Laporan Tahunan Pengadilan Tinggi Agama Jambi Tahun 2013 31
KETERANGAN LAMPIRAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR SOP PENGADILAN TINGGI AGAMA JAMBI
No Uraian Kegiatan
Waktu Penyusunan
Penanggung Jawab
Ket I. ADMINISTRASI TATA PERSURATAN
A. SURAT MASUK I. Penerimaan Surat Masuk
1 Menerima dan meneliti kebenaran surat dan mengembalikan
surat yang salah alamat. 15 Menit
Petugas Penerima 2
Memberi tanggal surat yang diterima pada lembar pengantar atau tanda terima yang ada dan membubuhkan paraf sebagai
penerima. 5 Menit
Petugas Penerima
3 Mensortir dan memisah-misahkan surat kedalam kelompok
surat dinas dan surat pribadi, apakah penting atau biasa. 15 Menit
Petugas Penerima 4
Menyampaikan semua surat yang telah disortir dan diteliti kepada pimpinan.
10 Menit Petugas Penerima
II. Pencatatan Surat Masuk
1. Meneruskan seluruh surat masuk kepada pimpinan yang
dilengkapi dengan disposisi. 15 Menit
Pencatat surat masuk
2 Pimpinan menerima, kemudian membaca dan meneliti
kelengkapan surat masuk yang diterima. 10 Menit
Pencatat surat masuk
3 Pimpinan memberikan disposisi kemana surat akan
diserahkan dan membubuhkan paraf pada lembar disposisi. 30 Menit
Pimpinan 4
Mencatat seluruh surat masuk dalam buku agenda surat masuk.
15 Menit Pimpinan
III. Pengelolah Surat Masuk
1 Setelah surat di disposisi oleh pimpinan, selanjutnya
disampaikan kepada masing-masing unit pengelolah melalui petugas pencatat surat masuk yang dilengkapi kartu
pengendali. 10 Menit
Pengantar
2 Setelah pengelola menerima surat, kemudian meneliti
kelengkapan surat dengan apa yang tertulis dalam buku kendali dan membubuhkan paraf pada kartu kendali
15 Menit Pengantar
3 Melaksankan pengelolaan surat masuk berdasarkan isi
disposisi. 15 Menit
Pengelola 4
Menyimpanmengarsipkan surat masuk yang telah selesai pemprosesannya menurut tata cara yang telah ditetapkan oleh
unit yang bersangkutan. 15 Menit
Pengelola
B. SURAT KELUAR
Laporan Tahunan Pengadilan Tinggi Agama Jambi Tahun 2013 32
1 Membuat konsep surat dan disampaikan kepada bagian
pengetikan untuk diketik. 1 Jam
Kasubbag Umum 2
Menyampaikan konsep surat yang telah diketik kepada pimpinan untuk mendapat paraf persetujuan dan apabila ada
perbaikan untuk segera diperbaiki dan diajukan kembali ke pimpinan.
15 Menit Petugas
Pengetikan
3 Setelah mendapat tanda tanganpersetujuan dari pimpinan,.
Kemudian surat diberi nomor dan tanggal surat oleh petugas yang kemudian dicatat kedalam buku agenda surat keluar
kartu kendaliparaf petugas. 10 Menit
Petugas Penomoran
4 Bagian pengiriman mencatat surat yang akan dikirim
kedalam buku expedisi surat keluar untuk selanjutnya di kirim ke alamat yang dituju.
