LKP : Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Surat Pada CV. Dapur IT Kreatif Media Surabaya.

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI

MANAJEMEN SURAT PADA CV. DAPUR IT KREATIF

MEDIA SURABAYA

KERJA PRAKTIK

Program Studi S1 Sistem Informasi

Oleh:

FINNA PUSPITASARI 11.41010.0216

FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA

INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA 2014

vii

ABSTRAK ... iv

KATA PENGANTAR ... v

DAFTAR ISI ... vii

DAFTAR GAMBAR ... ix

DAFTAR TABEL ... xii

DAFTAR LAMPIRAN ... xiii

BAB IPENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Rumusan Masalah ... 2

1.3 Batasan Masalah ... 2

1.4 Tujuan ... 2

1.5 Manfaat ... 3

1.6 Sistematika Penulisan ... 3

BAB IIGAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 5

2.1 Sejarah ... 5

2.2 Visi dan Misi CV. Dapur IT Kreatif Media ... 5

2.2.1 Visi ... 5

2.2.2 Misi ... 6

2.3 Lokasi Perusahaan ... 6

2.4 Struktur Organisasi ... 6

2.5 Fungsi Setiap Bidang ... 7

BAB IIILANDASAN TEORI ... 9

3.1 Definisi Sistem ... 9

3.2 Karakteristik Sistem ... 10

3.3 Definisi Informasi ... 11

3.4 Definisi Sistem Informasi ... 11

3.5 Analisis dan Perancangan Sistem ... 13

3.6 Analisis dan Perancangan Sistem Informasi ... 14

3.7 Bagan Alir Sistem ... 16

viii

3.9 Entity Relationship Diagram ... 19

3.10 Pengertian Manajemen Surat ... 20

3.11 Landasan-landasan Teknologi ... 20

3.11.1 Power Designer ... 20

3.11.2 HyperText Markup Language ... 20

3.11.3 HyperText Preprocessor ... 21

3.11.4 MySQL ... 21

BAB IVDESKRIPSI KERJA PRAKTIK ... 22

4.1 Analisis Sistem ... 22

4.2 Perancangan Sistem ... 22

4.2.1 System Flow ... 23

4.2.2 Context Diagram ... 26

4.2.3 Data Flow Diagram ... 26

4.2.4 Conceptual Data Model ... 28

4.2.5 Physical Data Model ... 30

4.2.6 Struktur Basis Data ... 32

4.2.7 Design Input dan Output ... 36

BAB VPENUTUP ... 76

5.1 Kesimpulan ... 76

5.2 Saran ... 76

DAFTAR PUSTAKA ... 77

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Dalam suatu perusahaan surat merupakan salah satu aset yang berharga.

Surat merupakan komunikasi melalui tulisan seperti pengiriman informasi kepada

pihak yang dituju. Berkaitan dengan hal tersebut surat perlu dikelola dengan baik

dalam sebuah kerangka sistem yang benar.

Kegiatan korespondensi atau surat menyurat merupakan rangkaian aktivitas

mulai dari penyusunan, penulisan sampai dengan pengiriman informasi. Selain itu

proses tersebut merupakan sarana untuk mengirim atau memberi informasi kepada

atasan atau pihak lain, baik sebagai laporan, pemberitahuan, permintaan atau

pertanyaan.

Sudah selayaknya suatu organisasi baik swasta maupun pemerintah

melakukan penanganan yang baik terhadap surat-surat yang masuk maupun surat

yang dikeluarkan oleh perusahaan. Di dalam CV. Dapur IT Kreatif Media

pengangan surat masih dilakukan manual seperti pembuatan surat maupun

penyimpanan surat yang dilakukan dengan menumpuk berkas-berkas surat. Dalam

penanganan tersebut terdapat beberapa masalah yang muncul seperti:

1. Hilangnya data atau surat masuk dan keluar milik perusahaan.

2. Tidak ada back-up data jika terjadi kehilangan.

Proses surat menyurat yang cepat dapat membantu kegiatan administrasi.

Penggunaan teknologi informasi sangat diperlukan untuk mempercepat

administrasi dalam melakukan proses tersebut. CV. Dapur IT Kreatif Media

menginginkan adanya suatu sistem informasi yang dapat memanajemen surat

masuk dan keluar, sehingga permasalahan seperti kehilangan data tidak akan

terjadi. Dan juga divisi administrasi dapat menyajikan data atau surat dengan

cepat jika sewaktu-waktu diperlukan.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah di atas maka rumusan masalah dalam

kerja praktek ini adalah bagaimana merancang bangun sistem informasi

manajemen surat pada CV. Dapur IT Kreatif Media.

1.3 Batasan Masalah

Berdasarkan perumusan masalah diatas, maka batasan masalah dalam

pembuatan sistem informasi ini adalah sebagai berikut.

1. Perancangan sistem informasi manajemen surat ini hanya mencakup proses

pembuatan surat hingga menampilkan detail surat masuk dan keluar.

2. Sistem ini diselesaikan dengan berbasis web menggunakan bahasa

pemrograman PHP (Hypertext Preprocessor) dan perancangan database

menggunakan MySQL.

1.4 Tujuan

Berdasarkan rumusan masalah di atas maka tujuan dari kerja praktek ini

Kreatif Media untuk menghasilkan penyimpanan data surat beserta backup

datanya sehingga mudah dalam penanganan surat dan aman dari kehilangan.

1.5 Manfaat

Manfaat yang diperoleh adalah dapat memberikan kemudahan dalam

pembuatan surat, pengelolaan surat serta dapat memberikan informasi secara

informatif bagi CV. Dapur IT Kreatif Media.

1.6 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan yang memuat uraian secara garis besar ini setiap

bab-bab yang dibahas didalamnya sebagai berikut.

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab ini dijelaskan tentang latar belakang masalah, perumusan

masalah, batasan masalah, tujuan, sistematika penulisan laporan kerja

praktik.

BAB II PROFIL PERUSAHAAN

Pada bab ini dijelaskan gambaran umum CV. Dapur IT Kreatif Media

tentang sejarah singkat CV. Dapur IT Kreatif Media, visi, misi, tujuan,

lokasi perusahaan serta struktur organisasi.

BAB III LANDASAN TEORI

Berisi penjelasan teori-teori yang digunakan dalam membantu proses

analisa dan desain sistem, yaitu Sistem Informasi, Analisa dan

Perancangan, Histori, Bagan Alir Sistem, Data Flow Diagram serta

BAB IV DESKRIPSI KERJA PRAKTEK

Berisi penjelasan mengenai perancangan sistem yang akan digunakan,

implementasi dari rancangan sistem yang telah dibuat, dan

evaluasi terhadap sistem yang telah diuji coba.

BAB V PENUTUP

Berisi kesimpulan mengenai sistem yang telah dibuat berupa sistem

informasi manajemen surat pada CV. Dapur IT Kreatif Media dan

saran untuk perbaikan sistem di masa mendatang.

LAMPIRAN

Dalam bagian ini penulis menyertakan beberapa lampiran yang

5

BAB II

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

1.1 Sejarah

CV. Dapur IT Kreatif Media didirikan pada tahun 2013 yang bergerak di

bidang jasa & produk Teknologi Informasi (TI) yang berlokasi di

Surabaya-Indonesia. Sebelum resmi didirikan pada tahun 2013, CV. Dapur IT Kreatif Media

telah dibentuk pada tahun 2011 lalu.

CV. Dapur IT Kreatif Media berkembang menjadi software and website

developer, perancang dan pengembang Sistem Informasi yang handal. Sistem

Informasi terintegrasi yang stabil dan mudah dipergunakan adalah kekuatan dan

ciri utama dari produk yang ditawarkan. CV. Dapur IT Kreatif Media akan

membantu membuat masa depan perusahaan klien lebih berkembang, efisien dan

efektif. Berdasar kerja keras perusahaan tersebut, telah mendapatkan klien dari

berbagai kalangan, mulai dari perseorangan, perusahaan swasta, organisasi,

sampai dengan institusi pemerintah.

1.2 Visi, Misi, dan Tujuan Perusahaan 1.2.1 Visi

Menjadi perusahaan TI terkemuka yang fokus dan terdepan dalam

menghasilkan produk dan jasa TI sebagai solusi terkini yang terintegrasi,

1.2.2 Misi

1. Membangun dan mengembangkan produk industri TI yang kompetitif.

2. Mengutamakan kerja sama dan profesional yang menghasilkan layanan

berkualitas.

