Standar Operasional Prosedur SOP SURAT MASUK I. Penerimaan Surat Masuk

Laporan Tahunan Pengadilan Tinggi Agama Jambi Tahun 2013 20

B. Standar Operasional Prosedur SOP

Menyusun Pedoman Standar Operasional Prosedur SOP yang efektif pada dasarnya menunjukkan bahwa organisasi mempunyai kemauan memperbaiki langkah-langkah kegiatan serta pengambilan keputusan dan memperbaharuinya sesuai dengan tuntutan perubahan yang dialami. Pedoman atau manual SOP adalah salah satu modal paling penting bagi organisasi untuk mengendalikan seluruh keputusan dan kegiatan yang dilakukannya dalam koridor yang sistematis dan efektif. Semakin besar organisasi, semakin besar pula tuntutan untuk mempunyai perangkat kontrol yang memadai. Semua itu hanya bisa terwujud apabila organisasi memiliki panduan yang jelas tentang pengambilan keputusan dan kegiatannya.

I. Standar Operasional Prosedur SOP Bidang Kepaniteraan

A. Prosedur Penerimaan Pendaftaran Perkara Banding Di Pengadilan Tingkat Banding

1. Penerimaan Berkas Perkara Banding Dari PA Ke PTA

Uraian Pelayanan a. Petugas bagian penerimaan surat menerima berkas perkara banding dari PA. Pengaju baik secara langsung atau melalui pos dan mengagendakan dalam agenda surat masuk biasa b. Petugas bagian penerimaan surat mendistribusikan berkas perkara banding tersebut ke Panitera melalui Wakil Panitera Laporan Tahunan Pengadilan Tinggi Agama Jambi Tahun 2013 21 c. Wakil Panitera menerima dan memeriksa berkas perkara banding tersebut perihal kelengkapan berkas - Jika berkas lengkap, Wakil Panitera menyerahkan berkas ke Petugas Meja I agar berkas tersebut di registrasi dan dibuatkan pemberitahuan ke PA dan para pihak bahwa perkara banding telah diregistrasi. - Jika berkas yang diserahkan belum lengkap atau biayanya belum dikirim atau sudah dikirim tetapi kurang, Pengadilan tingkat Banding mengirim surat ke Pengadilan tingkat Pertama meminta kelengkapan berkas tersebut atau menanyakan biayanya - Petugas Meja I untuk sementara menyimpan berkas perkara banding dan mencatatnya dalam buku bantu jika berkas perkara belum lengkap atau biayanya belum dikirim atau sudah dikirim tetapi kurang. d. Petugas Meja I menyerahkan berkas perkara yang telah didaftar dan diberi nomor oleh kasir pemegang kas kepada petugas Meja II

2. Pencatatan Berkas Perkara Banding

Uraian Pelayanan a. Petugas Meja II mendaftarkanmencatat berkas perkara banding sesuai dengan tanggal dan nomor perkara yang didaftar dan diberi nomor oleh pemegang buku jurnal ke dalam buku register perkara. Laporan Tahunan Pengadilan Tinggi Agama Jambi Tahun 2013 22 b. Petugas Meja II memberi nomor perkara pada sampul berkas perkara yang bersangkutan c. Setelah diregister, selambat-lambatnya dalam waktu 7 tujuh hari berkas yang telah dilengkapi dengan formulir yang diperlukan, wakil panitera melalui panitera menyampaikan berkas perkara banding kepada ketua Pengadilan Tinggi Agama.

3. Pembuatan dan Pencatatan PMH pada Register

Uraian Pelayanan a. Petugas Meja II menyerahkan berkas perkara banding yang telah dilengkapi dengan formulir PMH, SPPP kepada wakil panitera untuk diteruskan kepada KPTA melalui Panitera. b. KPTA membuat Penunjukan Majelis Hakim PMH. c. Panitera membuat Surat Penunjukan Panitera Pengganti SPPP. d. Petugas Meja II mencatat susunan Majelis Hakim dan Panitera Pengganti ke dalam buku register dan segera menyerahkan berkas perkara tersebut kepada Ketua Majelis Hakim dengan menggunakan buku ekspedisi e. Ketua Majelis membuat Penetapan Hari Sidang PHS.

