Bank Indonesia secara konsisten selalu berupaya memastikan seluruh masyarakat memperoleh uang layak edar sesuai kebutuhan. Selama tahun 2013,
Bank Indonesia memprioritaskan distribusi uang layak edar - melalui kegiatan kas keliling - ke daerah perbatasan seperti di Atambua NTT, Nunukan Kaltara, dan
di Papua. Untuk meningkatkan kualitas pelayanan transaksi, Bank Indonesia pada awal tahun 2014 menandatangani nota kesepahaman dengan Bank Papua New
Guinea PNG dalam memberdayakan kegiatan ekonomi di daerah perbatasan. Melalui nota kesepahaman ini, kedua Bank Sentral bersepakat untuk
meningkatkan peran lembaga keuangan Bank dan Pedagang Valuta Asing PVA di masing-masing negara dalam meningkatkan aktivitas ekonomi di wilayah
perbatasan dengan mendorong terciptanya kelancaran dan keandalan sistem pembayaran.
H. Rencana Kegiatan
Kegiatan Kantor Bank Indonesia Medan antara lain adalah sebagai berikut: Prospek perekonomian daerah menghadapi beberapa tantangan utama yang
diperkirakan turut menentukan kinerja ekonomi dan inflasi ke depan. Salah satunya, tantangan yang bersumber dari dinamika global yang dapat
menyebabkan rentannya pemulihan ekonomi global, terutama dengan adanya potensi kembali melambatnya kinerja ekonomi China dan ketidakpastian
normalisasi kebijakan moneter di Amerika Serikat.
29
BAB III PEMBAHASAN
A. Pengertian Prosedur
Menurut Zulkifli 2005:51 prosedur adalah langkah-langkah atau kegiatan yang mempunyai urutan untuk menyelesaikan pekerjaan yang bersangkutan.
Menurut Gie 2003:18 Prosedur adalah suatu rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap dalam melakukan suatu pekerjaan yang merupakan suatu
kebulatan. Menurut pendapat beberapa ahli di atas maka dapat disimpulkan bahwa
prosedur adalah suatu tatacara kerja atau kegiatan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan urutan waktu dan memiliki pola kerja yang telah ditentukan.
B. Pengertian Surat
Seperti yang kita ketahui surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh satu pihak kepada pihak lain. Ada defenisi
surat menurut beberapa ahli, sebagai berikut: Menurut Atmosudirdjo 2001:139 surat adalah sehelai kertas yang ditulis
pada waktu ini umumnya diketik atas nama pribadi penulis, atau atas nama kedudukannya dalam organisasi, yang ditujukan pada suatu alamat tertentu dan
memuat sesuatu “bahan komunikasi”. Menurut Rahardi 2008:12 surat adalah pernyataan tertulis dari pihak satu
kepihak lain, atas nama perseorangan ataupun atas nama jabatan.
C. Pengertian Surat Menyurat
Surat menyurat adalah suatu kegiatan untuk mengadakan hubungan secara terus menerus antara pihak yang satu kepada pihak yang lainnya, dan dilaksanakan
dengan saling berkiriman surat. Kegiatan surat menyurat ini disebut juga dengan istilah lainnya yaitu korespondensi. Jika hanya sepihak saja yang mengirimkan
surat secara terus menerus tanpa ada balasan atau tanggapan dari pihak lainnya hal ini tidak dapat dinamakan kegiatan surat menyurat. Setiap kerja perorangan
apalagi organisasi selalu membutuhkan kerjasama dengan pihak lain untuk mencapai tujuannya.
Dari beberapa pendapat diatas maka dapat disimpulkan mengenai pengertian surat yaitu sarana atau wahana komunikasi tertulis yang ditujukan
kepada orang lain atau suatu instansi dengan tujuan untuk menyampaikan suatu hal baik itu berupa informasi, perintah atau sebuah pemberitahuan.
Surat masuk dan surat keluar ialah sebagai berikut: Barthos, 2009:39 Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain
maupun perorangan, baik yang diterima melalui pos, maupun yang diterima dari kurir dengan mempergunakan buku pengiriman.
Surat keluar adalah surat yang lengkap bertanggal, bernomor, berstempel dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang yang dibuat oleh suatu instansi
atau lembaga lain. Surat keluar biasanya dikirim melalui pos atau kurir. Prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar melalui beberapa
tahapan, yaitu: Wursanto, 2003:110
a. Pengelolaan surat masuk
Pengelolaan surat masuk harus melalui beberapa tahap, yaitu sebagai berikut:
Barthos, 2007:216-217
1 Penerima surat bertugas:
a Menerima surat
b Memeriksa jumlah dan alamat surat
c Mengisi paraf dan nama terang pada buku ekspedisi atau lembar
pengantar surat d
Meneliti tanda-tanda kerahasiaan surat, kesesuaian isi surat serta keabsahaan surat
e Meneruskan surat kepada penyortir
2 Penyortir surat bertugas:
a Menerima surat masuk
b Mengelompokkan surat ke dalam kelompok surat dinas dan kelompok
surat pribadi c
Menyortir surat berdasarkan klasifikasi d
Membuka surat dinas berdasarkan jenis surat penting dan surat biasa dan tidak boleh membuka jenis surat rahasia dan surat pribadi
e Meneliti lampiran surat
f Membubuhkan tanda penerimaan pada setiap surat
g Menyampaikan surat yang telah terbuka atau yang masih tertutup
kepada pencatat surat dengan melapirkan amplopnya.
