TA : Perancangan Sistem Informasi Pembelian dan Utang Usaha Dengan Nilai Transaksi Dalam Berbagai Mata Uang (Multi Currency).

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMBELIAN DAN UTANG USAHA DENGAN NILAI TRANSAKSI DALAM BERBAGAI MATA UANG

(MULTI CURRENCY)

OLEH :

NAMA : DANNY DOLF MATULESSY

N I M : 93.410103109 NIRM : 9370853113207142 PROGRAM : STRATA I

JURUSAN : MANAJEMEN INFORMATIKA

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA 2000

iv

pelaporan untuk transaksi yang dilakukan dengan mata uang asing, didesain dengan fleksible mungkin untuk dapat menjawab kebutuhan perusahaan akan laporan yang akan membuat perusahaan dapat memprediksi langkah yang akan diambil nantinya dalam keadaan fluktuasi rupiah yang berubah setiap waktu.

Dengan penyajian laporan yang akurat akan dapat membantu menghasilkan keputusan yang baik pula untuk mencapai tujuan perusahaan yaitu laba.

Pemisahan antara transaksi monetery dan non monetery account merupakan suatu keharusan yang diberlakukan untuk laporan keuangan perusahaan, diaman transaksi moneter akan mempengaruhi mata uang asli disebabkan fluktuasi kurs rupiah, dan akan mengakibatkan timbulnya selisih dalam pelaporan keuangan nantinya (selisih akibat kurs).

Selisih kurs timbul akibat nilai nominal transaksi pada saat terjadinya pembelian dengan pada saat terjadinya pembayaran utang tidak sama, karena terjadi fluktuasi kurs dan ini akan membuat pelaporan keuangan pada perusahaan akan berubah setiap saat.

vii DAFTAR ISI

ABSRAKSI ……… iv

KATA PENGANTAR ……… v

DAFTAR GAMBAR ……… . ix

DAFTAR LAMPIRAN ……… xi

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang ………. 1

1.2 Tujuan ……….. 2

1.3 Ruang Lingkup ………. 2

1.4 Metodologi Penelitian ……….. 3

1.5 Sistematika Pembahasan ………. 4

BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Sistem Informasi Akuntansi ……… 6

2.2 Pengertian Sistem ……… 7

2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi ………. 8

2.4 Pengertian Sistem Informasi ……… 8

2.5 Nilai Informasi ………. 8

2.6 SIM ……….. 9

2.7 Data Flow Diagram ………. 9

2.8 Database ………. 11

2.9 Model Relational Database ………. 11

viii

2.14 Sistem Akuntansi Utang ……….. 16

BAB III PERMASALAHAN 3.1 Identifikasi Masalah ……….. 19

3.2 Diagram Alur Dokumen ……….. 20

3.3 Perumusan Masalah ……….. 21

BAB IV PEMBAHASAN 4.1 Analisis Permasalahan ……….. 27

4.2 Diagram Alur Data ……… 31

4.3 E-R Diagram dan Mapping File ……… 40

4.4 Perancangan Basis Data ………. 41

4.5 Perancangan Input ………. 59

4.6 Perancangan Output ……….. 72

4.7 Perancangan Menu ………. ……….. 74

4.8. Perencanaan Hardware Pendukung ……….. 83

BAB V PENUTUP 5.1 Kesimpulan ……… 85

5.2 Saran ……….. 85

DAFTAR PUSTAKA ………. 87

B A B I PENDAHULUAN

1.1.Latar Belakang.

Penggunaan komputer sebagai salah satu alat bantu dalam menyediakan informasi yang cepat dan efisien sudah bukan merupakan hal yang langka pada era teknologi informasi pada saat ini, dan diharapkan dapat membantu kinerja seseorang dalam melaksanakan tugasnya sehari-hari, terutama dalam dunia usaha akan sangat diperlukan untuk menyediakan informasi yang cepat dan akurat, sehingga boleh dikatakan sudah merupakan hal yang primer, dengan kemampuan yang dimiliki, tentunya dapat membuat perhitungan-perhitungan untuk mendapat suatu laporan keuangan yang dibutuhkan perusahaan dan ini biasa disebut dengan sistem informasi akuntansi, dengan sistem ini seorang manajer bisa melihat kondisi perusahaan saat itu dan bisa memprediksi langkah-langkah yang akan diambil nantinya.

Akhir-akhir ini banyak perusahaan dihadapi oleh kondisi yang boleh dikatakan kurang begitu menguntungkan bahkan kebanyakan sampai tak mampu menjaga kelangsungan kehidupan perusahaan dikarenakan kurs mata uang asing yang terus berubah , begitu pula dengan kurs yang ditetapkan oleh pemerintah untuk pembayaran pajak dalam hal ini yang behubungan dengan kewajiban pada negara serta kurs yang ditetapkan oleh bank indonesia.

Pada perusahaan yang pembelian bahan baku maupun penjualan barang dengan mata uang asing yang mempunyai laporan pendukung seperti, kartu utang dan kartu piutang yang menuju disusunnya laporan neraca dan laporan rugi laba akan seringkali berubah dan ini menimbulkan terdorong dibuatnya perancangan sistem informasi ini sebagai salah satu pemecahan masalah atau pelengkap bagi sistem yang sudah ada di perusahaan tersebut.

1.2 . Tujuan Tugas Akhir

Tujuan yang hendak dicapai dari perancangan sistem informasi ini adalah untuk mempermudah Programer dalam mengimplementasikan kedalam bahasa pemrograman yang sesungguhnya, sehingga menghasilkan sistem yang :

– Dapat membantu mengetahui dan memilah nilai transaksi yang harus tetap dalam mata uang asing dan mana yang perlu dirupiahkan sehingga perbaikan-perbaikan yang tidak perlu yang dilakukan dengan cara manual akan hilang dengan sendirinya.

– Mengolah data transaksi menuju ke pembuatan laporan keuangan yang dibuat dalam satu mata uang.

1.3. Ruang Lingkup.

Sesuai dengan judul yang diambil maka dalam perancangan sistem informasi ini dibatasi pada :

3

• Pembelian, data yang digunakan disini adalah dari Purchasing Order, atau

faktur pembelian.

• Pembayaran utang, data-data yang diperoleh dari bukti pengeluaran kas

menyangkut pembayaran utang dagang.

• Memo utang, berkaitan dengan sesuatu yang dibebankan pada perusahaan.

• Kondisi kurs, spot kurs pada saat itu baik kurs yang ditetapkan bank

indonesia dan kurs pajak.

- Keluaran, laporan tentang pembelian per supplier dan laporan tentang utang

dalam mata uang masing-masing.

1.4. Metodologi Penelitian.

Untuk menyelesaikan permasalahan yang timbul, ada beberapa cara yang digunakan, yaitu :

– Observasi, wawancara, mengadakan pengamatan langsung dilapangan terhadap catatan-catatan atau data-data yang berhubungan dengan permasalahan dan melakukan tanya jawab tentang sesuatu yang ada hubungan dengan permasalahan. – Studi Literatur, membaca buku-buku yang ada hubungannya dengan penyelesaian

masalah.

– Menganalisa, Desain sistem, evaluasi dan merancang suatu sistem yang mampu memecahkan masalah tersebut, dalam hal ini digunakan Diagram alur data (DFD) untuk membantu menganalisa sistem.

– Pengujian sistem untuk mengetahui kebenaran data flow dengan menggunakan

software easy case.

– Dokumentasi TA, yaitu pembuatan tugas akhir, evaluasi, revisi dan finalisasi tugas akhir.

1.5. Sistimatika Pembahasan.

Sistimatika pembahasan dalam menyusun tugas akhir ini akan dijelaskan sebagai berikut :

BAB I : PENDAHULUAN

Dalam bab ini dijelaskan mengenai latar belakang masalah, tujuan pembuatan tugas akhir, ruang lingkup permasalahan, metodologi penelitian dan sistematika pembahasan.

BAB II : LANDASAN TEORI

Dalam bab ini dijelaskan tentang teori-teori pendukung untuk penyelesaian masalah, dan beberapa diantaranya tentang pengertian sistem, sistem akuntansi, sistem informasi, database, serta teori-teori dasar yang menjadi acuan untuk menyusun laporan keuangan berdasarkan transaksi-transaksi yang dilakukan dalam mata uang asing dan sebagainya.

B A B III : PERMASALAHAN

5

dihadapi pada perusahaan yang sudah menjalankan sistem informasi

berbasis komputer khususnya mengenai multi currency.

BAB IV : ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

Dalam bab ini berisi tentang penerapan dari teori yang pernah digunakan dan pengetahuan lapangan berdasarkan permasalahan yang ditemukan, dan pada akhirnya dibuat suatu perancangan sistem sebagai salah satu solusi dalam pemecahan masalah tersebut.

BAB V : PENUTUP

Pada bab ini tercantum kesimpulan dari pembahasan pada bab-bab sebelumnya dan saran-saran yang berguna dan yang menunjang untuk perbaikan dan pengembangan sistem yang telah dirancang.

2.1 Sistem Informasi Akuntansi.

Sistem akuntansi merupakan organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan . Tujuan akhir dari akuntansi adalah untuk penerbitan laporan-laporan keuangan. Sistem informasi yang berbasis pada komputer sekarang dikenal dengan istilah sistem informasi akuntansi atau SIA (accounting information system atau AIS). Dengan demikian SIA dapat disimpulkan sebagai kegiatan dari organisasi yang bertanggung jawab untuk mengumpulkan, mengklasifikasikan, memproses, menganalisis, mengkomunikasikan informasi pengambilan keputusan dengan orientasi finansial yang relevan bagi pihak-pihak luar dan pihak-pihak-pihak-pihak dalam perusahaan, untuk diketahui bahwa sistem informasi akuntansi berbasis komputer tidak indentik dengan komputerisasi sistem akuntansi berbasis manual. Pada sistem informasi berbasis komputer, bagian akuntansi hanya bertugas menganalisa data-data terproses yang disajikan berupa jurnal-jurnal transaksi yang siap di posting ke laporan-laporan akuntansi. Jadi dalam hal ini pengolahan data dilakukan sepenuhnya oleh komputer, data-data transaksi dimasukkan oleh bagian EDP atau operator berdasarkan bagiannya masing-masing. Sedangkan untuk sistem akuntansi berbasis manual, data-data transaksi yang diolah oleh masing-masing bagian, di

7

masukkan lagi ke bagian akuntansi yang akan mengolah lagi data-data yang sama tadi, biasanya pada sistem akuntasi berbasis manual, akan kita-temui nota-nota transaksi yang rangkap lebih dari 2 (dua) lembar dimana tiap lembar akan diberikan ke bagian-bagian yang memerlukan untuk kemudian akan diolah lagi.

2.2. Pengertian Sistem.

Sistem adalah suatu kumpulan elemen-elemen atau komponen komponen yang merupakan himpunan bagian-bagian yang satu sama lainnya berinteraksi dan bersama-sama beroperasi mencapai suatu tujuan tertentu .(Henry C. Lucas Jr, Analisis Desain dan Implementasi, 1993)

Model Umum :

Dari pengertian diatas dapatlah dirinci lebih lanjut pengertian umum mengenai sistem sebagai berikut dalam hal ini menyangkut dengan manajemen akuntansi.

A. Setiap sistem terdiri dari unsur–unsur, misalnya dalam sistem akuntansi pokok adalah formulir, catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar dan buku pembantu serta laporan.

B. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan, unsur-unsur sistem berhubungan erat satu dengan yang lainnya dan sifat serta kerjasama antar unsur sistem tersebut mempunyai bentuk tertentu.

D. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem yang lain yang lebih besar, misalnya seperti sistem akuntansi pokok merupakan bagian dari sistem akuntansi keuangan.

2.3.Konsep Dasar Sistem Informasi.

Sistem informasi merupakan suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, yang digunakan untuk mendukung operasi yang bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi yang menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang dibutuhkan. (Jogiyanto HM, Sistim Informasi Akuntansi Berbasis Komputer, 1988).

2.4. Pengertian Informasi.

Informasi merupakan data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.(Jogiyanto HM, Analisis Desain dan Sistim Informasi; Suatu Pendekatan Terstruktur, 1990). Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan memunculkan sejumlah data. Data tersebut akan ditangkap sebagai input dan diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus.

2.5. Nilai Informasi.

Nilai informasi ditentukan oleh dua hal, yaitu manfaat dan biaya untuk mendapatkannya. Suatu informasi bermanfaat apabila manfaatnya lebih efektif

9

dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.(Jogiyanto HM, Analisis Desain dan Sistim Informasi; Suatu Pendekatan Terstruktur, 1990). Informasi yang digunakan didalam suatu sistem informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan , sehingga tidak memungkinkan dan sulit untuk menghubungkan suatu bagian informasi pada suatu masalah yang tertentu dengan biaya untuk memperolehnya. Karena sebagian besar informasi dinikmati tidak hanya oleh satu pihak didalam suatu perusahaan.Demikian juga selanjutnya sebagian besar informasi tidak dapat dengan pasti ditaksir keuntungannya dengan suatu nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya.

2.6. SIM.

SIM atau sistem informasi manajemen adalah penerapan dari sistem informasi yang merupakan kumpulan dari interaksi sistem-sistem antara manusia dan mesin yang terintegrasi yang menyediakan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen .(Jogiyanto HM, Sistim Informasi Akuntansi Berbasis Komputer, 1988)

SIM merupakan suatu sistem yang melakukan fungsi-fungsi untuk menyediakan semua informasi yang mempengaruhi semua operasi organisasi, SIM merupakan kumpulan dari sistem-sistem informasi.

2.7. Data Flow Diagram.

Data flow diagram adalah tool utama yang dipergunakan untuk mendefenisikan ruang lingkup dan fungsi-fungsi suatu sistem. DFD menggambarkan bagaimana aliran data dalam suatu sistem, kemana data dikirimkan oleh suatu sistem dan dimana data

tersebut disimpan oleh suatu sistem. DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada sebelumnya atau sistem dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir, maupun lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan.

Beberapa simbol yang digunakan dalam pembuatan data flow diagram antara lain yaitu: A. External entity, merupakan kesatuan di lingkungan luar sistem yang dapat berupa

orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem. Eksternal entity ini diberi simbol dengan notasi sebuah kotak

B. Arus data dalam data flow diagram digambarkan sebagai anak panah. Arus data ini menunjukkan arus dari data yang berupa masukkan untuk sistem atau hasil dari proses sistem.

C. Proses merupakan kegiatan yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam suatu proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses. Suatu proses dapat ditunjukkan dengan simbol lingkaran atau dengan simbol empat persegi panjang tegak dengan sudut-sudutnya tumpul.

11

atau

D. Simpanan data, merupakan simpanan dari data yang dapat berupa suatu file/database di sistem komputer, suatu arsip, suatu tabel, dan suatu agenda.Simpanan data di data flow diagram dapat disimbolkan dengan sepasang

garis horisontal paralel yang tertutup di salah satu ujungnya.

(Henry C. Lucas Jr, Analisis Desain dan Implementasi, 1993)

2.8. Database.

Database adalah kumpulan dari data-data yang saling berhubungan dan berinteraksi dan tersimpan dalam perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya dan untuk penerapannya didalam sistem informasi disebut dengan database system yang merupakan suatu sistem informasi yang mengintegrasikan kumpulan data yang saling berhubungan dan membuatnya tersedia untuk beberapa aplikasi didalam suatu organisasi.

2.9. Model Relational Database.

Model relational database adalah model pengolahan dari data dan model ini adalah model yang paling umum digunakan. Model database ini tersusun dalam aturan 2 dimensi (baris – kolom). Elemen kolom diberi nama field, dimana field ini harus unik,

dalam arti dalam satu kolom tidak diperkenankan ada nama field yang sama. Sedangkan elemen baris diberi nama record, yang terdiri dari beberapa field, sehingga kumpulan dari beberapa record ini menjadi file.

2.10. ER-diagram.

Untuk melengkapi suatu sistem yang telah diwakili oleh data flow diagram diperlukan ER-diagram. ER-diagram menggambarkan hubungan antar data dari suatu sistem. Ada beberapa istilah yang dipergunakan dalam ER-diagram, yaitu :

A. Entity, adalah suatu objek yang nyata yang terdefenisikan contohnya suplier, pelanggan,barang.

B. Atribute, adalah sesuatu yang menjelaskan suatu entity misalnya, key, simple atribute, composite atribute, multivalue atribute.

Atribute Key Atribute Multivalue atribute

13

C. Relationship, dibagi atas dua bagian yaitu entity relationship dan degree of

relationship

D. Weak Entity , Entity yang tergantung pada entity lainnya.

2.11. Normalisasi.

Dalam pengembangan sistem, basis data dapat menjurus menjadi tidak praktis, tidak fleksibel, dan dapat membingungkan para pemakainya. Kerumitan tingkat tinggi akan muncul dalam banyak sitem basis data, misalnya dalam hubungan-hubungan untuk data yang cenderung berlipat ganda karena aplikasi-aplikasi baru yang ditambahkan. Untuk menanggulangi hal tersebut suatu file yang terdiri dari beberapa grup elemen yang berulang-ulang perlu diorganisasikan kembali. Proses untuk mengorganisasikan file untuk menghilangkan grup elemen yang berulang-ulang ini disebut dengan normalisasi. Beberapa bentuk dan proses normalisasi meliputi :

A. Bentuk Normal Kesatu (1NF), bentuk normal kesatu mempunyai ciri yaitu setiap data dibentuk dalam flat file(file datar / rata), data dibentuk dalam record demi record dan nilai dari field berupa “atomic value” (tidak ada set atribute yang berulang-ulang atau benilai ganda), contoh :

PEMBELIAN(Kode S, Nama Suplier, Kode_B, Nama Barang, Harga, Disc, PPN).

Kode_S Nama Suplier Kode_B Nama Barang Harga Disc PPN

001 PT.XYZ B001 SABUN 1500 - -

B. Bentuk Normal Kedua (2NF ), bentuk normal kedua mempunyai syarat yaitu bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal kesatu. Atribute bukan kunci haruslah bergantung secara fungsi pada kunci utama / primary key, sehingga untuk membentuk normal kedua haruslah sudah ditentukan kunci-kunci field. Kunci field haruslah unik dan dapat mewakili atribute yang lain yang menjadi anggotanya, contoh :

SUPLIER(Kode_S, Nama Suplier).

PEMBELIAN(Kode_S,Kode_B,Nama_Barang, Harga, Disc,PPN). SUPLIER.DBF

Kode_S Nama Suplier 0001 PT.XYZ

PEMBELIAN.DBF

Kode_S Kode_B Nama Barang Harga Disc PPN 0001 B001 SABUN 1500 - -

15

C. Bentuk Normal Ketiga (3NF), untuk menjadi bentuk normal ketiga maka relasi haruslah dalam bentuk normal kedua dan semua atribute bukan primer tidak punya hubungan yang transitif. Dengan kata lain, setiap atribute bukan kunci haruslah bergantung hanya pada primary key dan pada primary key secara menyeluruh, contoh :

SUPLIER(Kode_S, Nama Suplier). BARANG(Kode_B, Nama Barang).

PEMBELIAN(Kode_S,Kode_B, Harga, Disc,PPN). SUPLIER.DBF

Kode_S Nama Suplier 0001 PT.XYZ

PEMBELIAN.DBF

Kode_S Kode_B Harga Disc PPN 0001 B001 1500 - -

BARANG.DBF

Kode_B Nama Barang B001 SABUN

2.12. Sistem Pembelian.

Sistem pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang atau bahan yang diperlukan oleh perusahaan, transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi dua bagian yaitu pembelian lokal dan pembelian impor, pembelian lokal adalah pembelian yang dilakukan dengan pemasok dalam negeri sedangkan pembelian impor adalah pembelian yang dilakukan dengan pemasok luar negeri.

2.13. Sistem Akuntansi Utang.

Mengelola segala sesuatu yang berkaitan dengan utang usaha , mulai dari munculnya utang (dari pembelian) sampai dengan terbayarnya utang, serta membuat analisa utang berdasarkan hal hal yang diperlukan untuk manajemen keuangan.

Beberapa istilah yang berlaku dalam transaksi- transaksi yang dilakukan dengan menggunakan mata uang asing serta teori-teori dasar yang menjadi acuan untuk menyusun suatu laporan keuangan, yaitu:

a. Entitas asing (foreign entity) adalah suatu kegiatan usaha luar negeri(foreign operation), yang aktivitasnya bukan merupakan suatu bagian integral dari perusahaan pelapor.

b. Mata uang pelaporan adalah mata uang yang digunakan dalam menyajikan laporan keuangan.

c. Mata uang asing adalah mata uang yang digunakan dalam transaksi-transaksi yang tidak menggunakan mata uang pelaporan.

17

e. Beda nilai tukar (exchange difference) adalah selisih yang dihasilkan dari pelaporan jumlah unit mata uang asing yang sama dalam mata uang pelaporan pada nilai tukar yang berbeda.

f. Kurs penutup (closing rate) adalah nilai tukar spot pada tanggal neraca. g. Pos moneter adalah kas dan setara kas, aktiva dan kewajiban yang akan

diterima atau dibayar yang nilainya tergantung dari mata uang yang digunakan.

h. Transaksi dalam mata uang asing dibukukan dengan menggunakan kurs pada saat terjadinya transaksi.

i. Aktiva dan Kewajiban dilaporkan dengan menggunakan kurs tanggal transaksi, dan pos non moneter yang dinilai dengan nilai wajar dalam mata uang asing harus dilaporkan dengan menggunakan kurs yang berlaku pada saat nilai tersebut ditentukan.

j. Pos moneter dalam mata uang asing dilaporkan ke dalam mata uang rupiah dengan menggunakan kurs tanggal neraca. Apabila terdapat kesulitan dalam menentukkan kurs tanggal neraca, maka dapat digunakan kurs tengah Bank Indonesia sebagai indikator yang obyektif.

k. Selisih kurs timbul apabila terdapat perubahan kurs antara tanggal transaksi dan tanggal penyelesaian (settlement date) pos moneter yang timbul dari transaksi dalam mata uang asing.

Selisih kurs yang timbul dari kewajiban valuta asing yang diperhitungkan sebagai suatu hedging dari investasi neto sebagai ekuitas dalam laporan keuangan perusahaan hingga pelepasan (disposal) investasi net, dan pada saat tersebut harus diakui sebagai pendapatan atau sebagai beban(biaya).