4. Pengiriman Berkas Ke PA

Uraian Pelayanan a. Petugas mengirim kembali bundel A perkara Banding yang telah diputus ke PA. bersama salinan putusan untuk diberitahukan kepada para pihak. Laporan Tahunan Pengadilan Tinggi Agama Jambi Tahun 2013 23 b. Petugas menyimpan berkas banding bundel B di Pengadilan Tinggi Agama bersama asli putusan untuk keperluan arsip c. Petugas menyimpan arsip perkara banding ke dalam box dan diberi daftar isi box, nomor box, nomor perkara dan seterusnya

B. Prosedur Tatacara Pembuatan Laporan Perkara pada Pengadilan Tingkat Banding

1. Pembuatan Laporan Perkara

Uraian Pelayanan a. Petugas menghimpun semua laporan perkara tingkat pertama yang diterima dan diputus dari PA di wilayah hukumnya. b. Petugas memilah dan merekap semua laporan perkara tingkat pertama yang diterima dan diputus dari PA di wilayah hukumnya. c. Petugas menghimpun semua laporan, faktor-faktor penyebab perceraian tingkat pertama yang diterima dari PA di wilayah Hukumnya d. Petugas merekap laporan perkara yang belum diputus lebih dari dan kurang dari 6 bulan dan Mediasi pada PA se wilayah PTA e. Petugas membuat laporan perkara eko nomi syari’ah, prodeo, sidang keliling dari PA se wilayah PTA f. Petugas membuat laporan rekapitulasi perkara yang dimohonkan Banding, Kasasi, Peninjauan kembali dan eksekusi dari PA sewilayah PTA Jambi Laporan Tahunan Pengadilan Tinggi Agama Jambi Tahun 2013 24 g. Petugas merekap laporan penerimaan Hak-hak Kepaniteraan dan juga Laporan Hak-hak Kepaniteraan Lainnya

2. Pengiriman Laporan –Laporan

Uraian Pelayanan a. Petugas mengirim laporan semua perkara yang diterima dan diputus, faktor-faktor penyebab perceraian, perkara yang diputus kurang dan lebih dari 6 bulan, mediasi, eko nomi syari’ah, prodeo, sidang keliling dan laporan lainnya melalui situs email b. Sebelum laporan dikirim lebih dahulu dikoreksi tentang data tersebut oleh pejabat kepaniteraan

C. Prosedur Tentang Tatacara Pengelolaan Arsip Perkara 1. Tahap Pertama

Uraian Pelayanan a. Mendata dan memisahkan arsip aktif dan tidak aktif b. Menyusun berkas arsip perkara yang masih aktif secara vertikalhorizontal sesuai dengan situasi dan kondisi ruangan c. Menata arsip berkas perkara kedalam box arsip dengan diberikan catatan : - Nomor urut box - Tahun perkara - Jenis perkara - Nomor urut perkara

2. Tahap Kedua

Uraian Pelayanan Laporan Tahunan Pengadilan Tinggi Agama Jambi Tahun 2013 25 a. Membuat daftar isi yang ditempel pada box arsip b. Menyusun arsip menurut jenis perkara dan memisahkan arsip menurut klasifikasi perkaranya serta menyimpan dalam box tersendiri c. Menghimpun salinan resmi putusan untuk dijilid sesuai klasifikasi masing-masing dan menyimpannya diperpustakaan d. Memasukkan berkas perkara dalam box dan menyimpannya dalam rakalmari e. Membuat daftar isi Rak DIR dan Daftar isi almari DIL

