SURAT KELUAR Proses Penyusunan Rencana dan Program

Laporan Tahunan Pengadilan Tinggi Agama Jambi Tahun 2013 31 KETERANGAN LAMPIRAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR SOP PENGADILAN TINGGI AGAMA JAMBI No Uraian Kegiatan Waktu Penyusunan Penanggung Jawab Ket I. ADMINISTRASI TATA PERSURATAN

A. SURAT MASUK I. Penerimaan Surat Masuk

1 Menerima dan meneliti kebenaran surat dan mengembalikan surat yang salah alamat. 15 Menit Petugas Penerima 2 Memberi tanggal surat yang diterima pada lembar pengantar atau tanda terima yang ada dan membubuhkan paraf sebagai penerima. 5 Menit Petugas Penerima 3 Mensortir dan memisah-misahkan surat kedalam kelompok surat dinas dan surat pribadi, apakah penting atau biasa. 15 Menit Petugas Penerima 4 Menyampaikan semua surat yang telah disortir dan diteliti kepada pimpinan. 10 Menit Petugas Penerima

II. Pencatatan Surat Masuk

1. Meneruskan seluruh surat masuk kepada pimpinan yang dilengkapi dengan disposisi. 15 Menit Pencatat surat masuk 2 Pimpinan menerima, kemudian membaca dan meneliti kelengkapan surat masuk yang diterima. 10 Menit Pencatat surat masuk 3 Pimpinan memberikan disposisi kemana surat akan diserahkan dan membubuhkan paraf pada lembar disposisi. 30 Menit Pimpinan 4 Mencatat seluruh surat masuk dalam buku agenda surat masuk. 15 Menit Pimpinan

III. Pengelolah Surat Masuk

1 Setelah surat di disposisi oleh pimpinan, selanjutnya disampaikan kepada masing-masing unit pengelolah melalui petugas pencatat surat masuk yang dilengkapi kartu pengendali. 10 Menit Pengantar 2 Setelah pengelola menerima surat, kemudian meneliti kelengkapan surat dengan apa yang tertulis dalam buku kendali dan membubuhkan paraf pada kartu kendali 15 Menit Pengantar 3 Melaksankan pengelolaan surat masuk berdasarkan isi disposisi. 15 Menit Pengelola 4 Menyimpanmengarsipkan surat masuk yang telah selesai pemprosesannya menurut tata cara yang telah ditetapkan oleh unit yang bersangkutan. 15 Menit Pengelola

B. SURAT KELUAR

Laporan Tahunan Pengadilan Tinggi Agama Jambi Tahun 2013 32 1 Membuat konsep surat dan disampaikan kepada bagian pengetikan untuk diketik. 1 Jam Kasubbag Umum 2 Menyampaikan konsep surat yang telah diketik kepada pimpinan untuk mendapat paraf persetujuan dan apabila ada perbaikan untuk segera diperbaiki dan diajukan kembali ke pimpinan. 15 Menit Petugas Pengetikan 3 Setelah mendapat tanda tanganpersetujuan dari pimpinan,. Kemudian surat diberi nomor dan tanggal surat oleh petugas yang kemudian dicatat kedalam buku agenda surat keluar kartu kendaliparaf petugas. 10 Menit Petugas Penomoran 4 Bagian pengiriman mencatat surat yang akan dikirim kedalam buku expedisi surat keluar untuk selanjutnya di kirim ke alamat yang dituju. 10 Menit Petugas Pengiriman 2. Pengadaan Sarana Prasarana kantor  Pengadaan Keperluan harian Kantor  Pengadaan Barang Inventaris KantorBMN Pengadaan Sarana Prasarana Kantor : - Pengadaan Keperluan Harian Kantor Pengadaan Sarana Prasarana Kantor : - Pengadaan Barang Inventaris KantorBMN Kaur Umum Penunjukan Petugas - Pencatatan ke Dalam System Persediaan - Pendistribusian Dokumen - Petugas Persediaan - Petugas Barang Inventaris Buat Daftar Kebutuhan Diajukan ke Pimpinan Pejabat Penerima Barang Panitia Pengadaan Barang - Opname dan Pelaporan - Rekon Dengan System BMN untuk Persediaan - Rekon Dengan SAKPA Untuk BMN - Rekon Dengan KPNKL Petugas Aplikasi Laporan Tahunan Pengadilan Tinggi Agama Jambi Tahun 2013 33 KETERANGAN LAMPIRAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR SOP PENGADILAN TINGGI AGAMA JAMBI No URAIAN KEGIATAN Waktu Penyelesaian Penanggung Jawab Ket I. PENATA USAHAAN SARANA DAN PRASARANA KANTOR