3 Pencatat surat bertugas:
a Menerima, menghitung dan mencatat surat yang sudah diteliti
b Mencatat surat tersebut pada pengantar surat, kartu kendali dan lembar
pengantar surat rahasia c
Menyampaikan surat diatas setelah dilampiri lembar pengantar dan kartu kendali kepada pengarah
4 Pengarah surat bertugas:
a Menerima, meneliti surat yang telah dilampiri lembar pengantar atau
kartu kendali untuk diarahkan dengan menunjuk siapa pengolah surat b
Menyampaikan surat di atas kepada pengolah dengan melalui petugas tata usaha pengolah
c Menyimpan arsip kartu kendali 1 lembar
5 Pengolah surat bertugas:
a Menerima surat, membahas sendiri atau membahas dengan memberikan
disposisi pada lembar disposisi yang tersedia b
Mengembalikan surat yang telah diolah kepada pengarah melalui petugas tata usaha yang ditempatkan padanya
6 Menata arsip bertugas:
a Menerima surat dari pengarah yang telah diolah untuk disimpan pada
lemari berkas sesuai dengan sistem klasifikasi yang berlaku b
Menerima kartu kendali untuk disimpan pada tempatnya c
Mengirim kartu kendali lain kepada pengolah sebagai bukti bahwa surat yang telah diolah sudah disimpan di bagian arsip.
Untuk lebih jelasnya, berikut ini Arus atau Tata aliran Pengelolaan Surat Masuk.
Sumber: Unit Logistik, Sekretariat dan Anggaran Sobiyah, 2015 Gambar 3.1 Bagan Tata Aliran Pengelolaan Surat Masuk
Keterangan gambar: 1.
Setelah surat masuk diterima oleh petugas penerima selanjutnya akan dipilah menjadi 2 macam, yaitu:
a Surat pribadi dapat langsung ditujukan kepada yang bersangkutan.
b Surat dinas dapat dibedakan antara surat sangat rahasiarahasia dan
bukan rahasia, kemudian diserahkan kepada Agendaris. Pencatatan dan Penyortiran
Surat Pribadi disampaikan Kepada yang Bersangkutan
Surat Dinas
Diterima pada satu pintu yaitu
Unit Logistik, Sekretariat dan
anggaran Surat Dinas Bukan
Rahasia
Disampaikan Kepada Pimpinan
Pendistribusian Surat Pendisposisian Surat
di i i
S Surat Dinas Rahasia
Langsung disampaikan Kepada Pimpinan
Pendesposisian Surat
Penyimpanan Surat
2. Selanjutnya oleh Agendaris surat yang sifatnya rahasia akan langsung
disampaikan kepada pimpinan dan untuk surat yang sifatnya bukan rahasia oleh Agendaris dibuka. Selanjutnya Agendaris akan membaca isi suratnya
terus dicatat pada buku agenda. 3.
Kemudian surat akan dibaca oleh pimpinan untuk didisposisi ke Kepala Divisi.
4. Kepala Divisi alamat disposisi setelah membaca isi surat yang kemudian
mendisposisi kembali kepada Unit Pengola yang menangani perihal isi surat tersebut.
5. Dari Kepala Unit Pengola di disposisi pada pelaksana untuk di proses.
b. Pengelolaan Surat Keluar
Pengelolaan surat keluar dalam suatu perusahaan tergantung dengan sistem yang digunakan oleh organisasi atau perusahaan yang bersangkutan
Wursanto, 2004:145-148. Pembuatan konsep surat, pengetikan konsep surat dan pengiriman surat.
1 Pembuatan Konsep Surat
Ada tiga cara untuk membuat konsep surat, yaitu konsep yang dibuat oleh pimpinan sendiri, konsep yang dibuat oleh bawahan atau sekretarisnya dan
konsep dibuat dengan mendikte. 2
Pengetikan Konsep Surat Pengetikan konsep surat melalui proses sebagai berikut:
a Persetujuan konsep surat
b Pengiriman konsep surat
c Pemeriksaan hasil pengetikan
d Penandatangan surat
3 Pengiriman surat
Pengiriman surat-surat melalui proses sebagai berikut: a
Pemberian cap b
Pengetikan amplop atau sampul surat c
Pemeriksaan surat d
Melipat surat e
Menutup amplop f
Menempelkan perang Menurut Barthos 2007:241 alur dalam pengelolaan surat keluar yaitu:
Surat diterima oleh satuan kerja pengarah selanjutnya dilampiri kartu kendali rangkap 3. Ketiga kartu kendali diisi kolom-kolomnya, kemudian lembar pertama
disimpan oleh pengaruh, lembar kedua dan ketiga bersama tembusan pertinggalnya disampaikan kepada pengolah.