3. Tahap Ketiga

Uraian Pelayanan a. Memisahkan berkas perkara yang sudah mencapai masa untuk dihapus 30 tahun b. Menyimpan arsip berkas perkara yang memiliki nilai sejarah untuk dimasukkan dalam box kemudian disimpan dalam raklemari tersendiri c. Menghapus arsip berkas perkara yang telah memenuhi syarat penghapusan dengan membuat berita acara yang ditandatangani oleh Panitera dan Ketua Pengadilan d. Melaporkan penghapusan arsip tersebut kepada Mahkamah Agung dengan dilampiri berita acara penghapusan e. Menghimpun dalam bentuk lain, Pengadilan juga dapat menyimpan berkas perkara dalam bentuk lain, seperti pada pita magnetik, disket, atau media lainnya Laporan Tahunan Pengadilan Tinggi Agama Jambi Tahun 2013 26

II. Standart Oprasional Prosedur SOP Bidang Kesekretariatan

1. SOP Bagian Kepegawaian

No Uraian Kegiatan Uraian Pelayanan UnitPejabat Terkait Waktu Penyusunan Ket A. SOP Surat Masuk Surat Keluar 1. Menyerahkan suratberkas yang sudah disposisi. 2. - Menerima suratberkas - Mencatat pada agenda suratberkas masuk. - Menelaah suratberkas yang diterima sesuai dengan disposisi. - Mengarsipkan ke dalam agenda suratberkas masuk. 3. Jika suratberkas memerlukan balasan maka perlu dibuat surat balasan. 4. Meneliti dan memeriksa suratberkas yang telah dibuat oleh bagian kepegawaian yang kemudian akan diserahkan kepada PaniteraSekretaris. 5. Meneliti dan memeriksa suratberkas yang telah dibuat oleh bagian Kepegawaian yang kemudian akan diserahkan kepada KetuaWakil untuk ditandatangani. 6. Menandatangani suratberkas yang telah di paraf oleh Panitera Sekretaris dan Wakil Sekretaris. 7. Mendaftarkan dan memberi nomor surat. 8. Mencatat kedalam agenda surat keluar kepegawaian. 9. Mengirim suratberkas. Umum Kepegawaian Kepegawaian Wakil Sekretaris Panitera Sekretaris Ketua PAPTA Umum Kepegawaian Umum 2 Menit 10 Menit 30 Menit 10 Menit 10 Menit 10 Menit 3 Menit 1 Menit 1 Menit B. SOP Usul Kenaikan Pangkat Laporan Tahunan Pengadilan Tinggi Agama Jambi Tahun 2013 27 1. Mengkonsep kenaikan pangkat pegawai yang mengalami kenaikan pangkat. 2. Menerima kelengkapan berkas kenaikan pangkat 3. - Meneliti kembali usulan pangkat kepegawaian. - Melegalisir persyaratan kenaikan pangkat untuk ditandatangani. 4. Menaikkan usulan pangkat ke Wakil Sekretaris dan paraf Wakil Sekretaris apabila disetujui. 5. Menaikkan usulan pangkat ke PaniteraSekretaris dan paraf PaniteraSekretaris apabila disetujui. 6. Mengajukan usulan pangkat ke Ketua. 7. Menandatangani usulan pangkat. 8. Menyerahkan berkas usulan pangkat ke bagian umum untuk dikirim ke Pengadilan Tinggi Agama untuk proses selanjutnya. Kepegawaian Kepegawaian Kepegawaian Kepegawaian Wakil Sekretaris Kepegawaian Panitera Sekretaris Kepegawaian Ketua PAPTA Kepegawaian Umum 30 Menit 15 Menit 30 Menit 5 Menit 5 Menit 5 Menit 5 Menit 5 Menit C. SOP Kenaikan Gaji Berkala 1. Menyiapkan blanko KGB, SK pangkat terakhir, SK Penyesuaian gaji atau SK KGB terakhir. 2. Membuat konsep dan menaikan ke Wakil Sekretaris dan Panitera Sekretaris. 3. Meneliti dan memberi paraf. 