.

4.3.2 Proses dokumentasi

Langkah-langkah kerja yang dilakukan di Aviation Region III sebagai

berikut :

a. Alur Surat/dokumen masuk

Keterangan : Surat masuk 1 Catatan dalam Agenda Kendali 4 Catat dalam agenda & isi disposisisinya

5 Pejabat yang

action untuk

follow up

3

Catat isi disposisi & pejabat yang

follow up

2 Pejabat Ybs

53

Keterangan :

Asli surat surat Masuk setelah didisposisi oleh Pejabat diteruskan kepada

pejabat yang akan follow up. Sedapat mugkin hindari memperbanyak surat

masuk/keluar dan lampirannya agar dapat mengurangi duplikasi surat (tidak berlebihan). Para Sekretaris dalam satu fungsi agar dapat mengoptimalkan Agenda Kendali untuk mencatat surat masuk/kelua;Pr.

b. Alur Surat/dokumen keluar

Keluar

3 Catat dalam

Agenda

2 Otorisasi tanda tangan

5 Catat dalam

agenda

1 Konsep surat

4 Simpan surat

carbon copy

Simpan photocopy surat

yang sudah ditandatangani

Keterangan :

Surat yang sudah ditandatangani pejabat berwenang (sesuai otorisasinya) maka Sekretaris pejabat ybs mengirim surat asli tersebut ke alamat yang dituju, dan menyimpan carbon copy surat tersebut. Lakukan koordinasi dengan para sekretaris terkait. Hindari fotokopi/duplikasi surat.

55 BAB V PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Dari uraian di atas penulis dapat menyimpulkan bahwa dengan adanya proses manajemen mutu yang ada pada PT Pertamina (Peersero) Aviation Region III memiliki proses-proses yang harus dilakukan sesuai standar yang sudah ditentukan oleh perusahaan. Dalam manajemen tersebut

memiliki proses yang dinamakan product monitoring, pengadaan

material/manajemen material, dan sistem pendokumentasian yang dikerjakan secara rutin sesuai dengan prosedur operasional standar (SOP). Ada beberapa keunggulan dalam pelaksanaan operasional PT Pertamina (Persero) Aviation Region III adalah sarana dan pemasaran yang lengkap, kinerja karyawan yang baik, dan produk-produk yang unggul dan berkualitas dari aviation

5.2 Saran

Sistem komputerisasi perkantoran yang diberikan kepada PT Pertamina (Persero) Aviation Region III sudah memenuhi standar internasional. Tapi fasilitas yang sudah diberikan seperti komputer, scanner, dan lain-lain yang berhubungan dengan teknologi informasi agar lebih diperhatikan kualitasnya, sehingga para pekerja dapat melaksanakan tugasnya dengan lancar dan hemat waktu. Meskipun kelemahan itu bisa menggangu kelancaran para pekerja tapi penulis berpendapat semua itu merupakan akibat dari proses kegiatan operasional

perusahaan yang sudah diperhitungkan resiko dan akibatnya yang akan diterima oleh perusahaan.

57

DAFTAR PUSTAKA

ISO/IEC. 2005 Information Technology – Information Security Management

Systems ISO/IEC 27001:2005.Switzerland.

Jacquelin, Bisson. 2007. CISSP (Analisis Keamanan Informasi, Callio

Technologies) & Rene Saint-Germain (Direktur Utama, Callio

Technologies), Mengimplementaasi kebijakan keamanan dengan standar BS7799/ISO17799 untuk pendekatan terhadap informasi yang lebih

baik.White Paper.

Turcato, Lance M, 2006. Integrating cobit? into the it Audit Process (Planning,

Scope Development, Practices) 2006 diakses melalui Sarno. 2009. Audit

Sistem Informasi & Teknologi Informasi. Surabaya: its Press. Tso. 2007.

Itil Service Operation. Norwich: tso (The Stationery Office).

Tso. 2007. ITIL Service Operation. Norwich : Tso (The Stationary Office)

www.pertamina.com, 2010. Quality Control (online)

http://aviation.pertamina.com/files/quality_control.asp. (di akses 22 Mei 2011).

52

3. Filter Monitor, yang dipasang di refueler dan dispenser hydrant merupakan pencegahan utama air kita mengisi nozzel.

Filter atas dan peralatan dipelihara oleh orang yang kompeten dan mereka menggunakan prosedur standar internasional, peralatan dan alat-alat sebagai pedoman. Depot airfield kami diperiksa pada interval yang sering (internal dan audit independen). “Serve for Safe Flight”.