A. PENGADAAN SARANA

DAN PRASARANA PERKANTORAN I. Keperluan Sehari-hari Perkantoran 1 Penetapan petugas pengelola barang kebutuhan sehari-hari perkantoran barang persediaan. 30 Menit Kaur Umum 2 Pengelola melakukan pencatatan kebutuhan sehari-hari perkantoran barang persediaan yang akan diadakan. 1.5 jam Ptgs Barang Pengadaan 3 Petugas pengelolah barang persediaan menginput data kedalam aplikasi persediaan dan selanjutnya melakukan rekonsiliasi dengan pengelola aplikasi SIMAK BMN minimal 2 dua kali setahun. 2 Jam Ptgs Barang Pengadaan 4 Petugas pengelolah barang persediaan mendistribusikan kepada masing-masing bagian atau pegawai sesuai dengan tingkat kebutuhan permintaan. 10 Menit Ptgs Barang Pengadaan 5 Petugas pengelola barang persediaan melakukan opname fisik barang persediaan minimal 2 dua kali setahun. 1 Jam Ptgs Barang Pengadaan 6 Petugas menyampaikan laporan hasil opname fisik barang persediaan. 15 Menit Ptgs Barang Pengadaan

II. Pengadaan Barang Inventaris kantorBMN

1 Membuat daftar rancangan kebutuhan barang inventaris kantorBMN. 1 Hari Ptgs Barang Inventaris 2 Dafar tersebut diajukan kepada Pimpinan secara berjenjang 10 Menit Ptgs Barang Inventaris 3 Pejabat penerima barang menerima barang dari panitia pengadaan atau pejabat pengadaan yang dilengkapi dengan berita acara serah terima barang. 30 Menit Pejabat Penerima Barang 4 Daftar barang yang telah diterima diserahkan kepada petugas aplikasi SIMAK-BMN. 10 Menit Pejabat Penerima Barang 5 Petugas Aplikasi SIMAK-BMN menginput data pengadaan dalam aplikasi SIMAK-BMN. 1 Jam Petugas Aplikasi Laporan Tahunan Pengadilan Tinggi Agama Jambi Tahun 2013 34 6 Kemudian petugas Aplikasi SIMAK-BMN melakukan rekonsiliasi kepada petugas pengelola Aplikasi SAKPA setiap bulannya. 2 Jam Petugas Aplikasi 7 Selanjutnya pengelola SIMAK-BMN melakukan rekonsiliasi dengan KPKNL minimal 2 dua kali setahun. 2 Hari Petugas Aplikasi 8 Petugas pengelola SIMAK-BMN menyampaikan Barang Milik Negara kepada Koordinator Wilayah Pengadilan Tinggi Agama Jambi minimal 2 dua kali setahun. 2 Hari Petugas Aplikasi

3. Pemeliharaan

1. Gedung dan Bangunan Kantor dan Rumah Dinas 2. Kendaraan, Peralatan Mesin KETERANGAN LAMPIRAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR SOP PENGADILAN TINGGI AGAMA JAMBI No Uraian Kegiatan Waktu Penyelesaian Penanggung Jawab Ket a. PEMELIHARAAN GEDUNG DAN BANGUNAN I. Gedung dan Bangunan Kantor PEMELIHARAAN - Gedung - Bangunan Kantor Rumah Dinas Petugas Inventaris PEMELIHARAAN - Kendaraan - Peralatan Mesin - Petugas Pemakai Kendaraan - Petugas IT Komputer Mengajukan Rancangan Kegiatan Pemeliharaan Kepada Pimpinan Dokumen - Melakukan Pemeliharaan dan Pencatatan Hasil Pemeliharaan - Pelaporan Kepemimpin - Petugas IT Update Informasi Web dan Pengelolaan Web - Perbaikan Kerusakan - Servis Persetujuan PPK Laporan Tahunan Pengadilan Tinggi Agama Jambi Tahun 2013 35 1 Mengajukan rancangan kegiatan pemeliharaan gedung kantor kepada pimpinan secara berjenjang. 15 Menit Ptgs Barang Inventaris 2 Melakukan pemeliharaan gedung kantor. 2 Pekan Ptgs Barang Inventaris 3 Melakukan pencatatan tentang pekerjaan pemeliharaan gedung kantor dan material yang digunakan. 1 Jam Ptgs Barang Inventaris

