kematian arsip data inipun harus ikut diupdate sehingga data yang ada betul-betul up to date. Selain data karyawan yang harus diarsipkan juga adalah data surat peringatan yang telah
dikeluarkan oleh asistent KTU yang nanti akan berguna sebagai bukti bahwa pihak perusahaan telah melakukan prosedur yang ditetapkan oleh pemerintah dalam penyelesaian
masalah dengan karyawan. Kordinasi dengan operator Payroll sangat diperlukan agar perubahan data karywan yang ada dapat terus dilakukan secara bersamaan dan bila ada
perbedaan dapat segera disesuaikan.
f. Kepala Gudangkrani Gudang
Guna kelancaran administrasi Gudang ditunjukan seorang Ka. Gudang yang bertugas dan
bertanggung jawab dalam hal menerima, menyimpan, memelihara dan mengeluarkan barang. Adapun tugas kegiatan rutin yang di lakukan dikerjakan gudang adalah :
Menerima barang CR
Menyimpan, menyusun dan mengelompokkan barang di terima.
Membuat Label Barang Stock yang ada di gudang.
Mengeluarkan baraang CU
Melakukan Transfer Posting ke Gudang
Membuat laporan Dead Stock dan Slow Moving.
Melakukan Stock Opname
.
g. Pembelian
Krani administrasi pembelian, permintaan pembelian diminta oleh mandor bengkel yang di Aprove oleh Manager dan Koordinator untuk pembelian local, sedangkan pembelian
melalui PO perwakilan di minta oleh Manager dan diaprove oleh Koordinator fungsi pembelian disini adalah untuk pengadaan persedian barang yang di butuhkan oleh unit untuk
operasional perusahaan dengan kwalitas yang sudah di tetapkan, harga layak, mutu terjamin, tepat sumber, tepat jumlah dan tepat waktu.
Adapun tugas siklus permintaan pembelian adalah :
Membuat PPI permintaan pembelian Intern
Membuat PPI permintaan pembelian purchase Requisition
Membuat PO purchase Order local.
Membuat Rekap pembelian Tunai.
Membuat laporan dan Follow Up Out Standing PR dan PO.
Dan lainnya, sesuai prosedur perusahaan kebijaksanaan pimpinan untuk kelancaran administasi perusahaan
.
h. Krani Bengkel
Krani Bengkel berfungsi sebagai mencatat kegiatan administrasi kendaraan, mekanik,
dan mencatat semua kegiatan yang dilakukan di bengkel.
Merekap data Absensi dan data Lembur.
7
Membuat laporan – laporan administrasi yang meliputi kegiatan mekanik, kegiatan
kendaraan dan mesin.
Membuat laporan Kondisi Kendaraan dan Mesin.
Mengisi kartu servic kendaraan.
i. Satpam
Dalam kegiatan operasional guna pengendalian keamanan terutama yang menyangkut dengan asset perusahaan maka di Libo dibentuklah system Keamanan dengan
mempekerjakan Tenaga satpam.
Tugas dan tanggung jawab satpam :
Menjaga keamanan dilingkungan LIBT dengan sistim 3 shift, beranggotakan 8 orang.
Mengawasi, menyaksikan dan memeriksa segera aktifitas yang berhubungan dengan kendaraan, baik pada kendaraan masuk ataupun pada saat kendaraan keluar.
j. Sarana penunjang administrasi