Selisih kurs dapat disebabkan karena suatu devaluasi atau depresiasi luar biasa suatu mata uang dimana tidak mungkin dilakukan hedging dan menimbulkan kewajiban yang tak terselesaikan akibat perolehan aktiva yang harus dibayar dalam suatu mata uang asing. Selisih kurs tersebut dapat dimasukkan sebagai nilai tercatat (carrying amount)

aktiva yang bersangkutan dengan pengertian nilai tercatat yang disesuaikan tersebut tidak melampaui jumlah terendah antara biaya pengganti (replacement cost) dan jumlah yang mungkin diperoleh kembali (amount recoverable) dari penjualan atau penggunaan aktiva tersebut sebagai alternatif yang dipilih harus diungkapkan secukupnya ini merupakan suatu alternatif yang diijinkan oleh standard akuntansi indonesia, pengertian diungkapkan secukupnya disini adalah, perusahaan harus mengungkapkan jumlah selisih kurs yang diperhitungkan dalam laba neto atau kerugian untuk periode tersebut, selisih kurs neto yang diklasifikasikan dalam kelompok ekuitas sebagai suatu unsur yang terpisah, dan rekonsiliasi selisih kurs tersebut pada awal dan akhir periode serta jumlah selisih kurs yang timbul selama periode, yang termasuk dalam nilai tercatat suatu aktiva sesuai dengan perlakuan alternatif yang diijinkan.

B A B III PERMASALAHAN

3.1. Identifikasi masalah.

Untuk menjaga kelangsungan perusahaan dalam pengadaan barang pada perusahaan perdagangan, maupun bahan pada perusahaan industri, maka perusahaan melakukan pembelian, pada perusahaan yang pembeliannya menggunakan mata uang lokal ataupun bahan baku lokal, kenaikan biaya akibat fluktuasi nilai rupiah tidak akan terlalu menyusahkan bahkan mungkin bisa diramalkan, tetapi bagi perusahaan yang melakukan pembelian dengan mata uang asing, kenaikan biaya akan terasa sekali, ini terjadi karena fluktuasi nilai rupiah yang tak bisa diprediksi sebelumnya. Fluktuasi nilai rupiah yang lebih banyak disebabkan faktor-faktor ekstern perusahan mau tidak mau akan tetap mempengaruhi kondisi perusahaan dan kondisi pasar yang tidak menentu akan menambah memburuknya keadaan perusahaan.

Setelah memikirkan kenaikan biaya-biaya, dan beban dalam perusahaan yang diakibatkan oleh fluktuasi nilai kurs mata uang asing ini yang secara luar biasa terhadap rupiah(khususnya Dollar), kini rata-rata perusahaan yang melakukan transaksi penjualan maupun pembelian dengan menggunakan Multi Currency (banyak mata uang) maupun dalam 2 (dua) mata uang (Dollar dan Rupiah), harus pandai-pandai mengatur pembukuan mereka, karena keterlambatan dan kecerobohan dapat berarti kerugian bagi perusahaan mereka.

Dalam pelaksanaannya terdapat berbagai kegiatan (dibatasi hanya untuk pembelian barang sampai dengan utang akibat pembelian) yaitu :

1. Pengaturan pembelian 2. Pencatatan timbulnya utang

3. Pencatatan faktor-faktor yang memperngaruhi nilai utang. 4. Penyajian informasi utang

5. Penjadwalan pembayaran dan pelunasan utang 6. Penentuan pendapatan / kerugian selisih kurs

3.2 Diagram Alur Dokumen

Berikut ini adalah gambaran umum dari diagram alur dokumen pada sistem pembelian yang lama dan yang baru

Gambar 3.2. Diagram Alur Dokumen pada sistem yang lama dan baru

Order Beli

PEMBELIAN KASIR UTANG SUPPLIER

Order Beli

Nota Beli Nota beli

Pembayaran Laporan Kas Utang Laporan Utang Laporan Pembelian Order Beli

PEMBELIAN KASIR UTANG SUPPLIER

Order Beli

Nota Beli Nota beli

Nota beli Nota beli

Pembayaran Bukti kas Utang Kartu Utang Pembelian Laporan Pembelian

21

3.3. Perumusan Masalah. 3.3.1. Pembelian.

Sesuai dengan kegiatannya, transaksi pembelian ini dilakukan dengan menjalankan sejumlah kegiatan yang dapat digambarkan sebagai berikut :

1. Pembuatan Order pesanan (P.O. = Purchasing Order), sesuai dengan barang yang 2. dibutuhkan dan supplier yang sesuai

3. Penerimaan barang dan pencatatan pembelian

Pada beberapa perusahaan besar, langkah penentuan supplier dimulai dengan mengadakan lelang supplier. Lelang Suplier diadakan dengan memilih beberapa supplier yang memang kompeten untuk barang yang dimaksud, dan dapat memberikan penawaran terbaik. Penawaran terbaik disini, dapat dikatakan bahwa antara kualitas dan harga harus bersaing.

Selain cara lelang di atas, pada umumnya perusahaan menentukan supplier berdasarkan nama yang dikenal. Disini mungkin berarti bahwa, perusahaan tersebut memilih supplier yang memang sudah punya nama atau mungkin supplier tersebut melakukan promosi langsung ke perusahaan tersebut.

Pada tahap penentuan supplier, transaksi pembelian dapat terbagi menjadi dua yaitu pembelian lokal dan pembelian impor. Pembelian lokal, dilakukan dengan supplier dalam negeri dan pembayaran umumnya dilakukan dengan menggunakan mata uang lokal. Pembelian impor, dilakukan dengan supplier dari luar negeri dan umumnya menggunakan mata uang asing.

3.3.2. Pencatatan Timbulnya Utang.

Pembelian lokal pada pencatatannya dilakukan sebagaimana biasanya, dimana kartu utang usaha dicatat berdasarkan suplier pada suatu kartu utang. Jadi pada saat terjadi transaksi pembelian secara kredit pada kartu utang usaha, utang kita akan bertambah senilai dengan jumlah transaksi pembelian kita.

Pada pembelian impor, karena pembelian dilakukan dengan menggunakan mata uang asing(multi Currency) ataupun dengan menggunakan uang lokal(dalam hal ini rupiah kita), maka pencatan utang kita pada suatu kartu utang harus kita lakukan sesuai dengan mata uang yang bersangkutan. Pencatatan pada saat terjadi pembelian dengan menggunakan uang rupiah sebanyak Rp. X , akan menambah utang kita sebanyak Rp. X juga, dan apabila dilakukan pembelian dengan menggunakan uang Dollar sebanyak US$ Z, maka utang kita bertambah sebanyak US$ Z .

3.3.3. Penyajian Informasi Utang

Informasi dalam hal ini laporan digunakan untuk mengetahui posisi perusahaan kita, informasi utang, merupakan posisi utang perusahaan kita terhadap supplier kita, baik secara rangkum / total atau pun dirinci per supplier.

Berkaitan dengan hal ini maka penyajian laporan menjadi penting, karena laporan atau informasi yang tepat dan enak dilihat akan sangat membantu perusahaan dalam menentukan langkah yang akan diambil berikutnya.

23

Apabila pembelian dilakukan dengan supplier yang menggunakan mata uang lokal saja maka dalam penyajian laporan, disajikan nilai utang yang sebesar jumlah utang kita dengan satu mata uang saja.

Sedangkan untuk pembelian impor atau pembelian yang dilakukan dengan menggunakan mata uang multi currency, maka penyajiannya pun harus secara multi currency. Yang dimaksud dengan penyajian laporan secara multi currency disini adalah pada satu kartu utang usaha, milik supplier XYZ, apabila terdapat transaksi pembelian dalam mata uang rupiah sebesar Rp. X dan dalam mata uang Dollar sebesar US$ Y maka dicatat bahwa utang suppler XYZ sebesar Rp. X + US$ Y, contoh laporan :

KARTU UTANG USAHA SUPPLIER : XYZ Periode : Nopember 1998

No. Tanggal Uraian Utang Pembayaran Saldo Bulan lalu

1. 27-10-98 Radio 50.000 IDR 50.000 IDR 2. 29-10-98 TV 14inch 200.000 IDR 250.000 IDR Bulan Berjalan

3. 02-11-98 TV Sony 150.000 IDR 400.000 IDR 4. 16-11-98 VCD 100 USD 100 USD 5. 20-11-98 Bayar 300.000 IDR 100.000 IDR

100 USD 400.000 IDR 300.000 IDR

Berdasarkan contoh diatas maka pada transaksi pembelian dengan multi currency yang tercatat pada kartu kita dan laporan yang disajikan, antar utang rupiah dan utang dollar tidak dapat kita jadikan satu, misalnya dengan menjadikan dollar ke rupiah, dengan keadaan kurs seperti sekarang maka akan terjadi selisih kurs yang akan menimbulkan pendapatan perusahaan maupun kebalikannya biaya selisih kurs.

3.3.4. Penjadwalan Pembayaran dan Pelunasan utang.

Dengan menyajikan laporan utang yang tepat, maka akan berpengaruh terhadap manajemen perusahaan, karena pihak perusahaan dapat menganggarkan sejumlah dana untuk pembayaran dan pelunasan piutang, serta dapat lebih pasti dalam memutar dana perusahaan tanpa harus takut menghadapi utang jatuh tempo.

Oleh karena itu untuk mendukung kepentingan diatas, maka “aging schedule” atau penjadwalan umur utang sangat penting, terutama untuk perusahaan yang budget anggarannya dibuat per bulan. Pada aging schedule, perusahaan dapat melihat mana utang utang yang hampir jatuh tempo atau utang-utang yang umur utangnya sekian hari atau minggu.

Ada banyak cara pembayaran utang, tergantung pada kesepakatan perusahaan dengan supplier, tapi umumnya memiliki jangka waktu yang tertentu. Pada perusahaan-perusahaan yang berada pada satu grup, sering ditemui bahwa jangka waktu pembayaran utang kadang tidak ditepati (atau bahkan tidak ada), namun untuk yang tidak satu grup hal ini menjadi sangat penting, oleh karena itu penjadwalan pembayaran dan pelunasan utang ini menjadi penting.

25

Selain hal diatas, cara membayar mempunyai ragam tersendiri. Pembayaran dapat kita lakukan secara tunai, dengan cek ataupun giro, dan untuk beberapa kondisi dapat menggunakan sistem barter. Baik pembayaran secara tunai, cek ataupun giro dibutuhkan penjadwalan yang tepat, karena dengan tingkat suku bunga yang tinggi seperti sekarang ini penjadwalan yang tepat terhadap anggaran perusahaan bisa berarti pendapatan untuk perusahaan tersebut.

3.3.5. Penentuan Selisih Kurs

Dalam pencatatan akuntansi pada transaksi dengan menggunakan mata uang asing muncul istilah pos moneter dan pos non moneter. Pos moneter adalah kas dan setara kas, aktiva dan kewajiban. Contoh untuk pos moneter adalah utang, dan yang pos non moneter adalah persediaan.

Pada sekitar bulan juni 1997 yang lalu, pencatatan secara multi currency mungkin belum begitu dirasakan sebagai kebutuhan karena kurs mata uang asing yang relatif stabil dan dalam hitungan minggu atau bahkan bulan baru terkoreksi senilai(hanya) sekian rupiah. Namun sejak terjadinya krisis moneter, dan kurs asing tidak dapat lagi diprediksi, dan mengalami perubahan dari detik ke detik, maka nilai selisih kurs dirasa sangat mendesak, karena hampir semuanya tidak dihitung hanya secara rupiah namun sudah dengan dollar.

Selisih kurs timbul apabila terdapat perubahan kurs antara tanggal transaksi dan tanggal penyelesaian(settlement date) pos moneter yang timbul dari transaksi dalam mata uang asing. Bila timbulnya dan penyelesaian suatu transaksi berada dalam

suatu periode akuntansi yang sama, maka seluruh selisih kurs diakui dalam periode tersebut. Namun jika timbulnya dan diselesaikannya suatu transaksi berada dalam beberapa periode akuntansi, maka selisih kurs harus diakui untuk setiap periode akuntansi dengan memperhitungkan perubahan untuk masing-masing periode.