10 Menit Petugas
Pengiriman
2. Pengadaan Sarana Prasarana kantor Pengadaan Keperluan harian Kantor
Pengadaan Barang Inventaris KantorBMN
Pengadaan Sarana Prasarana Kantor :
- Pengadaan Keperluan Harian Kantor
Pengadaan Sarana Prasarana Kantor :
- Pengadaan Barang Inventaris
KantorBMN
Kaur Umum
Penunjukan Petugas
- Pencatatan ke Dalam System Persediaan
- Pendistribusian
Dokumen - Petugas Persediaan
- Petugas Barang Inventaris
Buat Daftar Kebutuhan Diajukan ke Pimpinan
Pejabat Penerima Barang Panitia Pengadaan Barang
- Opname dan Pelaporan - Rekon Dengan System
BMN untuk Persediaan - Rekon Dengan SAKPA
Untuk BMN - Rekon Dengan KPNKL
Petugas Aplikasi
Laporan Tahunan Pengadilan Tinggi Agama Jambi Tahun 2013 33
KETERANGAN LAMPIRAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR SOP PENGADILAN TINGGI AGAMA JAMBI
No URAIAN KEGIATAN
Waktu Penyelesaian
Penanggung Jawab
Ket I. PENATA USAHAAN SARANA DAN PRASARANA KANTOR
A. PENGADAAN SARANA
DAN PRASARANA
PERKANTORAN I.
Keperluan Sehari-hari Perkantoran
1 Penetapan petugas pengelola barang kebutuhan sehari-hari
perkantoran barang persediaan. 30 Menit
Kaur Umum 2
Pengelola melakukan pencatatan kebutuhan sehari-hari perkantoran barang persediaan yang akan diadakan.
1.5 jam Ptgs Barang
Pengadaan 3
Petugas pengelolah barang persediaan menginput data kedalam aplikasi persediaan dan selanjutnya melakukan
rekonsiliasi dengan pengelola aplikasi SIMAK BMN minimal 2 dua kali setahun.
2 Jam Ptgs Barang
Pengadaan
4 Petugas pengelolah barang persediaan mendistribusikan
kepada masing-masing bagian atau pegawai sesuai dengan tingkat kebutuhan permintaan.
10 Menit Ptgs Barang
Pengadaan
5 Petugas pengelola barang persediaan melakukan opname
fisik barang persediaan minimal 2 dua kali setahun. 1 Jam
Ptgs Barang Pengadaan
6 Petugas menyampaikan laporan hasil opname fisik barang
persediaan. 15 Menit
Ptgs Barang Pengadaan
II. Pengadaan Barang Inventaris kantorBMN
1 Membuat daftar rancangan kebutuhan barang inventaris
kantorBMN. 1 Hari
Ptgs Barang Inventaris
2 Dafar tersebut diajukan kepada Pimpinan secara berjenjang
10 Menit Ptgs Barang
Inventaris 3
Pejabat penerima barang menerima barang dari panitia pengadaan atau pejabat pengadaan yang dilengkapi dengan
berita acara serah terima barang. 30 Menit
Pejabat Penerima
Barang
4 Daftar barang yang telah diterima diserahkan kepada
petugas aplikasi SIMAK-BMN. 10 Menit
Pejabat Penerima
Barang 5
Petugas Aplikasi
SIMAK-BMN menginput
data pengadaan dalam aplikasi SIMAK-BMN.
1 Jam Petugas
Aplikasi
Laporan Tahunan Pengadilan Tinggi Agama Jambi Tahun 2013 34
6 Kemudian petugas Aplikasi SIMAK-BMN melakukan
rekonsiliasi kepada petugas pengelola Aplikasi SAKPA setiap bulannya.
2 Jam Petugas
Aplikasi
7 Selanjutnya
pengelola SIMAK-BMN
melakukan rekonsiliasi dengan KPKNL minimal 2 dua kali setahun.
2 Hari Petugas
Aplikasi 8
Petugas pengelola SIMAK-BMN menyampaikan Barang Milik Negara kepada Koordinator Wilayah Pengadilan
Tinggi Agama Jambi minimal 2 dua kali setahun. 2 Hari
Petugas Aplikasi
3. Pemeliharaan
1. Gedung dan Bangunan Kantor dan Rumah Dinas 2. Kendaraan, Peralatan Mesin
KETERANGAN LAMPIRAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR SOP PENGADILAN TINGGI AGAMA JAMBI
No Uraian Kegiatan
Waktu Penyelesaian
Penanggung Jawab
Ket a.