4. Menaikkan ke Ketua PA untuk disetujuidi ACC. 5. Menandatangani SK dan diturunkan kebagian Kepegawaian Kepegawaian Wakil Sekretaris, Panitera Sekretaris Kepegawaian Ketua PTA 15 Menit 30 Menit 10 Menit 2 Menit 15 Menit Laporan Tahunan Pengadilan Tinggi Agama Jambi Tahun 2013 28 Kepegawaian. 6. - Menyerahkan ke Pegawai yang bersangkutan. - Menyerahkan ke bagian Keuangan untuk proses selanjutnya. Kepegawaian 5 Menit D. SOP Pengajuan Cuti 1. Menyerahkan blanko cuti kepada pegawai yang mengajukan cuti dan menerima kembali blangko yang telah terisi. 2. Meneliti sisa cuti pegawai yang mengajukan cuti dan mengoreksi lama cuti yang diambil 3. Memerintahkan pegawai untuk mengajukan kepada atasan langsung. 4. - Memeriksa formulir cuti yang telah diajukan pegawai kepada atasan langsung. - Mengembalikan formulir cuti kepada pegawai yang bersangkutan apabila tidak disetujuiditunda. - Meneruskan formulir cuti kepada pejabat yang berwenang memberikan cuti, apabila cuti yang bersangkutan disetujui atasan langsung. 5. - Pegawai membuat laporan kemajuan pelaksanaan pekerjaan sebelum cuti. - Pegawai melaksanakan cuti Kepegawaian Kepegawaian Kepegawaian Kepegawaian Pegawai yang bersangkutan 5 Menit 10 Menit 30 Menit 30 Menit 30 Menit E. SOP Usulan Taspen, Karpeg, KarisKartu 1. Membuat konsep usulan Taspen, Karpeg, KarisKartu. Kepegawaian 30 Menit Laporan Tahunan Pengadilan Tinggi Agama Jambi Tahun 2013 29 2. Menerima kelengkapan berkas usulan. 3. Melegalisir persyaratan usulan untuk ditandatangani PaniteraSekretaris 4. - Menaikkan usulan ke Wakil Sekretaris. - Wakil Sekretaris memaraf usulan yang telah disetujui. 5. - Menaikkan usulan ke Panitera Sekretaris. - PaniteraSekretaris memaraf usulan yang telah disetujui. 6. Memberikan usulan ke Ketua. 7. Menandatangani usulan. 8. Menerima kembali usulan dan menyerahkan kebagian umum untuk dikirimkan ke Pengadilan Tinggi Agama untuk di proses selanjutnya. Kepegawaian Kepegawaian Kepegawaian Sekretaris Kepegawaian Sekretaris Kepegawaian Ketua PA Kepegawaian Umum 5 Menit 15 Menit 2 Menit 2 Menit 2 Menit 30 Menit 5 Menit

F. Sop Usul

Mutasi 1. Pegawai mengajukan usulan pindahmutasi ke instansi melalui bagian kepegawaian. 2. Menyerahkan berkas usulan mutasi kebagian umum untuk proses disposisi dan persetujuan. 3. PaniteraSekretaris meneliti dan menelaah usulan. 4. Ketua Pengadilan Agama meneliti dan menelaah usulan. 5. Berkas usulan kembali kebagian kepegawaian. 6. - Membuat usulan pindahmutasi apabila berkas usulan yang di ajukan disetujui oleh PaniteraSekretaris dan Ketua Pengadilan Agama. - Memberitahukan kepada yang bersangkutan apabila berkas tidak disetujui oleh PaniteraSekretaris dan Pegawai yang bersangkutan Kepegawaian Panitera Sekretaris Ketua PA Kepegawaian Kepegawaian 2 Menit 2 Menit 30 Menit 30 Menit 2 Menit 30 Menit Laporan Tahunan Pengadilan Tinggi Agama Jambi Tahun 2013 30 Ketua PA. 7. Menaikkan usulan ke Wakil Sekretaris untuk di paraf. 8. Menaikkan usulan ke PaniteraSekretaris untuk di paraf. 9. Menaikkan usulan ke Ketua. 10. Ketua menandatangani usulan. 11. Berkas usulan diterima kembali bagian kepegawaian dan diteruskan ke bagian umum untuk di kirim ke Pengadilan Tinggi Agama untuk proses lebih lanjut. Kepegawaian Kepegawaian Kepegawaian Ketua PA Kepegawaian Umum 10 Menit 10 Menit 10 Menit 15 Menit 10 Menit