Pada saat terjadi transaksi pembelian, pada kartu utang akan dicatat nilai utang perusahaan sebesar utang sesuai dengan mata uang yang dipakai pada saat transaksi, di kartu persediaan, nilai barang harus kita catatkan dalam nilai rupiah, yang kita kurskan sesuai dengan nilai kurs pada saat terjadinya transaksi(kurs BI).

Kemudian ketika melakukan pembayaran, perusahaan harus membayar dengan hitungan mata uang yang dipakai pada saat transaksi pembelian sebesar utang perusahaan, dan dari sinilah timbul selisih kurs. Apabila kurs pada saat terjadinya transaksi lebih kecil dibandingkan dengan kurs pada saat terjadi pembayaran ini disebut pendapatan selisih kurs, dan pada pencatatan akuntansi dicatat sementara dibawah pendapatan lain-lain diluar usaha. Dan bila terjadi sebaliknya, maka akan timbul biaya selisih kurs pada akuntansi dicatat sementara dibawah biaya lain-lain diluar usaha.

Dengan penyajian akan laporan utang usaha serta penjadwalan pembayaran utang yang sesuai dengan laporan yang dikeluarkan akan membantu kelangsungan perusahaan dalam memprediksi langkah yang akan diambil selanjutnya bila terjadi suatu peristiwa , dalam hal ini menyangkut fluktuasi nilai rupiah yang saat ini terjadi.

4.1. Analisis Permasalahan

Pada tahap analisa untuk sistem informasi multi currency ini, dilakukan wawancara langsung dengan beberapa orang yang mengerti tentang multi currency dan sistem akuntansi yang selama ini berlaku di Indonesia. Dan yang sangat membantu adalah bahwa pada masa krisis moneter seperti sekarang ini dimana dolar sangat fluktuatif dan banyak perusahaan yang mengalami masalah dengan laporan akuntansi yang mereka miliki terutama yang menyangkut utang dan persediaan, maka masalah Multi currency ini mendapat tempat bahasan khusus di kalangan praktisi perusahaan dan akuntansi.

Dari beberapa diskusi, didapatkan beberapa pengertian tentang multi currency dan bagaimana sistem yang selama ini berlaku di Indonesia, dan mengapa multi currency menjadi permasalahan di Indonesia. Dari sini dimulai dengan mencoba melihat beberapa kebutuhan informasi yang menjadi masalah multi currency dan bagaimana mangatasi masalah-masalah tersebut, melalui suatu desain program komputer yang terstruktur, yang mengolah sumber-sumber data yang selama ini sudah ada dengan lebih terpadu.

Permasalahan yang timbul pada perusahaan yang transaksinya menggunakan multi currency yaitu ketika akan melakukan pencatatan transaksi tersebut dan melakukan pelaporan. Misalnya, suatu perusahaan membeli barang dengan menggunakan mata

28

uang Dollar, maka sesuai dengan ketentuan Akuntansi nilai barang tersebut harus dicatat sesuai dengan harga beli menggunakan mata uang Dollar, namun di pencatatan Utang dapat dicatat nilai pembelian dalam mata uang rupiah. Apabila transaksi ini terjadi dalam rentang waktu yang tidak lama dan dengan kurs yang tidak berubah maka tidak akan timbul permasalahan, namun akan menjadi masalah apabila fluktuasi kurs cukup tinggi, sehingga antara nilai persediaan dan nilai utang akan mempunyai selisih, sehingga harus dicatat selisih antara kurs dollar waktu barang tersebut dibeli dan pada saat melakukan pelaporan, selisih ini akan dicatat dalam rekening akuntansi yang namanya biaya selisih kurs, dimana apabila terjadi rugi maka di catat pada rugi selisih kurs dan bila ternyata laba dicatat pada laba selisih kurs. Permasalahan utama adalah Laba ataupun rugi yang terjadi akibat selisih kurs ini bernilai semu namun apabila perusahaan itu mempunyai laba akhir tahun yang sangat banyak akibat selisih kurs ini pajak pendapatan perusahaan itu akan tinggi. Pada saat itu nilai barang akan tinggi atau rendah sesuai dengan nilai kurs namun nilai utang atau piutang akan tetap seperti saat terjadinya transaksi. Adapun pokok-pokok permasalahan yang bisa diambil dari keterangan diatas adalah sebagai berikut :

1. Akibat yang timbul dari Pembelian dengan menggunakan mata uang asing 2. Pemisahan antara transaksi monetery account dan non monetery account

3. Akibat yang ditimbulkan dari transaksi non monetery account yang berpengaruh terhadap kondisi keuangan dalam perusahaan .

Untuk pembuatan desain sistem ini setelah menganalisa masalah-masalah yang ada maka dibuat rancangan sistemnya dengan menggunakan Sistem FlowChart yang terbaru, diagram alur data, kebutuhan database, serta desain input-outputnya.

Berikut ini adalah gambaran dari flowchart system yang baru :

Gambar 4.1.1. FlowChart Tabel-tabel Referensi

Manual input Maintenance Rekening Akuntansi Tbrek Rekening Akuntansi 1 Manual input Maintenance Data Barang Tbbar Data Barang 2 Manual input Maintenance Data Relasi Tbrel Data Relasi Usaha 3 Manual input Maintenance Kurs MataUang Kurs Data Kurs Mata Uang 4 Manual input Tbkas Data Jenis Kas 5 4 Manual input Tbbeli Data Jenis Pembelian 6 1 Flow Referensi / Tabel

Maintenance Jenis Kas

Maintenance Jenis Beli

30

Gambar 4.1.2. Flowchart system Pembelian, kasir dan utang yang baru

Mulai buat 0rder beli Order Beli Buat Bendel Baru 6 Bendbl+ (Thn Aktif) Proses Pembelian Trnbl+ (No. Bendel) Posting Ke Utang dan beli 2 3 4 Beli+ (Thn Aktif)+ (Bulan) Cetak Nota Pembelian Nota Beli

Pembeli Bagian Pembelian

7 Buat Bendel Baru 6 BendRb+ (Thn Aktif) Proses Retur Pembelian Trnrb+ (No. Bendel) Posting Ke Utang dan beli 2 3 4 Data Barang retur Buat Bendel Baru 5 Bendkk+ (Thn Aktif) Transaksi Kas 1 3 Trnkk+ (No. Bendel) Posting Ke Utang Utang+ (ThnAktif)+ (Bulan)

7 Buat Bendel_Baru

Bendnk+ (Thn Aktif) Transaksi Memo 1 3 Memo+ (No. Bendel) Posting Ke Utang Utang+ (ThnAktif)+ (Bulan) Cetak Laporan

di layar Laporan Proses Cetak KASIR UTANG Data Nota Kredit/Memo Utang+ (Thn Aktif)+ (Bulan)

4.2. Diagram Alur Data

Desain ini dirancang sebagai salah satu cara untuk menampilkan laporan yang sesuai dengan kebutuhan multi currency, dan dapat diaplikasikan oleh perusahaan-perusahaan (terutama perusahaan-perusahaan dagang) yang selama ini melakukan transaksi dengan menggunakan lebih dari satu mata uang.

Mengacu pada usulan alternatif pada bab III untuk menggambarkan sistem tersebut maka digunakan diagram alur data (DFD = Data Flow Diagram).

DFD yang telah dibuat pada sistem ini perlu diuji untuk membuktikan bahwa data flow tersebut sudah benar. Untuk menguji kebenaran DFD ini digunakan software Easy Case.

4.2.1. Contex Diagram

Langkah pertama dalam pembuatan diagram arus data ini adalah membuat context diagram untuk menggambarkan sistem secara keseluruhan. Dari context diagram ini dapat digambarkan hubungan input-output antara sistem dengan dunia luar (external entity).

Data flow diagram Sistem Informasi Multi Currency ini dalam level context dimulai dengan pemberian informasi mengenai data pada bagian akuntansi, data pada bagian pembelian, data pada bagian manajemen. Dimana seluruh data tersebut akan diolah dengan sistem informasi multi currency yang kemudian akan menyajikan laporan-laporan berdasarkan kepentingan multi currency.

32 P0 MULTI CURRENCY SYSTEM k BAGIAN AKUNTANSI i BAGIAN PEMBELIAN h MANAJEMEN i BAGIAN PEMBELIAN DATA PEMBAYARAN Rekapitulasi Transaksi Pembelian Rangkuman Mutasi Utang Data Harian Pembelian DATA KURS MEMO UTANG Cetak Nota Pembelian Analisa Saldo Utang DAFTAR REKENING Data kas Kartu Utang per Pemasok Rangkuman Pembelian Data Pemesanan Barang Data Barang Yang Diretur Data Barang Data relasi Data beli

Gambar 4.2.1. Contex Diagram Multi Currency System

Proses sistem informasi multi currency pada context diagram ini kemudian dipecah atau diperinci lagi ke level-level selanjutnya yang terdiri dari beberapa proses lagi yaitu :

Pada bagian proses ini merupakan proses pemasukan data tabel-tabel referensi yang terdiri dari beberapa proses pemasukan data yaitu, Data table relasi, Data tabel rekening, data tabel barang, data tabel kas, data tabel beli, data tabel kurs. 2. Proses Pembelian

Pada proses ini akan direkam data transaksi pembelian barang, dengan patokan bahwa titik dimana barang tersebut diantar ke gudang adalah titik terjadinya transaksi pembelian ini. Dan pada saat itu akan diambil nota atau faktur pembelian sebagai data sumbernya.

Pada proses ini stok di gudang otomatis akan bertambah, utang juga akan bertambah (untuk pembelian kredit), untuk pembelian tunai dianggap pembelian kredit yang dilunasi pada waktu yang sama.

a. Proses Input Nota / Faktur pembelian

Memasukkan data transaksi pembelian yang data sumbernya dapat berupa suatu faktur pembelian. Data transaksi pembelian ini akan di simpan secara terkelompok (bendel), dimana tiap bendel adalah kumpulan transaksi sejenis dalam 1 hari.

b. Proses Perhitungan ke utang

Pada proses ini data-data transaksi pada bendel-bendel yang di proses akan di hitung dan dimasukkan ke file-file master dan proses penghitungan ini akan menambah utang perusahaan.

34

Proses ini merupakan kebalikan dari proses pembelian diatas, dimana kalau pada proses pembelian, barang masuk kegudang maka proses retur beli akan mengurangi jumlah sediaan di gudang. Data sumber yang dipakai juga berupa Bukti barang keluar atau nota/faktur retur beli.

4. Proses Pembayaran

Pada bagian ini akan dimasukkan data penerimaan dan pengeluaran kas dimana akan berpengaruh ke transaksi utang (mengurangi utang apabila terjadi pembayaran). Pada level ini data flow akan dipecah lagi ke level yang lebih kecil yaitu :

a. Proses Input Nota Pembayaran

Data sumber pada level ini dapat berupa Bukti Kas/Bank keluar tergantung cara pembayaran. Datanya akan disimpan pada file transaksi kas.

b. Proses Perhitungan ke utang

Pada proses ini data-data transaksi pada bendel-bendel yang di proses akan dihitung dan dimasukkan ke file-file master.

5. Proses Memorial Utang

Sesuai dengan namanya maka proses ini hanya berupa memo-memo atau adjusment (penyesuaian), apabila data utang mengalami kesalahan baik itu kesalahan ketik atau karena suatu hal lain, maka datanya dapat dimasukkan melalui bagian ini. Proses yang terjadi pada bagian ini adalah :

Data sumber pada level ini dapat berupa data memorial utang. Datanya akan disimpan pada file transaksi memorial.

