script -nya menyatu dengan HTML dan berada di server. Selain itu PHP adalah
bahasa pemodelan yang menggunakan konsep objek terstruktur. Banyak keuntungan yang dapat diperoleh jika menggunakan PHP sebagai
modul dari apache di antaranya adalah sebagai berikut.
1. Tingkat keamanan yang cukup tinggi. 2. Waktu eksekusi yang lebih cepat dibandingkan dengan bahasa pemograman
web lainnya yang berorientasi pada server-side scripting. Perancangan sistem ini dimaksudkan untuk dapat membantu dalam
menyelesaikan masalah pada sistem yang sedang berjalan saat ini sehingga dapat menjadi lebih baik dengan adanya sistem yang terkomputerisasi. Dalam
merancang sistem yang baik, harus melalui terlebih dahulu tahap-tahap perancangan sistem. Tahap-tahap perancangan sistem ini adalah sebagi berikut.
1. System flow. 2. Context Diagram.
3. Data Flow Diagram. 4. Conceptual Data Model.
5. Physical Data Model.
4.2.1 System flow
Berguna untuk menunjukkan alur kerja atau apa yang sedang dikerjakan di dalam sistem secara keseluruhan dan menjelaskan urutan dari prosedur-prosedur
yang ada di dalam sistem. Dengan kata lain, flowchart ini merupakan deskripsi secara grafik dari urutan prosedur-prosedur yang terkombinasi yang membentuk
suatu sistem. Gambar 4.1 menjelaskan alur sistem pencatatan surat masuk yang diterima dari klien sampai proses pembalasan surat.
System Flow Surat Masuk
Klien Admin
Direktur
Ph ase
Start Surat
Surat
Surat masuk Pencatatan data
surat masuk
Membuat surat balasan
Simpan data surat balasan
Periksa surat Menyetujui surat
Mengelola data surat balasan
Surat keluar balasan
Sesuai ? Ya
Cetak surat balasan Surat balasan
Surat balasan Approval surat
balasan Surat yang sudah di
approval Surat yang sudah di
approval 2
Surat balasan yang sudah di approval
2 End
Tidak Notifikasi
Cek surat balasan
Surat yang sudah di approval
1
Gambar 4.1 System Flow Surat Masuk
Gambar 4.2 menjelaskan alur sistem pembuatan surat keluar yang akan dikirim kepada klien.
Gambar 4.2 System Flow Surat Keluar
System Flow Surat Keluar Direktur
Admin Klien
P h
ase Mulai
2 surat penawaran,
undangan, dll 2
Membuat surat keluar penawaran,
undangan, dll
Simpan data surat
Selesai Surat Keluar
Periksa surat
surat penawaran, undangan, dll
1 Persetujuan
Surat keluar Cetak
Surat keluar
4.2.2 Context Diagram
Context diagram ini menggambarkan proses sistem secara umum pada
sistem informasi manajemen surat pada CV. Dapur IT Kreatif Media. Dalam context diagram
ini melibatkan 2 entity yaitu: Admin dan Direktur CV. Dapur IT Kreatif Media. Context Diagram dapat dilihat pada Gambar 4.3.
4.2.3 Data Flow Diagram
DFD merupakan
perangkat yang
digunakan pada
metodologi pengembangan sistem yang terstruktur. DFD menggambarkan seluruh kegiatan
yang terdapat pada sistem secara jelas.
DFD Level 0
Diagram level 0 merupakan hasil decompose atau penjabaran dari Context Diagram.
DFD level 0 terdapat dua proses yang merepresentasikan diagram berjenjang diatas, yaitu mengelola master dan mengelola transaksi. Data Flow
Diagram level 0 dapat dilihat pada Gambar 4.4.
Approval surat keluar Input surat keluar
Data surat balasan Approval surat balasan
View surat balasan Data surat keluar
Input surat balasan Approval surat masuk
View surat masuk Data surat masuk
Input surat masuk Aplikasi M anajemen Surat
+
Admin Direktur
Gambar 4.3 Context Diagram
Gambar 4.4 Data Flow Diagram level 0
DFD Level 1
A. DFD Level 1 Mengelola Master
Gambar 4.5 DFD level 1 Mengelola Master
Surat keluar Surat keluar
Surat masuk Surat masuk
[Approval surat balasan] [Approval surat keluar]
[Input surat keluar] [Data surat keluar]
[Input surat balasan] [Input surat masuk]
[Data surat masuk] [View surat balasan]
[Approval surat masuk] [Data surat balasan]
[View surat masuk]
Direktur Admin
1
Mengelola Master
+
2
Mengelola Transaksi
+
1 Surat Masuk
2 Surat Keluar
Surat Keluar Surat masuk
[Input surat keluar] [Data surat balasan]
[View surat balasan]
[Data surat keluar] [Input surat balasan]
[Data surat masuk]
[Surat keluar] [Surat masuk]
[View surat masuk] [Input surat masuk]
Admin Direktur
1 Surat Masuk
2 Surat Keluar
1.1 Meng elola
Surat Masuk
1.2 Meng elola Surat
Balasan
1.3 Meng elola
Surat Keluar
B. DFD Level 1 Mengelola Transaksi
Gambar 4.6 DFD level 1 Mengelola Transaksi
4.2.4 Conceptual Data Model