PEMELIHARAAN GEDUNG DAN BANGUNAN I. Gedung dan Bangunan Kantor
PEMELIHARAAN - Gedung
- Bangunan Kantor Rumah Dinas
Petugas Inventaris PEMELIHARAAN
- Kendaraan - Peralatan Mesin
- Petugas Pemakai Kendaraan - Petugas IT Komputer
Mengajukan Rancangan Kegiatan Pemeliharaan Kepada Pimpinan
Dokumen
- Melakukan Pemeliharaan dan Pencatatan Hasil
Pemeliharaan - Pelaporan Kepemimpin
- Petugas IT Update Informasi Web dan Pengelolaan Web
- Perbaikan Kerusakan - Servis
Persetujuan PPK
Laporan Tahunan Pengadilan Tinggi Agama Jambi Tahun 2013 35
1 Mengajukan rancangan kegiatan pemeliharaan gedung kantor kepada
pimpinan secara berjenjang. 15 Menit
Ptgs Barang Inventaris
2 Melakukan pemeliharaan gedung kantor.
2 Pekan Ptgs Barang
Inventaris 3
Melakukan pencatatan tentang pekerjaan pemeliharaan gedung kantor dan material yang digunakan.
1 Jam Ptgs Barang
Inventaris
II. Gedung dan Bangunan Rumah Dinas
1 Mengajukan rancangan kegiatan pemeliharaan gedung dan bangunan
rumah dinas kepada pimpinan secara berjenjang. 15 Menit
Ptgs Barang Inventaris
2 Melakukan pemeliharaan gedung dan bangunan rumah dinas
1 Pekan Ptgs Barang
Inventaris 3
Melakukan pencatatan tentang pekerjaan pemeliharaan gedung dan bangunan rumah dinas serta material yang digunakan.
30 Menit Ptgs Barang
Inventaris
b. PEMELIHARAAN KENDARAAN RODA 4 DAN RODA 2
1 Melakukan
perawatan kebersihan kendaraan roda 4 dan roda 2 secara rutin.
10 Jam Bag.
Pemakai Kendaraan
2 Mengganti oli kendaraan roda 4 dan roda 2 setelah mendapat
persetujuan dari PPK. 1.5 Jam
Bag. Pemakai
Kendaraan 3
Mencatat waktu penggantian oli untuk kontrol penggantian berikutnya.
15 Menit Bag.
Pemakai Kendaraan
4 Melakukan perbaikan kendaraan roda 4 dan roda 2 jika terjadi
kerusakan setelah mendapat persetujuan dari PPK 1 Hari
Bag. Pemakai
Kendaraan 5
Mengurus perpanjangan pajak kendaraan yang telah habis masa berlakunya.
2 Jam Bag.
Pemakai Kendaraan
6 Melaporkan hasil perbaikan kepada pimpinan.
c. PEMELIHARAAN PERALATAN DAN MESIN a. Komputer Laptop
1 Mengontrol kondisi fisik komputer dan laptop.
30 Menit Petugas IT
2 Melakukan perbaikan jika kondisinya mengalami kerusakan, setelah
mendapatkan persetujuan dari PPK. 2 Hari
Petugas IT 3
Melaporkan hasil perbaikan kepada pimpinan. 10 Menit
Petugas IT 4
Melakukan Update web baik berita dan jadwal sidang. 30 Menit
Petugas IT
b. AC
1 Melakukan perawatan AC secara rutin dan berkala.
3 X Setahun Ptgs Barang
Inventaris 2
Melakukan perbaikan AC yang mengalami kerusakan setelah mendapatkan persetujuan dari PPK.
2 Hari Ptgs Barang
Inventaris 3
Melaporkan hasil perawatanperbaikan kepada Pimpinan. 10 Menit
Ptgs Barang Inventaris
c. Meubel
1 Menata meubel pada masing-masing ruangan.
1 Jam Ptgs Barang
Inventaris 2
Segera melakukan perbaikan jika ada yang mengalami kerusakan, setelah mendapatkan persetujuan dari PPK.
