20
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1 Analisis Sistem
Tahap analisis digunakan untuk melakukan kajian terhadap sebuah permasalahan yang terdapat pada Apotek Sinar Jaya. Tahap ini merupakan tahap
yang kritis dan sangat penting, karena jika terjadi kesalahan dalam tahap ini maka kesalahan akan terjadi berikutnya.
Untuk memperoleh informasi secara mendalam akan kondisi perusahaan
saat ini, maka dilakukan metode pengumpulan data dengan cara wawancara terhadap bagian penjualan dan persediaan. Hal ini bertujuan untuk mendapatkan
informasi berupa alur proses bisnis yang terjadi pada perusahaan, deskripsi pekerjaan masing-masing bagian dalam perusahaan, hingga kendala yang
dihadapi perusahaan dalam operasional usahanya saat ini.
3.1.1. Identifikasi Masalah
Kegiatan yang ada pada Apotik Sinar Jaya yaitu Proses penjualan pada Apotik Sinar Jaya yaitu pelanggan melakukan pesanan kepada bagian penjualan,
bagian penjualan memberikan permintaan pelanggan kepada bagian gudang untuk memeriksa permintaan obat tersebut, apabila obat yang di minta tersedia, maka
bagian gudang akan memberikan kepada bagian penjualan, bagian penjualan akan membuat nota rangkap dua, satu lembar akan di berikan kepada pelanggan serta
obat yang diminta. Satu lembar lagi disimpan sebagai arsip.
Proses persediaan pada Apotik Sinar Jaya, pada saat bagian gudang memeriksa stok obat pada persediaan barang di gudang, apabila stok obat tersisa
sedikit maka bagian gudang akan melakukan permintaan pembelian. Berdasarkan permintaan pembelian pada bagian gudang, bagian pembelian akan membuat surat
pesanan atau purchase order kepada supplier. Supplier akan mengirimkan barang pesanan tersebut ke bagian penerimaan barang apotik sinar jaya. Setelah
diperiksa, bagian penerimaan akan memberikan barang tersebut kepada bagian gudang dan bagian gudang akan memasukan barang tersebut ke stok obat.
Fakta di atas tentu terdapat beberapa kendala pada proses penjualan obat pada apotik, yaitu pada bagian gudang belum memiliki standar dalam pencatatan
stok obat, belum mempunyai minimum stock dalam pengendalian stok obat digudang karena bagian gudang hanya memesan barang tersebut apabila jumlah
stok tersisa sedikit. Laporan pada penjualan masih di catat menggunakan excel.
Gambar 3.1 Gambaran umum Proses Penjualan pada Apotek Sinar Jaya
3.1.2. Alur Sistem Persediaan Obat Pada Apotek Sinar Jaya
Berikut ini merupakan alur sistem persediaan obat pada apotek sinar jaya. Dimana hasilnya terdapat dilihat pada gambar 3.2.
PERSEDIAAN OBAT
Pembelian Gudang
Supplier Manajer
P h
a s
e
Mulai
Stok obat ≤
5
Tidak Daftar permintaan
pembelian stok barang
PO
Nota + Barang
Nota + Barang
Memeriksa kesesuaian
dengan PO
Sesuai ? Nota + Barang
Nota + Barang
Selesai Iya
Tidak Daftar permintaan
pembelian stok obat PO
ACC PO
Nota + Barang Memeriksa
Stok obat
Membuat permintaan
pembelian iya
Membuat PO
Membuat nota barang
Mencatat obat
masuk PO
Verifikasi PO
Setujui
ACC PO TTD PO
ya
ACC PO ACC PO
A tidak
A
Gambar 3.2 Document Flow Persediaan Obat
Proses persediaan pada Apotik Sinar Jaya, yaitu pada saat bagian gudang memeriksa stok obat pada persediaan barang di gudang, apabila stok obat tersisa
sedikit maka bagian gudang akan melakukan permintaan pembelian. Berdasarkan permintaan pembelian pada bagian gudang, bagian pembelian akan membuat surat
pesanan atau purchase order kepada supplier. Supplier akan mengirimkan barang pesanan tersebut ke bagian penerimaan barang apotik sinar jaya. Setelah
diperiksa, bagian penerimaan akan memberikan barang tersebut kepada bagian gudang dan bagian gudang akan memasukan barang tersebut ke stok obat.
3.1.3. Alur Sistem Penjualan obat pada Apotek Sinar Jaya
Kategori