SASARAN Waktu Tempat Metode

3. Sebagai bahan diskusi.

C. SASARAN

Setiap kegiatan yang dilakukan pasti memiliki manfaat, demikian pula dengan kegiatan Praktek Kerja Industri yang telah selesai dilaksanakan. Adapun manfaat dari kegiatan Praktek Kerja Industri yang telah penulis laksanakan adalah sebagai berikut Keahlian professional yang diperoleh dari praktek kerja lapangan, dapat meningkatkan rasa percaya diri, yang selanjutnya akan mendorong untuk meningkatkan keahlian professional pada tingkat yang lebih tinggi. Waktu tempuh untuk mencapai keahlian professional menjadi lebih singkat. Setelah lulus sekolah dengan praktek kerja lapangan, tidak memerlukan lagi waktu latihan lanjutan untuk mencapai tingkat keahlian siap pakai. Melatih disiplin, tanggung jawab, inisiatif, kreatifitas, motivasi kerja, kerjasama, tingkah laku, emosi dan etika. 2 BAB II LANDASAN TEORI

A. Dasar Administrasi

a. Administrasi

1. Pengertian Administrasi a. Asal kata dari bahasa latin , ad dan ministrare . Ad artinya intensif dan ministrare artinya melayani membantu atau memenuhi . b. Dalam bahasa inggris “administration “. c. KKBI , adalah usaha dan kegiatan meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara- cara penyelenggaraan pembinaan organisasi ; usaha dan kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintah; kegiatan kantor dan tata usaha .

d. Dalam arti sempit adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi

secara sistematis dengan tujuan menyediakanketerangan bagi pihak yang membutuhkan serta memudahkan memproleh kembali informasi secara keseluruhan dalam hubungan satu sama lain , atau dengan kata lain disebut tata usaha .

e. Dalam arti luas , adalah kegiatan kerjasamayang dilakukan oleh dua orang atau lebih

berdasarkan pembagian kerja yang telah ditentukan dalam struktur organisasi dengan mendayagunakan sumber daya yang da untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien .

2. Unsur – Unsur Administrsi

Menurut The Liang Gie dalam buku “Administrasi Perkantoran Modern “ terdiri dari delapan unsur : a. Pengorganisasian b. Manajemen c. Tata hubungan d. Kepagawaian e. Keuangan f. Perbekalan g. Tata usaha h. Perwakilan

3. Fungsi Administrasi

Menurut Quible ada lima yaitu : a. Ungsi rutin , yaitu administrasi yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan . b. Fungsi teknis , yaitu fungsi administrasi membutuhkan pendapat , keputusan dan keterampilan perkantoran yang memadai . c. Fungsi analisis , yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif disertai kemampuan mengambil keputusan pembelian . d. Fungsi interpersonal, yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan serta keterampilan yang berhubungan dengan orang lain seperti mengordinasikan tim . e. Fungsi manajerial , yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan perencanaan , pengoorganisasian , pengukuran dan pemotivasian . 3

B. Bidang Pekerjaan a. Pembukuaan

Tugas dan tanggung jawab seorang PEMBUKUAN adalah mencatat, mengelompokkan, mengikhtisarkan transaksi dan menyajikan laporan keuangan untuk analisa sebagai berikut:  Input jurnal gaji kecil dan besar karyawan staff, SKU Bulanan, SKU harian, Buruh harian lepas dan honorer meliputi gaji pokok, lembur, premi, astek Pensiun, pph 21, hutang karyawan dan lain-lain . Contoh jurnal GL Account: • Dr. 71 : Biaya Gaji astek DII • Cr. 36 : Vendor gaji  Membuat jurnal pengiriman debet nota ke unit lain dalam 1 PT maupun beda PT.  Membuat jurnal alokasi penerimaan debat nota dari unit lain dalam 1 PT maupun beda PT.  Membuat jurnal alokasi uang muka.  Membuat jurnal pengakuan hutang rekening.  Membuat rekonsilasi antar kebun.  Melakukan posting GL Akun .  Cek vendor normal dan upnormal.  Cek vendor outstanding jika masih ada yang belum dibayar.  Ditelusuri dan jika ada saldo yang tidak ada tagihan minta penghapusan Ke Accounting dilengkapi dokumen .  Cek saldo piutang karyawan non staff jika masih ada yang belum dibuku dibukukan segera ditelusuri.  Cek transaksi yang telah dibukukan jika ada yang salah alokasi segera lakukan Koreksi.  Melakukan filling terhadap data-data pembukuan yang telah selesai diproses dengan tersusun rapi dan dilengkapi document arsip.  Dan lainnya, sesuai prosedur perusahaan kebijaksanaan pimpinan untuk kelancaran administrasi perusahaan.