1.5 Jam Ptgs Barang
Inventaris 3
Melaporkan hasil penataan dan perbaikan kepada Pimpinan 10 Menit
Ptgs Barang Inventaris
Laporan Tahunan Pengadilan Tinggi Agama Jambi Tahun 2013 36
d. Pengelolaan Perputakaan
KETERANGAN LAMPIRAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR SOP PENGADILAN TINGGI AGAMA JAMBI
No Uraian Kegiatan
Waktu Penyelesaian
Penanggung Jawab
Ket PENATAUSAHAAN SARANA DAN PRASARANA KANTOR
PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN
1 Menunjuk pengelola perpustakaan
10 Menit Kasubbag
Umum 2
Pengelola perpustakaan mengelola perpustakaan. 1 Jam
Ptgs Perpustakaan
3 Pengelola perpustakaan mengisi buku induk perpustakaan.
1 Jam Ptgs
Perpustakaan 4
Pengelola perpustakaan mencatat buku masuk kedalam buku klasifikasi dan buku induk.
3 Jam Ptgs
Perpustakaan 5
Pengelola perpustakaan membuat buku daftar peminjaman. 30 Menit
Ptgs Perpustakaan
6 Setiap pegawai yang meminjam buku supaya mengisi daftar
peminjaman yang diketahui oleh pengelolah perpustakaan. 10 Menit
Ptgs Perpustakaan
7 Buku yang dipinjam dikembalikan sesuai dengan waktu yang
tercantum pada daftar peminjaman atau diperpanjang kembali. 3 Menit
Ptgs Perpustakaan
8 Memberi nomor pada buku dan membuat catalog buku.
30 Menit Ptgs
Perpustakaan
PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN
KAUR UMUM
Peminjam
Isi Daftar Pinjam Buku
Penunjukan Petugas
- Mencatat - Menata Buku
- Membuat Buku Daftar Pinjam
- Nomor dan Katalog
Pengecekan Buku Yang di Kembalikan
Laporan Tahunan Pengadilan Tinggi Agama Jambi Tahun 2013 37
e. Penghapusan Barang
KETERANGAN LAMPIRAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR SOP PENGADILAN TINGGI AGAMA JAMBI
No Uraian Kegiatan
Waktu Penyelesaian
Penanggung Jawab
Ket PENATA USAHAAN SARANA DAN PRASARANA KANTOR
PENGHAPUSAN BARANG MILIK NEGARA
1 Mengusulkan panitia penghapusan barang kepada pimpinan untuk
di SK kan. 30 Menit
Kasubbag Umum
2 Kemudian panitia mengumpulkan dokumen barang-barang yang
akan dihapus. 1 Hari
Panitia 3
Panitia meneliti dan menilai kondisi serta kegunaan barang-barang yang akan dihapus.
1 Hari Panitia
4 Panitia menghubungi Instansi terkait yang berhubungan dengan
barang-barang yang akan dihapus. 1 Jam
Panitia 5
Panitia menyurat ke DJKN untuk Rekomendasi penghapusan non kendaraan dan ke DLAJJ untuk penghapusan kendaraan.
2 Jam Panitia
6 Panitia mengirim berkas penghapusan kepada Ketua Pengadilan
Tinggi Agama Jambi. 1 Jam
Panitia 7
Setelah Ketua Pengadilan Tinggi Agama Jambi dan Kepala BUA MARI, SK persetujuan penghapusan datang, selanjutnya panitia
bermohon untuk jadwal pelelangan kepada KPNKL. 2 Jam
Panitia 8
Melaporkan hasil pelelangan penghapusan kepada pimpinan dengan bukti Risalah lelang.
15 Menit Panitia
PEN GPENGHAPUSAN
BMN KASUBBAG
UMUM
Membuat Panitia Penghapusan
Pengumpulan Dok
- Dok. Pendukung Risalah Lelang
KPNKL Jadwal Lelang Berkas Penghapusan
BMN Dikirim DLLAJ Kendaraan
DJKN Non Kendaraan
PTA Jambi
SK Persetujuan Penghapusan
Melaporkan Hasil Lelang
Laporan Tahunan Pengadilan Tinggi Agama Jambi Tahun 2013 38
3. SOP Bagian Keuangan a. SOP Perencanaan Anggaran
No Uraian prosedur
PELAKSANA MUTU BUKU
PANITERA SEKRETARIS
STAF TIM
PERENCANAAN
Kelengkapan Waktu
Output Ket
1 2
3 4
5 6
7 8
9 10
11 12
1 Melakukan rapat
koordinasi dalam rangka
sinkronisasi dan
pemantapan penyusunan RKA-
KL dengan
masing-masing satuan kerja di
pusat maupun di daerah.
