8. Kepala Gudang a.
Melakukan pengawasan dan pemeriksaan secara keseluruhan terhadap keadaan persediaan dalam hal penyimpanan, keadaan fisik dan
kuantitasnya. b.
Mencatat semua data permintaan dan pengeluaran barang dari gudang serta barang yang baru diterima dari supplier.
c. Menerima barang yang dikirimkan dari supplier dan mengecek kualitas
dan kuantitasnya. Untuk memperlancar tugas dari pada Kepala Gudang dibantu oleh asistantnya.
9. Delivery a.
Mengantar barang pesanan ke tempat customer. b.
Melakukan pengepakan barang untuk pengiriman luar kota.
3. Sistem Pengendalian Intern Penjualan yang Digunakan Perusahaan
Perusahaan masih menerapkan sistem pengendalian intern penjualan yang masih sederhana yang sistem pencatatan dan pencetakan surat pesanan konsumen,
faktur, surat jalan dan laporan penjualan masih secara manual. Pemuatan barang ke mobil box masih berdasarkan surat pesanan konsumen DO yang ditulis oleh
salesman kemudian DO ini diserahkan kepada bagian accounting untuk diserahkan ke bagian gudang dalam pengeluaran barang tersebut. Bagian gudang
akan mengeluarkan produk pesanan konsumen sesuai dengan DO. Barang ini akan dimuatkan mobil box kemudian selesai pemuatan barang ini supir akan
menyerahkan kembali surat pesanan ke bagian yang mencetak surat jalan dan
Universitas Sumatera Utara
faktur. Apabila surat jalan dan faktur telah selesai dicetak maka supir dapat keluar dari perusahaan untuk mengantar barang tersebut.
Setelah barang diantar oleh supir maka surat jalan dan faktur baik kredit maupun tunai akan diserahkan ke bagian accounting untuk pengecekan harga dan
dilakukan pencatatan. Selesai pencatatan dan pengecekan surat jalan maupun faktur akan diberikan ke bagian finance untuk dicatat piutang maupun
pelunasannya. Selama ini DO konsumen, surat jalan dan faktur telah dicetak belum diberikan penomoran oleh pihak yang bersangkutan.
Berdasarkan sistem pencatatan penjualan yang dilakukan pihak manajemen perusahaan dapat dianalisis kembali. Untuk transaksi yang terjadi di
perusahaan lebih diperhatikan pada penjualan dan piutangnya dapat dirincikan sebagai berikut :
1. Dokumen Masukkan Penjualan
a. Dokumen Masukkan Penjualan
Dokumen masukkan penjualan hanya menggunakan faktur biasa untuk mencatat semua transaksi penjualan yang terjadi sehari-hari. Adapun
faktur penjualan yang diinput oleh perusahaan memiliki kelemahan antara lain :
1. Tidak menggunakan kode pelanggan untuk membedakan pelanggan
yang sama, sehingga jika ada nama yang sama akan membuat staff penjualan harus membuat tanda tersendiri.
2. Sistem perhitungan total dilakukan secara manual sehingga tidak
menutupi kemungkinan terjadinya kesalahan hitung total angka penjualan pada faktur penjualan tersebut. Sedangkan, kelebihannya
Universitas Sumatera Utara
dari dokumen faktur penjualan ini hanya mencatat atau masukan item produk yang dijualnya adalah sederhana dan mudah bagi siapa saja
yang mempelajarinya. Faktur penjualan yang dimiliki perusahaan mudah dilihat.
3. Masih membutuhkan waktu yang lama untuk menulis faktur penjualan.
4. Penomoran atas DO, surat jalan dan faktur belum ada.
b. Dokumen Masukkan Piutang
Dokumen masukkan piutang disini berupa faktur penjualan yang digunakan untuk mencatat semua transaksi piutang yang terjadi dalam
perusahaan. Biasanya faktur penjualan berwarna putih untuk pelanggan yang melakukan piutang dan akan disimpan oleh perusahaan. Faktur
tersebut akan digunakan untuk menagih piutang jika telah jatuh tempo sesuai dengan janji antara pelanggan dengan perusahaan. Adapun
masukkan piutang yang diterapkan perusahaan memiliki kelemahan antara lain :
1. Tanggal piutang dan tanggal pelunasan piutang dicatat dikolom yang
sama yaitu dikolom tanggal. 2.
Tidak menggunakan kode pelanggan, sehingga jika ada nama pelanggan yang sama akan membuat staf penjualan harus membuat
tanda tersendiri. 3.
Sistem perhitungan total dilakukan secara manual sehingga tidak menutupi kemungkinan terjadinya kesalahan hitung total angka
piutang.
Universitas Sumatera Utara
Berdasarkan sistem pengendalian intern penjualan yang masih sederhana ini dipergunakan pimpinan perusahaan sebagai alat bantu dalam mengamankan
hasil penjualan. Dalam hal ini pimpinan perusahaan menghindari adanya kecurangan yang bakal terjadi seperti terjadinya pembuatan surat jalan dan faktur
penjualan yang double oleh bagian terkait dikarenakan tidak adanya penomoran tersendiri. Selain itu bukti-bukti pendukung ini yang akan digunakan internal
auditor untuk memeriksa keakuratannya kemudian dilaporkan kepada pimpinan dalam sebuah laporan internal auditor. Sistem manual pencatatan penjualan yang
dilakukan perusahaan selama ini ada seperti data yang di atas. Sistem manual yang digunakan lebih sederhana sehingga pencarian data penjualan yang terjadi di
perusahaan membutuhkan waktu lebih lama.
B. Analisis Hasil Penelitian