b. Krani Produksi TBS

Krani Produksi bertanggung jawab untuk mengetahui hasil produksi untuk angkutan TBS yang diangkut dari Estate SRKE, LIBE, RBKE, PLPE, UTJE, NGLE, TINE, KSGE, DMSE  Membuat laporan tonase TBS yang diangkut laporan restan TBS setiap Hari berdasarkan kartu timbang dan laporan melalui kebun dan PKS. ● Mencatat penerimaan TBS berdasarkan data dari Timbangan. ● Membuat laporan produksi harian. ● Membuat laporan bulanan produksi Manajer Report. ● Mengimput premi supir dan kernet angkut TBS ● Mengimput premi mandor TBS. ● Membuat tagihan angkut TBS kekebun SRKE,LIBE, RBKE, PLPE, UTJE, NGLE, TINE, KSGE, DMSE 4

c. Krani Produksi CPO, PKO ,PKM, KERNEL

Krani Produksi bertanggung jawab untuk mengetahui hasil Produksi dan angkut CPO, PKO, PKM, KERNEL yang diangkut Dari PKS LIBM, SSMM, UTJM, RRMM, RRMK, KSGM dengan tugas sebagai berikut:  Membuat laporan tonase yang diangkut CPOPKO setiap hari berdasarkan kartu timbang dan laporan melalui PKS  Mencatat penerimaan dan membuat laporan pengiriman CPO PKO berdasarkan data dari timbangan .  Membuat laporan produksi harian.  Membuat tagihan realisasi kontrak CPOPKO yang sudah selesai kontraknya ke Accounting Jakarta.  Membuat laporan bulanan produksi.  Membuat rekap premi.  Membuat laporan bulanan Manajer Report. Guna mengecek kebenaran laporan CPO, PKO, yang dikirimkan Diperlukan beberapa lampiran antara lain :Kartu timbang CPO, PKO. jalan dari krani CPO, berita Acara pemeriksaan penimbangan dan surat pengiriman yang antara lain menerangkan jumlah CPO,PKO yang terkirim No. segel, Nama sopir sim Nopol kendaraan , Nama pabrik yang dituju

d.Kasir

Fungsi kasir adalah sebagai tenaga pengolah dana kas kecil mulai dari penerimaan uang, penyimpanan, dan pengeluaran uang kas sesuai dengan bukti – bukti pendukung yang akurat, yang dapat di pertanggung jawabkan berdasarkan prosedur dan ketentuanperaturan serta kebijaksanaan perusahaan . Yang termasuk dalam golongan kas adalah : 1. Uang tunai dalam kas. 2. Bon sementara 3. Materai dalam cash box. DLL. Metode pengelolaan dana kas kecil untuk group Sinar Mas pada umumnya, dan khususnya LIBT menggunakan system Kas Imprest Fund SystemPlafon terbatas. Untuk libo Transport Plafon Kas Rp. 160.000.000.- Adapun tugas kegiatan rutin yang di lakukan dikerjakan Kasir adalah:  Print Out Transaksi Bank Voucher dan Cash Voucher BV  Merekap dan membuat PDO PPDO.  Membuat laporan saldo Dana.  Membuat laporan petty Cash setiap hari. 5  Dan lainnnya, sesuai prosedur perusahaan kebijaksanaan pimpinan untuk kelancaran administrasi perusahaan.  Input pengisian kas remburstmen  Input pengeluaran cash voucher.  Setelah dilakukan pembayaran maka pendukung Cash voucher harus di stempel lunas. Contoh jurnal pengeluaran cash: Dr. 77: Biaya Penjalanan UM lain-lain. Cr. 10: CAS

e. Personalia krani umum.