Rencana Statejik dan
Program Kerja
3 Hari Ususalan
Rencana Anggaran
Dilaks anakan
pada bulan
Februa ri
2 Pengiriman Hasil
Usulan Kegiatan
Rencana Anggaran ke Biro
Perencanaan MARI.
Usulan Rencana
kegiatan 1 Hari
Matrik Rencana
kerja kementrian
Lembaga RRKL
Mahkamah Agung RI
3 Penyusunan
Rencana Kerja dan Anggaran
Kementrian NegaraLembaga
RKA-KL
Pagu Sementara.
Pemberitahu an
Pagu Sementara
dari Biro
Perencanaan MARI
3 Hari RKA-KL
Pagu Sementara
Dilaks anakan
pada bulan
Maret
4. Pembahasan
dan Penelaahan RKA-
KL berdasarkan pagu
sementara dengan Direktorat
Jenderal Anggaran Perimbangan
Keuangan kementrian
Keuangan
untuk ditelaah
secara bersama-sama.
RK-AKL
pagu Sementara
2 Hari Persetujuan
Dirjen Anggaran
Kementrian Keuangan
atas RKA- KL
Pagu Sementara
Keterangan : Tim Perencanaan terdiri atas : PaniteraSekretaris, Wakil Sekretaris dan Staf Bagian Keuangan operator
Laporan Tahunan Pengadilan Tinggi Agama Jambi Tahun 2013 39
b. SOP Penyusunan Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran DIPA
No Uraian prosedur
PELAKSANA MUTU BUKU
PANITERA SEKRETARIS
STAF TIM
PERENCAN AAN
KUASA PENGGUNA
ANGGARAN KETUA
Kelengkapan Waktu
Output Ketera
ngan
1 2
3 4
5 6
7 8
9 10
11 12
1
Penyusunan kembali
RKA-KL untuk
disesuaikan dengan
pagu defenitif yang diterima
Mahkamah Agung RI berdasarkan
Rancangan Anggaran dan
Pendapatan Belanja
Negara RAPBN yang telah
ditetapkan oleh
Pemerintah bersama
DPR.
Pagu Definitif untuk MARI
3 Hari RKA-KL
Pagu Definitif
Dilaksa nakan
pada bulan
Juli
2 Pembahasan dan
penelaahan RKA- KL
berdasarkan pagu
definitive dengan Direktorat
Jendral Anggaran Perimbangan
Keuangan kementrian
Keuangan
untuk ditelaah
secara bersama-sama.
RKA-KL pagu Definitif
2 Hari Persetujuan
Dirjen Anggaran
kementrian keuangan
atas RKA-
KL Pagu
Sementara
3 Penyusunan Data
pendukung RKA- KL
RKA-KL yang telah
disetujui oleh
Dirjen Anggaran
kementria n
keuangan 1
Bula n
Data penduku
ng RKA- KL
Dila ksan
akan pada
bula n
Okto ber
4. Pengiriman
dan pengecekan data
pendukung ke
Dirjen Anggaran Kementrian
Keuangan. RK-AKL
yang telah disetujui
oleh Dirjen
Anggaran Kementria
n Keuangan
1 Hari
RKA- KL
disetujui untuk
dijadikan DIPA
Dila ksan
kan pada
bula n
Dese mber
5 Berdasarkan
RKA-KL disusun konsep
Surat Rincian
Alokasi Anggaran
SRAA untuk
penetapan pagu
bagi satuan kerja di daerah.