6. Proses Perhitungan ke utang

Pada proses ini data-data transaksi pada bendel-bendel yang di proses akan dihitung dan dimasukkan ke file-file master.

4.2.2. DFD Level 0 Multi Currency System

Gambar 4.2.2. DFD Level 0

P1 PEMBELIAN P2 RETUR PEMBELIAN P3 PEMBAYARAN P4 MEMO D15 BELI.DAT P6 CETAK LAPORAN UTANG k BAGIAN AKUNTANSI i BAGIAN PEMBELIAN D1 UTANG.DAT D6 TBREK.DAT h MANAJEMEN D8 TRNRB.DAT D4 KURS.DAT D7 TBREL.DAT i BAGIAN PEMBELIAN k BAGIAN AKUNTANSI D7 TBREL.DAT D5 TBBAR.DAT i BAGIAN PEMBELIAN i BAGIAN PEMBELIAN P7 LAPORAN PEMBELIAN DAN RETUR i BAGIAN PEMBELIAN D5 TBBAR.DAT D18 TrnNk.Dat P9 TABEL D17 TRNKK.DAT D11 TbBeli.dat P10 Proses ke utang D2 TRNBL.DAT D10 bendbl.dat D11 TbBeli.dat

D19 BendKK.DAT D9 BendNk.Dat D13 TbKas.Dat D8 TRNRB.DAT D10 bendbl.dat D16 bendrb.dat DATA BARANG KODE_REL KODE_REK No_Bendel DATA PEMBAYARAN KODE_REL NO_TRAN Kartu Utang per Pemasok KODE_BAR MEMO UTANG No_Bendel Data kas Kode_beli NO_TRAN NO_TRAN NO_TRAN KODE_BAR Data Barang Yang Diretur NO_TRAN KODE_REL KODE_REL Data Pemesanan Barang Cetak Nota Pembelian Data relasi NO_TRAN Data Harian Pembelian Rangkuman Pembelian NO_TRAN KODE_REK KODE_REL DAFTAR REKENING Data Barang Rangkuman Mutasi Utang Rekapitulasi Transaksi Pembelian Analisa Saldo Utang NO_TRAN NO_TRAN NO_TRAN NO_TRAN NO_TRAN No_Bendel Kode_beli No_Bendel Data beli Kode_kas No_Bendel NO_TRAN DATA KURS

36

4.2.3. DFD Level 1

Gambar 4.2.3.1. DFD Level 1Proses Pemasukan Data Tabel Referensi

Gambar 4.2.3.2. DFD Level 1 Proses Pengolahan Data Pembelian

P9.1 Input Tabel relasi P9.2 Input Tabel rekening P9.3 Input Tabel Kas P9.4 Input Tabel Beli k BAGIAN AKUNTANSI i BAGIAN PEMBELIAN P9.5 Input Tabel barang D6 TBREK.DAT D13 TbKas.Dat D11 TbBeli.dat D5 TBBAR.DAT D7 TBREL.DAT P9.6 Input data kurs D4 KURS.DAT Data Barang Data relasi DAFTAR REKENING Data kas Data beli Kode_kas KODE_REK KODE_REK Kode_beli KODE_BAR KODE_REL KODE_REK DATA KURS Kode_Kurs Kode_Kurs i BAGIAN PEMBELIAN P1.2 Pencetakan Nota Pembelian D11 TbBeli.dat D7 TBREL.DAT

D5 TBBAR.DAT i BAGIAN PEMBELIAN P1.1 Proses Input Nota D2 TRNBL.DAT P1.3 Proses Pembuatan Bendel D10 bendbl.dat P1.4 Buka Bendel D15 BELI.DAT KODE_REL KODE_BAR Data Pemesanan Barang NO_TRAN NO_TRAN Cetak Nota Pembelian Kode_beli No_Bendel No_Bendel NO_TRAN NO_TRAN

Gambar 4.2.3.3. DFD Level 1 Proses Pengolahan Data Retur Pembelian

Gambar 4.2.3.4 DFD Level 1 Proses Pengolahan Data Pembayaran D8 TRNRB.DAT P2.3 Buka Bendel D5 TBBAR.DAT P2.1 Nota Retur Pembelian D7 TBREL.DAT i BAGIAN PEMBELIAN P2.2 Proses Pembuatan Bendel

D11 TbBeli.dat D16 bendrb.dat

D15 BELI.DAT NO_TRAN KODE_REL KODE_BAR No_Bendel Data Barang Yang Diretur Kode_beli No_Bendel No_Bendel NO_TRAN D17 TRNKK.DAT k BAGIAN AKUNTANSI D7 TBREL.DAT P3.1 Pemasukan Data Pembayaran P3.2 Pembuatan Bendel D19 BendKK.DAT D13 TbKas.Dat P3.3 Buka Bendel DATA PEMBAYARAN KODE_REL NO_TRAN No_Bendel No_Bendel Kode_kas No_Bendel

38

Gambar 4.2.3.5. DFD Level 1 Proses Pengolahan Data Memo Utang

P4.1 Pembuatan Bendel

P4.2 Buka Bendel

P4.3 Proses Input Memo

k BAGIAN AKUNTANSI

D9 BendNk.Dat

D6 TBREK.DAT

D7 TBREL.DAT

D18 TrnNk.Dat NO_TRAN

No_Bendel

No_Bendel

No_Bendel

KODE_REK

KODE_REL MEMO UTANG

4.3. Diagram Berjenjang.

Gambar 4.2.3.6. Diagram berjenjang Contex

System multi Currency (P0) Tabel (P9) Retur Pembelian (P2) Pembelian (P1) Tabel Relasi Tabel Rekening Tabel

Kurs Tabel kas Tabel beli Tabel barang Pembuatan bendel buka bendel input nota Cetak Nota Pembuatan bendel buka bendel input nota Pembuatan bendel buka bendel input data pembayaran Pembuatan bendel buka bende Laporan Pembelian dan Retur(P7) Mem Utan P4 Pembayaran (P3)

40

4.3. E-R Diagram dan Mapping File.

Berikut ini adalah perancangan e-r diagram atau Entity Relationship diagram dan mapping file yang akan menggambarkan bagaimana hubungan antara Entity-entity yang terkait dengan sistem yang dipergunakan dalam pembuatan sistem informasi pembelian dan utang usaha dengan nilai transaksi dalam berbagai mata uang (multi currency). Dan sistem yang digambarkan ini adalah merupakan sistem umum dari hubungan pembelian dan utang.

Gambar 4.3.1. E-R Diagram

Menyediakan Relasi

Kasir/ Pembayaran

Utang

Pembelian Barang

Melakukan Transaksi

Membayar Berdasar

Menimbulkan

Menambah Catatan

Gambar 4.3.2. Mapping File 4.4. Perancangan Basis Data

Untuk pembuatan file-file basis data, tidak menggunakan sistem master file yang akan menyimpan semua informasi pada satu file, namun lebih disarankan dengan metode batch processing , dan dalam perancangan basis data ini akan dibagi menjadi 3 golongan file yaitu :

1. File referensi Kode_rel <PK> Nama_Rel . . .

TBREL.DAT

Kode_rek <PK> Nama_Rek . . .

TBREK.DAT Kode_Kurs <PK> Keterangan . . .

KURS.DAT Kode_Bar <PK> Nama_Bar . . .

TBBAR..DAT Kode_Beli <PK> Keterangan . . .

TBBELI.DAT

Kode_Kas <PK> Keterangan Kode_kurs . . . TBKAS.DAT Kode_Rel Kode_Bar Kode_Kurs No_bendel No_tran <PK> . . . TRNBL+.DAT

No_tran <PK> Kode_Rel Kode_Rek No_Bendel . . .

TRNKK+.DAT

No_tran <PK> No_Bendel . . .

UTANG..DAT No_bendel <PK>

Kode_Beli . . . BENDBL+.DAT No_bendel Kode_Rel Kode_Bar Kode_Kurs No_tran <PK> . . . TRNRB+.DAT No_bendel <PK> Kode_Beli No_tran . . .

BENDRB+.DAT

No_bendel <PK> Kode_Kas . . .

BENDKK+.DAT

No_bendel No_tran <PK> Kode_Rel Kode_Rek . . .

MEMO+.DAT No_bendel <PK> Tanggal . . .

BENDM+.DAT

No_tran <PK> No_Bendel . . .

42

2. File Transaksi 3. File Master

Untuk membuat file-file basis data ini lebih disaran dengan memakai file dengan memakai DBF(DBASE), karena lebih dipahami banyak programmer, bisa diakses untuk yang menggunakan program berbasis DOS ataupun WINDOWS.

4.4.1. File Referensi

File referensi berisi data-data file yang secara isi tidak akan terupdate pada saat memasukan suatu transaksi, namun dapat ditambahi. Jadi sifat file adalah statis pada saat memasukkan transaksi, file ini hanya menjadi semacam referensi untuk menginputkan data transaksi. Dalam desain ini file-file referensi tersebut adalah : A. Struktur File Tabel Relasi

Nama file : TBREL.DAT Keyfield : Kode_Rel

Kegunaan : Menyimpan data-data supplier

FIELD NAMA FIELD TYPE WIDTH DEC

1 Kode_rel CHARACTER 8

2 Nama_rel CHARACTER 30

3 Alamat CHARACTER 30

4 Telp CHARACTER 8

5 Disc1 NUMERIC 3

6 Limit NUMERIC 3

7 NPWP CHARACTER 10

Keterangan :

Kode_rel = Kode relasi Nama_rel = Nama relasi Alamat = Alamat relasi Telp = Nomor telepon

Disc1 = Discount 1 dalam persen Limit = Batas waktu pembayaran

NPWP = Nomor pemberitahuan wajib pajak No.Rek = Nomor rekening bank dari relasi B. Struktur file Tabel Barang

Nama File : TBBAR.DAT Keyfield : Kode_Bar

Kegunaan : Menyimpan data-data barang

Keterangan :

Kode_bar = Kode barang Nama_bar = Nama barang

FIELD NAMA FIELD TYPE WIDTH DEC

1 Kode_bar CHARACTER 8

2 Nama_bar CHARACTER 15

3 Harga_sat NUMERIC 9 2

4 Min_Kuan NUMERIC 9

44

Harga_sat = Harga satuan

Min_Kuan = Minimal Kuantum barang Max_Kuan = Maximal Kuantum barang

C. Struktur File Tabel Rekening Akuntansi Nama File : TBREK.DAT

Keyfield : Kode_Rek

Kegunaan : Menyimpan rekening akuntansi

Keterangan :

Kode_rek = Kode rekening Nama_rek = Nama rekening Status = Status rekening (D/K)

D. Struktur File Tabel Kurs Nama File : KURS.DAT Keyfield : Kode_Kurs

Kegunaan : Menyimpan Data Kurs

FIELD NAMA FIELD TYPE WIDTH DEC

1 Kode_rek CHARACTER 10

2 Nama_rek CHARACTER 20

Keterangan :

Kode_Kurs = Kode kurs

Keterangan = Keterangan nama mata uang Kurs Pajak = Kurs standart pajak

Kurs Bank = Kurs standart bank

Tanggal = Tanggal mulai kurs berlaku E. Struktur File Tabel beli

Nama File : TBBELI.DAT Keyfield : Kode_Beli

Kegunaan : Menyimpan Data Cara Pembelian , contohnya

Kode_beli 11 untuk Pembelian Tunai dan Kode_beli 12 untuk Pembelian Kredit.