II. Gedung dan Bangunan Rumah Dinas

1 Mengajukan rancangan kegiatan pemeliharaan gedung dan bangunan rumah dinas kepada pimpinan secara berjenjang. 15 Menit Ptgs Barang Inventaris 2 Melakukan pemeliharaan gedung dan bangunan rumah dinas 1 Pekan Ptgs Barang Inventaris 3 Melakukan pencatatan tentang pekerjaan pemeliharaan gedung dan bangunan rumah dinas serta material yang digunakan. 30 Menit Ptgs Barang Inventaris

b. PEMELIHARAAN KENDARAAN RODA 4 DAN RODA 2

1 Melakukan perawatan kebersihan kendaraan roda 4 dan roda 2 secara rutin. 10 Jam Bag. Pemakai Kendaraan 2 Mengganti oli kendaraan roda 4 dan roda 2 setelah mendapat persetujuan dari PPK. 1.5 Jam Bag. Pemakai Kendaraan 3 Mencatat waktu penggantian oli untuk kontrol penggantian berikutnya. 15 Menit Bag. Pemakai Kendaraan 4 Melakukan perbaikan kendaraan roda 4 dan roda 2 jika terjadi kerusakan setelah mendapat persetujuan dari PPK 1 Hari Bag. Pemakai Kendaraan 5 Mengurus perpanjangan pajak kendaraan yang telah habis masa berlakunya. 2 Jam Bag. Pemakai Kendaraan 6 Melaporkan hasil perbaikan kepada pimpinan.

c. PEMELIHARAAN PERALATAN DAN MESIN a. Komputer Laptop

1 Mengontrol kondisi fisik komputer dan laptop. 30 Menit Petugas IT 2 Melakukan perbaikan jika kondisinya mengalami kerusakan, setelah mendapatkan persetujuan dari PPK. 2 Hari Petugas IT 3 Melaporkan hasil perbaikan kepada pimpinan. 10 Menit Petugas IT 4 Melakukan Update web baik berita dan jadwal sidang. 30 Menit Petugas IT

b. AC

1 Melakukan perawatan AC secara rutin dan berkala. 3 X Setahun Ptgs Barang Inventaris 2 Melakukan perbaikan AC yang mengalami kerusakan setelah mendapatkan persetujuan dari PPK. 2 Hari Ptgs Barang Inventaris 3 Melaporkan hasil perawatanperbaikan kepada Pimpinan. 10 Menit Ptgs Barang Inventaris

c. Meubel

1 Menata meubel pada masing-masing ruangan. 1 Jam Ptgs Barang Inventaris 2 Segera melakukan perbaikan jika ada yang mengalami kerusakan, setelah mendapatkan persetujuan dari PPK. 1.5 Jam Ptgs Barang Inventaris 3 Melaporkan hasil penataan dan perbaikan kepada Pimpinan 10 Menit Ptgs Barang Inventaris Laporan Tahunan Pengadilan Tinggi Agama Jambi Tahun 2013 36

d. Pengelolaan Perputakaan

KETERANGAN LAMPIRAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR SOP PENGADILAN TINGGI AGAMA JAMBI No Uraian Kegiatan Waktu Penyelesaian Penanggung Jawab Ket PENATAUSAHAAN SARANA DAN PRASARANA KANTOR  PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN 1 Menunjuk pengelola perpustakaan 10 Menit Kasubbag Umum 2 Pengelola perpustakaan mengelola perpustakaan. 1 Jam Ptgs Perpustakaan 3 Pengelola perpustakaan mengisi buku induk perpustakaan. 1 Jam Ptgs Perpustakaan 4 Pengelola perpustakaan mencatat buku masuk kedalam buku klasifikasi dan buku induk. 3 Jam Ptgs Perpustakaan 5 Pengelola perpustakaan membuat buku daftar peminjaman. 30 Menit Ptgs Perpustakaan 6 Setiap pegawai yang meminjam buku supaya mengisi daftar peminjaman yang diketahui oleh pengelolah perpustakaan. 10 Menit Ptgs Perpustakaan 7 Buku yang dipinjam dikembalikan sesuai dengan waktu yang tercantum pada daftar peminjaman atau diperpanjang kembali. 3 Menit Ptgs Perpustakaan 8 Memberi nomor pada buku dan membuat catalog buku. 30 Menit Ptgs Perpustakaan PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN KAUR UMUM Peminjam Isi Daftar Pinjam Buku Penunjukan Petugas - Mencatat - Menata Buku - Membuat Buku Daftar Pinjam - Nomor dan Katalog Pengecekan Buku Yang di Kembalikan Laporan Tahunan Pengadilan Tinggi Agama Jambi Tahun 2013 37