Tugas dan tanggung jawab personalia yaitu menangani data-data yang berhubungan dengan karyawan, dan harus memahami UU ketenagakerjaan, peraturan pemerintah dan peraturan perusahaan tentang hak dan kewajiban pekerja dan si pembeli kerja. Adapun tugas kegiatan rutin yang di kerjakan personalia krani umum sebagai berikut:  Rekap absensi manual untuk cross chek dengan program PAYROL  Rekap lembur sesuai SPL dan input ke program PAYROL.  Merekap absersi karyawan dari Fingger prin absensi manual dari operasional.  Merekap dan menginput absensi setiap hari ke program PAYROL.  Membuat catu beras karyawan di program PAYROL.  Melakukan proses Payroll karyawan setiap bulan di program PAYROL.  Membuat laporan surat-surat kendaraan Operasional Non Operasional.  Mengetik surat keluar intern Extern.  Update data karyawan meliputi:  Perusahaan status keluarga karyawan.  Perubahan status karyawan BHL ke SKU-H, SKUH ke SKU-B dan perubahan gaji karyawan.  Perubahan mutasi karyawan.  Membuat surat pengantar berobat karyawan ke poliklinik.  Membuat cuti untuk semua karyawan . Monitoring cuti karyawan yang bertujuan sebagai bahan pertimbangan bagi asistent atau KTU untuk memberikan ijin cuti.  Membuat laporan dana pensiun.  Membuat laporan jamsostek.  Membuat laporan tenaga kerja.  Membuat laporan PPH21.  Membuat laporan perumahan.  Membuat laporan kendaraan. Pengarsipan dan kepersonaliaan seperti surat lamaran keja, fotocopy KTP, photocopy Kartu Keluarga, photocopy Ijazah terakhir, akte kelahiran, surat nikah, dan surat SP, SK Kenaikan Grade, surat mutasi bila ada. Harus disimpan dengan rapi, sehingga apabila suatu hari di perlukan dapat segera di temukan. Sebaiknya juga administrasi umum membuatkan suatu format dalam program excel yang berguna untuk mempermudah pemcarian data karyawan dan setiap ada setiap data perubahan data karyawan menikah , melahirkan dan 6 kematian arsip data inipun harus ikut diupdate sehingga data yang ada betul-betul up to date. Selain data karyawan yang harus diarsipkan juga adalah data surat peringatan yang telah dikeluarkan oleh asistent KTU yang nanti akan berguna sebagai bukti bahwa pihak perusahaan telah melakukan prosedur yang ditetapkan oleh pemerintah dalam penyelesaian masalah dengan karyawan. Kordinasi dengan operator Payroll sangat diperlukan agar perubahan data karywan yang ada dapat terus dilakukan secara bersamaan dan bila ada perbedaan dapat segera disesuaikan.

f. Kepala Gudangkrani Gudang

Guna kelancaran administrasi Gudang ditunjukan seorang Ka. Gudang yang bertugas dan bertanggung jawab dalam hal menerima, menyimpan, memelihara dan mengeluarkan barang. Adapun tugas kegiatan rutin yang di lakukan dikerjakan gudang adalah :  Menerima barang CR  Menyimpan, menyusun dan mengelompokkan barang di terima.  Membuat Label Barang Stock yang ada di gudang.  Mengeluarkan baraang CU  Melakukan Transfer Posting ke Gudang  Membuat laporan Dead Stock dan Slow Moving.  Melakukan Stock Opname .