3. Memberikan pelayanan terbaik kepada klien.

4. Melakukan inovasi teknologi yang terbaik dan terkini di setiap produk.

5. Meningkatkan benefit dan nilai tambah klien dan stakeholder.

1.3 Lokasi Perusahaan

Lokasi CV. Dapur IT Kreatif Media tepatnya berada di Jl. Kupang Panjaan

1 No. 15 Surabaya - Indonesia. Sedangkan tempat kerja penulis selama

melaksanakan Kerja Praktek berada di bagian Administrasi.

1.4 Struktur Organisasi

Untuk menguraikan struktur organisasi dari CV. Dapur IT Kreatif Media,

maka harus diketahui terlebih dahulu tujuan dan struktur organisasi ini yaitu agar

pembagian tugas dapat merata dan tugas-tugas di setiap bagian dapat terselesaikan

dengan baik. Adapun struktur organisasi di CV. Dapur IT Kreatif Media dapat

Direktur

Admin/Financial

Name Designer

Name Development

Gambar 2.1 Struktur Organisasi CV. Dapur IT Kreatif Media

1.5 Fungsi Setiap Bidang pada CV. Dapur IT Kreatif Media

CV. Dapur IT Kreatif Media terdiri atas beberapa divisi diantaranya Divisi

Administrasi/Financial, Divisi Designer, dan Divisi Development. Berikut ini

adalah pembagian tugas dari masing-masing bidang yang ada di CV. Dapur IT

Kreatif Media.

1. Bagian Admin

Bagian Admin pada CV. Dapur IT Kreatif Media memiliki tugas yang

mencakup tentang mengumpulkan, mengelola data, laporan, persuratan,

pengarsipan pegawai, serta berbagai hal yang berhubungan dengan

kepegawaian, proses internal perusahaan, quality control di dalam

perusahaan.

2. Bagian Designer

Bagian Designer merupakan sebuah bagian pada CV. Dapur IT Kreatif Media

pembuatan produk sesuai dengan keinginan klien dan keterbaruan yang

menyesuaikan dengan model terkini.

3. Bagian Development

Bagian Development adalah salah satu bagian di dalam CV. Dapur IT Kreatif

Media yang bertugas sebagai pembangun dan pengembangan produk atau

software sesuai dengan keinginan dan kebutuhan klien, melakukan testing

software bila diperlukan, serta melakukan maintenance program atau

9

BAB III

LANDASAN TEORI

1.1 Definisi Sistem

Menurut Herlambang dan Tanuwijaya (2005), definisi sistem dapat dibagi

menjadi dua pendekatan, yaitu pendekatan secara prosedur pendekatan secara

komponen. Berdasarkan pendekatan prosedur, sistem didefinisikan sebagai

kumpulan dari beberapa prosedur yang mempunyai tujuan tertentu. Sedangkan

berdasarkan pendekatan komponen, sistem merupakan kumpulan

komponen-komponen yang saling berkaitan untuk mencapai tujuan tertentu.

Dalam perkembangan sistem yang ada, sistem dibedakan menjadi dua

jenis, yaitu sistem terbuka dan sistem tertutup. Pada sistem terbuka merupakan

sistem yang dihubungkan dengan arus sumber daya luar dan tidak mempunyai

elemen pengendali. Sistem tertutup tidak mempunyai elemen pengontrol dan

dihubungkan pada lingkungan sekitarnya.

Menurut Sukoco (2007), sistem terdiri dari subsistem yang berhubungan

dengan prosedur yang membantu pencapaian tujuan. Pada saat prosedur

diperlukan untuk melengkapi proses pekerjaan, maka metode berisi tentang

aktivitas operasional atau teknis yang menjelaskannya. Beberapa manfaat

digunakannya pendekatan sistem adalah sebagai berikut.

1. Mengoptimalkan hasil dari penggunaan sumber daya yang efisien.

2. Salah satu alat pengendali biaya.

4. Alat bantu pencapaian tujuan organisasi.

5. Alat bantu organisasi dalam menerapkan fungsi-fungsinya.

Adapun kerugiannya adalah sebagai berikut.

1. Pengoperasian yang kurang fleksibel dan menjadikan sistem tidak berfungsi

optimal.

2. Tuntutan lingkungan untuk mengubah sebuah metode atau prosedur akan

meyebabkan perubahan pada metode atau prosedur bagian atau departemen

yang lain.

3. Perlunya waktu sosialisasi bagi sebuah metode, prosedur, atau sistem baru

yang diterapkan perusahaan.

4. Kemungkinan terdapat resistensi dari anggota organisasi.

1.2 Karakteristik Sistem

Menurut Sukoco (2007), sebuah sistem yang baik memiliki karakteristik

adalah sebagai berikut.

1. Fleksibel. Walaupun sistem yang efektif adalah sistem yang terstruktur dan

terorganisir dengan baik, namun sebaiknya fleksibel agar lebih mudah

disesuaikan dengan keadaan yang sering berubah.

2. Mudah diadaptasikan. Sistem yang baik harus cepat dan mudah diadaptasikan

dengan kondisi baru tanpa mengubah sistem yang lama maupun mengganggu

fungsi utama.

3. Sistematis. Sistem yang baik harus berfungsi secara efektif, yaitu sistem

yang dibuat tidak akan mempersulit aktivitas pekerjaan yang telah ada.

4. Fungsional. Sistem yang efektif harus dapat membantu mencapai tujuan yang

5. Sederhana. Sebuah sistem seharusnya lebih sederhana sehingga mudah

dipahami dan dilaksanakan.

6. Pemanfaatan sumber daya yang optimal. Sistem yang dirancang dengan baik

akan menjadikan pengguanaan sumber daya yang dimiliki organisasi dapat

dioptimalkan pemanfaatannya.

1.3 Definisi Informasi

Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti

bagi penerimanya dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau saat

mendatang (Kadir, 2011). Informasi merupakan kumpulan data yang diolah

menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerima

(Kristanto, 2003: 6). Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih

berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya (Jogiyanto, 1990: 8).

Berdasarkan beberapa definisi diatas, informasi adalah kumpulan data yang

telah diolah dan diorganisir sehingga memiliki arti bagi penggunanya untuk tujuan

pengambilan keputusan.

1.4 Definisi Sistem Informasi

Menurut Ferdinandus, dkk (2011), sistem informasi adalah kombinasi dan

teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk

mendukung operasi dan manajemen. Dalam arti yang sangat luas, istilah sistem

informasi yang sering digunakan merujuk kepada interaksi antar orang, proses

algoritmik, data dan teknologi. Sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu

organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang

mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan

dengan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan. Sistem

informasi dalam suatu organisasi dapat dikatakan sebagai suatu sistem yang

menyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam organisasi tersebut kapan saja

diperlukan. Sistem ini meyimpan, mengambil, mengubah, mengolah, dan

mengkomunikasikan informasi yang diterima dengan menggunakan sistem

informasi atau peralatan lainnya.

Sistem mengandung arti kumpulan dari komponen-komponen yang

memeliki keterkaitan antara yang satu dengan lainnya. Dari definisi sistem maka

dapat didefinisikan bahwa sistem informasi adalah suatu sistem yang dibuat oleh

manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai

suatu tujuan yang menyajikan informasi.

Sering orang salah mengartikan antara sistem informasi dengan teknologi

informasi. Dengan mengesampingkan teknologi informasi beserta

produk-produknya, sistem informasi yang dihasilkan tentunya tidak lebih baik jika

dibandingkan dengan sistem informasi yang menggunakan teknologi informasi

untuk mendukung penyajian informasinya.

Sistem informasi juga berfungsi sebagai alat bantu kompetisi bagi organisasi

dalam mengupayakan pencapaian tujuan. Sistem Informasi dituntut tidak hanya

mengolah data dari dalam organisasi saja, tetapi juga dapat menyajikan data dari

pihak luar yang mampu menambah nilai kampetisi bagi dalam organisasi. Dengan

demikian sistem informasi harus memiliki data yang telah terpolakan dan

memiliki integritas dalam hal waktu dan tempat. Hal ini dimaksudkan supaya

1.5 Analisis dan Perancangan Sistem

Analisis sistem dilaksanakan dengan tujuan untuk dapat mengidentifikasi

dan mengevaluasi permasalahan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan

sehingga dapat diusulkan perbaikannya. Perancangan sistem merupakan

penguraian suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian komputerisasi yang

dimaksud, mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, menentukan

kriteria, menghitung konsistensi terhadap kriteria yang ada, serta mendapatkan

hasil atau tujuan dari masalah tersebut serta mengimplementasikan seluruh

kebutuhan operasional dalam membangun aplikasi.