FIELD NAMA FIELD TYPE WIDTH DEC

1 Kode_Kurs CHARACTER 3

2 Keterangan CHARACTER 6

3 Kurs_Pajak NUMERIC 9

4 Kurs_Bank NUMERIC 9

5 Tanggal DATE

FIELD NAMA FIELD TYPE WIDTH DEC

1 Kode_Beli CHARACTER 3

2 Keterangan CHARACTER 20

3 Rek_Bayar CHARACTER 10

46

Keterangan :

Kode_Beli = Kode beli

Keterangan = Keterangan pembelian (Tunai/Kredit) Rek_Bayar = Rekening pembayaran

Rek_Pot = Rekening potongan bayar F. Struktur File Tabel Kas

Nama File : TBKAS.DAT Keyfield : Kode_Kas

Kegunaan : Untuk Menyimpan Variabel Data Rekening pembayaran

Keterangan :

Kode_Kas = Kode kas

Keterangan = Keterangan nama kas (contoh : kas kecil, bank ) Kode_rek = Kode rekening

Kode_Kurs = Kode kurs

4.4.2 File Transaksi

File transaksi digunakan untuk menyimpan data-data transaksi yang masuk, data-data tersebut akan dimasukkan sesuai dengan data-sumber yang dimiliki. Pada

FIELD NAMA FIELD TYPE WIDTH DEC

1 Kode_Kas CHARACTER 6

2 Keterangan CHARACTER 10

3 Kode_rek CHARACTER 10

saat menginputkan file transaksi ini, tidak akan melakukan updating pada file referensi maupun file master. File master baru akan terupdate pada saat melakukan proses perhitungan.

File transaksi ini menggunakan sistem bendel, dimana untuk satu kelompok transaksi yang sama (dalam hal ini hari) akan dikumpulkan dalam satu bendel. Key dari bendel ini adalah No_bendel, Kode_kelompok dan tanggal transaksi.

Keuntungan dari penggunaan file transaksi ini adalah, apabila terjadi kerusakan pada file database , tidak akan merusak semua data karena tersimpan dalam file masing-masing, di samping itu untuk melakukan pengoreksian bisa lebih mudah dan kecepatan untuk mengoreksi dalam satu bendel akan lebih cepat dari pada harus mengoreksi kumpulan data.

Kerugian dari penggunaan file transaksi ini antara lain, pemakaian space hardisk yang lebih banyak karena satu file satu hari maka dalam satu tahun untuk satu kelompok bisa memiliki sampai 300 file. File-file database yang termasuk file transaksi adalah :

A. Struktur file transaksi pembelian Nama File : Trnblxxx.Dat Kode Field : No_tran

48

Keterangan :

No_tran = Nomor transaksi

Referensi = Referensi, biasanya diisi dengan nomor bukti pembelian barang Uraian = Uraian, biasanya diisi dengan nama jenis pengelompokan barang Kode_rel = kode relasi

Nama_rel = Nama relasi Kode_bar = Kode Barang Nama_bar = Nama Barang

No_faktur = Nomor faktur Order = No order pembelian

FIELD NAMA FIELD TYPE WIDTH DEC

1 No_tran CHARACTER 8

2 Referensi CHARACTER 15

3 Uraian CHARACTER 15

4 Kode_rel CHARACTER 8

5 Nama_rel CHARACTER 15

6 Kode_bar CHARACTER 8

7 Nama_bar CHARACTER 15

8 No_faktur CHARACTER 8

9 Order DATE 8

10 Tanggal DATE 8

11 Limit NUMERIC 3

12 Kuantum NUMERIC 9

13 Harga_sat NUMERIC 9 2

14 Kode_Kurs CHARACTER 6

15 Harga_Tot NUMERIC 10 2

Tanggal = tanggal transaksi Limit = jangka bayar

Kuantum = jumlah pembelian barang Harga_sat = harga satuan

Kode_Kurs = kode kurs

Harga_Tot = Harga Sat * Kuantum * disc1 No_bendel = no bendel

B. Struktur file transaksi retur pembelian Nama File : Trnrbxxx.Dat Kode Field : No_tran

Kegunaan : Menyimpan transaksi retur pembelian

FIELD NAMA FIELD TYPE WIDTH DEC

1 No_tran CHARACTER 8

2 Referensi CHARACTER 15

3 Uraian CHARACTER 15

4 Kode_rel CHARACTER 8

5 Nama_rel CHARACTER 15

6 Kode_bar CHARACTER 8

7 Nama_bar CHARACTER 15

8 Order DATE 8

9 Kuantum NUMERIC 9

10 Harga_sat NUMERIC 9 2

11 Harga_Tot NUMERIC 10 2

12 No_bendel CHARACTER 3

50

Keterangan :

No_tran = Nomor transaksi

Referensi = Referensi, biasanya diisi dengan nomor bukti pembelian barang Uraian = Uraian, biasanya diisi dengan nama jenis pengelompokan barang Kode_rel = kode relasi

Nama_rel = Nama relasi Kode_bar = Kode Barang Nama_bar = Nama Barang

Order = No order pembelian Tanggal = tanggal transaksi

Kuantum = jumlah pembelian barang Harga_sat = harga satuan

Kode_Kurs = kode kurs

Harga_Tot = total harga, hasil perhitungan dari jumlah barang yang dibeli No_bendel = no bendel

C. Struktur file transaksi pembayaran Nama File : Trnkkxxx.Dat Kode Field : No_tran

Keterangan :

No_tran = Nomor transaksi Kode_rel = Kode relasi Nama_rel = Nama relasi No_rek = Nomor rekening Nama_rek = Nama rekening

Jumlah = jumlah nilai uang yang dibayarkan No_Bendel = nomor bendel

Uraian = Diisi dengan pengelompokan dari item-item dari kolom keterangan Keterangan = diisi dengan item-item yang akan dibayarkan.

D. Struktur file memorial

Nama File : Memoxxx.Dat Kode Field : No_tran

Kegunaan : Menyimpan transaksi adjustmen (Nota Debet)

FIELD NAMA FIELD TYPE WIDTH DEC

1 No_tran CHARACTER 8

2 Kode_rel CHARACTER 8

3 Nama_rel CHARACTER 15

4 No_rek CHARACTER 10

5 Nama_rek CHARACTER 15

6 Jumlah NUMERIC 10 2

7 No_Bendel CHARACTER 3

8 Uraian CHARACTER 20

52

Keterangan :

No_tran = Nomor transaksi Kode_rel = kode relasi Nama_rel = nama relasi No_rek = nomor rekening Nama_rek = nama rekening Jumlah = jumlah nilai uang No_Bendel = nomor bendel

Uraian = biasanya diisi dengan penjelasan dari transaksi yang dimasukkan

4.4.3. File Master

Sesuai dengan namanya maka file ini berisi semua data yang diperlukan untuk pencetakan laporan. File master ini baru akan terupdate bila terjadi proses perhitungan dari file transaksi.

File-file database yang termasuk file Master adalah : 1. File Master Pembelian.

FIELD NAMA FIELD TYPE WIDTH DEC

1 No_tran CHARACTER 8

2 Kode_rel CHARACTER 8

3 Nama_rel CHARACTER 15

4 No_rek CHARACTER 10

5 Nama_rek CHARACTER 15

6 Jumlah NUMERIC 10 2

7 No_Bendel CHARACTER 3

File master pembelian merupakan file hasil akumulasi dari proses penggabungan dua jenis file yaitu TRNBLxxx.Dat dan TRNRBxxx.Dat selama periode tertentu, file ini dibuat dengan pertimbangan bahwa pihak akuntansi dan atau manajemen akan memerlukan laporan untuk periode sebelum periode berjalan.

Struktur file Master pembelian

Nama File : Belixxxx.Dat (Beli+Tahun+Bulan) Kode Field : No_tran

Kegunaan : Menyimpan transaksi pembelian dan retur pembelian untuk pelaporan per-periode tertentu

FIELD NAMA FIELD TYPE WIDTH DEC

1 No_tran CHARACTER 8

2 Referensi CHARACTER 15

3 Uraian CHARACTER 15

4 Kode_rel CHARACTER 8

6 Kode_bar CHARACTER 8

8 No_faktur CHARACTER 8

9 No_Bendel CHARACTER 3

10 Tanggal DATE 8

11 Limit NUMERIC 3

12 Kuantum NUMERIC 9

13 Harga_sat NUMERIC 9 2

14 Kode_Kurs CHARACTER 6

15 RpDisc NUMERIC 14 2

16 Ongkos NUMERIC 14 2

17 Potongan NUMERIC 14 2

54

Keterangan :

No_tran = Nomor transaksi

Referensi = merupakan field yang otomatis yang merupakan gabungan dari file- file transaksi pada field referensi.

Uraian = uraian

Kode_rel = kode relasi diperoleh dari data yang telah diisi pada file transaksi Kode_bar = kode barang diperoleh dari data yang telah diisi pada file transaksi No_faktur = diisi secara otomatis dengan nomor faktur yang telah diisi pada

transaksi pembelian

No_Bendel = nomor bendel otomatis diambil dari transaksi pembelian Tanggal = merupakan tanggal otomatis dari pembelian

Limit = batas waktu untuk pembayaran

Kuantum = merupakan kuantum barang yang diperoleh dari transaksi pembelian Harga_sat = merupakan harga satuan barang yang telah dibeli

Kode_Kurs = kode mata uang

RpDisc = merupakan discount yang telah menjadi nilai nominal uang Ongkos = adalah jumlah ongkos yang dibebankan

Potongan = merupakan potongan bayar dari relasi Kode_Beli = merupakan kode pembelian (Tunai/Kredit) 2. File Master Supplier.

Struktur file Master Supplier

Kode Field : No_tran

Kegunaan : Menyimpan transaksi pembelian, Utang, memo, kasier untuk pelaporan per-periode tertentu

Keterangan :

No_tran = Nomor transaksi

Referensi = merupakan field diisi secara otomatis yang adalah merupakan field dari transaksi-transaksi yang telah diisi.

Uraian = Uraian, field yang secara otomatis yang diisi dengan uraian dari transaksi yang telah dimasukkan.

Kode_rel = merupakan kode relasi yang diperoleh dari transaksi yang telah dimasukkan.

No_faktur = adalah nomor faktur yang telah dimasukkan di transaksi pembelian No_Bendel = adalah nomor bendel dari transaksi yang telah dimasukkan.

FIELD NAMA FIELD TYPE WIDTH DEC

1 No_tran CHARACTER 8

2 Referensi CHARACTER 15

3 Uraian CHARACTER 15

4 Kode_rel CHARACTER 8

8 No_faktur CHARACTER 8

9 No_Bendel CHARACTER 3

10 Tanggal DATE 8

11 Limit NUMERIC 3

13 Jumlah NUMERIC 14 2

14 Kode_Kurs CHARACTER 6

56

Tanggal = adalah tanggal transaksi

Limit = merupakan batas waktu pembayaran

Jumlah = merupakan jumlah nilai nominal yang harus dibayarkan Kode_Kurs = merupakan kode mata uang

Kode_Kas = merupakan kode kas, diperoleh dari transaksi kas keluar yang telah dimasukkan.

File master supplier merupakan kumpulan akumulasi dari file file transaksi, yang bertujuan untuk mengetahui keadaan kewajiban perusahaan terhadap relasi perusahaan tersebut dalam periode tertentu serta berguna juga untuk penjadwalan pembayaran hutang.