RKA-KL 7 Hari
Konsep DIPA
6 Pengumpulan
Back Up
Software 2 Hari
Aplikasi DIPA
Laporan Tahunan Pengadilan Tinggi Agama Jambi Tahun 2013 40
Data RKA-KL
kedalam Aplikasi DIPA.
Aplkasi RKA- KL
7 Melakukan
pembahasan Konsep
DIPA dengan
Kantor Wilayah
Perbendaharaan Prov.
Jambi Kementrian
Keuangan RI.
Konsep DIPA 3 Hari
Konsep DIPA yang
telah disetujui
8 Penandatanganan
dan Penerbitan
DIPA.
Konsep DIPA yang
telah disetujui
1 Hari DIPA
9 Penyerahan DIPA
secara simbolis.
DIPA 1 Hari
DIPA Diserah
kan oleh
Gubern ur
Prov. Jambi
kepada Pengad
ilan Tinggi
Agama
Keterangan : Tim Perencanaan terdiri atas : PaniteraSekretaris, Wakil Sekretaris dan Staf Bagian Keuangan
c. SOP Pengajuan Revisi Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran DIPA
No Uraian prosedur
PELAKSANA MUTU BUKU
KUASA PENGGUNA
ANGGARAN BIRO
PERENCANA AN MARI
DIRJEN PERBENDA
HARAAN KUASA
PENGGUNA ANGGARAN
KPPN Kelengkapan
Waktu Output
Keterang an
1 2
3 4
5 6
7 8
9 10
11 12
1
Konsep Revisi
DIPA dan Arsip Data
Komputer ADK.
Konsep DIPA
1 Hari Konsep
Revisi DIPA
2 Persetujuan
Revisi DIPA.
Persetujuan Revisi DIPA
3 Hari Persetujua
n Revisi
DIPA
3 Pengesahan
Revisi DIPA.
Revisi DIPA 1 Hari
Revisi DIPA
yang telah disetujui
4. Penyampaian
Revisi DIPA Hard
Copy dan ADK.
Revisi DIPA yang
telah disetujui dan
ADK 1 Hari
Revisi DIPA
5 Tembusan.
Revisi DIPA yang
telah disetujui dan
ADK 1 Hari
Revisi DIPA
Tembusan juga
diserahkan kepada :
1. Ketua BPK
2. Menteri Ketua
Lembag a
3. Gubernu r
Provinsi 4. DJA
5. Dir. PA, beserta
ADK 6. Dir.
APK
Penjelasan :
Laporan Tahunan Pengadilan Tinggi Agama Jambi Tahun 2013 41
A. Proses Penyusunan Rencana dan Program
Penyusunan Rencana dan Program pada hakekatnya adalah suatu proses mempersiapkan secara sistematis kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan untuk
mencapai sasaran tujuan tertentu. Perkataan sasaran tujuan mengandung pengertian
bahwa perencanaan
berkaitan erat
dengan perumusan
kebijaksanaan. Sehubungan dengan itu perencanaan pada garis besarnya terdiri atas beberapa tahapan yang harus dilalui dan dilaksanakan oleh unit organisasi
Pengadilan Tinggi Agama Jambi sebagai berikut : 1 Tahapan Persiapan Rencana
Mengidentifikasi, menganalisa dan merumuskan masalah. Merumuskan alternative kebijaksanaan.
Menetapkan kebijaksanaan.
2 Tahap Penjabaran Kebijaksanaan kedalam Sasaran dan Anggaran Mengkoordinasi penjabaran kebijaksanaan kedalam sasaran dan
anggaran. Memantapkan penjabaran sasaran dan anggaran.
Menetapkan sasaran dan anggaran bahan nota keuangan merupakan rancangan anggaran berdasarkan skala prioritas.
Menetapkan rancangan kegiatan, sasaran dan anggaran alokasi APBN. Menetapkan satuan sebagai dasar penyusunan RKA-KL dan DIPA.
3 Tahap Penyusunan DIPA dan Penetapan Penanggung Jawab kegiatan.
B. Mekanisme Penyusunan Rencana Kerja KementerianLembaga RKKL Mahkamah Agung