Menurut Kendall dan Kendall (2003: 7), analisis dan perancangan sistem

berupaya menganalisis input data atau aliran `data secara sistematis, memproses

atau mentransforasikan data, menyimpan data, dan menghasilkan output informasi

dalam konteks bisnis khusus. Selanjutnya, analisa dan perancangan sistem

dipergunakan untuk menganalisis, merancang, dan mengimplementasikan

peningkatan-peningkatan fungsi bisnis yang bisa dicapai melalui penggunaan

sistem informasi terkomputerisasi.

Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena

kesalahan di dalam tahap ini juga akan menyebabkan kesalahan di tahap

selanjutnya. Dalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang

harus dilakukan oleh analis sistem adalah sebagai berikut.

1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah.

2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada.

3. Analyze, yaitu menganalisis sistem.

Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan, maka analis sistem telah

mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Tiba waktunya

sekarang bagi analis sistem untuk memikirkan bagaimana membentuk sistem

tersebut. Tahap ini disebut desain sistem.

1.6 Analisis dan Perancangan Sistem Informasi

Analisis sistem merupakan tahap yang paling penting dari suatu

pemrograman, karena merupakan tahap awal untuk mengevaluasi permasalahan

yang terjadi serta kendala-kendala yang dihadapi. Analisis yang efektif akan

memudahkan pekerjaan penyusunan rencana yang baik di tahap berikutnya.

Sebaliknya, kesalahan yang terjadi pada tahap analisis ini akan menyebabkan

kesulitan yang lebih besar, bahkan dapat menyebabkan penyusunan sistem gagal.

Untuk itu diperlakukan ketelitian didalam mengerjakan sehingga tidak terdapat

kesalahan dalam tahap selanjutnya, yaitu tahap perancangan sistem (Kendall dan

Kendall, 2003).

Langkah-langkah yang diperlukan didalam menganalisis sistem adalah

sebagai berikut.

a. Tahap perencanaan sistem.

b. Tahap analisis sistem.

c. Tahap perancangan sistem.

d. Tahap penerapan sistem.

e. Membuat laporan dari hasil analisis.

Pada tahap perencanaan dilakukan identifikasi masalah serta diperlukan

adanya analisis yang digunakan untuk menentukan faktor-faktor yang menjadi

yang berasal dari sumber-sumber internal seperti misalnya laporan-laporan,

dokumen, observasi maupun dari sumber-sumber eksternal seperti pemakai

sistem, dikumpulkan sebagai bahan pertimbangan analisis. Jika semua

permasalahan telah diidentifikasi, dilanjutkan dengan mempelajari dan memahami

alur kerja dari sistem yang digunakan.

Kemudian diteruskan dengan menganalisis dan membandingkan sistem

yang terbentuk dengan sistem sebelumnya. Dengan adanya perubahan tersebut

langkah selanjutnya adalah membuat laporan-laporan hasil analisis sebbelumnya

dan sistem yang akan diterapkan. Perancangan sistem adalah proses menyusun

atau mengembangkan sistem informasi yang baru. Dalam tahap ini harus

dipastikan bahwa semua persyaratan untuk menghasilkan informasi agar

terpenuhi.

Hasil sistem yang dirancang harus sesuai dengan kebutuhan pemakai,

karena rancangan tersebut meliputi perancangan mulai dari sistem yang umum

hingga diperoleh sistem yang lebih spesifik. Dari hasil rancangan sistem tersebut

dibentuk pula rancangan database disertai struktur file antara sistem yang satu

dengan yang lain. Selain itu dibentuk pula rancangan keluaran dan masukan (input

dan output) sistem misalnya menentukan berbagai bentuk dan isi laporan berserta

pemasukan data.

Apabila didalam perancangan sistem terdapat kesalahan, maka kita perlu

melihat kembali analisis dari sistem yang telah dibuat. Sehingga dapat ditarik

kesimpulan bahwa analisis sistem mempunyai hubungan erat dengan perancangan

1.7 Bagan Alir Sistem

Menurut Basuki (2003), sistem flow adalah bagian yang menunjukkan arus

pekerjaaan secara menyeluruh dari suatu sistem. Bagan ini menjelaskan urutan

prosedur-prosedur yang ada dalam sistem dan biasanya dalam membuat sistem

flow sebaiknya ditentukan pada fungsi yang melaksanakan atau bertanggung

jawab terhadap sub-sub sistem. Bagan alir sistem menggunakan simbol

sebagaimana terdapat pada Tabel 3.1.

Tabel 3.1 Simbol Bagan Aliran Sistem

No Simbol Nama Simbol Keterangan

1 Dokumen Simbol ini digunakan untuk

menunjukkan dokumen input

dan output baik untuk proses manual, mekanik, atau komputer.

2 Keputusan Simbol keputusan digunakan

untuk menggambarkan suatu kondisi yang mengharuskan sistem untuk memilih tindakan yang akan dilakukan

berdasarkan criteria tertentu.

3 Operasi manual Simbol ini digunakan untuk

menggambarkan proses yang terjadi secara manual yang tidak dapat dihilangkan dari sistem yang ada.

4 Database Simbol ini digunakan untuk

menggambarkan media penyimpanan yang digunakan

untuk menyimpan data pada sistem yang akan dibuat.

5 Proses Simbol proses digunakan untuk

menggambarkan proses yang terjadi dalam sistem yang akan dibuat.

6 Input manual Simbol Proses yang digunakan

untuk menggambarkan proses yang terjadi dalam sistem yang akan dibuat.

1.8 Data Flow Diagram

Menurut Kendall dan Kendall (2003: 241), Data Flow Diagram

menggambarkan pandangan sejauh mungkin mengenai masukan, proses dan

keluaran sistem, yang berhubungan dengan masukan, proses, dan keluaran dari

model sistem yang dibahas. Serangkaian diagram aliran data berlapis juga bisa

digunakan untuk merepresentasikan dan menganalisis prosedur-prosedur

mendetail dalam sistem. Prosedur-prosedur tersebut yaitu konseptualisasi

bagaimana data-data berpindah di dalam organisasi, proses-proses atau

transformasi dimana data-data melalui, dan apa keluarannya. Jadi, melalui suatu

teknik analisa data terstruktur yang disebut Data Flow Diagram, penganalisis

sistem dapat merepresentasi proses-proses data di dalam organisasi. Menurut

Kendall dan Kendall (2003: 265), dalam memetakan Data Flow Diagram,

1. External entity

Suatu external entity atau entitas merupakan orang, kelompok, departemen,

atau sistem lain di luar sistem yang dibuat dapat menerima atau memberikan

informasi atau data ke dalam sistem yang dibuat. Simbol External entity

dapat dilihat pada Gambar 3.1.

Gambar 3.1 Simbol External Entity

2. Data Flow

Data Flow atau aliran data disimbolkan dengan data tanda panah. Aliran data

menunjukkan arus data atau aliran data yang menghubungkan dua proses atau

entitas dengan proses. Simbol Data Flow dapat dilihat pada Gambar 3.2.

Gambar 3.2 Simbol Data Flow

3. Process

Suatu proses dimana beberapa tindakan atau sekelompok tindakan

dijalankan. Simbol proses dapat dilihat pada Gambar 3.3.

Gambar 3.3 Simbol Process

Flow_1 Flow_1

4. Data Store

Data store adalah simbol yang digunakan untuk melambangkan proses

penyimpanan data. Simbol Data store dapat dilihat pada Gambar 3.4.

Gambar 3.4 Simbol Data Store

1.9 Entity Relationship Diagram

Menurut Sutedjo (2002: 130), Entity Relationship Diagram (ERD) adalah

gambaran pada sistem dimana di dalamnya terdapat hubungan antara entity

beserta relasinya. Entity merupakan sesuatu yang ada dan terdefinisikan di dalam

suatu organisasi, dapat abstrak dan nyata. Untuk setiap entity biasanya

mempunyai attribute yang merupakan ciri entity tersebut. Attribute yaitu uraian

dari entitas dimana mereka dihubungkan atau dapat dikatakan sebagai identifier

atau descriptors dari entitas.

Entity Relationship Diagram ini diperlukan agar dapat menggambarkan

hubungan antar entity dengan jelas, dapat menggambarkan batasan jumlah entity

dan partisipasi antar entity, mudah dimengerti pemakai dan mudah disajikan oleh

perandang database. Untuk itu, Entity Relationship Diagram dibagi menjadi dua

jenis model, yaitu:

1. Conceptual Data model

Conceptual Data model (CDM) adalah jenis model data yang

menggambarkan hubungan antar tabel secara konseptual.

