f. Kebutuhan untuk mengenal persepsi oranglain dan pribadi setiap orang dalam
kantor. Hal ini perlu untuk menjaga hubungan seorang sekretaris dengan pimpinan ataupun karyawan lainnya dalam kantor.
B. Pengertian Sekretaris
Kata sekretaris menurut Rosidah dan Ambar 2005:12 berasal dari bahasa
Latin, yaitu secretum yang artinya rahasia dan orang yang memegang rahasia. Dalam bahasa Prancis disebut secretaire, dalam bahasa Belanda disebut
secretaries dan dalam bahasa Inggris disebut secretary yang berasal dari kata secret yang artinya rahasia. Oleh karena itu sekretaris dalam kerjanya harus dapat
menyimpan rahasia kantor maupun rahasia pimpinan untuk melakukan pekerjaan kesekretariatan.
Definisi diatas mengundang banyak pengertian mengenai seorang sekretaris. Menurut Rosidah dan Ambar 2005:13 ada beberapa pengertian
sekretaris menurut beberapa ahli, antara lain : a.
M. Braum dan Ramon dari Portugal dalam Hand Book for Goverment Secretary Steno-Grapher , mendefinisikan, secretary is an assistant to a chief
who takes dictation, prepares correspondence, receivers visitors, checks of his official engagements or appointments, and performs many order related
duties that increase the effectiveness of the chief sekretaris adalah seorang asisten dari kepala pimpinan yang menerima pendiktean, menyiapkan konsep
surat-menyurat atau korespondensi, menerima tamu, memeriksa atau mengingatkan pimpinan mengenai kewajiban resminya yang berhubungan
dengan pekerjaan kantor guna meningkatkan efektivitas pimpinan.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
b. Fowler dan Fowler dalam Management of Secretary mendefinisikan
sekretaris a person employed by another to assist in corespondence, literary, getting information and other confindential matters yang artinya sekretaris
adalah orang yang bekerja pada orang lain untuk membantu dalam korespondensi, pekerjaan tulis menulis, mendapatkan informasi dan masalah
rahasia lainnya . c.
La Rose dalam Top Secretary , sekretaris adalah seorang asisten pimpinan yang memiliki keahlian dalam mengurus kantor, bertanggungjawab terhadap
pekerjaan, mempunyai inisiatif dan pen,uh pertimbangan dalam mengambil keputusan.
d. Burvows Cs , bahwa Secretary is some ones who writes letter and keeps
records for person, company, etc. Jabatan sekretaris merupakan jabatan profesional yang bisa dikembangkan
karena dalam pekerjaannya sekretaris membutuhkan keahlian dan keterampilan khusus yang diperoleh dengan mengikuti jenjang pendidikan secara formal.
Sekretaris dalam menjalankan profesinya haruslah memiliki karakter sifat yang berdasarkan pada keinginan untuk menjadi sekretaris yang dapat dipercaya dan
diandalkan. Komponen karakter yang positif pada saat bekerja sangat berhubungan dengan profesi sekretaris , karena ruang lingkup sekretaris yang
begitu luas dalam berbagai status sosial, latar belakang, kedudukan, serta hal lain yang mengharuskan sekretaris mampu berfikir positif.
Menurut La Rose 2003: 18 terdapat beberapa persyaratan untuk menjadi seorang sekretaris yang secara umum diinginkan oleh perusahaan antara
lain :
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
1. Secara primer, yang mencakup beberapa hal tentang bagaimana sifat dan
kepribadian seorang sekretaris seperti : rapi, sopan, etika baik, disiplin, dan berkarakter. Selain itu juga memuat keterampilan yang dimiliki serta minat
dan tanggungjawab tinggi terhadap pekerjaan dan profesinya. Hal ini merupakan karakter pokok yang harus dimiliki seorang sekretaris dalam
dirinya. 2.
Secara sekunder yang mencakup kepribadian dalam mengatur waktu, kemampuan dan kesanggupan untuk menyelesaikan tugas secara profesional,
serta penuh dedikasi tinggi dalam melaksanakan tanggungjawabnya. Selain itu juga kesanggupan dalam menjaga rahasia perusahaan. Dalam hal ini sekretaris
harus menjadi pemegang rahasia yang baik demi menjaga rahasia penting perusahaan karena dalam pekerjaan sekretaris berhubungan langsung dengan
pimpinan perusahaan yang mengelola suatu perusahaan. Dan apabila rahasia perusahaan diketahui masyarakat luas akan sangat merugikan bagi perusahaan.
Jenis-Jenis Sekretaris
Pekerjaan Sekretaris berkembang dan bertambah banyak seiring dengan tingkat kedudukan sekretaris itu sendiri serta penugasan dari pimpinannya. Pada
saat menjadi pegawai baru barangkali tugas yang diberikan pimpinanlembaga hanya terbatas. Seiring dengan perkembangan organisasi dan tingkat intelegasi
kemampuan dan keterampilan yang dimilikinya, kemungkinan pekerjaan akan bertambah. Hal ini akan memberikan tingkat kedudukan sekretaris.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Terdapat 4 Empat jenis Sekretaris yang dapat dibedakan berdasarkan pada kedudukan, wewenang, tanggungjawab dan tugas yang menjadi bebannya
Rosidah dan Ambar, 2005:14 , yaitu : a.
Sekretaris Organisasi Instansi Yaitu sekretaris yang berfungsi sebagai office manager yang mencakup semua
aspek kegiatan kantor. Yang dimaksud disini adalah sekretaris yang tidak semata-mata membantu pimpinan tetapi juga memberikan bantuan kepada
keseluruhan organisasi baik melakukan urusan yang berhubungan dengan tata warkat maupun unsur administrasi, yang meliputi keorganisasian, manajemen,
komunikasi tata hubungan, personalia tata kepegawaian, financial tata keuangan, material tata perbekalan, serta relasi publik tata kehumasan.