1.3.1 Membuat dokumen sesuai Standard Operating Procedures (SOP) Standard Operating Procedures (SOP), berisi tentang detil instuksi serta jadwal aktifitas setiap tim, grup, atau departemen. Dokumen ini menggambarkan langkah-langkah rutin yang harus dikerjakan untuk menyelesaikan sebuah pekerjaan.

4.3.2 Proses dokumentasi

Langkah-langkah kerja yang dilakukan di Aviation Region III sebagai berikut :

a. Alur Surat/dokumen masuk Keterangan : Surat masuk 1 Catatan dalam Agenda Kendali 4 Catat dalam agenda & isi disposisisinya 5 Pejabat yang action untuk follow up 3

Catat isi disposisi & pejabat yang

follow up

2 Pejabat Ybs

Keterangan :

Asli surat surat Masuk setelah didisposisi oleh Pejabat diteruskan kepada pejabat yang akan follow up. Sedapat mugkin hindari memperbanyak surat masuk/keluar dan lampirannya agar dapat mengurangi duplikasi surat (tidak berlebihan). Para Sekretaris dalam satu fungsi agar dapat mengoptimalkan Agenda Kendali untuk mencatat surat masuk/kelua;Pr.

b. Alur Surat/dokumen keluar

Keluar

3 Catat dalam

Agenda

2 Otorisasi tanda tangan

5 Catat dalam

agenda

1 Konsep surat

4 Simpan surat

carbon copy

Simpan photocopy surat

yang sudah ditandatangani

54

Keterangan :

Surat yang sudah ditandatangani pejabat berwenang (sesuai otorisasinya) maka Sekretaris pejabat ybs mengirim surat asli tersebut ke alamat yang dituju, dan menyimpan carbon copy surat tersebut. Lakukan koordinasi dengan para sekretaris terkait. Hindari fotokopi/duplikasi surat.

55 BAB V PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Dari uraian di atas penulis dapat menyimpulkan bahwa dengan adanya proses manajemen mutu yang ada pada PT Pertamina (Peersero) Aviation Region III memiliki proses-proses yang harus dilakukan sesuai standar yang sudah ditentukan oleh perusahaan. Dalam manajemen tersebut memiliki proses yang dinamakan product monitoring, pengadaan material/manajemen material, dan sistem pendokumentasian yang dikerjakan secara rutin sesuai dengan prosedur operasional standar (SOP). Ada beberapa keunggulan dalam pelaksanaan operasional PT Pertamina (Persero) Aviation Region III adalah sarana dan pemasaran yang lengkap, kinerja karyawan yang baik, dan produk-produk yang unggul dan berkualitas dari aviation

5.2 Saran

Sistem komputerisasi perkantoran yang diberikan kepada PT Pertamina (Persero) Aviation Region III sudah memenuhi standar internasional. Tapi fasilitas yang sudah diberikan seperti komputer, scanner, dan lain-lain yang berhubungan dengan teknologi informasi agar lebih diperhatikan kualitasnya, sehingga para pekerja dapat melaksanakan tugasnya dengan lancar dan hemat waktu. Meskipun kelemahan itu bisa menggangu kelancaran para pekerja tapi penulis berpendapat semua itu merupakan akibat dari proses kegiatan operasional

56

perusahaan yang sudah diperhitungkan resiko dan akibatnya yang akan diterima oleh perusahaan.

DAFTAR PUSTAKA

ISO/IEC. 2005 Information Technology – Information Security Management Systems ISO/IEC 27001:2005.Switzerland.

Jacquelin, Bisson. 2007. CISSP (Analisis Keamanan Informasi, Callio Technologies) & Rene Saint-Germain (Direktur Utama, Callio Technologies), Mengimplementaasi kebijakan keamanan dengan standar BS7799/ISO17799 untuk pendekatan terhadap informasi yang lebih baik.White Paper.

Turcato, Lance M, 2006. Integrating cobit? into the it Audit Process (Planning, Scope Development, Practices) 2006 diakses melalui Sarno. 2009. Audit Sistem Informasi & Teknologi Informasi. Surabaya: its Press. Tso. 2007. Itil Service Operation. Norwich: tso (The Stationery Office).

Tso. 2007. ITIL Service Operation. Norwich : Tso (The Stationary Office)

www.pertamina.com, 2010. Quality Control (online)

http://aviation.pertamina.com/files/quality_control.asp. (di akses 22 Mei 2011).