2. Physical Data Model

Physical Data Model (PDM) adalah jenis model data yang menggambarkan

hubungan antar tabel secara fisikal.

1.10 Pengertian Manajemen Surat

Menurut Ukas (2006), manajemen merupakan suatu proses khas yang terdiri

dari tindakan-tindakan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan

pengendalian yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran yang

telah ditentukan melalui pemanfaatan sumberdaya manusia dan sumberdaya

lainnya. Manajemen diperlukan untuk mencapai sasaran secara efektif dan

efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan,

sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar,

terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.

1.11 Landasan-landasan Teknologi 3.11.1 Power Designer

Power designer merupakan suatu tools berupa software untuk mendesain

sistem dan rancangan Entity Relation Diagram (ERD) yang dikembangkan oleh

Sybase. Ada dua model data yaitu: Entity Relationship Diagram (ERD) dan model

relasional. Keduanya menyediakan cara untuk mendeskrisikan perancangan basis

data pada peringkat logika. Model ERD dan Conceptual Data Model (CDM),

model yang dibuat berdasrkan anggapan bahwa dunia nyata terdiri dari koleksi

obyek-obyek dasar yang dinamakan entitas (entity) serta hubungan (relationship)

antara entitas-entitas itu. Model Relational atau Physical Data Model (PDM),

model yang menggunakan sejumlah tabel untuk menggambarkan data serta

3.11.2 HyperText Markup Language

HyperText Markup Language (HTML) adalah sebuah bahasa standar yang

digunakan oleh browser internet untuk membuat halaman dan dokumen pada

sebuah web yang kemudian dapat diakses dan dibaca layaknya sebuah artikel.

HTML juga dapat digunakan sebagai penghubung antara file-file dalam situs atau

dalam komputer dengan menggunakan localhost (Oktavian, 2010).

3.11.3 Hypertext Preprocessor

PHP Hypertext Prepocessor (PHP) adalah bahasa pemrograman scripting

sisi server (server-side), bahasa pemrograman yang digunakan oleh server web

untuk menghasilkan dokumen Hypertext Markup Language (HTML) secara

on-the-fly (Sidik, 2005).

Menurut Kadir (2008: 2), PHP dirancang untuk membentuk aplikasi web

dinamis. Misalnya, bisa menampilkan isi database ke halaman web. Pada prinsip

PHP mempunyai fungsi yang sama dengan skrip-skrip seperti Active Server Page

(ASP), Cold Fusion, atau Perl. Namun, perlu diketahui bahwa PHP sebenarnya

bisa dipakai secara command line. Artinya, Skrip PHP dapat dijalankan tanpa

melibatkan web server maupun browser.

3.11.4 MySQL

Menurut Sidik (2005: 1), MySQL merupakan software sistem manajemen

database (Database Management System - DBMS) yang sangat popular di

kalangan pemrogram web, terutama di lingkungan Linux dengan menggunakan

script PHP dan Perl. Database MySQL, merupakan database yang menjanjikan

sebagai alternatif pilihan database yang dapat digunakan untuk sistem database

22

BAB IV

DESKRIPSI KERJA PRAKTEK

1.1 Analisis Sistem

Analisis sistem adalah langkah pertama untuk membuat suatu sistem baru.

Langkah awal yang dilakukan adalah melakukan wawancara, dengan tujuan untuk

mendapatkan informasi tentang manajemen surat yang dilakukan analisa terhadap

permasalahan yang ada pada CV. Dapur IT Kreatif Media, khususnya mengenai

manajemen surat.

Berdasarkan hasil wawancara dan analisis proses pada CV. Dapur IT

Kreatif Media ditemukan masih banyak hal-hal yang perlu di benahi, yaitu

manajemen surat yang masih manual sehingga dalam mengelola surat menjadi

lambat, tidak ada backup data yang akan beresiko terjadi kehilangan surat atau

dokumen penting dan penumpukkan berkas-berkas dan dokumen penting milik

perusahaan. Mengacu pada permasalahan yang tersebut, CV. Dapur IT Kreatif

Media membutuhkan sistem informasi manajemen surat yang terkomputerisasi

agar lebih efektif sehingga dapat membantu administrasi dalam mengelola surat

dan dapat melakukan backup data sehingga meminimalisir pemupukkan

berkas-berkas. Oleh karena itu, dirancanglah sebuah sistem informasi manajemen surat

yang diharapakan dapat mengatasi permasalahan tersebut.

1.2 Perancangan Sistem

Analisis perancangan sistem ini menggunakan PHP yaitu bahasa

script-nya menyatu dengan HTML dan berada di server. Selain itu PHP adalah

bahasa pemodelan yang menggunakan konsep objek terstruktur.

Banyak keuntungan yang dapat diperoleh jika menggunakan PHP sebagai

modul dari apache di antaranya adalah sebagai berikut.

1. Tingkat keamanan yang cukup tinggi.

2. Waktu eksekusi yang lebih cepat dibandingkan dengan bahasa pemograman

web lainnya yang berorientasi pada server-side scripting.

Perancangan sistem ini dimaksudkan untuk dapat membantu dalam

menyelesaikan masalah pada sistem yang sedang berjalan saat ini sehingga dapat

menjadi lebih baik dengan adanya sistem yang terkomputerisasi. Dalam

merancang sistem yang baik, harus melalui terlebih dahulu tahap-tahap

perancangan sistem. Tahap-tahap perancangan sistem ini adalah sebagi berikut.

1. System flow.

2. Context Diagram.

3. Data Flow Diagram.

4. Conceptual Data Model.

5. Physical Data Model.

4.2.1 System flow

Berguna untuk menunjukkan alur kerja atau apa yang sedang dikerjakan di

dalam sistem secara keseluruhan dan menjelaskan urutan dari prosedur-prosedur

yang ada di dalam sistem. Dengan kata lain, flowchart ini merupakan deskripsi

secara grafik dari urutan prosedur-prosedur yang terkombinasi yang membentuk

suatu sistem. Gambar 4.1 menjelaskan alur sistem pencatatan surat masuk yang

System Flow Surat Masuk

Klien Admin Direktur

Ph ase Start Surat Surat Surat masuk Pencatatan data surat masuk Membuat surat balasan

Simpan data surat balasan

Periksa surat

Menyetujui surat

Mengelola data surat balasan

Surat keluar (balasan)

Sesuai ? Ya

Cetak surat balasan

Surat balasan Surat balasan

Approval surat balasan

Surat yang sudah di approval Surat yang sudah di

approval 2 Surat balasan yang

sudah di approval 2

End Tidak

Notifikasi

Cek surat balasan

Surat yang sudah di approval 1

Gambar 4.2 menjelaskan alur sistem pembuatan surat keluar yang akan dikirim

kepada klien.

Gambar 4.2 System Flow Surat Keluar

System Flow Surat Keluar

Direktur Admin Klien P h ase Mulai 2 surat (penawaran, undangan, dll) 2 Membuat surat

keluar (penawaran, undangan, dll)

Simpan data surat

Selesai

Surat Keluar Periksa surat

surat (penawaran, undangan, dll) 1 Persetujuan Surat keluar Cetak Surat keluar

4.2.2 Context Diagram

Context diagram ini menggambarkan proses sistem secara umum pada

sistem informasi manajemen surat pada CV. Dapur IT Kreatif Media. Dalam

context diagram ini melibatkan 2 entity yaitu: Admin dan Direktur CV. Dapur IT

Kreatif Media. Context Diagram dapat dilihat pada Gambar 4.3.

4.2.3 Data Flow Diagram

DFD merupakan perangkat yang digunakan pada metodologi

pengembangan sistem yang terstruktur. DFD menggambarkan seluruh kegiatan

yang terdapat pada sistem secara jelas.

DFD Level 0

Diagram level 0 merupakan hasil decompose atau penjabaran dari Context

Diagram. DFD level 0 terdapat dua proses yang merepresentasikan diagram

berjenjang diatas, yaitu mengelola master dan mengelola transaksi. Data Flow

Diagram level 0 dapat dilihat pada Gambar 4.4.