e. Penghapusan Barang

KETERANGAN LAMPIRAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR SOP PENGADILAN TINGGI AGAMA JAMBI No Uraian Kegiatan Waktu Penyelesaian Penanggung Jawab Ket PENATA USAHAAN SARANA DAN PRASARANA KANTOR  PENGHAPUSAN BARANG MILIK NEGARA 1 Mengusulkan panitia penghapusan barang kepada pimpinan untuk di SK kan. 30 Menit Kasubbag Umum 2 Kemudian panitia mengumpulkan dokumen barang-barang yang akan dihapus. 1 Hari Panitia 3 Panitia meneliti dan menilai kondisi serta kegunaan barang-barang yang akan dihapus. 1 Hari Panitia 4 Panitia menghubungi Instansi terkait yang berhubungan dengan barang-barang yang akan dihapus. 1 Jam Panitia 5 Panitia menyurat ke DJKN untuk Rekomendasi penghapusan non kendaraan dan ke DLAJJ untuk penghapusan kendaraan. 2 Jam Panitia 6 Panitia mengirim berkas penghapusan kepada Ketua Pengadilan Tinggi Agama Jambi. 1 Jam Panitia 7 Setelah Ketua Pengadilan Tinggi Agama Jambi dan Kepala BUA MARI, SK persetujuan penghapusan datang, selanjutnya panitia bermohon untuk jadwal pelelangan kepada KPNKL. 2 Jam Panitia 8 Melaporkan hasil pelelangan penghapusan kepada pimpinan dengan bukti Risalah lelang. 15 Menit Panitia PEN GPENGHAPUSAN BMN KASUBBAG UMUM Membuat Panitia Penghapusan Pengumpulan Dok - Dok. Pendukung Risalah Lelang KPNKL Jadwal Lelang Berkas Penghapusan BMN Dikirim DLLAJ Kendaraan DJKN Non Kendaraan PTA Jambi SK Persetujuan Penghapusan Melaporkan Hasil Lelang Laporan Tahunan Pengadilan Tinggi Agama Jambi Tahun 2013 38

3. SOP Bagian Keuangan a. SOP Perencanaan Anggaran

No Uraian prosedur PELAKSANA MUTU BUKU PANITERA SEKRETARIS STAF TIM PERENCANAAN Kelengkapan Waktu Output Ket 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 Melakukan rapat koordinasi dalam rangka sinkronisasi dan pemantapan penyusunan RKA- KL dengan masing-masing satuan kerja di pusat maupun di daerah. Rencana Statejik dan Program Kerja 3 Hari Ususalan Rencana Anggaran Dilaks anakan pada bulan Februa ri 2 Pengiriman Hasil Usulan Kegiatan Rencana Anggaran ke Biro Perencanaan MARI. Usulan Rencana kegiatan 1 Hari Matrik Rencana kerja kementrian Lembaga RRKL Mahkamah Agung RI 3 Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Kementrian NegaraLembaga RKA-KL Pagu Sementara. Pemberitahu an Pagu Sementara dari Biro Perencanaan MARI 3 Hari RKA-KL Pagu Sementara Dilaks anakan pada bulan Maret 4. Pembahasan dan Penelaahan RKA- KL berdasarkan pagu sementara dengan Direktorat Jenderal Anggaran Perimbangan Keuangan kementrian Keuangan untuk ditelaah secara bersama-sama. RK-AKL pagu Sementara 2 Hari Persetujuan Dirjen Anggaran Kementrian Keuangan atas RKA- KL Pagu Sementara Keterangan : Tim Perencanaan terdiri atas : PaniteraSekretaris, Wakil Sekretaris dan Staf Bagian Keuangan operator Laporan Tahunan Pengadilan Tinggi Agama Jambi Tahun 2013 39