Berdasarkan pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa surat merupakan salah satu alat komunikasi tertulis dan juga merupakan salah satu bentuk arsip
yang hendaknya dikelola dengan baik dan benar agar administrasi perkantoran sehari-hari dapat berjalan dengan lancar. Dengan demikian penanganan surat
masuk maupun surat keluar diperlukan prosedur tertentu yang harus ditaati, sehingga tidak terjadi kemacetan. Demikian halnya dengan proses pengelolaan
surat keluar harus melalui tahap-tahap pembuatan konsep surat, pengetikan konsep surat dan mengirim surat.
Berikut ini Arus atau Tata aliran Pengelolaan Surat Keluar.
Sumber: Modul Melakukan Prosedur Administrasi Wursanto, 2003:127 Gambar 3.2 Bagan Tata aliran Pengelolaan Surat Keluar
Keterangan gambar : 1.
Pembuatan surat diawali dengan adanya perintah atau instruksi dari pimpinan kepada Unit Pengolah.
2. Unit Pengolah kemudian membuat konsep surat.
3. Konsep surat kemudian diserahkan kepada pimpinan untuk mendapatkan
Persetujuan. 4.
Konsep surat yang sudah disetujui oleh pimpinan kemudian diserahkan ke bagian Verbalis untuk mendapatkan nomor surat.
PerintahInstruksi Pembuatan Surat
Pembuatan Konsep Surat
Persetujuan Konsep Surat
Penomoran Surat
Pengetikan dan Penelitian Surat
Penandatangan Pencatatan
Asli Ekspeditor
Arsiparis Tembusan
Dikirim Diarsipkan
5. Konsep surat diserahkan kepada juru tik dan siap untuk diketik.
6. Tugas juru ketik kemudian adalah:
a. Mengetik konsep tersebut rangkap dua satu untuk dikirim dan satu untuk
diarsipkan b.
Setelah selesai pengetikan, juru tik membubuhkan paraf pada lembar konsep, dan
c. Menyerahkan naskah surat kepada Sekretaris atau Kepala Tata Usaha
untuk dicocokkan dengan konsep surat. Apabila naskah surat tidak sama dengan konsep maka naskah akan
dikembalikan kepada juru tik untuk diketik ulang, tetapi apabila naskah surat sudah sesuai dengan surat maka Sekretaris dan Kepala Tata Usaha
akan membubuhkan paraf kecil sebagai tanda penelitian tanda taklik di sebelah kiri atas bagian tanda tangan.
7. Naskah surat kemudian diserahkan kepada pimpinan yang memberikan
instruksi untuk ditandatangani. 8.
Setelah ditandatangani, surat asli dan tembusan diserahkan ke bagian Verbalis untuk dicatat di buku verbal atau buku agenda. Surat keluar kemudian dicap
dan diperiksa kelengkapannya seperti lampiran dan sampul surat. Surat asli diserahkan ke bagian ekspedisi, sedangkan tembusan diserahkan ke bagian
arsip. 9. Surat asli oleh ekspeditur dicatat dalam buku ekspedisi kemudian dilipat dan
dimasukkan ke dalam sampul surat.
10. Tembusan surat oleh Arsiparis dicatat dalam buku arsip kemudian diarsipkan menggunakan sistem kearsipan yang dipergunakan di kantor tersebut.
D. Prosedur Surat Menyurat Pada Bank Indonesia Medan
Prosedur Surat Menyurat Pada Bank Indonesia Medan dapat dilakukan sebagai berikut:
1. Prosedur surat masuk pada Bank Indonesia Medan:
Surat masuk diterima dari pihak ke tiga, harus melalui pintu surat logistik, sekretariat dan anggaran, kemudian surat di teliti no surat, tanggal surat dan
perihal, tujuannya untuk di arahkan unit pengelola sesuai dengan isi surat. 2.
Prosedur surat keluar pada Bank Indonesia Medan: Setiap unit pengelola yang menciptakan surat keluar kepada pihak ketiga atau
intern yang dilengkapi dengan no surat, tanggal surat dan tanda tangan pejabat. Pendistribusiannya melalui satu pintu yaitu logistik, sekretariat dan
anggaran untuk di teruskan ke alamat yang dituju melalui pos atau KGP Kerta Gaya Pustaka.
E. Tujuan Penulisan Surat