g. Pembelian

Krani administrasi pembelian, permintaan pembelian diminta oleh mandor bengkel yang di Aprove oleh Manager dan Koordinator untuk pembelian local, sedangkan pembelian melalui PO perwakilan di minta oleh Manager dan diaprove oleh Koordinator fungsi pembelian disini adalah untuk pengadaan persedian barang yang di butuhkan oleh unit untuk operasional perusahaan dengan kwalitas yang sudah di tetapkan, harga layak, mutu terjamin, tepat sumber, tepat jumlah dan tepat waktu. Adapun tugas siklus permintaan pembelian adalah :  Membuat PPI permintaan pembelian Intern  Membuat PPI permintaan pembelian purchase Requisition  Membuat PO purchase Order local.  Membuat Rekap pembelian Tunai.  Membuat laporan dan Follow Up Out Standing PR dan PO.  Dan lainnya, sesuai prosedur perusahaan kebijaksanaan pimpinan untuk kelancaran administasi perusahaan .

h. Krani Bengkel

Krani Bengkel berfungsi sebagai mencatat kegiatan administrasi kendaraan, mekanik, dan mencatat semua kegiatan yang dilakukan di bengkel.  Merekap data Absensi dan data Lembur. 7  Membuat laporan – laporan administrasi yang meliputi kegiatan mekanik, kegiatan kendaraan dan mesin.  Membuat laporan Kondisi Kendaraan dan Mesin.  Mengisi kartu servic kendaraan.

i. Satpam

Dalam kegiatan operasional guna pengendalian keamanan terutama yang menyangkut dengan asset perusahaan maka di Libo dibentuklah system Keamanan dengan mempekerjakan Tenaga satpam. Tugas dan tanggung jawab satpam :  Menjaga keamanan dilingkungan LIBT dengan sistim 3 shift, beranggotakan 8 orang.  Mengawasi, menyaksikan dan memeriksa segera aktifitas yang berhubungan dengan kendaraan, baik pada kendaraan masuk ataupun pada saat kendaraan keluar.

j. Sarana penunjang administrasi

Sebagai sarana penunjang kegiatan administrasi dikantor unit , Libt memiliki : ● Bangunan Kantor 1 Unit ● Bangunan Gudang 1 Unit ● Bangunan Bengkel 1 Unit ●Banguna Gudang Arsip 2 Unit ● Mesin Foto copy 1 Unit ●Mesin hitung uang 1 Buah ● Pc Komputer 8 Unit ● Printer Epson 2180 2 Unit ● Printer Epson LX300 3 Unit ● Printer Brother DCP-J125 1 Unit ● Cash Box Brankas 1 Set ● Finger Scane 1Unit ● Alat tulis kant 8 BAB III METODE PELAKSANAAN PRAKERIN

A. Waktu Tempat

Waktu Pelaksanaan PRAKERIN siswa dan siswi SMK NEGERI 1 KANDIS di PT . SATRINDO JAYA AGROPALMA dilaksanakan pada hari senin, selasa , rabu, kamis , jum’at dan sabtu . pada hari senin , selasa , rabu dan kamis, siswa dan siswi mauk pukul 07:00 wib , istirahat pukul 12:00-14:00 wib , dan pulang pukul 16:00 wib . sedangkan hari jum’at jam istirahat dipercepat menjadi pukul 11:30 -14:00 wib dan untuk hari sabtu siswa dan siswi prakerin hanya setengah hari atau sampai pukul 12:00 wib . Tempat pelaksanaan prakerin siswa dan siswi SMKNEGERI 1 KANDIS bertempatkan di PT. SATRINDO JAYA AGROPALMA yaitu di Kantor dan Gudang

B. Metode

Metode pelaksanaan prakerin siswa dan siswi SMK NEGERI 1 KANDIS di perusahaan PT. SATRINDO JAYA AGROPALMA adalah belajar sambil bekerja dan berwawan cara dengamn karyawan kantor. Siswasiswi di tuntut untuk akfif bertanya kepada pembimbing dan karyawan-karyawan yang menjalankan tugas administrasi, sehingga siswa dan siswi mengetahui lebih jelas dalam mengerjakan pekerjaan yang diberikan oleh pembimbing atau karyawan-karyawan diperisahaan tersebut.

C. Pelaksanaan Prakerin