Karena secara formal pekerjaan sekretaris dapat meliputi keseluruhan ruang kantor. Sekretaris organisasi dapat disebut executive secretary , yang artinya
sekretaris harus paham akan tujuan-tujuan, prinsip-prinsip, azas-azas, manajemen serta organisasi dengan baik. Dalam hal ini sekretaris dituntut
mengerti dan memahami mengenai urusannya sehingga mampu merencanakan, menyusun struktur dan tata organisasi sekretariat dengan baik.
b. Sekretaris Pimpinan
Yaitu sekretaris yang berperan sebagai pembantu pimpinan dan tangan kanan pimpinan dalam urusan warkat. Berfungsi melakukan tugas-tugas yang
berhubungan dengan korespondensi, pengarsipan,serta menmbuat undangan pertemuan. Secara khususnya ada fungsi sekretaris pimpinan dalam hal tugas
yang menyangkut penghimpunan, pencatatan, pengelolaan, pengadaan, pengiriman, penyimpanan, pemeliharaan dan penyingkiran bahan informasi.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
c. Sekretaris Eksekutif
Yaitu sekretaris yang berfungsi sebagai manajer karena secara formal menjalankan fungsi manajer eksekutif yaitu memiliki bawahan atau pegawai.
Sekretaris eksekutif biasanya mempunyai satu unit organisasi, misalnya Sekretaris Yayasan, Sekretaris Wilayah, Sekretaris Inspektorak Jendral.
d. Sekretaris Pribadi
Yaitu sekretaris untuk seorang pimpinan yang berperan semata-mata sebagai pembantu pribadi yang berkaitan dengan kantor tempat bekerja. Sekretaris
pribadi harus mampu mencegah pimpinan agar jangan kelebihan beban yang kurang penting, sehingga pimpinan dapat berkonsentrasi dalam mengatur
kantor. Contoh sekretaris pribadi yaitu Sekretaris Direktur, Sekretaris Rektor, Sekretaris Manajer.
Keempat jenis sekretaris tersebut memiliki beban tugas secara formal tergantung pada wewenang yang diberikan oleh pimpinannya. Dalam pelaksanaan
sehari-hari seorang sekretaris harus bisa menjalankannya dengan berbagai keterampilan teksnis maupun non teknis. Adapun tugas seorang sekretaris secara
umum dikelompokkan menjadi 4 Empat kegiatan Rosidah dan Ambar, 2005 : 24 antara lain :
1. Tugas rutin, yakni tugas yang tidak memerlukan perintah khusus, perhatian
khusus. Misalnya : tugas pengurusan surat, menerima tamu, tata kearsipan, menerima telepon dan membuat jadwal kerja pimpinan.
2. Tugas khusus, yaitu tugas yang memerlukan perintah atau sesekali pimpinan
menginginkan sekretaris menggunakan pertimbangan dan pengalaman dalam menyelesaikan tugasnya. Misalnya mengirim faximile .
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
3. Tugas kreatif, yaitu tugas yang berasal dari inisiatif sekretaris itu sendiri yang
dapat menunjang kelancaran kerja pimpinan. Untuk menjadi kreatif maka perlu membangun kompetensi-kompetensi yang diperlukan seperti
kemampuan intelektual, kemampuan sosial, dan kemampuan spiritual. 4.
Tugas untuk melakukan hubungan dan kerjasama yang meliputi hubungan kerjasama dengan di dalam organisasi, dan hubungan kerjasama dengan dunia
luar. Setiap sekretaris berbeda-beda tugas dan tanggungjawabnya. Peranan
sekretaris dalam aktivitas kantor meliputi tugas-tugas atas ruang lingkup fakultas. Adapun beberapa tugas rutin sekretaris pada Fakultas Ekonomi
a. Menjaga kenyamanan dan kerapian ruang lingkungan kerja.
b. Menerima dan melayani tamu.
c. Menelepon dan menerima telepon , serta mencatat pesan-pesan yang masuk
lewat telepon. d.
Mengetik laporan harian. e.
Mencatat janji-janji serta menyusun acara kerja harian pimpinan. f.
Menyusun jadwal perjalanan dinas pimpinan. g.
Mewakili pimpinan dalam berbagai acara penting atau pertemuan penting yang ada kaitannya dengan Fakultas Ekonomi.
Seorang sekretaris yang ingin sukses dalam menjalankan tugasnya apabila ada relasi personal dirinya dengan pekerjaan, seperti bekerja dengan menikmati
pekerjaannya. Hal ini akan menambah semangat kerja serta memiliki rasa menghargai pekerjaannya. Ada beberapa kiat yang bisa menolong dalam
kesuksesan pekerjaannya tersebut Maurus, 2003 :133 antara lain :
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
1. Keinginan untuk bekerja lebih baik lagi
2. Tanggap terhadap sesuatu
3. Tertarik untuk menggali bakat terpendam
4. Rasa ingin tahu yang kuat terhadap pekerjaan
5. Penuh perhatian untuk memahami sesuatu secara menyeluruh
6. Konsentrasi untuk menekuni sesuatu secara mendalam
7. Kerja keras dan semangat dalam melaksanakan pekerjaan
8. Sabar untuk mempelajari pekerjaan secara terperinci
9. Optimis dalam mempercayai diri sendiri
10. Bekerjasama dengan karyawanpegawai lainnya
C. Peranan Pengembangan Kepribadian Untuk Menjadi Seorang