Approval surat keluar Input surat keluarData surat balasan

Approval surat balasan View surat balasan Data surat keluar

Input surat balasan Approval surat masuk View surat masuk Data surat masuk

Input surat masuk

0

Aplikasi M anajemen Surat

+

Admin Direktur

Gambar 4.4 Data Flow Diagram level 0

DFD Level 1

A. DFD Level 1 Mengelola Master

Gambar 4.5 DFD level 1 Mengelola Master Surat keluar

Surat keluar

Surat masuk Surat masuk

[Approval surat balasan] [Approval surat keluar]

[Input surat keluar] [Data surat keluar]

[Input surat balasan] [Input surat masuk] [Data surat masuk]

[View surat balasan]

[Approval surat masuk]

[Data surat balasan] [View surat masuk]

Direktur Admin 1 Mengelola Master + 2 Mengelola Transaksi +

1 Surat Masuk

2 Surat Keluar

Surat Keluar Surat masuk

[Input surat keluar]

[Data surat balasan]

[View surat balasan]

[Data surat keluar]

[Input surat balasan] [Data surat masuk]

[Surat keluar] [Surat masuk]

[View surat masuk] [Input surat masuk]

Admin

Direktur 1 Surat Masuk

2 Surat Keluar 1.1

Meng elola Surat Masuk

1.2 Meng elola Surat

Balasan

1.3 Meng elola Surat Keluar

B. DFD Level 1 Mengelola Transaksi

Gambar 4.6 DFD level 1 Mengelola Transaksi

4.2.4 Conceptual Data Model

Conceptual Data Model (CDM) adalah gambaran secara keseluruhan

struktur aplikasi. Dengan CDM kita bisa membangun desain awal sistem dan

tidak perlu khawatir dengan detail implementasinya secara fisik. Dan melalui

prosedur generation yang mudah, kita bisa melakukan generate CDM ke Physical

Data Model (PDM). Bentuk Conceptual Data Model dari sistem informasi

manajemen surat CV. Dapur IT Kreatif Media dapat dilihat pada Gambar 4.7. [Approval surat balasan]

Meng elola Transaksi

[Surat keluar] [Surat masuk]

[Approval surat keluar] [Approval surat masuk] Direktur

Direktur

1 Surat Masuk

2 Surat Keluar

2.1

Transaksi Surat M asuk

2.2

Memiliki Memiliki Mengelola Mengirim Menyimpan Mencatat Pengguna ID_PENGGUNA NAMA_PENGGUNA USERNAME PASSWORD ALAMAT_PENGGUNA TELP_PENGGUNA EMAIL_PENGGUNA <pi> Integer

Variable characters (200) Variable characters (20) Variable characters (20) Variable characters (1000) Variable characters (25) Variable characters (25)

<M> <M> <M> <M> <M> <M> <M> ID_PENGGUNA <pi> level_pengguna ID_LEVEL_PENGGUNA NAMA_LEVEL_PENGGUNA <pi> Integer

Variable characters (200) <M> <M> ID_LEVEL_PENGGUNA <pi> Surat NO_SURAT KODE_SURAT STATUS_SURAT TGL_BUAT <pi> Integer

Variable characters (50) Variable characters (25) Date <M> <M> <M> <M> NO_SURAT <pi> Jenis ID_JENIS NAMA_JENIS <pi> Integer

Variable characters (50) <M> <M> ID_JENIS <pi> Memo ID_MEMO JUDUL_MEMO ISI_MEMO TGL_MEMO STATUS_MEMO TUJUAN_MEMO <pi> Integer

Variable characters (25) Variable characters (1000) Date

Variable characters (25) Variable characters (1000)

<M> <M> <M> <M> <M> <M> ID_MEMO <pi> Surat_Keluar ID_SURAT_KELUAR TGL_KELUAR STATUS_KELUAR <pi> Integer Date

Variable characters (25) <M> <M> <M> ID_SURAT_KELUAR <pi> Surat_Masuk ID_SURAT_MASUK TGL_MASUK TGL_KIRIM NOMOR_MASUK PENGIRIM ASAL_PENGIRIM KET_SURAT_MASUK <pi> Integer Date Date

Variable characters (25) Variable characters (50) Variable characters (50) Variable characters (1000)

<M> <M> <M> <M> <M> <M> <M> ID_AGENDA <pi>

Gambar 4.7 CDM CV. Dapur IT Kreatif Media

4.2.5 Physical Data Model

Physical Data Model menggambarkan struktur data sebagaimana akan di

implemtasikan oleh DBMS. Dalam PDM kita bisa mengoptimalkan database

dengan memodifikasi tabel, kolom, index, refrential integrity, view, physical

storage, trigger and stored procedure. Procedure database generation

menerapkan hal itu dengan cara menyesuaikan dengan DBMS yang kita pilih.

Bentuk Physical Data Model dari generate Conceptual Data Model untuk sistem

Gambar 4.8 PDM CV. Dapur IT Kreatif Media Pengguna ID_PENGGUNA ID_LEVEL_PENGGUNA NAMA_PENGGUNA USERNAME PASSWORD ALAMAT_PENGGUNA TELP_PENGGUNA EMAIL_PENGGUNA integer integer varchar(200) varchar(20) varchar(20) varchar(1000) varchar(25) varchar(25) <pk> <fk> level_pengguna ID_LEVEL_PENGGUNA NAMA_LEVEL_PENGGUNA integer varchar(200) <pk> Surat NO_SURAT ID_JENIS ID_PENGGUNA ID_SURAT_MASUK KODE_SURAT STATUS_SURAT TGL_BUAT integer integer integer integer varchar(50) varchar(25) date <pk> <fk1> <fk2> <fk3> Jenis ID_JENIS NAMA_JENIS integer varchar(50) <pk> Memo ID_MEMO ID_PENGGUNA JUDUL_MEMO ISI_MEMO TGL_MEMO STATUS_MEMO TUJUAN_MEMO integer integer varchar(25) varchar(1000) date varchar(25) varchar(1000) <pk> <fk> Surat_Keluar ID_SURAT_KELUAR NO_SURAT TGL_KELUAR STATUS_KELUAR integer integer date varchar(25) <pk> <fk> Surat_Masuk ID_SURAT_MASUK TGL_MASUK TGL_KIRIM NOMOR_MASUK PENGIRIM ASAL_PENGIRIM KET_SURAT_MASUK integer date date varchar(25) varchar(50) varchar(50) varchar(1000) <pk> 31

4.2.6 Struktur Basis Data

Struktur tabel digunakan dalam pembuatan sistem informasi penjadwalan

kunjungan. Data-data dibawah ini akan menjelaskan satu per satu secara detail

dari struktur tabel sistem.

a. Nama Tabel : Tabel Level Pengguna

Primary Key : ID_Level_Pengguna

Foreign Key : -

Fungsi : Untuk menyimpan data level setiap pengguna pada CV.