Selain ketiga jenis file-file database diatas ada beberapa file database yang digunakan untuk membantu dalam pemrosesan data , yaitu file database bendel yang akan menyimpan data bendel tanggal terjadinya transaksi status dari suatu bendel, kegunaan file bendel ini sudah dijelaskan diatas yaitu akan membentuk Suatu file database sesuai dengan nomor bendel yang merupakan penomoran otomatis (file TRNBLxxx, TRNRBxxx,TRNKKxxx,MEMOxxx), dalam suatu bendel nantinya akan disimpan file file transaksi yang sejenis dengan tanggal transaksi yang sama. Adapun file file bendel itu adalah :

A. Struktur file Bendel Pembelian

Nama File : BENDBLxx.Dat (BENDBL+TAHUN) Kode Field : No_tran

Keterangan :

No_Bendel = Adalah penomoran otomatis yang akan membentuk file Trnbl001 dan seterusnya.

Tanggal = diisi dengan tanggal transaksi pembelian

Kode_Beli = kode pembelian diperoleh dari tabel, diambil secara otomatis Keterangan = adalah keterangan dari kode pembelian yang telah dimasukkan. B. Struktur file Bendel Pembelian

Nama File : BENDRBxx.Dat (BENDRB+TAHUN) Kode Field : No_tran

Kegunaan : Menyimpan Data Bendel dari file transaksi Trnrbxxx.dat

FIELD NAMA FIELD TYPE WIDTH DEC

1 No_Bendel CHARACTER 8

2 Tanggal DATE 8

3 Kode_Beli CHARACTER 8

4 Keterangan CHARACTER 15

FIELD NAMA FIELD TYPE WIDTH DEC

1 No_Bendel CHARACTER 3

2 Tanggal DATE 8

3 Kode_Beli CHARACTER 8

58

Keterangan :

No_Bendel = Adalah penomoran otomatis yang akan membentuk file Trnrb001 dan seterusnya.

Tanggal = diisi dengan tanggal transaksi pembelian

Kode_Beli = kode pembelian diperoleh dari tabel, diambil secara otomatis Keterangan = adalah keterangan dari kode pembelian yang telah dimasukkan. C. Struktur file Bendel Pembayaran

Nama File : BENDKKxx.Dat (BENDKK+TAHUN) Kode Field : No_Bendel

Kegunaan : Menyimpan Data Bendel dari file transaksi Trnkk.dat

Keterangan :

No_Bendel = Merupakan penomoran otomatis yang akan membentuk file trnkk001.dat dan seterusnya

Kode_Kas = kode kas yang telah dimasukkan di TBKas dan diperoleh secara otomatis.

Tanggal = tanggal terjadinya transaksi

FIELD NAMA FIELD TYPE WIDTH DEC

1 No_Bendel CHARACTER 3

2 Tanggal DATE 8

3. Kode_Kas CHARACTER 6

3 Keterangan CHARACTER 15

Keterangan = keterangan dari kode kas

Kode_Kurs = merupakan kode dari mata uang yang telah dimasukkan di kurs.dat dan diperoleh secara otomatis.

D. Struktur file Bendel Memo

Nama File : BENDNKxx.Dat Kode Field : No_tran

Kegunaan : Menyimpan Data Bendel dari file transaksi Trnrbxxx.dat

Keterangan :

No_Bendel = Adalah penomoran otomatis yang akan membentuk file memo001 dan seterusnya.

Tanggal = merupakan tanggal transaksi

4.5. Perancangan Input

Pada perancangan input ini akan dibagi menjadi dua bagian yaitu : 1. Perancangan Dokumen Input.

a. Faktur pembelian

FIELD NAMA FIELD TYPE WIDTH DEC

1 No_Bendel CHARACTER 3

60

Dokumen Faktur pembelian merupakan faktur penjualan dari relasi yang melakukan transaksi dengan perusahaan., adapun bentuk umum dari suatu faktur pembelian adalah :

Gambar 4.5.1.a Nota Faktur Keterangan :

- PT. .. Merupakan nama Perusahaan yang melakukan transaksi penjualan.

- No , biasanya diisi dengan nomor transaksi penjualan. PT. ……..

FAKTUR No :

Nama : Alamat :

Nama Barang Kuantum Harga@ Disc Harga

Jumlah ....………..

PPN …………... Harga Total …………..

- Nama ,Merupakan nama dari perusahaan yang melakukan transaksi pembelian barang

- Alamat, merupakan alamat dari perusahaan yang melakukan pembelian.

Faktur yang dibuat ini merupakan contoh umum yang biasanya dipakai untuk item-item maupun susunan dari faktur tersebut dapat dibuat sesuai dengan kebijakan perusahaan yang bersangkutan.

b. Bukti Kas Keluar

Bukti kas keluar adalah bukti untuk mengeluarkan uang dalam bentuk cash atau cek dari kasir perusahaan, bahwa perusahaan sudah mengeluarkan uang dalam jumlah tertentu untuk suatu pembelian atau untuk suatu pembayaran. Adapun bentuk dari bukti kas keluar itu adalah :

Gambar 4.5.1.b. Nota Kas Keluar BUKTI KAS KELUAR Tanggal :

No :

Relasi : Uraian :

Keterangan Jumlah

62

Untuk suatu transaksi pembelian, relasi harus tetap diisi dengan nama dari relasi yang telah melakukan transaksi pembelian dengan perusahaan.

- Tanggal, diisi dengan tanggal melakukan transaksi, dalam hal ini tanggal dimana uang dikeluarkan dari kasir.

- No, merupakan nomor dari transaksi yang dibuat

- Relasi , merupakan nama dari relasi yang melakukan transaksi pembelian dengan perusahaan.

- Uraian bisa diisi dengan Jenis pengelompokan dari item keterangan yang ada pada dokumen.

- Keterangan , biasanya diisi dengan item-item dari pembelian itu sendiri misalnya nama barang.

- Jumlah adalah jumlah nominal uang yang dikeluarkan c. Memo Utang.

Merupakan dokumen sumber untuk memasukkan data memo utang, dokumen ini dikeluarkan bila ada sesuatu yang khusus terhadap pembelian yang dilakukan, misalnya kelebihan bayar atau biaya yang dibebankan kepada suatu rekening tertentu dalam perusahaan.

Pada kenyataannya tidak ada suatu bentuk yang khusus dari memo utang ini, dan ini pada dasarnya adalah merupakan kebijakan pihak akuntansi.

Gambar 4.5.1.c. Nota Memo utang

keterangan

- Tanggal, diisi dengan tanggal melakukan transaksi, dalam hal ini - No, merupakan nomor dari transaksi yang dibuat

- Relasi , merupakan nama dari relasi yang melakukan transaksi pembelian dengan perusahaan.

- Uraian bisa diisi dengan Jenis pengelompokan dari item keterangan yang ada pada dokumen.

- Jumlah adalah jumlah nominal uang . 2. Perancangan Dialog Layar Input

Ada 3 tahapan pengisian data yaitu :

a. Penangkapan data, dalam hal ini adalah bagaimana dapat menentukan data-data sumber dan bagaimana menangkap data-data tersebut.

MEMO UTANG Tanggal :

No :

Relasi : Uraian :

Keterangan Jumlah

64

b. Penyiapan data, data-data yang telah ditangkap akan disiapkan untuk dimasukan sebagai data sumber.

c. Entry data, data yang sudah disiapkan dientry-kan ke dalam sistem .

Dalam desain input ini untuk semua rancangan yang menggunakan tanda < > berarti input, sedangkan bertanda [ ] berarti display. Beberapa bentuk tampilan yang akan dirancang seperti di bawah ini

Adapun file file yang harus diinput adalah sebagai berikut : a. Tabel Relasi

Kode Relasi Nama : <Nama_rel >

<Kode_rel> Alamat : <Alamat >

Telp : <Telp > Disc1 : <Disc1 > Limit : <Limit >

NPWP : <NPWP >

NO. Rek : <No_Rek >

Cari Tambah Koreksi Hapus

Gambar 4.5.2.a. Dialog layar input Tabel Relasi

Keterangan:

- Kode relasi = diisi dengan kode dari relasi usaha perusahaan biasanya merupakan inisial dari perusahaan tersebut.

- Nama = merupakan nama perusahaan - Alamat = Alamat perusahaan

- Disc1 = merupakan discount yang biasanya diberikan , merupakan nilai discount default

- Limit = merupakan batas waktu dari pembayaran, juga merupakan nilai default

- NPWP = merupakan nomor NPWP dari perusahaan

- No rek = merupakan nomor rekening bank yang biasanya digunakan untuk pembayaran.

b. Tabel Barang

Kode Barang Nama Barang Harga @ Min kuantum Max Kuantum <Kode_Bar> <Nama_Bar> <Harga_Sat> <Min_Kuan > <Max_Kuan >

Cari Tambah Koreksi Hapus

Gambar 4.5.2.b. Dialog Layar Input Tabel Barang Keterangan :

- No = Merupakan nomor urut

- Kode barang = diisi dengan kode barang atau bahan, biasanya merupakan inisial dari barang dikombinasi dengan nomor

- Harga @ = merupakan harga satuan dari barang/ bahan merupakan nilai default

- Min kuantum = diisi dengan jumlah barang yang merupakan batas dari stok yang harus selalu ada di perusahaan.

66

- Max Kuantum = diisi dengan jumlah maksimal barang yang harus berada pada perusahaan.

c. Tabel Rekening.

No. Rekening Nama Rekening Status

<No_Rek > <Nama_Rek > <Status>

Cari Tambah Koreksi Hapus

Gambar 4.5.2.c. Dialog Layar Input Tabel Rekening Keterangan :

- Kode Rekening = diisi dengan nomor rekening sesuai dengan ukuran baku, nomor rekening biasanya dibagi per level rekening. - Nama Rekening = diisi dengan nama dari rekening yang

bersangkutan.

- Status = diisi dengan status dari rekening , D untuk Debet dan K untuk Kredit.

d. Tabel Kurs

Kode Kurs Keterangan Kurs Pajak Kurs Bank Tanggal

<Kode_kurs> <Keterangan > <Kurs_Pajak> <Kurs_Bank > <Date >

Cari Tambah Koreksi Hapus

Keterangan

- Kode Kurs = diisi dengan kode dari mata uang yang digunakan misalnya IDR untuk rupiah.

- Keterangan = diisi dengan nama mata uang misalnya rupiah

- Kurs Pajak = diisi dengan kurs yang ditetapkan dari departemen perpajakan.

- Kurs Bank = diisi dengan kurs yang ditetapkan oleh bank merupakan rate kurs.

e. Tabel Beli

Kode

<Kode_beli > Keterangan : <Keterangan > Rekening Utang : [Disp. No_rek ] Rekening Bayar : [Disp. No_rek ] Rekening Potongan : [Disp. No_rek ] Rekening PPN : [Disp. No_rek ]

Cari Tambah Koreksi Hapus

Gambar 4.5.2.e. Dialog layar Input Tabel Beli

Keterangan :

- Kode beli = diisi dengan kode dari pembelian , pemberian kode ini terserah operator

- Keterangan = diisi dengan keterangan dari cara pembelian misalnya Pembelian Tunai.

- Rekening utang = diisi dengan rekening utang, merupakan data yang sudah diisi semula di tabel rekening.

68

- Rekening bayar = diisi dengan rekening bayar, yang merupakan rekening kas.