2. SOP Bagian Umum

1. Administrasi Tata Persuratan - Surat Masuk - Surat Keluar - Meneliti - Mensortir - Mencatat - Persetujuan - Menyusun - Pendistribusian Dokumen Persetujuan 1. KetuaWakil Ketua 2. Pansek 3. Wapan 4. Wasek - Kedinasan - Pribadi - Membuat - Perbaikan - Pencatatan - PersetujuanParaf Ptgs - MenyusunArsip - Pendistribusian Banding Hukum Kepegawaian Keuangan Umum - Pihak Lain Terkait Dgn Kedinasan PETUGAS - Ptgs Pencatat - Ptgs Pengelolah - Ptgs Pengetik - Ptgs Pengantar Note Laporan Tahunan Pengadilan Tinggi Agama Jambi Tahun 2013 31 KETERANGAN LAMPIRAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR SOP PENGADILAN TINGGI AGAMA JAMBI No Uraian Kegiatan Waktu Penyusunan Penanggung Jawab Ket I. ADMINISTRASI TATA PERSURATAN

A. SURAT MASUK I. Penerimaan Surat Masuk

1 Menerima dan meneliti kebenaran surat dan mengembalikan surat yang salah alamat. 15 Menit Petugas Penerima 2 Memberi tanggal surat yang diterima pada lembar pengantar atau tanda terima yang ada dan membubuhkan paraf sebagai penerima. 5 Menit Petugas Penerima 3 Mensortir dan memisah-misahkan surat kedalam kelompok surat dinas dan surat pribadi, apakah penting atau biasa. 15 Menit Petugas Penerima 4 Menyampaikan semua surat yang telah disortir dan diteliti kepada pimpinan. 10 Menit Petugas Penerima

II. Pencatatan Surat Masuk

1. Meneruskan seluruh surat masuk kepada pimpinan yang dilengkapi dengan disposisi. 15 Menit Pencatat surat masuk 2 Pimpinan menerima, kemudian membaca dan meneliti kelengkapan surat masuk yang diterima. 10 Menit Pencatat surat masuk 3 Pimpinan memberikan disposisi kemana surat akan diserahkan dan membubuhkan paraf pada lembar disposisi. 30 Menit Pimpinan 4 Mencatat seluruh surat masuk dalam buku agenda surat masuk. 15 Menit Pimpinan

III. Pengelolah Surat Masuk

1 Setelah surat di disposisi oleh pimpinan, selanjutnya disampaikan kepada masing-masing unit pengelolah melalui petugas pencatat surat masuk yang dilengkapi kartu pengendali. 10 Menit Pengantar 2 Setelah pengelola menerima surat, kemudian meneliti kelengkapan surat dengan apa yang tertulis dalam buku kendali dan membubuhkan paraf pada kartu kendali 15 Menit Pengantar 3 Melaksankan pengelolaan surat masuk berdasarkan isi disposisi. 15 Menit Pengelola 4 Menyimpanmengarsipkan surat masuk yang telah selesai pemprosesannya menurut tata cara yang telah ditetapkan oleh unit yang bersangkutan. 15 Menit Pengelola

B. SURAT KELUAR