Dapur IT Kreatif Media

Tabel 4.1 Tabel Level Pengguna

No. Name Type Size Keterangan

1. ID_Level_Pengguna Integer - Primary Key

2. Nama_Level_Pengguna Varchar 200 -

b. Nama Tabel : Pengguna

Primary Key : ID_Pengguna

Foreign Key : ID_level_pengguna

Fungsi : Untuk menyimpan data pengguna pada CV. Dapur IT

Kreatif Media

Tabel 4.2 Tabel Pengguna

No. Name Type Size Keterangan

1. ID_Pengguna Integer - Primary Key

2. ID_Level_Pengguna Integer - Foreign Key

No. Name Type Size Keterangan

4. Username Varchar 20 -

3. Password Varchar 20 -

4. Alamat_Pengguna Varchar 1000 -

5. Telp_Pengguna Varchar 25 -

6. Email_Pengguna Varchar 10 -

c. Nama Tabel : Memo

Primary Key : ID_Memo

Foreign Key : ID_Pengguna

Fungsi : Untuk menyimpan data memo pada CV. Dapur IT Kreatif

Media

Tabel 4.3 Tabel Memo

No. Name Type Size Keterangan

1. ID_Memo Integer - Primary Key

2. ID_Pengguna Integer - Foreign Key

3. Judul_Memo Varchar 25 -

4. Isi_Memo Varchar 1000 -

5. Tanggal_Memo Date - -

6. Status_Memo Varchar 25 -

d. Nama Tabel : Surat Masuk

Primary Key : ID_Surat _Masuk

Foreign Key : -

Fungsi : Untuk menyimpan data surat masuk pada CV. Dapur IT

Kreatif Media

Tabel 4.4 Tabel Surat Masuk

No. Name Type Size Keterangan

1. ID_Surat _Masuk Integer - Primary Key

2. Tgl_Masuk Date - Foreign Key

3. Tgl_Kirim Date - -

4. Nomor_Masuk Varchar 25 -

5. Pengirim Varchar 50 -

6. Asal_Pengirim Varchar 50 -

7. Ket_Surat_Masuk Varchar 1000 -

e. Nama Tabel : Jenis

Primary Key : ID_Jenis

Foreign Key : -

Fungsi : Untuk menyimpan data jenis pada CV. Dapur IT Kreatif

Media

Tabel 4.5 Tabel Jenis

No. Name Type Size Keterangan

1. ID_Jenis Integer - Primary Key

f. Nama Tabel : Surat Keluar

Primary Key : ID_Surat_Keluar

Foreign Key : NO_Surat

Fungsi : Untuk menyimpan data surat keluar pada CV. Dapur IT

Kreatif Media

Tabel 4.6 Tabel Surat Keluar

No. Name Type Size Keterangan

1. ID_Surat _Keluar Integer - Primary Key

2. No_surat Integer - -

3. Tgl_Keluar Date - -

4. Status_Keluar Varchar 25 -

g. Nama Tabel : Surat

Primary Key : No_Surat

Foreign Key : ID_Jenis, ID_Pengguna, ID_Surat_Masuk

Fungsi : Untuk menyimpan data no surat pada CV. Dapur IT

Kreatif Media

Tabel 4.7 Tabel Surat

No. Name Type Size Keterangan

1. No_Surat Integer - Primary Key

2. ID_Jenis Integer - Foreign Key

3. ID_Pengguna Integer - -

4. ID_Surat_Masuk Integer - -

No. Name Type Size Keterangan

6. Status_Surat Varchar 25 -

7. Tgl_Buat Date - -

4.2.7 Design Input dan Output

Untuk memberikan gambaran awal tentang interface aplikasi sistem

informasi manajemen surat pada CV. Dapur IT Kreatif Media serta menjaga

konsistensi dari desain aplikasi, maka perlu dibuat suatu rancangan input dan

output aplikasi sebagai berikut.

1. Form Login

Form login adalah form yang digunakan oleh pengguna agar dapat mengakses

aplikasi sistem informasi manajemen surat. Disini pengguna harus memasukkan

username dan password agar dapat mengakses sistem. Form login dapat dilihat

pada Gambar 4.9.

HALAMAN ADMIN 2. Tampil Data Inbox

Tampil Data Inbox menampilkan semua data inbox yang sebelumnya telah

ditambahkan pada form tulis baru. Tampil Data Inbox dapat dilihat pada Gambar

4.10.

Gambar 4.10 Tampil Data Inbox

3. Tambah Data Pesan Baru

Tambah Data Pesan Baru digunakan untuk menambahkan pesan baru dengan

mengisi semua kolom dan data tersebut disimpan. Tambah Data Pesan Baru dapat

Gambar 4.11 Tampil Data Pesan Baru

4. Tampil Detail Inbox

Tampil Detail Inbox menampilkan semua detail inbox yang sebelumnya

telah ditambahkan pada form tambah data inbox. Tampil Detail Inbox dapat

dilihat pada Gambar 4.12.

5. Tampil Data Keputusan Direksi

Tampil Data Keputusan Direksi menampilkan semua data keputusan direksi

yang sebelumnya telah ditambahkan pada form tulis baru. Tampil Data Keputusan

Direksi dapat dilihat pada Gambar 4.13.

Gambar 4.13 Tampil Data Keputusan Direksi

6. Tambah Data Keputusan Direksi

Tambah Data Keputusan Direksi digunakan untuk menambahkan data

keputusan direksi dengan mengisi semua kolom dan data tersebut disimpan.

Gambar 4.14 Tambah Data Keputusan Direksi

7. Tampil Detail Keputusan Direksi

Tampil Detail Keputusan Direksi menampilkan semua detail keputusan

direksi yang sebelumnya telah ditambahkan pada form tambah data keputusan

direksi. Tampil Detail Keputusan Direksi dapat dilihat pada Gambar 4.15.

8. Tampil Data Perintah Kerja

Tampil Data Perintah Kerja menampilkan semua data perintah kerja yang

sebelumnya telah ditambahkan pada form tulis baru. Tampil Data Perintah Kerja

dapat dilihat pada Gambar 4.16.

Gambar 4.16 Tampil Data Perintah Kerja

9. Tambah Data Perintah Kerja

Tambah Data Perintah Kerja digunakan untuk menambahkan data perintah

kerja dengan mengisi semua kolom dan data tersebut disimpan. Tambah Data

Gambar 4.17 Tambah Data Perintah Kerja

10.Tampil Detail Perintah Kerja

Tampil Detail Perintah Kerja menampilkan semua detail perintah kerja yang

sebelumnya telah ditambahkan pada form tambah data perintah kerja. Tampil

Detail Perintah Kerja dapat dilihat pada Gambar 4.18.

11.Tampil Data Surat Keterangan

Tampil Data Surat Keterangan menampilkan semua data surat keterangan

yang sebelumnya telah ditambahkan pada form tulis baru. Tampil Data Surat

Keterangan dapat dilihat pada Gambar 4.19.

Gambar 4.19 Tampil Data Surat Keterangan

12. Tambah Data Surat Keterangan

Tambah Data Surat Keterangan digunakan untuk menambahkan data surat

keterangan dengan mengisi semua kolom dan data tersebut disimpan. Tambah

Gambar 4.20 Tambah Data Surat Keterangan

13. Tampil Detail Surat Keterangan

Tampil Detail Surat Keterangan menampilkan semua detail surat keterangan

yang sebelumnya telah ditambahkan pada form tambah data surat keterangan.

Tampil Detail Surat Keterangan dapat dilihat pada Gambar 4.21.

14. Tampil Data Surat Perjanjian

Tampil Data Surat Perjanjian menampilkan semua data surat perjanjian yang

sebelumnya telah ditambahkan pada form tulis baru. Tampil Data Surat Perjanjian

dapat dilihat pada Gambar 4.22.

Gambar 4.22 Tampil Data Surat Perjanjian

15. Tambah Data Surat Perjanjian

Tambah Data Surat Perjanjian digunakan untuk menambahkan data surat

perjanjian dengan mengisi semua kolom dan data tersebut disimpan. Tambah Data

Gambar 4.23 Tampil Data Surat Perjanjian

16. Tampil Detail Surat Perjanjian

Tampil Detail Surat Perjanjian menampilkan semua detail surat perjanjian

yang sebelumnya telah ditambahkan pada form tambah data surat perjanjian.

Tampil Detail Surat Perjanjian dapat dilihat pada Gambar 4.24.

17. Tampil Data Kontrak Kerja

Tampil Detail Surat Perjanjian menampilkan semua data kontrak kerja yang

sebelumnya telah ditambahkan pada form tulis baru. Tampil Detail Surat

Perjanjian dapat dilihat pada Gambar 4.24.

Gambar 4.25 Tampil Data Kontrak Kerja

18. Tambah Data Kontrak Kerja

Tambah Data Kontrak Kerja digunakan untuk menambahkan data kontrak

kerja dengan mengisi semua kolom dan data tersebut disimpan. Tambah Data

Gambar 4.26 Tambah Data Kontrak Kerja

19. Tampil Detail Kontrak Kerja

Tampil Detail Kontrak Kerja menampilkan semua detail kontrak kerja yang

sebelumnya telah ditambahkan pada form tambah data kontrak kerja. Tampil

Detail Kontrak Kerja dapat dilihat pada Gambar 4.27.

Gambar 4.27 Detail Kontrak Kerja

kontrak kerja

kontrak kerja kontrak kerja Ahmad

002/V/SKK/I/2014 14-12-2014

20. Tampil Data Invoice

Tampil Data Invoice menampilkan semua data invoice yang sebelumnya telah

ditambahkan pada form tulis baru. Tampil Data Invoice yang ditunjukkan pada

Gambar 4.28.

Gambar 4.28 Tampil Data Invoice

21. Tambah Data Invoice

Tambah Data Invoice adalah form yang digunakan untuk menambahkan data

invoice dengan mengisi semua kolom dan data tersebut disimpan. Tambah Data

Gambar 4.29 Tambah Data Invoice

22. Tampil Detail Invoice

Tampil Detail Invoice menampilkan semua detail invoice yang sebelumnya

telah ditambahkan pada form tambah data invoice. Tampil Detail Invoice yang

ditunjukkandapat dilihat pada Gambar 4.30.

23. Tampil Data Nota

Tampil Data Nota menampilkan semua data nota yang sebelumnya telah

ditambahkan pada form tulis baru. Tampil Data Nota dapat dilihat pada Gambar

4.31.