b. SOP Penyusunan Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran DIPA

No Uraian prosedur PELAKSANA MUTU BUKU PANITERA SEKRETARIS STAF TIM PERENCAN AAN KUASA PENGGUNA ANGGARAN KETUA Kelengkapan Waktu Output Ketera ngan 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 Penyusunan kembali RKA-KL untuk disesuaikan dengan pagu defenitif yang diterima Mahkamah Agung RI berdasarkan Rancangan Anggaran dan Pendapatan Belanja Negara RAPBN yang telah ditetapkan oleh Pemerintah bersama DPR. Pagu Definitif untuk MARI 3 Hari RKA-KL Pagu Definitif Dilaksa nakan pada bulan Juli 2 Pembahasan dan penelaahan RKA- KL berdasarkan pagu definitive dengan Direktorat Jendral Anggaran Perimbangan Keuangan kementrian Keuangan untuk ditelaah secara bersama-sama. RKA-KL pagu Definitif 2 Hari Persetujuan Dirjen Anggaran kementrian keuangan atas RKA- KL Pagu Sementara 3 Penyusunan Data pendukung RKA- KL RKA-KL yang telah disetujui oleh Dirjen Anggaran kementria n keuangan 1 Bula n Data penduku ng RKA- KL Dila ksan akan pada bula n Okto ber 4. Pengiriman dan pengecekan data pendukung ke Dirjen Anggaran Kementrian Keuangan. RK-AKL yang telah disetujui oleh Dirjen Anggaran Kementria n Keuangan 1 Hari RKA- KL disetujui untuk dijadikan DIPA Dila ksan kan pada bula n Dese mber 5 Berdasarkan RKA-KL disusun konsep Surat Rincian Alokasi Anggaran SRAA untuk penetapan pagu bagi satuan kerja di daerah. RKA-KL 7 Hari Konsep DIPA 6 Pengumpulan Back Up Software 2 Hari Aplikasi DIPA Laporan Tahunan Pengadilan Tinggi Agama Jambi Tahun 2013 40 Data RKA-KL kedalam Aplikasi DIPA. Aplkasi RKA- KL 7 Melakukan pembahasan Konsep DIPA dengan Kantor Wilayah Perbendaharaan Prov. Jambi Kementrian Keuangan RI. Konsep DIPA 3 Hari Konsep DIPA yang telah disetujui 8 Penandatanganan dan Penerbitan DIPA. Konsep DIPA yang telah disetujui 1 Hari DIPA 9 Penyerahan DIPA secara simbolis. DIPA 1 Hari DIPA Diserah kan oleh Gubern ur Prov. Jambi kepada Pengad ilan Tinggi Agama Keterangan : Tim Perencanaan terdiri atas : PaniteraSekretaris, Wakil Sekretaris dan Staf Bagian Keuangan

c. SOP Pengajuan Revisi Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran DIPA

No Uraian prosedur PELAKSANA MUTU BUKU KUASA PENGGUNA ANGGARAN BIRO PERENCANA AN MARI DIRJEN PERBENDA HARAAN KUASA PENGGUNA ANGGARAN KPPN Kelengkapan Waktu Output Keterang an 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 Konsep Revisi DIPA dan Arsip Data Komputer ADK. Konsep DIPA 1 Hari Konsep Revisi DIPA 2 Persetujuan Revisi DIPA. Persetujuan Revisi DIPA 3 Hari Persetujua n Revisi DIPA 3 Pengesahan Revisi DIPA. Revisi DIPA 1 Hari Revisi DIPA yang telah disetujui 4. Penyampaian Revisi DIPA Hard Copy dan ADK. Revisi DIPA yang telah disetujui dan ADK 1 Hari Revisi DIPA 5 Tembusan. Revisi DIPA yang telah disetujui dan ADK 1 Hari Revisi DIPA Tembusan juga diserahkan kepada : 1. Ketua BPK 2. Menteri Ketua Lembag a 3. Gubernu r Provinsi 4. DJA 5. Dir. PA, beserta ADK 6. Dir. APK Penjelasan : Laporan Tahunan Pengadilan Tinggi Agama Jambi Tahun 2013 41

A. Proses Penyusunan Rencana dan Program

Penyusunan Rencana dan Program pada hakekatnya adalah suatu proses mempersiapkan secara sistematis kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan untuk mencapai sasaran tujuan tertentu. Perkataan sasaran tujuan mengandung pengertian bahwa perencanaan berkaitan erat dengan perumusan kebijaksanaan. Sehubungan dengan itu perencanaan pada garis besarnya terdiri atas beberapa tahapan yang harus dilalui dan dilaksanakan oleh unit organisasi Pengadilan Tinggi Agama Jambi sebagai berikut : 1 Tahapan Persiapan Rencana  Mengidentifikasi, menganalisa dan merumuskan masalah.  Merumuskan alternative kebijaksanaan.  Menetapkan kebijaksanaan. 2 Tahap Penjabaran Kebijaksanaan kedalam Sasaran dan Anggaran  Mengkoordinasi penjabaran kebijaksanaan kedalam sasaran dan anggaran.  Memantapkan penjabaran sasaran dan anggaran.  Menetapkan sasaran dan anggaran bahan nota keuangan merupakan rancangan anggaran berdasarkan skala prioritas.  Menetapkan rancangan kegiatan, sasaran dan anggaran alokasi APBN.  Menetapkan satuan sebagai dasar penyusunan RKA-KL dan DIPA. 3 Tahap Penyusunan DIPA dan Penetapan Penanggung Jawab kegiatan.

B. Mekanisme Penyusunan Rencana Kerja KementerianLembaga RKKL Mahkamah Agung