31
BAB IV DESKRIPSI DAN PEMBAHASAN PROYEK AKHIR
4.1 Deskripsi Proyek Akhir
Nama Penulis Laporan Proyek Akhir pada divisi Aviation Region III : Nama
: Tiyas Ayu Setiawati Nim
: 08.39015.0018 Periode Kerja Praktek : 1 Maret s.d 31 Mei 2011
Lokasi : PT Pertamina Persero Surabaya
Pada saat Proyek Akhir di PT Pertamina Persero Aviation Region III, Penulis mengerjakan tugas antara lain : product monitoring dengan menggunakan
sistem SAP, membuat surat keluar, membuat realease, dan memo. Dalam laporan ini penulis lebih memfokuskan pembahasan ke pendokumentasian sesuai dengan
SOP standard operating procedures. Proses kerja yang dilakukan memiliki beberapa tahapan sebagai berikut :
1. Product Monitoring dengan menggunakan sistem SAP 2. Pengadaan material, yang di dalamnya terdapat proses-proses seperti
Purchase Requestion , Purchase Order, Realease Purchase Requition, dan
lain sebagainya. 3. Pendokumentasian sesuai prosedur operasional standar yang sudah
ditentukan.
4.2 Pembahasan Proyek Akhir
1 Menurut Gosa, 2011 Beberapa Sistem Product Monitoring sebagai berikut :
a Semua lokasi DPPU Depot di wilayah Region III Surabaya menginput stock setiap hari yang bisa dimonitor melalui sistem SAP
stock yang diinput merupakan stock awal untuk transaksi penjualan. b Pada setiap tanki penyimpanan di lokasi akan teridentifikasi status
tanki tersebut apakah sebagai produk jual atau product setting persediaan.
c Kondisi stock yang dimonitor pada sistem ini bisa juga dipakai dasar untuk data request untuk pemenuhan stock penjualanpersediaan
dimana harus memenuhi coverage days setiap lokasi, yang artinya stock harus mampu mengcover kebutuhan lokasi setiap harinya.
2 T-Code Transaction Code yang di pakai adalah : a Zmobo, yang memuat initial tanki, initial lokasi, tanggal data, waktu
input, tinggi cairan, dan volume dalam satuan liter maupun barrel. b SIM S D Sistem Informasi Manajemen Sales Distribution, yang
memuat data stock setiap lokasi, daya tahan stock yang bisa di jual, dan data tanker yang akan mensuplay lokasi kondisi persediaan
terakhir.
4.2.1 Material ManagementPengadaan Material
Purchase requisition adalah dokumen yang mengidentifikasi lokasi
pengiriman dan tanggal yang dibutuhkan, nomor barang, deskripsi jumlah dan harga setiap barang yang di rekuisisi.
Adapun Proses kerja dalam prosedur permintaan pembelian sebagai berikut :
I. Proses membuat Create Purchase Requisition Transaksi ini
digunakan untuk membuat permintaan pembelian Purchase Requisition
secara manual untuk Stock Material, Non Stock, Service, Urgent
.
a. Gunakan transaction code ME51N, kemudian akan muncul tabel seperti berikut :
Gambar 4. 1 create purchase requisition
b. Masukkan data-data purchase requisition, klik dan pilih
Purchase Requisition Type. Pilih ZNS PR non Stock Item untuk pembelian material direct
charge non stock.
Dan ZSO PR Service untuk pembelian jasa service
Gambar 4. 2 create purchase requisition
c. Source Determination “jangan di centang”
d. Untuk membuka frame HEADER klik gambar
Expand, maka akan muncul gambar frame HEADER
seperti dibawah ini.
Untuk minimize gambar frame header klik Collapse
e. Tab Text akan muncul dilayar pada gambar di atas.
f. Masukkan tujuan penerimaan barang atau service jasa
Masukkan tujuan permintaan barang disini
g. Selanjutnya membuka frame:ITEM OVERVIEW, klik gambar
Expand akan muncul gambar frame ITEM
OVERVIEW seperti dibawah ini.
Gambar 4. 3 frame item overview h. Selanjutnya isilah data-data yang diperlukan dalam Frame
Item overview tersebut.
1. Untuk minimize gambar tersebut klik Collapse
2. Field Item tidak perlu diisi 3. Field A Acct. Assignment Cat diisi dengan K artinya cost
centre ganti F Khusus Upms II dan Upms VIII
menggunakan Internal Order
1 2
3 4
5 6
7 9
8 10
12 11
13
4. Field I Item Category a Untuk Service, diisi dengan D atau klik flield tersebut
dan pilih D. b Untuk Material tidak perlu diisi
5. Field Material a Tidak perlu diisi baik untuk Material maupun Service
6. Field Short text a Untuk Material : diisi nama barangnya.
b Untuk Service : diisi nama pekerjaannya 7. Field Quantity
a Untuk Material : diisi jumlahnya b Untuk Service : diisi angka 1 satu
8. Field Unit of Measure a Untuk Material : diisi satuannya misal Kg, M, dll
b Untuk Service : diisi AU Activity unit 9. Field Delivery date
a Untuk Material : tanggal kapan barang harus tiba b Untuk Service : tanggal kapan pekerjaan harus sudah
selesai 10. Field Material group
a Untuk Material : diisi dengan kode main groupnya b Untuk Service : diisi dengan kode main group service
11. Field Plant a Untuk DPPU FKS : M817
12. Field Storage location
a Tidak perlu diisi baik untuk Material maupun Service 13. Field Purchasing Group
1. Untuk DPPU FKS : P29 Keterangan :
1. Jika anda mengisi PR material lanjutkan dengan “Pengisian Frame Item Details. Untuk MATERIAL” .
2. jika anda mengisi PR Service lanjutkan dengan “Pengisian Frame Item Details. Untuk SERVICE.
i. Pengisian Frame Item Details Untuk MATERIAL
Untuk screen Item Details Consumable Material seperti terlihat dalam gambar dibawah ini.
Gambar 4. 4 frame item details Untuk minimize gambar tsb klik
Collapse
1. Tab Valuation a. Isikan harga barang per-satuan unit satuan bukan harga
totalnya.
2. Tab Account Assignment
a. Isi GL Account No dengan nomor GL yang sesuai
dengan anggaran.
b. Isi Cost Centre dengan nomor cost Center yang sesuai
dengan anggaran
a. Untuk DPPU FKS cost centre : AD482980NXX 3. Tab Text
a. Pilih klik Material PO Text , lalu isi keterangan yang ada di field Short Text dengan nama
spesifikasi material. 4. Tab Contact Person
a. Isi MRP Controller sesuai dengan lokasi masing- masing.
b. Untuk DPPU FKS : Y29 5. Klik
Check untuk memeriksa kelengkapan data. Jika
masih ada kesalahan, perbaiki data tersebut. Data-data sudah
benar bila di kiri bawah screen ada text “No messages issued
during check”. 6. Klik
Save - Nomor Purchase Requisition akan muncul
di kiri bawah screen. Setelah sesi SAP R3:
Apabila diperlukan, catat nomor dokumen Purchase Requisition yang ada di kiri bawah screen.
j. Pengisian Frame Item Details untuk SERVICE. Untuk screen
Item Details PR Service seperti terlihat dalam gambar di
bawah ini.
Gambar 4. 5 frame item detalis PR Service Tab Services
Isi data-data yang diperlukan yaitu :
a. Service nomor : tidak perlu diisi b. Short Text
: Diisi nama singkat pekerjaan c. Quantity
: 1 d. Unit of Measure : AU