Gambar 4.31 Tampil Data Nota

24. Tambah Data Nota

Tambah Data Nota digunakan untuk menambahkan data nota dengan mengisi

semua kolom dan data tersebut disimpan. Tambah Data Nota dapat dilihat pada

Gambar 4.32 Tambah Data Nota

25. Tampil Detail Nota

Tampil Detail Nota menampilkan semua detail nota yang sebelumnya telah

ditambahkan pada form tambah data nota. Tampil Detail Nota dapat dilihat pada

Gambar 4.33.

26.Tampil Data Penawaran

Tampil Data Penawaran menampilkan semua data penawaran yang

sebelumnya telah ditambahkan pada form tulis baru. Tampil Data Penawaran

dapat dilihat pada Gambar 4.34.

Gambar 4.34 Tampil Data Penawaran

27. Tambah Data Penawaran

Tambah Data Penawaran digunakan untuk menambahkan data penawaran

dengan mengisi semua kolom dan data tersebut disimpan. Tambah Data

Gambar 4.35 Tambah Data Penawaran

28. Tampil Detail Penawaran

Tampil Detail Penawaran menampilkan semua detail penawaran yang

sebelumnya telah ditambahkan pada form tambah data penawaran. Tampil Detail

Penawaran dapat dilihat pada Gambar 4.36.

29. Tampil Data Berita Acara

Tampil Data Berita Acara menampilkan semua data berita acara yang

sebelumnya telah ditambahkan pada form tulis baru. Tampil Data Berita Acara

yang ditunjukkan pada Gambar 4.37.

Gambar 4.37 Tampil Data Berita Acara

30. Tambah Data Berita Acara

Tambah Data Berita Acara digunakan untuk menambahkan data berita acara

dengan mengisi semua kolom dan data tersebut disimpan. Tambah Data Berita

Gambar 4.38 Tambah Data Berita Acara

31. Tampil Detail Berita Acara

Tampil Detail Berita Acara menampilkan semua detail berita acara yang

sebelumnya telah ditambahkan pada form tambah data berita acara. Tampil Detail

Berita Acara dapat dilihat pada Gambar 4.39.

Gambar 4.39 Detail Berita Acara

32.Tampil Data Slip Gaji

Tampil Data Slip Gaji menampilkan semua data slip gaji yang sebelumnya

telah ditambahkan pada form tulis baru. Tampil Data Slip Gaji dapat dilihat pada

Gambar 4.40.

Gambar 4.40 Tampil Data Slip Gaji

33. Tambah Data Slip Gaji

Tambah Data Slip Gaji digunakan untuk menambahkan data slip gaji dengan

mengisi semua kolom dan data tersebut disimpan. Tambah Data Slip Gaji dapat

Gambar 4.41 Tambah Data Slip Gaji

34. Tampil Detail Slip Gaji

Tampil Detail Slip Gaji yang menampilkan semua detail slip gaji yang

sebelumnya telah ditambahkan pada form tambah data slip gaji. Tampil Detail

Slip Gaji dapat dilihat pada Gambar 4.42.

HALAMAN DIREKTUR 35. Tampil Data Inbox

Tampil Data Inbox menampilkan semua data Inbox yang sebelumnya telah

ditambahkan pada form tulis baru. Tampil Data Inbox dapat dilihat pada Gambar

4.43.

Gambar 4.43 Tampil Data Inbox

36. Balas Inbox

Balas Inbox yang adalah form yang digunakan untuk membalas surat inbox.

Gambar 4.44 Balas Inbox

37. Tampil Detail Inbox

Tampil Detail Inbox menampilkan semua detailInbox yang sebelumnya telah

ditambahkan pada form tambah data inbox. Tampil Detail Inbox dapat dilihat

pada Gambar 4.45.

38. Tampil Data Surat Keputusan Direksi

Tampil Data Surat Keputusan Direksi menampilkan semua data surat

keputusan direksi yang sebelumnya telah ditambahkan pada form tulis baru.

Tampil Data Surat Keputusan Direksi dapat dilihat pada Gambar 4.46.

Gambar 4.46 Tampil Data Surat Keputusan Direksi

39. Balas Surat Keputusan Direksi

Balas Surat Keputusan Direksi adalah form yang digunakan untuk membalas surat surat keputusan direksi. Balas Surat Keputusan Direksi dapat dilihat pada Gambar 4.47.

Gambar 4.47 Balas Surat Keputusan Direksi

40. Tampil Detail Surat Keputusan Direksi

Tampil Detail Surat Keputusan Direksi menampilkan semua detail surat

keputusan direksi yang sebelumnya telah ditambahkan pada form tambah data

surat keputusan direksi. Tampil Detail Surat Keputusan Direksi dapat dilihat pada

Gambar 4.48.

41. Tampil Data Surat Perintah Kerja

Tampil Data Surat Perintah Kerja menampilkan semua data surat perintah

kerja yang sebelumnya telah ditambahkan pada form tulis baru. Tampil Data Surat

Perintah Kerja dapat dilihat pada Gambar 4.49.

Gambar 4.49 Tampil Data Surat Perintah Kerja

42. Balas Surat Perintah Kerja

Balas Surat Perintah Kerja adalah form yang digunakan untuk membalas

surat surat perintah kerja. Balas Surat Perintah Kerja dapat dilihat pada Gambar

Gambar 4.50 Balas Surat Perintah Kerja

43. Tampil Detail Surat Perintah Kerja

Tampil Detail Surat Perintah Kerja menampilkan semua detail surat perintah

kerja yang sebelumnya telah ditambahkan pada form tambah data surat perintah

kerja. Tampil Detail Surat Perintah Kerja dapat dilihat pada Gambar 4.51.

Gambar 4.51 Detail Surat Perintah Kerja

Perintah

Perintah Perintah Perintah

44. Tampil Data Surat Keterangan

Tampil Data Surat Keterangan menampilkan semua data surat keterangan

yang sebelumnya telah ditambahkan pada form tulis baru. Tampil Data Surat

Keterangan dapat dilihat pada Gambar 4.52.

Gambar 4.52 Tampil Data Surat Keterangan

45. Balas Surat Keterangan

Balas Surat Keterangan adalah form yang digunakan untuk membalas surat keterangan. Balas Surat Keterangan dapat dilihat pada Gambar 4.53.

Gambar 4.53 Balas Surat Keterangan

46. Tampil Detail Surat Keterangan

Tampil Detail Surat Keterangan menampilkan semua detail surat keterangan

yang sebelumnya telah ditambahkan pada form tambah data surat keterangan.

Tampil Detail Surat Keterangan dapat dilihat pada Gambar 4.54.

47. Tampil Data Surat Perjanjian

Tampil Data Surat Perjanjian menampilkan semua data surat perjanjian yang

sebelumnya telah ditambahkan pada form tulis baru. Tampil Data Surat Perjanjian

dapat dilihat pada Gambar 4.55.

Gambar 4.55 Tampil Data Surat Perjanjian

48. Balas Surat Perjanjian

Balas Surat Perjanjian adalah form yang digunakan untuk membalas surat

Gambar 4.56 Balas Surat Perjanjian

49. Tampil Detail Surat Perjanjian

Tampil Detail Surat Perjanjian menampilkan semua detail surat perjanjian

yang sebelumnya telah ditambahkan pada form tambah data surat perjanjian.

Tampil Detail Surat Perjanjian dapat dilihat pada Gambar 4.57.

50. Tampil Data Surat Kontrak Kerja

Tampil Data Surat Kontrak Kerja menampilkan semua data surat kontrak

kerja yang sebelumnya telah ditambahkan pada form tulis baru. Tampil Data Surat

Kontrak Kerja dapat dilihat pada Gambar 4.58.

Gambar 4.58 Tampil Data Surat Kontrak Kerja

51. Balas Surat Kontrak Kerja

Balas Surat Kontrak Kerja adalah form yang digunakan untuk membalas surat

Gambar 4.59 Balas Surat Kontrak Kerja

52. Tampil Detail Surat Kontrak Kerja

Tampil Detail Surat Kontrak Kerja menampilkan semua detail surat kontrak

kerja yang sebelumnya telah ditambahkan pada form tambah data surat kontrak

kerja. Tampil Detail Surat Kontrak Kerja dapat dilihat pada Gambar 4.60.