- Rekening Pot = atau rekening potongan , diisi dengan rekening potongan pembelian

- Rekening PPN = diisi dengan rekening PPN merupakan rekening yang sudah disediakan di tabel rekening untuk menampung pajak pertambahan nilai.

f. Tabel Kas

Kode Kas Keterangan Kode rekening Kode Kurs

<Kode_kas> <Keterangan> [Disp. No_rek] [Kode_Kurs]

Cari Tambah Koreksi Hapus

Gambar 4.5.2.f. Dialog layar Input Tabel Kas

Keterangan :

- Kode kas = diisi dengan kode yang direkayasa sendiri

- Keterangan = diisi dengan nama dari kode kas tersebut, misalnya 11 untuk kolom kode kas dan Kas Kecil Untuk kolom keterangan. - Kode rekening = diisi dengan kode rekening dari kode kas yang

telah diisi

Disamping file file referensi diatas yang harus diisi , ada pula file file transaksi yang harus diisi pada saat terjadinya transaksi pembelian .

g. Input faktur pembelian

Adalah input secara manual untuk melakukan transaksi pembelian, acuan yang digunkan untuk melakukan input ini adalah dari dokumen faktur penjualan relasi perusahaan yang melakakukan penjualan.

Bendel <No_Bdl> Tgl<Tgl>

INPUT FAKTUR PEMBELIAN

Nomor : <No_Tran > Referensi : < Referensi> Kurs : [ Disp.kode_Kurs ] Relasi : [Disp.Kode_Rel ] Uraian : [Uraian ]

Tanggal : <Date> Order :.<order> Limit :<Limit > PPN :<PPN> disc2 <Disc2> Kode Nama Barang Harga Satuan Kuantum Disc1 Harga

[Disp.Kode_Bar][Disp.Nama_bar]<Harga_Sat> <Kuantum> <Disc1> [Harga_sat*Kuantum*Disc1]

Meterai /Ongkos <ongkos > Jumlah [Disp. Jumlah ] Potongan Pembayaran : <Pot > Diskon [Disp.Disc ] – PPN [Disp. PPN ] + Total [Disp. jumlah ] Cari Tambah Koreksi Hapus Print

Gambar 4.5.2.g. Dialog Layar Input Faktur Pembelian Keterangan :

- Nomor = diisi dengan nomor urut dari faktur

- Referensi = diisi dengan nomor transaksi dari faktur

- Relasi = diisi dengan relasi yang tercantum pada dokumen faktur penjualan relasi penjualan yang bersangkutan , kolom relasi ini akan memperoleh data dari tabel relasi yang telah dimasukkan. - Tanggal = diisi dengan tanggal pembuatan faktur

- Order = diisi dengan nomor order pesanan

- Limit = diisi dengan batas waktu jatuh tempo pembayaran , default tertera pada tabel relasi.

70

- Disc2 = diisi dengan discount dari relasi, merupakan discount khusus hasil kesepakatan dengan distributor.

- Disc 1 = diisi dengan discount dari relasi, merupakan discount umum yang memang diberikan kepada semua pembeli

- Kode = diisi dengan kode barang yang akan dibeli, dengan mengisi kode ini akan muncul juga nama barang.

- Harga satuan = diisi dengan harga satuan barang - Kuantum = diisi dengan banyaknya barang yang dibeli

- Harga = erupakan hasil kali dari harga satuan kuantum dan disc 1 - Metrai\ongkos = diisi dengan nilai uang meterai yang dikeluarkan - Potongan Pembayaran = diisi dengan discount dengan nilai dalam

rupiah(nilai uang) bukan persen. h. Input Transaksi kas/ transaksi pembayaran

Nomor : <No_tran> Ref : <Referensi > Uraian : <Uraian > Relasi : [Disp. Kode_Rel] [disp. Nama_rel]

Keterangan Rekening Mutasi Jumlah <keterangan> [Disp.No_Rek] [Disp.Nama_rek] <Jumlah >

Total [Disp. Jumlah]

Cari Tambah Koreksi Hapus

Keterangan :

- Nomor, diisi dengan nomor transaksi.

- Ref, adalah referensi biasanya diisi dengan nomor bukti.

- Uraian, diisi dengan pengelompokan dari keterangan yang sejenis - Keterangan, diisi dengan item-item penjelasan dari uraian, bisa

berupa kegiatan dan atau nama barang.

- Rekening, diisi dengan kode rekening akan diperoleh dari tbrek.dat - Mutasi, akan muncul secara otomatis begitu kolom rekening diisi,

dan merupakan nama dari rekening.

- Jumlah , diisi dengan nilai nominal uang dari item yang dimasukkan.

- Relasi , diisi dengan kode relasi yang bersangkutan. i. Input Transaksi Memo utang pembayaran

Nomor : <No_tran> Ref : <referensi > Uraian : <uraian > Relasi : [Disp. Kode_rel][disp. Nama_rel]

Keterangan Rekening Mutasi Jumlah <keterangan> [Disp. Kode_Rek] [disp. Nama_Rek] <Jumlah >

Total [Disp. jumlah ]

Cari Tambah Koreksi Hapus

72

Keterangan :

- Nomor, diisi dengan nomor transaksi.

- Ref, adalah referensi biasanya diisi dengan nomor bukti.

- Uraian, diisi dengan pengelompokan dari keterangan yang sejenis - Keterangan, diisi dengan item-item penjelasan dari uraian, bisa

berupa kegiatan dan atau nama barang.

- Rekening, diisi dengan kode rekening akan diperoleh dari tbrek.dat - Mutasi, akan muncul secara otomatis begitu kolom rekening diisi,

dan merupakan nama dari rekening.

- Jumlah , diisi dengan nilai nominal uang dari item yang dimasukkan.

- Relasi diisi dengan relasi pembelian yang bersangkutan.

4.6. Perancangan Output.

Perancangan output dalam sebuah sistem dimaksudkan untuk menentukan kebutuhan output dari sistem yang baru dan bisa mendukung berbagai proses yang terjadi di dalam suatu perusahaan. Output yang dihasilkan dapat berupa tampilan pada layar dan tampilan pada kertas, umumnya tampilan pada kertas dibutuhkan untuk memberikan sebuah bukti outentik, tampilan dikertas ini akan ditandatangani oleh orang yang tersangkut dengan aktivitas dalam perusahaan. 4.6.1. Tampilan Layar

82

A. Laporan Pembelian

1. Nota Pembelian Barang (lihat lamp. 7 hal. 95 ,form Nota Pembelian)

Merupakan hasil cetak dari inputan layar pada faktur pembelian (lihat lamp. 4. Hal. 92, contoh nota pembelian barang)

2. Data Harian Pembelian (lihat lamp. 7 hal. 95 ,form Data Harian Pembelian)

Merupakan hasil cetak dari transaksi pembelian dalam tanggal dan bendel yang sama.(lihat lamp. 4. Hal 92, contoh laporan data harian pembelian).

3. Rekapitulasi Pembelian Berdasar Relasi(lihat lamp. 1 hal. 89 form laporan Rekapitulasi Pembelian Berdasar Relasi).

Merupakan hasil cetak dari transaksi-transaksi pembelian perbulan dengan menampilkan sejumlah relasi dan tanggal dilakukannya transaksi pembelian. 3. Rangkuman Pembelian berdasar Relasi (lihat lamp. 1 hal. 89, form Rangkuman

Pembelian berdasar Relasi).

Merupakan hasil cetak dari transaksi-transaksi pembelian perbulan dengan mengakumulasi secara keseluruhan peristiwa terjadinya transaksi pada bulan itu juga tanpa memunculkan tanggal transaksi berlangsung karena sudah digabungkan.

B. Laporan Utang

1. Kartu Utang Usaha (lihat lamp. 2 hal. 90, form Kartu Utang Usaha).

Merupakan cetakan hasil pemrosesan dari pembelian, memo utang dan pembayaran dengan memasukkan ke kartu utang, dan laporan ini mencatat utang usaha per relasi per lembar berdasarkan bulan dan tanggal terjadinya

transaksi serta uraian dari pembelian barang. (lihat lamp. 5 hal 93. contoh laporan Kartu Utang Usaha).

2. Rangkuman Utang Usaha (lihat lamp.2. hal 90 , form Rangkuman Utang Usaha) Merupakan hasil cetak pembelian, memo utang dan pembayaran yang telah diproses dan laporan ini mencatat besarnya utang keseluruhan per-relasi perusahaan per-periode tertentu dimana laporan tersebut dicetak.(lihat lamp. 6 hal. 94contoh laporan rangkuman utang usaha).

3. Saldo Utang Usaha Dan Jatuh Tempo/Analisa Utang.(lihat lamp. 3 hal 91 form Saldo Utang Dan Jatuh Tempo).

Merupakan laporan yang menunjukkan jatuh tempo pembayaran utang yang kita miliki secara keseluruhan berdasar tiap-tiap relasi.(lihat lamp. 6. Hal 94 contoh laporan saldo utang dan jatuh tempo).

4.8. Perencanaan hardware Pendukung.

Untuk mendapatkan informasi yang cepat tentunya tidak bergantung semata – mata pada sistem yang telah dirancang saja , karena sistem informasi manajemen adalah merupakan sistem perpaduan manusia , manajemen dan alat, maka Pada bab ini juga dibahas mengenai perencanaan hardware pendukung sistem yang telah dibuat. Dilihat dari sistem yang ada dan yang telah dibuat ini maka Dalam perencanaan hardware yang digunakan tentunya membutuhkan hardware yang dapat memberikan suatu kemungkinan penyediaan data yang cepat dan sewaktu waktu dapat diakses dengan sebaik mungkin, melihat fluktuasi kurs yang begitu cepat dan terjadi setiap waktu, maka manajemen perusahaan akan sangat membutuhkan informasi yang cepat

84

dan tingkat keakuratan yang tinggi, untuk dapat memprediksi tindakan apa yang akan dilakukan, untuk itu hardware yang diajukan sebagai langkah awal dari penyediaan informasi ini adalah :

A. Processor P. 233 MMX B. 1,2 Gb Harddisk C. 16 Mb RAM D. Printer Dot Matrix E. Monitor VGA

5.1. Kesimpulan

1. Pencatatan dan pelaporan dalam multi currency diperlukan apabila suatu perusahaan dalam transaksi kesehariannya menggunakan currency lebih dari satu. Namun perlu di ketahui aturan Akuntansi yang benar sehingga pencatatan yang kita lakukan sesuai dengan aturan yang berlaku.

2. Utang Piutang termasuk dalam monetery account, sedangkan Inventory tidak termasuk dalam monetery account. Pencatatan multi currency hanya dapat dilakukan pada account-account yang termasuk dalam monetery account, kecuali atas kebijakan pemerintah setempat.

3. Sistem Informasi yang menggunakan sistem multi currency harus dapat menangkap transaksi yang terjadi dalam multi currency dan melaporkan juga dalam multi currency.

5.2. Saran

1. Perusahaan-perusahaan yang dalam transaksinya menggunakan lebih dari satu mata uang lebih baik menggunakan sistem multi currency, karena akan lebih memperlihatkan kondisi perusahaan tersebut terhadap perubahan nilai mata uang.

86

2. Apabila nilai mata uang mengalami fluktuasi yang terlalu jauh sehingga mempengaruhi nilai inventory kita, dan mengakibatkan nilai Pajak Pendapatan kita dalam setahun akibat dari perubahan nilai mata uang tersebut, ada baiknya mengajukan surat permohonan agar Pencatatan Inventory juga dapat diperlakukan sama dengan Monetery account.

Henry C. Lucas Jr, 1993, Analisis Desain Dan Implementasi, Erlangga, Jakarta Jogiyanto HM, 1988, Sistim Informasi Akuntansi Berbasis Komputer, BPSE

Yogyakarta.

Jogiyanto HM, 1990, Analisis Desain dan Sistim Informasi ;Suatu pendekatan terstruktur, Andi Offset Yogyakarta.