Gambar 4.60 Detail Surat Kontrak Kerja

kontrak kerja kontrak kerja kontrak kerja Ahmad

002/V/SKK/I/2014 14-12-2014 Ahmad

kontrak kerja 002/V/SKK/I/2014

14-12-2014

kontrak kerja

53. Tampil Data Invoice

Tampil Data Invoice menampilkan semua data Invoice yang sebelumnya telah

ditambahkan pada form tulis baru. Tampil Data Invoice dapat dilihat pada Gambar

4.61.

Gambar 4.61 Tampil Data Invoice

54. Balas Surat Invoice

Balas Invoice yang adalah form yang digunakan untuk membalas Invoice. Balas Invoice dapat dilihat pada Gambar 4.62.

Gambar 4.62 Balas Invoice

55. Tampil Detail Invoice

Tampil Detail Invoice menampilkan semua detail Invoice yang sebelumnya

telah ditambahkan pada form tambah data Invoice. Tampil Detail Invoice dapat

dilihat pada Gambar 4.63.

56. Tampil Data Nota

Tampil Data Nota menampilkan semua data Nota yang sebelumnya telah

ditambahkan pada form tulis baru. Tampil Data Nota dapat dilihat pada Gambar

4.64.

Gambar 4.64 Tampil Data Nota

57. Tampil Detail Nota

Tampil Detail Nota menampilkan semua detail Nota yang sebelumnya telah

ditambahkan pada form tambah data nota. Tampil Detail Nota dapat dilihat pada

Gambar 4.65.

58. Tampil Data Surat Penawaran

Tampil Data Surat Penawaran menampilkan semua data Surat Penawaran

yang sebelumnya telah ditambahkan pada form tulis baru. Tampil Data Surat

Penawaran dapat dilihat pada Gambar 4.66.

Gambar 4.66 Tampil Data Surat Penawaran

59. Balas Surat Penawaran

Balas Surat Penawaran adalah form yang digunakan untuk membalas surat

Gambar 4.67 Balas Surat Penawaran

60. Tampil Detail Surat Penawaran

Tampil Detail Surat Penawaran menampilkan semua detail surat penawaran

yang sebelumnya telah ditambahkan pada form tambah data surat penawaran.

Tampil Detail Surat Penawaran dapat dilihat pada Gambar 4.68.

76

BAB V

PENUTUP

1.1 Kesimpulan

Berdasarkan proses perancangan dan implementasi sistem informasi

manajemen surat pada CV. Dapur IT Kreatif Media, maka dapat ditarik beberapa

kesimpulan sebagai berikut.

1. Rancang bangun sistem informasi manajemen surat sudah sesuai dengan

kebutuhan di CV. Dapur IT Kreatif Media.

2. Mampu menghasilkan penyimpanan data surat beserta backup datanya

sehingga mudah dalam penanganan surat dan aman dari kehilangan.

3. Pengiriman surat di perusahaan masih dilakukan secara manual yaitu melalui

pos atau mendatangi pihak yang bersangkutan secara langsung sehingga

proses memakan waktu yang lama dan surat tidak diterima oleh perusahaan

yang bersangkutan.

1.2 Saran

Apabila sistem informasi manajemen surat ini digunakan pada perusahaan,

maka disarankan beberapa hal sebagai berikut.

1. Sistem ini dapat dikembangkan dengan menambahkan fitur pengiriman surat

sehingga surat dapat diterima langsung oleh pihak yang bersangkutan.

2. Perusahaan harus disiplin dalam melakukan backup data dan disimpan dengan

77

DAFTAR PUSTAKA

Basuki, S. (2003). Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia.

Ferdinandus, S., Wowor, H., dan Lumenta, A. S. (2011). Perancangan Aplikasi Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada PT. PLN (Persero) Wilayah Suluttenggo. Teknik Elektro-FT .

Herlambang, S., dan Tanuwijaya, H. (2005). Sistem Informasi: Konsep, Teknologi

dan Manajemen. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Jogiyanto. (1990). Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan

Tersetruktur. Yogyakarta: Andi.

Kadir, A. (2011). Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi.

Kendall, dan Kendall. (2003). Analisis dan Perancangan Sistem Jilid 1. Jakarta: Prenhallindo.

Kristanto, A. (2003), Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Jakarta: Gava Media.

Oktavian, D. P. (2010), Menjadi Programmer Jempolan Menggunakan PHP.

Yogyakarta: Mediakom.

Sidik, B. (2005). MySQL Untuk Penggunaan, Administrator, dan Pengembangan

Aplikasi Web. Bandung: Informatika.

Sukoco, B. M. (2007). Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Surabaya:

Erlangga.

Sutedjo, B. (2002). Perancangan dan Pembangunan Sistem Informasi.

Yogyakarta: Andi.

Gambar 4.62 Balas Invoice

55. Tampil Detail Invoice

Tampil Detail Invoice menampilkan semua detail Invoice yang sebelumnya telah ditambahkan pada form tambah data Invoice. Tampil Detail Invoice dapat dilihat pada Gambar 4.63.

56. Tampil Data Nota

Tampil Data Nota menampilkan semua data Nota yang sebelumnya telah ditambahkan pada form tulis baru. Tampil Data Nota dapat dilihat pada Gambar 4.64.

Gambar 4.64 Tampil Data Nota

57. Tampil Detail Nota

Tampil Detail Nota menampilkan semua detail Nota yang sebelumnya telah ditambahkan pada form tambah data nota. Tampil Detail Nota dapat dilihat pada Gambar 4.65.

58. Tampil Data Surat Penawaran

Tampil Data Surat Penawaran menampilkan semua data Surat Penawaran yang sebelumnya telah ditambahkan pada form tulis baru. Tampil Data Surat Penawaran dapat dilihat pada Gambar 4.66.

Gambar 4.66 Tampil Data Surat Penawaran

59. Balas Surat Penawaran

Balas Surat Penawaran adalah form yang digunakan untuk membalas surat penawaran. Balas Surat Penawaran dapat dilihat pada Gambar 4.67.

Gambar 4.67 Balas Surat Penawaran

60. Tampil Detail Surat Penawaran

Tampil Detail Surat Penawaran menampilkan semua detail surat penawaran yang sebelumnya telah ditambahkan pada form tambah data surat penawaran. Tampil Detail Surat Penawaran dapat dilihat pada Gambar 4.68.

76

BAB V

PENUTUP

1.1 Kesimpulan

Berdasarkan proses perancangan dan implementasi sistem informasi manajemen surat pada CV. Dapur IT Kreatif Media, maka dapat ditarik beberapa kesimpulan sebagai berikut.

1. Rancang bangun sistem informasi manajemen surat sudah sesuai dengan kebutuhan di CV. Dapur IT Kreatif Media.

2. Mampu menghasilkan penyimpanan data surat beserta backup datanya sehingga mudah dalam penanganan surat dan aman dari kehilangan.

3. Pengiriman surat di perusahaan masih dilakukan secara manual yaitu melalui pos atau mendatangi pihak yang bersangkutan secara langsung sehingga proses memakan waktu yang lama dan surat tidak diterima oleh perusahaan yang bersangkutan.

1.2 Saran

Apabila sistem informasi manajemen surat ini digunakan pada perusahaan, maka disarankan beberapa hal sebagai berikut.

1. Sistem ini dapat dikembangkan dengan menambahkan fitur pengiriman surat sehingga surat dapat diterima langsung oleh pihak yang bersangkutan.

2. Perusahaan harus disiplin dalam melakukan backup data dan disimpan dengan aman.

77

DAFTAR PUSTAKA

Basuki, S. (2003). Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia.

Ferdinandus, S., Wowor, H., dan Lumenta, A. S. (2011). Perancangan Aplikasi Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada PT. PLN (Persero) Wilayah Suluttenggo. Teknik Elektro-FT .

Herlambang, S., dan Tanuwijaya, H. (2005). Sistem Informasi: Konsep, Teknologi dan Manajemen. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Jogiyanto. (1990). Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Tersetruktur. Yogyakarta: Andi.

Kadir, A. (2011). Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi.

Kendall, dan Kendall. (2003). Analisis dan Perancangan Sistem Jilid 1. Jakarta: Prenhallindo.

Kristanto, A. (2003), Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Jakarta: Gava Media.

Oktavian, D. P. (2010), Menjadi Programmer Jempolan Menggunakan PHP. Yogyakarta: Mediakom.

Sidik, B. (2005). MySQL Untuk Penggunaan, Administrator, dan Pengembangan Aplikasi Web. Bandung: Informatika.

Sukoco, B. M. (2007). Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Surabaya: Erlangga.

Sutedjo, B. (2002). Perancangan dan Pembangunan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi.